Teamhero ist ein äußerst mächtiges Tool für die Personaleinsatzplanung. Der klassische Use Case sieht wie folgt aus: Du planst ein Projekt, etwa eine Veranstaltung und koordinierst dafür viele verschiedene Arbeitskräfte mit unterschiedlichen Qualifikationen.

Wenn genau das dein Business as usual ist, dann lies jetzt gerne weiter und erfahre, wie dich Teamhero dabei unterstützen kann.

Suchst du dagegen nach einer klassischen Schichtplan-Software, dann schau doch mal bei meinem Vergleich der besten Personaleinsatzplanung-Software auf trusted.de vorbei.

Die zahlreichen Funktionen und Features von Teamhero erwecken den Entdeckergeist!

Screenshot: trusted.de

Quelle: teamhero.de

Teamhero ist ein wenig komplexer aufgebaut, als viele andere Tools meines PEP-Vergleichs für trusted. Die Einsatzplanung erfolgt dabei in Form von Projekten. Ein Projekt kann zum Beispiel ein klassisches Projekt wie die Planung einer Veranstaltung sein oder auch (hierarchisch betrachtet) einen eigenen Standort darstellen.

Die Projekte sind wiederum in Aufträge (sprichwörtlich Aufträge oder wenn du willst auch Abteilungen) gegliedert, während diese sich wiederum in einzelne Jobs bzw. Einsätze aufteilen. Diese stellen dabei die kleinste Organisationseinheit dar. Du merkst; es wird ein bisschen kniffelig.

In Aufträgen kannst du wichtige Infos für dich und dein Team hinterlegen

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Lass mich dir das an einem Beispiel erklären: Ein Unternehmen, sagen wir, eine Reinigungsfirma (das Projekt) hat jeden Tag mehrere Kund:innen – also Aufträge. Diese können ganz unterschiedlich sein und benötigen daher verschiedene Qualifikationen – quasi Jobs, die täglich zu anderen Tageszeiten erledigt werden müssen.

Ein großer Vorteil von Teamhero ist seine Detailverliebtheit. Sobald du einen Job ausschreibst kannst du sowohl den Stundenlohn, als auch das benötigte Inventar bzw. “Handwerkszeug” hinzufügen. Damit hast du jederzeit den Überblick über deine Ausgaben und weißt genau, wo sich dein Arbeitsmaterial befindet.

Je nach Use Case kannst du dir mit Teamhero deinen Personalbedarf für deine Projekte genauso zusammenschustern, wie du ihn benötigst.

Mit “Jobs” definierst du den zeitlichen und qualitativen Personalbedarf

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Da Teamhero allerdings noch viele weitere Funktionen und Konfigurationsmöglichkeiten mitbringt, solltest du dir das Onboarding nicht entgehen lassen. Eines ist Teamhero nämlich garantiert nicht: Einsteigerfreundlich.

Glaub mir, ich habe einen Blick (absichtlich ohne Onboarding) hineingeworfen und fühlte mich schier von den Funktionen erschlagen. Sobald du die Einstiegshilfe hinter dir hast, bist du aber optimal gerüstet für dein nächstes Projekt.

Den klassischen Veröffentlichungs-Button für Schichtpläne, wie du ihn vielleicht aus anderen Tools kennst, gibt es bei Teamhero nicht. Deine Teammitglieder erhalten stattdessen automatisch eine Benachrichtigung, wenn du sie für einen Einsatz eingeplant hast.

Innerhalb des eigenen Teamhero-Accounts des Browsers und der mobilen Version sehen deine Mitarbeiter:innen sofort, wann und wo die nächste Verdienstmöglichkeit auf sie wartet.

Sollten im Team doch mal Fragen aufkommen, kannst du sie über verschiedene Wege beantworten; etwa via SMS, über das integrierte E-Mail-Tool oder du chattest einfach im Team oder einzeln mit deinen Aushilfskräften.

Kommuniziere mit deinem Team via Chat, E-Mail, SMS oder nur automatisch

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Die Kommunikation kann auch zum Teil automatisch ablaufen, Teamhero hat nämlich über 100 anpassbare Benachrichtigungen für dich im Gepäck. Damit zeigt der Anbieter einmal mehr, was das Tool auf dem Kasten hat.

Der Self Service von Teamhero ist mit (fast) allem ausgestattet, was es für die ordentliche Selbstverwaltung so braucht:

• Deine Teammitglieder sehen die kommenden und vergangenen Einsätze
• Sie können sich auf Einsätze bewerben
• Verfügbarkeiten angeben
• Abwesenheiten beantragen
• Das eigene Mitarbeiterprofil pflegen
• Mit dir und den anderen kommunizieren
• Belege für Ausgaben ins System laden
• Zeiten in der mobilen App erfassen
• Die Systemsprache (Deutsch und Englisch) ändern
• und vieles mehr

Was allerdings nicht klappt: Deine Teammitglieder können keine anderen Dokumente außer Rechnungen hochladen.

Es wäre praktisch gewesen, wenn sie ihre eigenen Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse oder die eigene Führerscheinkopie hätten selbst hochladen können. Das hätte zumindest dir ein bisschen Verwaltungsaufwand abgenommen.

Der Self Service ist grundsätzlich gut ausgestattet

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Damit dein Team die geleisteten Stunden auch korrekt vergütet bekommt, stellt dir Teamhero verschiedene Möglichkeiten für die digitale Zeiterfassung zur Verfügung. Dazu gehört unter anderem:

• Schichtabhängiger Check-in und Check-out via Smartphone, Tablet und PC
• Geolokalisierung für die Zeiterfassung bei deinen Kund:innen
• Manuelle Arbeitszeiterfassung (ebenfalls schichtabhängig)

Ich finde es aber schade, dass Teamhero keine Optionen für ein Zeiterfassungs-Terminal liefert, weder ein Hardware-Terminal noch eine entsprechende Kiosk-App fürs Tablet.

Gut mitgedacht hat der Anbieter mit seiner Unterschrift-Funktion. Dabei müssen deine Kund:innen oder Teamleads vor Ort den Einsatz schriftlich per Unterschrift bestätigen. Das kann zwar einerseits aufhalten, auf der anderen Seite kann der tatsächliche Einsatz aber nicht mehr angezweifelt werden.

Noch besser gefällt mir aber die direkte Schnittstelle zu DATEV. Hier laufen alle Informationen aus der Zeiterfassung und der Urlaubsverwaltung an einem Ort zusammen.

Bei neuen Abwesenheitsanträgen können deine Teammitglieder sogar Dokumente wie Atteste beifügen

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Quelle: teamhero.de

Wo wir schon bei Urlaubsverwaltung sind: Die gibt es im Tool natürlich auch. Praktischerweise sind bereits die Arten “Krankheit” und “Urlaub” mit eigenen Icons vordefiniert. Neue Arten fügst du leider nicht selbst hinzu, dafür braucht es dann den Support.

Während Teamhero in der Zeiterfassung noch ein bisschen ausbaufähig erscheint, gleicht das der Anbieter in der Teamverwaltung locker wieder aus.

Teamhero punktet hier mit einer umfangreichen Personalakte, die um individuelle Felder weiter anpassbar ist. Das solltest du auch tun, denn Felder für die Steuer-ID oder die Bankdaten habe ich nicht entdeckt.

Die Dokumente (Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen) musst du zwar für deine Mitarbeiter:innen selbst hinzufügen, trotzdem ist es cool, dass es einen Dokumentenupload gibt. Das ist in meinem aktuellen Vergleich nicht selbstverständlich!

Füge so viele Qualifikationen, Standorte und Teams hinzu, wie du möchtest

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Quelle: teamhero.de

Daneben bringt Teamhero für deine Personalverwaltung noch einiges mehr mit; zum Beispiel kannst du unendlich viele Standorte (auch ohne Projekte) sowie Teams anlegen, Lohnprofile für jeden Job den du willst anlegen, neue Qualifikationen hinzufügen, und, und, und. Hier können sich Freunde der Administration wirklich austoben!

Teamhero kalkuliert seine Preise nach deinen persönlichen Bedürfnissen. Das heißt, eine detaillierte Auskunft erhältst du nur vom Anbieter selbst. Dafür unterstützt dich der Anbieter auch beim Onboarding, passt das System auf deine Bedürfnisse an und übernimmt sogar die Migration deiner Personaldaten.

Beachte: Das kostenpflichtige Onboarding bzw. die Implementierung sowie weitere eventuelle Beratungsleistungen solltest du bei deinem Kostenvergleich noch berücksichtigen.

Eine wichtige Info konnte ich aber für dich herausfinden: Wenn du dich für Teamhero entscheidest, bist du für ganze 12 Monate an den Anbieter gebunden. Der Anbieter könnte hier noch ein wenig flexibler sein.