Tausende Mitarbeiter:innen tagtäglich mit Excel-Listen oder Kalendern zu verplanen ist nicht nur komplex, sondern schier unmöglich. Besonders dann, wenn spontane Änderungen eintreten, über die alle Teammitglieder informiert werden müssen.

Hier kommt shyftplan ins Spiel. Der Anbieter verspricht, mit seinen Funktionen die Transparenz zu erhöhen und gleichzeitig den Planungsaufwand auf ein Minimum zu reduzieren.

shyftplan ist mächtig, bleibt aber übersichtlich

Screenshot: trusted.de

Quelle: shyftplan.com

Welche Funktionen und Features dir shyftplan dafür bietet, erfährst du jetzt in meinem shyftplan-Kurzüberblick:

Bei shyftplan dreht sich alles um Geschwindigkeit und Effizienz – kein Wunder also, dass der Anbieter mit intelligenten Planungsfunktionen für deinen Schichtplan kommt. Neben der Wiederholungs-Funktion oder Schichtvorlagen finde ich aber besonders spannend, dass du deine Schichten auch automatisch belegen lassen kannst.

Schichten erstellst du manuell oder voll automatisch

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Klar, ein solches Feature bieten auch andere Anbieter. Nur shyftplan berücksichtigt dabei über sage und schreibe 20 (!) Faktoren, etwa Verfügbarkeiten, Schichtwünsche, gesetzliche Vorgaben aus verschiedenen Ländern, Qualifikationen deiner Mitarbeiter:innen oder historische Erfahrungswerte.

Das ist schon ziemlich beeindruckend. Dass das aber mit über tausenden von Mitarbeiter:innen von verschiedenen Standorten und Arbeitsbereichen auch noch zuverlässig funktioniert, finde ich aber noch erstaunlicher.

Ein weiteres cooles und zeitsparendes Feature ist die Mehrfachänderung. Damit kannst du mehrere Änderungen in deinem Schichtplan gleichzeitig vornehmen und musst nicht jede Schicht einzeln ändern. Auch das spart nochmal Zeit und Nerven.

Sobald du deinen Schichtplan mit shyftplan wie gewünscht fertiggestellt hast, kannst du diesen entweder mit einzelnen Mitarbeiter:innen oder an deine Teamleads teilen. Damit hat shyftplan vielen anderen Tools meines Vergleichs etwas Voraus, denn nur selten klappt die Einzel-Veröffentlichung ohne lästige Workarounds!

Außerdem kannst du Mitarbeiter:innen über den internen Chat einzeln kontaktieren oder in Gruppen kommunizieren. Das ist zum Beispiel dann praktisch, wenn du sie daran erinnern möchtest, die eigenen Verfügbarkeiten für die kommenden Wochen anzugeben.

Praktische Filter helfen dir dabei, den Überblick über Benachrichtigungen zu behalten

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shyftplan benachrichtigt dich und deine Teammitglieder außerdem automatisch per Push-Benachrichtigung im Browser und in der mobilen App; etwa bei geänderten Schichten oder Tauschanfragen sowie neuen Urlaubsanträgen. Die Benachrichtigungen sind zwar nicht anpassbar, dafür kannst du selbst entscheiden, ob du die Notifications erhalten möchtest.

Der Self Service von shyftplan kommt mit zahlreichen Funktionen, damit sich deine Mitarbeiter:innen einfach selbst verwalten können und du ihnen nicht alles “hinterhertragen” musst. Deine Angestellten können beispielsweise:

• eigene Stammdaten aktualisieren und verwalten
• Schichten untereinander tauschen
• Schichten abgeben oder ablehnen
• sich auf offene Schichten bewerben
• eigene Schichten einsehen
• Verfügbarkeiten angeben
• Urlaube und andere Abwesenheiten beantragen
• Zeiten erfassen
• via Teamchat miteinander kommunizieren
• die Systemsprache ändern (Deutsch, Englisch, Französisch)

Beim Self Service habe ich also absolut keinen Grund zur Beschwerde gefunden!

Bei shyftplan entscheidest du selbst, wie dein Team Arbeitszeiten und Pausen erfassen soll. Das klappt zum Beispiel mobil per App, am stationären Tablet (Kiosk-App), mit dem Hardware-Terminal oder über den Browser.

Über die mobile App können deine Teammitglieder auch Abwesenheiten beantragen. Hierbei ist sogar ein Dokumenten-Upload integriert. So können deine Teammitglieder auch Abwesenheitsbescheinigungen oder Reisebelege hinterlegen.

Urlaube lassen sich bequem von unterwegs aus beantragen

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Wo wir schon bei Abwesenheiten sind: shyftplan hat dir bereits die Abwesenheitsarten “Krankeit” und “Urlaub” im System hinterlegt. Bei Bedarf kannst du auch neue Arten unkompliziert hinzufügen.

shyftplan hat eine äußerst umfangreiche und durchdachte Personalakte für dich mit im Gepäck. Hier hinterlegst du zum Beispiel Kontaktdaten, vertragliche Informationen wie Urlaubskontingente sowie wöchentliche Arbeitszeiten und mehr:

• Bankdaten
• Steuer-ID
• Sozialversicherungsnummer
• Mitarbeiterqualifikationen
• Angaben zum Gehalt oder Lohn
• und einiges mehr

Auch an dieser Stelle bringt shyftplan alles mit, was du für eine ordentliche Personalverwaltung benötigst.

shyftplan kommt mit insgesamt zwei Tarifen: “Professional” und “Enterprise”.

Urlaube lassen sich bequem von unterwegs aus beantragen

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Quelle: shyftplan.com

Mit “Professional” erhältst du alle Basisfunktionen. Dazu gehört etwa die Schichtplanung per Drag-and-Drop oder mit der Wiederholungsfunktion, die Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung, der Self Service und du kannst deine Systeme via API anbinden. Außerdem gehört der Dokumentenupload für Abwesenheiten zu diesem Tarif dazu.

Die automatische Schichtplanung bekommst du erst im Tarif “Enterprise”. Jetzt profitierst du von einem auf dich zugeschnittenen Onboarding, bekommst eine:n eigene:n Ansprechpartner:in zur Seite gestellt und kannst dich bequem mit nur einem Klick anmelden.

Schade: Fixe Preise kommuniziert der Anbieter nicht; für ein konkretes Angebot für dein Business musst du dich also direkt mit shyftplan in Verbindung setzen.