Überblick

Ich werfe einen Blick auf die Schichtplanung mit der Personalverwaltungssoftware Kenjo und stelle dir das Tool hier ausführlich vor

Screenshot: trusted.de

Quelle: kenjo.io

In der Kerndisziplin “Schichtplanung” bietet Kenjo die wichtigsten Basics für die reibungslose Erstellung deines Dienstplans.

Hier legst du deine Mitarbeiter:innen an und weist sie per einfachstem Drag-and-Drop ihren jeweiligen Schichten zu. Dabei kannst du auch unterschiedliche Standorte sowie “Rollen” innerhalb der Schichten berücksichtigen und Mitarbeiter:innen mit individuellen Tags versehen oder sie einem bestimmten Arbeitsbereich zuordnen.

Die Schichtplanung mit Kenjo ist übersichtlich, einfach und individuell konfigurierbar

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Ab dem Tarif “Connect” (siehe unten) stattest du einzelne Mitarbeiter:innen mit individuellen Profilen aus (z.b. “Schichtleitung”) und weist ihnen individuelle und benutzerdefinierte Rechte zu.

Kenjo eignet sich hervorragend für die Erstellung von Schichtplänen mit fixen Standorten und Arbeitsbereichen, z.B. in der Gastronomie, im Einzelhandel oder in der Produktion.

Das Tool setzt dabei stark auf Automatisierungen und Vorlagen – allerdings meist erst ab den teureren Preispaketen “Growth” oder “Connect”, wodurch Nutzer:innen des Starter-Tarifs auf einige Funktionen verzichten müssen. Dazu gehören z.B. Bulk- bzw. Massen-Aktionen, um erstellte Dienstpläne zu kopieren und zu übertragen, Wiederholungsfunktionen oder individuelle Schichtvorlagen.

Gerade diese Funktionen sind besonders nützlich und zeitsparend, daher solltest du bei Interesse am besten mindestens den Growth-Tarif ins Auge fassen.

Kenjo kommt außerdem mit einer grundlegenden Konfliktmeldung; überschneiden sich Schichten im System, weist Kenjo dich mit einer kurzen Warnung auf den entsprechenden Konflikt hin. Dabei berücksichtigt das System auch Urlaube und Abwesenheiten. Hier zeigt sich die große Stärke der Personalverwaltungssoftware – denn da das Abwesenheitsmanagement nahtlos mit der Schichtplanung verknüpft ist, kann Kenjo geplante Urlaube im Dienstplan berücksichtigen.

Kommt es in deiner Schichtplanung zu Überschneidungen oder Konflikten schlägt Kenjo automatisch Alarm

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Externe Faktoren, wie z.B. Überschreitungen geltender Arbeitszeitgesetze, lösen allerdings (noch) keine Konfliktmeldung aus. Die für dein Team geltenden Richtlinien hinsichtlich Arbeits- und Ruhezeiten musst du daher selbst im Auge behalten.

Externe Faktoren, wie z.B. Überschreitungen geltender Arbeitszeitgesetze, lösen allerdings (noch) keine Konfliktmeldung aus. Die für dein Team geltenden Richtlinien hinsichtlich Arbeits- und Ruhezeiten musst du daher selbst im Auge behalten.

Der Schichtplan von Kenjo ist für deine Mitarbeiter:Innen auch als moderne mobile Version in der App für iOS und Android verfügbar

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Aktuell verfügt Kenjo allerdings nicht über die Möglichkeiten, Dienstpläne isoliert an einzelne Teammitglieder zu verschicken, um z.B. einen individuellen Genehmigungsprozess abzubilden, in dem der fertige Schichtplan erst geprüft und genehmigt werden muss.

Dafür bietet die Schichtplanung in Kenjo Schichterinnerungen in Form von Push-Benachrichtigungen. Tragen deine Mitarbeiter:innen sich selbst in ihre Schichten ein (was mit Kenjo auch möglich ist), lassen sich auch dafür Erinnerungen verschichten oder deine Mitarbeiter:innen zu offenen Schichten “einladen”.

Ein kleines Manko ist das Fehlen eines integrierten Chats oder Messengers, um sich innerhalb des Teams auszutauschen und z.B. Änderungen anzufragen oder sich untereinander zu organisieren.

Der Self Service von Kenjo ist sehr umfassend und bezieht sich nicht nur auf die Schichtplanung. Als Komplettlösung für die Personalverwaltung bringt Kenjo noch viele weitere Features mit, um deine Mitarbeiter:innen Daten im System selbst einzupflegen und aktuell zu halten. So hat dein Team z.B. die Möglichkeit, mit der mobilen App Arbeitszeiten zu erfassen, Urlaub zu beantragen, Krankmeldungen durchzuführen oder die eigene digitale Personalakte zu bearbeiten, um Änderungen z.B. an der Adresse oder den Kontaktdaten vorzunehmen.

Bezogen auf die Schichtplanung liefert Kenjo z.B. die Möglichkeit, Schichtwünsche einzutragen, die eigenen Verfügbarkeiten zu pflegen oder sich für offene Schichten anzumelden. Das erleichtert die Kommunikation zwischen Planung und Team enorm.

Der Austausch im Team steht dagegen nicht im Fokus. So können deine Mitarbeiter:innen z.B. nicht selbstständig Schichten miteinander tauschen oder sich anderweitig untereinander organisieren.

Kenjo ist also vor allem dann als Schichtplanungstool geeignet, wenn dein Team in mehr oder weniger fixen Schichten arbeitet und ein kurzfristiger Schichttausch zur Ausnahme gehört; ansonsten bedeutet getauschte Schichten zusätzlichen Aufwand sowohl für dich als Planer:in als auch für dein Team.

Die Zeiterfassung sowie das Abwesenheitsmanagement sind in Kenjo besonders stark gelöst. Ich habe es bereits erwähnt: Kenjo ist keine reine Schichtplanungssoftware sondern eine voll ausgestattete Personalverwaltungssoftware; entsprechend sind auch HR-Kernfunktionen wie die Zeiterfassung und die Abwesenheitsverwaltung fest in Kenjo integriert und bereits im kleinsten Paket “Starter” verfügbar.

Für die Zeiterfassung liefert Kenjo eine digitale Stechuhr, in der du Zeiten sowohl in Echtzeit, als auch nachträglich manuell erfassen kannst. Das klappt auch mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen und mit individuellen Pausen- und Urlaubsregelungen, sodass du auf alle Modelle von Vollzeit bis Aushilfen vorbereitet bist.

Ein zentraler Urlaubskalender sammelt die Abwesenheiten deines Teams und macht sie transparent zugänglich.

Hinzu kommen individuelle Antrags- und Genehmigungsprozesse für deine Urlaubsanträge sowie individuelle Abwesenheitsarten, die über die Standards “Urlaub”, “Krankheit” und Co. hinausgehen und benutzerdefiniert gestaltet werden können.

Wenn du es genauer wissen willst: Für meinen Test der besten Abwesenheits- und Urlaubsverwaltungssoftware habe ich mir Kenjo schon einmal genauer angeschaut. Im Testbericht zur Kenjo Urlaubsverwaltung erfährst du alles Wissenswerte.

Abschließend ist auch die allgemeine Personalverwaltung ein Teil vo Kenjo, inklusive der Verwaltung der wichtigsten Stammdaten als digitale Personalakte sowie der integrierten Dokument- und Vertragsverwaltung.

Zusätzlich lassen sich zu allen deinen Mitarbeiter:innen individuelle Arbeitszeitkonten mit dem jeweiligen Arbeitszeitmodell anlegen sowie Skills und Qualifikationen im Blick behalten, die auch für die Schichtplanung relevant sein können.

Hier ist Kenjo stark aufgestellt. Achte nur darauf, dass das Management von Teams bzw. Abteilungen erst ab dem Paket “Growth” integriert ist. “Starter” enthält noch keine Teamverwaltung und sollte daher in erster Linie für Kleinstunternehmen oder einzelne Teams um Einsatz kommen.

In meinem Test der besten Personalverwaltungssoftware habe ich einen tieferen Blick in das Personalmanagement mit Kenjo geworfen. Im ausführlichen Kenjo Testbericht erfährst du mehr über die Möglichkeiten des Tools.

Ein Blick auf die Preise von Kenjo (im flexiblen Monatsabo)

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Die Personalverwaltungssoftware Kenjo gibt es in drei Preispaketen: “Starter” für Kleinstunternehmen und kleine Teams ab 5,40 €/Mitarbeiter:in/Monat, “Growth” für Unternehmen im Wachstum ab 9,00 €/Mitarbeiter:in/Monat und “Connect” für größere Teams und Unternehmen (Preis auf Anfrage). Dabei hast du die Wahl aus zwei Laufzeiten, nämlich dem flexiblen Monatsabo und dem längerfristigen (aber günstigeren) Jahresabo:

Die grundlegenden Funktionen für die Schichtplanung sind bereits in “Starter” enthalten. Maximal lassen sich in diesem Preispaket 15 Schichtarbeiter:innen an 5 Standorten und mit bis zu 5 unterschiedlichen Rollen verwalten. Verzichten musst du im kleinsten Tarif auf erweiterte Planungs- und Wiederholungsfunktionen, Rollpläne, Automatisierungen und Schichtvorlagen sowie auf Self-Service-Funktionen wie das Hinterlegen individueller Verfügbarkeiten. Auch die Konfliktwarnung ist erst ab dem Tarif “Growth” enthalten.

Hier ein Überblick über die enthaltenen Funktionen und Features der einzelnen Tarife:

In Sachen Sicherheit & Datenschutz sieht bei Kenjo alles gut aus. Der Serverstandort Deutschland und eine ausreichende 128-Bit-Datenverschlüsselung sorgen für Sicherheit. Als Betreiber des Rechenzentrums wird Amazon Web Services (AWS) angegeben; das Rechenzentrum ist nach ISO 27001 für IT-Sicherheit zertifiziert. Zudem ist Kenjo vollständig DSGVO-konform.

Persönlichen Support leistet Kenjo sowohl via E-Mail (“Starter”), als auch via Telefon-Hotline (“Growth”, “Connect”); das Team ist Montag bis Freitag jeweils zwischen 9 und 18 Uhr für dich verfügbar. Abseits dieser Zeiten hast du trotzdem Zugriff auf das umfassende Helpcenter mit Video-Tutorials, kostenlosen Webinaren und eine ausführlichen FAQ-Bereich, der bereits die wichtigsten Fragen beantwortet.