Fazit der Redaktion
Die mehrfach ausgezeichnete Doxis4 ECM-Plattform glänzt durch ein intuitives und durchdachtes Dokumentenmanagement und einzigartige Features. Dazu gehören die umfangreichen Möglichkeiten, Annotationen auf Dokumenten zu hinterlassen sowie die smarte Office-Integration in Word, Excel und PowerPoint. Zudem legt Doxis4 großen Wert auf Datenschutz und -sicherheit.
- Großer Funktionsumfang
- Gelungene Office-Integration
- Hohe Datensicherheit
- Kein gemeinsames Bearbeiten
- Keine Preisinformation
Zielgruppe
Mit Doxis4 liefert SER eine Software-Plattform, die sich individuell an die unterschiedlichsten Unternehmensbereiche anpasst. Die Software ist skalierbar - von Lösungen für einzelne Abteilungen im Unternehmen bis hin zu riesigen Content Repositorys. Für den internationalen Einsatz ist Doxis4 in insgesamt 12 Sprachen verfügbar. Zu den Hauptzielgruppen des Anbieters zählen der gehobene Mittelstand, Großkonzerne verschiedener Branchen sowie diverse Verwaltungsträger. Beispiele sind das Logistik-Unternehmen DHL, die Commerzbank, die DEVK Versicherungen, die Stadt Köln oder das Land Brandenburg.
Funktionsumfang
Mit dem Doxis4 ECM legen Sie Ihre Dokumente in Registern und Akten ab, um diese im Team zu bearbeiten, freizugeben oder revisionssicher abzuspeichern. Dabei unterstützt Sie ein umfangreiches Versionsmanagement, in dem Sie bei einzelnen Dokumenten zwischen Haupt- und Arbeitsversionen unterscheiden können. Durch das Check-in/Check-out-System von Doxis4 entsteht nach jeder Bearbeitung eines Dokuments eine neue Version davon, auf die Sie jederzeit auch nach späteren Bearbeitungsschritten zurückgreifen können. Wollen Sie eine beliebige Version archivieren, frieren Sie diese quasi ein und speichern sie revisionssicher ab.
Mithilfe der Doxis4-Vorlagenverwaltung erstellen Sie verschiedene Dokumententypen (z.B. Verträge, etc.) und legen dafür Attribute fest, die für jedes neue Dokument automatisch übernommen werden. So sind neue Dokumente schnell erstellt und bestechen durch gleiche Formatierung und Design.
Auf die Vorlagenverwaltung haben Sie sowohl im Doxis4 Client als auch über Doxis4 SmartOffice Zugriff. Mehr über die Office-Integration für Microsoft erfahren Sie im Punkt “Schnittstellen”.
Eine besondere Funktion von Doxis4 sind ohne Frage die Annotationen, die die kollaborative Arbeit immens erleichtern. Mithilfe von Doxis4 haben Sie die Möglichkeit, auf jedem beliebigen Dokument - auch auf gewöhnlich unveränderlichen Dokumenten wie PDF - Annotationen in Form von Kommentaren, Stempeln oder Symbolen zu hinterlassen. Diese werden allerdings nicht im Dokument gespeichert:
Im Gegensatz zu Papierdokumenten werden die Annotationen in Doxis4 jedoch nie fester Teil eines Dokumentes, sondern liegen auf eigenen Ebenen (vergleichbar mit abnehmbaren Klarsichtfolien) und können bei Bedarf ausgeblendet werden.
Jeder Mitarbeiter erhält dafür eine eigene Annotationsebene und hat auf Wunsch individuelle Berechtigungen, um Notizen bzw. Kommentare zu hinterlassen.
Zur Bearbeitung von Dokumenten in speziellen Teams oder Gruppen haben Sie die Möglichkeit, mit Doxis4 iRoom abgetrennte Workspaces einzurichten und somit eine temporäre Projektakte anzulegen, in der alle relevanten Dokumente zu einem bestimmten Projekt gesammelt werden. Hier verbirgt sich eine echte Stärke der Software: Als Nutzer können externe User per Email in Ihre Projekträume einladen und Ihnen somit gesicherten Zugriff auf freigegebene Dokumente und Akten gewähren.
Definierbare Notifications informieren Ihr Team über Dokumentenänderungen. Das heißt: Anwender können selbst Dokumente, Akten oder Vorgänge “abonnieren” und sich bei Änderungen per Email oder im Doxis4-Postkorb darüber informieren lassen.
Doxis4 unterstützt mit der Annotationsübersicht und den individuellen Workspaces in hohem Maße das kollaborative Arbeiten. Ein sehr kleines Manko: Die Software ist darauf ausgelegt, dass mehrere Nutzer Dokumente nacheinander bearbeiten, nicht gleichzeitig. Dabei sorgt die Check-in/Check-out-Funktionalität, dass keine sich widersprechenden Dateiversionen entstehen. Wollen Sie dennoch gewisse Dokumente gleichzeitig im Team bearbeiten, ist das nur im Zusammenspiel mit Drittsoftware möglich, beispielsweise Microsoft SharePoint oder Office 365. Einzelne Dokumente können Sie dorthin “auschecken”, gemeinsam bearbeiten und schließlich wieder in Doxis4 “einchecken”.
Weitere Features und Funktionen von Doxis4 finden Sie in der umfassenden Funktionsübersicht zur Software.
Doxis4 ist kein reines Dokumentenmanagementsystem, sondern eine ausgereifte ECM-Plattform (Enterprise Content Management) mit umfangreichen DMS-Funktionen. Eine weitere funktionale Säule von Doxis4 sind Funktionalitäten des BPM (Business Process Management). Mit diesen lassen sich sowohl Ad-hoc-Vorgänge als auch modellierte Prozesse abbilden - beispielsweise die Rechnungsprüfung und -freigabe - und anhand dieser Prozesse bestimmte Tasks in Ihrem Arbeitsalltag automatisieren.
Doxis4 ist eine von wenigen Plattformen auf dem Markt, die umfangreiches Dokumentenmanagement mit BPM-Features in einer Software vereinigt. Eine weitere ist beispielsweise d3.ecm.
Usability
Für Doxis4 gibt es - außer dem webbasierten Client “Doxis4 webCube” - auch einen stationären Windows-Client “Doxis4 winCube” sowie eine mobile App für iOS- und Android-Geräte (“Doxis4 mobileCube”). So haben Sie standortübergreifend jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente und können diese abrufen, teilen oder bearbeiten. Der Funktionsumfang aller Clients ist weitestgehend gleich, mit einigen spezifischen Unterschieden:
- Der winCube ist auch für Scanszenarien ausgelegt, wodurch eingescannte Dokumente schnell und einfach ihren Weg in das System finden.
- Der webCube wartet mit dem Feature Doxis4 iRoom zur Bearbeitung von Dokumenten in abgetrennten Projekträumen auf.
- Der mobileCube bietet mit Mobile Capture ein Feature, um Dokumente abzufotografieren und direkt in Doxis4 abzulegen; zudem hat die mobile App einen Offline-Modus, der automatisch alle Änderungen synchronisiert, sobald Sie wieder eine Internetverbindung haben.
Sowohl im web- als auch im winCube besticht Doxis4 mit einer aufgeräumten und übersichtlichen Benutzeroberfläche. Der winCube weist dabei starke Ähnlichkeiten mit den Office-Lösungen von Microsoft auf und passt sich im Look-and-Feel daran an, was die Arbeit damit zusätzlich erleichtert. Aber auch der web- und mobileCube glänzen durch Übersichtlichkeit und einfache Bedienung.
Schnittstellen
Ein sehr nützliches Features von Doxis4 ist die Microsoft-Integration Doxis4 SmartOffice. Dieses Add-in verknüpft die MS Office-Lösungen Microsoft Word, Excel und PowerPoint mit der Dokumentenablage von Doxis4 und erlaubt Ihnen Zugriff beispielsweise auf die Such- und Recherchefunktionen sowie auf die Vorlagenverwaltung von Doxis4.
Die SmartOffice-Integration von Doxis4 erlaubt Ihnen die Anzeige zusätzlicher Dokumentenformate über doc und pdf hinaus. Das DMS arbeitet mit über 250 gängigen Formaten. Diese lassen sich in Doxis4 auch ohne Installation der Originalsoftware anzeigen.
Zusätzlich verfügt Doxis4 über eine zertifizierte Schnittstelle zu SAP und bringt diverse Schnittstellen zu verschiedenen HR-, ERP- und CRM-Tools sowie zu Microsoft SharePoint mit. Ein entsprechender Agent Service reagiert auf Ereignisse und erzeugt z.B. im Zuge eines neuen Kunden in SAP automatisch eine passende Lieferantenakte in Doxis4. Die CAD-Integration ist ein weiteres Highlight.
Preise und Plans
Für genauere Informationen über das Pricing wenden Sie sich direkt an den Anbieter.
Service und Support
Zum Kennenlernen von Doxis4 bietet Hersteller SER eine Live-Demo an, die entweder online oder auf Wunsch bei Ihnen vor Ort stattfindet. Zudem veranstaltet SER als zusätzliches Service-Angebot regelmäßig Webinare und Schulungen rund um die verschiedensten Themen. In der umfangreichen SER-Mediathek finden Sie außerdem jede Menge Material zu Doxis4 in Form von Anwendervideos, Berichten, Broschüren, Best-Practice-Berichten und Ratgebern.
Zusammenfassung
Doxis4 kann im DMS-Vergleich mit vielen sinnvollen und starken Funktionen glänzen, die das Arbeiten mit Dokumenten aller Art - alleine oder gemeinsam im Team - vereinfachen und beschleunigen. Die automatische Versionierung durch Check-in/Check-out-Mechanik und die Möglichkeit, Annotationsebenen über die Dokumente zu legen, sind nur zwei Beispiele. Ein weiteres nützliches Feature für die Kollaboration ist der Doxis4 iRoom, der Ihnen die Möglichkeit eröffnet, auch mit Externen sicher an Ihren Dokumenten zu arbeiten. Sehr gelungen ist auch die SmartOffice-Integration, die die Bezeichnung “smart” wirklich verdient hat. Schade dagegen: Das gleichzeitige gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten à la Google Drive und Co. klappt standardmäßig noch nicht. Für kleine Unternehmen - die ausdrücklich nicht die Zielgruppe des Providers sind - fällt das Tool außerdem zu komplex aus.
