Als Kollaborationstools stehen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. Das sind beispielsweise die digitalen Workflows, die Workflow-Protokolle oder das integrierte Rechtesystem. Auch finden Sie Funktionen wie Notizen, Wiedervorlagen und Abonnements. Sie können außerdem für Kolleg:innen wie bei Amagno Anmerkungen für Feedback in der Dokumentenvorschau hinterlassen. Zudem steht Ihnen eine Kundenverwaltung zur Verfügung, über die Sie beispielsweise die passenden Dokumente zuordnen.
Nutzen Sie die Kontaktverwaltung, um Partner-Firmen und Kund:innen deren Dokumente zuzuordnen
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Etablieren Sie passende Workflows
Mit enaio sind Sie in der Lage, eigene Workflows zur Bearbeitung der Dokumente anzulegen. Auf diese Weise folgen Ihre wichtigsten Dokumente einem genauen Verwaltungsprozess und durchlaufen ohne Übertragung per E-Mail oder USB-Sticks die notwendigen Arbeitsschritte. So werden Freigaben oder Qualitäts-Prüfungen nicht im Alltagsstress vergessen. Sie können jederzeit nachvollziehen, wie der Prozess-Status aussieht und wissen sofort, wer für die folgenden Bearbeitungsschritte verantwortlich ist.
Lassen Sie Dokumente festgelegte Workflows durchlaufen, um keine wichtigen Arbeitsschritte zu vergessen
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Mehr Nachvollziehbarkeit mit dem Workflowprotokoll
Das Workflowprotokoll wird als eigenes Dokument abgelegt und zeigt Ihnen genau aufgeschlüsselt, wer wann welche Freigaben erteilt oder Änderungen vorgenommen hat. So überprüfen Sie die reibungslose Abarbeitung Ihrer Workflows und steigern die Nachvollziehbarkeit der abgelaufenen Prozesse. Um ein solches Protokoll zu erstellen, fügen Sie einfach den entsprechenden Punkt am Ende Ihres ausgewählten Workflows ein. Das Protokoll wird dann nach Abschluss automatisch bei den Initiatoren des Workflows abgelegt.
Mit dem Workflowprotokoll lassen sich alle wichtigen Arbeitsschritte Ihrer Dokumente nachvollziehen
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Arbeiten Sie unterwegs im Offline-Modus
Nicht immer steht Ihnen überall eine Internetverbindung zur Verfügung. Für diesen Fall hat enaio einen Offline-Modus integriert, der Ihnen die Organisation Ihrer digitalen Informationsquellen auch in Bus, Bahn und Co. ermöglicht. Sobald Sie wieder eine stabile Verbindung zum Internet haben, werden die bearbeiteten Dokumente mit Ihrem zentralen enaio-System automatisch synchronisiert.
Mehr Barrierefreiheit dank Sondereinstellungen
Ein bemerkenswertes Feature der Software ist ihre Barrierefreiheit. Das schafft einen inklusiveren Arbeitsplatz und ermöglicht sämtlichen Mitarbeiter:innen mit unterschiedlichen Einschränkungen gleichermaßen effektiv mit dem Tool zu arbeiten. Zu den Funktionen gehören die Unterstützung von bis zu 400% Zoom, die Einstellung eines höheren Kontrasts und die Anpassung der Akzentfarben. Mit diesen Einstellungen lassen sich viele Schwierigkeiten bei Personen mit unterschiedlichen Seheinschränkungen ausgleichen.
Dank der Einstellungen zur Barrierefreiheit können mehr Personen effektiv mit dem System arbeiten
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Dokumente flexibel per App bearbeiten
Damit Sie auch flexibel unterwegs an Ihren Dokumenten und Informationen arbeiten können, bietet Ihnen enaio die hauseigene mobile App an. Sie sollten sich bei der Nutzung jedoch einmal mit dem Handbuch befassen, da hier teils die Bedienung durch die Touch-Komponente ein wenig anders ausfällt. Sie erhalten die App wahlweise für Android und iOS. So haben Sie auch auf Seminaren, Messen oder Kundenbesuchen Ihr DMS immer zur Hand.
Checken Sie Dokumente ein und aus
Wenn Sie und Ihre Kolleg:innen am selben Dokument arbeiten, kann es schnell zur unabsichtlichen Erstellung von Dubletten kommen. Zu den Best-practice-Lösungen von enaio gehört deshalb das Ein- und Auschecken von Dokumenten. Haben Sie ein Dokument ausgecheckt, ist dieses im System schreibgeschützt. Erst nachdem Sie die Datei wieder eingecheckt haben, wird das Dokument für den Rest Ihrer Belegschaft wieder verfügbar.
Ausgecheckte Dokumente sind während der Bearbeitung schreibgeschützt
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Vergeben Sie gezielt Zugriffsrechte
Gerade wenn Sie mit sensiblen Infos arbeiten, wie beispielsweise personenbezogenen Daten, sollten Sie darauf achten, nur befugten Usern Zugriff zu gewähren. Das lösen Sie in enaio über die Rollen- und Rechteverwaltung. Um nicht jedes Mal ganze Rechtesysteme anpassen zu müssen, ermöglicht Ihnen das DMS auch Adhoc-Freigaben. Eine Abwandlung der Zugriffsrechte sind der öffentliche und der private Desktop im Bereich der Objektsuche, auf die Sie die Dateien für die jeweiligen Nutzungsgebiete aufteilen.
