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enaio

Dokumentenmanagement (DMS) Software

4.3
(16)

Was ist enaio?

enaio ist eine modular aufgebaute ECM-Lösung. Ein Teil der Plattform ist das integrierte Dokumentenmanagementsystem, mit dem Sie zentralisiert Ihre elektronischen Dokumente, Akten und Unterlagen verwalten. enaio wird sowohl On-Premises als auch als Cloud-Service angeboten. Sie können mit der richtigen Vorkonfiguration via App über Tablets oder Smartphones auf Ihr DMS zugreifen. Alternativ nutzen Sie den browserbasierten Webclient oder den Desktop-Client für den Zugriff auf enaio.

Kostenlose Testphase
Ja
Support
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
Geeignet für
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Unterstützte Plattformen
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)

Screenshots

Tarif Basic
Preis
Zahlung Preis auf Anfrage
Angebot

Überblick

Kostenlose Testphase Ja

enaio Video

Für wen ist enaio geeignet?

enaio ist branchenunabhängig einsetzbar und nicht an bestimmte Unternehmen gebunden. Die Software bedient zudem Branchen mit besonderen Ansprüchen wie etwa Firmen im Gesundheitswesen, Bio- und Pharmakonzerne sowie Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben. enaio eignet sich dank der individuellen Module sowohl für kleine als auch große Unternehmen. Für Selbstständige und Freelancer ist das komplexe System aufgrund seines Aufbaus und Umfangs eher nicht geeignet.

enaio Test

Gesamt
93/100
Import
100/100
Ablage & Archivierung
100/100
Kollaboration
100/100
Export
100/100
Vertrag & Kosten
74/100
Usability
72/100
Sicherheit & Datenschutz
100/100
Service & Support
82/100

enaio ist eine der komplexeren DMS-Lösungen auf dem Markt, bietet dafür aber allerhand interessante Features. Haben Sie sich also erst in die Bedienung eingefunden, profitieren sie von vielen nützlichen Tools wie den automatischen Workflows oder den umfassenden Suchfunktionen. Hilfe bieten Ihnen hier die angebotenen Trainings und Schulungen des Herstellers. Um wirklich alle Features von enaio zu verstehen, sollten Sie für die Einführung ein wenig Einarbeitungszeit berechnen. Dann navigieren Sie sicher durch den Desktop- wie Browser-Client und die mobilen Apps. Je nachdem, welche Arbeit Sie mit dem System erledigen möchten, können Sie passende Zusatzmodule zu Ihrem System buchen. Auf diese Weise bauen Sie sich eine effektive Komplettlösung für Ihren Betrieb zusammen. Durch das modulare System, das sehr individuell ausfallen kann, erfahren Sie den Preis für das System auf Anfrage beim Anbieter.

  • Als Komplettlösung verfügbar
  • Übersichtliches Interface
  • Detaillierte (Vor-) Einstellungen
  • Funktionen für Barrierefreiheit
  • On-Premises oder Cloud
  • Preise nur auf Anfrage
  • Längere Einarbeitung
Julia Warnstaedt
Content Creator von trusted
Funktionen & Features
enaio im Dokumentenmanagement-Test von trusted.de
enaio im Dokumentenmanagement-Test von trusted.de
Screenshot: trusted.de
Quelle: optimal-systems.de

Welche Funktionen hat enaio?

Mit enaio importieren und exportieren Sie Ihre Dateien ohne Medienwechsel, legen diese revisionssicher ab und profitieren von verschiedenen Kollaborationsmöglichkeiten. So versenden Sie beispielsweise intern Links für ein zügiges Filesharing oder vergeben passende Zugriffsrechte an Ihre Mitarbeiter:innen. Weitere Features sind die Volltextsuche, der Offline-Modus oder die Microsoft-Integrationen. Sind Sie unterwegs, greifen Sie per mobiler App auf Ihr DMS-System zu.

Das Dashboard von enaio
Das Dashboard von enaio
Screenshot: trusted.de
Quelle: optimal-systems.de
Import
100/100

enaio bietet Ihnen für Ihre Dokumente unterschiedliche Import-Lösungen an. Dazu gehört beispielsweise der Scan-Import, das Ablegen direkt in den Registern via Drag and Drop oder die Übertragung von E-Mails und deren Anhängen aus Outlook mit der gleichen Steuerung. Ein praktischer Kniff: Sie können für den Import der Dokumente festlegen, welche Dokumenttypen wo abgelegt werden dürfen. Das Ganze wird durch die Indexierung und Verschlagwortung abgerundet.

Sie können über mehrere Wege Dateien in enaio ablegen
Sie können über mehrere Wege Dateien in enaio ablegen
Screenshot: trusted.de
Quelle: optimal-systems.de

Direkte Verbindung zu MS Office 365 und Outlook

Ein Vorteil von enaio ist seine Integration in die Microsoft-Anwendungen Office 365 und Outlook. Mit diesen Verbindungen öffnen und bearbeiten Sie direkt aus enaio heraus Ihre Office-Dokumente. Ein großes Plus: Durch die Verbindung zu enaio lassen sich ohne Umweg Bilder, Tabellen, oder Indexdaten von Akten und Registern direkt in Ihre geöffneten Dokumente übertragen. Umgekehrt ist auch der Aufruf von enaio aus Office heraus möglich.

Bearbeiten Sie Dokumente direkt in Office 365 weiter
Bearbeiten Sie Dokumente direkt in Office 365 weiter
Screenshot: trusted.de
Quelle: optimal-systems.de

Auch der Import von E-Mails ist kein Problem. Haben Sie Ihr Outlook geöffnet und möchten E-Mails ablegen, erhalten Sie auf Wunsch über die enaio-Integration intelligente Ablagevorschläge, mit denen Sie zügiger den optimalen Ablageort für Ihre Ressourcen auswählen. Auf diese Weise umgehen Sie die langwierige Suche nach den passenden Akten und Registern.

enaio schlägt Ihnen automatisiert passende Ablageorte für Ihre Mails vor
enaio schlägt Ihnen automatisiert passende Ablageorte für Ihre Mails vor
Screenshot: trusted.de
Quelle: optimal-systems.de

Lesen Sie Rechnungen mit enaio classify aus

enaio classify ist eine intelligente KI-Anwendung, mit der das System, ähnlich wie die Indexierung bei DocuWare, Informationen aus Ihren Rechnungen ausliest. Das erspart Ihnen das langwierige manuelle Abtippen der Daten. Zudem führt enaio classify bei Bedarf eine Plausibilitätsprüfung aus und gleicht die ermittelten Daten aus den Rechnungsdokumenten mit den Informationen aus Ihrem System oder auch fremden Systemen wie einem angebundenen ERP ab. Das Ganze lässt sich zudem komplett automatisieren.

Mit enaio classify vereinfachen und automatisieren Sie die Ablage Ihrer Rechnungsdokumente
Mit enaio classify vereinfachen und automatisieren Sie die Ablage Ihrer Rechnungsdokumente
Screenshot: trusted.de
Quelle: optimal-systems.de
Ablage & Archivierung
100/100

enaio ermöglicht es Ihnen, sämtliche Dokumententypen, Bilder und Präsentationen abzulegen. Die Archivierung ist dabei voll revisionssicher. Zusätzlich erhalten Sie durch das Programm Unterstützung bei der Einhaltung der GoBD-Regelungen. Ein weiterer Helfer bei der Rechtssicherheit von enaio sind die elektronischen Signaturen, mit denen Sie digital die Echtheit eines Dokuments beweisen. Haben Sie entsprechende Dateien im Programm angeklickt, öffnet sich die praktische Dokumentenvorschau.

Finden Sie Dokumente schneller mit der Volltextsuche

Was sind Boolesche Operatoren?

Boolesche Operatoren stammen aus dem mathematischen Bereich der Logik und werden häufig in der Programmierung verwendet. Die Operatoren wie “OR”, “AND” oder “NOT” werden verwendet, um beispielsweise Datensätze zu filtern. Suchen Sie etwa nach “Dreieck NOT Blau” werden Ihnen alle Datensätze angezeigt, die ein Dreieck, nicht aber die Farbe Blau im Datensatz haben.

Ein großer Punkt, den sich enaio auf die Fahne schreibt, ist die Auskunftsfähigkeit. Das passende Tool hierfür ist die Volltextsuche, die Ihnen ermöglicht, schnell und effizient Ihre Dokumente zu durchsuchen. Häufig genutzte oder wichtige Suchanfragen lassen sich dabei für den späteren Gebrauch abspeichern. Hinzu kommen erweiterte Suchfunktionen wie die Kombination von Suchkriterien mit Booleschen Operatoren oder die zusätzliche Filterung der anschließenden Treffer.

Mit der Volltextsuche und den Filtern finden Sie zügig die gewünschten Dokumente
Mit der Volltextsuche und den Filtern finden Sie zügig die gewünschten Dokumente
Screenshot: trusted.de
Quelle: optimal-systems.de

Managen Sie Ihre Dokumente in hierarchischen Strukturen

Um passende Dokumente zusammenzuhalten und das Unternehmenswissen sinnvoll zu unterteilen, legen Sie diese in gemeinsamen digitalen Registern und Akten an. Durch diese Klicken Sie sich nach unten, bis Sie zum gewünschten Ablageort kommen. Um zusammenhängende Dokumente noch schneller zu erreichen, können Sie mehrere davon miteinander verbinden und so in Kontext setzen.

Legen Sie hierarchische Strukturen für Ihre Register und Akten an
Legen Sie hierarchische Strukturen für Ihre Register und Akten an
Screenshot: trusted.de
Quelle: optimal-systems.de

Keine Fristen mit der Wiedervorlage verpassen

Häufig haben Unternehmen mit Dokumenten zu tun, die bestimmte Fristen oder Laufzeiten aufweisen. Diese rechtzeitig zu bearbeiten erspart Ihrem Unternehmen unter Umständen größere Unannehmlichkeiten oder sogar Mahnungen und Strafzahlungen. Über die Wiedervorlage landen die entsprechenden Dokumente automatisiert in Ihrem Eingangskorb. Sie werden so indirekt auf anstehende Fristen vom System hingewiesen. Brauchen Sie Dokumente besonders häufig, fügen Sie diese zu Ihren Favoriten hinzu.

Dokumente versionieren und abonnieren

Damit Sie intern wie extern nicht mit veralteten Dokumenten arbeiten, kommt die enaio-Software mit einer integrierten Versionierungs-Funkton. Mit dieser haben Sie immer Überblick über alle existierenden Versionen Ihrer Dokumente und arbeiten nur mit genehmigten und/oder den aktuellsten Versionen. Sie können zudem Dokumente, Akten und Abfragen abonnieren. In diesem Fall erhalten Sie bei jeder Änderung an den abonnierten Elementen eine Benachrichtigung. So sind Sie stets über neueste Entwicklungen informiert und unabhängig von Rundmails und Co.

Über die Abonnements werden Sie über Änderungen an den entsprechenden Dokumenten informiert
Über die Abonnements werden Sie über Änderungen an den entsprechenden Dokumenten informiert
Screenshot: trusted.de
Quelle: optimal-systems.de
Kollaboration
100/100

Als Kollaborationstools stehen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. Das sind beispielsweise die digitalen Workflows, die Workflow-Protokolle oder das integrierte Rechtesystem. Auch finden Sie Funktionen wie Notizen, Wiedervorlagen und Abonnements. Sie können außerdem für Kolleg:innen wie bei Amagno Anmerkungen für Feedback in der Dokumentenvorschau hinterlassen. Zudem steht Ihnen eine Kundenverwaltung zur Verfügung, über die Sie beispielsweise die passenden Dokumente zuordnen.

Nutzen Sie die Kontaktverwaltung, um Partner-Firmen und Kund:innen deren Dokumente zuzuordnen
Nutzen Sie die Kontaktverwaltung, um Partner-Firmen und Kund:innen deren Dokumente zuzuordnen
Screenshot: trusted.de
Quelle: optimal-systems.de

Etablieren Sie passende Workflows

Mit enaio sind Sie in der Lage, eigene Workflows zur Bearbeitung der Dokumente anzulegen. Auf diese Weise folgen Ihre wichtigsten Dokumente einem genauen Verwaltungsprozess und durchlaufen ohne Übertragung per E-Mail oder USB-Sticks die notwendigen Arbeitsschritte. So werden Freigaben oder Qualitäts-Prüfungen nicht im Alltagsstress vergessen. Sie können jederzeit nachvollziehen, wie der Prozess-Status aussieht und wissen sofort, wer für die folgenden Bearbeitungsschritte verantwortlich ist.

Lassen Sie Dokumente festgelegte Workflows durchlaufen, um keine wichtigen Arbeitsschritte zu vergessen
Lassen Sie Dokumente festgelegte Workflows durchlaufen, um keine wichtigen Arbeitsschritte zu vergessen
Screenshot: trusted.de
Quelle: optimal-systems.de

Mehr Nachvollziehbarkeit mit dem Workflowprotokoll

Das Workflowprotokoll wird als eigenes Dokument abgelegt und zeigt Ihnen genau aufgeschlüsselt, wer wann welche Freigaben erteilt oder Änderungen vorgenommen hat. So überprüfen Sie die reibungslose Abarbeitung Ihrer Workflows und steigern die Nachvollziehbarkeit der abgelaufenen Prozesse. Um ein solches Protokoll zu erstellen, fügen Sie einfach den entsprechenden Punkt am Ende Ihres ausgewählten Workflows ein. Das Protokoll wird dann nach Abschluss automatisch bei den Initiatoren des Workflows abgelegt.

Mit dem Workflowprotokoll lassen sich alle wichtigen Arbeitsschritte Ihrer Dokumente nachvollziehen
Mit dem Workflowprotokoll lassen sich alle wichtigen Arbeitsschritte Ihrer Dokumente nachvollziehen
Screenshot: trusted.de
Quelle: optimal-systems.de

Arbeiten Sie unterwegs im Offline-Modus

Nicht immer steht Ihnen überall eine Internetverbindung zur Verfügung. Für diesen Fall hat enaio einen Offline-Modus integriert, der Ihnen die Organisation Ihrer digitalen Informationsquellen auch in Bus, Bahn und Co. ermöglicht. Sobald Sie wieder eine stabile Verbindung zum Internet haben, werden die bearbeiteten Dokumente mit Ihrem zentralen enaio-System automatisch synchronisiert.

Mehr Barrierefreiheit dank Sondereinstellungen

Ein bemerkenswertes Feature der Software ist ihre Barrierefreiheit. Das schafft einen inklusiveren Arbeitsplatz und ermöglicht sämtlichen Mitarbeiter:innen mit unterschiedlichen Einschränkungen gleichermaßen effektiv mit dem Tool zu arbeiten. Zu den Funktionen gehören die Unterstützung von bis zu 400% Zoom, die Einstellung eines höheren Kontrasts und die Anpassung der Akzentfarben. Mit diesen Einstellungen lassen sich viele Schwierigkeiten bei Personen mit unterschiedlichen Seheinschränkungen ausgleichen.

Dank der Einstellungen zur Barrierefreiheit können mehr Personen effektiv mit dem System arbeiten
Dank der Einstellungen zur Barrierefreiheit können mehr Personen effektiv mit dem System arbeiten
Screenshot: trusted.de
Quelle: optimal-systems.de

Dokumente flexibel per App bearbeiten

Damit Sie auch flexibel unterwegs an Ihren Dokumenten und Informationen arbeiten können, bietet Ihnen enaio die hauseigene mobile App an. Sie sollten sich bei der Nutzung jedoch einmal mit dem Handbuch befassen, da hier teils die Bedienung durch die Touch-Komponente ein wenig anders ausfällt. Sie erhalten die App wahlweise für Android und iOS. So haben Sie auch auf Seminaren, Messen oder Kundenbesuchen Ihr DMS immer zur Hand.

Checken Sie Dokumente ein und aus

Wenn Sie und Ihre Kolleg:innen am selben Dokument arbeiten, kann es schnell zur unabsichtlichen Erstellung von Dubletten kommen. Zu den Best-practice-Lösungen von enaio gehört deshalb das Ein- und Auschecken von Dokumenten. Haben Sie ein Dokument ausgecheckt, ist dieses im System schreibgeschützt. Erst nachdem Sie die Datei wieder eingecheckt haben, wird das Dokument für den Rest Ihrer Belegschaft wieder verfügbar.

Ausgecheckte Dokumente sind während der Bearbeitung schreibgeschützt
Ausgecheckte Dokumente sind während der Bearbeitung schreibgeschützt
Screenshot: trusted.de
Quelle: optimal-systems.de

Vergeben Sie gezielt Zugriffsrechte

Gerade wenn Sie mit sensiblen Infos arbeiten, wie beispielsweise personenbezogenen Daten, sollten Sie darauf achten, nur befugten Usern Zugriff zu gewähren. Das lösen Sie in enaio über die Rollen- und Rechteverwaltung. Um nicht jedes Mal ganze Rechtesysteme anpassen zu müssen, ermöglicht Ihnen das DMS auch Adhoc-Freigaben. Eine Abwandlung der Zugriffsrechte sind der öffentliche und der private Desktop im Bereich der Objektsuche, auf die Sie die Dateien für die jeweiligen Nutzungsgebiete aufteilen.

Export
100/100

Auch der Export von Dateien ist mit enaio problemlos möglich. Zum einen exportieren Sie Dateien in Ihren Ursprungsformaten sowie als PDF. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Links zu generieren, um intern Ihren Kolleg:innen Informationen zur Verfügung zu stellen. Eine Besonderheit ist der Index-Export. Bei diesem werden die von ihnen gewünschten Index-Daten als CSV-Datei exportiert.

Geben Sie die exakten Daten an, die Sie für Ihren Index-Export benötigen
Geben Sie die exakten Daten an, die Sie für Ihren Index-Export benötigen
Screenshot: trusted.de
Quelle: optimal-systems.de
Vertrag & Kosten
74/100

Was kostet enaio?

Wegen des modularen Aufbaus des enaio-Systems, werden vom Anbieter keine festen Preise genannt. Den konkreten Preis für Ihr System erfahren Sie dementsprechend auf Nachfrage beim Anbieter. Sie können das System einmalig kaufen sowie mieten. Für die Abos stehen Ihnen verschiedene Zahlungsintervalle (monatlich, vierteljährlich, jährlich) zur Verfügung. Auch erhalten Sie auf Anfrage Zugang zu einer in der Regel kostenlosen und zeitlich begrenzten Testphase. Sie erhalten zudem über den enaio-Download im Microsoft-Store Zugriff auf eine Demoversion. Sie können jederzeit ein Beratungsgespräch mit dem Hersteller buchen.

Usability
72/100

Wie benutzerfreundlich ist enaio?

enaio bietet viele Schaltflächen und Funktionen, die Sie erst verstehen müssen. Auch müssen Sie ähnlich wie bei ecoDMS lernen, wann Sie wo welche Dokumente ablegen können. Daraus ergibt sich eine längere Einarbeitungszeit als bei simpleren Anbietern wie Amazon WorkDocs. Allerdings profitieren Sie im Anschluss von den vielen Filtern, Konfigurationsmöglichkeiten und hohem Detailgrad bei der Verwaltung Ihrer Daten, die Ihnen das System bietet.

Sicherheit & Datenschutz
100/100

Wie sicher ist enaio?

Die Services der OPTIMAL SYSTEMS werden in der Azure-Cloud innerhalb Deutschlands gehostet. Als deutscher Anbieter nutzt enaio als Datenschutz-Grundlage die DSGVO. Weitere Vorzüge sind die Revisionssicherheit und die passenden Voraussetzungen zur Umsetzung der GoBD. Es erfolgen laufend Audits, um die Systemsicherheit zu gewährleisten. Eine spezielle Eigenschaft ist die Zertifizierung nach FDA, mit der Sie auch in den USA im Pharma-Bereich rechtssicher arbeiten.

Service & Support
82/100

Welchen Kundenservice bietet enaio?

Als Kunden und Kundinnen von OPTIMAL SYSTEMS haben Sie Zugriff auf eine umfassende Dokumentation sowie Handbücher und Whitepaper. Außerdem steht Ihnen der Kundenservice per E-Mail und Telefon zur Verfügung. Zudem können Sie vorab Schulungen beim Anbieter buchen. Es finden regelmäßig Events und Webcasts statt, über die Sie sich zum Thema Digitalisierung weiterbilden können. Auf dem YouTube-Channel und in der Dokumentation des Anbieters finden Sie Infos zu neuen Releases, Tutorials und andere informative Beiträge.

Welche Schnittstellen hat enaio?

In Sachen Schnittstellen lässt sich enaio nicht lumpen. Sie haben Zugriff auf vielfältige System-Integrationen, darunter Anbindungen zu ERP-Lösungen wie SAP und Microsoft Dynamics, zu CRM-Systemen und mehr. Weitere Schnittstellen bestehen zu Mail- und Office-Programmen wie Microsoft Office 365, Outlook und Exchange oder Novell GroupWise. Hinzu kommen die hauseigenen Module wie enaio coLab und der Scanarbeitsplatz. Weitere Dienste können Sie über die Webservice- oder API-Schnittstellen einbinden.

Was unterscheidet enaio von anderen Tools?

enaio ist im Vergleich der DMS-Lösungen eine der größten Lösungen und beeindruckt mit einem großen Umfang. Durch den modularen Aufbau ist das System gut skalierbar und eröffnet Ihnen flexible Möglichkeiten zur Dokumentenablage. Je nach Use Case nutzen Sie den vollen ECM-Umfang von enaio.

Änderungshistorie

28.02.2022
enaio im Test

enaio wurde im Zuge des großen DMS-Tests von trusted.de getestet.

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Über enaio

Die OPTIMAL SYSTEMS GmbH hat ihren Sitz in Berlin und existiert seit 1991. Seit dem Jahr 2020 ist das Unternehmen mit seinen etwa 540 Mitarbeiter:innen Teil der japanischen Kyocera Document Solutions Group. Das Produkt enaio wird von namhaften Kundenunternhemen wie beispielsweise Panasonic, dem ADAC, Vodafone oder der ProSiebenSat.1 Media SE genutzt.

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Babbel Bewertungen

4.5
918.106 Bewertungen
davon sind
918.006 Bewertungen
aus 3 anderen Quellen

Bewertungsquellen

203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
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