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Amazon WorkDocs

Dokumentenmanagement (DMS) Software

3.3
(25.070)

Was ist Amazon WorkDocs?

Amazon WorkDocs ist in erster Linie ein Cloud-Service für schnelles und unkompliziertes Filesharing und die anschließende Archivierung. Die Einfachheit der Bedienung erklärt sich dabei durch den kompakten Umfang des Tools. Dokumente lassen sich aus dem Browser öffnen und bearbeiten, für die Bearbeitung durch andere sperren sowie anschließend abspeichern. Die Amazon-Web-Services sind dabei auf die Bereitstellung großer Speicherkapazitäten bis hin zum dreistelligen Terabyte-Bereich ausgelegt.

Kostenlose Testphase
Ja
Support
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Geeignet für
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Unterstützte Plattformen
Web-App
iOS
Android

Screenshots

Tarif Basic
Preis 4,24 €
Zahlung monatlich
Angebot

Überblick

Kostenlose Testphase Ja

Amazon WorkDocs Video

Für wen ist Amazon WorkDocs geeignet?

Amazon WorkDocs ist von selbstständig Arbeitenden bis hin zu Großkonzernen für sämtliche Betriebsgrößen geeignet. Die Preise skalieren mit dem tatsächlich genutzten Speicher, was vor allem für Betriebe mit kleinem Budget sehr angenehm ist. Dank der sehr einfachen Aufmachung kommen auch absolute Neulinge mit der Bedienung des Tools zurecht.

Amazon WorkDocs Test

Gesamt
84/100
Import
71/100
Ablage & Archivierung
89/100
Kollaboration
78/100
Export
75/100
Vertrag & Kosten
84/100
Usability
94/100
Sicherheit & Datenschutz
98/100
Service & Support
85/100

Für Amazon WorkDocs gilt “schlicht aber effektiv”. Sie finden an keiner Stelle in der Software zu viele Knöpfe oder Optionen. Trotzdem sind alle wichtigen Basis-Features für eine geregelte Archivierung vorhanden. So sortieren Sie Ihre Dateien in Ordner, öffnen Unterlagen zur Bearbeitung, erstellen neue Versionen und holen sich von Ihren Kollegen die entsprechenden Freigaben. Wer Profi-Tools wie automatische Indexierungen inklusive KI-Learning oder dergleichen erwartet, wird hingegen enttäuscht. Amazon WorkDocs mit seinen 5 USD pro Monat und Nutzer:in bei 1TB Speicherplatz äußerst fair bepreist. Bestandskund:innen der Amazon WorkSpaces erhalten WorkDocs mit 50 GB pro User sogar ohne Aufpreis.

  • Besonders ausfallsicher
  • Sehr einfache Bedienung
  • Für WorkSpaces-User kostenlos
  • Als Web-App und Mobile-App
  • Für Profis zu wenig Features
  • Keine Metadaten hinterlegbar
Julia Warnstaedt
Content Creator von trusted
Funktionen & Features
Amazon WorkDocs im trusted-Test
Amazon WorkDocs im trusted-Test
Quelle: aws.amazon.com

Welche Funktionen bietet Amazon Workdocs?

Amazon WorkDocs enthält ein einfaches und kompaktes Dokumentenmanagement-System. Sie archivieren Ihre Dokumente in Ihrer eigens angelegten Ordnerstruktur, hinterlassen Feedback, holen Freigaben ein und blockieren Dokumente für Ihre Bearbeitung. Dank des “Amazon WorkDocs Companion” erkennt WorkDocs Bearbeitungen und legt automatisch neue Versionen an. Filesharing sowie die Freigabe einzelner Dokumente sind ebenfalls vorhanden.

Import
71/100

WorkDocs ermöglicht Ihnen den Upload gänzlich unterschiedlicher Formate. Dazu gehören:

  • Gängige Microsoft Office-Formate (Word, Excel, Powerpoint)
  • .txt-Textdateien
  • Offline Open XML-Dateien
  • OpenDocument-Textdateien
  • Bilder und Grafiken (JPG, PNG, TIFF, BMP)
  • PDFs
  • Und weitere
Die Listenansicht in Amazon WorkDocs
Die Listenansicht in Amazon WorkDocs
Screenshot: trusted.de
Quelle: aws.amazon.com

Haben Sie alle relevanten Dokumente per Explorer oder Drag-and-drop importiert, haben Sie die Wahl aus zwei Ansichten. Entweder nutzen Sie die Listenansicht, die mehr Details zu Ihren Unterlagen enthält oder Sie wechseln zur Kachelansicht, die Ihnen eine Miniaturvorschau Ihrer Papiere vorsetzt.

Der Import von Dateien via Drag-and-drop wird laut Anbieter nicht von allen Browsern unterstützt. Welche Browser das sind, ist leider weder in der Dokumentation noch in den Foren hinterlegt. Im Test lief der Upload über Google Chrome sowie Firefox einwandfrei.

Wählen Sie nach Bedarf die Listen- oder Kachelansicht
Wählen Sie nach Bedarf die Listen- oder Kachelansicht
Screenshot: trusted.de
Quelle: aws.amazon.com
Ablage & Archivierung
89/100

Die WorkDocs bieten Ihnen zur Sortierung und Archivierung Ihrer Dateien mehrere Optionen. Für die Ablage nutzen Sie die individuellen Ordnerstrukturen und Favoriten. Für das Auffinden einzelner Dokumente stellt Ihnen das Programm eine Suchfunktion sowie Suchfilter zur Verfügung.

Bauen Sie Ihre eigene Ordnerstruktur auf

Damit Sie Ihre Unterlagen auch möglichst übersichtlich archivieren können, bietet Ihnen Amazon WorkDocs die Möglichkeit, eigene Ordnerstrukturen anzulegen. Die sind recht simpel gehalten und erinnern an die Ordnerstrukturen eines üblichen Explorers oder Finders. Ein kleines Manko: Der Pfad wird Ihnen im Gegensatz zu Amagno oder ecoDMS nur oben im Interface angezeigt. Wollen Sie schnell zwischen Ordnern springen, müssen Sie die Suche bemühen oder sich von “MyDocs” bis zum Zielordner durchklicken.

Legen Sie eigene Ordnerpfade an, um Dateien schneller wiederzufinden
Legen Sie eigene Ordnerpfade an, um Dateien schneller wiederzufinden
Screenshot: trusted.de
Quelle: aws.amazon.com

Verfolgen Sie Bearbeitungsschritte in der Änderungshistorie

Gerade im Zusammenhang mit der Versionierung ist es wichtig zu wissen, welche Bearbeitungsschritte ein Dokument durchlaufen hat. Diese Schritte lassen sich in der Änderungshistorie einsehen. Sie gibt wieder, wer zu welchem Datum das Dokument in jeglicher Form eingesehen oder bearbeitet hat. Wenn Sie sich nur für bestimmte Aktivitäten interessieren, dann nutzen Sie hierfür die entsprechenden Filter.

Das Aktivitätenprotokoll lässt sich im Tabellenformat exportieren.

Verfolgen Sie Änderungen an Ihren Dokumenten
Verfolgen Sie Änderungen an Ihren Dokumenten
Screenshot: trusted.de
Quelle: aws.amazon.com

Sie finden die Änderungshistorie aber nicht nur für einzelne Dokumente, sondern können bei Bedarf auch den Verlauf innerhalb der gesamten Software als Aktivitätenprotokoll begutachten. So lassen sich Änderungen schnell und einfach nachverfolgen und bei Bedarf korrigieren - und Sie behalten die Kontrolle über Ihre gesicherten Dokumente.

Sie finden das Aktivitätsprotokoll für WorkDocs am oberen Bildschirmrand
Sie finden das Aktivitätsprotokoll für WorkDocs am oberen Bildschirmrand
Screenshot: trusted.de
Quelle: aws.amazon.com

Einfach und schnell Suchen und Filtern

Im Verlauf der Zeit häufen sich Unmengen an Dokumenten in Ihrem Speicher an. Um bestimmte Infos schneller wiederzufinden, bietet Ihnen Amazon WorkDocs eine einfache sowie eine erweiterte Suchfunktion. Über die dort verbauten Filter finden Sie Ihre Rechnungen, Texte und Skizzen deutlich schneller wieder. Filtern können Sie beispielsweise nach Erstellungsdatum oder Dateityp.

Finden Sie mit der erweiterten Suche Ihre Dokumente deutlich schneller
Finden Sie mit der erweiterten Suche Ihre Dokumente deutlich schneller
Screenshot: trusted.de
Quelle: aws.amazon.com
Kollaboration
78/100

Amazon WorkDocs bietet Ihnen Möglichkeiten zur gemeinsamen Bearbeitung Ihrer Dokumente sowie für Ihr Filesharing. So verteilen Sie schnell und effektiv Inhalte an den Rest Ihres Teams. Das steigert Ihre Produktivität deutlich.

Im Reiter “Zusammenarbeiten” zusammen arbeiten

Der Menüpunkt “Zusammenarbeiten” zeigt Ihnen alle Inhalte, die Sie und weitere User betreffen. Dazu gehören:

  • Mit Ihnen geteilte Inhalte
  • Von Ihnen freigegebene Inhalte
  • Dokumente, die Ihr Feedback benötigen
  • Dokumente die auf Ihre Freigabe warten

Mit dieser Aufteilung wissen Sie stets genau, was wo an welchem Dokument zu tun ist.

Starten Sie aus dem Tool die Dokumentenbearbeitung

Dateien lassen sich direkt aus dem Tool heraus öffnen und in Ihren jeweiligen Anwendungen wie MS Office und Co. bearbeiten. Dafür benötigen Sie jedoch den Amazon WorkDocs Companion der als kostenloses Add-on angeboten wird. Den Download für den Helfer können Sie bequem aus der WorkDocs-Software heraus starten. Sobald Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, wird dank des Companion für das Dokument automatisch eine neue Version in WorkDocs angelegt.

Öffnen Sie Dateien für die Bearbeitung direkt über den Companion
Öffnen Sie Dateien für die Bearbeitung direkt über den Companion
Screenshot: trusted.de
Quelle: aws.amazon.com

Sobald Sie die Bearbeitung starten können Sie Dokumente wie bei enaio sperren. Das heißt, solange Sie nicht auf das Schloss-Icon am Dokument drücken und dieses speichern, dürfen Kolleg:innen keine Änderungen am jeweiligen Inhalt vornehmen. So umgehen Sie wie bei Doxis4 oder DocuWare effektiv Dubletten und Versions-Chaos.

Sperren Sie Dokumente, um Dopplungen zu vermeiden
Sperren Sie Dokumente, um Dopplungen zu vermeiden
Screenshot: trusted.de
Quelle: aws.amazon.com

Integrierte Feedbackfunktionen

Sollten Sie mit mehreren Personen an Dokumenten arbeiten, profitieren Sie von der Feedbackfunktion. Mit dieser verfassen Sie wahlweise Kommentare zu einzelnen Textpassagen oder zum gesamten Dokument. Außerdem können Sie per @-Zeichen Personen taggen und privates Feedback verfassen. Über die Funktion “Filter” wählen Sie aus, welche Anmerkungen (Version oder Nutzer:in) Sie sehen möchten.

Markieren Sie Passagen und versehen Sie diese mit Ihren Text-Bewertungen, Notizen und Co.
Markieren Sie Passagen und versehen Sie diese mit Ihren Text-Bewertungen, Notizen und Co.
Screenshot: trusted.de
Quelle: aws.amazon.com

Für das Sharing haben Sie in WorkDocs zwei Optionen. Entweder Sie laden Benutzer:innen innerhalb der Software zur Bearbeitung des Dokuments ein. Parallel vergeben Sie die Rolle und damit die Zugriffsrechte, die die eingeladenen Personen erhalten (mehr zu Rollen und Rechten finden Sie weiter unten im Text). Oder Sie generieren einen Freigabe-Link inklusive Zugriffsrechte und versenden diesen per Chat, E-Mail und Co.

Versenden Sie einen Freigabelink, um Ihre Unterlagen mit anderen zu teilen
Versenden Sie einen Freigabelink, um Ihre Unterlagen mit anderen zu teilen
Screenshot: trusted.de
Quelle: aws.amazon.com

Nutzen Sie den komfortablen Freigabeservice

Über den Button “Aktionen” im jeweiligen Dokument erstellen Sie schnell und komfortabel eine Genehmigung. Damit schicken Sie das Dokument im Tool oder per Mail an spezifische Personen oder Gruppen und können sich direkt eine Freigabe für die versendeten Unterlagen geben lassen. Ein Umweg über ein externes Mail-Programm ist so nicht notwendig.

Die genehmigenden Personen müssen in Ihrer WorkDocs-Instanz hinterlegt sein. Ansonsten werden die Dokumente vom Tool nicht versendet.

Erbitten Sie komfortabel über einen Knopfdruck eine Freigabe
Erbitten Sie komfortabel über einen Knopfdruck eine Freigabe
Screenshot: trusted.de
Quelle: aws.amazon.com

Vergeben Sie eine von vier Rollen

Oft enthalten Dokumente sensible Inhalte, die nicht jeder Person im Unternehmen zugänglich sein sollen. Für Ihre Verwaltungskontrollen nutzen Sie eine der vier Rollen, die Ihnen WorkDocs an die Hand gibt:

  • Eigentümer
  • Miteigentümer
  • Beitragsleistender
  • (Anonymer) Betrachter

Jede Rolle ist mit unterschiedlichen Berechtigungen ausgestattet. Die genauen Berechtigungen variieren in WorkDocs abhängig davon, ob für User ganze Ordner oder nur einzelne Dateien in den Ordnern freigegeben wurden. Während Eigentümer alles mit einem Ordner oder einer Datei tun dürfen, sind Betrachter auf das Ansehen und Herunterladen von Files beschränkt. Anonyme Betrachter haben dagegen nur Leserechte.

Welche Rolle welche Zugriffsrechte genau erhält, erfahren Sie im Handbuch zur Software
Welche Rolle welche Zugriffsrechte genau erhält, erfahren Sie im Handbuch zur Software
Screenshot: trusted.de
Quelle: aws.amazon.com
Export
75/100

In Sachen Export ist Amazon WorkDocs sehr einfach gehalten: Sie laden alles im Originalformat herunter. Der Vorteil: Sie können alle Dateien nach Belieben weiterverarbeiten und sind nicht auf Export-Standards wie PDF festgelegt. Der Nachteil: Sie können den Export von Dateien aus WorkDocs nicht für eine Umformatierung verwenden.

Vertrag & Kosten
84/100

Was kostet Amazon Workdocs?

Je nach Standort kostet Amazon WorkDocs zwischen 5 und 8 USD. Als User der Amazon WorkSpaces fallen keine Zusatzkosten für die Nutzung an. Gegen einen Aufpreis lässt sich der Speicherplatz für die User erweitern sowie API-Anfragen durchführen. Sie können die Amazon WorkDocs 30 Tage kostenlos testen.

Usability
94/100

Wie benutzerfreundlich ist Amazon Workdocs?

Amazon WorkDocs ist ein sehr reduziertes und kompaktes Tool. Der Nachteil: Die Menge an Infos, die Sie zusätzlich zum jeweiligen Dokument hinterlegen können, ist sehr begrenzt. Allerdings wird WorkDocs so aber auch zu einem Tool, das sich schnell und unkompliziert bedienen lässt. Somit ist es auch für Teams geeignet, in denen nicht nur ausgebildete Technik-Gurus arbeiten. Das Onboarding ist mit dem Handbuch innerhalb weniger Stunden abgeschlossen.

Sicherheit & Datenschutz
98/100

Wie sicher ist Amazon Workdocs?

Amazon WorkDocs wird auf den AWS-Servern gehostet. Diese versprechen eine große Ausfallsicherheit und durchgehende Erreichbarkeit. Über das Data Processing Addendum bestimmen Sie den Speicherort Ihrer Daten wie beispielsweise das Rechnezentrum in Frankfurt am Main. Die Rechenzentren können mit einer ganzen Reihe an Zertifikaten aufwarten; darunter ISO 27001, 27018 und 27017. Außerdem ist das Tool HIPAA-konform, kann also zur Speicherung von medizinischen Daten genutzt werden.

Haben Sie Ihren Serverstandort gewählt, wird laut DPA normalerweise kein Transfer Ihrer Daten außerhalb dieser Region vorgenommen. Ausnahmen sind Übertragungen zur Bereitstellung der angeforderten Dienste, wegen rechtlicher Gründe oder aufgrund einer bindenden Aufforderung durch ein staatliches Organ. Somit ist trotz der hohen Sicherheit der AWS-Services nicht zu 100 % gewährleistet, dass Ihre Daten innerhalb der EU bleiben.

Service & Support
85/100

Welchen Kundenservice bietet Amazon Workdocs?

Wenn Sie ein Problem selbst lösen möchten, tauschen Sie sich mit Gleichgesinnten in den AWS-Foren aus oder schlagen in den umfangreichen Handbüchern nach. In Sachen Sprache sollten Sie nur darauf achten, dass die Auto-Übersetzungen nicht immer ganz perfekt sind. Den AWS-Support gibt es in unterschiedlichen Stufen als Teil Ihres AWS-Abos. Genaue Informationen hierzu gibt es auf der Website des Anbieters. Als Kontaktmöglichkeiten stehen Ihnen das Kontaktformular und die Service-Hotline zur Verfügung.

Die Preise für den AWS-Support
Die Preise für den AWS-Support
Quelle: aws.amazon.com

Welche Schnittstellen hat Amazon WorkDocs?

Amazon WorkDocs bietet Ihnen Schnittstellen zu Diensten von Microsoft, wie Exchange und Outlook. Außerdem nutzen Sie die Verbindung zu Google Mail. Als Teil der AWS-Plattform lässt sich Amazon WorkDocs mit den Amazon WorkSpaces verbinden. Bei Bedarf erweitern Sie das Tool über die integrierte API-Schnittstelle. Beachten Sie aber, dass API-Anfragen kostenpflichtig sind.

Was unterscheidet Amazon WorkDocs von anderen Tools?

Dadurch, das WorkDocs zur Amazon-Familie gehört, ist massig Speicherplatz für alle Anforderungen gegeben und das bei der aktuell besten Ausfallsicherheit. So können Sie sicher sein, dass Sie und Ihr Team zu jedem beliebigen Zeitpunkt auch wirklich an Ihre Informationen gelangen.

Änderungshistorie

04.10.2021
Amazon WorkDocs im Test

Amazon WorkDocs wurde im Zuge des großen DMS-Tests von trusted.de getestet.

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Über Amazon WorkDocs

Die Amazon Web Services Germany GmbH gehört zum großen Mutterkonzern Amazon Web Services Inc. und hat seinen Sitz in Berlin. Neben den Amazon WorkDocs gehören noch viele andere Lösungen zu den AWS, die vor allem von großen Unternehmen genutzt werden. Dazu gehören beispielsweise IMDb, Kellogg's, Netflix, bp oder Philips.

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Babbel Bewertungen

4.5
918.106 Bewertungen
davon sind
918.006 Bewertungen
aus 3 anderen Quellen

Bewertungsquellen

203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
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