Amazon WorkDocs im trusted-Test

Quelle: aws.amazon.com

Welche Funktionen bietet Amazon Workdocs?

Amazon WorkDocs enthält ein einfaches und kompaktes Dokumentenmanagement-System. Sie archivieren Ihre Dokumente in Ihrer eigens angelegten Ordnerstruktur, hinterlassen Feedback, holen Freigaben ein und blockieren Dokumente für Ihre Bearbeitung. Dank des “Amazon WorkDocs Companion” erkennt WorkDocs Bearbeitungen und legt automatisch neue Versionen an. Filesharing sowie die Freigabe einzelner Dokumente sind ebenfalls vorhanden.

WorkDocs ermöglicht Ihnen den Upload gänzlich unterschiedlicher Formate. Dazu gehören:

• Gängige Microsoft Office-Formate (Word, Excel, Powerpoint)
• .txt-Textdateien
• Offline Open XML-Dateien
• OpenDocument-Textdateien
• Bilder und Grafiken (JPG, PNG, TIFF, BMP)
• PDFs
• Und weitere

Die Listenansicht in Amazon WorkDocs

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Haben Sie alle relevanten Dokumente per Explorer oder Drag-and-drop importiert, haben Sie die Wahl aus zwei Ansichten. Entweder nutzen Sie die Listenansicht, die mehr Details zu Ihren Unterlagen enthält oder Sie wechseln zur Kachelansicht, die Ihnen eine Miniaturvorschau Ihrer Papiere vorsetzt.

Der Import von Dateien via Drag-and-drop wird laut Anbieter nicht von allen Browsern unterstützt. Welche Browser das sind, ist leider weder in der Dokumentation noch in den Foren hinterlegt. Im Test lief der Upload über Google Chrome sowie Firefox einwandfrei.

Wählen Sie nach Bedarf die Listen- oder Kachelansicht

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Die WorkDocs bieten Ihnen zur Sortierung und Archivierung Ihrer Dateien mehrere Optionen. Für die Ablage nutzen Sie die individuellen Ordnerstrukturen und Favoriten. Für das Auffinden einzelner Dokumente stellt Ihnen das Programm eine Suchfunktion sowie Suchfilter zur Verfügung.

Bauen Sie Ihre eigene Ordnerstruktur auf

Damit Sie Ihre Unterlagen auch möglichst übersichtlich archivieren können, bietet Ihnen Amazon WorkDocs die Möglichkeit, eigene Ordnerstrukturen anzulegen. Die sind recht simpel gehalten und erinnern an die Ordnerstrukturen eines üblichen Explorers oder Finders. Ein kleines Manko: Der Pfad wird Ihnen im Gegensatz zu Amagno oder ecoDMS nur oben im Interface angezeigt. Wollen Sie schnell zwischen Ordnern springen, müssen Sie die Suche bemühen oder sich von “MyDocs” bis zum Zielordner durchklicken.

Legen Sie eigene Ordnerpfade an, um Dateien schneller wiederzufinden

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Verfolgen Sie Bearbeitungsschritte in der Änderungshistorie

Gerade im Zusammenhang mit der Versionierung ist es wichtig zu wissen, welche Bearbeitungsschritte ein Dokument durchlaufen hat. Diese Schritte lassen sich in der Änderungshistorie einsehen. Sie gibt wieder, wer zu welchem Datum das Dokument in jeglicher Form eingesehen oder bearbeitet hat. Wenn Sie sich nur für bestimmte Aktivitäten interessieren, dann nutzen Sie hierfür die entsprechenden Filter.

Das Aktivitätenprotokoll lässt sich im Tabellenformat exportieren.

Verfolgen Sie Änderungen an Ihren Dokumenten

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Sie finden die Änderungshistorie aber nicht nur für einzelne Dokumente, sondern können bei Bedarf auch den Verlauf innerhalb der gesamten Software als Aktivitätenprotokoll begutachten. So lassen sich Änderungen schnell und einfach nachverfolgen und bei Bedarf korrigieren - und Sie behalten die Kontrolle über Ihre gesicherten Dokumente.

Sie finden das Aktivitätsprotokoll für WorkDocs am oberen Bildschirmrand

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Einfach und schnell Suchen und Filtern

Im Verlauf der Zeit häufen sich Unmengen an Dokumenten in Ihrem Speicher an. Um bestimmte Infos schneller wiederzufinden, bietet Ihnen Amazon WorkDocs eine einfache sowie eine erweiterte Suchfunktion. Über die dort verbauten Filter finden Sie Ihre Rechnungen, Texte und Skizzen deutlich schneller wieder. Filtern können Sie beispielsweise nach Erstellungsdatum oder Dateityp.

Finden Sie mit der erweiterten Suche Ihre Dokumente deutlich schneller

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Amazon WorkDocs bietet Ihnen Möglichkeiten zur gemeinsamen Bearbeitung Ihrer Dokumente sowie für Ihr Filesharing. So verteilen Sie schnell und effektiv Inhalte an den Rest Ihres Teams. Das steigert Ihre Produktivität deutlich.

Im Reiter “Zusammenarbeiten” zusammen arbeiten

Der Menüpunkt “Zusammenarbeiten” zeigt Ihnen alle Inhalte, die Sie und weitere User betreffen. Dazu gehören:

• Mit Ihnen geteilte Inhalte
• Von Ihnen freigegebene Inhalte
• Dokumente, die Ihr Feedback benötigen
• Dokumente, die auf Ihre Freigabe warten

Mit dieser Aufteilung wissen Sie stets genau, was wo an welchem Dokument zu tun ist.

Starten Sie aus dem Tool die Dokumentenbearbeitung

Dateien lassen sich direkt aus dem Tool heraus öffnen und in Ihren jeweiligen Anwendungen wie MS Office und Co. bearbeiten. Dafür benötigen Sie jedoch den Amazon WorkDocs Companion der als kostenloses Add-on angeboten wird. Den Download für den Helfer können Sie bequem aus der WorkDocs-Software heraus starten. Sobald Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, wird dank des Companion für das Dokument automatisch eine neue Version in WorkDocs angelegt.

Öffnen Sie Dateien für die Bearbeitung direkt über den Companion

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Sobald Sie die Bearbeitung starten können Sie Dokumente wie bei enaio sperren. Das heißt, solange Sie nicht auf das Schloss-Icon am Dokument drücken und dieses speichern, dürfen Kolleg:innen keine Änderungen am jeweiligen Inhalt vornehmen. So umgehen Sie wie bei Doxis4 oder DocuWare effektiv Dubletten und Versions-Chaos.

Sperren Sie Dokumente, um Dopplungen zu vermeiden

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Integrierte Feedbackfunktionen

Sollten Sie mit mehreren Personen an Dokumenten arbeiten, profitieren Sie von der Feedbackfunktion. Mit dieser verfassen Sie wahlweise Kommentare zu einzelnen Textpassagen oder zum gesamten Dokument. Außerdem können Sie per @-Zeichen Personen taggen und privates Feedback verfassen. Über die Funktion “Filter” wählen Sie aus, welche Anmerkungen (Version oder Nutzer:in) Sie sehen möchten.

Markieren Sie Passagen und versehen Sie diese mit Ihren Text-Bewertungen, Notizen und Co.

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Schnelles Filesharing via Link und Einladung

Für das Sharing haben Sie in WorkDocs zwei Optionen. Entweder Sie laden Benutzer:innen innerhalb der Software zur Bearbeitung des Dokuments ein. Parallel vergeben Sie die Rolle und damit die Zugriffsrechte, die die eingeladenen Personen erhalten (mehr zu Rollen und Rechten finden Sie weiter unten im Text). Oder Sie generieren einen Freigabe-Link inklusive Zugriffsrechte und versenden diesen per Chat, E-Mail und Co.

Versenden Sie einen Freigabelink, um Ihre Unterlagen mit anderen zu teilen

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Nutzen Sie den komfortablen Freigabeservice

Über den Button “Aktionen” im jeweiligen Dokument erstellen Sie schnell und komfortabel eine Genehmigung. Damit schicken Sie das Dokument im Tool oder per Mail an spezifische Personen oder Gruppen und können sich direkt eine Freigabe für die versendeten Unterlagen geben lassen. Ein Umweg über ein externes Mail-Programm ist so nicht notwendig.

Die genehmigenden Personen müssen in Ihrer WorkDocs-Instanz hinterlegt sein. Ansonsten werden die Dokumente vom Tool nicht versendet.

Erbitten Sie komfortabel über einen Knopfdruck eine Freigabe

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Vergeben Sie eine von vier Rollen

Oft enthalten Dokumente sensible Inhalte, die nicht jeder Person im Unternehmen zugänglich sein sollen. Für Ihre Verwaltungskontrollen nutzen Sie eine der vier Rollen, die Ihnen WorkDocs an die Hand gibt:

• Eigentümer
• Miteigentümer
• Beitragsleistender
• (Anonymer) Betrachter

Jede Rolle ist mit unterschiedlichen Berechtigungen ausgestattet. Die genauen Berechtigungen variieren in WorkDocs abhängig davon, ob für User ganze Ordner oder nur einzelne Dateien in den Ordnern freigegeben wurden. Während Eigentümer alles mit einem Ordner oder einer Datei tun dürfen, sind Betrachter auf das Ansehen und Herunterladen von Files beschränkt. Anonyme Betrachter haben dagegen nur Leserechte.

Welche Rolle welche Zugriffsrechte genau erhält, erfahren Sie im Handbuch zur Software

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In Sachen Export ist Amazon WorkDocs sehr einfach gehalten: Sie laden alles im Originalformat herunter. Der Vorteil: Sie können alle Dateien nach Belieben weiterverarbeiten und sind nicht auf Export-Standards wie PDF festgelegt. Der Nachteil: Sie können den Export von Dateien aus WorkDocs nicht für eine Umformatierung verwenden.

Was kostet Amazon Workdocs?

Je nach Standort kostet Amazon WorkDocs zwischen 5 und 8 USD. Als User der Amazon WorkSpaces fallen keine Zusatzkosten für die Nutzung an. Gegen einen Aufpreis lässt sich der Speicherplatz für die User erweitern sowie API-Anfragen durchführen. Sie können die Amazon WorkDocs 30 Tage kostenlos testen.

Wie benutzerfreundlich ist Amazon Workdocs?

Amazon WorkDocs ist ein sehr reduziertes und kompaktes Tool. Der Nachteil: Die Menge an Infos, die Sie zusätzlich zum jeweiligen Dokument hinterlegen können, ist sehr begrenzt. Allerdings wird WorkDocs so aber auch zu einem Tool, das sich schnell und unkompliziert bedienen lässt. Somit ist es auch für Teams geeignet, in denen nicht nur ausgebildete Technik-Gurus arbeiten. Das Onboarding ist mit dem Handbuch innerhalb weniger Stunden abgeschlossen.

Wie sicher ist Amazon Workdocs?

Amazon WorkDocs wird auf den AWS-Servern gehostet. Diese versprechen eine große Ausfallsicherheit und durchgehende Erreichbarkeit. Über das Data Processing Addendum bestimmen Sie den Speicherort Ihrer Daten wie beispielsweise das Rechnezentrum in Frankfurt am Main. Die Rechenzentren können mit einer ganzen Reihe an Zertifikaten aufwarten; darunter ISO 27001, 27018 und 27017. Außerdem ist das Tool HIPAA-konform, kann also zur Speicherung von medizinischen Daten genutzt werden.

Haben Sie Ihren Serverstandort gewählt, wird laut DPA normalerweise kein Transfer Ihrer Daten außerhalb dieser Region vorgenommen. Ausnahmen sind Übertragungen zur Bereitstellung der angeforderten Dienste, wegen rechtlicher Gründe oder aufgrund einer bindenden Aufforderung durch ein staatliches Organ. Somit ist trotz der hohen Sicherheit der AWS-Services nicht zu 100 % gewährleistet, dass Ihre Daten innerhalb der EU bleiben.

Welchen Kundenservice bietet Amazon Workdocs?

Wenn Sie ein Problem selbst lösen möchten, tauschen Sie sich mit Gleichgesinnten in den AWS-Foren aus oder schlagen in den umfangreichen Handbüchern nach. In Sachen Sprache sollten Sie nur darauf achten, dass die Auto-Übersetzungen nicht immer ganz perfekt sind. Den AWS-Support gibt es in unterschiedlichen Stufen als Teil Ihres AWS-Abos. Genaue Informationen hierzu gibt es auf der Website des Anbieters. Als Kontaktmöglichkeiten stehen Ihnen das Kontaktformular und die Service-Hotline zur Verfügung.

Die Preise für den AWS-Support

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