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Amazon WorkDocs

Dokumentenmanagement

4.1
(477)

Fazit der Redaktion

Amazon WorkDocs ist ein einfach strukturierter File-Management-Dienst. Über ihn lassen sich zentral Daten und Dokumente austauschen, was die Datenübertragung verbessert und beschleunigt. Gleichzeitig wird das Bearbeiten von Dateien durch mehrere Mitarbeiter erleichtert. Außerdem lassen sich Kosten sparen, da keine eigene Infrastruktur bereitzustellen ist.

  • Einfache, intuitive Bedienung
  • Geringe monatliche Kosten
  • Keine Installation vonnöten
  • Testversion nur für 30 Tage
  • Dateien nur übers Netz abrufbar
Anja Brauer
Redakteurin von trusted

Für wen ist Amazon WorkDocs geeignet?

Amazon WorkDocs eignet sich für Selbstständige genauso wie für Start-ups, kleine Firmen und Mittelständler. Der File-Management-Dienst bietet einen sicheren Freigabe- und Speicherservice, der vollständig von Amazon verwaltet wird. Effiziente Verwaltungskontrollen und Feedbackfunktionen steigern die Benutzerproduktivität.

Mit den Amazon Web Services (AWS) tritt der Konzern als Cloud-Computing-Service auf. Über die sichere Plattform werden unterschiedliche Services angeboten, die das Wachstum eines Unternehmens fördern.

Funktionen von Amazon WorkDocs

Mit Amazon WorkDocs ist das umständliche Hin- und Herschicken von Dateien per E-Mail vorbei. Die Plattform dient als zentraler Speicherort für Dokumente und Dateien, gleichzeitig verfügen die Benutzer über verschiedene Möglichkeiten, mit ihnen zu arbeiten. Amazon setzt bei seinem System auf einen einfachen Aufbau mit wenigen Funktionen und Optionen, die das Wichtigste abdecken.

Von Ihrem zentralen Hub kontrollieren Sie alle Dokumente und Dateien
© aws.amazon.com - Von Ihrem zentralen Hub kontrollieren Sie alle Dokumente und Dateien

Zentraler Speicherort

Amazon WorkDocs wird für die Benutzer zum zentralen Speicherort für Dateien und Dokumente. Es ist möglich, über eine zentrale Webansicht auf die Inhalte zuzugreifen, sie zu bearbeiten und zu kommentieren. Unterschiedliche Dateitypen werden über den Webbrowser oder per Drag-and-Drop vom Desktop in Amazon WorkDocs verschoben. Dabei geben Sie die Dateien gezielt innerhalb oder auch außerhalb des Unternehmens frei. Benutzer erhalten über das Tool automatisch eine Nachricht, wenn für sie eine neue Datei freigegeben wurde. Besonders praktisch: Es werden neue Dateiversionen oder unterschiedliche Dateitypen zentral hochgeladen, sodass jeder in nachvollziehbarer Weise darauf zugreift, ohne den Überblick zu verlieren.

Nutzen Sie während des Bearbeitens einer Datei die Sperrfunktion. So verhindern Sie, dass Ihre Änderungen währenddessen durch andere überschrieben werden.

Feedback geben

Über Amazon WorkDocs lassen sich einfach und schnell Dateien zusammentragen und mit Feedback versehen. Dadurch wird das Versenden von Dateien per E-Mail unnötig. Über Amazon WorkDocs kommentieren Sie Dateien, senden sie an andere, um Feedback zu erhalten, und laden neue Versionen hoch. Auch einzelne Passagen lassen sich markieren und kommentieren. Verschiedene Formatierungsmöglichkeiten bieten sich zum Hervorheben von Feedback-Passagen an.

Das Feedback-Feature erlaubt Ihnen die Kommunikation mit Ihrem Team direkt in den gespeicherten Dokumenten
© aws.amazon.com - Das Feedback-Feature erlaubt Ihnen die Kommunikation mit Ihrem Team direkt in den gespeicherten Dokumenten

Das ist längst nicht alles, was Amazon WorkDocs als Feedback-Funktion anbietet. Viele weitere Optionen stehen zur Verfügung. So lassen sich Feedback-Wünsche mit Fristen versehen, Dateien nachverfolgen oder private Kommentare an Benutzer schicken – um nur einige Beispiele zu nennen. Eine innovative Overlay-Technologie ermöglicht z einen konsolidierten und zentralen Überblick über alle Kommentare.

Amazon WorkDocs speichert automatisch vorherige Versionen jeder Datei. So reduziert sich erheblich das Risiko, dass etwas verloren geht.

Synchronisation von allen Geräten aus

Der große Vorteil für Unternehmen, die Amazon WorkDocs nutzen: Es lässt sich jederzeit und von jedem Gerät auf die Dateien zugreifen. Über den Amazon WorkDocs Sync-Client legen Sie einen bestimmten Ordner für die Synchronisation fest. Dateien, die Sie in diesem Ordner ablegen, werden automatisch über eine verschlüsselte Verbindung hochgeladen und synchronisiert. Unterwegs erledigen Sie dies über die Amazon WorkDocs App.

Benutzerfreundlichkeit von Amazon WorkDocs

Für die Bedienung von Amazon WorkDocs muss nichts weiter installiert werden. Die Cloud-basierte Softwaresuite ist ein sicheres, zentrales Tool, das über den Webbrowser bedient wird. Über die Amazon WorkDocs App lässt sich der File-Management-Dienst auch per Smartphone oder Tablet nutzen.

Das Dashboard von Amazon WorkDocs ist übersichtlich und intuitiv gestaltet. Die Bedienung erschließt sich schnell. Es ist empfehlenswert, sich die Tutorials anzuschauen, damit sich alle Bedienelemente und Möglichkeiten sofort erschließen.

Das kostet Amazon WorkDocs

Weltweit kostet Amazon WorkDocs mit 1 TB Speicherplatz je Benutzer und Monat in der Regel 5 US-Dollar. Eine Ausnahme ist die Asien-Pazifik-Region, dort kostet der Dienst 8 US-Dollar (Sydney) bzw. 7 US-Dollar (Singapur und Tokio) pro User und Monat, ebenfalls mit 1 TB Speicherplatz.

Gleichzeitig lassen sich Limits für den Speicherplatz festlegen. Benötigen Sie jedoch mehr als 1 TB Kapazität, lassen sich gegen ein weiteres Entgelt zusätzliche GB buchen. Je mehr Sie bei Amazon WorkDocs speichern, umso weniger kostet Sie zusätzliches Volumen.

Nutzer von Amazon WorkSpace erhalten kostenfreien Zugang zu Amazon WorkDocs mit 50 GB Speicherplatz. Für lediglich 2 US-Dollar können sie die Kapazität auf 1 TB Speicher aufstocken.

Hilfsmöglichkeiten bei Amazon WorkDocs

Wer Hilfe bei der Benutzung von Amazon WorkDocs benötigt, findet Unterstützung auf der Website bei den FAQ – inklusive detaillierter Erklärungen. Weiteren Support gibt es über die Service-Rufnummer und das E-Mail-Kontaktformular.

Zusammenfassung

Amazon WorkDocs ist ein hilfreiches Tool für alle Unternehmen, deren Mitarbeiter viele Dateien und Dokumente austauschen und gemeinsam bearbeiten. Dank eines Tools wie diesem sind die Zeiten vorbei, in denen Dateien und Dokumente per E-Mail hin- und hergeschickt werden mussten. Besonders praktisch ist die umfangreiche Kommentarfunktion. Sie macht das gemeinsame Arbeiten von mehreren Benutzern an einem Dokument effizienter.

Amazon war bei seiner Cloud-basierten Softwaresuite vor allem eines wichtig: Sie übersichtlich zu gestalten und nicht mit zu vielen Funktionen zu überladen. So finden auch Neulinge schnell einen Einstieg. Es entsteht kaum Einarbeitungszeit, weil sich vieles von selbst erklärt. Schade ist, dass keine kostenlose Version von Amazon WorkDocs angeboten wird. Dafür ist der monatliche Preis ab 5 US-Dollar pro User vergleichsweise niedrig.

Bewertungsquellen

Über Amazon WorkDocs

Hinter WorkDocs steckt der nach eigenen Angaben führende Internethändler: Amazon. Längst beschränkt sich der US-amerikanische Einzelhandelsriese mit Stammsitz in Seattle nicht mehr nur auf sein Kerngeschäft. 2005 wurde das Geschäftsfeld unter anderem um einen Marktplatz für einfache Arbeiten übers Internet erweitert: den Amazon Web Services, zu dem auch WorkDocs gehört. Darüber lassen sich unterschiedliche Dateien über alle internetfähigen Endgeräte verwalten und teilen.

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