Überblick

Das Dashboard der Belegebox im Überblick

Screenshot: trusted.de

Quelle: belegebox.de

Belegebox ist was für dich, wenn …

• Du ein einfaches Dokumentenmanagement für die vorbereitende Buchhaltung suchst: Die Belegebox macht ihrem Namen alle Ehre und verarbeitet vor allem Ein- und Ausgangsrechnungen sowie andere Finanzdokumente – ist grundsätzlich aber natürlich auch für andere Dokumente wie Verträge, Lieferscheine oder private Unterlagen geeignet.
• Du DATEV, lexoffice oder sevDesk für deine Buchhaltung nutzt und eine nahtlose Integration willst: Durch die vorhandenen Schnittstellen exportiert du deine Dokumente aus der Belegebox.
• Du ein revisionssicheres Archiv brauchst, um deine Dokumente GoBD-konform aufzubewahren: Die Belegebox bietet ein Archiv mit flexibler Speicherdauer bis zu 30 Jahren.
• Du ein kleines oder mittelständisches Unternehmen bis 50 Mitarbeiter:innen führst: Laut Anbieter ist die Belegebox für diese Unternehmensgröße konzipiert; in der Multicompany-Version sind problemlos aber auch größere Teams (mit 300+ Mitarbeiter:innen) möglich.

Belegebox ist nichts für dich, wenn …

• Du eine umfassende Dokumentenmanagementlösung mit Versionskontrolle und Bearbeitungsfunktionen benötigst: Die Belegebox fokussiert sich auf statische Dokumente und bietet keine erweiterten Bearbeitungsmöglichkeiten oder Versionierung.
• Dein Unternehmen Android-Smartphones für das mobile Scannen von Belegen verwendet. Die native App ist derzeit nur für iOS verfügbar.
• Du eine Lösung für die aktive, kollaborative Bearbeitung von Dokumenten wie Verträgen oder Marketingmaterialien suchst: Die Belegebox ist primär für die Verwaltung und Archivierung statischer Belege konzipiert.

Um deine Dokumente in die Belegebox zu importieren, hast du verschiedenste Möglichkeiten:

• Dateien auf deinem Rechner/lokalen Gerät landen einfach per Drag-and-Drop in der Belegebox-Weboberfläche.

In die Belegebox importierst du Rechnungen, Verträge und andere Dokumente auf Wunsch ganz einfach per Drag-and-Drop

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Quelle: belegebox.de

• Rechnungen, die du per E-Mail bekommst, leitest du ganz einfach direkt an die Belegebox weiter. Dafür nutzt du individuelle E-Mail-Ziele, z.B. “[email protected]” – schon landet die PDF-Rechnung im entsprechenden Ordner “Rechnungen” in deiner Box.
• Papierdokumente sowie Quittungen und Kassenzettel, etc. lassen sich auch direkt über deinen Scanner in die Belegebox laden. Dafür benötigst du die “Scannerbox”, (einen Netzwerkscanner für einmalige 990 €) sowie ggf. einen Trennstempel, um mehrere Dokumente gleichzeitig fehlerfrei einzuscannen. Die Scannerbox ist mit allen gängigen Betriebssystemen kompatibel und lässt sich daher ideal in deine bestehende Infrastruktur einbinden. Vorhandene Scanner lassen sich z.B. per Scan2Mail anbinden.
• Papierdokumente fotografierst du alternativ mit deinem Smartphone und speist sie dank der mobilen Belegebox-App direkt ins System ein. Die Belegebox liest deine Unterlagen mit OCR-Texterkennung aus und sichert deine Daten (wie Rechnungsnummern, Beträge und relevante Metadaten) automatisch.
• Belege aus Plattformen wie Amazon oder anderen Market Places lassen sich ebenfalls vollautomatisiert in die Belegebox einspeisen; dafür brauchst du allerdings zusätzlich zur Belegebox auch einen Account beim Partner InvoiceFetcher (ein deutsches Tool für die Belegverwaltung und -automatisierung). Für E-Commerce-Unternehmen eine gute Sache – wenn auch etwas umständlich durch den Workaround.

Schade: Das Scannen per Smartphone-Kamera klappt aktuell nur mit Geräten mit iOS-Betriebssystemen, da sich die native Belegebox-App für Android derzeit noch in Entwicklung befindet. Der Anbieter empfiehlt solange den Workaround über die App “TurboScan” oder andere Scan-Apps, die PDFs erstellen und per E-Mail versenden können. Durch den Umweg über das E-Mail-Plugin klappt es dann auch mit Android.

Die Belegebox bietet damit viele Möglichkeiten, deine Papierunterlagen zu digitalisieren!

Sehr gut: Die Belegebox verarbeitet auch E-Rechnungen im ZUGFeRD- und X-Rechnung-Format, das heißt: Die Belegebox erkennt und validiert E-Rechnungen, vergleicht Kontonummern und Beträge zur Betrugsprävention und erkennt automatisch integrierte Anhänge wie Lieferscheine, Kassenbons und Co. Damit ist die Belegebox zu 100 % E-Rechnungs-Ready.

Ganz allgemein ist die Belegebox vor allem für die einfache Verwaltung von Rechnungsdokumenten wie Ein- und Ausgangsrechnungen sowie für Lieferscheine, Quittungen, Reisekosten- oder Lohnabrechnungen interessant.

Innerhalb deiner Belegebox sortierst du deine Dokumente dann in eigens angelegten Ordnern als PDF oder wahlweise als JPG-Datei.

Ein Blick auf die zentrale Ablage der Belegebox mit deinen Dokumenten und Unterlagen

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Quelle: belegebox.de

Um deine Dokumente nicht nur zu verwalten, sondern (wo nötig) auch zu bearbeiten, stehen diverse Werkzeuge zum Trennen, Zusammenheften oder Komprimieren deiner PDF-Dokumente zur Verfügung. Das ist eine gute Sache und nicht selbstverständlich, da sich viele DMS-Tools auch schlicht auf die revisionssichere Archivierung beschränken.

Apropos Archivierung: Das ist eine der Stärken der Belegebox, die für die langfristige Aufbewahrung ein revisionssicheres Archiv mitbringt. Die Speicherdauer kannst du zwischen 2 Monaten und 30 Jahren flexibel selbst einstellen und somit allen gesetzlichen Richtlinien zur Aufbewahrung nachkommen. Ebenfalls mit dabei ist das “Logbuch” – eine Änderungs- und Aktivitätshistorie, um Änderungen zu dokumentieren – sowie eine starke Volltextsuche, um wichtige Unterlagen schnell wiederzufinden. Das Logbuch lässt sich revisionssicher speichern und bei Bedarf exportieren.

An anderer Stelle fehlt es der Belegebox dagegen an Komfortfunktionen. Nicht dabei ist z.B. ein eigenes Versionsmanagement bzw. eine Versionierung. Das ergibt im Großen und Ganzen Sinn, da die Belegebox sich hauptsächlich auf “statische” Dokumente wie Rechnungen und Co. fokussiert, an denen kein Änderungsbedarf besteht.

Für Dokumente, an denen du aktiv (kollaborativ) arbeiten musst oder die in verschiedenen Versionen vorliegen müssen, ist die Belegebox dagegen weniger gut geeignet. Das betrifft z.B. Verträge (während des Erstellungsprozesses), Material für Marketing-Kampagnen, Präsentationen, technische Dokumentationen, etc.

Auch die Möglichkeit, einzelne Dateien als “Favoriten” zu markieren oder anderweitig hervorzuheben, fehlt in der Belegebox aktuell noch. Das ist aber zu verschmerzen, zumal du deine Dokumente als Workaround auch mithilfe von “Kommentaren” mit Tags ausstatten und anschließend danach suchen kannst. Mehr über das Kommentarfeature erfährst du im nächsten Abschnitt.

In Sachen digitaler Zusammenarbeit bringt Belegebox die wichtigsten Basics mit. Alle Mitarbeiter:innen mit Zugang zur Box können mit individuellen Rollen/Rechten ausgestattet werden, die definieren, was sie im System tun können und was nicht.

Dokumente lassen sich in der Belegebox als Vorschau öffnen und betrachten. Zudem können einzelne Dokumente kommentiert werden und du kannst individuelle Freigabe- und Genehmigungsprozesse definieren, die einzelne Dokumente durchlaufen. Die Belegebox ist also auch mit einem rudimentären Workflow-Management ausgestattet. Kommentare dienen im Übrigen nicht nur der Notiz, sondern lassen sich auch als Indexierungssystem nutzen, um einzelne Dokumente schneller wiederzufinden.

Recht viel mehr Möglichkeiten für die Bearbeitung deiner Dokumente hast du in der Belegebox allerdings nicht (abgesehen von den oben erwähnten Optionen zum Trennen und Zusammenfügen von Dateien). Auch hier zeigt sich, dass die Belegebox hauptsächlich statische Dokumente im Blick hat. Wie der Name schon sagt ist das Tool eher zu verstehen als eine digitale Box für Belege und Rechnungen, die du hier vor der Weiterverarbeitung in deiner Buchhaltung vorsortierst, freigibst, GoBD-konform archivierst und schließlich über die entsprechenden Schnittstellen weiterschleust.

Um deine Rechnungsdokumente und Co. weiterzuverarbeiten, bringt die Belegebox entsprechende Schnittstellen mit, z.B. zu den Buchhaltungstools lexoffice oder sevDesk. Ein nahtloser DATEV-Export ist auch mit dabei, um Belege optimal für die Verarbeitung im Steuerbüro vorzubereiten.

Die Belegebox bringt relevante Schnittstellen mit, wie zum Beispiel zu DATEV oder zu anderen Buchhaltungs-Tools wie lexoffice oder SevDesk

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Quelle: belegebox.de

Das Preissystem und die verschiedenen Editionen der Belegebox im Überblick

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Quelle: belegebox.de

Die Belegebox bietet als kleinste Edition die sogenannte “Test-Edition”, die allerdings nicht mehr ist, als eine zeitlich begrenzte kostenlose Testphase mit eingeschränktem Speicherplatz und einer Obergrenze von 2 Lizenzen. Damit lässt sich die Belegebox unverbindlich ausprobieren, bevor du dich für eines der verfügbaren Pakete entscheidest.

Das Preissystem der Belegebox ist ein wenig komplex und in verschiedene Versionen und Staffeln aufgeteilt:

Ernsthaft los geht es bei der Belegebox mit der Firmen-Edition ab 16,90 €/Monat. Hier sind zwischen 10 und 25 GB Speicher integriert (der sich aber auch weiter flexibel erweitern lässt) und alle Funktionen für Einzelunternehmen freigeschaltet. Diese Version bietet Platz für bis zu 100 User-Lizenzen. Die einzelnen Staffeln sind:

* Zusätzlicher Speicherplatz lässt sich in 10-GB-Schritten zu je 9,90 €/Monat kostenpflichtig dazubuchen.

Größere Unternehmen oder Kanzleien und Steuerberater:innen, die mehrere Mandanten mit ihrer Belegebox betreuen, greifen dagegen zur Multicompany-Edition ab 120 €/Monat. Diese enthält mehr Speicher, bis zu 300 + User-Lizenzen und ist mandantenfähig.

* Zusätzlicher Speicherplatz lässt sich in 10-GB-Schritten zu je 9,90 €/Monat kostenpflichtig dazubuchen.

In Sachen Sicherheit und Datenschutz macht die Belegebox alles richtig. Ein deutscher Serverstandort (powered by Hetzner) sowie ein Zertifikat nach ISO 27001 für IT-Sicherheit sorgen für das nötige Vertrauen. Als deutsches Unternehmen ist die docunout GmbH, die hinter der Belegebox steht, zudem vollständig DSGVO-konform.

Auch die Software selbst erfüllt alle Anforderungen in Sachen Datenschutz und GoBD.

Persönlichen Support leistet die Belegebox nur schriftlich per E-Mail und Video-Call; eine Telefon-Hotline gibt es aktuell nicht. Der Support via Video-Call ist zwischen Montag und Freitag, jeweils von 9 bis 14 Uhr, für dich erreichbar; außerhalb dieser Zeiten kannst du eine Mail schreiben oder dich via Calendly einen direkten Gesprächstermin buchen. Ein Online-Hilfecenter mit FAQ bietet der Anbieter auch.