agorum core ist eine deutsche Dokumentenmanagement- und ECM-Lösung. Du kannst hier die komplette Verwaltung deiner Unternehmensinformationen vornehmen. Im Kern bietet agorum core eine digitale Ablage für alle Dokumente, die du entweder auf deinem eigenen Server, oder via Cloud betreiben kannst.

Die Bedienoberfläche von agorum core

Screenshot: trusted.de

Quelle: agorum.com

Im Folgenden findest du die wichtigsten Funktionen und Features für deine Dokumentenverwaltung mit agorum core.

Beachte, dass nicht alle genannten Funktionen in der kostenlosen Version agorum core open vorhanden sind. Mehr erfährst du im umfassenden Datenblatt im Reiter “Kosten”.

Es gibt mehrere Wege, Dateien in das System zu importieren. agorum core fügt sich beispielsweise als File-Server per Schnittstelle in den Explorer deines PCs ein. Ziehe deine Dateien für den Import einfach hinein: Fertig! Dabei werden die untergeordneten Strukturen deiner Ordner und Dateien beibehalten. Alternativ fügst du die Daten direkt über die Weboberfläche im Browser ein.

Das Tool bietet dir unterschiedliche Hilfen für die weitere Bearbeitung dieser Importe an. Zu den wichtigsten Funktionen gehört dabei wohl die automatische Datenerfassung von agorum core docform.

Wird ein Document eingescannt, erkennt das Tool die wichtigsten Informationen per Texterkennung. Welche Daten erfasst werden sollen, bestimmst du dabei selbst. Die erfassten Daten wie z. B. Datum, Rechnungsnummer, Geldbeträge und Co. werden dann komfortabel als Metadaten im System mit dem entsprechenden Dokument verknüpft.

Das macht es dir leicht, das Dokument im System erneut aufzurufen. Außerdem kann das System anhand der erfassten Daten Dokumente klassifizieren und die Scans an die digitalen Postfächer der jeweiligen Mitarbeiter:innen im agorum-System versenden.

Lass agorum core deine Inhalte automatisiert auslesen

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Für eine individuelle und dauerhaft präzise Datenerfassung nutzt du die KI-Unterstützung des Tools oder die manuelle Eingabe deiner Daten.

Sind deine Dateien im System, erzeugt agorum core automatisch eine Ordnerstruktur für die digitale Ablage. Per Volltextsuche mit diversen Filtern findest du alle Dokumente schnell wieder; wenn du Dokumente verschieben oder archivieren willst, klappt das per einfachem Drag-and-Drop.

Auf Basis der erfassten Daten kann agorum core dich bei der Ablage deiner Dokumente aktiv unterstützen. Wenn du möchtest, kannst du sogar automatische Prozesse für deine Ablage einrichten und so beispielsweise alle Dokumente mit einem bestimmten Datum in einem entsprechenden Ordner lagern.

Nimm deine Ablage bequem per Drag-and-Drop vor

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Die Oberfläche von agorum core funktioniert genau, wie der Explorer von Microsoft; entsprechend einfach sollte es dir fallen, dich im System zurechtzufinden.

Die Archivierung der Dateien ist GoBD-konform und vollständig revisionssicher.

agorum core beinhaltet ein Online-Office, über das du mit deinen Kolleg:innen zusammen an deinen Dokumenten arbeitest. Bei Bedarf hinterlässt du zusätzliche Notizen und nutzt eine praktische Versionierungs-Funktion. So tauschst du dich mit dem Team immer über das passende Dokument aus.

Apropos Austausch: Für eine reibungslose Verwendung im Team steht dir ein eigenes Dokumentationssystem zur Verfügung. Hier legst du Handbücher und Anleitungen für den internen Gebrauch oder für deine Kundschaft ab.

Weitere praktische Kollaborationstools sind das integrierte Filesharing, der eingebundene Mail-Server und das Mitteilungssystem, das dich zu Änderungen in agorum core benachrichtigt. So kannst du alle wichtigen Arbeitsprozesse in nur einer Software ausführen, ganz ohne Fensterwechsel.

Der wichtigste USP von agorum core: es lassen sich alle Dateiformate nicht nur teilen, sondern auch direkt aus der Software heraus öffnen. Egal ob Photoshop, AutoCAD und Co., mit wenigen Klicks liegt das Dokument bereit zur Bearbeitung im passenden Programm und wird automatisch in versionierter Form abgespeichert.

Damit alle Prozesse innerhalb deines Unternehmens überschaubar bleiben, bietet dir agorum core das Plugin “agorum core workflow 3.0” und seinen “workflow editor”. Hier bildest du deine Geschäftsprozesse mit über 40 vorgefertigten Bausteinen digital ab und definierst individuelle Workflows, die zu deinem Unternehmen passen.

So werden Prozesse automatisch durchlaufen und deine Dokumentenverwaltung deutlich effizienter. Ein klassisches Beispiel wäre etwa der Freigabe-Workflow, in dem genau geregelt ist, welche Mitarbeiter:innen für welchen Freigabeschritt verantwortlich sind und wo das bearbeitete Dokument als Nächstes hinwandern soll.

Erstelle Workflows, um deine Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten

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agorum gibt dir auf Wunsch deine Dateien als PDF oder Office-Dokumente aus. Alternativ hast du die Möglichkeit, deine Dateien auf unterschiedliche Speicher-Plattformen auszulagern. Dabei ist praktischerweise sofort eine Deduplizierung mit integriert. Diese verhindert, dass du Dokumente doppelt im System speicherst.

Wo wir schon bei “speichern” sind: Mails können komprimiert abgespeichert werden. Damit sparst du dir wertvollen Speicherplatz.

Was du dir auch sparen kannst: Zeit! Denn agorum verfügt dank seines Online-Offices und einem Plugin über die Möglichkeit, zeitsparende Dokumentvorlagen für dich zu erzeugen.

Du möchtest deine Dateien auf anderen Plattformen nutzen? Dann verwende hierfür die Dutzenden-Schnittstellen zu Services wie DATEV, ZUGFeRD, SAP und vieles mehr.

Wie viel kostet agorum?

Die Version “agorum core open” gibt es kostenlos. Für einen erweiterten Funktionsumfang gibt es “agorum core pro” und “agorum core cloud”. Hier erfährst du den Preis beim Anbieter auf Nachfrage.

agorum core ist ein deutsches Tool und wird in seiner Cloud-Version in Deutschland und Schweiz gehostet. Das System lässt sich vollständig DSGVO- und datenschutzkonform aufsetzen. Alle Verbindungen sind per SSL-Verschlüsselung geschützt.

Damit du immer über den Funktionsstatus deines Tools informiert bist, gibt dir agorum ein Monitoring-Tool an die Hand. Das erleichtert Admins die Überwachung und die Fehlbehebung in der agorum-Software.

Damit keine unerwünschten Änderungen oder Ordnerzugriffe im System vorgenommen werden, kommt das System mit einer Berechtigungsverwaltung.

Welche Support-Optionen du nutzen kannst, ist von deiner agorum core-Version und deinem Partner-Status abhängig. Als Privatperson und User der Version core open kannst du die Dokumentation, die YouTube-Videos, Aufzeichnungen von Webinaren und die Hilfe der Community in den Foren zurate ziehen.

Wenn du als Unternehmen core open nutzt, hast du zusätzlich die Möglichkeit, ein kostenpflichtiges Support-Ticket zu eröffnen.

Handelt es sich um einen Fehler in der agorum core-Software, zahlst du für den Support nichts.

Für den Einstieg hast du die Möglichkeit, eine Online-Demo und/oder ein kostenloses Webinar beim Anbieter zu buchen. Für einen tieferen Einstieg in das Programm werden unterschiedliche Schulungen angeboten.