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Alfresco

Dokumentenmanagement

3.6
(394)

Fazit der Redaktion

Alfresco ist ein Dokumentenmanagementsystem, das Sie auch bei Workflows und bei Gemeinschaftsprojekten innerhalb des Unternehmens und mit externen Partnern unterstützt. Durch die mobilen Anwendungen greifen Sie von überall auf Ihre Dateien zu. Die Community Edition ist kostenlos und eignet sich für technisch versierte Privatanwender. Die kostenpflichtige Version lässt sich gut an die Gegebenheiten Ihres Unternehmens anpassen.

  • Kostenlose Community Edition
  • Mobile Anwendungen
  • Viele Funktionen
  • Kein Support für Community Edition
  • Kein E-Mail-Management
  • Preis nur auf Anfrage
Maren Strauß
Redakteurin von trusted

Für wen ist Alfresco geeignet?

Alfresco ist in einer kostenlosen Community Edition erhältlich sowie in mehreren kostenpflichtigen Enterprise-Versionen. Die Community Edition ist als Open-Source-Projekt vor allem für Privatleute mit Technikaffinität interessant, die Enterprise-Software lässt sich mittleren und großen Unternehmen verschiedener Branchen anpassen.

Welche Funktionen bietet Alfresco?

Alfresco bietet umfassende Funktionen, die die Arbeit im Unternehmen erleichtern.

Dokumentenmanagement

Alfresco speichert Dokumente in digitaler Form in einem zentralen Archiv ab. Papierdokumente scannen Sie ein und erfassen sie mithilfe der integrierten Texterkennung. Anschließend klassifizieren und sortieren Sie die Unterlagen in Verzeichnissen. Mit der leistungsstarken Suche haben Sie die gewünschten Unterlagen schnell zur Hand. Suchvorschläge, Filter und intelligente Ordner erleichtern das Wiederfinden.

Mobile Content Management

Alfresco erlaubt es Ihnen, von jedem beliebigen Gerät auf Ihre Dateien zuzugreifen. Die Software ist auch als Cloud-Version und als Mobile-App erhältlich. Auf dem Smartphone oder Tablet stehen Ihnen die gleichen Funktionen wie in der Desktop-Version der Software zur Verfügung.

Process Management

Mit Alfresco Activiti enthält das Dokumentenmanagementsystem ein leistungsstarkes Process-Management-Tool. Sie automatisieren damit wiederkehrende Geschäftsvorgänge, zum Beispiel das Überprüfen und Ablegen von Rechnungen. Die Software leitet das entsprechende Dokument automatisch an den jeweiligen Bearbeiter weiter oder ordnet es von selbst in das entsprechende Verzeichnis ein. Erstellen und Bearbeiten der Prozesse erfolgen sehr anschaulich, Sie benötigen keine besonderen IT-Kenntnisse.

Zusammenarbeit mit Kollegen, externen Parteien und Anwendungen

Alfresco stellt verschiedene Tools für die Zusammenarbeit zwischen Kollegen zur Verfügung. In Diskussionsforen, projektbezogenen Blogs und Wikis sammeln Sie Informationen und diskutieren diese. Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn Ihre Kollegen gemeinsame Dokumente bearbeiten und erkennen anhand der Versionskontrolle, was diese verändert haben. Auch externe Parteien wie Kunden, Lieferanten oder sonstige Geschäftspartner lassen sich über Alfresco in Arbeitsprozesse einbinden. Daneben arbeitet Alfresco mit einer Vielzahl gängiger Anwendungen zusammen. Dazu gehören Microsoft Office, Microsoft Outlook, Google Docs, aber auch SAP, Salesforce und AutoCAD.

Funktionen wie Kommentare, Teilen, Liken oder Markierung als Favorit sind an bekannte Features aus sozialen Netzwerken angelehnt.

Benutzerfreundlichkeit von Alfresco

Alfresco ist ein umfangreiches Programm, das sich gut an die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen anpassen lässt. Die Benutzeroberfläche ist leicht verständlich und lässt sich intuitiv bedienen. Funktionen, die Sie zum Beispiel aus sozialen Netzwerken kennen, erleichtern die Einarbeitung.

Das kostet Alfresco

Alfresco als kostenlose Community Edition eignet sich vor allem für Privatanwender. Firmen setzen besser auf die kostenpflichtige Version Alfresco One, die zusätzliche Features für Datenverschlüsselung und Programmverwaltung sowie Support und Wartung enthält. Sie lässt sich 14 Tage lang in der Online-Version testen oder für 30 Tage als Testversion mit Download. Anschließend entscheiden Sie sich für eine der drei Editionen:

  • Starter Edition
  • Business Edition
  • Enterprise Edition

Die einzelnen Pakete unterscheiden sich unter anderen hinsichtlich der Anzahl möglicher Nutzer.

Außer als On-Premises-Variante bietet Alfresco das Programm auch als Software as a Service an. Alfresco in the Cloud läuft auf Amazon Web Service und ist als Business Edition und als Enterprise Edition erhältlich. Die Versionen unterscheiden sich bei der Anzahl der Nutzer und der Größe des Speicherplatzes. Preise erfahren Sie auf Nachfrage beim Hersteller.

Hilfsmöglichkeiten bei Alfresco

Der Support für die kostenlose Community Edition ist stark eingeschränkt. Allen Nutzern steht auf der Website des Herstellers eine englischsprachige Dokumentation der Software zur Verfügung. Darüber hinaus gibt es für das Open-Source-Projekt eine Entwickler-Community, die bei Problemen hilft.

Aktiven Support erhalten nur die Kunden, die eine kostenpflichtige Alfresco-Version nutzen. In diesem Fall haben Sie Zugriff auf das Support-Portal, auf dem Sie Lösungen für viele Probleme finden. Zudem kontaktieren Sie den Hersteller wahlweise direkt auf der Website, per E-Mail oder telefonisch. Es stehen zwei Support-Pakete zur Wahl:

  • Departmental Support: Hilfe innerhalb von vier Stunden innerhalb der Geschäftszeiten
  • Enterprise Support: Hilfe innerhalb von zwei Stunden bei systemkritischen Fehlern, auch außerhalb der Geschäftszeiten

Alfresco Premier Services ist das Rundum-sorglos-Paket des Herstellers. Sie erhalten einen persönlichen Ansprechpartner für den Support, auf Wunsch auch vor Ort in Ihrem Unternehmen.

Zusammenfassung

Alfresco ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem, geht aber weit darüber hinaus. Es unterstützt Sie bei der Erstellung von Workflows und eignet sich gut dazu, zusammen mit Kollegen oder externen Partnern an einem Projekt zu arbeiten. Die kostenlose Community Edition eignet sich für technikaffine Privatanwender und kleine Firmen, während die kostenpflichtige Version Alfresco One neben zusätzlichen Funktionen auch einen Support beinhaltet.

Bewertungsquellen

Über Alfresco

Alfresco ist ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem mit starkem Fokus auf Workflow und Zusammenarbeit verschiedener Parteien. Produzent ist der gleichnamige Entwickler mit Sitz im bayerischen Herzogenaurach. Mittlerweile ist Alfresco in rund 200 Ländern vertreten.

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