Fazit der Redaktion
ecoDMS ist ein plattformübergreifendes Dokumentenmanagementsystem, das Dokumente erfasst, automatisch klassifiziert und revisionssicher archiviert. Dank Texterkennung und Volltextsuche verwalten Sie Ihre Unterlagen mit der Anwendung einfach und bequem. Der günstige Preis spricht auch Privatanwender an.
- Plattformübergreifend
- Auch für Privatanwender
- Sehr günstig
- Support kostenpflichtig
Was ist ecoDMS?
ecoDMS ist eine Dokumentenmanagementsoftware für verschiedene Betriebssysteme und Endgeräte, die Ihre Unterlagen digital und revisionssicher archiviert. Mit dem Vorlagen-Designer verschlagworten Sie Ihre Unterlagen automatisch, um sie einfach wiederzufinden und zu verwalten.
Für wen ist ecoDMS geeignet?
ecoDMS ist im Vergleich zu anderen Dokumentenmanagementanwendungen sehr günstig. Es eignet sich auch für Privatnutzer, die Rechnungen, Versicherungs- und Bankunterlagen digital ablegen. Der Hersteller empfiehlt die Software zudem für Unternehmen jeder Größe und Branche.
Welche Funktionen bietet ecoDMS?
Die Hauptfunktion der Software ist die revisionssichere Archivierung verschiedener Dateiformate. Dafür bietet ecoDMS verschiedene Möglichkeiten an:
- Scannen: Sie lesen das Dokument mit einem Scanner ein und archivieren es anschließend.
- Virtueller Druckertreiber: Mit dem PDF/A-Drucker haben Sie die Möglichkeit, Dokumente, die Sie mit einer anderen Software bearbeiten, direkt zu archivieren.
- Per Drag and Drop: Ziehen Sie die Dateien bequem in die Dokumentenmanagementsoftware.
- Plug-ins für Fremdsoftware: ecoDMS arbeitet direkt mit Outlook und Thunderbird sowie mit MS Office, OpenOffice und LibreOffice zusammen. Aus diesen Anwendungen archivieren Sie Ihre Dokumente direkt.
ecoDMS erfasst eine Vielzahl an Dateiformaten. Die Software indexiert alle lesbaren Dokumente mithilfe der Texterkennungssoftware Tesseract, sodass später eine Volltextsuche möglich ist. Anschließend klassifizieren Sie die Dateien nach bestimmen Merkmalen und legen sie im entsprechenden Ordner ab. Dies erledigen Sie per Hand oder Sie nutzen den automatischen Vorlagen-Designer.
ecoDMS sichert Ihre Dokumente in einem zentralen Archiv. Um auf sie zuzugreifen, suchen Sie die gewünschte Rechnung oder den Lieferschein per Volltextsuche oder mithilfe der Schlagworte, mit denen Sie die Dokumente klassifiziert haben. Dies ist aus jeder beliebigen Anwendung heraus möglich, wenn Sie den Suchbegriff markieren und eine ausgewählte Tastenkombination drücken. Falls gewünscht, greifen sie über den Web-Client oder die Mobile Apps für iOS und Android von unterwegs auf Ihre Dateien zu.
Benutzerfreundlichkeit von ecoDMS
ecoDMS ist plattformunabhängig und läuft auf fast allen gängigen Betriebssystemen, als Web-Client in den bekannten Webbrowsern und als App für iOS oder Android auf Smartphone und Tablet. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich gestaltet. Dank Funktionen wie Drag and Drop für die Archivierung lässt sich die Anwendung intuitiv bedienen. Ein Beispiel dafür ist das Side Panel des Programms. Ist es aktiviert, ziehen Sie das gewünschte Dokument auf eine der darin aufgeführten Klassifizierungsvorlagen, wo die Software es automatisch zuordnet und archiviert.
Das kostet ecoDMS
Sie haben die Möglichkeit, eine Demoversion der Software mit fast allen Funktionen 30 Tage lang unverbindlich zu testen. Für Privatnutzer steht außerdem die kostenfreie Programmversion Free4Three mit beschränktem Funktionsumfang zur Verfügung.
Eine Lizenz für die Vollversion der Software kostet einmalig rund 89 Euro (inklusive Mehrwertsteuer, Stand: Version 16.09 (eleanor)). Eine monatliche oder jährliche Gebühr berechnet ecoDMS nicht. Dafür erhalten Sie die aktuelle Version der Anwendung sowie Software-Updates. Kosten fallen erst an, wenn Sie ein neues Major-Release der Software erwerben. Die Lizenz ist nicht personalisiert; sie bezieht sich darauf, wie viele Personen gleichzeitig auf die Software zugreifen. Sollen beispielsweise fünf Personen gleichzeitig mit ecoDMS arbeiten, benötigen Sie fünf Lizenzen.
Der Hersteller wirbt mit der Lebenslange-Lizenzpreis-Garantie (LLG). Erwerben Sie ohne Unterbrechung jedes Major-Release, kostet Sie dies jeweils nur den Preis, den Sie beim ersten Lizenzkauf bezahlt haben. Für Firmen mit mindestens 10 Lizenzen bietet der Hersteller mit ecoDMS One ein besonderes Lizenzmodell an. Gegen eine jährliche Gebühr erhalten Sie alle Updates und Major-Releases, vergünstigten Support sowie Zugriff auf die ecoDMS-Schnittstelle.
Der Hersteller bietet weitere Anwendungen an, die das ecoDMS-Archiv ergänzen. Dazu gehören ecoMAILZ für die E-Mail-Archivierung, ecoDMS API zum Anschließen von Drittsystemen und das Backup-System ecoSAM.
Hilfsmöglichkeiten bei ecoDMS
Um sich in das Dokumentenmanagementsystem einzuarbeiten, nutzen Sie Handbücher, Schulungsvideos und eine umfassende Wissensdatenbank auf der Website des Herstellers. Zusätzlich bietet ecoDMS Webinare zu bestimmten Themen an. Den Support erreichen Sie werktags von 9 bis 17:00 Uhr. Ihnen stehen dafür zwei Wege offen:
- Support-Paket erwerben: Im Rahmen des Support-Pakets steht Ihnen eine kostenfreie Hotline, Hilfe per E-Mail und per Fernwartung zur Verfügung.
- Eine kostenpflichtige Support-Hotline, wenn Sie kein Support-Paket erwerben.
Die Website bietet zwar viele Hilfestellungen an, der persönliche Support ist jedoch kostenpflichtig.
Zusammenfassung
ecoDMS ist ein günstiges, umfassendes Archivierungsprogramm, das plattformübergreifend läuft. Der günstige Preis relativiert sich durch den kostenpflichtigen Support. Auf der Website finden Sie zwar viel Hilfematerial, mit dem Sie viele Probleme eigenständig lösen, doch im Fall der Fälle zahlen Sie für fachmännische Hilfe.
