ecoDMS

Dokumentenmanagement (DMS) Software

Testfazit: Meine Erfahrungen mit ecoDMS

gut

1,7

Test

10/2021

ecoDMS ist eine effiziente und gut designte Software für die Archivierung Ihrer Dokumente. Während der Umfang und der Grundpreis sehr zufriedenstellend sind, ist der kostenpflichtige Support ein kleiner Wermutstropfen.

Julia Warnstaedt

trusted-Expertin für Website & E-Commerce

Vorteile

Auch für private Nutzung verfügbar
Günstiger Grundtarif
Client, Mobil- und Web-App verfügbar
Viele Konfigurations-Optionen
Gut funktionierende Texterkennung

Nachteile

Kostenpflichtiger Support
Vorschau nicht für alle Dokumente

Was ist ecoDMS?

ecoDMS ist eine Dokumentenmanagement-Software made in Germany. Sie nutzen ecoDMS als Archivsystem, in dem Sie die Ordnerstruktur, Klassifizierung und weitere Sortierungsparameter selbst festlegen. Sie bedienen die Archivierung On-premises im ecoDMS Client, mobil und per Web-App. Das DMS ist als Kaufversion und in einer funktionsbeschränkten kostenlosen Version für Privatanwender:innen verfügbar. Das Tool ist sowohl DSGVO- als auch GoBD-konform.

Unterstützte Plattformen	Web-App iOS Android Windows (Client) MacOS (Client)
Geeignet für	Freelancer/Selbstständige Kleinstunternehmen Kleine Unternehmen Mittelständische Unternehmen Große Unternehmen
Kostenlose Testphase	Ja
Support	E-Mail-Support Telefon-Support FAQ-Bereich Video-Tutorials Kostenlose Webinare

ecoDMS Alternativen

enaio

Amagno

Doxis Intelligent Content Automation

DocuWare

Screenshots

ecoDMS Tarife

Überblick
Tarif	ecoDMS	ecoDMS ONE
Preis	89,00 €	297,50 €
Zahlung	Einmalig	monatlich
Angebot
Kostenlose Testphase	Ja	Ja
Deutsch	Ja	Ja
Englisch	Ja	Ja

ecoDMS Video

Für wen ist ecoDMS geeignet?

Da Sie die Ordnerstrukturen, Klassifizierungsparameter, Icons und viel mehr selbst anpassen können, eignet sich ecoDMS für jede Branche. Lizenzen sind nicht personengebunden und können von mehreren Personen genutzt werden, solange diese nicht parallel im ecoDMS Archiv arbeiten. Damit ist das Tool für große wie kleine Unternehmen geeignet. Mit dem Tarif “Free4Three” (oder auch “Community Edition”) nutzen bis zu 3 Privatpersonen die Software in eingeschränkter Form dauerhaft kostenlos.

Mit dem Tarif “Free4Three” nutzen Sie ecoDMS in eingeschränkter Form als Privatperson kostenlos

Quelle: ecodms.de

ecoDMS Test

Gesamt

85/100

Import

71/100

Ablage & Archivierung

88/100

Kollaboration

89/100

Export

75/100

Vertrag & Kosten

85/100

Usability

93/100

Sicherheit & Datenschutz

94/100

Service & Support

82/100

ecoDMS ist ein multifunktionales und gelungenes Archivsystem. Mit Features wie der sehr gut funktionierenden OCR-Erkennung, der Scan- und E-Mail-Archivierung sowie den individuellen Konfigurationsmöglichkeiten können Sie alles genau so ablegen, wie es Ihnen Ihr persönlicher Workflow vorgibt. Dabei werden die Dokumente revisionssicher im GoBD-konformen System gespeichert. Das erfordert etwas Onboarding-Zeit und Übung, ist aber auch für absolute Anfänger:innen zu bewältigen. Somit lässt das ecoDMS-Archiv nahezu keine Wünsche offen. Im Bezug auf das Preis-Leistungsverhältnis ist lediglich schade, dass Sie für einen persönlichen Support-Service die entsprechenden Pakete im Prepaid-Stil zahlen müssen. Das gleicht sich mit den günstigen Kosten für die Nutzerlizenzen jedoch wieder aus.

Auch für private Nutzung verfügbar
Günstiger Grundtarif
Client, Mobil- und Web-App verfügbar
Viele Konfigurations-Optionen
Gut funktionierende Texterkennung

Kostenpflichtiger Support
Vorschau nicht für alle Dokumente

Julia Warnstaedt

Content Creator von trusted

Funktionen & Features

ecoDMS im trusted-Test

Quelle: ecodms.de

Welche Funktionen bietet ecoDMS?

ecoDMS ist ein Archivsystem, das alle wichtigen Grundfunktionen in sich vereint. So enthält das Tool Features wie die Klassifizierung Ihrer Medien mit individuellen Metadaten, die Ablage in eigene Ordnerstrukturen und die automatische Volltexterkennung. Zudem sind Kollaborations-Features wie Notizen oder Sharing-Links enthalten. Die Software unterstützt Importe per Scan, Drag-and-drop oder E-Mail-Archivierung. Nett: Sie können die Software an vielen Stellen selbst konfigurieren und sogar Teile des Looks anpassen.

Wenn Sie möchten, lässt sich ecoDMS optisch verändern. So hinterlegen Sie eigene Hintergrundbilder für Ihre Dokumentenübersicht oder passen die Farbe des Interfaces an. So lässt sich das Tool bei Bedarf auf die eigene CI angleichen.

Passen Sie Hintergrund, Farbgebung und mehr an Ihre Vorstellungen an

Screenshot: trusted.de

Quelle: ecodms.de

Import

71/100

ecoDMS hat für Sie unterschiedliche Importfunktionen im Angebot. Dazu gehören übliche Wege wie Scans oder Drag-and-drop, aber auch ein virtueller Druckertreiber und Plug-ins für Fremdsoftware wie OpenOffice oder Thunderbird.

Die Hauptansicht von ecoDMS

Screenshot: trusted.de

Quelle: ecodms.de

Importieren Sie via Scan, E-Mail und Drag-and-drop

Mit ecoDMS importieren Sie Ihre bereits digitalisierten Dokumente wahlweise über den entsprechenden Button im Interface oder via Drag-and-drop. Erhalten Sie Rechnungen, Bewerbungsschreiben oder dergleichen per E-Mail, lassen sich die entsprechenden Anhänge ebenfalls direkt in Ihr Tool importieren.

Importieren Sie über den Explorer, Drag-and-drop oder E-Mail

Screenshot: trusted.de

Quelle: ecodms.de

Haben Sie einen PDF- beziehungsweise TIFF-fähigen Scanner, nutzen Sie diesen für einen direkten Import in ecoDMS. Die Scans werden in die Inbox verschoben, wo Sie diese Ihren Ordnern zuteilen. Die Ordner sowie die entsprechenden Unterordner erstellen Sie unkompliziert mit einem einfachen Rechtsklick oder in den Einstellungen. In Sachen Ordner gibt es noch weitere Optionen, doch dazu gleich mehr.

Legen Sie eigene Ordnerstrukturen an

Screenshot: trusted.de

Quelle: ecodms.de

Texterkennung mit der OCR-Funktion “Tesseract”

ecoDMS bietet Ihnen “Tesseract”, die integrierte OCR-Texterkennung. Mit dieser liest die Software die Inhalte Ihrer Dokumente im Hintergrund automatisch aus und macht diese so für Ihre Volltextsuche verfügbar. Mit der Suche finden Sie nicht nur die passenden Dateien, sondern auch die betreffenden Textstellen. Ein Auto-Indexing wie bei DocuWare gibt es hingegen nicht.

Finden Sie Dokumente dank der nützlichen Suchfunktionen schneller wieder

Screenshot: trusted.de

Quelle: ecodms.de

Generieren Sie Dokumente mit dem virtuellen Drucker

Mit dem virtuellen PDF/A-Drucker lassen sich Dateien aus unterschiedlichen druckfähigen Programmen direkt in ecoDMS exportieren. Das können beispielsweise Grafikprogramme, Buchhaltungssoftware, Webanwendungen und dergleichen sein. So werden zusätzliche Ausdrucke oder Exporte in weitere Programme größtenteils überflüssig.

Ablage & Archivierung

88/100

ecoDMS bietet Ihnen für Ihr Archiv unterschiedliche Tools wie die individuelle Ordnerstruktur, die Änderungshistorie oder den Vorlagen-Designer. Für mehr Übersicht in Ihrem Dokumentenarchiv nutzen Sie die Software entweder in der Kachel- oder in der Tabellenansicht.

Nutzen Sie die Kachel- oder die Tabellenansicht

Screenshot: trusted.de

Quelle: ecodms.de

Dokumenten Up- und Downloads in individuellen Ordnern

ecoDMS lässt Sie wie Amagno und enaio individuell Ihre eigenen Ordnerstrukturen mit Hauptordnern sowie Unterordnern anlegen. Damit passen Sie die Ablage exakt auf Ihren Workflow an. Eine Besonderheit sind die Clipboards, mit denen Sie bereits archivierte Dateien beispielsweise für Präsentationen oder ein einzelnes Projekt ohne Dopplungen oder Verschiebungen in einer virtuellen Mappe zusammenfassen.

Erstellen Sie mit Clipboards individuelle Mappen, ohne Dokumente zu duplizieren

Screenshot: trusted.de

Quelle: ecodms.de

Übersicht behalten mit der automatischen Änderungshistorie

Sie finden zu jedem Dokument in Ihrem ecoDMS-Archiv einen Abschnitt mit der Bezeichnung “Aktivitäten”. Dieser dient Ihnen als Änderungshistorie und ermöglicht Ihnen, Anpassungen an Ihren Bildern, Schriftstücken und mehr detailliert nachzuverfolgen.

Mehr Übersicht mit den Aktivitäten

Screenshot: trusted.de

Quelle: ecodms.de

Schnellere Klassifizierungen mit dem Vorlagen-Designer

Wenn Sie oft die gleiche Art von Dokumenten klassifizieren, also mit Metadaten versehen und ablegen, dann lohnen sich für Sie die Vorlagen. Diese können Sie individuell anlegen und dann per Tastenkürzel beim Einlesen der Medien verwenden. Als zusätzlichen Service spuckt Ihnen ecoDMS zusätzlich einen passenden Barcode zur Vorlage aus. Dieser wird beim Scannen erkannt und dient der Auto-Klassifizierung und -Ablage.

Beschleunigen Sie Ihren Ablage-Prozess mit Vorlagen und Barcodes

Screenshot: trusted.de

Quelle: ecodms.de

Kollaboration

89/100

Zu den Kollaborations-Tools der Software gehören praktische Werkzeuge wie die Klassifizierungs-Vorschau, Notizen oder die individuellen Rollen- und Berechtigungen für Ihr Team.

Nutzen Sie die Dokumentenvorschau

Wenn Sie ein PDF-Dokument bearbeiten, sehen Sie den Inhalt in der Vorschau. Diese ist zum einen in der Import-Funktion verbaut, damit Sie Details aus dem Dokument für Ihre Klassifizierung verwenden können. Zum anderen finden Sie die Vorschau für mehr Überblick in der Hauptansicht.

Nutzen Sie die Vorschau, um Daten für die Klassifizierung auszulesen

Screenshot: trusted.de

Quelle: ecodms.de

Filesharing via Download-Link

Mit dem Download-Link stellen Sie Externen Ihre Dokumente aus dem Archiv zur Verfügung, ohne, dass die entsprechenden Personen eine eigene ecoDMS-Instanz benötigen. Außerdem müssen Sie so die restlichen Inhalte in Ihrem Dokumentenarchiv nicht offenlegen. Der Download selbst ist mit einem Passwort geschützt.

Teilen Sie schnell und effektiv Dokumente per Link an interne und externe Stellen

Screenshot: trusted.de

Quelle: ecodms.de

Verwenden Sie digitale Haftnotizen

Ein sehr nützliches Kollaborationstool ist die Notizfunktion der Software. Mit dieser hängen Sie dem jeweiligen Dokument eine digitale Haftnotiz an, mit der Sie Besonderheiten, Kommentare, Feedback und mehr an Ihre Teammitglieder kommunizieren. Beachten Sie, dass Notizen auf einzelnen Seiten gespeichert werden, anstatt untereinander zu stehen.

Hinterlegen Sie für Ihre Teammitglieder wichtige Anmerkungen per Notiz

Screenshot: trusted.de

Quelle: ecodms.de

Benutzer- und Gruppenverwaltung

Um Ihre Dateien vor unberechtigten Zugriffen oder Löschungen zu schützen, definieren Sie selbst Rollen und deren Berechtigungen im System. Auch legen Sie individuelle Nutzer:innen mit Passwort an, um nur befugten Personen Zugriff auf Ihr ecoDMS-System zu erlauben.

Verteilen Sie individuelle Rollen und Berechtigungen

Screenshot: trusted.de

Quelle: ecodms.de

Export

75/100

Sollten Sie Ihre Daten lokal auf einem System benötigen oder für Kolleg:innen verfügbar machen wollen, bietet Ihnen ecoDMS folgende Export-Möglichkeiten:

Als E-Mail-Anhang
In Ihre Office-Programme
Als PDF
Als Download-Link
Als interner Link

Exportieren Sie schnell Ihre Dateien über unterschiedliche Wege

Screenshot: trusted.de

Quelle: ecodms.de

Weitere Informationen zu den Features und Funktionen finden Sie in der trusted-Tarifübersicht zu ecoDMS.

Vertrag & Kosten

85/100

Was kostet ecoDMS?

Der aktuelle Release “burns” (Ver. 21.06) kostet Sie pro Lizenz einmalig 89€ inklusive Mehrwertsteuer. Wie viele Lizenzen Sie benötigen berechnen Sie pro gleichzeitiger Verbindung. Sollen drei Mitarbeiter:innen gleichzeitig mit ecoDMS arbeiten, benötigen Sie dementsprechend auch drei Lizenzen. Zudem erhalten Sie die Software als Teil eines Pakets in ecoDMS ONE für 250€ netto oder Sie verwenden das Tool als “Free4Three”-Variante mit bis zu drei Privatpersonen kostenlos.

Usability

93/100

Wie benutzerfreundlich ist ecoDMS?

Die Benutzeroberfläche von ecoDMS ist übersichtlich gestaltet und gut zu bedienen. Sie werden eventuell ein kleines Weilchen benötigen, bis Sie alle Funktionen des Tools problemlos in den Menüs wiederfinden, das ist aber machbar. Mit den einfachen Import- wie Export-Funktionen via Scan, PDF/A-Drucker und E-Mail steuert sich das DMS angenehm flott. Schade ist lediglich, dass Sie für persönlichen Support draufzahlen.

Längeres Onboarding, das sich lohnt

ecoDMS ist ein äußerst solides Archiv-System, mit dem Sie individuell und einfach Ihre Dokumente ablegen. Allerdings beherbergt das Interface hier und da ein paar Menüs und Knöpfe, die Sie vielleicht zu Anfangs nicht ganz verstehen. Daher kann das Onboarding etwas länger dauern als bei beispielsweise Amazon WorkDocs. Hilfe bieten Ihnen eine Reihe an Tutorial-Videos sowie die umfangreichen Handbücher.

Der Anbieter stellt Ihnen umfangreiche Handbücher zur Verfügung

Quelle: ecodms.de

Gutes Preis-Leistungsverhältnis beim Grundtarif

Insgesamt bietet das Tool mit all seinen Features zur Archivierung und den Plug-ins eine große Funktionsauswahl zum kleinen Preis. Grund ist der einmalige Kauf. Einmal bezahlt, können Sie das DMS so lange nutzen wie Sie wollen. Bei der Bewertung des Gesamtpreises müssen Sie die Kosten für den persönlichen Support und die API-Connects berücksichtigen, sollten Sie diese in Anspruch nehmen wollen.

Weitere Informationen zum Thema DMS finden Sie im großen Test von trusted.de.

Sicherheit & Datenschutz

94/100

Wie sicher ist ecoDMS?

ecoDMS wird auf deutschen Servern gehostet und ist DSGVO-konform. Die Übertragung Ihrer Daten erfolgt via SSL-Verschlüsselung. Zusätzlich entspricht die Archivierung Ihrer Dokumente mit ecoDMS den Vorgaben der GoBD und ist revisionssicher.

Service & Support

82/100

Welchen Kundenservice bietet ecoDMS?

Auf der Seite des Anbieters finden Sie umfangreiche Handbücher und die Wissensdatenbank. Weitere Hilfe erhalten Sie über Video-Tutorials. Zudem können Sie Fehler per Ticket-Service an den Anbieter melden. Falls Sie persönlichen Kontakt über E-Mail, Telefon oder Fernwartung benötigen, müssen Sie ein kostenpflichtiges Support-Paket erwerben. Dieses kostet je nach Menge an Support-Einheiten inklusive Mehrwertsteuer zwischen 25,50€ und 990€.

Kostenpflichtiger persönlicher Support

Falls Sie über Telefon, E-Mail oder Fernwartung Kontakt mit dem Anbieter aufnehmen möchten, dann benötigen Sie ein kostenpflichtiges Support-Paket. Dieses enthält je nach Größe eine bestimmte Menge an Support-Einheiten à 15 Minuten. Das kleinste Paket “Quick Support” für 25,50€ enthält beispielsweise eine dieser 15 Minuten-Einheiten, der größte Tarif “Premium” für 990€ umfasst hingegen 50.

Persönlichen Support erkaufen Sie sich mit den entsprechenden Paketen nach dem Prepaid-Prinzip

Quelle: ecodms.de

Die Pakete werden Prepaid gekauft. Sollten Sie nicht innerhalb von 12 Monaten alle Support-Einheiten Ihres Pakets verbrauchen, verfallen diese.

Welche Schnittstellen hat ecoDMS?

ecoDMS bietet Ihnen Plug-ins für Microsoft Office, LibreOffice und OpenOffice. Zudem nutzen Sie bei Bedarf die Add-ons für Microsoft Outlook und Thunderbird. Zudem gibt es die LDAP- und Active Directory-Anschlüsse. Für die Nutzung der REST-API gilt ein eigenes Lizenzmodell. Sie benötigen sogenannte API-Connects, die Sie einmalig erwerben und dann zeitlich unbegrenzt für Ihr System nutzen. Der Preis für die Connects liegt je nach Up- und Downloadmenge zwischen 35 Cent und 41 Cent netto.

Was unterscheidet ecoDMS von anderen Tools?

Die Besonderheit an ecoDMS ist sein Lizenzmodell. Im Gegensatz zu mancher Konkurrenten-Software gibt es die Lizenzen von ecoDMS ausschließlich zum Kauf. Danach nutzen Sie die Software unbegrenzt lange. Major-Releases müssen Sie erneut erwerben.

Änderungshistorie

05.10.2021

ecoDMS im Test

ecoDMS wurde im Zuge des großen DMS-Tests von trusted.de getestet.

ecoDMS Bewertungsquellen

3.1

16 Bewertungen

16 Kunden bewerten ecoDMS auf trusted durchschnittlich mit 3.1 von 5 Punkten

16 Bewertungen auf trusted

Marvin Fettelschoß

1 Bewertung

23. Februar 2023

ECODMS ist soweit okay, funktioniert mit einigen Kinderkrankheiten (Nach 4 Jahren noch vorhanden)

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

ECODMS ohne Workflow zu nutzen ist okay, oftmals können Vorlagen gut erkannt werden

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

ECODMS Workflow ist eine Vollkatastrophe, ich weiß nicht wie man eine solch unausgereifte Software an einen Kunden ausliefern kann. Für kleinere Betriebe mit 10-20 Belegen im Monat okay. Für größere Unternehmen ist das Programm schlicht weg BETA Status! Langsame Nutzeroberfläche, ständige Fehler beim einlesen der Belege in den Workflow. Schlechte Suchmöglichkeiten im Workflow und damit schlechte Übersicht wo gerade welcher Belege unterwegs ist. Große Bugs kosten Stunden an Zeit die man mit Aufräumen verbringen muss. Von ECO DMS wird nur gesagt, dass man auf die neuste Version gehen muss... Gesagt getan... war nur eine Bugfix Version die die selben Probleme mit sich bringt!

Wofür verwenden Sie ecoDMS? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Ich bin mir nicht sicher ob wir EcoDMS nicht ablösen sollten

Melanie Sonnenberg

1 Bewertung

29. Dezember 2020

Sehr gute Software und tolles Team!

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

Die Einführung dieser Software war wider Erwarten total einfach und lässt kaum Wünsche offen.

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

Wir haben anfangs Probleme gehabt mit der Bedienung. Die Mitarbeiter aus der Kundenbetreuung konnten uns aber zügig helfen.

Wofür verwenden Sie ecoDMS? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Wir sind ein kleines Unternehmen und setzen zu viert ecoDMS ein. Dadurch konnten unsere Archivschränke zunächst verkleinert und dann tatsächlich abgeschafft werden. Zudem können wir untereinander die Lieferanten-Rechnungen sehr einfach freigeben und stempeln.

Sebastian Pertl

1 Bewertung

28. Dezember 2020

Endlich ein brauchbares System für meine Digitalen Unterlagen!

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

Besonders gut hat mir gleich zu Beginn die einfache, unkomplizierte Installation (via Docker) dank einer sehr guten Bedienungsanleitung gefallen. Das macht gleich Freude das neue System zu nutzen. Die Bedienung des Systems ist relativ einfach und intuitiv, so dass man sich auch ohne größere Umstände gleich an die Nutzung machen kann. Die Vorlagen sind mit Hilfe des Handbuches relativ schnell eingerichtet, den einen oder anderen Kniff (z.B. Regex) zeigt das Handbuch sehr schön auf. Lesenswert war auch die Differenzierung Ordnersystem / Dokumententyp um ein Gefühl für die Verwendung des Systems zu erhalten. Nachdem das System erst nur für die Firma erworben wurde, ist es mittlerweile auch um den privaten Datenbestand (der bisher im Dateisystem verwaltet wurde) erweitert worden. Durch das DMS wurde das digitale Ablegen der Unterlagen fast 100% automatisiert, was sehr viel ungeliebte Arbeit spart. Als nächstes steht die Erweiterung des Systems durch die externe Anbindung von NinoxDB an, da ich viele Private Dinge über dieses Datenbanksystem abwickle. (ich werde meine Erfahrungen dazu später ergänzen)

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

Es gäbe im Bereich der Konfiguration der Software - meines Erachtens - noch ein paar Möglichkeiten zur Verbessung / Optimierung der Software. Speziell ist mir hier die Zuweisung von Benutzerdefinierten Attributen zu Dokumententypen aufgefallen. Neue Attribute sind für alle Dokumententypen standardmäßig aktiviert und können nur über die Dokumententypen deaktiviert werden (d.h. ein Attribut, dass lediglich bei 1-2 Dokumententypen benötigt wird, muss bei allen anderen Dokumententypen einzeln deaktiviert werden).

Wofür verwenden Sie ecoDMS? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Firmenunterlagen und Private Dokumente

marc widmann

1 Bewertung

4. November 2020

Wir setzen seit 1 Jahr ecoDMS ein und sind Voll zufrieden !

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

Der Kosten & Nutzenfaktor ist super. Einfach zu bedienen und auf allen Betriebsystemen (Linux,Windows etc.) nutzbar. Wir nutzen es auf einer SynologyNAS im Docker Container. Die Einarbeitungszeit braucht etwas Zeit - dies ist aber bei jeder Software nötig und setzt voraus das der Anwender auch mal etwas Zeit Investiert. Aber auch hier ist das Team von ECODMS seiner Zeit voraus und stellt unzählige Videoanleitungen im Netz bereit. Das Supportteam ist sofort erreichbar. Einige Einträge hier in der Bewertungen hier kann ich nicht nachvollziehen. Wenn sich hier jemand Beschwert das man für Plugins und Support extra zahlen muss - dem sei gesagt das es kein anderes System am Markt gibt für diesen Preis. In vielen anderen Systemen müssen Sie mit Preisen jenseits von 1000 € rechnen - aber auch hier kommt ebenfalls der Support hinzu. Da bezahle ich die paar Taler für einen Support.

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

Bin noch am Suchen - habe aber nichts gefunden! Wünsche haben wir natürlich - aber das steht auf einem anderen Blatt.

Wofür verwenden Sie ecoDMS? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Wir setzen ECOdms sowie ECOmailz ein. Für uns war es wichtig, das die Einarbeitungszeit so gering wie möglich gehalten wird und der Weg zum Papierlosen Büro schnell umzusetzen war. Und dies ist uns innerhalb von 2 Wochen gelungen.

Jan Steinhardt

2 Bewertungen

13. Oktober 2020

EcoDMS ist ein sehr kostengünstiges und schlankes System - Genau das was man braucht.

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

Fangen wir mal beim Preis an. Andere Systeme kosten oft wesentlich mehr als EcoDMS. Das ist aber nicht alles, denn man kann EcoDMS auf vielen Systemen nutzen. Ob auf einem Windows Rechner (muss kein Server sein), unter Linux oder auf einem NAS-System (Synology oder QNAP) mit Docker. In der Firma nutzen wir EcoDMS One auf einem Windows Server, welches wir über die REST API mit unserem ERP SAP Business One gekoppelt haben. Privat nutze ich EcoDMS auf einem Synology NAS. Läuft echt gut.

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

Die Belegerkennung könnte etwas besser sein, aber für den Hausgebrauch völlig ausreichend.

Wofür verwenden Sie ecoDMS? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Wir nutzen es als zentralen Speicherort Eingangs- und Ausgangsbelege für unser ERP System. Durch Einführung von EcoDMS sparen wir viel Platz für Aktenordner, die dann auch noch 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssten. Wir überlegen gerade, ob wir die noch vorhandenen Papierakten auch noch scannen, damit wir wieder Platz im Lager haben.

ecoDMS Vergleich

ecoDMS vs. enaio

ecoDMS vs. DocuWare

ecoDMS vs. Amagno

ecoDMS vs. Amazon WorkDocs

Über ecoDMS

Das Softwareunternehmen ecoDMS GmbH sitzt in Aachen und besteht seit 2014. Die Idee für das Produkt ecoDMS entstand in einem Großkunden-Projekt, bei dem es um die digitale Posteingangsbearbeitung ging. Heute bietet der Entwickler neben “ecoDMS” weitere Lösungen an wie das automatisierte Mailarchiv “ecoMAILZ” oder die Workflow-Chat-Kombi “ecoWORKZ”.