Zu den Kollaborations-Tools der Software gehören praktische Werkzeuge wie die Klassifizierungs-Vorschau, Notizen oder die individuellen Rollen- und Berechtigungen für Ihr Team.
Nutzen Sie die Dokumentenvorschau
Wenn Sie ein PDF-Dokument bearbeiten, sehen Sie den Inhalt in der Vorschau. Diese ist zum einen in der Import-Funktion verbaut, damit Sie Details aus dem Dokument für Ihre Klassifizierung verwenden können. Zum anderen finden Sie die Vorschau für mehr Überblick in der Hauptansicht.
Nutzen Sie die Vorschau, um Daten für die Klassifizierung auszulesen
Screenshot: trusted.de
Quelle: ecodms.de
Filesharing via Download-Link
Mit dem Download-Link stellen Sie Externen Ihre Dokumente aus dem Archiv zur Verfügung, ohne, dass die entsprechenden Personen eine eigene ecoDMS-Instanz benötigen. Außerdem müssen Sie so die restlichen Inhalte in Ihrem Dokumentenarchiv nicht offenlegen. Der Download selbst ist mit einem Passwort geschützt.
Teilen Sie schnell und effektiv Dokumente per Link an interne und externe Stellen
Screenshot: trusted.de
Quelle: ecodms.de
Verwenden Sie digitale Haftnotizen
Ein sehr nützliches Kollaborationstool ist die Notizfunktion der Software. Mit dieser hängen Sie dem jeweiligen Dokument eine digitale Haftnotiz an, mit der Sie Besonderheiten, Kommentare, Feedback und mehr an Ihre Teammitglieder kommunizieren. Beachten Sie, dass Notizen auf einzelnen Seiten gespeichert werden, anstatt untereinander zu stehen.
Hinterlegen Sie für Ihre Teammitglieder wichtige Anmerkungen per Notiz
Screenshot: trusted.de
Quelle: ecodms.de
Benutzer- und Gruppenverwaltung
Um Ihre Dateien vor unberechtigten Zugriffen oder Löschungen zu schützen, definieren Sie selbst Rollen und deren Berechtigungen im System. Auch legen Sie individuelle Nutzer:innen mit Passwort an, um nur befugten Personen Zugriff auf Ihr ecoDMS-System zu erlauben.
Verteilen Sie individuelle Rollen und Berechtigungen
Screenshot: trusted.de
Quelle: ecodms.de
