ecoDMS im trusted-Test

Quelle: ecodms.de

Welche Funktionen bietet ecoDMS?

ecoDMS ist ein Archivsystem, das alle wichtigen Grundfunktionen in sich vereint. So enthält das Tool Features wie die Klassifizierung Ihrer Medien mit individuellen Metadaten, die Ablage in eigene Ordnerstrukturen und die automatische Volltexterkennung. Zudem sind Kollaborations-Features wie Notizen oder Sharing-Links enthalten. Die Software unterstützt Importe per Scan, Drag-and-drop oder E-Mail-Archivierung. Nett: Sie können die Software an vielen Stellen selbst konfigurieren und sogar Teile des Looks anpassen.

Wenn Sie möchten, lässt sich ecoDMS optisch verändern. So hinterlegen Sie eigene Hintergrundbilder für Ihre Dokumentenübersicht oder passen die Farbe des Interfaces an. So lässt sich das Tool bei Bedarf auf die eigene CI angleichen.

Passen Sie Hintergrund, Farbgebung und mehr an Ihre Vorstellungen an

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ecoDMS hat für Sie unterschiedliche Importfunktionen im Angebot. Dazu gehören übliche Wege wie Scans oder Drag-and-drop, aber auch ein virtueller Druckertreiber und Plug-ins für Fremdsoftware wie OpenOffice oder Thunderbird.

Die Hauptansicht von ecoDMS

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Importieren Sie via Scan, E-Mail und Drag-and-drop

Mit ecoDMS importieren Sie Ihre bereits digitalisierten Dokumente wahlweise über den entsprechenden Button im Interface oder via Drag-and-drop. Erhalten Sie Rechnungen, Bewerbungsschreiben oder dergleichen per E-Mail, lassen sich die entsprechenden Anhänge ebenfalls direkt in Ihr Tool importieren.

Importieren Sie über den Explorer, Drag-and-drop oder E-Mail

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Haben Sie einen PDF- beziehungsweise TIFF-fähigen Scanner, nutzen Sie diesen für einen direkten Import in ecoDMS. Die Scans werden in die Inbox verschoben, wo Sie diese Ihren Ordnern zuteilen. Die Ordner sowie die entsprechenden Unterordner erstellen Sie unkompliziert mit einem einfachen Rechtsklick oder in den Einstellungen. In Sachen Ordner gibt es noch weitere Optionen, doch dazu gleich mehr.

Legen Sie eigene Ordnerstrukturen an

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Texterkennung mit der OCR-Funktion “Tesseract”

ecoDMS bietet Ihnen “Tesseract”, die integrierte OCR-Texterkennung. Mit dieser liest die Software die Inhalte Ihrer Dokumente im Hintergrund automatisch aus und macht diese so für Ihre Volltextsuche verfügbar. Mit der Suche finden Sie nicht nur die passenden Dateien, sondern auch die betreffenden Textstellen. Ein Auto-Indexing wie bei DocuWare gibt es hingegen nicht.

Finden Sie Dokumente dank der nützlichen Suchfunktionen schneller wieder

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Generieren Sie Dokumente mit dem virtuellen Drucker

Mit dem virtuellen PDF/A-Drucker lassen sich Dateien aus unterschiedlichen druckfähigen Programmen direkt in ecoDMS exportieren. Das können beispielsweise Grafikprogramme, Buchhaltungssoftware, Webanwendungen und dergleichen sein. So werden zusätzliche Ausdrucke oder Exporte in weitere Programme größtenteils überflüssig.

ecoDMS bietet Ihnen für Ihr Archiv unterschiedliche Tools wie die individuelle Ordnerstruktur, die Änderungshistorie oder den Vorlagen-Designer. Für mehr Übersicht in Ihrem Dokumentenarchiv nutzen Sie die Software entweder in der Kachel- oder in der Tabellenansicht.

Nutzen Sie die Kachel- oder die Tabellenansicht

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Dokumenten Up- und Downloads in individuellen Ordnern

ecoDMS lässt Sie wie Amagno und enaio individuell Ihre eigenen Ordnerstrukturen mit Hauptordnern sowie Unterordnern anlegen. Damit passen Sie die Ablage exakt auf Ihren Workflow an. Eine Besonderheit sind die Clipboards, mit denen Sie bereits archivierte Dateien beispielsweise für Präsentationen oder ein einzelnes Projekt ohne Dopplungen oder Verschiebungen in einer virtuellen Mappe zusammenfassen.

Erstellen Sie mit Clipboards individuelle Mappen, ohne Dokumente zu duplizieren

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Übersicht behalten mit der automatischen Änderungshistorie

Sie finden zu jedem Dokument in Ihrem ecoDMS-Archiv einen Abschnitt mit der Bezeichnung “Aktivitäten”. Dieser dient Ihnen als Änderungshistorie und ermöglicht Ihnen, Anpassungen an Ihren Bildern, Schriftstücken und mehr detailliert nachzuverfolgen.

Mehr Übersicht mit den Aktivitäten

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Schnellere Klassifizierungen mit dem Vorlagen-Designer

Wenn Sie oft die gleiche Art von Dokumenten klassifizieren, also mit Metadaten versehen und ablegen, dann lohnen sich für Sie die Vorlagen. Diese können Sie individuell anlegen und dann per Tastenkürzel beim Einlesen der Medien verwenden. Als zusätzlichen Service spuckt Ihnen ecoDMS zusätzlich einen passenden Barcode zur Vorlage aus. Dieser wird beim Scannen erkannt und dient der Auto-Klassifizierung und -Ablage.

Beschleunigen Sie Ihren Ablage-Prozess mit Vorlagen und Barcodes

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Zu den Kollaborations-Tools der Software gehören praktische Werkzeuge wie die Klassifizierungs-Vorschau, Notizen oder die individuellen Rollen- und Berechtigungen für Ihr Team.

Nutzen Sie die Dokumentenvorschau

Wenn Sie ein PDF-Dokument bearbeiten, sehen Sie den Inhalt in der Vorschau. Diese ist zum einen in der Import-Funktion verbaut, damit Sie Details aus dem Dokument für Ihre Klassifizierung verwenden können. Zum anderen finden Sie die Vorschau für mehr Überblick in der Hauptansicht.

Nutzen Sie die Vorschau, um Daten für die Klassifizierung auszulesen

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Filesharing via Download-Link

Mit dem Download-Link stellen Sie Externen Ihre Dokumente aus dem Archiv zur Verfügung, ohne, dass die entsprechenden Personen eine eigene ecoDMS-Instanz benötigen. Außerdem müssen Sie so die restlichen Inhalte in Ihrem Dokumentenarchiv nicht offenlegen. Der Download selbst ist mit einem Passwort geschützt.

Teilen Sie schnell und effektiv Dokumente per Link an interne und externe Stellen

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Verwenden Sie digitale Haftnotizen

Ein sehr nützliches Kollaborationstool ist die Notizfunktion der Software. Mit dieser hängen Sie dem jeweiligen Dokument eine digitale Haftnotiz an, mit der Sie Besonderheiten, Kommentare, Feedback und mehr an Ihre Teammitglieder kommunizieren. Beachten Sie, dass Notizen auf einzelnen Seiten gespeichert werden, anstatt untereinander zu stehen.

Hinterlegen Sie für Ihre Teammitglieder wichtige Anmerkungen per Notiz

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Benutzer- und Gruppenverwaltung

Um Ihre Dateien vor unberechtigten Zugriffen oder Löschungen zu schützen, definieren Sie selbst Rollen und deren Berechtigungen im System. Auch legen Sie individuelle Nutzer:innen mit Passwort an, um nur befugten Personen Zugriff auf Ihr ecoDMS-System zu erlauben.

Verteilen Sie individuelle Rollen und Berechtigungen

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Sollten Sie Ihre Daten lokal auf einem System benötigen oder für Kolleg:innen verfügbar machen wollen, bietet Ihnen ecoDMS folgende Export-Möglichkeiten:

• Als E-Mail-Anhang
• In Ihre Office-Programme
• Als PDF
• Als Download-Link
• Als interner Link

Exportieren Sie schnell Ihre Dateien über unterschiedliche Wege

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Weitere Informationen zu den Features und Funktionen finden Sie in der trusted-Tarifübersicht zu ecoDMS.

Was kostet ecoDMS?

Der aktuelle Release “burns” (Ver. 21.06) kostet Sie pro Lizenz einmalig 89€ inklusive Mehrwertsteuer. Wie viele Lizenzen Sie benötigen berechnen Sie pro gleichzeitiger Verbindung. Sollen drei Mitarbeiter:innen gleichzeitig mit ecoDMS arbeiten, benötigen Sie dementsprechend auch drei Lizenzen. Zudem erhalten Sie die Software als Teil eines Pakets in ecoDMS ONE für 250€ netto oder Sie verwenden das Tool als “Free4Three”-Variante mit bis zu drei Privatpersonen kostenlos.

Wie benutzerfreundlich ist ecoDMS?

Die Benutzeroberfläche von ecoDMS ist übersichtlich gestaltet und gut zu bedienen. Sie werden eventuell ein kleines Weilchen benötigen, bis Sie alle Funktionen des Tools problemlos in den Menüs wiederfinden, das ist aber machbar. Mit den einfachen Import- wie Export-Funktionen via Scan, PDF/A-Drucker und E-Mail steuert sich das DMS angenehm flott. Schade ist lediglich, dass Sie für persönlichen Support draufzahlen.

Längeres Onboarding, das sich lohnt

ecoDMS ist ein äußerst solides Archiv-System, mit dem Sie individuell und einfach Ihre Dokumente ablegen. Allerdings beherbergt das Interface hier und da ein paar Menüs und Knöpfe, die Sie vielleicht zu Anfangs nicht ganz verstehen. Daher kann das Onboarding etwas länger dauern als bei beispielsweise Amazon WorkDocs. Hilfe bieten Ihnen eine Reihe an Tutorial-Videos sowie die umfangreichen Handbücher.

Der Anbieter stellt Ihnen umfangreiche Handbücher zur Verfügung

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Gutes Preis-Leistungsverhältnis beim Grundtarif

Insgesamt bietet das Tool mit all seinen Features zur Archivierung und den Plug-ins eine große Funktionsauswahl zum kleinen Preis. Grund ist der einmalige Kauf. Einmal bezahlt, können Sie das DMS so lange nutzen wie Sie wollen. Bei der Bewertung des Gesamtpreises müssen Sie die Kosten für den persönlichen Support und die API-Connects berücksichtigen, sollten Sie diese in Anspruch nehmen wollen.

Weitere Informationen zum Thema DMS finden Sie im großen Test von trusted.de.

Wie sicher ist ecoDMS?

ecoDMS wird auf deutschen Servern gehostet und ist DSGVO-konform. Die Übertragung Ihrer Daten erfolgt via SSL-Verschlüsselung. Zusätzlich entspricht die Archivierung Ihrer Dokumente mit ecoDMS den Vorgaben der GoBD und ist revisionssicher.

Welchen Kundenservice bietet ecoDMS?

Auf der Seite des Anbieters finden Sie umfangreiche Handbücher und die Wissensdatenbank. Weitere Hilfe erhalten Sie über Video-Tutorials. Zudem können Sie Fehler per Ticket-Service an den Anbieter melden. Falls Sie persönlichen Kontakt über E-Mail, Telefon oder Fernwartung benötigen, müssen Sie ein kostenpflichtiges Support-Paket erwerben. Dieses kostet je nach Menge an Support-Einheiten inklusive Mehrwertsteuer zwischen 25,50€ und 990€.

Kostenpflichtiger persönlicher Support

Falls Sie über Telefon, E-Mail oder Fernwartung Kontakt mit dem Anbieter aufnehmen möchten, dann benötigen Sie ein kostenpflichtiges Support-Paket. Dieses enthält je nach Größe eine bestimmte Menge an Support-Einheiten à 15 Minuten. Das kleinste Paket “Quick Support” für 25,50€ enthält beispielsweise eine dieser 15 Minuten-Einheiten, der größte Tarif “Premium” für 990€ umfasst hingegen 50.

Persönlichen Support erkaufen Sie sich mit den entsprechenden Paketen nach dem Prepaid-Prinzip

Quelle: ecodms.de

Die Pakete werden Prepaid gekauft. Sollten Sie nicht innerhalb von 12 Monaten alle Support-Einheiten Ihres Pakets verbrauchen, verfallen diese.