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ecoDMS

Dokumentenmanagement

3.1
(15)

Fazit der Redaktion

ecoDMS ist ein plattformübergreifendes Dokumentenmanagementsystem, das Dokumente erfasst, automatisch klassifiziert und revisionssicher archiviert. Dank Texterkennung und Volltextsuche verwalten Sie Ihre Unterlagen mit der Anwendung einfach und bequem. Der günstige Preis spricht auch Privatanwender an.

  • Plattformübergreifend
  • Auch für Privatanwender
  • Sehr günstig
  • Support kostenpflichtig
Maren Strauß
Redakteurin von trusted
ecoDMS
3.1

Was ist ecoDMS?

ecoDMS ist eine Dokumentenmanagementsoftware für verschiedene Betriebssysteme und Endgeräte, die Ihre Unterlagen digital und revisionssicher archiviert. Mit dem Vorlagen-Designer verschlagworten Sie Ihre Unterlagen automatisch, um sie einfach wiederzufinden und zu verwalten.

Für wen ist ecoDMS geeignet?

ecoDMS ist im Vergleich zu anderen Dokumentenmanagementanwendungen sehr günstig. Es eignet sich auch für Privatnutzer, die Rechnungen, Versicherungs- und Bankunterlagen digital ablegen. Der Hersteller empfiehlt die Software zudem für Unternehmen jeder Größe und Branche.

Welche Funktionen bietet ecoDMS?

Die Hauptfunktion der Software ist die revisionssichere Archivierung verschiedener Dateiformate. Dafür bietet ecoDMS verschiedene Möglichkeiten an:

  • Scannen: Sie lesen das Dokument mit einem Scanner ein und archivieren es anschließend.
  • Virtueller Druckertreiber: Mit dem PDF/A-Drucker haben Sie die Möglichkeit, Dokumente, die Sie mit einer anderen Software bearbeiten, direkt zu archivieren.
  • Per Drag and Drop: Ziehen Sie die Dateien bequem in die Dokumentenmanagementsoftware.
  • Plug-ins für Fremdsoftware: ecoDMS arbeitet direkt mit Outlook und Thunderbird sowie mit MS Office, OpenOffice und LibreOffice zusammen. Aus diesen Anwendungen archivieren Sie Ihre Dokumente direkt.
Über das MS-Office-Plugin archivieren Sie Dokumente direkt während des Bearbeitens
Über das MS-Office-Plugin archivieren Sie Dokumente direkt während des Bearbeitens
Screenshot: ecodms.de

ecoDMS erfasst eine Vielzahl an Dateiformaten. Die Software indexiert alle lesbaren Dokumente mithilfe der Texterkennungssoftware Tesseract, sodass später eine Volltextsuche möglich ist. Anschließend klassifizieren Sie die Dateien nach bestimmen Merkmalen und legen sie im entsprechenden Ordner ab. Dies erledigen Sie per Hand oder Sie nutzen den automatischen Vorlagen-Designer.

Im zentralen ecoDMS Archiv lassen sich viele verschiedene Dateiformate speichern
Im zentralen ecoDMS Archiv lassen sich viele verschiedene Dateiformate speichern
Screenshot: ecodms.de

ecoDMS sichert Ihre Dokumente in einem zentralen Archiv. Um auf sie zuzugreifen, suchen Sie die gewünschte Rechnung oder den Lieferschein per Volltextsuche oder mithilfe der Schlagworte, mit denen Sie die Dokumente klassifiziert haben. Dies ist aus jeder beliebigen Anwendung heraus möglich, wenn Sie den Suchbegriff markieren und eine ausgewählte Tastenkombination drücken. Falls gewünscht, greifen sie über den Web-Client oder die Mobile Apps für iOS und Android von unterwegs auf Ihre Dateien zu.

Benutzerfreundlichkeit von ecoDMS

ecoDMS ist plattformunabhängig und läuft auf fast allen gängigen Betriebssystemen, als Web-Client in den bekannten Webbrowsern und als App für iOS oder Android auf Smartphone und Tablet. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich gestaltet. Dank Funktionen wie Drag and Drop für die Archivierung lässt sich die Anwendung intuitiv bedienen. Ein Beispiel dafür ist das Side Panel des Programms. Ist es aktiviert, ziehen Sie das gewünschte Dokument auf eine der darin aufgeführten Klassifizierungsvorlagen, wo die Software es automatisch zuordnet und archiviert.

Klassifizierungsvorlagen und benutzerdefinierte Ordner erleichtern Ihnen die Archivierung
Klassifizierungsvorlagen und benutzerdefinierte Ordner erleichtern Ihnen die Archivierung
Screenshot: ecodms.de

Das kostet ecoDMS

Sie haben die Möglichkeit, eine Demoversion der Software mit fast allen Funktionen 30 Tage lang unverbindlich zu testen. Für Privatnutzer steht außerdem die kostenfreie Programmversion Free4Three mit beschränktem Funktionsumfang zur Verfügung.

Eine Lizenz für die Vollversion der Software kostet einmalig rund 89 Euro (inklusive Mehrwertsteuer, Stand: Version 16.09 (eleanor)). Eine monatliche oder jährliche Gebühr berechnet ecoDMS nicht. Dafür erhalten Sie die aktuelle Version der Anwendung sowie Software-Updates. Kosten fallen erst an, wenn Sie ein neues Major-Release der Software erwerben. Die Lizenz ist nicht personalisiert; sie bezieht sich darauf, wie viele Personen gleichzeitig auf die Software zugreifen. Sollen beispielsweise fünf Personen gleichzeitig mit ecoDMS arbeiten, benötigen Sie fünf Lizenzen.

Der Hersteller wirbt mit der Lebenslange-Lizenzpreis-Garantie (LLG). Erwerben Sie ohne Unterbrechung jedes Major-Release, kostet Sie dies jeweils nur den Preis, den Sie beim ersten Lizenzkauf bezahlt haben. Für Firmen mit mindestens 10 Lizenzen bietet der Hersteller mit ecoDMS One ein besonderes Lizenzmodell an. Gegen eine jährliche Gebühr erhalten Sie alle Updates und Major-Releases, vergünstigten Support sowie Zugriff auf die ecoDMS-Schnittstelle.

Der Hersteller bietet weitere Anwendungen an, die das ecoDMS-Archiv ergänzen. Dazu gehören ecoMAILZ für die E-Mail-Archivierung, ecoDMS API zum Anschließen von Drittsystemen und das Backup-System ecoSAM.

Hilfsmöglichkeiten bei ecoDMS

Um sich in das Dokumentenmanagementsystem einzuarbeiten, nutzen Sie Handbücher, Schulungsvideos und eine umfassende Wissensdatenbank auf der Website des Herstellers. Zusätzlich bietet ecoDMS Webinare zu bestimmten Themen an. Den Support erreichen Sie werktags von 9 bis 17:00 Uhr. Ihnen stehen dafür zwei Wege offen:

  • Support-Paket erwerben: Im Rahmen des Support-Pakets steht Ihnen eine kostenfreie Hotline, Hilfe per E-Mail und per Fernwartung zur Verfügung.
  • Eine kostenpflichtige Support-Hotline, wenn Sie kein Support-Paket erwerben.

Die Website bietet zwar viele Hilfestellungen an, der persönliche Support ist jedoch kostenpflichtig.

Zusammenfassung

ecoDMS ist ein günstiges, umfassendes Archivierungsprogramm, das plattformübergreifend läuft. Der günstige Preis relativiert sich durch den kostenpflichtigen Support. Auf der Website finden Sie zwar viel Hilfematerial, mit dem Sie viele Probleme eigenständig lösen, doch im Fall der Fälle zahlen Sie für fachmännische Hilfe.

3.1
/5
15 Bewertungen
Hervorragend
Gut
Akzeptabel
Mangelhaft
Ungenügend
60% Weiterempfehlung
Melanie Sonnenberg
1 Bewertung
29. Dezember 2020

Sehr gute Software und tolles Team!

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

Die Einführung dieser Software war wider Erwarten total einfach und lässt kaum Wünsche offen.

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

Wir haben anfangs Probleme gehabt mit der Bedienung. Die Mitarbeiter aus der Kundenbetreuung konnten uns aber zügig helfen.

Wofür verwenden Sie ecoDMS? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Wir sind ein kleines Unternehmen und setzen zu viert ecoDMS ein. Dadurch konnten unsere Archivschränke zunächst verkleinert und dann tatsächlich abgeschafft werden. Zudem können wir untereinander die Lieferanten-Rechnungen sehr einfach freigeben und stempeln.

Sebastian Pertl
1 Bewertung
28. Dezember 2020

Endlich ein brauchbares System für meine Digitalen Unterlagen!

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

Besonders gut hat mir gleich zu Beginn die einfache, unkomplizierte Installation (via Docker) dank einer sehr guten Bedienungsanleitung gefallen. Das macht gleich Freude das neue System zu nutzen. Die Bedienung des Systems ist relativ einfach und intuitiv, so dass man sich auch ohne größere Umstände gleich an die Nutzung machen kann. Die Vorlagen sind mit Hilfe des Handbuches relativ schnell eingerichtet, den einen oder anderen Kniff (z.B. Regex) zeigt das Handbuch sehr schön auf. Lesenswert war auch die Differenzierung Ordnersystem / Dokumententyp um ein Gefühl für die Verwendung des Systems zu erhalten. Nachdem das System erst nur für die Firma erworben wurde, ist es mittlerweile auch um den privaten Datenbestand (der bisher im Dateisystem verwaltet wurde) erweitert worden. Durch das DMS wurde das digitale Ablegen der Unterlagen fast 100% automatisiert, was sehr viel ungeliebte Arbeit spart. Als nächstes steht die Erweiterung des Systems durch die externe Anbindung von NinoxDB an, da ich viele Private Dinge über dieses Datenbanksystem abwickle. (ich werde meine Erfahrungen dazu später ergänzen)

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

Es gäbe im Bereich der Konfiguration der Software - meines Erachtens - noch ein paar Möglichkeiten zur Verbessung / Optimierung der Software. Speziell ist mir hier die Zuweisung von Benutzerdefinierten Attributen zu Dokumententypen aufgefallen. Neue Attribute sind für alle Dokumententypen standardmäßig aktiviert und können nur über die Dokumententypen deaktiviert werden (d.h. ein Attribut, dass lediglich bei 1-2 Dokumententypen benötigt wird, muss bei allen anderen Dokumententypen einzeln deaktiviert werden).

Wofür verwenden Sie ecoDMS? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Firmenunterlagen und Private Dokumente

marc widmann
1 Bewertung
4. November 2020

Wir setzen seit 1 Jahr ecoDMS ein und sind Voll zufrieden !

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

Der Kosten & Nutzenfaktor ist super. Einfach zu bedienen und auf allen Betriebsystemen (Linux,Windows etc.) nutzbar. Wir nutzen es auf einer SynologyNAS im Docker Container. Die Einarbeitungszeit braucht etwas Zeit - dies ist aber bei jeder Software nötig und setzt voraus das der Anwender auch mal etwas Zeit Investiert. Aber auch hier ist das Team von ECODMS seiner Zeit voraus und stellt unzählige Videoanleitungen im Netz bereit. Das Supportteam ist sofort erreichbar. Einige Einträge hier in der Bewertungen hier kann ich nicht nachvollziehen. Wenn sich hier jemand Beschwert das man für Plugins und Support extra zahlen muss - dem sei gesagt das es kein anderes System am Markt gibt für diesen Preis. In vielen anderen Systemen müssen Sie mit Preisen jenseits von 1000 € rechnen - aber auch hier kommt ebenfalls der Support hinzu. Da bezahle ich die paar Taler für einen Support.

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

Bin noch am Suchen - habe aber nichts gefunden! Wünsche haben wir natürlich - aber das steht auf einem anderen Blatt.

Wofür verwenden Sie ecoDMS? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Wir setzen ECOdms sowie ECOmailz ein. Für uns war es wichtig, das die Einarbeitungszeit so gering wie möglich gehalten wird und der Weg zum Papierlosen Büro schnell umzusetzen war. Und dies ist uns innerhalb von 2 Wochen gelungen.

Jan Steinhardt
2 Bewertungen
13. Oktober 2020

EcoDMS ist ein sehr kostengünstiges und schlankes System - Genau das was man braucht.

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

Fangen wir mal beim Preis an. Andere Systeme kosten oft wesentlich mehr als EcoDMS. Das ist aber nicht alles, denn man kann EcoDMS auf vielen Systemen nutzen. Ob auf einem Windows Rechner (muss kein Server sein), unter Linux oder auf einem NAS-System (Synology oder QNAP) mit Docker. In der Firma nutzen wir EcoDMS One auf einem Windows Server, welches wir über die REST API mit unserem ERP SAP Business One gekoppelt haben. Privat nutze ich EcoDMS auf einem Synology NAS. Läuft echt gut.

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

Die Belegerkennung könnte etwas besser sein, aber für den Hausgebrauch völlig ausreichend.

Wofür verwenden Sie ecoDMS? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Wir nutzen es als zentralen Speicherort Eingangs- und Ausgangsbelege für unser ERP System. Durch Einführung von EcoDMS sparen wir viel Platz für Aktenordner, die dann auch noch 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssten. Wir überlegen gerade, ob wir die noch vorhandenen Papierakten auch noch scannen, damit wir wieder Platz im Lager haben.

Zeljko Dupelj
1 Bewertung
6. Oktober 2020

Sehr großer Funktionsumfang und sehr gutes Preis/Leistungsverhältnis. Läuft seit Jahre zuverlässig.

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

Ich arbeite schon seit über 10 Jahren im DMS-Bereich und kenne die meisten Lösungen am Markt. ecoDMS ist ein gutes Produkt mit Funktionen, die man selbst wesentlich bei teureren Produkten nicht inklusive hat. Habe das DMS selber im Einsatz und auch bei vielen Kunden. Wie jedes Produkt passt es nicht zu jeder Anforderung. Als Unternehmen sollte ich mir immer vorher Gedanken machen, was ich mit einer Lösung abbilden will und eine Software immer mit Softwarepflege kaufen. Jede andere Lösung (ERP, ECM, Serverbetriebssystem, etc.) wird auch mit Softwarepflege gekauft und installiert. Deshalb verstehe ich die Posts mit dem Support nicht. Ich kann bisher nichts nachteiliges sagen.

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

Keine gravierenden Nachteile. Das Rechtekonzept könnte für Unternehmen etwas umfangreicher sein.

Wofür verwenden Sie ecoDMS? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Als DMS und für den Rechnungseingang, sowie als Compliance-E-Mail-Archivierung.

Bewertungsquellen

Über ecoDMS

Die ecoDMS GmbH ist ein Unternehmen der international agierenden applord Holding Europe GmbH, zu der beispielsweise auch der Software-Dienstleister applord gehört. Mit ecoDMS platziert der Provider mittlerweile auch eine umfangreiche Dokumentenmanagement Lösung auf dem Markt.

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