Fazit der Redaktion
DocuWare ist ein Dokumentenmanagementsystem mit großem Funktionsumfang, das Sie nach der Einlernphase bei der Archivierung und Verwaltung wichtiger Geschäftsdokumente unterstützt. Automatisch ablaufende Prozesse nehmen Ihnen Arbeit ab, die Integration in bestehende IT-Systeme ist problemlos möglich. Mit mobilen Geräten greifen Sie auch von unterwegs auf das Archiv zu.
- Auch als Cloud-Service erhältlich
- Gesetzeskonforme Archivierung
- Einfache Integration
- Automatisierung wichtiger Vorgänge
- Preise nur auf Nachfrage
- Einarbeitung notwendig
Was ist DocuWare?
DocuWare ist ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem, das Unterlagen gesetzeskonform archiviert und jederzeit verfügbar macht. Das Tool passt sich flexibel den Prozessen in Ihrem Unternehmen an und ist mit den meisten anderen Programmen kompatibel – zum Beispiel mit Ihrer Buchhaltungssoftware.
Für wen ist DocuWare geeignet?
Die Software eignet sich für alle Unternehmen, die täglich mit vielen Dokumenten arbeiten: zum Beispiel Händler oder Dienstleister. Die Software ist vor allem für kaufmännische Abteilungen gedacht, um dort Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen zu archivieren. Doch auch andere Bereiche profitieren von den Workflow- und Projektmanagementfunktionen – die Personalabteilung ebenso wie der Einkauf, der Vertrieb und die Qualitätssicherung.
Welche Funktionen bietet DocuWare?
Mit DocuWare lassen sich Dokumente erfassen und archivieren und Sie können jederzeit auf sie zugreifen. Zahlreiche Extras sorgen dafür, dass sich die Software in die internen Prozesse einfügt und diese optimiert.
Erfassung von Dokumenten
DocuWare erfasst alle Arten von Dokumenten, also gescannte Unterlagen, E-Mails und Dateien. Sie ziehen die Dateien direkt aus dem Bearbeitungsprogramm in das DocuWare-Archiv, zum Beispiel aus einer Buchhaltungssoftware oder SAP. Anschließend liegen die Unterlagen zur Bearbeitung in digitalen Briefkörben. Nach ausgewählten Kriterien verschieben Sie sie in digitale Archive.
Sie verschieben die Dateien entweder manuell oder Sie nutzen den Intelligent Indexing Service von DocuWare, der die Dateien automatisch verschlagwortet und der richtigen Kategorie zuordnet.
Aufbewahrung
DocuWare legt die Unterlagen in einem zentralen Pool ab und archiviert sie dort gemäß Ihrer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Die Software bündelt zusammenhängende Dokumente, beispielsweise alle Unterlagen zu einem Verkaufsvorgang. Dabei ist es unerheblich, welche Dateiformate die einzelnen Dateien haben – sie werden alle zusammen erfasst. Berechtigte Mitarbeiter greifen jederzeit und von überall auf sie zu, auch per Smartphone oder Tablet. Außer Mitarbeiter können Sie auch Kunden und Lieferanten dazu berechtigen, ausgewählte Dateien einzusehen.
Suche
Mithilfe von Schlagworten durchsuchen Sie die archivierten und indexierten Dateien. Auch eine Volltextsuche steht Ihnen zur Verfügung. Da die Dateien gebündelt sind, zeigen die Suchergebnisse alle Unterlagen eines Geschäftsvorgangs an. Mit dem Viewer von DocuWare lassen sich diverse Dateiformate zur Ansicht öffnen, ohne dass dafür die Installation der entsprechenden Software erforderlich ist.
Benutzerfreundlichkeit von DocuWare
Für die Cloud-Version von DocuWare benötigen Sie lediglich eine Internetverbindung, um alle Funktionen des Programms zu nutzen.
DocuWare On-Premises wird in Ihr bestehendes IT-System integriert. Die Software lässt sich einfach an veränderte Bedingungen anpassen – oft sogar ohne die Hilfe eines IT-Experten. Die Bedienung ist leicht erlernbar, da sie sich in vielen Bereichen am Workflow des Arbeitsalltags orientiert, so zum Beispiel bei den digitalen Briefkörben.
Das kostet DocuWare
Sie testen die Cloud-Version von DocuWare 30 Tage lang kostenlos. Anschließend wählen Sie eines der drei folgenden Preispakete aus:
| Flex | 20 GB Speicherplatz | 4 Benutzer | Speicher und Benutzeranzahl erweiterbar | Flexibel, lässt sich an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen |
|---|---|---|---|---|
| Professional | 50 GB Speicherplatz | Benutzeranzahl unbegrenzt | Speicher erweiterbar | Für mittelständische Unternehmen empfohlen |
| Enterprise | 250 GB Speicherplatz | Benutzeranzahl unbegrenzt | Speicher erweiterbar | Für große Unternehmen empfohlen |
Die On-Premises-Version von DocuWare ist ein Lizenzierungsmodell, das sich an Ihren Bedürfnissen und Ihrem hauseigenen Serversystem orientiert. Sie erwerben Lizenzen für einzelne Server, eine bestimmte Anzahl von Benutzern und für zusätzliche Module. Als Basis dienen drei Server-Editionen:
- DocuWare Business: Für kleine Unternehmen mit einem Standort und einem Server, die nur begrenzten Speicherplatz und keine erweiterten Funktionen benötigen
- DocuWare Professional: Für mittelgroße Unternehmen, Speicherplatz unbegrenzt, Zusatzmodule wie Workflow Manager wählbar
- DocuWare Enterprise: Für große Unternehmen mit verzweigter Organisationsstruktur, unbegrenzter Speicherplatz, zahlreiche Zusatzfunktionen möglich
Preisinformationen zu beiden DocuWare-Varianten erhalten Sie auf Nachfrage beim Hersteller oder den Vertriebspartnern.
Hilfsmöglichkeiten bei DocuWare
Die Website enthält Infomaterial, eine umfangreiche Videothek, Webinare und Online-Trainings-Angebote, um das Programm und seine Funktionen kennenzulernen. Zusätzlich bietet DocuWare am Unternehmenssitz in Germering in der Nähe von München Workshops in der DocuWare Academy an. Bei Problemen mit der Software steht Ihnen ein Support-Forum zur Verfügung oder Sie kontaktieren direkt das Unternehmen.
Zusammenfassung
Das Dokumentenmanagementsystem DocuWare ist ein geeignetes Instrument, um digitale oder Papierdokumente langfristig und gesetzeskonform zu archivieren. Der Umgang mit der Software lässt sich leicht erlernen und bei Bedarf ist sie um weitere nützliche Funktionen wie einen Workflow Manager erweiterbar.
