Für einen ausgiebigen Praxistest hat sich trusted das fiktive mittelständische Unternehmen Müller Metall-Werkstatt GmbH ausgedacht. Um die Urlaubswünsche und sonstigen Abwesenheiten der circa 45 Angestellten außerhalb des Wandkalenders und Excel zu managen, soll nun ein Online-Urlaubsplaner eingeführt werden.

Urlaubsverwaltung von TimeTac

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Quelle: timetac.com

Wie einfach die Urlaubsplanung mit der TimeTac-Urlaubsverwaltung abläuft, für wen sich das Tool eignet und wie gut Sie die Software für Ihr Abwesenheitsmanagement nutzen können, hat trusted in diesem Artikel für Sie zusammengefasst.

Zwei Optionen für Abwesenheits-Anträge

Die TimeTac-Urlaubsverwaltung bietet zwei Möglichkeiten, wie Sie und Ihre Mitarbeiter:innen Abwesenheiten beantragen können; die Kalenderplanung und spezielle Antragsfelder für Urlaub, Krankheit oder Sonderurlaub. Beide Möglichkeiten führen Sie zu einem Antragsformular. Der Vorteil der Kalenderplanung ist, dass Sie das Startdatum mit nur einem Klick bestimmen und automatisch in das Antragsformular übertragen.

Anträge lassen sich über den Kalender und einzelne Felder stellen

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Das Formular ähnelt den Antragsformularen anderer Tools wie Factorial oder Clockodo. Im Gegensatz zu diesen Tools gefällt der trusted-Redaktion an TimeTac besonders, dass bereits im Antrag eine bilanzielle Ansicht des Urlaubskontingents erscheint. So hat Ihr Team den eigenen Urlaubsanspruch ständig im Blick.

Urlaubsübersicht im Antragsformular

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Planungen mit mehreren Kalendern im Blick behalten

Sie und Ihre Mitarbeiter:innen erhalten nicht nur im Antragsformular einen Überblick über beantragte Abwesenheiten. Im Jahreskalender sind Ihre persönlichen Abwesenheiten sowie Feiertage erkennbar. Der gesamte Bereich “Urlaubsplaner” der Software enthält die bilanzielle Übersicht über bereits genommene und noch verbleibende Urlaubstage.

Eigene Abwesenheiten sind im Jahreskalender dargestellt

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Der Abteilungskalender verrät Ihnen mehr über Urlaubstage und sonstige Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter:innen der gleichen Abteilung. Sowohl vergangene, aktuelle als auch zukünftige Abwesenheiten und Feiertage sind hier vermerkt. Ein weiterer Kalender ist der Teamkalender. Besonders praktisch ist dieses Kalender-Format, wenn Sie beispielsweise Projektteams im Unternehmen bilden.

Der Abteilungskalender enthält detaillierte Informationen

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Feiertage aus der Welt und Ihrer Region

Zu Beginn der Testphase sind in den TimeTac-Kalendern bereits Feiertage hinterlegt. Standardmäßig sind das die Feiertage von Österreich; aber auch andere nationale und regionale Feiertage sind standardmäßig in TimeTac enthalten. Die Funktion zum Wechseln der Feiertagskalender war im Test schnell gefunden und ist ein echter Gewinn für national und global agierende Unternehmen.

Stellen Sie Feiertage für Ihre Region ein

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Eine einfache Kalendersynchronisation mit Ihrem Online-Kalender

Damit Sie den Jahreskalender für Ihre persönlichen Abwesenheiten mit Ihrem eigenen Kalender synchronisieren können, generiert TimeTac einen Link. Mit dieser URL ist eine einfache Synchronisation mit E-Mail-Programmen wie Outlook, Yahoo oder Google möglich.

Verknüpfen Sie Ihren persönlichen Kalender mit einem Kalender Ihrer Wahl

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Die Jahres-, Abteilungs- und Teamkalender können Sie als Excel-, PDF oder CSV-Format exportieren. Schade ist allerdings, dass die Abwesenheiten der Mitarbeiter:innen nicht im Web-Kalender angezeigt werden. Das Feature dient damit eher der persönlichen Organisation, als der unternehmensweiten Verwaltung.

Abwesenheiten auch per App managen

Die App von TimeTac bietet Ihnen eine umfangreiche, aber dennoch übersichtliche Urlaubsverwaltung in mobiler Form. In der App sehen Sie aktuelle Abwesenheiten und empfangene Kurznachrichten. Daneben stellen Sie und Ihre Mitarbeiter:innen per App Anträge ganz unkompliziert auch von unterwegs. Auch Genehmigungen oder Ablehnungen nehmen Sie mit der App vor.

In der App können Sie Abwesenheiten unkompliziert managen

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Im App-Vergleich mit anderen Test-Kandidaten fällt auf, dass die mobile Lösung für die Urlaubsverwaltung keinen Dokumenten-Upload unterstützt. Damit ist es für Ihre Mitarbeiter:innen nicht möglich, beispielsweise Bescheinigungen für die Arbeitsunfähigkeit direkt von der Arztpraxis aus in die Software zu laden. Eine solche Funktion bietet beispielsweise die App der All-in-One HR-Software Factorial.

Fazit: Zwei Optionen für die Abwesenheitsplanung mit mobiler Ergänzung

In Sachen Antragswesen ist TimeTac mit dem Modul “Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung” sehr umfangreich ausgestattet. Damit bietet Ihnen die Software verschiedene Funktionen für die Urlaubsplanung; zwei Möglichkeiten zur Antragstellung, drei Kalender für eine bessere Übersichtlichkeit, globale bis regionale Feiertagskalender für unterschiedliche Standorte Ihrer Organisation und eine umfangreiche mobile App.

Die Urlaubsplanung wirkt zwar auf den ersten Blick unübersichtlich; während des Tests hat sich dieser Eindruck jedoch schnell relativiert. Gut gelungen ist die umfangreiche App, die einfach zu bedienen ist. Leider enthält sie keinen Dokumenten-Upload, was hier noch das i-Tüpfelchen gewesen wäre.

Die wichtigsten Funktionen für die Urlaubsplanung von TimeTac

• Anträge über den Kalender stellen: Die Kalenderplanung erspart Ihnen das manuelle Eintragen des Start-Zeitraums in der Antragstellung
• Spezielle Buttons für Abwesenheitsarten: Wählen Sie den Button, der zu Ihrem Abwesenheitsgrund passt
• Urlaube mit der App planen: Durch die mobile App stellen Sie ganz bequem Anträge, während Sie sehen, wer gerade abwesend ist
• Diverse Kalender: Ihr persönlicher Kalender ist nur für Sie da, alle anderen Abwesenheiten stehen im Abteilungskalender
• Alle Termine und Abwesenheiten in Ihrem Kalender: Synchronisieren Sie Ihren persönlichen Kalender unkompliziert mit Google, Outlook oder anderen
• Globale bis regionale Feiertage: Mit TimeTac berücksichtigen Sie Feiertage an jedem Ihrer Standorte, auch weltweit

Ortsunabhängig: Genehmigungen auch per App erteilen

Urlaubsanträge sind für Sie als Administrator:in in Ihrem persönlichen Dashboard oder in der Antragsverwaltung einsehbar. Über das Dashboard können Sie Genehmigungen oder Ablehnungen erteilen. In der zur Software gehörenden App sehen Sie offene Anträge direkt im Startbereich. Ob am Desktop oder mobil, eine Genehmigung oder Ablehnung von Urlaubsanträgen lässt sich in beiden Versionen unkompliziert vornehmen.

Offene Anträge sind unter anderem im Dashboard einsehbar

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Mitarbeiter:innen werden über Ihre Entscheidung benachrichtigt

Sobald ein Antrag auf Urlaub, Krankheit oder eine sonstige Abwesenheitsart genehmigt wurde, sendet TimeTac Ihren Mitarbeiter:innen eine Nachricht an ihre E-Mail-Adresse. Allerdings erfolgte vom System aus keine Benachrichtigung über neue Anträge, auch nicht per App. Hier sollte TimeTac nachbessern, denn gerade bei einer größeren Belegschaft werden Anträge sonst leicht übersehen.

E-Mail-Nachricht von TimeTac über genehmigten Urlaubsantrag

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Mehrere Zuständigkeiten für Abteilungen und Rollen festlegen

Mit der TimeTac-Urlaubsverwaltung können Sie Zuständigkeiten für “Urlaubsanträge” und “sonstige Abwesenheitsanträge” festlegen. Auf diese Weise ist es möglich, dass auch mehrere Personen für Anträge verantwortlich sind. Für die Einstellung von Zuständigkeiten hat die Redaktion ein paar Versuche, etwas Zeit und die Wissensdatenbank der Software benötigt. Erst so konnte im Test herausgefunden werden, dass die Auswahl des Zuständigen nur über einen Doppelklick funktioniert.

Eine oder mehrere Zuständigkeiten für Urlaube und sonstige Abwesenheitsarten festlegen

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Eine Vertretungsfunktion vermindert Überstunden nach dem Urlaub

TimeTac ermöglicht es, individuelle Vertretungen für Abwesenheitsanträge festzulegen, falls Sie selbst abwesend sind. Vertreter:innen lassen sich in TimeTac allerdings nur einstellen, wenn diese selbst die Rolle als Manager haben. Nach einer kurzen Recherche in der Wissensdatenbank hat die Vertreterfunktion im Test schließlich geklappt.

Vertretung für den Fall der eigenen Abwesenheit eintragen

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Zweistufige Genehmigungen nur mit Unterstützung möglich

Grundsätzlich können Sie zweistufige Genehmigungsprozesse in Gang setzen. In der Praxis ist diese Funktion standardmäßig deaktiviert und muss erst durch den TimeTac-Support freigeschaltet werden. Das ist nicht vollständig nachvollziehbar. In Tools wie Factorial funktioniert die Workflow-Konfiguration ganz unkompliziert; TimeTac zeigt in diesem Bereich Nachholbedarf.

Personalisierte Teams und Abteilungen festlegen

Gibt es in Ihrem Unternehmen mehrere Abteilungen und Teams, können diese in der Software abgebildet werden. Die Erstellung ist vergleichsweise einfach, doch auch hier zeigt das Tool Lücken. Um Teams erstellen zu können, müssen Sie diese Funktion in den Einstellungen zunächst aktivieren. Schwerfällig: Erst mit einem Systemneustart erscheint das neu gebildete Team auch im Kalender.

Teams in TimeTac erstellen, Teamleiter festlegen und Mitglieder zuweisen

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Fazit: Einfache Genehmigung

Genehmigungsprozesse sind in TimeTac ähnlich umfangreich wie das Antragswesen. Ausstehende Anträge sind am Desktop und über die App schnell eingesehen und bearbeitet. Allerdings ist es herausfordernd, Zuständigkeiten zu delegieren und Vertretungen festzulegen. Die Anleitungen in der Wissensdatenbank zu diesen Themen sind empfehlenswert und weitgehend hilfreich.

Schade ist, dass zweistufige Genehmigungen erst durch den Support aktiviert werden müssen, selbst in der Testphase. Das ist aber nur ein winziges Manko, denn grundsätzlich existiert die Funktion.

Die wichtigsten Features für den Genehmigungsprozess in TimeTac

• Anträge unterwegs und im Office genehmigen: Ob im Browser oder in der App, genehmigen Sie Anträge unkompliziert und standortunabhängig
• Mitarbeiter:innen sind sofort informiert: TimeTac benachrichtigt Ihre Mitarbeiter:innen über angenommene oder abgelehnte Urlaubsanträge
• Zuständigkeiten für Anträge festlegen: Die Entscheidung, Anträge anzunehmen, lässt sich auf mehrere Verantwortliche aufteilen
• Vertretungsfunktion bei eigener Abwesenheit: Wenn Sie selbst im Urlaub sind, übernimmt jemand anderes die anstehenden Anträge
• Zweistufige Genehmigung theoretisch möglich: Um einen zweistufigen Genehmigungsprozess zu erstellen, müssen Sie erst das Support-Team kontaktieren
• Teams und Abteilungen definieren: In TimeTac konzentrieren Sie sich nach Bedarf auf Abteilungen und oder Teams

Funktionen flexibel aktivieren oder deaktivieren

Die TimeTac-Urlaubsverwaltung bietet Ihnen diverse Gelegenheiten, die Software an Ihre Bedürfnisse anzupassen. In den allgemeinen Einstellungen lässt sich der Umfang des Tools durch schlichtes Aktivieren oder Deaktivieren der Funktionen erweitern. Dadurch aktivieren Sie beispielsweise die Teamverwaltung oder erlauben es Ihren Mitarbeiter:innen, selbstständig ihre Profilbilder zu ändern.

Allgemeine Systemeinstellungen in TimeTac

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Auch im Abwesenheitsbereich fügen Sie so bestimmte Funktionen hinzu, wie die Kommentarpflicht bei abgelehnten Anträgen oder ob Urlaubsanträge überhaupt freigegeben werden müssen. Zudem ist hier einstellbar, ab wie vielen Tagen eine Vertretung für die Genehmigung von Abwesenheitstagen notwendig ist.

Konfigurationen für Abwesenheiten in TimeTac

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Weitere Anpassungen können Sie für Benachrichtigungsoptionen, Passwort-Einstellungen und die Benutzung der App vornehmen.

Auch Abwesenheitsarten lassen sich aktivieren oder verbergen

Für Testzwecke wurden die Testdaten eines zweiten Test-Accounts von TimeTac gelöscht. Auf diese Weise konnte die Redaktion herausfinden, welche Abwesenheitsarten selbst nach Löschung der Testdaten verfügbar sind. Das sind unter anderem:

• Home-Office
• Urlaub
• Krankenstand
• Mutterschaftsurlaub
• Pflegeurlaub
• Schulung
• Elternzeit
• Sabbatical

Auch weitere Arten waren im Test erkennbar, und zwar die Geschäftsreise, das Bundesheer und der Siedlungsurlaub. Problematisch ist, dass die Software Aktualisierungen häufig erst nach einem manuellen Systemneustart anzeigt. Dadurch wirkt die Anwendung etwas schwerfällig.

Urlaubsplaner ohne Testdaten im zweiten Test-Account vor dem Systemneustart

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Individuelle Abwesenheitsarten mit großer Farbauswahl erstellen

Neben den bereits vielfältigen Abwesenheitsarten können Sie die Auswahl um personalisierte Optionen ergänzen. Dafür müssen Sie ein Formular ausfüllen und in der Seitenleiste weitere Einstellungen vornehmen. Für die farbliche Kennzeichnung stehen Ihnen 21 Farben zur Verfügung. Zudem fördern Sie die bessere Übersichtlichkeit im Kalender, indem Sie der neuen Abwesenheitsart ein eigenes Kürzel geben.

Neue Abwesenheitsart in TimeTac erstellen

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Abgesehen vom Urlaub ist jede der verfügbaren und selbsterstellten Abwesenheiten auch nachträglich veränderbar. Ähnlich wie in Clockodo müssen Sie für alle Ihre Mitarbeiter:innen individuelle Anpassungen vornehmen, was bei Unternehmen mit einer großen Belegschaft nicht zeiteffizient ist.

Ihr Betriebsurlaub ist schnell definiert

TimeTac bietet auch die Option, einen eigenen Betriebsurlaub zu erstellen. Dabei müssen Sie zunächst ein kurzes Formular ausfüllen, in dem es unter anderem wichtig ist, um welche Art von Abwesenheit es sich handelt.

Des Weiteren bestimmen Sie über eine Drop-down-Auswahl, welche Abteilung vom Betriebsurlaub betroffen sein soll. Das ist vor allem für Unternehmen im produzierenden Gewerbe interessant, wenn beispielsweise saisonale Gründe für einen Produktionsstopp sorgen und der Betriebsurlaub angeordnet werden muss.

Mit TimeTac legen Sie Ihren individuellen Betriebsurlaub fest

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Fazit: Für manche Einstellungen wird die Knowledge Base Ihr ständiger Begleiter

Die Urlaubsverwaltungs-Software TimeTac bietet Ihnen solide Möglichkeiten, wie Sie das Tool an Ihre persönlichen und betrieblichen Bedürfnisse anpassen. Manche Einstellungen gehen schnell und sind unkompliziert, während andere mehrere Anläufe benötigen, wie die Zuweisung von Zuständigkeiten im trusted-Test. Gerade ungeübte User benötigen eine längere Einarbeitungszeit und ein tieferes Verständnis von der Software. Dafür stellt die Wissensdatenbank eine gute Unterstützung dar.

Gerade an der Basis – nämlich der Stammdatenverwaltung – mangelt es TimeTac allerdings an Möglichkeiten. Eine digitale Personalakte und/oder die Möglichkeit für Mitarbeiter:innen, Stammdaten selbstständig zu pflegen, gibt es aktuell noch nicht.

Die wichtigsten Features für die Verwaltung und Konfiguration von TimeTac

• Flexibel Funktionen aktivieren: Fügen Sie nur die Optionen hinzu, die Sie im Alltag benötigen
• Abwesenheits-Auswahl: Bieten Sie Ihren Mitarbeiter:innen entweder vollständigen oder nur begrenzten Zugriff auf Abwesenheitsarten
• Personalisierte Abwesenheitsarten: Bleiben trotz der großen Auswahl noch Wünsche offen, fügen Sie diese mit einer großen Farbauswahl hinzu
• Abteilungsspezifischer Betriebsurlaub: Sie entscheiden, ob alle Abteilungen in den Betriebsurlaub gehen oder nur einzelne

Große Auswahl an Abwesenheits-Auswertungen

Der Auswertungsbereich von TimeTac bietet Ihnen eine große Auswahl an Auswertungen. Sie haben die Wahl, ob Sie einzelne Mitarbeiter:innen, Abteilungen oder die ganze Organisation auswerten möchten. Spezifische Zeiträume zeigt die Software ebenfalls an.

Urlaubsauswertung aller Abteilungen in TimeTac

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Als grafische Darstellungsform bietet TimeTac eine einfache Tabelle an. Im Bereich der Abteilungs-Auswertungen können Sie für eine strukturierte Ansicht “Pivot” wählen und ob Sie Zwischensummen jeder Abteilung einsehen möchten oder nicht. Ansprechendere Darstellungsformen wie Balken- oder Stapeldiagramme bietet das Tool nicht.

Exportmöglichkeiten für die weitere Datenverarbeitung

Um die für Sie interessanten Tabellen weiter verarbeiten zu können, stellt TimeTac die Formate PDF, XML, CSV oder Excel-Datei zur Verfügung. Mit Excel ist es beispielsweise möglich, die Pivot-Tabelle grafisch als Diagramm mit unterschiedlichen Darstellungsformen auszugeben. Während eine solche Art der Auswertung für kleine Unternehmen wie das im trusted-Testszenario ausreicht, haben größere Organisationen eher Schwierigkeiten, den Überblick zu behalten.

Fazit: TimeTac liefert nur die wichtigsten Kennzahlen

Der Auswertungsbereich gibt einen soliden Eindruck über das Verhalten Ihrer Mitarbeiter:innen und ganzer Abteilungen, wenn es um Abwesenheiten geht. Auf diese Weise ist schnell erkennbar, wer sein Urlaubskontingent regelmäßig ausreizt oder häufig Fehltage aufweist. Leider mangelt es an einer grafischen Darstellungsform, die mehr zu bieten hat, als die Tabellenansicht. Würde TimeTac hier noch nachziehen, wäre das eine gute Ergänzung. Ähnlich sieht es aus bei automatischen Benachrichtigungen und Notifications.

Die wichtigsten Features zum Auswerten der Urlaubsplanung von TimeTac

• Mitarbeiter- oder Abteilungsansicht: Gerade große Unternehmen profitieren von der Auswahl zwischen einzelnen Mitarbeiter:innen oder ganzen Abteilungen
• Allgemeine Urlaubsübersicht: Verschaffen Sie sich einen generellen Eindruck über die Urlaubskontingente und das Verhalten Ihrer Belegschaft
• Einzelne Tage oder Zeiträume: Lassen Sie sich Abwesenheiten auf den Tag, den Monat oder das Jahr genau in einer Übersicht anzeigen
• Exportmöglichkeiten zur Weiterverarbeitung: Nutzen Sie die Excel-Exportfunktion, um Ihre Daten grafisch darzustellen

Wie Sie mit TimeTac die manuelle Benutzerverwaltung vereinfachen

Die Software für die Urlaubsverwaltung bietet zur Synchronisation Schnittstellen mit Ihrem bestehenden SAP-System, der HR-Software Personio oder Microsoft Azure und das Active Directory von Windows. Auf diese Weise ist es möglich, bestehende und neue Mitarbeiter:innen automatisch in TimeTac aufzunehmen, ohne manuelle Benutzerprofile anzulegen.

Anbindungsmöglichkeiten zu Systemen für die Benutzerverwaltung

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Verbinden Sie TimeTac mit Ihrer Lohnbuchhaltungssoftware

Wenn Sie das Modul “Arbeitszeiterfassung” hinzugebucht haben, können Sie TimeTac mit Ihren verfügbaren Systemen für die Lohnbuchhaltung verbinden. Die Systeme DATEV Lodas und Lohn und Gehalt, sowie BMD Business Software und Sage DPW werden dabei unterstützt.

Anbindungsmöglichkeiten zu Systemen für die genaue Stundenabrechnung

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Noch mehr Auswahl für die Identitätsprüfung

Für die bequeme Anmeldung mit Single-Sign-On steht eine große Auswahl an Systemen zur Verfügung, in die TimeTac integriert werden kann. Neben dem Google Workspace, Okta und JumpCloud haben Sie die Wahl zwischen:

• Azure Identity Provider
• Active Directory SSO
• Auth0
• Ping Identity

Ohne den komfortablen Login müssen Sie bei jeder Systemanmeldung Benutzerdaten manuell eingeben. Die Einrichtung des Single-Sign-Ons bedarf mehrerer Schritte, sowohl beim SSO-Anbieter, als auch in TimeTac. Insgesamt ist die Einrichtung kompliziert.

Sandbox-Accounts zum Testen eigener Schnittstellen

Ist eines der integrationsfähigen Systeme nicht für Sie geeignet, können Sie TimeTac mit einem Ihrer bestehenden Systeme verknüpfen. Hier sollten Sie berücksichtigen, dass die Anleitung sowie weitere Details nur auf Englisch verfügbar sind.

Sandbox für das Testen eigener Schnittstellen

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Nettes Extra: Möchten Sie eigene Schnittstellen testen, stellt Ihnen das Support-Team des Anbieters eine Kopie Ihres TimeTac-Accounts zur Verfügung; die Sandbox. Damit sind Tests und Veränderungen möglich, ohne Ihre originären Datensätze zu beschädigen.

Fazit: TimeTac kennt keine “einfache” Synchronisation

TimeTac stellt zwar eine gute Auswahl an Schnittstellen zu diversen Anbietern für Anmeldungs-, Lohnbuchhaltungs- und Benutzerverwaltungs-Software zur Verfügung. Allerdings sind die Schritte, die für die Synchronisation notwendig sind, komplex gestaltet und dürften für wenig technisch versierte Anwender:innen zeitraubend sein. Immerhin enthält der Artikel der Knowledge-Base eine mehrstufige Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Zudem fehlte es im Test an zwei abgefragten Schnittstellen, nämlich zu MS Office 365 und zu Slack.

Welche Integrationen und Schnittstellen hat TimeTac?

• Automatische Benutzerverwaltung: Werden neue Benutzer angelegt, werden diese automatisch in TimeTac übertragen
• Vereinfachte Lohnbuchhaltung: Die Arbeitszeiterfassung erleichtert Ihre vorbereitende Lohnbuchhaltung mit Tools wie DATEV oder Sage
• Bequeme Identitätsprüfung: Diverse Systeme unterstützen die komfortable SSO-Anmeldung
• Eigene Schnittstelle für TimeTac: Verbinden Sie TimeTac mit Ihren eigenen Systemen

Drei weitere Module für verschiedene Bedürfnisse

TimeTac enthält weitere Software-Module, die die Software erst komplett machen. Diese Ergänzungen umfassen die Arbeitszeiterfassung, die Projektzeiterfassung sowie die Überprüfung Ihrer aktuellen gesundheitlichen Auflagen – ganz DSGVO-konform mit TimeTac-Health.

TimeTac bietet ein Produkt für die Erfassung von Arbeitszeiten

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Die Zeiterfassung für Arbeits- und Projektzeiten funktioniert ebenfalls per App. Benötigen Sie für Ihr Büro eine 3G-Kontrolle, lässt sich die 3G-Status-Prüfung auch ganz einfach mit der mobilen Software-Lösung durchführen. Dafür scannen Ihre Mitarbeiter:innen den QR-Code des Test-Zertifikats und können das Dokument in die App laden.

Projektzeiterfassung mit TimeTac

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Fazit: Nützliche Module lassen sich flexibel hinzubuchen

Neben Abwesenheitszeiten können mit TimeTac auch die Arbeitszeiten, Fehl- und Überstunden sowie Projektzeiten erfasst und der 3G-Status überprüft werden. Die Module von TimeTac lassen sich flexibel miteinander kombinieren oder einzeln nutzen. Sie verwenden also nur das, was Sie benötigen. Das Tool bietet damit einen ähnlichen Umfang wie Zeiterfassungssoftware Clockodo, allerdings ist TimeTac stärker auf die Abwesenheitsverwaltung und Reportings ausgerichtet.

Weitere Zusatzfeatures, wie z.B. die digitale Personalakte, Reisekostenabrechnung, Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Personaleinsatzplanung/Schichtplanung, fehlen aktuell noch.

Welche zusätzlichen Features und Module hat TimeTac?

• Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung, etc. per App: Die digitale Stempeluhr unterstützt Sie bei der Zeiterfassung und leitet sie für die Stundenabrechnung an Ihre Lohnbuchhaltungssoftware weiter
• Projekte planen und messen: Planen Sie Projekte, messen Sie die Projektzeit, weisen Sie Aufgaben Verantwortlichen zu und messen Sie die Ergebnisse für Ihre Kunden
• Keine Risiken eingehen: Mit der TimeTac App überprüfen Sie den 2G- oder 3G-Status Ihrer Kolleg:innen mit Self-Service

Was kostet TimeTac?

Die Urlaubsverwaltung von TimeTac kostet zwischen 20,30 € und 24,20 € pro Monat. Der Preis ist davon abhängig, ob Sie monatlich oder jährlich bezahlen möchten. Die Höhe der Basisgebühr hängt ebenfalls von einer monatlichen oder jährlichen Abrechnung ab. In der Urlaubsverwaltung sind 19 User integriert, für mehr Nutzer:innen müssen Sie ein individuelles Angebot anfordern. Sie können TimeTac für 30 Tage kostenlos testen.

Preisgestaltung der TimeTac-Module

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Wie benutzerfreundlich ist TimeTac?

Während des trusted-Tests hat TimeTac einige Punkte in der Benutzerfreundlichkeit eingebüßt. Zu Beginn wirkt die Benutzeroberfläche im Vergleich zu anderen Softwares dieser Kategorie zwar veraltet, aber aufgeräumt. Das ändert sich schnell mit der Aktivierung von Funktionen und dem Versuch, Mitarbeiter:innen, Abteilungen oder Teams zu verwalten. Die mobile App wirkt dagegen moderner, hier lässt es sich schnell und unkompliziert navigieren.

TimeTac erinnert an eine Buchhaltungssoftware von 2010

Im Rahmen des Vergleichs zeigt die Software eine eher unmoderne Web-Oberfläche. Schon die Bilanzen in der persönlichen Abwesenheitsübersicht oder die Auswertungen im starren Tabellen-Format bestätigen den Eindruck der Redaktion. Ob Ihnen das Design zusagt, finden Sie heraus, indem Sie das Tool gemeinsam mit mehreren Anwender:innen kostenlos testen.

Nur bedingt hilfreiche Hilfsangebote

Zu Beginn der Testphase wurden wir von einem virtuellen Assistenten durch das Tool geführt. Die Führung selbst erklärte die wichtigsten Funktionen und die Kalender. Um ein grundlegendes Verständnis über die Software zu erhalten, waren im Test trotzdem mehrere Blicke in die Knowledge-Base für Anleitungen und Tipps notwendig. Kurze Erklärungen mit Links zur Wissensdatenbank helfen bei Problemen. Neben der Wissensdatenbank stellt der Anbieter Ihnen noch Webinare sowie einen FAQ-Bereich mit Tipps zur Verfügung.

Wie sicher ist TimeTac?

Die Rechenzentren von TimeTac befinden sich in der EU, der Hauptstandort der Server ist in Deutschland. Das Hosting der ISO 27001 zertifizierten Server übernimmt die Firma Hetzner (Hetzner Cloud). Zusätzlich erhielt TimeTac eine Auszeichnung vom Cloud Ecosystem als “Certified Cloud” Anbieter. Tägliche Backups der Daten und die getrennte Speicherung sorgen für eine bessere IT-Sicherheit. Die Geräte werden ununterbrochen mit Strom versorgt und klimatisiert. Ihre Daten werden zudem über ein SSL-Zertifikat verschlüsselt.

Transparent und DSGVO-konform

Über die Art der erhobenen Daten und die Weise, wie TimeTac mit Ihren vertraulichen Informationen umgeht, ist der Anbieter sehr transparent. Sowohl auf der Webseite als auch bei direkten Nachfragen während des Tests erhielt die Redaktion umfangreiche Informationen. Zudem berücksichtigt TimeTac die aktuellen Datenschutzvorgaben und hat einen Datenschutzverantwortlichen ernannt.

Welchen Kundenservice bietet TimeTac?

Der E-Mail- und Telefon-Support ist bei Fragen während der System-Anwendung von Montag bis Donnerstag zwischen 09:00 Uhr und 17:00 Uhr und freitags bis 13:00 Uhr erreichbar. Außerhalb dieser Zeiten finden Sie Tipps und Anleitungen in den Webinaren, zu denen Sie sich anmelden können. Des Weiteren bietet TimeTac eine umfassende Wissensdatenbank, die Artikel mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen bei komplexeren Themen enthält. Eine Sammlung von Video-Tutorials wäre eine sinnhafte und empfehlenswerte Ergänzung.

So erreichen Sie den Support von TimeTac

Den Support erreichen Sie telefonisch mit Hotlines für Deutschland, Österreich und der Schweiz. Auch schriftlich ist das Support-Team erreichbar. Dafür gibt es auf der Webseite ein Kontaktformular, das Sie auch direkt in der Anwendung finden.

Informationsgehalt und Qualität des Supports von TimeTac

Für den Test wurde der Support mit spezifischen Fragen kontaktiert. Da die Anfrage der Redaktion außerhalb der Supportzeiten gestellt wurde, erfolgte die Antwort erst am späten Nachmittag des nächsten Werktags. Die gestellten Fragen wurden bis ins kleinste Detail beantwortet. Eine Info-Broschüre im Anhang der Antwortmail rundete die ausführliche Antwort ab.