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Kenjo Urlaubsverwaltung

Urlaubsplanung Software

4.3
(18)

Testfazit: Meine Erfahrungen mit Kenjo Urlaubsverwaltung

sehr gut
1,5
Test
01/2023

Während die modern gestaltete Webseite einen positiven ersten Eindruck der Software vermittelt, schwindet die anfängliche Freude schnell bei dem Versuch, Workflows zu erstellen. Komplexe Organisationen profitieren von dem hohen Individualisierungsgrad.

Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Vorteile
  • Hoher Individualisierungsgrad
  • Berechnet automatisch Resturlaub
  • Personalisierte Workflows
  • Benachrichtigungen per App
  • Einfache Genehmigung
Nachteile
  • Gewöhnungsbedürftige Usability
  • Komplexe Individualisierungen
  • Fehlende E-Mail-Benachrichtigungen
  • Keine Abwesenheitsarten vorhanden
  • Wenige Integrationen

Was ist Kenjo Urlaubsverwaltung?

Die Kenjo-Software ist ein komplexes Produkt im Bereich der HR-Software, das neben der Urlaubsverwaltung auch starke kommunikative Funktionen wie Digitale Meetingräume oder die Wertschätzungs-Funktion eine positive Feedbackkultur fördert. Mit vielen integrierten Funktionen lässt sich die Software auf die Bedürfnisse und HR-Prozesse in kleinen bis mittleren Unternehmen anpassen – von der Personalbeschaffung und dem Onboarding über die Personalverwaltung bis zum Offboarding.

Kostenlose Testphase
Ja
Support
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
Geeignet für
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Unterstützte Plattformen
Web-App
iOS
Android

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Tarif Starter Growth Connect
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Preis 4,50 € 7,20 €
Zahlung monatlich monatlich Preis auf Anfrage
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Kenjo Urlaubsverwaltung Video

Für wen ist Kenjo Urlaubsverwaltung geeignet?

Organisationen mit einer Personaldichte von 1 bis 500 Mitarbeiter:innen profitieren besonders von der HR-Software. Besonders dann, wenn sie nach einer preiswerten, aber ganzheitlichen Lösung zur Automatisierung ihrer Prozesse zur Personal- und Urlaubsverwaltung suchen. Mit seinen komplex aufgebauten Individualisierungsmöglichkeiten ist das HR-Tool eher für fortgeschrittene User geeignet, während sich für Anfänger die All-in-One-Lösung Factorial wohl eher eignet.

Kenjo Urlaubsverwaltung Test

Gesamt
88/100
Urlaub planen
75/100
Urlaub genehmigen
100/100
Verwalten & Konfigurieren
100/100
Auswerten
80/100
Integrationen & Schnittstellen
70/100
Zusätzliche Features
80/100
Vertrag & Kosten
80/100
Usability
79/100
Sicherheit & Datenschutz
94/100
Service & Support
87/100

Bei Kenjo handelt es sich um eine umfangreiche HR-Komplettlösung, deren Urlaubsverwaltung nur ein kleiner Teil des Funktionsumfangs ausmacht. Kenjo punktet im Bereich Urlaubsverwaltung mit hoher Individualisierbarkeit, sodass Sie die Software ideal auf Ihre persönlichen und eigenen Workflows anpassen können. Durch die mobile App und den einfachen Self-Service sind Urlaube und andere Abwesenheiten schnell beantragt und freigegeben – auch wenn das Tool in Sachen Benachrichtigungen manchmal ein wenig bockig ist und Anträge nicht richtig weiterleitet. Die Verwaltung von Abwesenheiten im zentralen Kalender ist relativ übersichtlich; den müssen Sie im System allerdings erstmal finden und aktivieren. Ganz allgemein spiegelt sich die hohe Komplexität der Software auch in der Usability wider, die etwas hakelig ausfallen kann. Dafür glänzt Kenjo mit seinem großen Funktionsumfang und den vielen Möglichkeiten, die Software anzupassen und zu erweitern. Mit eigenen Abwesenheitsarten, Titeln, Regeln und Richtlinien gestalten Sie Ihre Urlaubsverwaltung ganz individuell; bei Bedarf fügen Sie außerdem ein Dokumentenmanagement-System oder digitale Signaturen hinzu. Auch die Zeiterfassung gelingt mit Kenjo spielend leicht. Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist prinzipiell gut; allerdings hätte man dem Tool noch einige zusätzliche Schnittstellen spendieren können, um es besser in die bestehende IT-Landschaft einzubinden. Abschließendes Verdikt: Kleine Unternehmen mit wenig Zeit und Ressourcen werden mit Kenjo nur unter Umständen glücklich; mittlere bis große Organisationen profitieren dagegen besonders von der Flexibilität des Tools und dem All-in-One-Ansatz.

  • Hoher Individualisierungsgrad
  • Berechnet automatisch Resturlaub
  • Personalisierte Workflows
  • Benachrichtigungen per App
  • Einfache Genehmigung
  • Gewöhnungsbedürftige Usability
  • Komplexe Individualisierungen
  • Fehlende E-Mail-Benachrichtigungen
  • Keine Abwesenheitsarten vorhanden
  • Wenige Integrationen
Diana Meier
Content Creator von trusted
Test & Erfahrungsbericht

Für den trusted-Test der Kenjo-Urlaubsverwaltung wurde das fiktive Unternehmen Müller Metall-Werkstatt GmbH gegründet. Die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung soll nicht mehr über eine Excel-Tabelle und den Firmenkalender erfolgen. Stattdessen möchte das HR-Team eine geeignete Software einführen, die sich an die Bedürfnisse der Organisation anpassen lässt.

Software für das Abwesenheitsmanagement von Kenjo
Software für das Abwesenheitsmanagement von Kenjo
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

In diesem Testbericht erfahren Sie, wie gut sich Kenjo für die Abwesenheitsplanung bestimmter Zielgruppen eignet, inwiefern es sich an Ihre Bedürfnisse anpasst und welche Herausforderungen bei der Nutzung auf Sie warten.

Urlaub planen
75/100

Nur eine Möglichkeit Urlaube zu beantragen, dafür auch per App

Kenjo bietet genau eine Möglichkeit, Abwesenheiten zu planen bzw. zu beantragen; ein speziell dafür vorgesehenes Antragsformular. In den meisten Fällen reicht diese Option zwar aus, andere Tools für das Abwesenheitsmanagement bieten allerdings die zusätzliche Möglichkeit, im übersichtlichen Kalender zu planen. Dazu gehören etwa TimeTac oder absence.io.

Einzige Möglichkeit zur Beantragung einer Abwesenheit
Einzige Möglichkeit zur Beantragung einer Abwesenheit
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Auch mobil lassen sich Abwesenheiten beantragen. Mit der zugehörigen Kenjo-App haben Sie und Ihre Mitarbeiter:innen eine mobile Lösung für das Management von Abwesenheiten und das Zeitmanagement. Der Employee-Self-Service macht diese Option beispielsweise für Mitarbeiter:innen im Außendienst interessant.

Schade: Auswahlmöglichkeiten bezüglich der Abwesenheitsarten bei Antragstellung gibt es in der Kenjo-Software nicht. Für jede den Mitarbeiter:innen und Administrator:innen zugewiesene Art der Abwesenheit stellt das Tool einen eigenen Bereich zur Verfügung, im Test war das unter anderem der Bereich “Urlaub Vollzeitbeschäftigte”, eine selbst erstellte Abwesenheitsrichtlinie. Die Redaktion von trusted vermisste während des Tests die bequeme Dropdown-Auswahl der Alternative Factorial.

Automatische Resturlaubs-Berechnung bei Antragstellung

Obwohl der Anbieter nur eine Möglichkeit zur Beantragung einer Abwesenheit vorsieht, lässt sich der Urlaub mit Leichtigkeit beantragen. Hierfür ist, ähnlich wie in Factorial, lediglich ein kurzes Formular auszufüllen.

Formular zur Beantragung von Urlaub
Formular zur Beantragung von Urlaub
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Top: Die Kenjo-Urlaubsverwaltung berechnet restliche Urlaubsansprüche für Sie und Ihr Team automatisch. Warnungen – etwa bei Überschneidungen – gibt Kenjo allerdings nicht aus. Hier haben wiederum Tools wie Factorial die Nase vorn und ermöglichen eine übersichtlichere Planung.

Teamkalender im Listenformat

Die gewohnte Rasteransicht von Kalendern werden Sie in Kenjo nicht vorfinden. Stattdessen verhilft Ihnen eine Listenansicht, über aktuelle und geplante Urlaube oder Krankheitstage den Überblick zu behalten. Um die Ansicht von potenziellen Überschneidungen zu testen, hat die Redaktion von trusted nach Löschung der Testdaten diverse fiktive Mitarbeiterprofile angelegt und Urlaube geplant.

Listenansicht des gemeinsamen Team-Kalenders mit Testdaten in Kenjo
Listenansicht des gemeinsamen Team-Kalenders mit Testdaten in Kenjo
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Im gemeinsamen Kalender sind die Abwesenheiten der Mitarbeiter:innen, sowohl aus den Testdaten als auch selbst erstellte, übersichtlich in verschiedenen Farben dargestellt. Zur besseren Anschauung ist eine Legende vorhanden, die Urlaub, Krankheit und Home-Office enthält.

Team-Kalender mit fiktiven User-Daten
Team-Kalender mit fiktiven User-Daten
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Neben den Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter:innen zeigt Ihnen der Team-Kalender auch aktuelle Feiertage in Deutschland oder einer speziellen Region an, sobald Sie diese definiert haben. Haben Sie alle nötigen Einstellungen vorgenommen, besteht für Sie die Möglichkeit, den Team-Kalender mit Ihrem persönlichen Kalender zu synchronisieren. Im Test fiel auf, dass Feiertage nach der Synchronisation nicht im persönlichen Kalender angezeigt wurden.

Wichtig zu wissen: Der gemeinsame Urlaubskalender wird Ihnen in Kenjo nicht automatisch angezeigt. Um einen dauerhaften Einblick in die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter:innen zu erhalten, müssen Sie den Kalender in den Einstellungen erst aktivieren.

Tolles Feature: Ob Sie den allgemeinen Abwesenheitskalender oder lieber nur eine bestimmte Abwesenheitsart für die Synchronisation wählen, bleibt Ihnen überlassen. Im Gegensatz zu vergleichbaren Tools wie Factorial, stellt Kenjo alle erstellten Arten von Abwesenheiten zur Auswahl bereit.

Verfügbare Kalender zur Synchronisation
Verfügbare Kalender zur Synchronisation
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Fazit: Eine Antragsoption - viele Gestaltungsmöglichkeiten

Kenjo bietet nur eine Möglichkeit, Abwesenheiten zu beantragen: Das Formular. Dennoch enthält die Software einige praktische Funktionen, womit Ihnen das HR-Tool bei der Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung unter die Arme greifen kann. Etwa die App, die Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen ein mobiles Management von Abwesenheiten ermöglicht. Zudem bietet die HR-Plattform eine kleine Besonderheit, denn schon bei Antragstellung berechnet die Software restliche Urlaubstage. Vor Überschneidungen warnt es allerdings nicht.

Die Option für Auswahlmöglichkeiten bei der Synchronisation des Kalenders ist ebenfalls gut gelöst, allerdings zeigten sich während des Tests Mankos, die in anderen Tools besser gelungen sind. Auffallend ist die fehlende Übertragung von Feiertagen oder die Tatsache, dass ein gemeinsamer Kalender erst einsehbar ist, wenn dieser aktiviert wurde. Besonders schade ist die fehlende Auswahlmöglichkeit für verschiedene Abwesenheitsarten, da diese Funktion bei den Alternativen dieser Kategorie als besonders bequem empfunden wurde.

Die wichtigsten Funktionen für die Urlaubsplanung von Kenjo

  • Antragsformular mit Resturlaubs-Berechnung: Schon bei der Beantragung von Urlaub sehen Sie und Ihre Mitarbeiter:innen, welches Kontingent Ihnen noch zur Verfügung steht
  • Employee-Self-Service: Durch einen Mitarbeiterzugang per App oder als Browseranwendung bleiben Ihnen schriftliche Anfragen erspart
  • Gemeinsamer Kalender mit Filterfunktion: Der Kalender im Listenformat zeigt Ihnen Überschneidungen und Abwesenheiten an, die für Sie akut von Interesse sind
  • Sichtbare Überschneidungen: Anhand farblicher Markierungen erfassen Sie Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter:innen mit einem Blick
  • Einfache Synchronisation: Wählen Sie spezifische Abwesenheitsarten für eine individuelle Ansicht in Ihrem persönlichen Kalender aus
Urlaub genehmigen
100/100

Benachrichtigungen auf dem Smartphone statt per E-Mail

Beantragte Abwesenheiten können Sie als Administrator:in schnell im Abwesenheitsbereich von Kenjo einsehen und annehmen oder ablehnen. Während die Berichtsfunktion per E-Mail im Test nicht funktionierte, erfolgten Benachrichtigungen über das Smartphone nach gestellten Anträgen ohne Verzögerung. Mit der App können Sie oder andere Verantwortliche ebenfalls Genehmigungen oder Ablehnungen vornehmen.

Ausstehende Anfragen vom System aus genehmigen oder ablehnen
Ausstehende Anfragen vom System aus genehmigen oder ablehnen
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Starke Teamverwaltung, schwaches Workflow-Management

Die Kenjo-Software erlaubt es Ihnen, ganze Teams und sogar Abteilungen aus Ihrer Organisation abzubilden. Diese Funktion ist äußerst nützlich, da die Verantwortung zur Urlaubsverwaltung nicht mehr zentral bei Ihnen liegt. Stattdessen delegieren Sie Genehmigungsprozesse, Zuständigkeiten und sogar Vertretungen an die entsprechenden Verantwortlichen Ihres Unternehmens.

Die Software verfügt über eine Funktion zur Teamerstellung
Die Software verfügt über eine Funktion zur Teamerstellung
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Umständlich: Obwohl Kenjo viele Möglichkeiten in diesem Bereich bietet, sind Workflows und Genehmigungsprozesse komplex und wurden trotz vorgenommener Einstellungen im Praxistest nicht ordentlich ausgeführt. So erhielt die Redaktion keine E-Mail-Benachrichtigungen bei Urlaubsanträgen, die durch Teammitglieder gestellt wurden. Auch individuelle Vorgesetzte und Vertretungen wurden nicht informiert, trotz Aktivierung in den Einstellungen. Hier muss Kenjo nacharbeiten – oder Sie sich darauf einstellen, jedem Antrag umständlich “nachlaufen” zu müssen.

Einstellungen für den zweistufigen Genehmigungsprozess in Kenjo
Einstellungen für den zweistufigen Genehmigungsprozess in Kenjo
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Fazit: Simpler Genehmigungsprozess mit Lücken

In Kenjo genehmigen Sie Anträge für Urlaubs- und Krankheitstage ganz unkompliziert über das Smartphone oder über einen speziellen Bereich der Software. Allerdings kann es insbesondere für ungeübte User herausfordernd sein, individuelle Genehmigungsprozesse, Vertretungen und Vorgesetzte festzulegen oder gar Benachrichtigungen zu erhalten.

Die zugehörige App ist für Sie empfehlenswert, wenn Sie gerne über Anfragen oder Anträge informiert sind. Speziell bei einer großen Belegschaft ist es möglich, dass Urlaubsanträge wegen fehlenden Benachrichtigungen übersehen werden. Das ist ärgerlich.

Die wichtigsten Features für den Genehmigungsprozess in Kenjo

  • Genehmigungen überall vornehmen: Ob im Büro, Home-Office oder unterwegs, genehmigen Sie Anträge von dort aus, wo Sie sind.
  • Mobil informiert sein: Die Benachrichtigungsfunktion funktioniert mit der App reibungslos
  • Verwaltung Ihrer Organisation: Mit Kenjo bilden Sie Ihre Unternehmensstruktur von Teams über Abteilungen bis zu Büros nach
  • Ein- oder Mehrstufiger Genehmigungsprozess: Legen Sie fest, ob für die Anfragen von Individuen, Teams und Abteilungen einzelne oder mehrere Verantwortliche zuständig sein sollen.
  • Aufgaben bei Abwesenheiten delegieren: Mit der Vertretungsfunktion wissen Sie genau, wer sich im Fall einer Abwesenheiten um anstehende Aufgaben kümmert.
Verwalten & Konfigurieren
100/100

Die Verwaltung nimmt zeitliche Ressourcen in Anspruch

Die All-in-One HR-Software Kenjo bietet Ihnen bereits im Bereich der Abwesenheiten eine Fülle an individuellen Gestaltungsmöglichkeiten. Beispielsweise können Sie:

  • individuelle Abwesenheitsarten erstellen
  • Abwesenheits-Richtlinien festlegen
  • Genehmigende zuordnen
  • Vertretungen bestimmen
  • regionale Feiertage hinzufügen
  • bedarfsgerechte Betriebsurlaube einrichten

Sogar Workflows können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Bereich für Einstellungen und Aktivierung der Funktionen
Bereich für Einstellungen und Aktivierung der Funktionen
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Sie haben innerhalb der Einstellungen viele Möglichkeiten, individuelle Anpassungen vorzunehmen, etwa zu An- und Abwesenheiten oder zu Genehmigungsprozessen. Während des Tests ist der Redaktion aufgefallen, dass manche Konfigurationen leichter vorzunehmen sind als andere.

So müssen Sie für die Erstellung von Abwesenheitsarten diese zunächst erstellen und weitere Formulare ausfüllen sowie Regelungen für die geltende Richtlinie festlegen. Im Gegensatz dazu ist die Definition von Genehmigungsprozessen einfacher gestaltet.

Definieren Sie zweistufige Genehmigungsprozesse selbst
Definieren Sie zweistufige Genehmigungsprozesse selbst
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Unauffällig: Damit Sie beispielsweise Lehrlingen ein entsprechendes Urlaubskontingent zuordnen können, müssen Sie dies über ein anderes Feld vornehmen, welches nicht in den Einstellungen zu finden ist. Erst in der Abwesenheitsübersicht nach Betätigung eines Schiebereglers waren weitere Anpassungen und die Zuordnung möglich. Insgesamt ist die Verwaltung bzw. Konfiguration sehr komplex aufgebaut und für Laien nur bedingt geeignet.

Erst mit Betätigung des Schiebereglers entdecken Sie weitere Optionen für Angestellte
Erst mit Betätigung des Schiebereglers entdecken Sie weitere Optionen für Angestellte
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Individuelle Abwesenheiten und Feiertage

Zu Beginn der Testphase standen drei Abwesenheitsarten zur Auswahl bereit: das Home-Office, Krankheit und Urlaub. Beschließen Sie sich wie die Redaktion von trusted dazu, die Demo-Daten zu löschen, müssen Sie die bei Ihnen im Unternehmen relevanten Arten neu erstellen. Im Gegensatz zu anderen Tools ist es bedauerlich, dass hier keine voreingestellten Abwesenheitstypen zur Verfügung stehen.

Formular zur Erstellung einer neuen Abwesenheitsart mit Farbauswahl
Formular zur Erstellung einer neuen Abwesenheitsart mit Farbauswahl
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

In Kenjo müssen Sie (um eine neue Abwesenheitsart zu erstellen) ein Formular ausfüllen und im nächsten Schritt Richtlinien für jede Art festlegen. Für eine bessere optische Darstellung im gemeinsamen Kalender stellt Ihnen die Software zwölf verschiedene Farben zur Verfügung, immerhin zwei mehr als bei der Alternative Factorial.

Weiteres Formular zur Festlegung von Richtlinien
Weiteres Formular zur Festlegung von Richtlinien
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Neben individuellen Abwesenheiten haben Sie auch die Möglichkeit, standortgerechte Feiertage einzustellen. Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen an unterschiedlichen Standorten national oder international tätig sind, dürfte diese Funktion für Sie besonders interessant sein. In den Einstellungen liegt diese Funktion zwar auch etwas versteckt, konnte aber mit wenig Suchaufwand gefunden und konfiguriert werden.

Erstellen Sie regionale, nationale oder globale Kalender für Ihre Standorte
Erstellen Sie regionale, nationale oder globale Kalender für Ihre Standorte
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Durch das Hinzufügen eines neuen Standorts lässt sich ein individueller Kalender ganz einfach erstellen. In diesem Fall war der Verwaltungsaufwand gering. Zudem ist es möglich, dass Sie individuelle Feiertage selbst hinzufügen, wenn diese für Ihr Unternehmen relevant sind.

Benutzeroberfläche an Ihre Bedürfnisse ausgerichtet

Im Gegensatz zu anderen Tools dieser Kategorie lässt sich beim Softwareanbieter Kenjo auch die Benutzeroberfläche bis zu einem gewissen Punkt gestalten. Dabei lassen sich diverse Funktionen aktivieren oder ausblenden. Das gilt auch für Ihr persönliches Dashboard, das verschiedene Widgets enthält. Widgets zeigen Ihnen bevorstehende Abwesenheiten oder Geburtstage an. Sie können diese jederzeit deaktivieren oder aktivieren.

Aktivierbare Funktionen und Widgets
Aktivierbare Funktionen und Widgets
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Fazit: Hoher Individualisierungsgrad mit ebenso hohem Verwaltungsaufwand

Kenjo ist als HR-Software so ausgerichtet, dass Sie es an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Dafür stehen Ihnen auch unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung, die Sie in verschiedenen Bereichen des Tools entdecken. Aufgrund der Vielzahl der Möglichkeiten und der Handgriffe, die zur korrekten Ausführung notwendig sind, ist der Verwaltungs- und damit verbundene Zeitaufwand unvermeidlich. Für ungeübte User ist der Zugriff auf Hilfsangebote, wie Tutorials oder die Wissensdatenbank, empfehlenswert.

Die wichtigsten Features für die Verwaltung und Konfiguration von Kenjo

  • Vielzahl individueller Anpassungen: Mit der Kenjo-Software erstellen Sie Abwesenheiten, Feiertage und Standorte auf Ihr Unternehmen zugeschnitten
  • Aktivierung von Widgets und Funktionen: Passen Sie Ihr Dashboard für eine bessere Übersichtlichkeit einfach an
  • Für jeden Standort ein eigener Kalender: In dieser Software ordnen Sie jedem Standort einen Kalender mit individuellen und regionalen Feiertagen zu
  • Benutzerdefinierte Zuordnung von Abwesenheiten: Ordnen Sie jedem Organisationsmitglied eigene Richtlinien zu
Auswerten
80/100

Große Auswahl an Standardberichten – individuelle Berichte nur mit Übung

Während Sie akute und bevorstehende Abwesenheiten in Ihrem Dashboard auf einen Blick einsehen, nehmen personalisierte Auswertungen über das Verhalten Ihrer Mitarbeiter:innen mehr Zeit von Ihnen in Anspruch. Beim ersten Versuch während des Tests sind lange Ladezeiten aufgefallen und die Analyse blieb ohne Ergebnis. Erst mit dem zweiten Versuch erhielt die Redaktion mit der Filter-Funktion und der Eingabe diverser Operatoren einen verwertbaren Bericht.

Mögliche Standard-Berichte mit Filterfunktion
Mögliche Standard-Berichte mit Filterfunktion
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Die interne Datenbank der Software stellt Ihnen Auswertungen aus verschiedenen Kategorien und Schwerpunkten bereit. Interessanterweise erhalten Sie Berichte unterschiedlich grafisch aufbereitet, beispielsweise als Stapel- oder Balkendiagramm. Nach der Auswahl des gewünschten Berichts steht Ihnen für eine verfeinerte Auswertung die Filterfunktion zur Verfügung. Die Anwendung dieser besonderen Funktion bedarf jedoch etwas Übung oder der Zuhilfenahme der Wissensdatenbank.

Bereits die Filterfunktion benötigt Werte und Bedingungen
Bereits die Filterfunktion benötigt Werte und Bedingungen
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Bereits mit der Standardauswahl steht Ihnen ein großer Umfang von unternehmensrelevanten Berichten zur Verfügung. Diese Analysen betreffen unter anderem den Projektbereich, Finanzdetails, persönliche Merkmale Ihrer Mitarbeiter:innen sowie deren Abwesenheiten. Speziell für diesen Bereich erhalten Sie Auskünfte über:

  • Abwesenheitstage
  • Detaillierte Abwesenheitsübersicht
  • Verteilung von Abwesenheiten

Der Report “Abwesenheitstage” veranschaulicht Ihnen, welche Art der Abwesenheit in einem bestimmten Monat mit welcher Häufigkeit beansprucht wurde. Die detaillierte “Abwesenheitsübersicht” gibt Ihnen einen spezifischen Einblick darüber, wie viele Abwesenheitstage bereits im Jahr genommen wurden, noch zur Verfügung stehen und ins nächste Jahr zu übertragen sind.

Im Test konnte aufgrund der fehlenden Datenmenge keine Analyse erfolgen. Die “Verteilung von Abwesenheiten” vermittelt Ihnen einen Eindruck davon, wie häufig Ihre Mitarbeiter:innen durchschnittlich pro Tag abwesend sind. In unserem Test empfand die Redaktion die letztere Auswertungsform als nicht notwendig. Die bevorzugte Art der Auswertung hängt von Ihren Bedürfnissen als Personaler:in ab.

Mit wenigen Klicks zum Resturlaub

Sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter:innen gewinnen mit Kenjo schnell einen Überblick über verbliebene Urlaubs-Kontingente im laufenden Kalenderjahr. Einerseits ist dies bereits bei der Beantragung einer Abwesenheit ersichtlich, da die Software restliche Abwesenheitstage für Sie automatisch berechnet. Andererseits sind innerhalb der Unternehmensansicht sowohl im persönlichen Bereich als auch im Abwesenheitsbereich Resturlaube einsehbar.

Fazit: Exklusive Analysen nur im Growth-Paket

In Kenjo erwartet Sie bereits eine große Auswahl von Standard-Berichten, die Ihnen einen Einblick über Ihr Bewerber-Management, Mitarbeiterengagement oder Abwesenheiten gewähren. Mittels der Filterfunktion sind individuelle Anpassungen für isolierte Datensätze zwar möglich, zugänglich sind sie allerdings nur unter Eingabe von Werten und Bedingungen. Das verkompliziert auch die Handhabung der Analysebereich und ist somit nicht geeignet für Anwender:innen, die eine solche Benutzeroberfläche nicht gewohnt sind.

Dashboards mit Berichten, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, erhalten Sie erst im Growth-Paket. Dennoch unterstützen Sie die bereits im Produkt verfügbaren Berichte bei der Optimierung Ihrer HR-Prozesse.

Die wichtigsten Features zum Auswerten der Urlaubsplanung von Kenjo

  • Umfassender Analysebereich: Kenjo stellt Ihnen eine große Auswahl an Standardberichten zur Verfügung
  • Grafische Darstellung von Abwesenheiten: Erfassen Sie das Verhalten und die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter:innen mit einem Blick
  • Überblick zum Resturlaub: Sie müssen die restlichen Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter:innen nicht manuell berechnen
Integrationen & Schnittstellen
70/100

Wenige Schnittstellen und Integrationen

Die Software bietet nur wenige Anbindungen, die für Ihre Tätigkeiten im HR-Alltag wirklich hilfreich sind; eine Integrationsmöglichkeit zu Slack, DATEV oder Join. Damit Sie Kenjo mit Ihren bereits bestehenden Systemen verknüpfen können, steht Ihnen die Kenjo-API zur Verfügung. Sowohl die Schnittstelle als auch die Join-Funktion schaltet der Support für Sie frei. Im Vergleich mit anderen Allround-Systemen bietet Kenjo die geringste Auswahl an Schnittstellen.

Mehr Datensätze für den Im- als für den Export

Bei der Nutzung von Kenjo haben Sie die Möglichkeit, umfassende Datensätze zu importieren. Wichtige Daten für Ihre Personalabteilung lassen sich ohne Umstände in das Tool hochladen, von ehemaligen und aktuellen Mitarbeiter:innen über Performance-Review-Fragen bis hin zu Lohnabrechnungen von DATEV.

Viele Importmöglichkeiten von Daten in Kenjo
Viele Importmöglichkeiten von Daten in Kenjo
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Auch für den Datenexport stehen Ihnen diverse Formate zur Verfügung. Auswertungen erhalten Sie im Excel- oder CSV-Format, andere Dateien wie das Organigramm stellt der Anbieter Ihnen als PDF- oder SVG-Format zur Verfügung.

Welche Datei-Formate gibt es in Kenjo?

Kenjo unter anderem das CSV-Format an. Die Abkürzung steht für “Comma-Seperated-Values”. Dieses Format besteht aus einer Textdatei für einfach strukturierte Daten. Zudem gibt es das PDF, ein alltäglich anzutreffendes Dateiformat. Diese Abkürzung steht für “Portable Document Format” und dabei handelt es sich um eine von Programmen unabhängige Datei, mit der Bilder, Grafiken und Texte wiedergegeben werden. Das SVG-Format, kurz für “Scalable-Vector-Graphics”, wird für zweidimensionale Vektor-Grafiken verwendet.

Fazit: Wenige Integrationen, viele Importmöglichkeiten

Im Gegensatz zu vergleichbaren Systemen wie der Alternative Factorial bietet Ihnen Kenjo nur Integrationen zu dem Kommunikationstool Slack, DATEV und dem Bewerbermanagement-Tool Join an. Allerdings können Sie eine Vielzahl an Datensätzen in Kenjo importieren. Nennenswerte Beispiele wären Verträge Ihrer Mitarbeiter:innen, Abwesenheiten oder Zeiterfassungen von Ihren zuvor genutzten Systemen.

Darüber hinaus erhalten Sie Daten vom System in unterschiedlichen Formaten, die Sie in Form von Text- oder Bilddateien weiterverwenden.

Welche Integrationen und Schnittstellen hat Kenjo?

  • Datenimport: Integrieren Sie Daten Ihrer Mitarbeiter:innen wie Verträge, Abwesenheiten oder Zeiterfassungen für Ihre Personalverwaltung
  • Datenexport: Exportieren Sie Ihre Berichte und Auswertungen in verschiedenen Text- und Bildformaten
  • Eigene Kenjo-API: Binden Sie Kenjo an Ihre bestehenden Systeme an
Zusätzliche Features
80/100

Praktische Module für Ihre HR-Prozesse

Benötigen Sie mehr als die reine Verwaltung von Abwesenheiten, stellt Ihnen Kenjo umfassende Instrumente zur Verfügung. Neben der Stammdaten- und Personalverwaltung ist es unter anderem möglich, dass Sie virtuelle und textbasierte Meetings innerhalb des Tools abhalten. Besonders nützlich ist diese Funktion für Mitarbeitergespräche.

Des Weiteren befähigt die Kenjo-Software Sie dazu, Ihren Mitarbeiter:innen Aufgaben und Ziele zuzuordnen und diese im Rahmen des Performance-Measurements zu messen. Weitere praktische Module sind:

  • Zeiterfassung
  • Schichtplanung
  • Mitarbeiter-Engagement
  • Zufriedenheit mit dem Unternehmen

Je nachdem, ob Sie die Recruiting-Funktion hinzubuchen möchten, bestehen für Sie auch hier viele Optionen, die für Ihren HR-Alltag von Nutzen sein können. Damit zentralisieren Sie E-Mails, Übersichten zu Bewerbern und Stellenausschreibungen in einem Tool. Besonders preiswert ist diese Funktion mit 249 € allerdings nicht. Andere Lösungen dieser Kategorie bieten einen ähnlichen Umfang, mit geringerem Ressourcenaufwand.

Intelligentes Dokumentenmanagement mit Kenjo

Mit SmartDocs liefert Ihnen Kenjo eine intelligente Lösung für HR-Dokumente. Sowohl Lohnabrechnungen als auch andere Mitarbeiterdokumente lassen sich bequem per Drag-and-drop in das Tool hochladen. Das Besondere dabei ist, dass die Dokumente nicht mehr von Ihnen manuell den Mitarbeiter:innen zugeordnet werden müssen. Stattdessen nimmt Ihnen das Tool die Arbeit ab, was auch die Redaktion als tolles Feature empfindet.

SmartDocs für den bequemen Dokumentenupload
SmartDocs für den bequemen Dokumentenupload
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Fazit: Die Fülle der Module hängt von Ihrem Budget ab

Kenjo beinhaltet je nach Tarif viele Module. Beispielsweise ist die Nutzung von Recruiting-Modulen nur möglich, wenn Sie die entsprechende Erweiterung hinzubuchen. Des Weiteren stehen Ihnen die Funktionen teilweise nur begrenzt zur Verfügung, wie das Dokumenten-Management zeigt. Die digitale Signatur enthalten Sie demnach nur im teuersten Connect-Paket. Erwägen Sie Kenjo nur zur Verwaltung von Abwesenheiten, ist das Angebot von Modulen unter Umständen zu umfangreich und komplex aufgebaut.

Welche zusätzlichen Features und Module hat Kenjo?

  • Pulse: Messen Sie die Mitarbeiterzufriedenheit in Ihrem Unternehmen und entdecken Sie Verbesserungspotenzial
  • Zeiterfassung auch per App: Erfassen Sie und Ihre Mitarbeiter:innen Zeiten mobil oder am Desktop
  • Schichtplanung: Erstellen Sie Schichten für Ihre Mitarbeiter:innen an unterschiedlichen Standorten
  • Recruiting: Bilden Sie Ihren Recruiting-Prozess innerhalb eines Tools ab
  • Performance-Reviews: Messen Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter:innen
  • Intelligentes Dokumentenmanagement: Bequem hochgeladene Dokumente werden Mitarbeiter:innen automatisch zugewiesen
Vertrag & Kosten
80/100

Was kostet Kenjo?

Die Kosten für Kenjo liegen mit jährlicher Zahlung bei zwischen 4,50 € und 7,20 € monatlich (pro Mitarbeiter:in). Dabei haben Sie die Wahl aus dem günstigeren Starter-Tarif und dem größeren Paket “Growth”. Auch flexible Monatsabos sind in beiden Tarifen möglich. Eine allumfassende Edition ist mit dem Paket Connect nur auf Anfrage erhältlich. Zusätzliche Kosten können für das Recruiting und Onboarding entstehen. Innerhalb von 14 Tagen können Sie mit Unterstützung des Supports alle Funktionen testen.

Tarife und Preise von Kenjo
Tarife und Preise von Kenjo
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Bereits in der Preisgestaltung verschafft sich Kenjo einen Vorteil gegenüber seinem Konkurrenten Factorial: Der Nutzerpreis bei jährlicher Laufzeit kostet 0,75 € weniger. Schon in der Grundversion “Starter” ist das Abwesenheitsmanagement in vollem Umfang nutzbar, andere Funktionen ergänzen das Paket. Nach Meinung der Redaktion bieten andere Lösungen ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis.

Aufgrund der Zusatzkosten, die optional mit dem Onboarding ab 400 € und dem Recruiting von bis zu 399 € hinzukommen, sowie der hohen Komplexität des Tools, ist das System für kleine Teams und Unternehmen dennoch weniger geeignet. Größere Unternehmen mit mehr Budget und einem höheren Individualisierungs-Bedarf kommen hier eher auf ihre Kosten.

Usability
79/100

Wie benutzerfreundlich ist Kenjo?

Kenjo bietet viele Einstellungsmöglichkeiten, wobei jede von ihnen unterschiedlich komplex gestaltet ist. Die fehlerhafte Führung durch die Menü-Punkte des Tools zu Beginn der Testphase ist dabei kaum hilfreich, die lückenhafte Wissensdatenbank sorgt für Ratlosigkeit. Eine eigenständige Navigation durch Kenjo nimmt viel Zeit in Anspruch und die Oberfläche wirkt unübersichtlich. In den Einstellungen lassen sich glücklicherweise Ansichten hinzufügen und entfernen, woraufhin die Benutzeroberfläche aufgeräumter wirkt.

Kein HR-Tool für Anfänger

Zu Beginn der Testphase erfolgt eine kurze Tour durchs System und das Tool enthält bereits einige Testdaten, die Ihnen beim Einstieg in die Kenjo-Software helfen. Nutzer:innen, die bisher nicht mit einem solchen System gearbeitet haben, sollten aufgrund der komplexen Handhabung die Testdaten bestehen lassen. Zudem empfiehlt die Redaktion die Zuhilfenahme der Wissensdatenbank und Tutorials.

Optional besteht die Möglichkeit, ein Onboarding hinzuzubuchen. Im Onboarding-Prozess hilft Ihnen der Support bei der Einrichtung. Sollten Sie weitere Unterstützung benötigen, steht Ihnen neben einer Hotline auch ein freundlicher E-Mail-Kontakt zur Seite.

Herausforderungen bei der Anwendung der HR-Software

Im Rahmen des Testzeitraums ist der Redaktion besonders die fehlende Benachrichtigung aufgefallen. Obwohl Benachrichtigungen in den Einstellungen aktiviert und Prozesse ausgelöst wurden, erfolgte keine Information zu Urlaubsanfragen oder anderen Abwesenheiten. Das All-in-One-Tool hat in diesem Bereich noch Nachholbedarf.

Sicherheit & Datenschutz
94/100

Wie sicher ist Kenjo?

Der Serverstandort der Kenjo-Software befindet sich in Frankfurt, Deutschland. Gehostet werden die Server von AWS - Amazon Web Services. Das Unternehmen erfüllt mit einem ernannten Datenschutzbeauftragten gültige Datenschutzbestimmungen der DSGVO und besitzt ein ISO 27001:2013 Zertifikat. Genaue Informationen sind auf der Webseite nicht zu finden, auf Nachfrage erhalten Sie eine detaillierte Auskunft schriftlich. Für eine verbesserte Sicherheit im Umgang mit Ihren Daten verschlüsselt Kenjo diese mit einem SSL-Zertifikat.

Sicherheit bei der Anmeldung

In jedem Tarif unterstützt Kenjo die bequeme Anmelde-Option des Single-Sign-Ons. Damit ist es Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen möglich, sich über Konten wie Google anzumelden. Im Vergleich zu Alternativen dieser Kategorie bietet Kenjo für noch mehr Sicherheit die Option, einer Zwei-Faktor-Authentifizierung. Hierfür ist bei der Anmeldung die Bestätigung des User-Profils notwendig.

Service & Support
87/100

Welchen Kundenservice bietet die Kenjo-Urlaubsverwaltung?

Benötigen Sie Hilfe während Ihrer Nutzung von Kenjo, stehen Ihnen ein freundlicher E-Mail-Support und ein telefonischer Kontakt zur Verfügung. Letztere erreichen Sie zwischen 09:00 Uhr und 18:00 Uhr. Außerhalb der Öffnungszeiten haben Sie Zugriff auf eine hauseigene Wissensdatenbank, die häufigsten Fragen und deren Antworten sowie Tutorials. Eine kleine Tour zu Beginn der Testphase verschafft Ihnen bereits einen kleinen Überblick über Funktionen, eine umfangreiche Hilfestellung während der Einrichtung gibt es im Onboarding.

Wie ist die Servicequalität vom Kenjo-Support?

Im Rahmen des System-Tests wurde auch der Support für Sie überprüft. Nach dem ersten Kontaktversuch über ein Kontaktformular war keine direkte Antwort erhältlich, eine erneute Anfrage per E-Mail führte zu einer freundlichen Antwort seitens des Supports. Sie erhalten zwar keine Auskünfte über tatsächliche Kosten, allerdings sendet Ihnen der Kenjo-Support ein PDF des ISO-Zertifikats und weitere Informationen zu. Kostenauskünfte erhalten Sie nur auf Anfrage oder als Alternative nehmen Sie ein Demo-Meeting in Kauf.

Was unterscheidet Kenjo Urlaubsverwaltung von anderen Tools?

Unter den getesteten Systemen für das Ausfallzeit-Management bietet Kenjo die größten Individualisierungs-Potenziale. Neben spezifischen Abwesenheiten lösen Sie auch personalisierte Workflows aus und erheben Daten ganz nach Ihrem Geschmack. Diese und viele weitere Einstellungsmöglichkeiten benötigen etwas Übung von HR-Teams, damit sie reibungslos funktionieren. Für das Test-KMU Müller Metall-Werkstatt GmbH waren diese Optionen zu komplex, weshalb die Redaktion das Tool nicht für Anfänger empfiehlt.

Änderungshistorie

23.11.2022
Kenjo - Test

trusted hat Kenjo im Rahmen des Abwesenheits- und Urlaubsverwaltungs-Tests eingehend geprüft und in der Praxis getestet. Das Ergebnis: Kenjo erzielt eine Testnote von 1,5 und landet auf Platz 3 von 5.

Über Kenjo Urlaubsverwaltung

Die Kenjo GmbH ist ein Anbieter für HR-Software mit Sitz in Berlin und weiteren Standorten in Madrid und in Zürich. Obwohl das Produkt erst seit 2017 am Markt ist, hat die Gesellschaft bereits über 64 Mitarbeiter:innen und wird von mehr als 40.000 Usern genutzt.

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203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
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