Um Factorial einem ausgiebigen Test zu unterziehen, hat trusted klassische Herausforderungen eines mittelständischen Unternehmens durchgespielt. Das Personal der fiktiven Müller Metall-Werkstatt GmbH besteht derzeit unter anderem aus Auszubildenden, Schichtarbeitern, Teilzeitangestellten und Werkstudenten. Damit die Angestellten bei der Urlaubsplanung besser berücksichtigt werden können, soll ein System eingeführt werden.

Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung von Factorial

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Quelle: factorialhr.de

Im Büro oder Unterwegs - unkompliziert Abwesenheiten beantragen

Factorial stellt Ihnen für die Planung von Abwesenheiten ein kurzes Formular zur Verfügung, welches durch die intuitive Handhabung leicht zu finden ist. Das Formular ist übersichtlich gestaltet und bedarf nur weniger Angaben, wie die Art und den Zeitraum der Abwesenheit.

Antragsformular für eine Abwesenheit

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Alle für die Verwaltung notwendigen Angaben sind im Formular auszufüllen, wenn nötig ist auch ein Grund anzugeben. Praktischerweise zeigt das Tool an, ob Überschneidungen mit anderen Mitarbeiter:innen vorherrschen.

Auffallend ist die fehlende Berücksichtigung von Feiertagen, die im Antragszeitraum liegen. Im Praxistest von trusted hat Factorial Feiertage nicht von Anfang an als arbeitsfreie Zeit erkannt. An dieser Stelle müssen gegebenenfalls weitere Einstellungen vorgenommen werden. Das ist besonders dann der Fall, wenn Ihr Unternehmen an verschiedenen Standorten tätig ist.

Sichtbare Überschneidungen im Antragsformular

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Während des Tests wurden von Benutzerkonten der Redaktion Anträge über das System und über die App gestellt. Das nahm beide Male wenig Zeit in Anspruch und funktionierte unkompliziert.

Schade: Im Gegensatz zu Tools wie absence.io ist es in Factorial nicht möglich, Abwesenheiten über den Team- oder persönlichen Kalender einzuplanen. Das Formular ist die einzige Möglichkeit.

Überschneidungen frühzeitig erkennen, Ausfälle vermeiden

Factorial bietet wie andere Systeme dieser Sparte auch einen Employee-Self-Service an. Dadurch haben Nutzer:innen die Möglichkeit, eigene Abwesenheiten selbstständig zu beantragen. So zeigt das System nicht nur Ihnen, sondern auch Ihren Kolleg:innen potenzielle Überschneidungen an. Auf diese Weise erkennt jeder User potenzielle Beeinträchtigungen des verfügbaren Urlaubskontingents rechtzeitig und bestimmt gegebenenfalls andere Zeiträume für Abwesenheiten.

Überschneidende Abwesenheiten im Teamkalender von Factorial

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Sollten Abwesenheiten trotz Differenzen von Ihren Mitarbeiter:innen eingeplant werden, haben Sie die Möglichkeit, diese jederzeit über den Team-Kalender einzusehen und entsprechend darauf zu reagieren.

Während des Tests ist der Reaktion aufgefallen, dass einzelne Abwesenheitsarten im persönlichen Kalender unterschiedlich farblich markiert werden, im Team-Kalender jedoch nur bedingt. Bei einer Häufung von Einträgen könnte dies unter Umständen zu einem Verlust der Übersichtlichkeit führen.

Mit synchronisiertem Kalender alles im Blick behalten

Factorial bietet Ihnen die Option, den Team-Kalender mit Ihrem persönlichen Kalender zu synchronisieren. Das System unterstützt Integrationen zu webbasierten oder zum Google- und Outlook-Kalender. Obwohl dies im Test anders funktionierte, als es auf der zugehörigen Hilfeseite beschrieben wurde, klappte die Verknüpfung dennoch gut und die gewünschten Daten wurden wie erhofft übertragen.

Nehmen Sie in den Einstellungen vor, dass Ihr Unternehmensstandort und der dafür gültige Kalender beispielsweise Deutschland ist, erkennt Factorial das nicht sofort. Dafür müssen Sie spezifische Einstellungen vornehmen, damit Sie im System regionale Feiertage einsehen können. Obwohl diese Funktion etwas schwierig zu finden ist, lohnt sich der Aufwand, insbesondere bei Teams aus unterschiedlichen Regionen oder Ländern.

Kein in Bayern gültiger Feiertag am 01. November 2022

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Fazit: Factorial ist nicht perfekt, erleichtert aber das Antragswesen

Ob im Büro, unterwegs oder im Home-Office, mit Factorial beantragen Sie und Ihre Mitarbeiter:innen Urlaubs- oder Krankheitstage ganz unkompliziert. Durch die intuitive Benutzeroberfläche und die Kürze des Formulars werden Urlaubsanträge per E-Mail, oder schriftlich in Kalendern / Excel-Listen nicht mehr benötigt und HR-Manager:innen entlastet.

Die wichtigsten Funktionen für die Urlaubsplanung von Factorial

• Urlaubsplanung per Formular: In einem übersichtlichen Formular mit allen wichtigen Infos beantragen Ihre Mitarbeiter:innen ihren Urlaub
• Urlaubsplanung per App: Neben anderen nützlichen Funktionen lassen sich Urlaubs- oder Krankheitstage von Unterwegs beantragen
• Persönlicher Urlaubskalender: Erfassen Sie eigene Urlaubs-, Krankheits- oder Home-Office-Tage mit farblichen Markierungen
• Zentraler Urlaubskalender: Ein gemeinsamer Team-Kalender ermöglicht es Ihnen, Überschneidungen Ihres Teams im Blick zu behalten
• Kalendersynchronisation: Durch die Synchronisation mit dem Outlook-, Google- oder anderem Kalender vermeiden Sie eine doppelte Kalenderführung

Auswahl der Abwesenheitsarten bei Anträgen

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Einfache Genehmigungsprozesse, jederzeit und überall

Mit Factorial genehmigen befugte Nutzer:innen, beispielsweise Teamleiter:innen oder Administrator:innen, Anträge einfach per E-Mail, mit der App oder direkt über das System. Der Workflow zur Genehmigung wird automatisch ausgelöst, sobald Ihr Team einen Antrag auf Abwesenheit stellt. Mit dieser Option lässt sich die Abwesenheitsverwaltung auch mobil managen.

Inhalt der E-Mail-Benachrichtigung nach Urlaubsantrag

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Die Personalabteilung entlasten durch Delegation der Genehmigungen

Sie müssen Anträge nicht immer selbst genehmigen, besonders dann nicht, wenn Sie selbst abwesend sind. Hierfür lassen sich in Factorial bereits bei der Anlage von neuen Mitarbeiter:innen individuelle Verantwortliche zuweisen. Dadurch bestimmen Sie, dass nur “Vorgesetzte” oder “Teamleiter” dazu in der Lage sind, Anträge zu genehmigen oder abzulehnen. Spezifische Einstellungen können Sie auch später jederzeit vornehmen und ändern.

Die möglichen Einstellungen sind allerdings etwas versteckt und dadurch schwer zu finden. Insgesamt wirkt sich das auf die Bewertungen der Redaktion nicht negativ aus, da die Workflows der HR-Software sauber funktioniert haben. Für Anfänger:innen empfiehlt es sich dennoch, zunächst das Handbuch für Admins zu lesen oder die Tutorials zu genießen.

Ansicht der Genehmigungen für unterschiedliche Rollen

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Durch Teamverwaltung Routineaufgaben mindern

In Factorial verwalten Sie auch ganze Teams, wobei Sie ihnen und einzelnen Mitarbeiter:innen individuelle Berechtigungen zuweisen können. Somit geben Sie bei Bedarf die Verantwortung für Genehmigungen vollständig ab und Prozesse im Unternehmen werden. Durch ein Organigramm Ihres Unternehmens innerhalb der HR-Software behalten Sie den Überblick über Verantwortlichkeiten und Rollen.

Fazit: Etwas aufwändig, aber im Grunde einfach

Insgesamt wurde der Genehmigungsprozess von der Redaktion als etwas aufwändig empfunden, da die unterschiedlichen Einstellungsmöglichkeiten für Genehmigungen nicht auf Anhieb zu finden waren. Nach ein wenig Recherchearbeit war die Konfiguration in gewohnt leichter Handhabung schnell gemacht und hat flüssig funktioniert.

Die wichtigsten Features für den Genehmigungsprozess in Factorial

• Automatische E-Mail-Benachrichtigungen: Mit Factorial sind Sie über Abwesenheiten selbst dann informiert, wenn Sie selbst nicht vor Ort sind.
• Genehmigungen per App: Genehmigungen erfolgen nicht nur per E-Mail, sondern auch per App. Von dort aus verwalten Sie ganz einfach bestehende Anträge.
• Verwaltung von Teams: Durch die Verwaltung von Teams geben Sie die Verantwortung an Teamleiter mit Leichtigkeit ab.
• Einstufiger Genehmigungsprozess: Regeln Sie Zuständigkeiten für Mitarbeiter:innen individuell.
• Mehrstufiger Genehmigungsprozess: Entscheiden Sie, ob Sie die Genehmigungen alleine erteilen möchten oder Ihnen zum Beispiel Teamleiter:innen die Arbeit abnehmen.

Auswahl eines Teamleiters

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Mit einer einfachen Verwaltung haben Sie mehr Zeit für wichtige Personalthemen

Ob es nun um individuelle Genehmigungen, Einträge in der digitalen Personalakte oder andere Konfigurationen geht, mit Factorial HR können Sie die Software leicht an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Durch die intuitive Handhabung lässt sich in kurzer Zeit herausfinden, wo Möglichkeiten zur Einstellung zu finden sind und wie Sie diese vornehmen können.

Nützliche Funktionen lassen sich flexibel hinzubuchen

Neben den bereits verfügbaren Funktionen und Features gibt es in Factorial auch einen eigenen App-Store, durch den Sie die Software beliebig erweitern können. Benötigen Sie beispielsweise einen Schichtplaner oder ein Zeiterfassungssystem, lassen sich diese hier flexibel hinzufügen.

Schade ist: In den Kosten sind die Nutzung des Schichtplaners und der Zeiterfassung bereits enthalten. Unter Umständen wirkt sich eine Software negativ auf Ihre finanziellen Ressourcen aus, wenn Sie die vorhandenen Funktionen gar nicht nutzen.

Factorials Apps zur Erweiterung des Systems

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Weitere Apps, die Factorial abhängig vom Tarif bei Bedarf für Sie bereithält, sind zum Beispiel:

• Onboarding: Mit dieser Funktion können Sie die Datenerfassung neuer Mitarbeiter:innen einfacher gestalten
• Kompetenzen: Definieren und Messen Sie die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter:innen für Ihr Performance-Management
• Beschwerdekanal: Verbessern Sie auch die Leistung Ihres Unternehmens mit einem anonymen Beschwerdemanagement

Schade: Obwohl viele Aspekte flexibel hinzubuchbar und anpassbar sind, lässt die Software nur wenige Möglichkeiten zur optischen Einrichtung zu. Das betrifft die Farbgebung oder die Anrichtung der verfügbaren Elemente auf dem Dashboard.

Individuelle Abwesenheitsarten für individuelle Ansprüche

Factorial bietet bereits einen großen Umfang an vordefinierten Abwesenheitsarten, die Sie und Ihre Mitarbeiter:innen für sich nutzen können. Dazu gehören Urlaub, Home-Office, Krankheit, Sabbatical und einige mehr. Bleiben dennoch Wünsche offen, haben Sie innerhalb der Software die Option, neue Abwesenheitsarten zu erstellen und diese an die Bedürfnisse Ihrer Unternehmensstruktur anzupassen.

Verfügbare und hinzugefügte Abwesenheitsarten

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So erstellen Sie beispielsweise mit Leichtigkeit Urlaubsansprüche für Teilzeitkräfte, die nicht jeden Wochentag im Unternehmen tätig sind. Auch potenzielle Betriebsurlaube lassen sich unkompliziert festlegen.

Mit Factorial können Sie die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter:innen an gesetzliche Bestimmungen oder betriebliche Vorgaben anpassen. Legen Sie zum Beispiel für Lehrlinge individuelle Urlaubskontingente nach Lehrjahr an.

Für die Erstellung neuer Arten stehen neben individuellen Titeln auch zehn Farben zur Verfügung, womit sich die Abwesenheiten im Kalender besser unterscheiden lassen. Je nach Bedarf im Unternehmen kann es sein, dass zehn Farben nicht ausreichen. Achten Sie daher auf klar definierte Betitelungen, die Sie gegebenenfalls kommunizieren sollten.

Eine Software, unterschiedliche Standorte

In dieser HR-Software lassen sich neben individuellen auch regionale Feiertage einstellen, beispielsweise spezifisch für Bayern. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Ihre Mitarbeiter:innen an unterschiedlichen Standorten beschäftigt sind. Einstellungen zu Feiertagen sind allerdings erst nach einer kurzen Suche zu finden, wodurch die Handhabung etwas leidet.

Ergänzung des Kalenders mit regionalen Feiertagen

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Fazit: Viele Anpassungsmöglichkeiten mit kleinen Einbußen

Factorial bietet viele Möglichkeiten, wie Sie die Software an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Neue Abwesenheitsarten sind schnell erstellt, angepasst und zugewiesen, weitere Funktionen schnell hinzugebucht. Die Redaktion von trusted bemängelt jedoch, dass spezifische Einstellungen nicht immer einfach zu finden sind und manchmal nachkorrigiert werden mussten.

Die wichtigsten Features für die Verwaltung und Konfiguration von Factorial

• Individueller Mindesturlaub: Legen Sie mit Factorial den gesetzlichen oder betrieblichen Bestimmungen entsprechend Mindesturlaube fest
• Große Auswahl an vordefinierten Abwesenheitsarten: In Factorial steht Ihnen eine Breite Palette an Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung
• Hoher Grad an Individualisierung: Das Tool lässt sich einfach an Ihre persönlichen oder betrieblichen Anforderungen anpassen
• Flexible Stammdatenverwaltung: Änderungen in den Stammdaten Ihrer Organisation lassen sich jederzeit vornehmen

Festlegen eines Abwesenheits-Managers

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Die wichtigsten Daten auf einen Blick, mehr Details mit Upgrade

Generierte Daten über Teilbereiche Ihres Unternehmens lassen sich mit nur wenigen Handgriffen auswerten. Je nach Tarif erhalten Sie unterschiedliche Auswertungen, die sogar an Ihre bevorzugten Kennzahlen anpassbar sind. Während Sie in der Business-Lösung Einblicke auf allgemein gehaltene Daten erhalten, stehen in der Enterprise-Version personalisierte Berichte im Vordergrund.

Möglichkeiten zur Berichterstellung in der Testphase

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Selbst in der Grundversion können Sie mit dem dynamischen Dashboard diverse Kombinationen aus Datensätzen wählen, um bedarfsgerechte Analysen zu erhalten. Während des Tests gab es stellenweise Herausforderungen bei der Generierung der Daten, da in dem kurzen Zeitraum nur wenige Informationen zu Abwesenheiten erhoben wurden. Im täglichen Betrieb sollte sich dieses Problem allerdings schnell in Luft auflösen.

Bibliotheks-Bericht mit Auswertung nach Urlaub

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Restliche Urlaubstage sind schnell erfasst

Wie viele Urlaubstage für Sie und Ihre Mitarbeiter:innen noch verfügbar sind, lässt sich in Factorial schnell einsehen. Die Darstellung zeigt Ihnen neben dem ursprünglichen Kontingent auch an, wie viele Tage im Kalenderjahr bereits beansprucht wurden und wie viele Tage noch genommen werden können. Für eine noch bessere Übersichtlichkeit werden Ihnen persönliche Planungen farblich markiert in Ihrem Kalender angezeigt.

Überblick über die persönlichen Abwesenheiten und verbliebenen Anspruch

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Fazit: Solide Analysen mit wenigen Individualisierungen

Selbst bei den vorgefertigten Analysen aus der Bibliothek haben Sie im Rahmen der Business-Lösung einen großen Umfang von Daten. Allerdings können diese nicht nach Art der Abwesenheit gefiltert werden, deswegen ist etwas Suchaufwand notwendig, um entsprechende Auswertungen zu finden. Des Weiteren fällt auf, dass die grafischen Elemente eher einseitig sind und sich nur in der Enterprise-Version anders darstellen lassen.

Die wichtigsten Features zum Auswerten der Urlaubsplanung von Factorial

• Dynamisches Dashboard: Factorial stellt Ihnen auf Wunsch Daten aus unterschiedlichen Kategorien, wie “Mitarbeiter” und “Urlaub”, zusammen
• Urlaubs- und Krankheitsberichte: Sehen Sie Abwesenheiten nach ihrer Art, dem Umfang und der beantragenden Person ein
• Resturlaub und sonstige Planungen: Ein persönlicher Bereich gibt Ihnen Auskunft über Ihre Abwesenheiten in einem bestimmten Zeitraum

Viele nützliche Integrationen für die Personalverwaltung

Neben der Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung von Factorial stehen Ihnen viele nützliche Integrationen zur Verfügung, um Ihre täglichen Aufgaben im Bereich Human Resources zu vereinfachen. Die Software bietet beispielsweise für das Bewerber-Management Integrationen zu Recruitee, Indeed oder Greenhouse an.

Zur Workflow-Optimierung können Sie unter anderem Anwendungen wie Zapier oder Payflow nutzen und für Gehaltsabrechnungen stehen Ihnen Integrationsmöglichkeiten zu DATEV, Cobee oder Zucchetti zur Verfügung. Die Auswahl an Integrationen ist sehr umfangreich und gut gewählt.

Auszug möglicher Integrationen von Factorial

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Sollte ein System, welches Sie in Ihrer täglichen Arbeit nutzen, nicht aufgelistet sein, hat Factorial auch hierfür eine Lösung. Mit einer eigenen API, also einer Schnittstelle zu Factorial, ist es möglich, das Tool in eigene Systeme zu integrieren. Für die Variation an genutzten Tools in Personalabteilungen kann dies äußerst nützlich sein.

Wenige, aber ausreichende Im- und Exportschnittstellen

Viele Systeme erlauben es, unterschiedliche Daten zu Importieren und bieten Möglichkeiten zum Export an. Mit dieser HR Software haben Sie die Möglichkeit, sogar regionale Feiertage aus der Factorial-Datenbank zu importieren.

Import von Feiertagen aus der Region Bayern in Deutschland

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Darüber hinaus bietet Factorial eine praktische Funktion für das Dokumentenmanagement, wodurch Dokumente sowohl von Administrator:innen als auch von Mitarbeiter:innen per Drag-and-drop oder manuell ins System geladen werden können. Dabei kann es sich um Unfähigkeitsbescheinigungen, Vertragsunterlagen oder sonstige Informationen für die Personalakte handeln.

Importmöglichkeit für Dokumente

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In Factorial lassen sich aber nicht nur Dokumente und andere Daten importieren. Das Tool bietet auch diverse Exportmöglichkeiten an, wenn auch nur wenige. So exportieren Sie beispielsweise Berichte unkompliziert als Excel- oder CSV-Datei. Andere Systeme dieser Kategorie bieten eine ähnliche Auswahl an.

Fazit: Großer Funktionsumfang mit Vorsicht zu genießen

Die Software bietet einige Schnittstellen, die anfallende Aufgaben der Personalabteilung vereinfachen. Beispielsweise bietet es Anbindungsmöglichkeiten zu Recruiting-Plattformen, die für die Gewinnung von Talenten wichtig sind. Außerdem sind Synchronisationen diversen Kalendern möglich, wodurch Sie neben Abwesenheiten auch Vorstellungs- oder Mitarbeitergespräche stets im Blick haben.

Ein weiteres Beispiel für eine sinnhafte Schnittstelle ist Slack, was Ihre Kommunikation im Team verbessern kann. Obwohl Factorial eine Vielzahl an Funktionen und Schnittstellen bietet, sollte zunächst geprüft werden, ob es sich bei der Applikation um eine kostenlose oder eine kostenpflichtige handelt. Des Weiteren sollten Sie bei der Systemauswahl darauf achten, ob die verfügbaren Schnittstellen zu Ihrer Personalmanagement-Strategie passen. Derartige Entscheidungen sollten nur von System-Inhaber:innen gefällt werden.

Welche Integrationen und Schnittstellen hat Factorial?

• Nützliche Integrationen: Plattformen wie Slack, Recruitee oder Workable unterstützen Sie und Ihre Personalabteilung tagtäglich
• Eine eigene Factorial API: Mit der Software-eigenen API können Sie bereits vorhandene Systeme mit der HR-Software verknüpfen
• Möglichkeiten für den Im- und Export von Daten: Viele Dokumente lassen sich unkompliziert im- oder exportieren
• Viele Funktionen und Module bereits enthalten: Neben der digitalen Personalakte und Signatur sind weitere Funktionen enthalten, für die Sie nicht extra aufkommen müssen

Das Organigramm gibt Ihnen stets einen Überblick

Wie bereits angeschnitten beinhaltet Factorial ein Organigramm, welches die Rollen, Stellen und Zugriffsrechte Ihrer Teams und Mitarbeiter:innen übersichtlich darstellt. Im Vergleich zu anderen Tools, wo eine solche Ansicht in der Art nicht gegeben ist, ist die Darstellung in Factorial gewissermaßen einzigartig. Dieses Feature ist eine sinnhafte Ergänzung zu den bereits vorhandenen Funktionen wie der Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, digitalen Signatur und Zeiterfassung oder der Schichtplanung.

Organigramm zur Übersicht von Vorgesetzten und Rechte-Verhältnissen

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Während diese Funktion bei kleinen Teams und Organisationen vermutlich weniger praktisch ist, hilft es durchaus größeren Unternehmen dabei, den Überblick zu bewahren.

Factorial bietet mehr, als die reine Urlaubsverwaltung

Als All-in-One-HR-Software hat Factorial weitaus mehr zu bieten als die reine Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheiten. Bereits in der Grundversion enthält das System nützliche Funktionen, beispielsweise die Zeiterfassung und die Schichtplanung, die entweder schon enthalten sind oder kostenlos über den App-Store hinzugebucht werden können.

Auch die digitale Signatur ist Teil des Core-HR-Tarifs, was insbesondere für schlanke und papierlose Prozesse von Bedeutung ist.

Factorials Apps zur Erweiterung des Systems

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Je nach Paket erhalten Sie dadurch Zugriff auf viele Erweiterungen, die Sie bei Ihren HR-Prozessen unterstützen. Beispielsweise sind Apps wie “Ziele” und “Kompetenzen” Teil des Pakets “Core HR & Talentmanagement” und daher nicht in der Version “Zeitmanagement” enthalten. Andersherum enthält das Modul “Zeitmanagement” die App “Schichtplanung”.

Der Softwareanbieter stellt hier eine umfangreiche und äußerst nützliche Auswahl bereit, die vom Recruiting über das Onboarding bis hin zur vorbereitenden Gehaltsabrechnung reicht. Der Redaktion fiel im Test auf, dass eine Funktion für das Offboarding fehlt.

Fazit: Großzügiger Funktionsumfang und ein nettes Extra

Factorial ist als HR-Komplettlösung bereits umfangreich ausgestattet. Die Organigramm-Ansicht ist für User zwar praktisch, ist aber in einem Planungstool kein Muss.

Welche zusätzlichen Features und Module hat Factorial?

• Große Auswahl an Applikationen: Neben der Urlaubsverwaltung haben Sie Zugriff auf viele Module wie der digitalen Personalakte oder das Planen von Schichten
• Praktisches Organigramm: Behalten Sie Stellen und Funktionen Ihrer Organisation, sowie vergebene Rechte stets im Überblick

Was kostet Factorial?

Die Kosten für Factorial liegen zwischen 57,50 € und 314 € monatlich bei jährlicher Zahlung, abhängig vom Tarif. Wünschen Sie eine monatliche Zahlung, erhalten Sie den Tarif Operations Hub für 6,75 € pro Nutzer:in, jedoch bei einer Mindestnutzerzahl von 10 Personen. Für die umfassende Enterprise-Lösung der Factorial Suite zahlen Sie 314 € aufwärts. Bei Bedarf können Sie den vollen Funktionsumfang von Factorial im Vorfeld 14 Tage lang testen.

Tarife und Pläne von Factorial

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Die von trusted getestete HR-Software schneidet nach unseren Erfahrungen im Preis-Leistungs-Verhältnis insgesamt gut ab. Besonders im Preisvergleich fiel uns auf, dass die Software etwas teurer als Kenjo ist, Factorial lässt sich dafür an individuelle Bedürfnisse einfacher anpassen.

Wie benutzerfreundlich ist Factorial?

Das Allround-HR-System Factorial ist sehr einfach zu handhaben und angenehm im Design. Mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche findet man sich als User schnell zurecht, weshalb die mangelnde Toolführung durch einen virtuellen Assistenten zu Beginn nur bedingt notwendig ist. Factorial kommt mit wenigen Unterpunkten im Menü aus, wodurch die Plattform eher clean wirkt. Bei einem Blick in die Hilfestellungen von Factorial fällt allerdings auf, dass manche Hilfeseiten nicht übersetzt oder gar nicht vorhanden sind.

Digitale Neulinge werden das Tool lieben

Gerade diejenigen, die von Excel-Tabellen, E-Mail-Flut oder Kalender-Schmierereien erst abgekommen sind, werden sich in Factorial schnell zurechtfinden und sich über die einfache Handhabung freuen. Zwar dauert es ein paar Versuche, bis Genehmigungen und Individualisierungen vorgenommen wurden, Fehler lassen sich jedoch schnell bemerken und korrigieren.

Im Testszenario gefiel der Redaktion, dass bei der Einstellung imaginärer Lehrlinge schnell Zuweisungen von Vorgesetzten vorgenommen werden konnten und Benachrichtigungen einwandfrei funktionierten. Nachträgliche Entscheidungen dauerten dagegen etwas länger.

Mit Leichtigkeit beantragen, genehmigen oder ablehnen

Sowohl über die App als auch die Web-Anwendung lassen sich Urlaubsanträge mit nur wenigen Schritten stellen. Auch hier sind die Schaltflächen selbsterklärend und leicht zu finden. Genauso simpel erfolgt die Genehmigung oder Ablehnung des Antrags, die über das System selbst, per E-Mail oder ebenfalls über die App erfolgen kann.

Einwandfreie Workflows erleichtern mobiles Arbeiten

Wird ein Antrag auf Urlaub gestellt, löst dies einen Benachrichtigungs-Workflow aus, der einwandfrei funktioniert. Die Redaktion war von dieser flüssigen Funktionsweise begeistert, vor allem, weil keine Einstellungen dafür vorgenommen werden mussten.

Wie sicher ist Factorial?

Obwohl Factorial seinen Unternehmenssitz in Barcelona hat, sind die Server in Deutschland stationiert und werden von Amazon Web Services gehostet, die ein ISO 27001 Zertifikat besitzen. Entstehende Daten werden unter gültigen Datenschutzbestimmungen verarbeitet und mit einem SSL-Zertifikat verschlüsselt. Für die DSGVO-konforme Verarbeitung Ihrer Daten ist ein Datenschutzbeauftragter vorgesehen. Im Vergleich zu anderen Anbietern der Kategorie fällt auf, dass Factorial sehr transparent mit Informationen zur Sicherheit umgeht.

Einblick zur Sicherheit Ihrer Daten bei Factorial

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Welchen Kundenservice bietet Factorial?

Stoßen Sie während Ihrer Anwendung von Factorial auf Herausforderungen, beispielsweise bei der Erstellung von Abwesenheitsarten oder Workflows, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Das HR-System hat für aufkommende Fragen eine eigene Wissens-Datenbank eingerichtet. Diese beinhaltet neben einem Benutzerhandbuch auch die häufigsten Fragen und Antworten. Telefonische Unterstützung erhalten Sie vom Support zwischen 09:00 Uhr und 18:00 Uhr, während und außerhalb dieser Zeiten auch per Mail.

Wie hilfreich ist der Support von Factorial wirklich?

Das Support-Team von Factorial wurde im Test über das Kontaktformular kontaktiert. Die Antwort kam zwar schnell, war im ersten Moment jedoch nicht sehr ausführlich. Auf weiteres Nachhaken wurde sich sehr um die Zufriedenstellung bemüht. Insgesamt wurden die Fragen zwar beantwortet, allerdings erst auf weiteres Nachfragen. Hervorhebenswert ist, dass das Support-Team sehr freundlich ist und letztendlich einen sehr kompetenten Eindruck macht, selbst bei komplizierten Fragen.

Was loben oder bemängeln andere User von Factorial?

Bisherige User von Factorial bewerten das Tool durch die Bank als gut und loben vor allem die intuitive Benutzeroberfläche und die Mehrsprachigkeit des Tools. Besonders hervorgehoben wird auch die Berichtsfunktion. Bemängelt wird allenfalls das Fehlen mancher nützlicher Hilfeseiten.