Zoho CRM Test
Zoho CRM ist ein sehr flexibles Tool, das weit mehr bietet, als reines Kontaktmanagement. Leads generieren Sie hier aus Quellen wie Mails, Social-Media-Plattformen oder sogar per Telefonkontakt. Der modulare Aufbau der Software erlaubt es Ihnen, Zoho CRM exakt so anzupassen, wie Sie es brauchen - sei es hinsichtlich von Automatisierungen im Sales-Prozess oder in Sachen neue Module, Reiter und benutzerdefinierte Felder. Die Zusammenarbeit und Motivation Ihres Teams steht dabei stets im Vordergrund. Alles in allem gestaltet sich Zoho CRM - vor allem in den größeren Tarifen, die noch umfassendere Features mitbringen - sehr komplex, was vor allem die anfängliche Datenhaltung und die Bedienung des Tools oft erschwert. Gleichzeitig ist es aber auch eines der mächtigsten und vielseitigsten CRM-Systeme im aktuellen Test. Für kleine Teams ist die webbasierte Software kostenlos; ihre wahre Kraft entfaltet sie allerdings erst in den Tarifen für mittelständische bis große Unternehmen.
- Großer Funktionsumfang
- Viele Schnittstellen
- Flexible Tarife
- Schneller Support
- Komplexe Bedienung
- Lange Einarbeitungszeit
Kostenlose Basisversion für Freelancer und kleine Teams
Zoho CRM gibt es in fünf verschiedenen Versionen: eine kostenlose Basisversion für Freelancer und kleine Teams enthält drei Nutzerzugänge und einen abgespeckten Funktionsumfang, der vor allem die Kontaktverwaltung, einfache Automatisierungen sowie die Kommunikation im Team via Instant-Messenger umfasst. Dieser Tarif ist allenfalls interessant für Sie, wenn Sie nach einer reinen Kontakverwaltungs-Lösung suchen - obwohl Sie mit Hinblick auf die Komplexität der Zoho CRM-Oberfläche hier mit einfacheren Tools besser beraten wären.
Standard- bis Enterprise-Tarife für mittlere Teams
Die kostenpflichtigen Tarife Standard, Professional und Enterprise richten sich dementsprechend an mittelständische bis größere Teams und bringen einen erweiterten Funktionsumfang sowie unbegrenzte Nutzerzugänge. Abgerechnet wird bei Zoho jeweils je Nutzer und Monat. So bezahlen Sie im Standard-Tarif rund 20, im Professional-Tarif 30 und im Enterprise-Tarif 45 Euro pro Monat und User.
Ultimate Edition für große Unternehmen
Eine vor allem für große Unternehmen mit mindestens 100 Benutzern ausgerichtete Ultimate-Edition gibt es für rund 100 Euro pro Monat und Nutzer im Jahresvertrag. Diese bringt vor allem einen erweiterten Speicherplatz für große Teams sowie einige Komfortfunktionen wie beispielsweise smarte Automatisierungsvorschläge oder KI-Features wie die Erkennung der Stimmung Ihrer Gesprächspartner in E-Mails.
Weitere Informationen zu den einzelnen Tarifen finden Sie in der Zoho CRM-Tarifübersicht.
Monats- oder Jahresabo flexibel wählbar
Abgesehen von der Ultimate Edition, die es ausschließlich als Jahresabo zu haben gibt, haben Sie für jeden Tarif von Zoho CRM die Wahl, ob Sie eine monatliche oder jährliche Vertragslaufzeit bevorzugen. Monatliche Verträge sind flexibel monatlich kündbar, wohingegen Jahresverträge einen kleinen Rabatt mit sich bringen. So bezahlen Sie für die Standard-Version dann nur noch 12, für die Professional-Version nur noch 20 und für die Enterprise-Version nur noch 35 Euro pro Monat und Nutzer.
Hoher initialer Aufwand und Pflegebedarf
Zoho CRM ist eines der umfangreichsten CRM-Systeme im Test. Die Nutzerfreundlichkeit des webbasierten Zoho CRM bleibt leider hinter den umfangreichen Features zurück. Die Benutzeroberfläche erscheint zwar übersichtlich und zeitgemäß, allerdings bemängeln einige Nutzer, dass sich manche Arbeitsschritte nur wenig intuitiv umsetzen lassen. Dazu gehört beispielsweise das Programmieren von Workflows, in das Sie vor allem zu Beginn viel Zeit investieren müssen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Auch die Organisation von Dashboards und Reports könnte Nutzern am Anfang Probleme bereiten, diese sind nämlich in sehr viele verschiedene Ordner einsortiert, je nachdem, um welche Art Bericht es sich handelt. Das macht für große Unternehmen mit vielen Reports durchaus Sinn, könnte in KMU und Startups allerdings dazu führen, dass man einzelne Berichte nur schwer wieder findet.
Individuelle Module und Datenbanken selbst erstellen
Zoho CRM ist hochgradig anpassbar und lässt sich flexibel um zusätzliche individuelle Module erweitern. Diese sind nicht vorinstalliert und stammen auch nicht vom Anbieter, sondern können von Ihnen selbst im System angepasst und gespeichert werden. Das ist zwar ein gewisser Aufwand, führt aber auch dazu, dass Sie Features und Ansichten implementieren können, die Zoho CRM selbst so noch nicht mitbringt - wie zum Beispiel eine Sales Pipeline à la Pipedrive. Diese gibt es in Zoho selbst nicht, lässt sich aber mit ein wenig Know-How relativ einfach nachziehen, indem Sie ein entsprechendes Modul basteln.
Aufwändiger und leicht fehleranfälliger Datenimport
Einen Nachteil an Zoho CRM ist der aufwändige Import von Datensets: So gestaltet sich die Übertragung von Daten aus Excel-Tabellen manchmal als schwierig und einige Nutzer beklagen, dass vor allem große Tabellen mit vielen Feldern zunächst aufwändig vorbereitet werden müssen, um den Import zu ermöglichen. Zudem scannt Zoho CRM Ihre Einträge nicht automatisch auf Dubletten. Sie werden also nicht darum herumkommen, sich für diese Aufgabe eine externe Lösung zu suchen, oder in regelmäßigen Abständen manuelle Checks durchzuführen.
Zusammenarbeit im öffentlich zugänglichen Kalender
Die Zusammenarbeit im Team ist eines der Kernelemente von Zoho CRM. Das System verbindet Ihre Mitarbeiter zum Beispiel in einem eigenen Instant-Messenger, auf den alle Teammitglieder Zugriff haben. Ebenfalls integriert ist ein Kalender, in dem Sie persönliche aber auch teamübergreifende Termine und Fristen festlegen können. Sogar Ihre gespeicherten Kontakte können Sie mit nur wenigen Klicks zum flexiblen Kalender einladen, um beispielsweise Telefonkonferenzen zu planen oder Live-Demos für Ihr Produkt zu vereinbaren.
Das interne Belohnungssystem Gamescope
Ein leicht verstaubt und seltsam anmutendes Features ist das sogenannte “Gamescope” von Zoho CRM. Dahinter verbirgt sich ein Gamification-Ansatz, der die Motivation und Leistung im Team hochhalten und Mitarbeiter anspornen soll. Dabei definieren Sie als Admin gewisse Aufgaben und Ziele und verleihen den Teammitgliedern, die diese Ziele erreichen, virtuelle Trophäen und Abzeichen, die per Push-Nachricht mit dem Team geteilt werden. Die Idee dahinter: das Team soll sich herausgefordert fühlen und die einzelnen Mitarbeiter miteinander um die besten Plätze konkurrieren. Ein interessantes Konzept, aber ob es noch zeitgemäß ist, ist fraglich.
Modularer Aufbau und feinporige Datenhaltung
Zoho CRM ist modular aufgebaut und bringt eigene Module für unterschiedliche Arten von Kontakten mit. So unterscheidet das System beispielsweise zwischen den Datensätzen “Leads”, “Kontakte”, “Kunden” und “Abschlüsse”. Ähnlich wie bei weclapp und Freshsales ist die Unterscheidung der Kontaktdaten damit recht feinporig; anders als dort haben Sie mit Zoho CRM allerdings die Möglichkeit, mittels individueller Module und Reiter sogar noch mehr Abstufungen zu integrieren, um ihren persönlichen Sales-Prozess im System abzubilden. So unterscheiden Sie beispielsweise zwischen heißen und kalten Leads, etc.
Leads und Kontaktdaten aus den verschiedensten Quellen
Der Funktionsumfang von Zoho CRM ist recht groß und bietet über das Kontaktmanagement hinaus auch Möglichkeiten zur Verknüpfung mit Social-Media-Profilen (Facebook, Twitter, Google+), um Leads aus sozialen Netzwerken zu generieren oder mit Nutzern zu kommunizieren. Individualisierbare Workflows und Werkzeuge zur Marketing Automation erleichtern das Lead Nurturing. So werden zum Beispiel Webseitenbesucher anhand Ihres Surfverhaltens direkt von Zoho CRM in die Datenbank integriert - sofern dies datenschutztechnisch erlaubt ist, versteht sich. Andere Quellen für Leads ist beispielsweise Ihr mit Zoho CRM synchronisiertes E-Mail-Postfach oder ein Telefongespräch. Zoho CRM bringt mit “PhoneBridge” die Möglichkeit mit, das System mit einem von über vierzig Internet-Telefonie-Tools zu verknüpfen.
Keine integrierte Sales-Pipeline, aber Möglichkeit dazu
Eine Sales-Pipeline wie beispielsweise Pipedrive oder Freshsales sie liefern, hat Zoho CRM nicht im Gepäck. Eine solche müssen Sie erst nachträglich integrieren. Das bedeutet selbstverständlich einen gewissen Mehraufwand; auf der anderen Seite ist es schön, dass Zoho CRM Ihnen diese Möglichkeit überhaupt bietet. Einfach gestrickte Tools ohne Sales Pipeline - zum Beispiel CentralStationCRM - sind selten entsprechend erweiterbar.
Rechnungen, Angebote und mehr
Zoho CRM ein reines CRM-System zu nennen, wäre eine grobe Untertreibung. Stattdessen ist das Tool ein umfangreiches ERP-System, mit dem Sie beispielsweise auch Angebote und Rechnungen erstellen und per Mail an Ihre Kunden verschicken, deren Zahlungen im Blick behalten und vieles mehr.
Workflows und Blueprints automatisieren Ihre Sales-Prozesse
Mithilfe von Workflows und Blueprints können Sie Zoho CRM exakt auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden und automatisieren, um Sales- und Marketing-Prozesse zu beschleunigen und Ihren Mitarbeitern die Arbeit mit Ihren Kontaktdaten zu erleichtern. Workflows beispielsweise führen eine vordefinierte Aktion aus, wenn Sie einen bestimmten Trigger im System auslösen. Beispielsweise verschickt Zoho CRM dann automatisch eine Follow-Up-Mail exakt 24 Stunden, nachdem Sie mit einem Ihrer Leads zuletzt in Kontakt standen oder erstellt automatisch eine Rechnung, wenn einer Ihrer Kontakte einen Abschluss macht und damit zum Kunden konvertiert.
Blueprints hingegen legen fest, welche Arbeitsprozesse bei Ihnen gelten, bzw. wie Ihr Sales-Prozess im Detail aussieht. Damit definieren Sie in einem Ablaufdiagramm beispielsweise, nach welchen Stufen Ihr Verkaufsprozess strukturiert ist und was passieren muss, um etwa einen Lead zu einem Interessenten zu konvertieren.
Große Anzahl nativer Schnittstellen zu Tools
Zoho CRM glänzt mit einer großen Anzahl nativer Schnittstellen. Zu den enthaltenen Integrationen gehören beispielsweise gängige Tools wie das Accounting Tool QuickBooks, die Email-Marketing-Software MailChimp, Microsoft Office, Dropbox, und noch viele andere. So lässt sich Zoho CRM ideal in eine bestehende IT-Umgebung einbinden. Und sollte doch einmal eine Schnittstelle fehlen, lässt sich diese durch die Integration in das Cloud Integration Tool Zapier mit ein wenig zusätzlicher Arbeit selbst programmieren. Mehr über die verfügbaren Schnittstellen entnehmen Sie dem trusted Datenblatt.
Hauseigene Verknüpfungen vorhanden
Nicht zuletzt bietet Zoho CRM auch hauseigene Integrationen an, zum Beispiel zur Buchhaltungssoftware Zoho Books, zum Customer Support Tool Zoho Desk oder zum Mail Provider Zoho Mail.
Europäischer Datenschutz und hohe Datensicherheit
Zoho CRM hostet die Daten aller europäische Kunden auf Rechenzentren innerhalb der EU, um die Compliance mit der geltenden DSGVO sicher zu stellen. Dabei lagern alle Kundendaten auf räumlich getrennten Servern, die regelmäßig ein Backup durchführen, um Datenverluste zu verhindern. Verschlüsselt sind Ihre Daten nach dem Bankenstandard AES-256, bzw. bei der Datenübertragung per SSL-Verschlüsselung. Die Rechenzentren von Zoho CRM sind nach ISO 27001 für IT-Sicherheit zertifiziert.
Ein wenig seltsam: Zoho CRM wirbt nach wie vor mit der Compliance mit dem umstrittenen Privacy-Shield-Abkommen, das den sicheren Datenaustausch zwischen den USA und Europa regeln soll; da die Daten europäischer Kunden allerdings ausschließlich auf europäischen Servern lagern sollen, greift das Abkommen in diesem Falle gar nicht.
Kompetenter und schneller persönlicher Support
Nutzer von Zoho CRM loben das kompetente und schnelle Support-Team, das Sie am einfachsten per Live Chat erreichen. Sollten Sie mehr ein Anhänger der Hilfe zur Selbsthilfe sein, stehen Ihnen online auch eine FAQ-Datenbank sowie diverse Dokumentationen und Videoanleitungen zur Verfügung. Diese helfen Ihnen vor allem bei der Implementierung der Software, um erste Hindernisse schnell zu umschiffen.
