Die wichtigste Information vorweg: weclapp nur als CRM-System zu bezeichnen, geht eigentlich nicht weit genug.

Stattdessen handelt es sich bei dem Tool um eine voll ausgewachsene ERP-Software, die von der Kontaktverwaltung über die digitale Zusammenarbeit, die Artikel-, Leistungs- und Lagerverwaltung, das Projektmanagement, bis hin zur Buchhaltung alles abdeckt, was Diensleistungs- oder Handelsunternehmen brauchen könnten. Ein besonderes Faible hat weclapp auf die E-Commerce-Branche – ist aber auf keinen Fall darauf beschränkt.

Wir werfen einen tieferen Blick auf das weclapp CRM

Screenshot: trusted.de

Quelle: weclapp.com

Für den Vergleich der besten CRM-Systeme hat trusted sich daher auf die kleinste Produktversion “weclapp CRM” fokussiert und stellt deren Möglichkeiten und Funktionen hier übersichtlich vor. Am Ende dieser Produktvorstellung finden Sie noch einige Informationen darüber, welche Möglichkeiten weclapp noch mitbringt. Den Anfang machen allerdings die wichtigsten Standards für die Kunden- und Kontaktverwaltung:

Das Kontaktmanagement im weclapp CRM ist sehr breit aufgestellt und umfasst neben der Verwaltung von Leads, Unternehmen und Kund:innen auch die Organisation von Lieferanten. Die Kundenakten in weclapp sammeln und organisieren alle Belege (Angebote und Rechnungen), Ereignisse (z.B. eine Kontakthistorie) und auch Aufgaben zu einem Kontakt.

Leads lassen sich durch einen visuellen Lead-Funnel im Kanban-Style leiten, um immer über aktuelle Opportunities auf dem Laufenden zu sein:

Der Lead-Funnel in weclapp organisiert Ihre Leads und Opportunities

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Sortier- und Filterfunktionen sorgen in der Kontaktliste für Übersicht. Leads lassen sich manuell anlegen, als CSV-Massenimport ins System importieren oder aus Webformularen direkt im weclapp CRM einspeisen.

Kommunikationstechnisch bietet weclapp keine Besonderheiten, ermöglicht aber die standardmäßige Synchronisation mit E-Mail-Clients wie Outlook (bzw. Microsoft 365) oder Gmail und grundlegende E-Mail-Automatisierungen.

Auch die Telefonie-Anbindung ist über CTI-Lösungen möglich.

Dass weclapp darüber hinaus keine Tools für die interne Team-Kommunikation integriert, ist schade, lässt sich aber über Drittanbieter-Anwendungen umgehen.

Alle Aktivitäten und das Aufgabenmanagement steuern Sie zentral im weclapp Organizer. Hier erstellen und delegieren Sie Aufgaben und verfügen neben einem Adressbuch und einer Dokumentenbibliothek über einen integrierten Kalender mit Erinnerungsfunktion.

So weit zum weclapp CRM. Per Upgrade auf den Tarif “ERP Dienstleistungen” lässt sich außerdem ein vollständiges Projektmanagement in weclapp abbilden. Hier kommen dann die Zeiterfassung, die Leistungsabrechnung und die Projektplanung bzw. -verwaltung mithilfe von Gantt-Charts hinzu.

Das Projektmanagement in weclapp in der Übersicht

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Sales-Teams finden in der CRM-Lösung von weclapp eine Fülle an Tools und Funktionen. Dazu gehören standardmäßig die Lead- und Opportunity-Verwaltung. Leads lassen sich in übersichtlichen Vertriebspipelines pflegen.

In den Software-Versionen “ERP Dienstleistung” und “ERP Handel” erweitert sich der Funktionsumfang um das Auftragswesen und die Rechnungsstellung (inkl. der Erstellung von E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD, XRechnung und UBL). Auch die Lagerverwaltung mit Produkten, Preislisten und Buchhaltung-Funktionen ist mit der weclapp-Edition “ERP Handel” möglich. So können Sie alle Prozesse (Produktion, Einkauf, Verkauf, Versand, etc.) abbilden und steuern.

Hinzu kommt ein optionales Vertragsmanagement-Modul, das als Add-on für einen Aufpreis von 49 €/Monat nachgerüstet werden kann. Damit automatisieren Sie Vertragsprozesse, behalten wichtige Fristen im Auge und archivieren Vertragsdokumente rechtssicher.

Auch für Marketingteams hat das weclapp-CRM einige Funktionen parat. So verfügt bereits die kleinste Produktversion über ein umfassendes Kampagnenmanagement und bringt die Möglichkeit mit, Leads über individuelle Web-Formulare zu gewinnen. Hinzu kommen Anbindungen an E-Mail-Marketing-Tools wie Brevo, Cleverreach und Mailchimp sowie ein starkes Berichtswesen (siehe unten).

Supportteams finden in weclapp standardmäßig keine Tools oder Funktionen für die Einbindung von Kundendienstprozessen.

Für einen Aufpreis von je 49 €/Monat lässt sich weclapp allerdings um einen Helpdesk nachrüsten. Das Online-Ticketsystem soll eine schnelle Bearbeitung von Kundenanfragen ermöglichen und erlaubt es Supportteams, direkt aus weclapp heraus Anfragen zu bearbeiten und zu beantworten.

Alle Analytics- und Reporting-Tools bündelt weclapp im Bereich Berichtswesen. Hier finden Sie standardmäßige Auswertungen zu Kategorien wie Einkauf, Bestellvolumina oder Kundenstatistiken. Im innovativen Umsatzcockpit können Sie Umsatz- und Rechnungsverläufe im Jahresverlauf detailliert analysieren und planen - ein wirklich cooles Tool.

Durch übersichtliche Dashboards behalten Sie immer alle Entwicklungen im Blick

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Zusätzlich gibt es Features für die Angebotsauswertung und Lagerbilanzen. weclapp verfügt damit über ein umfangreiches und gut aufgestelltes Reporting.

Weitere Funktionen (ERP)

Das weclapp CRM ist damit bereits gut aufgestellt und für Sales-Teams in E-Commerce-Unternehmen und Agenturen eine funktionsstarke Lösung. Da weclapp sich aber in erster Linie als ERP-System versteht, entfaltet sich die volle Stärke der Software erst in den größeren Tarifen “ERP Dienstleistung” und “ERP Handel”. Hier ein kurzer Überblick über die Möglichkeiten, die weclapp Ihnen hier bietet:

• Einkauf: Mit dem Cloud-ERP von weclapp behalten Sie alle Liefertermine im Blick. Die Beschaffungsfunktion enthält relevante Daten rund um Einkauf, Disposition, Kontrolle offener Lieferungen, Wareneingang, etc.
• Lager: Mit der integrierten Lagerverwaltungssoftware haben Sie alle Bestände Ihrer Artikel wert- und mengenmäßig im Blick und können sämtliche Materialbewegungen nachvollziehen.

In den größeren Tarifen ist weclapp mit einer vollständigen Lagerverwaltung ausgestattet

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• Verkauf & Abrechnung: weclapp dokumentiert und unterstützt die gesamte Prozesskette von der Kundenanfrage bis zur Rechnungsstellung.
• Produktion: Auch für Unternehmen mit eigener Produktion ist in weclapp ein Modul vorhanden. Als Basis werden die zur Verfügung stehenden Ressourcen (z.B. Personen, Maschinen, Fahrzeuge), Stücklisten und Kostenstellen erfasst.
• E-Commerce: weclapp liefert Schnittstellen zu gängigen Onlineshop-Systemen, Marktplätzen und Versanddienstleistern. Auch das Retourenmanagement lässt sich in weclapp abbilden.
• Finanzbuchhaltung: Damit wirklich jeder Unternehmensbereich abgedeckt ist, verfügt die ERP-Lösung über ein umfassenden Buchhaltungsmodul, mit dem die Abwicklung buchhalterischer Aufgaben intuitiv und zeitsparend von der Hand geht.

Wie viel kostet weclapp?

Das weclapp CRM kostet 39 € pro Mitarbeiter:in und Monat, wobei Sie die Wahl zwischen der monatlichen und der jährlichen Abrechnung haben. Im Basissystem enthalten sind die Kunden- und Kontaktverwaltung, das Kampagnenmanagement, der “Organizer” für die tägliche Arbeit und die wichtigsten Auswertungen und Berichte für Sales- und Marketing-Teams. Seit Januar 2025 sind außerdem E-Rechnungen in allen Paketen integriert.

Wie erwähnt ist das CRM-System aber nur die Basis von weclapp:

Die Preise für weclapp in der Übersicht

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Der Tarif “ERP Dienstleistung” enthält alle CRM-Features und erweitert das Tool zusätzlich um das Projekt- und Aufgabenmanagement, die Auftrags- und Rechnungsverwaltung, Artikel- und Leistungsverwaltung und die Finanzbuchhaltung. Das Paket ist für 89 € im Monats- und für 69 €/Monat/User im Jahresabo verfügbar.

In der größten Softwareversion “ERP Handel” kommen zusätzlich die Funktionsbereiche Lager und Logistik sowie Produktion hinzu. Sie kostet 169 € im Monats- und 139 €/Monat/User im Jahresabo.