weclapp Test
weclapp liefert eine umfangreiche ERP-Software für kleine bis mittelständische Unternehmen aus Dienstleistung und Handel. Das System ist sehr kleinteilig und deckt von Kunden- über Lead- und Kampagnen- bis hin zum Opportunity-Management die wichtigsten Themen ab. Die Möglichkeiten sind umfangreich, die Datenpflege gestaltet sich allerdings durch die strikte Trennung der jeweiligen Bereiche in einzelne Datenbanken ein wenig mühsamer, als bei einigen Wettbewerbern. Gerade die Aufteilung von Kontaktdaten in “Kontakte”, “Interessenten” und “Kunden” in drei verschiedenen Datenbanken ist ein wenig zu feinporig und könnte neue Nutzer schnell erschlagen; dafür behalten Sie auch stets den Überblick darüber, welcher Kontakt Ihrem Unternehmen welchen Nutzen bringt. Auch in Sachen Marketing und Sales fehlt es weclapp noch an der nötigen Konsequenz und Übersicht. Alles in allem bietet weclapp ein vergleichsweise komplexes aber dafür auch mächtiges CRM-System, das vielen Anwendungsfällen standhalten dürfte - auch wenn ein wenig mehr Flexibilität dem Tool nicht schaden würde.
- Server in Deutschland
- Social-Enterprise Integrationen
- Gut für Startups und KMU
- Keine kostenlose Version
- Manche Add-Ons kostenpflichtig
Vom CRM bis zum ERP verschiedene Preisklassen
Das umfangreiche weclapp ERP gibt es in drei Preisklassen, die sich jeweils in ihrem Funktionsumfang unterscheiden. So enthält das kleinste Paket “CRM” ausschließlich das Kontaktmanagement plus Chancen- und Kampagnen-Verwaltung, die Aufgabenverwaltung sowie die Kalender-Ansicht. Das größere Paket “ERP Dienstleistung” ist für Agenturen, IT-Dienstleister sowie Consulting-Agenturen gedacht und enthält zusätzlich die Funktionen “Angebot & Auftrag”, “Projektmanagement”, “Zeiterfassung”, “Faktura”, “Wiederkehrende Rechnungen” sowie “Finanzbuchhaltung & Banking”.
Im größten Paket “ERP Handel”, das vor allem für Unternehmen aus den Branchen Einzelhandel, eCommerce und Produktion entwickelt wurde, wird der Featureumfang um ein Warenwirtschaftssystem, die Lagerverwaltung, die Online-Shop-Anbindung und die Integration von Amazon, eBay und Rakuten als Marktplätze erweitert. weclapp hat damit das Potential, ein sehr komplexes Tool zu sein. Kleine bis mittelständische Unternehmen, die auf der Suche nach einem zuverlässigen CRM-System sind, sind allerdings mit dem kleinsten Paket ausreichend beraten. Weitere Informationen über die verfügbaren Preispakete finden Sie in der weclapp-Kostenübersicht.
Für alle Preispakete von weclapp gilt eine Mindestabnahme von 2 Nutzerlizenzen bei der Erstbestellung.
Flexible Laufzeiten und Zahlungsintervalle
weclapp können Sie als monatliches, jährliches oder zweijährliches Abonnement buchen. In den längeren Vertragslaufzeiten haben Sie außerdem die Wahl, in welchen Intervallen Sie bezahlen wollen; etwa zweijährlich oder jährlich im Voraus, oder monatlich. Dabei gilt: Je länger die Vertragslaufzeit und je länger das Zahlungsintervall, desto günstiger wird weclapp auf den Einzelmonat gerechnet. Ein Beispiel: Das Paket “CRM” kostet bei monatlicher Laufzeit und Zahlung 25 Euro, bei jährlicher Laufzeit und monatlicher Zahlung 20 Euro, bei jährlicher Laufzeit und jährlicher Zahlung dagegen nur noch 15 Euro. In diesem System können Sie bis zu 50 Prozent sparen, wenn Sie sich entsprechend lange binden.
Wenn Sie sich im Vorfeld unverbindlich ein Bild von den Features und Möglichkeiten von weclapp machen wollen, haben Sie dazu in einer 30-tägigen kostenlosen Testphase die Möglichkeit.
Sehr kleinteilige Datenhaltung
Was an weclapp als erstes auffällt: Jede Art von Datenset hat seine eigene Datenbank. Alleine für die Pflege von Kontaktdaten liefert das System drei voneinander abgetrennte Listen, in denen Sie Kontakte in unterschiedlichen Stadien des Sales-Workflows tracken können. Hinzu kommen (je nach gewähltem Tarif) Datenbanken für Kampagnen, Projektdaten, Artikel und Dienstleistungen und Finanzen.
Damit präsentiert sich das System sehr kleinteilig und auch recht komplex, ähnlich wie beispielsweise Freshsales. Die initiale Datenmigration ist zwar durch die Importfunktionen (via CSV-Dateien) für jede Datenbank schnell erledigt; bis Sie alleine alle Kontaktdatenbanken gefüllt und die einzelnen Kontakte dem jeweiligen Stadium zugeordnet haben, kann allerdings schon eine gewisse Zeit vergehen. weclapp unterstützt Sie dabei durch ein umfassendes Schritt-für-Schritt-Tutorial und großzügige Hilfestellungen im Dashboard. Das ist Standard bei den meisten Anbietern im CRM-Vergleich.
Suchfunktion hilft, den Überblick zu behalten
Trotz der guten Usability und der schönen Benutzeroberfläche des Tools sollten Sie allerdings nie aus den Augen verlieren, wo sich welche gesuchte Information im System befindet. Eine Suchfunktion unterstützt Sie dabei und hilft Ihnen, schnell die jeweiligen Daten ausfindig zu machen. Trotzdem hätte ein wenig mehr Einfachheit, gerade aus Sicht eines Admins, dem Tool gut zu Gesicht gestanden.
Kontaktverwaltung in drei Stufen
Mit der Kontaktverwaltung und den sogenannten “360-Grad-Kontaktakten” von weclapp können Sie grundsätzlich drei Arten von Kontaktdatensätzen pflegen: “Kontakte” sind Personen oder Firmen, mit denen Sie im Austausch stehen. “Interessenten” sind Personen oder Firmen, die an Ihrem Angebot interessiert sind. “Kunden” schließlich sind diejenigen Personen oder Firmen, denne Sie bereits etwas verkaufen konnten. Dementsprechend bilden Sie in weclapp also vom Lead (Kontakte) bis zum Abschluss (Kunden) Ihren Sales-Prozess ab.
Kontakte lassen sich dabei relativ einfach zu Interessenten oder Kunden konvertieren. Das klappt mit nur wenigen Mausklicks und ist recht komfortabel. Warum weclapp diese Trennung in der Datenbank überhaupt vornimmt, bleibt aber zunächst einmal ein Rätsel und wird für Einsteiger in die Software schnell unübersichtlich. Ebensogut hätte man alle Kontakte in einer einzigen Datenbank pflegen und entsprechend Ihres Status mit Flags versehen können.
Zum Vergleich: Beim Sales CRM Pipedrive würde die Karte des jeweiligen Kunden auf einem übersichtlichen Board einfach um eine Spalte weiterverschoben werden, wenn er vom Kontakt zum Interessenten wird. Auch, dass sich die drei Stufen nicht individuell anpassen oder um weitere Stufen ergänzen lassen, stört ein wenig. So lässt sich leider kein individueller Workflow in weclapp abbilden.
Behalten Sie mit weclapp Ihre Wettbewerber im Blick
Toll an weclapp: Im CRM können Sie nicht nur Ihre Kontakte und Kunden im Blick behalten, sondern auch Ihre Wettbewerber. Firmennamen, Hauptprodukt und URL der Webseite hinterlegen Sie hier, um ständig über Ihre Konkurrenz im Bilde zu sein. Auch Stärken und Schwächen Ihrer schärfsten Konkurrenten können Sie hier pflegen. Das ist eine nette Ergänzung, die nicht viele CRM-Systeme mitbringen.
Kampagnenplanung in weclapp
Mit weclapp haben Sie die Möglichkeit, Sales-Opportunities und Kampagnen zu planen und zu verwalten. Kampagnen beispielsweise legen Sie hier als Blaupause an. Sie können definieren, welche Art von Kampagne Sie an welche Kontakte ausspielen wollen, sowie die erwarteten Kosten und die erwarteten Umsätze hinterlegen. Das dient größtenteils der Übersicht im System und der Vorbereitung für Newsletter- und E-Mail-Marketing-Tools wie MailChimp und Co., die die vorsortierten Kontaktdaten direkt übernehmen können.
Schade ist, dass Sie aus weclapp heraus keine Möglichkeiten haben, Mail-Kampagnen direkt zu erstellen und zu verschicken. So verbleiben die Marketing-Möglichkeiten von weclapp ein wenig oberflächlich und sind höchstens eine Vorbereitung für die tatsächliche Durchführung in anderen Tools.
Chancen und Opportunities
Mithilfe von Chancen halten Sie für sich und Ihr Team fest, welche Möglichkeiten Sie in Bezug auf einen bestimmten Kontakt haben - ob beispielsweise ein Abschluss kurz bevor steht oder ob Sie einen Interessenten für besonders vielversprechend halten. Chancen sammeln Sie in einer eigenen Liste, diese werden aber auch in den Datenbankeinträgen der jeweiligen Kontakte angezeigt.
Auch das Chancen-Management von weclapp verbleibt allerdings ein wenig oberflächlich und dient größtenteils dem Informationsaustausch im Team. Dafür ist es allerdings noch nicht konsequent genug. Zwar können Sie mithilfe von Chance einzelne Kontakte als Hot Leads kennzeichnen, diese Kennzeichnung schlägt sich allerdings nicht in der Kontaktdatenbank wieder, was ja die Übersichtlichkeit fördern würde. So bleibt diese Information immer da, wo Sie sie auch abgelegt haben - in der Chancendatenbank - und lässt sich darüber hinaus nur schwer nutzwertig einsetzen.
Wenige Schnittstellen, aber Online-Shops und Marktplätze
weclapp wartet nicht mit einer riesigen Menge an integrierten Schnittstellen auf. Das liegt mitunter auch daran, dass das Tool schon für sich alleine genommen sehr viele Use-Cases abdeckt, und sei es auch nur im größten Paket “ERP Handel”. Native Integrationen existieren allerdings zu E-Mail-Marketing-Lösungen wie MailChimp, zu Online-Shopsystemen wie Shopware, Magento und WooCommerce sowie zu beliebten Online-Marktplätzen wie Amazon, eBay, Rakuten und mehr.
Höchste Datenschutzstandards Made in Germany
weclapp lagert Ihre Daten in einem hochsicheren Rechenzentrum in Frankfurt am Main und folgt damit sowohl der DSGVO als auch den strengen deutschen Datenschutzbestimmungen. Alle Daten werden gespiegelt auf räumlich getrennten Servern aufbewahrt und durch regelmäßige Backups geschützt. weclapp bzw. das Rechenzentrum der Equinix (Vertragspartner von 1&1 IONOS) ist nach ISO 27001 für IT-Sicherheit zertifiziert und weclapp erhielt von diversen unabhängigen deutschen Prüfern Spitzennoten in Sachen Zuverlässigkeit und Sicherhheit. Alle Daten werden nach Bankenstandard AES256 verschlüsselt.
Schnelle und direkte Hilfe im In-App-Hilfecenter
Von der Oberfläche von weclapp aus haben Sie Zugriff auf das Hilfecenter des Tools. Hier finden Sie nicht nur die umfassende Wissensdatenbank mit hilfreichen Tipps, Tricks und Dokumentationen zur Software, sondern auch einen Link zum YouTube-Channel von weclapp, wo Sie sich diverse Tutorial-Videos anschauen können.
Alternativ können Sie auch persönlich mit dem Support in Kontakt treten, was per Live-Chat möglich ist.
