Insightly Test
Insightly präsentiert sich als sehr funktionsstarkes CRM-System mit Ausrichtung auf kleine bis (hauptsächlich) mittelgroße Unternehmen. Die wichtigsten Basics sind schon im kostenlosen Tarif und im kleinsten Tarif “Plus” enthalten; wirklich mächtig wird Insightly aber erst in den größeren Tarifen “Professional” und “Enterprise”, da hier die ganze Power seiner Analytics-Dashboards und des umfassenden Berichtswesens zum Tragen kommt. Ideal ist Insightly damit vor allem für Unternehmen, die Wert auf Echtzeit-Auswertungen und nützliche Insights legen. Ein Schmankerl für Projektteams ist das integrierte Projektmanagement-Tool, mit dem Sie Kundenprojekte planen und durchführen können. Das greift teilweise aber noch zu kurz, um eine echte Alternative zu professionellen Projektverwaltungstools zu sein. Trotz einiger Lücken und einer (stellenweise) angestaubten Oberfläche, kann Insightly mit guter Usability punkten. Fazit: Ein solides CRM im preislichen Mittelfeld.
- Großer Funktionsumfang
- Mächte Analytics und Reports
- Integriertes Projektmanagement
- Kostenlose Basisversion
- Keine Telefonanbindung in Europa
- Server in den USA
- Teilweise unmoderne Oberfläche
Was kostet Insightly?
Insightly ist entweder dauerhaft kostenlos (mit eingeschränktem Funktionsumfang und für maximal 2 Nutzer), oder kostet zwischen 29 und 99 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Die verfügbaren Tarife “Plus”, “Professional” und “Enterprise” bieten jeweils einen unterschiedlichen Funktionsumfang und sind für unterschiedliche Unternehmens- oder Teamgrößen geeignet. Alle kostenpflichtigen Tarife von Insightly bekommen Sie als Jahresabo mit jährlicher Zahlung. Sie können Insightly 2 Wochen lang kostenlos testen.
Insightly Tarife
Insightly bekommen Sie in vier verschiedenen Tarifen:
- Free
- Plus
- Professional
- Enterprise
Die einzelnen Tarife unterscheiden sich sowohl hinsichtlich der maximalen Nutzerzahl, sowie in den anlegbaren Kontakten und dem Funktionsumfang. Während “Free” und “Plus” vor allem für Freelancer und kleinere Teams ohne riesige Ansprüche konzipiert sind, richten “Professional” und “Enterprise” an mittelgroße Unternehmen mit mehr Bedarf.
Eine kurze Übersicht über die einzelnen Tarife finden Sie hier:
Insightly Free
“Free” ist die kostenlose Basisversion von Insightly, die Sie mit maximal 2 Nutzern dauerhaft gratis nutzen können. Der Funktionsumfang ist gegenüber der größeren Pakete leicht eingeschränkt, hat aber die wichtigsten Basis-Funktionen für ein funktionierendes Kontaktmanagement an Bord. “Insightly Free” eignet sich schon aufgrund seiner eingeschränkten Kapazität an Nutzern hauptsächlich für Freelancer und Einzelkämpfer.
Insightly Plus
“Insightly Plus” ist der erste kostenpflichtige Tarif und kostet 29 US-Dollar pro Monat und Nutzer (alle Preise von Insightly sind ausschließlich in Dollar ausgezeichnet). Anders als in der kostenlosen Free-Version können Sie hier beliebig viele Nutzerprofile anlegen. “Plus” ist für maximal 100.000 Kontakte ausgelegt, hat 2.500 Massen-E-Mails pro Tag sowie 10 GB Speicherplatz mit an Bord.
Außerdem gibt es funktionale Einschränkungen: Das Berichtswesen von “Insightly Plus” beschränkt sich auf vorgefertigte Standard-Berichte und lässt kaum grafische Auswertungen zu; zudem müssen Sie Abstriche in Sachen Benutzerverwaltung machen und es fehlt an Automatisierungs-Features. “Insightly Plus” ist hauptsächlich für kleine Teams mit flachen Hierarchien interessant.
Insightly Professional
Der Professional-Tarif von Insightly kostet 49 Euro pro Nutzer und Monat und ist auf wachsende Teams kleiner bis mittlerer Größe ausgelegt. Bis zu 250.000 Kontakte und 5.000 Massen-E-Mails pro Tag sind hier möglich; außerdem steigt der vorhandene Speicherplatz auf 100.000 GB.
Im Vergleich zu “Insightly Plus” haben Sie hier mehr Möglichkeiten bei der Berichtserstellung sowie bei der Prozess- und Marketing-Automatisierung. Abstriche machen Sie nur bei Spezialfunktionen wie automatischen Angeboten.
Insightly Enterprise
“Enterprise” ist der größte Insightly-Tarif und kostet 99 Euro pro Nutzer und Monat. Im Gegensatz zur Professional-Version kommen kaum Features hinzu, bis auf die Möglichkeit, Produkte und Preislisten zu pflegen und automatische Angebote für Ihre Leads und Kunden zu generieren. Zudem haben Sie in diesem Tarif mehr Möglichkeiten, was benutzerdefinierte Dashboards und Auswertungen angeht. Enterprise ist entsprechend für mittlere Unternehmen geeignet, die auf diese Features nicht verzichten können oder wollen.
Der Enterprise-Tarif bietet Ihnen Platz für unbegrenzt viele Kontakte und hat unbegrenzt viel Speicherplatz im Gepäck. Die Zahl der Massen-E-Mails, die Sie täglich verschicken können, ist auf 10.000 limitiert.
Insightly Vertragslaufzeiten und Kündigung
Alle Insightly-Tarife (mit Ausnahme natürlich der kostenlosen Free-Version) gibt es ausschließlich im Jahresabo, das bedeutet: 12 Monate Mindestvertragslaufzeit und Zahlung für den gesamten Zeitraum im Voraus. Damit kosten die Tarife “Plus”, “Professional” und “Enterprise” zwischen rund 350 und 1.200 Euro pro Nutzer und Jahr. Das ist schade; viele Wettbewerber sind hier flexibler und bieten ihre Lösung auch in flexiblen Monatstarifen an.
Alle wichtigen Informationen über Insightlys Tarife und deren Vertragskonditionen finden Sie in der Insightly Tarifübersicht.
Insightly Testphase
Insightly können Sie im Vorfeld bis zu 14 Tage lang mit allen wichtigen Funktionen kostenlos testen. Dazu steht Ihnen eine Testinstanz mit vorgefertigten Beispieldaten zur Verfügung, mit denen Sie alle Features des Tools nach Belieben ausprobieren können. Dafür benötigen Sie nur Ihre E-Mail-Adresse und ein selbstgewähltes Passwort; Ihre Zahlungsdaten hinterlegen Sie erst, wenn Sie sich aktiv für einen der kostenpflichtigen Pläne entscheiden.
Welche Funktionen hat Insightly?
Insightly kombiniert die Kontaktverwaltung eines klassischen Sales- und Marketing-CRMs mit oberflächlichen Projektmanagement-Features. Neben der Lead- und Kundenverwaltung, der Terminplanung, einer E-Mail-Integration und Ansätzen von E-Mail-Marketing planen und organisieren Sie in Insightly Ihre Projekte. Allem voran ist Insightly allerdings ein Schwergewicht in Sachen Analytics und Reporting. Konfigurierbare Dashboards und Berichte sorgen für die nötigen “Insights”, die dem Tool seinen Namen geben.
Lead-, Kontakt- und Organisationsverwaltung in Insightly
Die Kontaktverwaltung in Insightly läuft relativ klassisch ab. Drei unterschiedliche Kontaktdatenbanken stehen Ihnen für Ihre Kontaktdaten zur Verfügung: Eine Lead-Datenbank (die gleichzeitig ein Kanban-Board ist), eine Datenbank für Organisationen (also Unternehmen/Firmen) sowie die relativ unspektakulär bezeichnete Datenbank “Kontakte”.
Hier verwirrt das Wording zunächst; sobald allerdings klar ist, dass in der Liste “Kontakte” Ihre konvertierten Leads landen, ist klar, dass damit eigentlich “Kunden” gemeint sind. Hier lagern also alle Kontakte, denen Sie bereits etwas verkaufen konnten, oder die (nach der Konvertierung aus einem Lead) kurz vor einem Abschluss stehen.
Lead-Datenbank als übersichtliches Kanban-Board
Vor allem die Möglichkeit, die Lead-Datenbank von der tabellarischen Listen-Ansicht in die Kanban-Ansicht zu wechseln, macht Insightly recht übersichtlich. So können Sie Ihre Leads im Kanban-Board in der jeweiligen Phase ihrer Qualifikation betrachten, bevor sie dann in die Listen-Ansicht der Kontakt-Datenbank überführt werden. Dort haben Sie dann die wichtigsten Felder zu jedem Kontakt immer im Blick.
Ein ähnliches Feature bietet im aktuellen Vergleich beispielsweise Zoho CRM.
Detailansicht mit zusätzlichen Infos, Kommentaren und Dateien
Wollen Sie einen Datensatz bearbeiten oder Detailinformationen einholen, können Sie in allen Kontaktlisten einfach auf den Namen des jeweiligen Kontaktes oder Leads klicken, um die Detailansicht auszuklappen. Hier sehen Sie alle gesammelten Daten zu Ihrem Kontakt und können diese anpassen. Außerdem finden Sie hier alle verknüpften Notizen und Kommentare von Mitarbeitern und können Dateien und Dokumente hochladen, um sie mit Ihrem Kontakt zu verknüpfen. Im Falle von Leads finden Sie hier auch eine Übersicht über Ihre Lead-Pipeline und den aktuellen Status des Leads.
Einfacher Datenimport mit CSV
Der Datenimport ist in Insightly ganz einfach über eine CSV-Datei möglich. Haben Sie Ihre Tabelle hochgeladen, müssen Sie nur noch die Felder Ihrer Datei mit den Feldern aus Insightly mappen, um Ihre Datenbanken zu füllen.
Für den Import von Daten gilt ein Zeilenlimit, das mit Ihrem gewählten Tarif zusammenhängt. In den Tarifen “Free” und “Plus” können Sie maximal 100.000 Kontakte pflegen und jeweils 25.000 Kontakte gleichzeitig importieren. Im Professional-Tarif haben Sie Platz für 250.000 Kontakte, in “Enterprise” ist das Kontaktlimit unbegrenzt. In “Professional” und “Enterprise” können Sie je 50.000 Kontakte auf einmal importieren.
Automatische Anreicherung mit Bildern und Social-Media-Profilen
Wenn Sie einen neuen Kontakt in Insightly anlegen, wird das System automatisch anhand der eingepflegten E-Mail-Adresse nach Profilen auf den Social-Media-Plattformen Facebook, Twitter und LinkedIn suchen und von dort jeweils ein Bild sowie den Link zum Profil hinterlegen. Damit reichert Insightly Ihre Daten automatisch an und verleiht ihnen “ein Gesicht”. Sehr schön und relevant für die DSGVO: diese Daten werden nur aus öffentlichen Profilen hinzugefügt; zudem werden keine anderen Daten als Bilder und Links in Insightly übernommen.
Bei der automatischen Datenanreicherung handelt es sich um ein kleines Alleinstellungsmerkmal. Nur HubSpot und SugarCRM haben im aktuellen CRM-Test ähnliche Funktionen mit an Bord.
Mail-Kommunikation mit anpassbaren Vorlagen
In Insightly kommunizieren Sie größtenteils per Mail mit Ihren Kunden und Leads. Dazu steht eine Zwei-Wege-E-Mail-Integration zur Verfügung, mit der Sie E-Mails in Insightly empfangen und auch von dort versenden können. Zudem stehen Ihnen E-Mail-Vorlagen zur Verfügung, die Sie anpassen oder selbst um eigene Vorlagen erweitern können.
Ihren E-Mail-Vorlagen ordnen Sie jeweils eine Kategorie zu, um einen besseren Überblick zu behalten und immer zu wissen, für welche Art der Kommunikation welche Vorlage da ist. Zudem können Sie aus Insightly heraus Massen-E-Mails an alle Ihre Kontakte verschicken oder Kontakte einzeln per Mail kontaktieren.
Leider keine Telefon-Anbindung in Europa
In den Tarifen “Professional” und “Enterprise” hätten Sie theoretisch die Möglichkeit, die hauseigene Telefon-Anlage Insightly Voice (kostenpflichtig) mit Ihrem Account zu verknüpfen. Leider steht das Feature, mit dem Sie aus Insightly heraus Anrufe tätigen und diese aufzeichnen können, ausschließlich in den USA und Kanada zur Verfügung. Europäische Kunden gehen hier leider leer aus, oder müssen auf Tools mit eigener Telefonanlage wie Freshworks CRM, oder Salesforce ausweichen. Schade.
Aufgaben- und Terminplanung in Insightly
Im Menüpunkt “Aufgaben” planen Sie wichtige Tasks und Termine. Neben einem Start- und einem Fälligkeitsdatum können Sie hier eine Beschreibung der jeweiligen Aufgabe hinterlegen sowie eine automatische Erinnerung einrichten. Insightly informiert Sie dann per E-Mail, wenn eine Aufgabe ansteht oder eine gesetzte Frist sich ihrem Ende nähert. Zudem weisen Sie Aufgaben schnell und einfach eine Verkaufschance oder ein aktuelles Projekt zu, um im Kontext Ihrer laufenden Prozesse zu planen.
Vermissen könnten Sie hier nur die Möglichkeit, abgetrennte Aufgabenlisten oder -ordner anzulegen, um zusammengehörige To-Dos am gleichen Ort zu sammeln. So landen zunächst einmal alle geplanten Aufgaben unsortiert in Ihrer Liste, und Sie müssen erst mit Filter- und Gruppierungsfunktion arbeiten, um Aufgaben des gleichen Typs übersichtlich anzeigen zu lassen.
Zentraler Teamkalender mit Terminen und Fristen
Im zentralen Kalender von Insightly landen alle Ihre angelegten Aufgaben als Termin. Sie können Termine auch direkt im Kalender anlegen, indem Sie auf den jeweiligen Tag klicken; dann haben Sie auch die Möglichkeit, Uhrzeiten für Ihre Termine festzulegen, was im Menüpunkt “Aufgaben” seltsamerweise nicht möglich ist.
Der Kalender ist übersichtlich und ein nützliches Feature. Besonders gut gefällt, dass Sie den Insightly-Kalender auf Wunsch mit Ihrem Google- oder Exchange-Kalender synchronisieren können, um Ihre dort geplanten Termine automatisch zu überführen.
Eigenes (oberflächliches) Projektmanagement-Tool
Insightly ist mit einem eigenen Projektmanagement-Tool ausgestattet, in dem Sie Projekte anlegen und deren Status tracken können. Das ist eine großartige Ergänzung vor allem für Dienstleister, Kreativ- und Entwicklerteams, die keine fertigen Produkte verkaufen, sondern für ihre Kunden auf Projektbasis arbeiten. Projekte ordnen Sie entsprechend einem Kontakt in Ihrem System zu.
Durch die selbst konfigurierten Projekt-Pipelines bilden Sie dabei genau den Projektprozess ab, den Sie benötigen. Ein nützliches Tool, das den Einsatzbereich von Insightly sinnvoll über die reine Kontaktverwaltung hinaus erweitert. Allerdings ist das Projektmanagement-Modul aktuell noch zu oberflächlich geraten. So gibt es beispielsweise keine Möglichkeit, eine To-Do-Liste für ein Projekt anzulegen. Dazu müssen Sie erst alle Aufgaben im Menüpunkt “Aufgaben” einzeln planen und mit dem jeweiligen Projekt verknüpfen, was zusätzlichen Aufwand bedeutet.
Zudem können Sie Ihre Projektliste nicht als übersichtliches Kanban-Board anzeigen lassen. Das ist besonders störend, da erstens die Kanban-Methode mittlerweile zum Standard für agiles Projektmanagement geworden ist, und zweitens Insightly ja bereits mit Kanban-Boards arbeitet, nämlich in der Lead-Datenbank. Warum dieses Feature nicht auch auf die Projektverwaltung übertragen wurde, erschließt sich nicht sofort.
Schließlich fehlt es am Ende auch an wichtigen Features wie die Ressourcenplanung, die detaillierte zeitliche Planung oder die Planung von Abhängigkeiten zwischen Projekten und Aufgaben. Ein vollwertiges Projektmanagement-Tool ist Insightly damit nicht; die wichtigsten Grundzüge sind aber vorhanden. Eine nette Ergänzung ist die Projektverwaltung von Insightly damit auf jeden Fall, ähnlich wie zum Beispiel bei weclapp oder CentralStationCRM.
Notizen- und Kommentarfunktion
In Insightly kommunizieren Sie ausschließlich mithilfe von Notizen und Kommentaren mit Ihrem Team. Diese können Sie auf jedem “Objekt” in Insightly hinterlassen, also auf jedem Kontakt, jeder Verkaufschance und in jedem Projekt. Andere Möglichkeiten des Austausches gibt es allerdings nicht.
Keine zentrale Dokumentenablage, dafür Cloud-Speicher-Schnittstellen
Insightly verfügt nicht - wie viele andere CRM-Tools - über eine zentrale Dateiablage. Dokumente und Dateien können Sie allerdings trotzdem hochladen, und zwar in den Detailansichten von Kontakten, Leads, Chancen oder Projekten. Alternativ zum Hochladen können Sie eine zentrale Dateiablage auch “auslagern”; dafür bringt Insightly diverse nützliche Schnittstellen zu verschiedenen Cloud-Speichern mit, darunter Google Drive, Dropbox oder Microsoft OneDrive.
Opportunity-Management in der Chancen-Liste
Im Menüpunkt “Chancen” behalten Sie den Überblick über Ihre aktuellen Verkaufschancen, die in anderen System oft “Deals” oder “Opportunities” genannt werden. Eine Chance können Sie entweder manuell anlegen oder aus einem bestehenden Kontakt generieren; zudem haben Sie die Möglichkeit, bei jeder Konvertierung eines Leads eine entsprechende Chance dazu in Insightly erstellen zu lassen.
Einer Chance weisen Sie immer einen Chancenwert zu, der dem erwarteten Umsatz entspricht. Eine anpassbare Sales-Pipeline sorgt dafür, dass Sie immer wissen, in welcher Phase sich eine Chance gerade befindet.
Einziges Manko hier, genau wie in Insightlys Projektmanagement-Modul: Die Liste Ihrer Chancen lässt sich nicht auf eine Kanban-Ansicht umstellen. Viele andere CRM-Tools wie Pipedrive und Co. haben Kanban bereits als festen Standard für ihre visuellen Sales-Pipelines etabliert, bei Insightly herrscht dagegen die klassische Listenansicht vor. Die Integrierung der aktuellen Pipeline-Stage als Grafik (sowohl in der Übersicht, als auch in der Detailansicht) ist löblich, aber vor allem für agile Teams noch nicht konsequent genug.
Produkt- und Preisdaten in individuellen Preislisten
Im größten Insightly-Tarif “Enterprise” haben Sie viele zusätzliche Möglichkeiten, Ihr Vertriebsteam zu organisieren und Ihre Prozesse zu optimieren. Eine davon sind Produkt- und Preislisten. Hier können Sie Produkte und Dienstleistungen anlegen, die Sie anbieten, und diese in Preislisten verwalten. Neue Produkte landen automatisch in Ihrer Standard-Preisliste; sie können aber auch individuelle Preisbücher pflegen. Das macht beispielsweise Sinn, wenn Sie international tätig sind und unterschiedliche Preise für unterschiedliche Regionen ausweisen wollen. Oder wenn Sie langjährige Bestandskunden für ihre Treue mit einem Rabatt belohnen, und dafür eine Rabatt-Preisliste pflegen möchten.
Erstellen Sie eine neue Verkaufschance in Insightly, fügen Sie einfach flexibel das jeweilige Produkt hinzu, wodurch sich auch der Chancenwert automatisch anpasst.
Angebotserstellung und Angebote per E-Mail
Ebenfalls nur im Enterprise-Tarif enthalten ist die Angebotserstellung von Insightly. Damit erstellen Sie mit nur wenigen Klicks und Eingaben in einer übersichtlichen Eingabemaske ein Angebot für Ihre Leads und Kunden als PDF. Dieses können Sie auch direkt aus Insightly heraus per E-Mail verschicken.
Oberflächliches E-Mail-Marketing ist integriert
Insightly ist kein ausgesprochenes Marketing-CRM. Hier fehlt es beispielsweise an der Möglichkeit, Kampagnen zu planen und durchzuführen. Einige Versatzstücke aus dem Marketing-Sektor sind allerdings durchaus vorhanden. So haben Sie die Möglichkeit, mithilfe von individuellen E-Mail-Vorlagen oberflächliches E-Mail-Marketing zu betreiben und Massenmails an Ihre Leads und Kontakte zu versenden. Dazu wählen Sie einfach alle Kontakte aus, die Sie per E-Mail kontaktieren wollen und entscheiden sich anschließend für eine E-Mail-Vorlage.
Mithilfe von Variablen personalisieren Sie Ihre Mails und sprechen Ihre Leads und Kunden dadurch noch persönlicher an. Zudem können Sie E-Mails vorausplanen und mit einem bestimmten Termin versehen, um automatisch Mails zu einem festgelegten Zeitpunkt zu versenden. Besonders nützlich ist allerdings das E-Mail-Tracking, mit dem Sie verfolgen können, welche Ihrer Mails geöffnet wurde und ob Ihre Leads zum Beispiel auf einen Link in Ihrer Mail geklickt haben.
Workflow- und Marketing Automation in Insightly
Weitere Möglichkeiten erhalten Sie durch die in Insigthly integrierte Workflow-Automation, mit der Sie bestimmte Aktionen auslösen, wenn ein Kriterium im System erfüllt ist. Dieses Feature für Ihr Marketing zu nutzen ist relativ einfach. Ein Beispiel: Sobald ein neuer Lead erstellt wurde und ins System kommt, schicken Sie ihm automatisch eine E-Mail mit einem Willkommensgruß und einer ersten Kontaktaufnahme. Gleichzeitig erstellt Insightly für diesen Lead einen Termin zum Follow-Up-Call, drei Tage nachdem die Mail verschickt wurde.
Keine speziellen Features für den Kundendienst
Insightly hat keine speziellen Features für den Kundenservice und -support im Gepäck. Der Einsatz von Insightly als Service-CRM ist daher kaum möglich, es sei denn Sie nutzen die verfügbaren Integrationen von Insightly in externe Helpdesk-Tools und Ticket-Systeme. Eine Möglichkeit ist zum Beispiel die Plattform SupportBee.
Sehr starke Analytics- und Reporting-Features
Besonders stark ist Insightly (nicht nur seinem Namen nach) in Sachen Analyse und Reporting. Ihre Möglichkeiten, nützliche Einblicke in Ihre Zahlen und Daten zu gewinnen, sind hier unglaublich vielfältig, so dass neue User durchaus von den Möglichkeiten überwältigt sein könnten. In Insightly können Sie Reports erstellen, um wichtige Zahlen und Daten zusammenzufassen und in einen übersichtlichen Bericht zu verpacken sowie grafische Auswertungen und Diagramme auf Dashboards erstellen.
Nützliche Insights in den übersichtlichen Dashboards
Der interessante Aspekt sind dabei die Dashboards. Diese sind bei Insightly mit viel Liebe zum Detail gestaltet, sehr bunt und übersichtlich und teilweise sogar animiert. In der Testversion von Insightly stehen bereits einige Standard-Dashboards zur Verfügung, zum Beispiel ein Chancen-Dashboard, ein Projekt-Dashboard und ein Leads-Dashboard.
Eigene Auswertungen dank Dashboard-Editor
Die Dashboards von Insightly bestehen aus sogenannten Karten. Eine Karte zeigt jeweils eine grafische Auswertung einer bestimmten Kennzahl anhand verschiedener Kriterien. Der Clou: Diese Karten können Sie nicht nur auf fertigen Dashboards hinzufügen, verschieben oder anpassen, sondern sie können auch ganz flexibel neue Karten mit eigenen Diagrammen erstellen. Dafür hat Insightly einen leistungsstarken Editor im Gepäck, den es in dieser Form bei keinem anderen der getesteten CRM-Systeme gibt.
Aus jedem Feld in Insightly und jedem Wert, der in Ihren Datenbanken liegt, können Sie ein Diagramm basteln. So haben Sie die Freiheit, Dashboards aus genau den Karten und Infos zusammenzustellen, die Sie für Ihre Prozesse und Workflows benötigen. Beispielsweise erstellten die trusted-Redakteure während des Praxistest in wenigen Minuten ein Trichter-Diagramm aller Leads in den unterschiedlichen Phasen der Qualifikation.
Die Möglichkeiten, die sich Ihnen hier bieten, sind beinahe grenzenlos, da Sie auch benutzerdefinierte Felder in Ihre Diagramme mit aufnehmen können. Das qualifiziert Insightly als Analytics-CRM der Extraklasse. Allerdings ist das Dashboard-Feature allenfalls für mittelständische bis große Unternehmen wirklich interessant; kleinere Teams werden mit den vorgefertigten Dashboards und Diagrammen vollauf zufrieden sein.
Schade: Die sehr schönen Dashboards und konfigurierbaren Dashboard-Karten stehen Ihnen erst ab dem Tarif “Professional” zur Verfügung, und selbst hier sind die möglichen Karten auf 100 Stück beschränkt. Um die volle Power aus Insightlys BI-Dashboards herauszuholen, benötigen Sie also den teuersten Enterprise-Tarif, in dem Ihnen diesbezüglich gar keine Grenzen mehr gesetzt sind.
Standard-Berichte und benutzerdefinierte Reports
Ähnlich umfangreich wie die Dashboards präsentieren sich die Berichte von Insightly. Die möglichen Standard-Berichte sind vielfältig und reichen von Berichten über Ihre Kontakte und Leads zu internen Berichten über Aktivitäten und Projekte bis hin zu operativen Berichten über Ihre Verkaufschancen und Sales-Prozesse.
Ihre erstellten Berichte sind in Insightly in Ordnern abgeheftet und lassen sich als persönliche Reports im privaten Ordner anlegen oder mit anderen Mitarbeitern teilen. Zudem haben Sie die Möglichkeit erstellte (oder “ausgeführte”) Berichte auszudrucken, oder als XLS- oder CSV-Datei zu exportieren. Die Berichterstellung selbst ist ähnlich gut konfigurierbar wie die dynamischen Dashboards. Reports lassen sich mit allen möglichen Zahlen und Daten anreichern, je nachdem, welche Kennzahlen besonders relevant für Sie sind.
Eine vollständige Liste aller enthaltenen Funktionen von Insightly in den einzelnen Tarifen finden Sie in der Insightly Tarifübersicht.
Welche Schnittstellen hat Insightly?
Insightly verfügt über rund 30 Integrationen und Schnittstellen zu gängigen Business-Tools. Die beliebtesten und nützlichsten Schnittstellen hat Insightly zu Microsoft Outlook und Gmail (E-Mail), Microsoft Office 365 (Office), Xero und QuickBooks (Buchhaltung und Rechnungsstellung), Mailchimp (E-Mail-Marketing), Slack (Business-Chat) sowie zu den Google Apps bzw. der G Suite. Weitere nützliche Schnittstellen - zum Beispiel zu vielen Cloud-Speicher-Lösungen - finden Sie im umfassenden Insightly-Testbericht von trusted.de.
Cloud-Speicher für Datei- und Dokumentenmanagement
Insightly bringt rund 30 native Schnittstellen mit, mit denen Sie Funktionslücken schließen, Insightly nützlich erweitern oder das CRM-Tool in Ihre bestehende Tool-Landschaft einbetten. Dazu gehören Integrationen in gängige Business-Lösungen wie Mailchimp und Co. Hinzu kommen Integrationen in diverse Cloud-Speicher- bzw. Dateimanagement-Tools, wie zum Beispiel:
- Dropbox
- Box
- Google Drive
- One Drive
Da Insightly nicht selbst über eine sehr umfassende Online-Dateiablage verfügt, ist hier der Umweg über einen der genannten Cloud-Speicher möglich, um dieses Feature zu integrieren.
Weitere nützliche Schnittstellen
Weitere Schnittstellen bringt Insightly zu diesen Tools mit:
- PandaDoc (Dokumentenerstellung und -management)
- Zapier (Data Migration)
- Automate.io (Data Migration)
- Evernote (Notizen)
- Ninjaforms (Formulareditor)
- Hubstaff (Time Tracking)
- Timecamp (Time Tracking)
- Everhour (Time Tracking)
- Lead Liaison (Lead-Generierung)
- Quotient (Angebots-Automatisierung)
- SupportBee (Helpdesk, Ticketsystem)
- toky (Telefonanlage)
- Kixie (Telefonanlage)
- CircleLoop (Telefonanlage)
- PieSync (Synchronisation)
Alle Schnittstellen und Integrationen von Insightly finden Sie im Insightly Tarifüberblick.
Wie benutzerfreundlich ist Insightly?
Die Benutzererfahrung mit Insightly ist grundsätzlich gut, hat allerdings ein paar kleinere Lücken. Durch eine leicht angestaubte Oberfläche und ein paar sehr kleinteilig in der Plattform verstreute Funktionen, gibt es gerade in der täglichen operativen Arbeit ein paar Hürden. Haben Sie diese einmal gemeistert, fällt die Arbeit mit Insightly allerdings angenehm leicht. Im trusted Praxistest erzielt der Anbieter eine Bewertung von 4 von 5 Sternen. Mehr über die Benutzerfreundlichkeit von Insightly erfahren Sie hier:
Insightlys Benutzeroberfläche: modern vs. angestaubt
Insightly bietet grundsätzlich eine recht angenehme Benutzererfahrung. Bemängeln könnte man das User Interface, das stellenweise ein wenig altbacken wirkt. Zudem ist die Steuerung in Insightly nicht immer kohärent, so als hätten die Entwickler die Plattform in einigen Menüpunkten modernisiert, andere Stationen dabei aber außen vor gelassen. Aktuelle Standards, wie die Steuerung per Drag-and-Drop oder übersichtliche Kanban-Boards, haben bereits teilweise Einzug in das System gefunden. Auch der Analytics-Bereich der Software sieht hervorragend aus und wartet mit einer bunten (aber nicht zu verspielten) Aufmachung und netten Animationen auf. Neue Dashboards und Dashboard-Karten im Editor zusammenzuklicken macht hier einfach Spaß.
Im krassen Gegensatz dazu präsentiert sich Insightly an anderen Stellen im Programm allerdings recht unmodern, zum Beispiel in den Eingabemasken, die so auch aus dem Anfang der Nullerjahre stammen könnten. Zudem ist Insightly bei manchen Arbeitsschritten inkonsequent. Im Kalender etwa können Sie Termine ganz einfach per Drag-and-Drop und mit einer genauen Uhrzeit planen; im Reiter “Aufgaben” dagegen planen Sie mit altbackenen Eingabemasken und ohne eine genaue Uhrzeit. Ihre Leads können Sie in der übersichtlichen Kanban-Ansicht darstellen; dem Projektmanagement und der Chancenverwaltung fehlt dieses Feature noch.
Die Usability des Tools schwankt also, je nachdem, welchen Arbeitsschritt Sie gerade durchführen. Der gute Wille der Entwickler, Insightly stets am Zahn der Zeit zu halten, ist allerdings erkennbar. Und durch regelmäßige Updates der Plattform, dürfen Sie diesbezüglich in Zukunft auf jeden Fall auf mehr hoffen.
Fazit: Grundsätzlich gute Usability mit wenigen Lücken
Allen Widrigkeiten zum Trotz ist Insightly (mit ein wenig Eingewöhnungszeit) gut zu benutzen und stellt Sie als User nicht vor allzu große Probleme. Im Bewertungssystem von trusted.de erhält das Tool eine Bewertung von 4 von 5 Sternen für seine Usability.
| Anmeldung / Registrierung | 5 |
|---|---|
| Benutzeroberfläche / Design | 3.5 |
| Hilfestellung / Einführung / Tutorials | 3.5 |
| Kontaktimport | 4 |
| Leadbewertung | 3.5 |
| Leadkonvertierung | 4.5 |
| Vertriebsplanung (Pipeline) | 3.5 |
| Kontaktaufnahme | 4 |
| E-Mail-Marketing | 3.5 |
| Benutzerverwaltung | 4.5 |
| Gesamtwertung | 4.0 |
Wie sicher ist Insightly?
Insightly gilt als relativ sicherer CRM-Anbieter und erfüllt mehrere (amerikanische) Sicherheitsstandards, darunter SOC 2 und das EU-US-Privacy-Shield-Abkommen. Die Server des Anbieters befinden sich in den USA und Australien; leider stehen keine Rechenzentren innerhalb der EU zur Verfügung, was vor allem in Hinsicht auf die DSGVO problematisch sein könnte. Der Anbieter verarbeitet Daten europäischer Kunden allerdings vor dem Hintergrund DSGVO-konformer Datenverarbeitungsverträge.
Wichtiger Hinweis: Ein Urteil des Europäischen Gerichtshofes vom Juni 2020 erklärt das Privacy-Shield-Abkommen zwischen der EU und den USA für ungültig. Damit steht die rechtliche Grundlage für den Datenaustausch zwischen EU und USA (bzw. zwischen Schweiz und USA) auf unsicheren Beinen; je nachdem, wie nun in Folge die EU-Kommission und die Datenschutzbehörden reagieren, widerspricht der Datentransfer in die USA vorerst den europäischen Datenschutzgesetzen. Nutzern von US-Diensten, die auch Kundendaten auf US-Server übertragen, können Abmahnungen und Bußgelder drohen. Das gilt insbesondere für Unternehmen, die US-amerikanische CRM-Systeme nutzen, da hier personenbezogene Daten von Kunden und Partnern gespeichert werden. Das bedeutet: Vorerst sollten Sie nicht auf Tools und Cloud-Software vertrauen, deren Rechenzentren/Server in den USA stehen. Bis die Rechtsgrundlage geklärt oder ein funktionierender Nachfolger für das Privacy Shield gefunden ist, sind Tools mit Rechenzentren innerhalb der EU bzw. in einem eindeutig in der DSGVO eingeschlossenen Drittland mit ausreichenden Sicherheitsstandards die einzige datenschutzkonforme Alternative für europäische Unternehmen. trusted hilft Ihnen im umfangreichen CRM-Vergleich bei der Auswahl der passenden (und sicheren) Tools.
Welchen Kundenservice bietet Insightly?
Insightly leistet persönlichen Support per E-Mail. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, im Community-Forum Fragen zu stellen und mit anderen Nutzern in Kontakt zu treten, die Ihnen bei auftretenden Problemen helfen können. Insightly selbst stellt eine große Auswahl an Online-Material zur Verfügung, mit dem Sie sich in das Tool einarbeiten und die wichtigsten Features kennenlernen. Um umfassendere Betreuung freizuschalten benötigen Sie eines der kostenpflichtigen Service-Pakete von Insightly.
Basis-Support per Mail plus Online-Material
Der Basis-Support von Insightly beschränkt sich auf das Nötigste. Hier treten Sie ausschließlich per E-Mail mit dem Support-Team des Providers in Kontakt und genießen keinen priorisierten Support. Zudem haben Sie im Standard-Support-Plan Zugang zum Online-Hilfecenter des Anbieters sowie zum Community-Forum.
Die verfügbaren Online-Materialien sind recht umfangreich und umfassen neben den obligatorischen FAQ auch Tutorials in Schrift- und Video-Form, die Sie vor allem beim Einstieg in Insightly und bei den ersten Schritten unterstützen sollen. Reichen Ihnen diese Serviceleistungen nicht aus, müssen Sie einen der kostenpflichtigen Service-Pläne von Insightly in Anspruch nehmen.
Premium-Support mit Telefon-Hotline und mehr
Die verfügbaren Service-Pakete sind:
- Premium
- Ultimate
- Admin
Alle drei Service-Pakete schalten den persönlichen Support per Telefon-Hotline frei und kommen mit kostenlosem Onboarding durch Ihren persönlichen Customer-Success-Manager. Zudem verkürzen Sie durch die kostenpflichtigen Pläne Die Reaktionszeit des schriftlichen Supports auf unter 6 Stunden (“Premium”), beziehungsweise unter eine Stunde (“Ultimate”, “Admin”). Die Service-Pakete sind vollständig optional und kosten mindestens zwischen 1.500 und 10.000 US-Dollar pro Jahr.
