Für diesen Test hat die trusted-Redaktion ein fiktives Unternehmen gegründet: Trust-in ist ein mittelständischer Hersteller von Arbeitsschutzkleidung. Mit einem innovativen Sicherheitsschuh möchte Trust-in neue Zielgruppen unter jungen Handwerker:innen und in risikoreichen Berufsgruppen erschließen.

Eine Einsicht in den Onboarding-Prozesses

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Trust-in möchte dabei alle Vertriebs- und Verkaufsaktivitäten jederzeit im Blick behalten und die Kund:innen dort kontaktieren, wo sie sich aufhalten. Ein frisches und zeitgemäßes Marketing ist dabei ebenso wichtig wie die Möglichkeit zu Analysen und Berichten. Ob HubSpot CRM diesen hohen Ansprüchen genügen kann, erfahren Sie im folgenden Testbericht:

Kontakte und Unternehmen erstellen und zuweisen

Das Kontaktmanagement in HubSpot ist relativ einfach gestaltet. Kontakte trennt die Software nach Einzelpersonen und Unternehmen, die dann in jeweils eigenen, anpassbaren Übersichten erscheinen. Filter helfen dabei, die einzelnen Kontakte und Unternehmen nach bestimmten Kriterien in separaten Listen oder Segmenten zusammenzuführen.

Außerdem können Sie Kontakte direkt einzelnen Accounts zuweisen, diese erscheinen dann in der Übersicht “Meine Kontakte”.

Eine Übersicht des Kontakte-Dashboards mit für den Test importierten Beispieldatensätzen

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Je nach Anforderung und Bedarf können Sie diese Listen durch weitere Merkmale oder Eigenschaften ergänzen. Für unser Testunternehmen mit einer durchschnittlich jungen Zielgruppe war vor allem das Alter der Kontakte eine relevante Information. Mit wenigen Klicks fügen Sie diese oder andere Daten Ihren Kontaktlisten hinzu.

Benutzerdefinierte Eigenschaften-Fenster für Kontakte erstellen Sie mit wenigen Klicks

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Hubspot bietet dabei eine wirklich umfangreiche Vorauswahl an zusätzlichen Feldern, Sie können aber auch einfach benutzerdefinierte Eigenschaften-Felder erstellen und hinzufügen.

Rascher Massenimport in verschiedenen Formaten

Aber keine Sorge, Sie müssen nicht alle Kontakte händisch eintragen und verwalten. HubSpot unterstützt verschiedene Formate, wie CSV und XLSX für den Massenimport von Tabellen und Dateien. HubSpot begleitet Sie während des Imports in mehreren Schritten, sodass im Grunde nichts schiefgehen kann. Sollte dennoch ein Import fehlerhaft oder unvollständig sein, zeigt Ihnen das eine sofortige Import-Zusammenfassung.

HubSpot liefert Ihnen nach jedem Import einen ausführlichen Bericht über erfasste Datensätze und Fehler

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Dublettencheck und KI-gestützte Datenüberwachung für saubere Kontakte

HubSpot verfügt über einige Features, die sowohl den erfolgreichen Datenimport sicherstellen, als auch Ihre Datenverwaltung clever optimieren. HubSpot prüft nicht nur Importe auf Dopplungen, sondern führt auch für die vorhandenen Kontakte regelmäßige Prüfungen durch. Die Qualität Ihrer Kontaktlisten erhöht HubSpot dabei, indem die integrierte KI automatisch vorhandene Datensätze auf Widersprüche und Fehler überprüft.

HubSpot prüft regelmäßig Ihre Datensätze auf Dopplungen und informiert Sie umgehend über den Status

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Einziger Wermutstropfen: Nicht alle dieser Features sind auch in der kostenlosen Version enthalten. Während alle User:innen den Dublettencheck nutzen können, sind die Datenauswertungen und die Berichte zur Datenqualität nur in der kostenpflichtigen Erweiterung “Operations Hub” zugänglich.

HubSpot prüft regelmäßig Ihre Datensätze auf Dopplungen und informiert Sie umgehend über den Status

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Mit Aktivitäten-Feed sehen, was Leads & Kund:innen bewegt

Ein Feature, das allen User:innen in begrenztem Umfang offen steht, ist der Aktivitätsfeed für Kontakte und Unternehmen. Hier sehen Sie, ob einer Ihrer Kontakte gerade Ihre Website besucht oder eine nachverfolgte E-Mail anklickt und öffnet. Diese Benachrichtigungen erfolgen in Echtzeit, sodass Sie sofort reagieren und auf die Bedürfnisse Ihrer Kontakte eingehen können. Starkes Tool!

HubSpot zeigt alle aktuellen Aktivitäten Ihrer Kontakte auf, sodass Sie immer im Bilde sind und reagieren können

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Individueller Lead-Status für eine exakte Lead-Qualifizierung

Lead ist nicht gleich Lead und eine exakte Lead-Qualifizierung kann entscheidend für einen späteren Verkaufsabschluss sein. HubSpot ermöglicht die genaue Einstufung der Leads nach jeweiligem Status, so erkennen Sie schnell Potenziale für Vertriebsgespräche oder sehen, welcher Lead noch etwas Aufmerksamkeit benötigt. Außerdem erlauben Ihnen die zugefügten Lead-Bewertungen später eine schnelle und zielgerichtete Filterung Ihrer Kontakte.

Den Leadstatus können Sie jederzeit über ein Drop-Down-Menü einstellen und dann im Dashboard einsehen

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Fazit: Smarte Features für eine intelligente Kontaktverwaltung

Insgesamt gestaltet sich die Kontaktverwaltung mit HubSpot überraschend gut und zeitschonend. Bereits in der kostenlosen CRM-Version sind viele nützliche Features (z.B. Dublettencheck) enthalten. Mit kostenpflichtigen Erweiterungen wie dem Operations Hub können Nutzer:innen dann mit der Datenanalyse und -bereinigung auf weitere smarte Funktionen zugreifen.

Im Vergleich zu anderen namhaften CRM-Anwendungen wie Salesforce oder auch Zoho CRM braucht sich das Kontaktmanagement von HubSpot nicht zu verstecken!

Die Kontaktverwaltungsfunktionen von HubSpot im Überblick

• Kontakte verwalten: Sie können Kontakte und Unternehmen manuell anlegen und verwalten und um benutzerdefinierte Felder ergänzen
• Datenimport/Export: Daten können Sie in den Formaten CSV und XLSX, sowie aus anderen CRM-Systemen importieren. Für den Datenexport stehen neben den genannten Formaten auch PNG-Dateien für Bilder zur Verfügung.
• Dublettencheck: HubSpot prüft Ihre Kontaktlisten regelmäßig auf Fehler und Duplikate
• Operations Hub: Mit der Operations Hub stehen Ihnen unter anderem bessere Tools zur Datenanalyse- und Qualität zur Verfügung
• Lead-Status: Die Lead-Qualifizierung ist ein wichtiges Hilfsmittel im Vertrieb. Mit HubSpot bewerten Sie Ihre Leads nach mehreren ausgewählten Kriterien

E-Mail-Verknüpfung für ein zentrales Postfach

HubSpot bietet (anders als beispielsweise Freshsales) kein integriertes eigenes E-Mail-Tool. Sie können aber alle gängigen E-Mail-Clients mit Ihrem HubSpot verknüpfen und synchronisieren. Dabei können alle E-Mail-Aliase auf ein zentrales Postfach zugreifen, sodass alle Vertriebs-, Marketing- und Serviceteams auf dem gleichen Stand sind.

HubSpot unterstützt alle gängigen E-Mail-Clients

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Für Marketingzwecke können Sie auch Marketing-Mail-Dienste wie Mailchimp in Ihre CRM-Oberfläche einbinden. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten im Text im Bereich der Marketing-Funktionen.

Kostenloses Messaging in Echtzeit: der Live-Chat von HubSpot

Je nach Branche und Zielgruppe kann eine Kommunikation zu Verbraucher:innen in Echtzeit entscheidend für erfolgreiche Geschäftsabschlüsse sein. Insbesondere für Unternehmen wie unsere Testfirma ist ein vorhandener oder zumindest integrierbarer Live-Chat in Marketing- und Sales-Fragen relevant, um nah an den Kund:innen zu sein.

HubSpot bietet passenderweise auch im kostenlosen Tarif ein integriertes und ausgereiftes Live-Chat-Tool, das wir uns näher angesehen haben.

Der Live-Chat bietet viel Raum für Anpassungen in der Gestaltung und Gesprächsführung

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HubSpot begleitet dabei User:innen vom ersten Schritt der Live-Chat-Einrichtung bis zur letztendlichen Implementierung auf der Website. So kann nichts schiefgehen und auch Neulinge sollten mit der Inbetriebnahme keine Probleme haben. Der Chat zeigt dabei eine große Anpassbarkeit in Format, Design und Ausrichtung, sodass er sich mit wenigen Handgriffen optimal in Ihre Website oder Ihren Facebookauftritt einfügt.

Der fertige Tracking-Code muss dann nur noch auf der gewünschten Website eingebunden werden

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Ein professioneller Live-Chat bindet viele Mitarbeiterressourcen. Durch Chatbots können Sie Ihre Teams, sei es im Marketing oder Service, entlasten und auch ein hohes Gesprächsaufkommen mit wenig Mehraufwand für Ihre Mitarbeiter:innen bewältigen. Mit dem Chatbot-Designer von HubSpot planen Sie Gesprächsverläufe und passen Ihre Kommunikation Ihrem Markenauftritt an. Das klingt komplizierter als es ist: Neulinge können sich nämlich auf viele Bot-Vorlagen stützen und diese einfach anpassen.

Social-Media-Präsenz mit Marketing Hub Professional

Die Einbindung der Social-Media-Kanäle von Facebook, Twitter und Instagram ist nur mit dem kostenpflichtigen “Marketing Hub Professional” möglich. Die Integration von Youtube ist sogar nur Nutzer:innen des “Marketing Hub Enterprise” vorbehalten. Die eigentliche Verknüpfung der Kanäle ist kinderleicht. Sie können nun Inhalte direkt von Ihrer CRM-Oberfläche aus auf Ihren Social-Media-Seiten teilen und mit Besucher:innen interagieren.

Neben Facebook und Twitter können Sie auch Ihren LinkedIn-Account in wenigen Schritten mit HubSpot verbinden

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Besonders cool: HubSpot verbindet dabei Social-Media-Aktivitäten automatisch mit Ihren HubSpot-Kontakten, sodass Sie quasi gratis wertvolle Kontextinformationen zu Ihren Kontakten erhalten. Trotzdem ist es schade, dass diese Alleinstellungsmerkmale erst in den größeren Tarifen enthalten sind. Gerade junge Unternehmen, die nicht über das nötige Budget verfügen, sind – ähnlich wie unser Testunternehmen – auf Social Media aktiv.

Integrierte Telefonie in Sales- und Service-Hub

Auch die Telefonie gibt es mit HubSpot leider nicht standardmäßig in der kostenlosen Basisversion. Voraussetzung ist eine Nutzerlizenz für den Sales- oder Service-Hub. Die technischen Anforderungen, um das Calling-Tool nutzen zu können, beschränken sich auf Webbrowser und eine Mindest-Internetgeschwindigkeit. Das HubSpot-Calling-Feature wird dabei von Twilio unterstützt, sodass auch Aufzeichnungen von Anrufen prinzipiell möglich sind - allerdings auf Twilio-Servern!

User:innen können die Telefonie nach eigenen Bedürfnissen konfigurieren und verwalten

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Die Anrufe selbst können Sie dann mit einem Klick aus einem Kontakt oder sogar einer Konversation im Live-Chat heraus starten. Easy-to-use!

Fazit: Zusätzliche Kanäle bedeuten auch zusätzliche Kosten

HubSpot bietet Nutzer:innen grundsätzlich viele Möglichkeiten zur Kommunikation mit Kontakten und Kund:innen und die Einrichtung und Bedienung wird softwareseitig unterstützt. Negativ fällt auf, dass bis auf den Live-Chat und die E-Mail-Verknüpfung alle Kommunikationskanäle nur in den kostenpflichtigen (und oft hochpreisigen) HubSpot-Erweiterungen enthalten sind. Das ist auf dem CRM-Markt zwar nicht unüblich, trübt aber etwas das positive Bild, das HubSpot durch seine kostenlose Version zeichnet.

HubSpot ist damit prinzipiell ein Multichannel-CRM und kann sich mit Branchen-Gurus wie Salesforce messen. Der Kostenfaktor sollte aber insbesondere von kleinen und mittleren Unternehmen bei ihrer CRM-Auswahl berücksichtigt werden.

Die Kommunikationsfunktionen von HubSpot im Überblick

• E-Mail-Integration: Sie verknüpfen Ihren E-Mail-Client mit HubSpot und bündeln alle E-Mail-Anfragen in einem zentralen Team-Postfach
• Live-Chat: kostenlos bereitgestellt und individuell anpassbar ermöglicht der HubSpot-Live-Chat die Kommunikation mit Website-Besucher:innen in Echtzeit
• Social-Media: Verknüpfen Sie Ihre Kanäle auf Instagram, WhatsApp Facebook und Co. und teilen Sie Inhalte mit Besucher:innen
• Telefonie: Ob Kundenservice oder Salesanfragen, mit dem HubSpot Calling-Tool integrieren Sie die Telefonie in Ihren CRM-Alltag

Aufgaben planen und Erinnerungen erhalten

Verkaufsprozesse und erfolgreiche Abschlüsse setzen sich aus mehreren Teilaufgaben zusammen. Damit Sie hier die Übersicht behalten, können Sie mit HubSpot Aufgaben erstellen und einer Aufgabenliste bzw. Warteschlange hinzufügen. Das können Kundenkontakte, Verkaufsgespräche oder Meetings sein. Damit alle Mitarbeiter:innen stets im Bilde sind, können Sie individuelle Einstellungen vornehmen. Dazu gehören tägliche oder wöchentliche Briefings und Erinnerungs-Nachrichten.

Aufgaben erstellen Sie ganz einfach manuell, fügen Deadlines und Details hinzu und weisen Mitarbeiter:innen an

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Sind dann Aufgaben erstellt und zugewiesen worden, erscheinen diese je nach Bearbeitungsstatus oder Fälligkeitstermin in einem übersichtlichen Dashboard. Dabei können Sie verschiedene Ansichten und Filter wählen, um gezielt Aufgaben zuzuweisen die “heute fällig” sind, oder Ihnen spezifisch zugeteilt wurden.

Offene Aufgaben erscheinen in einem übersichtlichen Dashboard mit verschiedenen Ansichten und Filtern

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Mit den HubSpot Professional-Erweiterungen Projekte aufsetzen

Wenn Teams und Aufgaben wachsen, kann es sinnvoll sein, diese einzelnen Projekte zuzuweisen, um den Überblick zu behalten. Mit den Professional-Erweiterungen können Sie alle Teamaufgaben für Projekte an einem zentralen Ort erstellen und überwachen.

Mit dem Projekt-Tool setzen Sie Projekte auf und erstellen alle zugeordneten Aufgaben

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Insbesondere größere Vertriebsstrukturen mit mehreren Teams profitieren vom Projekt-Tool. Aber auch für kleinere Vertriebsteams kann es sinnvoll sein, einzelne Projekte zu trennen, um später eine Vergleichbarkeit der Projekt-Erfolge herzustellen. In unserem Test haben wir ein Projekt für eine Sale-Kampagne im Januar erstellt, um die Aufgaben, Angebote und Deals vom Tagesgeschäft zu unterscheiden. Das ging schnell, einfach und übersichtlich.

Meetings planen und mit Kalender verbinden

Meetings sind ein essentieller Bestandteil von internen Prozessen, können aber genauso gut Bestandteil von Sales-Aktivitäten sein. Dazu gehören zum Beispiel Vorbereitungen für Verkaufsgespräche bei Kund:innen. Für die saubere Planung verfügen Sie in HubSpot über einen eigenen Menüpunkt “Meetings”, unter dem Sie Terminplanung-Seiten erstellen können. So können Sie bequem persönliche Meetings, Teambesprechungen oder wiederkehrende Meetings planen und verwalten.

Sie können Ihren Google- oder Outlook-Kalender mit HubSpot problemlos synchronisieren

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Schade: HubSpot verfügt dabei, anders als viele andere CRM-Systeme wie Pipedrive oder CentralStation CRM, nicht über eine integrierte Kalenderfunktion. Sie können aber problemlos Ihren Kalenderdienst mit HubSpot synchronisieren, sodass alle in der CRM-Oberfläche geplanten Meetings und Termine dort erscheinen. Das gilt übrigens auch für Aufgaben, die Sie mit HubSpot erstellt und geplant haben.

Workflows und Automatisierungen

HubSpot bietet eine Vielzahl an implementierbaren Workflows und Automatisierungsmöglichkeiten für Arbeitsprozesse bereits in der Starter-Version an. Dabei greift HubSpot eher unerfahrenen User:innen unter die Arme und stellt eine Workflow-Bibliothek bereit. Hier können Sie aus den verschiedensten Workflow-Vorlagen wählen und direkt aktivieren.

Die Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung steigen noch einmal deutlich bei Nutzung der Professional- bzw. Enterprise-Erweiterungen.

Für viele Anwendungsfälle liefert HubSpot bereits Workflow-Vorlagen

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Einzelne Anwendungsbeispiele für Workflows in HubSpot, die Ihnen Arbeit abnehmen und Prozesse straffen, stellen wir Ihnen in den nächsten Abschnitten Sales und Marketing ausführlicher vor.

Fazit: Prozesssteuerung auf hohem Niveau

HubSpot erlaubt User:innen eine effiziente und professionelle Prozesssteuerung und Verwaltung. Im Test überraschte die einfache Bedienung auch vermeintlich komplexerer Funktionen, wie beispielsweise der Einrichtung von Workflows. HubSpot zeigt sich im Test einerseits mit sehr umfangreichen Funktionen, die gleichzeitig aber so konzipiert sind, dass auch unerfahrene User:innen die einzelnen Anwendungen sicher beherrschen können.

Das ist ein Pluspunkt gegenüber Salesforce, das deutlich mehr Aufmerksamkeit, Einarbeitung und Verständnis fordert. HubSpot wird Neulingen wie Profis gerecht und hebt sich damit von der Konkurrenz wie CentralStation CRM oder SugarCRM ab. Und dank der Erweiterungen eignet sich HubSpot nicht nur für KMUs, sondern ist auch für die Prozesssteuerung größerer Unternehmen gut aufgestellt.

Die Verwaltungsfunktionen von HubSpot im Überblick

• Aufgabenplanung: Sie können einzelne Aufgaben erstellen und zuweisen. In einem übersichtlichen Dashboard mit mehreren Ansichten haben Sie jederzeit den Überblick über alle anstehenden Aktivitäten
• Kalender: Synchronisieren Sie Ihren Kalender-Client mit HubSpot und führen Sie alle Team-Termine dort zusammen
• Projekte: Mit der Erweiterung Marketing Professional Hub können Sie auch mehrere Aufgaben einem Projekt zuordnen und so für übersichtliche Strukturen zu sorgen
• Workflows: Erstellen Sie Workflows und Sequenzen um Aktivitäten zu automatisieren und Ihren Mitarbeiter:innen Arbeit abzunehmen

Das Herzstück: Die Sales-Pipeline

Zentraler Knotenpunkt für Verkaufsprozesse ist wie in den meisten CRM-Systemen auch in HubSpot die Sales-Pipeline. Hier sehen Sie Ihre Deals in jeder Verkaufsphase und können mit einem Klick weitere Informationen zu den Deals in einer Detailübersicht aufrufen. Aber auch direkte Aktionen sind aus der Deal-Ansicht möglich. So können Sie beispielsweise den hinterlegten Kontakt anrufen, eine E-Mail versenden oder Aufgaben und Meetings planen.

Ein Blick auf unsere Sales-Pipeline in der Hauptansicht

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Für größere Vertriebsstrukturen wichtig: Sie können mit HubSpot mehrere Pipelines erstellen und parallel verwalten. Im Test haben wir beispielsweise für jedes Produkt eine eigene Sales-Pipeline konfiguriert. Die Pipelines können Sie dabei Ihren Anforderungen beliebig anpassen, zum Beispiel indem Sie weitere Verkaufsphasen einziehen und so den Prozess kleinteiliger gestalten, oder Phasen entfernen, die für das Projekt unnötig sind.

Ab Professional: Sales-Automatisierungen für effiziente Verkaufsprozesse

Bereits mit HubSpot Sales Hub “Starter” haben Sie Zugriff auf einfache Automatisierungen für Routinearbeiten wie das Versenden von E-Mails aus Vorlagen. Mit “Professional” können Sie Ihre Verkaufsprozesse dann deutlich umfangreicher automatisieren. Das beginnt bei der Erstellung von Idealkundenprofilen für zielgruppengerechte Leadgenerierung oder der automatischen Leaderfassung durch Webformulare.

Workflows können Sie selbst erstellen oder passen eine der vielen Vorlagen an

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Für unser Testunternehmen haben wir beispielsweise für Unternehmen, die wir als Kontakte aufnehmen, die Kriterien Ländergruppe und Jahresumsatz hinzugefügt, um passende Leads zu erhalten. Das gelang ohne größeren Aufwand und simpel im Drag-and-Drop-Prinzip.

Mit Sales Hub Professional können Sie auch einzelne Dealphasen mit Workflows verknüpfen, sodass jede Phase einzelne Aufgaben oder Aktivitäten automatisch auslöst. Das können Meetings, E-Mails, Angebote oder wie in unserem Beispiel eine Benachrichtigung bei einer Terminvereinbarung sein. Auch hier supportet HubSpot seine User wieder kräftig mit entsprechenden Vorlagen und Anleitungen.

Deal-Automatisierungen sind ab HubSpot Professional möglich

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Die aktiven Workflows für Dealphasen stellt HubSpot dann in einer eigenen Ansicht dar, in der Workflows auf die jeweiligen Dealphasen gelegt sind. Wir finden: übersichtlicher und verständlicher gehts kaum!

Automatisches Lead-Scoring für Enterprise-Unser:innen

Mit HubSpot können Sie Leads manuell ein Scoring nach von Ihnen definierten positiven wie negativen Eigenschaften verteilen. Ab Enterprise verläuft das Scoring automatisch und wird von einer KI unterstützt, die selbstständig dazulernt und das Lead-Scoring dadurch immer weiter verbessert. Erfreulich ist, dass Sie nicht nur für Leads Eigenschaften festlegen können, sondern auch für alle möglichen Datensätze, wie Deals, Rechnungen und Produkte.

Lead-Scores können Sie nach eigenen Kriterien über positive und negative Eigenschaften definieren

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Schnellzugriff auf Leitfäden und Dokumente-Tracking

HubSpot bietet mit zwei weiteren Features geeignete Hilfsmittel im Vertrieb. Sie können Dokumente erstellen und in eine Dokumentenbibliothek hochladen. Versenden Sie nun dieses Dokument an einen Ihrer Kontakte, zeigt Ihnen die automatische Nachverfolgung an, wenn das Dokument geöffnet wird. In der kostenlosen Version ist die Anzahl der möglichen Dokumente auf 5 begrenzt.

Leitfäden helfen Ihren Mitarbeiter:innen im Vertriebsprozess

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Auch nützlich ist die Leitfadenbibliothek. Hier erstellen Sie eigene Leitfäden für einzelne Aufgaben oder gesamte Arbeits-Prozesse (Playbooks) und geben so Ihren Vertriebsteams in jeder Verkaufsphase den benötigten Support.

Angebote in wenigen Schritten erstellen

Auch das Erstellen von Angeboten ist mit HubSpot ein Kinderspiel. Sie wählen eine der Vorlagen aus, die Sie dann ganz nach Bedarf anpassen und in Zukunft für Ihre Angebote nutzen. HubSpot füllt dann Schritt-für-Schritt die vorhandenen Käufer- und Produktinformationen aus und Sie müssen das Angebot nur noch versenden. So vermeidet HubSpot Übertragungsfehler, die bei der manuellen Dateneingabe immer passieren können.

Angebote erstellt HubSpot fast im Alleingang für Sie

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Zahlungstool leider nur für US-Unternehmen

Einen Nachteil hat HubSpot leider: Das integrierte Zahlungstool ist wegen der Voraussetzungen nur für US-amerikanische Unternehmen freigeschaltet. Glücklicherweise können europäische Nutzer:innen aber aus einem guten Dutzend Zahlungs-Apps im Marketplace eine passende Alternative auswählen.

Eine Übersicht einiger der im Marketplace verfügbaren Zahlungsdienste von Drittanbietern

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Fazit: Hervorragende Features für Sales-Operations erst mit Sales Hub Professional

Die kostenlose Version von HubSpot erlaubt eine geordnete Leadverwaltung und deckt die Angebots- sowie Deal-Verwaltung ab. Erst ab Professional eignet sich HubSpot für ein tatsächlich vereinfachtes Leadmanagement dank der verfügbaren Automatisierungen und Workflows. Außerdem bietet Sales Hub viele innovative CRM-Funktionen, wie etwa die Workflow-Pipeline und Leitfaden/Playbook-Bibliothek. Ab der Version Professional ist HubSpot bekannten Sales-Spezialisten wie Pipedrive mindestens ebenbürtig.

Die Sales-Funktionen von HubSpot im Überblick

• Sales-Pipeline: Behalten Sie Ihre Deals in jeder Verkaufsphase im Blick. Sie können mehrere Sales-Pipelines parallel führen und eigene Verkaufsphasen hinzufügen.
• Sales-Automatisierungen: HubSpot bietet eine Vielzahl an Workflows, die Sales-Teams in jeder Deal-Phase unterstützen und Arbeiten erleichtern
• Lead-Scoring: Erstellen Sie Scoring-Eigenschaften für Ihre Leads oder diverse andere Datensätze und erhalten so bessere Ergebnisse. Ab Enterprise profitieren Sie von der KI-unterstützten Lead-Bewertung
• Leitfaden: Erstellen Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen für einzelne Aufgaben oder bilden Sie komplexe Arbeitsprozesse in Playbooks ab
• Angebote: Erstellen, teilen und versenden Sie direkt aus HubSpot heraus Angebote an Kontakte und Unternehmen

Kostenlose Landingpages, Web-Formulare und E-Mail-Marketing

Erfreulicherweise bietet HubSpot auch in der kostenlosen Version bereits einige nützliche Marketing-Features. Mit dem integrierten Landingpage-Designer können auch ohne tiefere Vorkenntnisse Landingpages schnell erstellt werden. Verschiedene Templates stehen zur Auswahl und lassen sich im Layout und Branding anpassen. Nach dem gleichen Prinzip können Sie Webformulare mit einem Editor gestalten und dann auf einer Landingpage einbinden, um neue Leads zu generieren.

Auch für Webformulare stehen viele Vorlagen zur Auswahl

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Genauso simpel gestaltet sich das Erstellen und Senden von Massen-E-Mails. Dabei unterscheidet HubSpot zwischen 3 unterschiedlichen Varianten. Zum einen können Sie ein bestimmtes Segment Ihrer Kontakte direkt anschreiben, oder Sie nutzen die Möglichkeit, Kontakte auch per RSS-Feeds, einer Art Newsletter, über neue Inhalte zu benachrichtigen.

Marketing-E-Mails können Sie mit verschiedenen E-Mail-Typen und automatisch versenden

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Marketing-Automatisierungen ab Starter-Tarif

Die dritte E-Mail Variante steht allen User:innen ab der Version Marketing Hub Starter zur Verfügung. Hier können Sie Ihr Marketing durch Workflows und Automatisierungen strukturierter und vor allem zeiteffizienter aufstellen. Dabei geht das Potenzial über den bloßen automatisierten E-Mail-Versand hinaus. Sie können Ihre Kontakte nach Kriterien wie Leadscore oder Aktivität filtern und so einzelne Kontakt-Segmente gezielt adressieren.

Marketing-E-Mails können Sie mit verschiedenen E-Mail-Typen und automatisch versenden

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Mehr Informationen durch Trackingcode auf Website

Ein kostenloses Feature ist der individuelle Trackingcode, den Sie mit wenigen Schritten auf Ihrer Website einbinden. Damit können Sie den Datenverkehr und Besucher:innen nachverfolgen und entdecken Hotspots auf Ihrer Website. Außerdem erkennt der Code über Tracking-Cookies bereits als Kontakte vorhandene Besucher:innen und kann deren Aktivitäten den entsprechenden Datensätzen zuweisen. So erfahren Sie automatisch mehr über Ihre Website-Besucher:innen und Kontakte und können entsprechend reagieren.

Der Tracking-Code ist für jeden Account einzigartig und schnell installiert

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Werbeanzeigen auf Facebook und Google nachverfolgen

Falls Sie Ads von Facebook, Google oder LinkedIn nutzen, um über Anzeigen und Werbung neue Leads zu generieren, ist HubSpot in der Lage, die meisten der genutzten Anzeigentypen nachzuverfolgen und direkt auf Ihrer CRM-Oberfläche anzuzeigen. Auch einen Großteil der Instagram Ads können Sie mit HubSpot nachverfolgen. Obendrein ist das Anzeigen-Tool ein kostenloses Feature und in allen Versionen frei verfügbar.

Mit dem HubSpot Anzeigen-Tool können Sie die meisten der Anzeigetypen auf Google und Facebook nachverfolgen

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Mit Marketing Hub Professional Kampagnen planen

Um das Marketing schrittweise verbessern zu können, ist ein Vergleich von Werbe-Bemühungen nötig. Dafür können Sie ab der Version Professional einzelne Kampagnen erstellen und detailliert planen. In unserem Test haben wir beispielsweise einen Januar-Sale für auslaufende Produktlinien der Testfirma als eigene Kampagne geführt, um die Planung, Durchführung und Ergebnisse vom Tagesgeschäft zu trennen.

Mit dem Kampagnen-Tool setzen Sie Kampagnen auf und überwachen Budget, Ausgaben und Erfolge

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Für kleinere Vertriebsteams kein zwingend notwendiges Tool, ist es für größere Unternehmen mit Marketing-Strategien und mehreren Marken sicher eine nützliche Funktion.

Fazit: Überraschend viele kostenlose Features mit starken Erweiterungen

Website- und Landingpage-Designer, Editor für Webformulare, Mailing-Kampagnen, Feeds, Tracking-Code: Die Liste der kostenlos verfügbaren Marketing-Funktionen von HubSpot ist wirklich beeindruckt. Für kleine Unternehmen sind diese Funktionen fast schon ausreichend. Mit den erweiterten Features und Automatisierungen aus den kostenpflichtigen Versionen können Sie HubSpot zu einem vollwertigen Marketing-CRM aufwachsen lassen und effektiv Ihre Markenpräsenz stärken.

Die Marketingfunktionen von HubSpot im Überblick

• Landingpages und Websites: Sie können mit dem HubSpot-Designer mithilfe von vielfältigen Vorlagen und Anpassungen Landingpages und sogar Websites erstellen und so ihr Inbound-Marketing stärken
• Webformular-Editor: Erstellen Sie mit dem Editor Formulare und binden Sie diese in Ihre Landingpages ein, um neue Leads zu generieren
• E-Mail-Vorlagen und -Kampagnen: Starten Sie Mailing-Kampagnen oder informieren Sie Kontakte über Newsletter und nutzen Sie dafür erstellte Vorlagen
• Marketing-Automatisierungen: Sie können Marketing-Workflows einrichten, die Ihnen helfen mit den richtigen Kund:innen in Kontakt zu bleiben
• Kampagnen planen: Sie können ab Version Professional Marketing-Kampagnen planen, durchführen und analysieren und HubSpot als Marketing-Plattform nutzen
• Tracking-Code: Tracken Sie alle Ihre Besucher:innen Ihrer Website um mehr Informationen zu sammeln und zu erfahren, was Ihre Kontakte interessiert
• Anzeigen-Tool: Sie können mit HubSpot die meisten Anzeigentypen von Facebook und Google nachverfolgen

Ticketing mit der HubSpot Pipeline

Genau wie Deals und Workflows werden auch die Tickets in einer eigenen Ticket-Pipeline dargestellt. Die Pipeline bildet dabei den Ticketstatus in den einzelnen Bearbeitungsphasen ab und per Mausklick werden weitere Details eingeblendet. Tickets können Sie aus allen mit HubSpot verknüpften Kanälen generieren oder bei Bedarf auch manuell erstellen. Die übersichtliche Pipeline hilft dann dabei, Status und Fortschritt von Tickets schnell zu erfassen und Prioritäten in der Bearbeitung zu setzen. Dringende Tickets sind zum Beispiel zusätzlich rot markiert und zeigen damit direkten Handlungsbedarf an.

Die Service-Pipeline ist eine innovative Lösung, die uns überzeugen konnte

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Sowohl Pipeline als auch die Ticket-Ansichten und -Funktionen sind sehr schlicht gehalten. Das erleichtert zwar zunächst die Orientierung und Bedienung, wirkt aber auch sehr klein dimensioniert. Es fehlen Funktionen, um für Serviceteams getrennte Arbeitsbereiche zu erstellen. Für große, mehrstufige Supportstrukturen ist das Ticketing von HubSpot auch mit den Erweiterungen nicht geeignet.

Die Ticketkarte können Sie je nach Bedarf anpassen

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Mehrere Ticket-Pipelines ab Service Hub Starter

Während manche Helpdesk-Anwendungen die Tickets nach den einzelnen Kanälen getrennt erfassen, werden in HubSpot alle Kanäle in einer Übersicht zusammengeführt. Die Aufteilung erfolgt hier vielmehr über die Zuordnung der Tickets zu einer bestimmten Pipeline. Ab Service Hub Starter können Sie nämlich mehrere Pipelines benutzerdefiniert erstellen und getrennt voneinander führen. Einzelne Servicebereiche oder unterschiedliche Produkte und Marken können Sie so in eigenen Pipelines abbilden und themenbezogen betreuen.

Feedback-Feature für Professionals

Kundenbefragungen sind ein geeignetes Mittel zur Bewertung der Kundenzufriedenheit und zur Optimierung des eigenen Kundensupportes. Ab Service Hub Professional können User:innen dafür in einem eigenen Tool Kundenbefragung erstellen. Auch hier gibt es wie gewohnt wieder diverse Vorlagen, etwa für Zufriedenheitsbefragungen, die Sie beliebig anpassen können.

Umfragen zur Servicequalität oder Kundenzufriedenheit erstellen Sie schnell mit den Vorlagen

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Aber auch andere Feedbacks können wir einholen. Für unser Testunternehmen wollten wir wissen, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass uns Kund:innen empfehlen. Flexibel: Feedbacks können Sie nicht nur als Mail einholen, sondern auch aus Chat und von der Website.

Ticket-Automatisierungen und SLAs

Auch für die Ticketverwaltung können Sie je nach Tarif mehr oder weniger viele Prozesse im Ticketing automatisieren. Zu den Basics gehört der automatisierte Ticketstatus, senden Sie also etwa eine E-Mail an den Ticket-Kontakt, passt sich der Ticketstatus automatisch an. Komplexer sind Workflows, die bei Veränderungen eines Ticketstatus bestimmte Aktionen auslösen, etwa eine Erinnerung an eine für das Ticket zuständige Agent:in versenden.

Umfragen zur Servicequalität oder Kundenzufriedenheit erstellen Sie schnell mit den Vorlagen

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Dienstleistungsvereinbarungen oder Service-Level-Agreements sind essentieller Bestandteil guter Kundendienstleistungen. Ab Professional können Sie feste Bearbeitungszeiten für die Beantwortungen oder Bearbeitung von Tickets festlegen. Im Test wählten wir nicht unübliche 12- bzw. 24 h-Fristen, aber auch deutlich kürzere Zeiträume können Sie einstellen.

Kundenportal und Wissensdatenbank für Self-Service

Ein leider auch nur in den Professional- und Enterprise-Versionen verfügbares Feature ist das Kundenportal. Das können Sie so konfigurieren, dass Kund:innen den Status ihrer offenen persönlichen Tickets im Portal verfolgen und aktualisieren können. Etwa im Fall von gelösten Problemen müssen Kund:innen nicht nochmal den Service kontaktieren, sondern schließen das Ticket einfach selbstständig. So können Sie effektiv das Aufkommen von Serviceanfragen senken.

Das Design und die Inhalte des Kundenportals können Sie vielfältig anpassen

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Mit einer Wissensdatenbank liefert HubSpot ein weiteres klassisches Tool für den 24/7-Self-Service. Je nach Umfang und Gestaltung können Sie dort nur die wichtigsten Fragen zu Produkten oder Dienstleistungen vorstellen und beantworten. Oder Sie hinterlegen umfangreiche Anleitungen, Tipps und weitere für Kunden relevante Informationen. Designtechnisch sind auch hier diverse Anpassungen von Vorlagen und Muster möglich.

Startseite der Wissensdatenbank unseres Test-Unternehmens in der Erstellungsphase

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Fazit: CRM-System mit guten Supportfunktionen und Luft nach oben

Die Bewertung der Supportfunktionen von HubSpot Service Hub fällt nach unserem Test gemischt aus. Einerseits gibt es genügend kostenlose Features für einen abgespeckten Multichannel-Support, andererseits sind zentrale Bausteine des Kundenservice, wie die Wissensdatenbank und das Kundenportal, erst ab dem Service Hub Professional verfügbar. Gleichzeitig sind die Supportfunktionen und das Ticketing längst nicht so ausgereift, wie das bei Sales- oder Marketing-Features der Fall war.

Unser Urteil: HubSpot zeigt sich als eine passable Lösung, Kundensupport und Helpdesk-Funktionen in einer CRM-Anwendung zusammenzuführen. Ein im Vergleich zu Salesforce Service Cloud ebenbürtiger Helpdesk für einen mehrstufigen Kundenservice ist HubSpot deshalb aber nicht.

Die Supportfunktionen von HubSpot im Überblick

• Ticketing: Erfassen Sie Tickets aus Kanälen oder erstellen Sie Tickets direkt manuell in der Ticket-Pipeline
• Multichannel: Sie können auf allen verfügbaren und mit HubSpot verknüpften Kanälen Kunden supporten
• Ticket-Pipeline: Führen Sie alle Tickets in Ticket-Pipelines zusammen und verfolgen Sie den Ticketstatus während jeder Bearbeitungsphase
• Ticket-Automatisierungen: Automatisieren Sie Tickets-Vorgänge wie Aktualisierungen oder
• Kundenbefragungen: Erstellen Sie Feedback- und Kundenzufriedenheitsbefragungen um Ihren Service schrittweise zu verbessern
• SLAs: Legen Sie Zeiträume fest, in denen Tickets verbindlich bearbeitet und gelöst werden müssen
• Knowledge-Base und Kundenportal: Mit Wissensdatenbanken und Kundenportal ermöglichen Sie Ihren Kund:innen einen umfassenden 24/7-Selfservice

Analytics-Tools auch in der kostenlosen Version

Bereits Nutzer:innen der kostenlosen HubSpot-Version haben Zugriff auf die Standard-Analytics-Tools zu verschiedenen Themenkomplexen, wie etwa Website-Traffic, Sales-Aktivitäten und zur Chat- und Formular-Nutzung. Auch die Produktivität einzelner Mitarbeiter:innen können Sie mit den vorhandenen Tools bereits erfassen und analysieren. Zumal jedes Analytics-Tool weitere Filter und Unterkategorien aufweist, die viele zusätzliche Kennzahlen und Details liefern.

Eine Übersicht der verfügbaren Standard-Reportings

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Für kleine bis mittlere Unternehmen wie unsere Testfirma sind die vorhandenen Analytics im Prinzip schon ausreichend, um Potenziale und Optimierungsbedarfe zu erkennen. Positiv fällt dabei auch der durchdachte Aufbau der Analytics-Tools nach Themen-Clustern auf, sodass die Orientierung und Suche leicht fällt.

Sofort einsetzbare Sales-Berichte

Neben den einzelnen Analytics-Tools bietet HubSpot mehr als 90 vorgefertigte Standard-Reportings, die sofort startbereit sind und kostenlos genutzt werden können. Dazu gehören vor allem Berichte, die Ihre Sales-Aktivitäten überwachen und auswerten. Die Reportings geben Ihnen detailliert Auskunft über einzelne Deal-Phasen, zu erwartende Umsätze und die Teamproduktivität. Sie können aber auch die Aktivitäten Ihrer Kontakte auswerten und daraus wichtige Schlüsse für Ihre Verkaufsprozesse ziehen.

Jeder Bericht verfügt über eine Detailansicht mit allen wichtigen Informationen und Kennzahlen

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Dashboards erstellen und teilen

Mit HubSpot können Sie auch in der kostenlosen Variante bis zu 3 individuell definierte Dashboards erstellen und mit anderen Nutzer:innen teilen. Im Test konnten wir mit wenigen Klicks ein Dashboard zur Leadgenerierung erstellen, aber auch andere Kennzahlen, etwa zu Umsätzen oder Marketing-Aktivitäten, können Sie in den Dashboards abbilden.

Optisch sicher nicht das Maß aller Dinge, liefern die Dashboards doch alle wichtigen Informationen auf einen Blick.

Sie können je nach Tarif eine steigende Anzahl an eigenen Dashboards verwalten

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Benutzerdefinierte Berichte ab Professional nutzen

Deutlich raffinierter wird das ohnehin schon gute Reporting ab der Versionen Sales- und Service Hub Professional. Jetzt können Sie auch komplett benutzerdefinierte Berichte nach eigenen Kriterien erstellen und teilen. Hierfür stellt HubSpot einen eigenen Bericht-Editor bereit, der Sie bei der Konfiguration sinnvoll unterstützt.

Benutzerdefinierte Reportings erstellen Sie bequem in einem eigenen Editor

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Sie können bequem auf vorhandene Vorlagen zugreifen und diese nach eigenen Anforderungen modifizieren. Wenn Sie Erfahrung im Reporting haben, können Sie aber auch Berichte komplett selbständig anfertigen. In unserem Test funktionierte die Erstellung eigener Reportings einwandfrei, das Tool macht eine wirklich gute Figur und bietet gute Möglichkeiten in der Konfiguration und Gestaltung.

Benutzerdefinierte Reportings erstellen Sie bequem in einem eigenen Editor

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Sales-Prognosen und Zielerreichung

Ebenfalls ab Professional verfügbar ist das Prognose-Tool, mit dem Sie Ihre Ziele und tatsächlichen Verkäufe erfassen. Sie können dabei für alle Sales-Mitarbeiter:innen individuelle Ziele definieren. HubSpot erstellt dann anhand der laufenden Sales-Aktivitäten und einzelnen Deals punktgenaue Umsatz-Prognosen und zeigt die Zielerreichung an.

Sales-Prognosen zeigen die tatsächlichen Umsätze in Bezug zu gesetzten Umsatzzielen

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Die Erfassung der Umsätze erfolgt in Echtzeit und erlaubt Vertriebsleitern eine schnelle Vergleichbarkeit und vor allem eine direkte Reaktion bei Zielabweichungen. Besonders für größere Vertriebsteams ist das Prognosetool ein nützliches Hilfsmittel zur schrittweisen Optimierung der Verkaufsprozesse. Die Bedienung ist dabei wenig kompliziert und gelingt im Test ohne Probleme.

Fazit: Starke Analytics und kostenlose Reportings

HubSpot liefert starke Analytics-Tools und mehr als 90 Standard-Berichte zum Null-Kostenfaktor. Das sucht seinesgleichen auf dem Markt und hat uns im Test positiv überrascht. Aber auch größere Unternehmen mit eigenen Vertriebs-, Marketing- und Serviceteams können mit den Professional-Versionen zielgerichtete Auswertungen aller Kennzahlen erstellen und so ihre Prozesse optimieren.

Die Analytics von HubSpot sind dabei inhaltlich gut strukturiert und die Navigation sollte auch unerfahrenen Nutzer:innen leicht fallen. Allein im Reporting-Bereich werden die Ansichten dann zuweilen kleinteiliger und komplizierter. HubSpot stellt gute Funktionen zur Auswertung bereit, allein Zoho mit seinem Analytics-Addon performt hier einige Nuancen besser.

Die Analysefunktionen von HubSpot im Überblick

• Analytics-Tool: Nutzen Sie eines der 7 Analytics-Tools um mehr über die Performance Ihres Unternehmens in einzelnen Bereichen zu erfahren
• Standard-Berichte: HubSpot bietet mehr als 90 kostenlose Standard-Berichte, die bereits alle essentiellen Kennzahlen abbilden
• Benutzerdefinierte Reportings: Mit dem Bericht-Editor erstellen Sie eigene Berichte nach individuellen Kriterien mit vielen Möglichkeiten zur Gestaltung
• Dashboards: Nutzen Sie mindestens eines der 3 verfügbaren Dashboards, um Kennzahlen übersichtlich und schnell zu erfassen
• Prognosen: Erstellen Sie Umsatzziele und verfolgen Sie in Echtzeit Ihre Zielerreichung

Was kostet HubSpot?

HubSpot ist in seiner Grundversion komplett kostenlos. Allerdings fehlen hier viele wichtige Features, sodass größere Vertriebsstrukturen und Unternehmen nicht ohne kostenpflichtige Erweiterungen auskommen - und die haben es in sich! Die monatlichen Kosten für den Sales Hub starten beispielsweise bei 20 € in der Version “Starter” mit einer Benutzerlizenz und reichen über 100 € für “Professional” mit ebenfalls einem Arbeitsplatz. “Enterprise” kostet ab 150 € monatlich pro Benutzerlizenz.

Eine Übersicht der Preise für die einzelnen Hubs

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Weitere Details zu den Kosten und komplexen Preisstrukturen der einzelnen HubSpot-Produkte und -Module erfahren Sie auf unserer Kostenseite.

Wie benutzerfreundlich ist HubSpot?

HubSpot ist sehr userfreundlich gestaltet. Die Oberfläche wirkt jederzeit aufgeräumt und die Navigation ist ein Kinderspiel. Auch das Onboarding wird Schritt-für-Schritt begleitet, sodass auch Neulinge die einzelnen Funktionen schnell beherrschen. Das erstaunt, weil HubSpot vergleichsweise viele und komplexe Features liefert. Durch die vorhandenen Vorlagen und Beispiele wird aber selbst die Einrichtung von umfangreichen Workflows zu einer einfachen Übung.

Die Oberfläche von HubSpot ist gut strukturiert und meistens übersichtlich

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Wie sicher ist HubSpot?

HubSpot nutzt alle zeitgemäße Sicherheitsarchitektur für den Schutz von Kundendaten. Während die Daten von einem führenden Cloudanbieter (AWS) gehostet werden, erfolgt die Übertragung von Mandantendaten ausschließlich verschlüsselt. Auch der Datenschutz wird nach neuesten Bestimmungen eingehalten. HubSpot ist DSGVO-konform und nach SOC 2 und SOC3 zertifiziert. Seit 2021 verfügt HubSpot außerdem über ein Rechenzentrum innerhalb der EU.

Welchen Kundenservice bietet HubSpot?

HubSpot hat ein umfangreiches Hilfe-Center, das die erste Anlaufstelle bei Fragen und Problemen ist. Hier finden User:innen FAQs, Wissensdatenbanken und kostenlose Videoanleitungen zu vielen Themen. Für den persönlichen Support haben Nutzer:innen je nach Tarif unterschiedliche Möglichkeiten. Ab Starter können Sie Support-Emails und Supportanfragen im Chat senden. Für Professional- und Enterprise-Kund:innen gibt es die Möglichkeit, einen telefonischen Rückruf mit einem Support-Mitarbeiter zu vereinbaren.

Ein Einblick in das Hilfe-Center von HubSpot

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Wie bewerten andere User:innen HubSpot CRM?

Die Bewertungen anderer User:innen sind gemischt, fallen im Durchschnitt aber überwiegend positiv aus. Punkten kann HubSpot mit vielen kostenlosen Features und dem hohen Grad an möglichen Automatisierungen. Eindeutig negativ werden das unübersichtliche Pricing und der mangelnde Support für Nutzer:innen der kostenlosen Version bewertet. Auch zahlende Kund:innen berichten von Problemen mit Rechnungen oder komplexeren Supportanfragen.