CentralStationCRM Test
CentralStationCRM folgt dem Credo “Keep it simple, keep it smart”. Gerade im Vergleich mit vielen Wettbewerbern ist der Funktionsumfang des CRM-Systems geradezu winzig. Dafür dauern Setup und Einarbeitung in das Tool nur wenige Stunden, bis Sie alle Funktionen einmal gesehen haben und zielsicher anwenden können. So verwalten Sie Ihre Kontakte, Termine und Angebote in einer übersichtlichen Plattform ohne große Hürden. Sogar ein kleines abgespecktes Projektmanagement-Tool ist in CentralStationCRM integriert. Der günstige Preis und die flexiblen Preismodelle sind dem überschaubaren Funktionsumfang angemessen. Auch wenn größere Teams die Möglichkeiten zur Automatisierung und viele Komfort-Features vermissen werden, bleibt CentralStationCRM seiner Linie treu: Eine einfache Kontaktverwaltung für kleine dynamische Teams mit flachen Hierarchien zu liefern.
- Einfach und übersichtlich
- Keine lange Einarbeitungszeit
- Umfassendes Service-Material
- Projekt- und Angebotsverwaltung
- Sehr schlanker Funktionsumfang
- Misslungene E-Mail-Integration
- Wenige Schnittstellen
Was kostet CentralStationCRM?
CentralStationCRM bekommen Sie entweder dauerhaft kostenlos (im Tarif “Starter”) oder im flexiblen Abo für zwischen 18 und rund 400 Euro pro Monat, je nach Ausstattung. Der Starter-Tarif ist eingeschränkt, was die maximalen Kontaktdatensätze angeht. Die Tarife “Team”, “Small Office”, “Business”, “Enterprise” und “Größere Firmen” bieten dagegen Platz für zwischen 3.000 und 80.000 Kontakte. So können sie schnell herausfinden, welcher CentralStationCRM-Tarif für Sie der passende ist. Alle Tarife lassen sich jederzeit kündigen und im Vorfeld 30 Tage lang unverbindlich testen.
Welche Funktionen hat CentralStationCRM?
CentralStationCRM hat einen eher schlanken Funktionsumfang und konzentriert sich auf die wesentlichen Funktionen für die Kontaktverwaltung. Personen und Firmen verwalten Sie in den jeweiligen Datenbanken. Angebote und Projekte zu einzelnen Kontakten erleichtern Ihnen die Planung und den Überblick. Ihr Team organisieren Sie mithilfe eines zentralen Kalenders und konfigurierbarer Aufgabenlisten. Ansonsten liefert CentralStationCRM kaum spezielle Funktionen oder Features.
Einfache Verwaltung von Kontakten und Kunden
In CentralStationCRM verwalten Sie Ihre Kontakte und Kunden in den zwei Datenbanken “Personen” und “Firmen”. Während in der Firmendatenbank alle Unternehmen landen, mit denen Sie in Kontakt stehen, finden Sie in “Personen” alle angelegten Einzelkontakte; diese lassen sich selbstverständlich auch mit den jeweiligen Unternehmen verknüpfen.
Schade: Eine Unterteilung der “Personen” in Leads, Kunden oder anderweitige Kontakte gibt es bei CentralStationCRM nicht. Dafür können Sie einzelne Kontakte mit Tags ausstatten und Ihre Datenbank nach diesen Tags filtern, um beispielsweise Bestandskunden von Leads zu trennen. Zusätzlich haben Sie noch einige weitere Filteroptionen und können Ihre Datenbanken auch durchsuchen - zum Beispiel nach Kontakten und Accounts, die einen gewissen Umsatz generiert haben.
Trotzdem wäre eine Unterteilung der Kontaktdatenbank in Leads und Bestandskunden, wie beispielsweise Pipedrive sie liefert, eine gelungene Ergänzung.
Umfassende Kontaktakten mit allen wichtigen Informationen
Die Personen- und Firmenakten in CentralStationCRM sind sehr umfangreich und halten - sofern sauber gepflegt - immer die wichtigsten Informationen für Sie bereit. Hier finden Sie Kommentare und Notizen Ihrer Mitarbeiter, die mit dem jeweiligen Kontakt verknüpften Angebote und Projekte sowie eine umfassende Kontakthistorie. Auch Aufgaben und Termine, die mit dem ausgewählten Kontakt zu tun haben, werden hier übersichtlich aufgelistet.
XLS- und vCard-Import mit Dublettencheck
Neue Personen und Firmen können Sie in CentralStationCRM auf zwei Arten anlegen: entweder manuell in der jeweiligen Datenbank, oder per einfachem Import. Dabei importieren Sie vorhandene Kontaktdaten aus einer XLS-Datei (Excel) oder aus digitalen Visitenkarten (vCards). Der Import geht schnell und einfach. CentralStationCRM durchsucht Ihre Datei sogar nach möglichen Dubletten und gibt Ihnen die Möglichkeit, diese zu löschen oder die Datensätze zusammenzuführen.
Während des Imports müssen Sie wie bei vielen Wettbewerbern die Spalten aus Ihrer Excel-Datei einem Feldtyp zuordnen, damit CentralStationCRM die Daten richtig übernehmen kann. Auch benutzerdefinierte Felder lassen sich anlegen, allerdings nicht während des Imports, so dass es passieren kann, dass Sie einen laufenden Import abbrechen müssen, um die passenden Felder manuell zu erstellen.
Eingeschränkte E-Mail-Integration als einzige Kontaktmöglichkeit
CentralStationCRM verfügt nicht über eine bequeme E-Mail-Integration, das bedeutet: anders als bei vielen anderen CRM-Systemen wie HubSpot oder Salesforce können Sie hier nicht einfach Ihren bestehenden E-Mail-Account verknüpfen und dann direkt in CentralStationCRM E-Mails empfangen und verschicken. Stattdessen haben Sie eine spezielle “E-Mail-Ablage-Adresse”. Verwenden Sie diese in der BCC-Zeile ausgehender E-Mails, legt CentralStationCRM eine Kopie der Mail unter dem jeweiligen Kontakt ab. Eingehende Mails leiten Sie an die Ablage-Adresse weiter, damit diese ebenfalls im System landen.
Das ist leider ein wenig umständlich, gerade in Hinblick darauf, dass es ansonsten ebenfalls keinerlei Möglichkeiten gibt, aus CentralStation mit Ihren Kunden und Leads in Kontakt zu treten.
Notiz- und Kommentarfunktion für die Kommunikation im Team
Für die Organisation im Team steht Ihnen in CentralStationCRM eine Notiz- bzw. Kommentarfunktion zur Verfügung. So haben Sie und Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, sich über einzelne Personen oder Unternehmen auszutauschen und Informationen und Anmerkungen zu hinterlassen. Andere Möglichkeiten Austauschs im Team gibt es nicht.
Termin- und Taskmanagement im zentralen Kalender
Umfangreicher ist dagegen die Termin- und Aufgabenverwaltung in CentralStationCRM. Hier können Sie Aufgaben in To-Do-Listen planen und jeweils mit einem Termin im zentralen Team-Kalender verknüpfen, auf den alle Mitarbeiter Zugriff haben. Zur besseren Übersicht lassen sich Aufgaben als “Telefonat”, “E-Mail” oder “Besuch” spezifizieren, und im Kalender können Sie Ihre Termine als “Telefonkonferenz” taggen. Auch Urlaubstage von Kollegen können Sie im zentralen Kalender jederzeit einsehen.
Nett: Auf der Startseite von CentralStationCRM sehen Sie immer Ihre aktuellen Aufgaben und Termine; außerdem erinnert Sie das System in einem regelmäßigen Turnus per Mail an anstehende Tasks. Dabei können Sie selbst konfigurieren, wie oft und wann Sie eine Erinnerung per Mail von CentralStationCRM erhalten wollen. Möglich ist beispielsweise eine Nachricht jeden Morgen vor Arbeitsbeginn. So verlieren Sie keine wichtigen Termine aus den Augen und sind immer up to date - auch was die Termine Ihrer Teammitglieder angeht.
Oberflächliche Rollen- und Rechteverwaltung und Teammanagement
Ihr Team zu managen ist in CentralStationCRM in den Kontoeinstellungen möglich. Hier können Sie neue Nutzeraccounts hinzufügen und Rollen- und Rechte für einzelne Mitarbeiter einstellen. Die Rollenverteilung ist relativ oberflächlich und gliedert sich in den Account-Inhaber (alle Berechtigungen), den Co-Inhaber (alle Berechtigungen außer Account kündigen), Mitarbeiter mit erweiterten Rechten sowie Mitarbeiter mit normalen Rechten. Letztere können beispielsweise keine Datensätze löschen oder Massenexports von Daten durchführen.
Dabei müssen Sie beachten, dass es in CentralStationCRM keine Möglichkeit gibt, Datensätze vor bestimmten Rollen zu verbergen. Alle Mitarbeiter haben immer Zugriff auf alle vorhandenen Daten. Damit eignet sich CentralStationCRM weniger für große Unternehmen mit unterschiedlichen Teams oder Departments, da das System hier schnell unübersichtlich werden kann. Zudem ist gegebenenfalls die Arbeit mit externen Mitarbeitern in der Plattform nur über Umwege möglich.
Projektmanagement-Tool für Projektplanung und Tracking
Eine Kernfunktion von CentralStationCRM ist das integrierte Projektmanagement. Das Feature hat zwar keine Ähnlichkeit mit einem spezialisierten Projekverwaltungstool, ist aber durchaus nützlich für die Planung und Organisation, da es in gewissem Sinne eine visuelle Sales-Pipeline ersetzt. Ein “Projekt” kann beispielsweise die Konvertierung eines Leads zu einem Kunden sein. Pro Projekt können Sie in einer To-Do-Liste nötige Tasks anlegen (auch aus zuvor erstellten Vorlagenlisten) sowie Termine im Kalender planen. Zudem behalten Sie den Überblick über den Status einzelner Projekte, indem Sie sie als “Anlaufend”, “Offen” oder “Geschlossen” flaggen.
Eine Projekthistorie hilft Ihnen dabei, die erledigten Schritte und den Werdegang des Projekts nachzuvollziehen.
Das Projektmanagement-Modul von CentralStationCRM ist eine nette Ergänzung und nice to have, reicht aber leider noch nicht an umfassendere Projektverwaltungs-Tools heran, wie Sie sie zum Beispiel bei weclapp oder Insightly vorfinden.
Bis zu 30 GB Speicherplatz für Dokumente und Dateien
CentralStationCRM bringt eine eigene Online-Ablage für Dateien und Dokumente mit; deren Speicherplatz richtet sich nach dem gewählten Tarif und umfasst zwischen 2 MB (“Starter”) und 30 GB (“CentralStationCRM für größere Firmen”). Hier können Sie wichtige Dokumente wie Angebote und Rechnungen, Bilder und wichtige PDFs und mehr sammeln. Dazu laden Sie die jeweiligen Dateien entweder in der zentralen Ablage hoch oder verknüpfen das jeweilige Dokument direkt mit einem Kontakt.
CentralStationCRM sortiert Ihre hochgeladenen Dateien in Ordnern, um Ihnen den Überblick zu erleichtern. Diese Ordner können Sie selbstständig nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Standardmäßig sind folgende Ordner integriert:
- Angebot
- Bild
- Präsentation
- Rechnung
- Sonstiges
Kaum nützliche Vertriebs-Funktionen
Die Vertriebsfunktionen von CentralStationCRM sind stark eingeschränkt. Eine visuelle Sales-Pipeline hat das System nicht, ebensowenig wie Funktionen zur Qualifizierung, Bewertung oder zum Nurturing von Leads. Auch die Lead-Generierung ist kein Teil von CentralStationCRM, Ihre Leads müssen also manuell oder über den Umweg einer Excel-Tabelle ins System gelangen. Hier haben spezialisierte Sales-CRMs wie Pipedrive, Freshworks CRM oder Zoho CRM die Nase vorn.
Eine Ausnahme dazu bildet die Schnittstelle zum Lead-Generation-Tool snapADDY, mit dem sich Kontaktinformationen von XING, LinkedIn oder anderen Quellen direkt in CentralStationCRM übertragen lassen.
Verwaltung von Angeboten und Opportunities
Was CentralStationCRM allerdings mitbringt, ist die Angebotsverwaltung. Im Reiter “Angebote” können Sie aktuelle Verkaufschancen hinterlegen und mit einem Lead verknüpfen sowie den erwarteten Umsatz hinterlegen.
So behalten Sie Ihre aktuellen Opportunities im Blick und bekommen ein besseres Gefühl für zukünftige Umsätze, was die Planung erleichtert. Zudem können Sie hier eine prozentuale Einschätzung abgeben, wie weit eine gewisse Verkaufschance schon gediehen ist.
Angebotsschreiben sowie Rechnungen können Sie mithilfe des integrierten Dokumenten- bzw. Dateimanagements als Dokument hochladen und mit dem jeweiligen Kontakt verknüpfen.
Mithilfe der Schnittstelle zu FastBill lassen sich Rechnungen direkt online erstellen und automatisiert an Ihre Kontakte verschicken.
Kaum nützliche Marketing-Features
CentralStationCRM verfügt nicht über spezielle Marketing-Features. E-Mail-Marketing ist durch die eingeschränkte E-Mail-Funktionalität nur schwer umsetzbar und auch eine Kampagnenplanung hat CentralStationCRM nicht mit an Bord. Alle entsprechenden Features wurden per Schnittstelle an das E-Mail-Marketing-Tool Newsletter2Go ausgelagert. Besser klappt die Kampagnenplanung zum Beispiel bei HubSpot oder SugarCRM.
Kaum nützliche Service-Features
CentralStationCRM verfügt nicht über Funktionen, die Sie beim Kundenservice unterstützen. Ein Ticketsystem fehlt ebenso wie die Möglichkeit, mit Ihren Nutzern per Chat in Kontakt zu treten oder ihnen eine Self-Service-Plattform zur Verfügung zu stellen. Wollen Sie CentralStationCRM für den Kundensupport nutzen, benötigen Sie das hauseigene Tool Central Desk, zu dem CentralStationCRM eine native Schnittstelle mitbringt. Mithilfe einer Userlike-Schnittstelle können Sie außerdem eine Live-Chat-Lösung integrieren.
Fokus liegt auf Tagesgeschäft, nicht auf Analytics und Reports
CentralStationCRM verzichtet bewusst auf Features, um Ihre Prozesse zu analysieren oder Berichte und Forecasts zu erstellen. Die einzige Ausnahme bildet die oberflächliche visuelle Umsatzprognose unter “Angebote”.Der Schwerpunkt der Software soll auf der operativen Arbeit liegen, nicht auf detaillierten Analytics. Einerseits ist das eine sinnvolle Strategie für das schlanke Tool, da gerade kleinere Teams und Unternehmen oft ohnehin keinen großen Bedarf an tiefen Analysen und Auswertungen haben:
“Analytik wird man in CentralStationCRM weitgehend vergeblich suchen - und das aus gutem Grund. Wenn eine CRM-Software in kleinen Unternehmen funktionieren soll, muss sie das Tagesgeschäft der Nutzer unterstützen, nicht den Kontrollzwang der Chefetage.”
Dennoch bringt sich CentralStationCRM hier gerade im direkten Vergleich mit Wettbewerbern wie Insightly oder SugarCRM selbst um sein Potential. Zumindest ein dynamisches Dashboard hätten die Entwickler dem Tool spendieren können, und in den größeren Tarifen (vor allem in “CentralStationCRM für Größere Firmen”) hätte eine gewisse Bandbreite an konfigurierbaren Reports durchaus Sinn gemacht.
Genauere Informationen über alle enthaltenen Funktionen und Features des CRM-Systems finden Sie im umfassenden CentralStationCRM Tarifüberblick.
Welche Schnittstellen hat CentralStationCRM?
CentralStationCRM verfügt kaum über native Schnittstellen, hat aber einige wenige nützliche Tool-Anbindungen in Petto. So existiert eine Schnittstelle zum hauseigenen Servicedesk-Tool Central Desk, sowie Schnittstellen zu FastBill (Buchhaltung und Online-Rechnung), Userlike (Live-Chat-Software), Newsletter2Go (E-Mail-Marketing) sowie zum Lead Generation Tool snapADDY. Auch eine Schnittstelle zu EchtPost existiert; über den Dienst verschicken Sie beispielsweise Postkarten an Ihre Kunden.
Eine vollständige Liste aller möglichen Schnittstellen finden Sie im ausführlichen Datenblatt der CentralStationCRM Tarifübersicht.
Wie benutzerfreundlich ist CentralStationCRM?
Seinen schlanken Funktionsumfang kann CentralStationCRM durch eine hervorragende und einfache Usability wettmachen. Die Bedienung des Tools ist sehr einfach und die Benutzeroberfläche logisch und übersichtlich aufgebaut. Die Einarbeitungszeit ins System ist sehr kurz. Nur an einigen Stellen, wie der misslungenen E-Mail-Integration hakt es leider noch; ansonsten kann CentralStationCRM im Usability-Test glänzen. Im trusted-Bewertungssystem erhält das Tool eine Wertung von 4,5 von 5 Sternen.
Einfache Bedienung in der nüchternen Oberfläche
CentralStationCRM präsentiert sich nüchtern und minimalistisch. Der schlanke Funktionsumfang des Tools ist ausschlaggebend dafür, dass so gut wie alle vorhandenen Features in der Regel nur einen Mausklick entfernt liegen und schnell auffindbar sind. Zudem liefert die Startseite (unter dem Reiter “Status”) immer eine Auswahl aktueller Aufgaben, Termine und Angebote, so dass Sie von hier aus schnell zu den aktuell wichtigen Kontakten und Angeboten springen können.
CentralStationCRM ist durch die Reduktion auf das Wesentliche geprägt. Statt vielen Spezialfunktionen, will das Tool die wichtigsten Standards abdecken und sich eher auf die Nutzererfahrung, als auf “unnötigen” Schnickschnack konzentrieren. Und sollte doch einmal etwas unklar sein, unterstützt Sie ein kleines Tutorial innerhalb des Systems bei der Einarbeitung in CentralStationCRM. Die Strategie “Funktionalität über Funktionsvielfalt” geht auf und beschert dem CRM-System im trusted Usability-Test Bestnoten.
| Anmeldung / Registrierung | 5 |
|---|---|
| Benutzeroberfläche / Design | 4.5 |
| Hilfestellung/Einführung / Tutorials | 4.5 |
| Kontaktimport | 4 |
| Kontaktaufnahme | 2.5 |
| Benutzerverwaltung | 4.5 |
| Gesamtwertung | 4.2 |
Wie sicher ist CentralStationCRM?
CentralStationCRM erfüllt als in Deutschland entwickelte und gehostete Software den europäischen Datenschutz sowie die Bestimmungen der DSGVO. Europäische Server, regelmäßige Backups und die Datenverschlüsselung nach Bankenstandard machen CentralStationCRM zu einem sicheren und datenschutzkonformen CRM-System.
Datenschutz und Sicherheit Made in EU
CentralStationCRM ist ein Produkt des deutschen Provider 42he mit Sitz in Köln. Die Server des Anbieters stehen sowohl in Deutschland als auch in Rechenzentren in Irland und sind damit alle innerhalb der EU angesiedelt. So garantiert der Provider eine einhundertprozentige Konformität von CentralStationCRM mit der geltenden DSGVO. Alle Daten werden dabei redundant auf mehrfach abgesicherten und räumlich getrennten Servern gespeichert und erfahren regelmäßige Backups, um Datenverlusten vorzubeugen. Die gesamte Kommunikation verläuft verschlüsselt nach Bankenstandard AES-256.
Welchen Kundenservice bietet CentralStationCRM?
CentralStationCRM bietet schriftlichen Service über ein Online-Kontaktformular. Darüber hinaus steht Ihnen online eine ganze Reihe von Hilfsmaterial in Form von schriftlichen Dokumentationen, Video-Tutorials und mehr zur Verfügung. Das Material dreht sich dabei entweder um den Einstieg in die Softwarelösung oder liefert interessant und nützliche Hintergrundinformationen zu den Themen CRM, Vertrieb und Marketing.
Guter Support, aber kaum persönliche Kontaktmöglichkeiten
Ihre Supportmöglichkeiten bei CentralStationCRM sind einigermaßen eingeschränkt. So steht als Möglichkeit, Kontakt mit dem Supportteam aufzunehmen, aktuell nur ein Online-Kontaktformular zur Verfügung. Über dieses können Sie eine Anfrage an CentralStationCRM schicken; anschließend meldet sich das Service-Team per Mail, Telefon oder Live-Chat innerhalb der Support-Zeiten bei Ihnen zurück. Diese sind von Montags bis Freitags jeweils von 9 bis 18 Uhr.
Direktere Möglichkeiten der Kontaktaufnahme bietet CentralStationCRM leider nicht - dafür loben bisherige Nutzer den Support quer durch die Bank als schnell, zuverlässig und kompetent. Bei Bedarf können Sie wichtige Fragen zudem initial per Telefon oder Live Chat klären und dafür während der Anmeldung einen entsprechenden Termin für eine Art persönliches Onboarding vereinbaren.
Sehr umfangreiches Online-Material
Umfangreicher gestaltet sich das Online-Material zur Selbsthilfe. Im Online-Hilfecenter finden Sie sehr viele schriftliche Dokumentationen sowie Tutorials, um schnell mit der Software durchstarten zu können. Auch Video-Tutorials hat der Provider teilweise im Angebot. Diese finden Sie ebenfalls auf der Anbieterwebsite und alternativ auf dem YouTube-Channel des Anbieters.
Daneben bietet CentralStationCRM noch eine Menge zusätzliches Material, das sich von spannenden und nützlichen Beiträgen im firmeneigenen Blog bis hin zum eigenen Podcast erstreckt. Hier drehen sich die Beiträge größtenteils um Themen wie den Vertrieb und das Marketing, weniger um die tägliche Arbeit mit CentralStationCRM. Dennoch ist das vorhandene Material eine nette Ergänzung.
