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Test

Beste Lead Management Software: 33 Tools im Vergleich

Im Test der besten Lead-Management-Systeme hat trusted 33 gängige CRM-Tools unter die Lupe genommen und stellt Ihnen hier die 5 besten Systeme für Ihre Lead-Verwaltung vor. In diesem Artikel finden Sie die besten Tools für zwischen 0 und 150 Euro pro Monat, mit allen wichtigen Infos zu den einzelnen Anbietern und wertvollen Tipps für alle Unternehmensgrößen. Heben Sie jetzt Ihr Lead-Management auf die nächste Stufe!

Maximilian Reichlin
Head of Content
Maximilian Reichlin ist Redaktionsleiter bei trusted.de. Als Experte für Business-Software aus der Cloud hat er gemeinsam mit seinem Team aus Branchenexperten die beliebtesten CRM-Systeme für Sie unter die Lupe genommen.
Letztes Update: 18. Januar 2022
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Die besten Lead-Management-Systeme

Die Generierung von Neukund:innen und die Verwaltung von Leads und Opportunities gehört zu den wichtigsten Aufgaben moderner Sales- und Marketing-Teams. Lead-Management-Software unterstützt Ihr Team dabei, indem sie in Ihren Lead-Datenbanken für die nötige Übersicht sorgt und das operative Tagesgeschäft organisiert und strukturiert. Gleichzeitig verwalten Sie mit solchen Tools Ihre bestehenden Kundinnen und Kunden und automatisieren die wichtigsten Prozesse des Vertriebs.

Doch CRM-Systeme und Software für die Verwaltung von Leads gibt es mittlerweile wie Sand am Meer; wie also das passende Tool für die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens finden? trusted stellt Ihnen in diesem Artikel die fünf besten Lead-Management-Systeme vor und zeigt Ihnen, welche Tools sich für welche Unternehmensgrößen und für welche Teams (Marketing oder Sales) am besten eignen. Finden Sie hier alle wichtigen Informationen zu den Top-Tools auf dem Markt:

Fazit: trusted Empfehlungen

1.

Pipedrive

Bestes Lead-Management-Tool
  • Preis ab 14,90 €/User/Monat
  • User 1 - unbegrenzt
  • Kontakte unbegrenzt
  • Mobile CRM ja
  • Geeignet für Sales-Teams

Pipedrive ist eines der bekanntesten Sales-CRMs auf dem Markt und im aktuellen CRM-Vergleich von trusted.de Testsieger. Kernaufgabe von Pipedrive ist die Überwachung und stete Entwicklung von Leads aus verschiedenen Quellen sowie die Kommunikation im Team. Der überschaubare aber ausreichende Funktionsumfang lässt sich durch diverse Addons und Schnittstellen erweitern. Pipedrive gibt es als Browser-Version sowie als Mobile CRM für iOS- und Android-Systeme.

Warum mögen wir Pipedrive?

Pipedrive sieht gut aus, ist einfach zu bedienen und tut genau das, was es soll - nicht mehr und nicht weniger. Der initiale Datenimport geht schnell und einfach, das System ist kinderleicht konfiguriert und glänzt mit vielen (leider kostenpflichtigen) Extras wie einem eigenen Telefonsystem und einem Chatbot, um Leads automatisch zu generieren. Teilweise kommt Pipedrive allerdings recht schlank daher; so fehlt es aktuell beispielsweise an einer Rechnungs- und Angebotsverwaltung oder am Projektmanagement.

Wie funktioniert Lead Management mit Pipedrive?

Kern von Pipedrive ist die namensgebende Pipeline im Kanban-Stil, in der Sie alle Ihre “Deals” und Leads stets im Blick haben. Die Steuerung der Pipeline ist dank simpelstem Drag-and-Drop kein Problem und da sich Pipedrive individuell konfigurieren lässt, können Sie beliebige Phasen und Zwischenschritte in Ihrem ganz individuellen Lead-Prozess einbauen. Unterstützt wird die Pipeline durch einen integrierten Produkt- und Preiskatalog und smarte Automatisierungen, mit denen Sie Ihren Prozess noch effektiver gestalten.

Für wen ist Pipedrive geeignet?

Pipedrive ist die richtige CRM-Plattform für Sales-Teams in KMU sowie in großen Unternehmen. Der Preis für das System (ohne Addons wie den Caller oder den Leadbooster) ist mit zwischen 15 und 100 Euro pro User/Monat überschaubar, der Funktionsumfang schlank und auch für Einsteiger:innen geeignet. Projektbasiert arbeitende Unternehmen benötigen aufgrund der fehlenden Projekt- und Rechnungsverwaltung ein Workaround; Marketing-Teams sind mit einem anderen CRMs grundsätzlich besser aufgehoben.

Vorteile
  • Perfekt für Sales-Teams
  • Sehr einfach zu benutzen
  • Ansprechende und übersichtliche Benutzeroberfläche
Nachteile
  • Fehlender Team-Kalender
  • Keine Angebots- und Rechnungsverwaltung
  • Kein Projektmanagement und Zeiterfassung
Pipedrive
2.

HubSpot CRM

Beste Lead-Generierung
  • Preis ab 0,00 €/Monat
  • User 2 - unbegrenzt
  • Kontakte 1.000 - 1.000.000
  • Mobile CRM ja
  • Geeignet für Sales- und Marketing-Teams

Das modulare HubSpot ist ein leistungsstarkes CRM-System für Marketing und Vertrieb. Eine Basisversion mit den wichtigsten Features für die Kontaktverwaltung ist kostenlos zu haben; wirklich spannend wird es allerdings erst durch die sogenannten “Hubs”, also Funktionspakete, die Sie auf die kostenlose Basis aufsetzen. Erhältlich sind das Sales Hub, Marketing Hub und Service Hub, die Sie jeweils flexibel hinzufügen können, um Ihren ganz eigenen Bedarf zu decken. Das klappt im Browser sowie in der mobilen HubSpot-App.

Warum mögen wir HubSpot?

HubSpot ist dank des Baukastensystems eine wahre Wundertüte verschiedener CRM-Features. Das Basismodul enthält eine übersichtliche Kontaktdatenbank, die für einfaches Lead Management in kleinen Unternehmen schon ausreicht; Sales- und Marketing Hub erweitern den Funktionsumfang dann um Spielereien wie eine visuelle Sales-Pipeline oder umfassendes E-Mail-Marketing. Durch die individuelle Zusammenstellung der Hubs kommen alle Teams auf ihre Kosten und finden immer die richtigen Features.

Wie funktioniert Lead Management mit HubSpot?

Je nach Schwerpunkt bzw. Hub konzentriert sich HubSpot auf verschiedene Bereiche des Lead Management. Mit dem Marketing Hub generieren Sie Deals durch E-Mail-Kampagnen, Formulare, Landingpages oder den hauseigenen Live-Chat; im Sales Hub führen Sie die gewonnen Leads dann durch ihre individuellen Verkaufsphasen und kommunizieren per integrierter Telefonanlage oder abermals per E-Mail. Besonders nützlich ist dabei das Warteschlangen-Feature, das Ihre täglichen Tasks als To-Do-Liste organisiert und Sie Schritt für Schritt durch die Aufgaben der einzelnen Leads und Deals führt.

Für wen ist HubSpot geeignet?

Die kostenlose Basisversion von HubSpot beinhaltet nur die Kontaktdatenbank, mit der vor allem Kleinstunternehmen ihre Kontakte übersichtlich verwalten können. Mit den einzelnen Hubs wächst HubSpot allerdings zum ausgewachsenen CRM, das sowohl für kleine als auch große Unternehmen und sowohl für Sales-, als auch für Marketing- und sogar für Support-Teams interessant ist. Jedes Hub ist noch einmal in mehrere Tarife gestaffelt, so dass Sie preislich flexibel bleiben. Los geht es im Sales Hub mit rund 37 Euro pro Monat.

Vorteile
  • Mächtiges Tool mit vielen Features
  • Innovative Aufgabenplanung
  • Kostenlose Basisversion
Nachteile
  • Komplexes Preissystem
  • Lockangebot mit störendem Upselling
HubSpot CRM
3.

Freshsales

Bestes Lead-Management für KMU
  • Preis ab 0,00 €/Monat
  • User 1 - unbegrenzt
  • Kontakte unbegrenzt
  • Mobile CRM ja
  • Geeignet für Sales-Teams

Freshsales vom bekannten Softwarehersteller Freshworks ist eine CRM-Lösung für dynamische und flexible Sales-Teams. Das Tool lässt sich spielend leicht mit anderne Freshworks-Lösungen wie dem Freshdesk (Kundenservice) und dem Marketing-Automation-Tool Freshmarketer koppeln. Ähnlich wie Pipedrive setzt Freshsales auf einen einfachen und schnellen Zugang sowie auf die zentrale Sales-Pipeline, die Sie sowohl im Browser als auch in der mobilen iOS- oder Android-App einsehen können.

Warum mögen wir Freshsales?

Freshsales präsentiert sich ähnlich innovativ wie SugarCRM, bleibt dabei allerdings schlanker und übersichtlicher, vor allem in Hinblick auf Marketing-Features. Zwar steht in Freshsales ein E-Mail-Marketing-Tool zur Verfügung, dieses ist allerdings eher eine nette Dreingabe zum eigentlich Sales-fokussierten Funktionsumfang. Die schmalere Funktionspalette bietet allerdings auch den Vorteil einer sehr viel geschmeidigeren Einarbeitung und Navigation in dem sehr minimalistischen und modernen Freshsales.

Wie funktioniert Lead Management mit Freshsales?

Freshsales konzentriert sich vor allem auf zwei Bereiche des Lead-Management: Die Lead-Qualifizierung durch stetige Kommunikation - etwa per Mail, Telefonanlage, SMS, WhatsApp oder Facebook-Messenger - und die automatische Bewertung Ihrer Leads nach zuvor definierten Regeln. Für letzteres zeichnet die hauseigene KI “Freddy” verantwortlich, die Ihnen beispielsweise auch Vorschläge macht, wann und auf welchem Kanal Sie mit Ihren Leads am besten kommunizieren sollten. Natürlich ist auch eine zentrale übersichtliche Sales-Pipeline in Freshsales enthalten; auf Wunsch sogar mehrere Pipelines parallel.

Für wen ist Freshsales geeignet?

Freshsales eignet sich vor allem für kleine bis mittelgroße Vertriebsteams. Geschwindigkeit, Einfachheit und Flexibilität werden bei Freshsales groß geschrieben und auch preislich ist das schlanke Tool mit zwischen 15 und 69 Euro pro User und Monat deutlich günstiger, als die “Big Player” rund um Salesforce oder SugarCRM. Für Startups und Kleinstunternehmen steht eine abgespeckte kostenlose Version zur Verfügung. Unternehmen, die bereits ein oder mehr Produkte der Freshworks-Familie einsetzen, profitieren von der nahtlosen Integration.

Vorteile
  • Innovatives Lead-Scoring
  • Künstliche Intelligenz “Freddy”
  • Kostenlose Basisversion
Nachteile
  • Teilweise schwerfällig
  • Kleinere Fehler beim Lead-Scoring und beim Import
Freshsales
4.

SugarCRM

Beste Lead-Bewertung
  • Preis ab 49,00 €/User/Monat
  • User 3 - unbegrenzt
  • Kontakte 10.000 - unbegrenzt
  • Mobile CRM ja
  • Geeignet für Sales- und Marketing-Teams

SugarCRM kommt als Lead-Management-System ähnlich leistungsstark daher wie beispielsweise Salesforce und gehört auch zur gleichen Größenordnung. Ab 10.000 Kontakte können Sie mit dem CRM parallel handeln (und das sowohl im Browser als auch in der mobilen App). Besonders mächtig sind die Marketing- und Analytics-Funktionen von Sugar; dank des modularen Aufbaus ist das CRM-System allerdings auch für Sales- und Support-Teams hervorragend geeignet.

Warum mögen wir SugarCRM?

SugarCRM gehört gemeinsam mit Salesforce und HubSpot zu den sogenannten “Baukasten-CRMs”, in denen Sie aus einzelnen Lösungen (hier Sugar Sell, Sugar Market und Sugar Serve) genau die Lösung zusammenbauen, die Ihr Team benötigt. Hinzu kommt ein riesiger Funktionsumfang, der sich durchaus mit Branchengrößen wie Salesforce messen kann - was das System allerdings auch ähnlich komplex macht und einen gewissen Einarbeitungsaufwand mit sich bringt.

Wie funktioniert Lead Management mit SugarCRM?

Zusätzlich zur visuellen Sales-Pipeline à la Pipedrive glänzt SugarCRM mit einigen besonders innovativen Features für die Leadverwaltung. Dazu gehören nicht nur die Lead-Erstellung via E-Mail- und Drip-Kampagnen, sondern auch die automatische Datenanreicherung (Sugar Hint), die neue Leads ohne menschliches Zutun mit den wichtigsten Infos befüllt, oder die automatische Lead-Bewertung anhand individueller Regeln. So wissen Sie immer, welche Leads besonders lukrativ sind und wie Sie Ihre Prioritäten setzen sollten.

Für wen ist SugarCRM geeignet?

SugarCRM ist eines der teureren Angebote im trusted-Vergleich. Auch hinsichtlich seiner Features und Möglichkeiten ist SugarCRM ähnlich wie Salesforce eher für mittelgroße bis große Unternehmen interessant, die die enthaltenen Automatisierungen und die Features für die Kampagnenplanung und Leadgenerierung voll ausnutzen können. KMU schrecken nicht nur vor dem relativ hohen Preis von ab rund 150 Euro pro Monat zurück, sondern auch vor der Komplexität von SugarCRM, die den Einstieg für Anfänger:innen erschwert.

Vorteile
  • Sehr großer Funktionsumfang
  • Mächtiges Analytics-Tool
  • Landingpage- und Formular-Editor
Nachteile
  • Kundenkommunikation nur per Mail
  • Kleinere Performance- und Usability-Probleme
SugarCRM
5.

Salesforce

Bestes Lead-Management für Enterprises
  • Preis ab 25,00 €/User/Monat
  • User 10 - unbegrenzt
  • Kontakte unbegrenzt
  • Mobile CRM ja
  • Geeignet für Sales- und Marketing-Teams

Salesforce ist wohl mit das bekannteste CRM- und Lead-Management-System auf dem Markt und gilt als einer der Anführer der Branche. Die Software ist für Vertriebs-, Marketing- und Support-Teams konzipiert und verfügt über einen gewaltigen und komplexen Funktionsumfang, der sich (ähnlich wie bei HubSpot) modular aufbaut und aus drei verschiedenen “Clouds” besteht. Zusätzlich zur Browser-Version ist Salesforce auch als mobile App für iOS- und Android-Geräte verfügbar.

Warum mögen wir Salesforce?

Salesforce verfügt schon für sich alleine über einen riesigen Funktionsumfang in Sachen Kontaktverwaltung, Lead- und Sales-Management, Marketing und Kunden-Support. Neben SugarCRM und HubSpot ist es damit eines der mächtigsten Systeme dieser Top 5. Zusätzlich dazu lässt sich die Power von Salesforce durch rund 3.000 native Integrationen und Schnittstellen noch weiter aufbohren. So lässt sich das CRM nahtlos in Ihre bisherige IT-Landschaft einpassen und mit allen wichtigen Tools für Ihre tägliche Arbeit verknüpfen.

Wie funktioniert Lead Management mit Salesforce?

Auf den ersten Blick unterscheidet sich das Lead Management in Salesforce nicht maßgeblich von beispielsweise Pipedrive oder HubSpot: In der kanbanartigen Sales-Pipeline pflegen Sie alle aktuellen Leads und Opportunities mit ihrem jeweiligen Wert und in individuellen Verkaufsphasen. Spannend wird es erst in der sehr feinporigen Detailansicht, in der Sie viele wichtige Infos pflegen, Notizen und Kommentare hinterlassen, die Kontakthistorie einsehen sowie Dateien wie Angebote hinterlegen können. In Unternehmen mit vielen gleichzeitigen Leads schafft Salesforce dadurch die nötige Übersicht.

Für wen ist Salesforce geeignet?

Salesforce ist vor allem für mittelständische Unternehmen und Großkonzerne interessant. Für KMU ist die Software doch zu komplex und ggf. zu kostspielig; diese sind mit dem flexibleren Pipedrive oder Freshsales besser beraten. Dafür ist das System modular aufgebaut und bedient mit den verschiedenen “Clouds” Vertriebs-, Marketing- und Support-Teams mit den jeweils passenden Features. Salesforce lässt sich 30 Tage lang kostenlos nutzen, bevor Sie sich für einen der verfügbaren Tarife entscheiden.

Vorteile
  • Sehr großer Funktionsumfang
  • Innovative Features (KI, Chatter, Lightning Dialer)
  • Sehr flexibel und anpassbar
Nachteile
  • Zu kleinteilig im Marketing-Sektor
  • Lange Konfiguration (mehrere Wochen)
  • Teilweise kostspielig
Salesforce

Vergleichstabelle

AnbieterPipedriveFreshsalesPisaSales CRMLime CRMteamspace CRMTecArt CRMCapsuleHubSpot CRMZoho CRMSugarCRMSalesforceweclappInsightlyMicrosoft Dynamics 365CentralStationCRM1CRM1sales.ioAct! CRMADITO CRMcombitCopperDOCHOUSE 4GEDYS IntraWare 8 CRMKeapNetSuiteNimblenoCRMSamdockSAP CRMScopevisioTeamgateTeamleader focusZendesk Sell
Kundenbewertung
4.2
3.7
4.8
4
4
4.1
3.7
3.3
4.1
2.6
3.5
3.3
4.7
3.1
3.7
2.5
4.2
5
3.8
5
4.1
4.1
2.7
3.6
4.7
5
4.8
3.4
4.5
3.7
3.9
Preis 19,90 - 1190,00 € 0,00 - 83,00 € 328,50 - 1185,00 € 250,00 € 19,00 - 39,00 € 0,00 - 217,50 € 0,00 - 54,00 $ 0,00 - 2944,00 € 0,00 - 65,00 € 147,00 - 1350,00 € 25,00 - 300,00 € 60,00 - 238,00 € 0,00 - 99,00 $ 42,20 - 1265,00 € 0,00 - 199,00 € 17,00 - 55,00 € 25,00 € 22,00 - 55,00 € 590,00 - 790,00 € 57,00 - 147,00 € 29,00 - 129,00 $ Auf Anfrage 590,00 - 790,00 € 79,00 - 199,00 $ Auf Anfrage 25,00 $ 12,00 - 35,00 € 22,00 € Auf Anfrage 27,50 - 32,50 € 10,00 - 69,00 € 60,00 - 90,00 € 25,00 - 249,00 €

Die beste Lead Management Software 2022 im Test

Welche sind die besten Lead-Management-Systeme?

Die aktuellen Top-5 der Lead-Management-Systeme im trusted-Vergleich sind Pipedrive, HubSpot, Salesforce, SugarCRM und Freshsales. Diese Systeme überzeugten im Praxistest durch ihren großen Funktionsumfang, die einfache Bedienung, das gute Preis-Leistungs-Verhältnis und viele Innovationen in Sachen Lead-Generierung, Lead-Verwaltung und Lead-Konvertierung. Besonders Pipedrive hat sich als schlankes und flexibles Lead-Management-Tool für KMU und Großunternehmen hervorgetan.

Mit Lead-Management-Software wie von Pipedrive behalten Sie alle Ihre Leads und Opportunities im Blick
Mit Lead-Management-Software wie von Pipedrive behalten Sie alle Ihre Leads und Opportunities im Blick
Screenshot: trusted.de
Quelle: pipedrive.com

Neben den hier vorgestellten Top 5 gibt es auch noch viele weitere hervorragende CRM- bzw. Lead-Management-Systeme auf dem Markt. Welche das sind und welche Systeme am besten für welche Unternehmensgröße geeignet sind, erfahren Sie im folgenden Artikel. Dort finden Sie außerdem einen Überblick über die besten deutschen Lead-Management-Tools:

Was ist die beste Lead Management Software für kleine Unternehmen?

Kleine Teams sind mit Lösungen wie Pipedrive, Freshsales, Zoho CRM, Insightly oder CentralStationCRM gut beraten. Diese haben jeweils einen überschaubaren (aber in der Regel ausreichenden) Funktionsumfang, verursachen vergleichsweise geringe monatliche Kosten und sind so aufgebaut, dass auch Einsteiger:innen im Bereich CRM gut und flexibel mit ihnen arbeiten können. Oft sind in den günstigen Einstiegsvarianten die maximalen Kontakte oder User-Lizenzen begrenzt; diese wachsen in der Regel aber mit dem Bedarf mit.

CentralStationCRM bietet eine günstige Lead-Management-Lösung für kleine bis mittlere Unternehmen
CentralStationCRM bietet eine günstige Lead-Management-Lösung für kleine bis mittlere Unternehmen
Screenshot: trusted.de
Quelle: centralstationcrm.de

Mit Kosten zwischen 15 und 30 Euro pro Monat sind diese Systeme besonders günstig und beinhalten die wichtigsten Funktionen für die Kontakt- und Leadverwaltung. Oft bieten die einzelnen Anbieter auch kostenlose Basisversionen an, so beispielsweise CentralStationCRM, Freshsales, Insightly oder Zoho CRM. Diese beinhalten dann nur eine begrenzte Anzahl an User-Lizenzen und/oder Kontakten und wenige bis keine Spezialfeatures, sind für kleine Unternehmen und Startups aber oft bereits ausreichend.

Teilweise gibt es Einstiegstarife gängiger CRMs bereits zum Nulltarif, wie etwa im Startup-Plan von Freshsales
Teilweise gibt es Einstiegstarife gängiger CRMs bereits zum Nulltarif, wie etwa im Startup-Plan von Freshsales
Screenshot: trusted.de
Quelle: freshworks.com

Was ist die beste Lead Management Software für große Unternehmen?

Für mittlere bis große Unternehmen eignen sich am besten Tools wie Salesforce, SugarCRM oder HubSpot sowie ggf. weclapp oder die Enterprise-Versionen von Pipedrive, Insightly, Zoho CRM oder Freshsales. Diese verfügen über einen großen und komplexen Funktionsumfang, sind für verschiedene Arten von Teams geeignet, lassen sich individuell konfigurieren und enthalten auch Spezialfeatures wie spezielle Marketingfunktionen oder aussagekräftige Analytics für die Auswertung. Hier erfahren Sie mehr:

Mithilfe von Salesforce verwalten mittlere bis große Unternehmen ihre wichtigsten Key Accounts
Mithilfe von Salesforce verwalten mittlere bis große Unternehmen ihre wichtigsten Key Accounts
Screenshot: trusted.de
Quelle: salesforce.com

Auch Automatisierungen und der Einsatz von Künstlicher Intelligenz für die automatische Lead-Bewertung oder -ergänzung zeichnet diese Systeme als Enterprise-Lösungen aus. Sie vereinfachen großen Unternehmen mit mehreren tausenden bis zehntausenden Kund:innen den Überblick über alle Leads und Opportunities und unterstützen Sales- und Marketing-Teams durch smarte Automations und Reports im operativen Geschäft.

Preise beginnen hier bei zwischen 30 und 60 Euro pro User/Monat, können je nach Konfiguration aber auch drei- oder vierstellig sein.

Welche sind die besten deutschen Lead-Management-Systeme?

Lead-Management- und CRM-Systeme, die in Deutschland entwickelt und vertrieben werden, sind beispielsweise CentralStationCRM, 1CRM, SAP, PisaSales CRM, combit Relationship Manager, weclapp, ADITO xRM, DOCHOUSE oder 1sales. Viele deutsche Unternehmen wünschen sich ausdrücklich eine deutsche Lösung, um mit ihrer Software 100prozentig DSGVO-konform arbeiten zu können und auf deutschsprachigen Support zurückgreifen zu können, wenn es einmal Probleme gibt.

PisaSales ist eine deutsche CRM-Plattform, die sich als datenschutzkonforme Lead-Management-System anbietet
PisaSales ist eine deutsche CRM-Plattform, die sich als datenschutzkonforme Lead-Management-System anbietet
Screenshot: trusted.de
Quelle: pisasales.com

Lead Management vs. CRM - Wo sind die Unterschiede?

Verwirrung besteht teilweise zwischen den oft synonym eingesetzten Begriffen Lead Management und CRM. Obwohl Lead Management in der Regel ein Teil des CRM ist, sind die beiden Begriffe allerdings nicht deckungsgleich; Lead-Management-Software legt einen viel engeren Fokus, als das allgemeiner gehaltene CRM und hat daher auch leicht andere Voraussetzungen. Sind Sie auf der Suche nach einem CRM-System? Im CRM-Test 2022 hat trusted bereits die besten Systeme für Sie getestet und verglichen.

Ein CRM ist im Kern eine Datenbank für Kunden- und Unternehmenskontakte
Ein CRM ist im Kern eine Datenbank für Kunden- und Unternehmenskontakte
Screenshot: trusted.de
Quelle: pipedrive.com

CRM oder Customer Relationship Management beschäftigt sich allgemein mit der Verwaltung von Kontakten. Partner, Bestandskund:innen und mögliche neue Kund:innen werden dabei in einer zentralen Datenbank verwaltet, um die Kommunikation mit ihnen (beispielsweise für zukünftige Verkäufe oder den anhaltenden Kundensupport) zu vereinfachen und im Team zu organisieren. CRMs kommen im Marketing, im Service und in großen Teilen des Vertriebs zum Einsatz.

Mithilfe eines CRMs behalten Sie Ihre Kund:innen und Ansprechpartner:innen im Blick und verfolgen die Kommunikation nach
Mithilfe eines CRMs behalten Sie Ihre Kund:innen und Ansprechpartner:innen im Blick und verfolgen die Kommunikation nach
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubspot.de

Lead-Management-Systeme haben dagegen vor allem Neukund:innen im Blick und sollen den Lead-Prozess - von der Lead-Generierung bis zum Verkaufsabschluss - organisieren. Potentielle Neukund:innen werden im Lead-Management-Tool durch die einzelnen Verkaufsphasen geschleust und in jeder Phase mit den nötigen Informationen versorgt, um die Leads schließlich und endlich in zahlende Kund:innen zu verwandeln. Dementsprechend ist Lead Management zwar ein Teilbereich von CRM, allerdings ein sehr spezieller.

Lead-Management-Systeme kommen vor allem in Sales- und Marketing-Teams zum Einsatz und sollen auch sicherstellen, dass diese beiden Bereiche - die Lead-Generierung durch gezieltes Marketing und die Lead-Konvertierung durch die Vertriebsmitarbeiter:innen - effektiv Hand in Hand arbeiten können.

Lead Management Software Kosten

Wieviel kostet ein Lead-Management-Tool?

Die Kosten für ein Lead-Management-Tool reichen von zwischen 0 und 25 Euro pro User/Monat für kleine Unternehmen bis hin zu zwischen 50 und mehreren hundert Euro pro Monat für größere Firmen. Ausschlaggebend für den Preis der jeweiligen Software sind vor allem die Anzahl der enthaltenen User-Lizenzen, die maximal anlegbaren Kontakte bzw. Leads sowie der allgemeine Funktionsumfang in Sachen Sales- und Marketing-Features. Einen detaillierten Überblick erhalten Sie hier:

Ein klassisches Pricing für ein CRM-System bietet beispielsweise Freshsales
Ein klassisches Pricing für ein CRM-System bietet beispielsweise Freshsales
Screenshot: trusted.de
Quelle: freshsales.com

Wichtig ist dabei die Unterscheidung der jeweiligen Tarife. Basis- und Einstiegstarife sind oft kostenlos zu haben (beispielsweise bei CentralStationCRM, Freshsales, Insightly oder Zoho CRM) oder kosten maximal 30 Euro pro Monat, enthalten allerdings nur wenige Spezialfeatures und sind oft eingeschränkt, was User-Lizenzen und anlegbare Kontakte angeht. Größere Professional- oder Enterprise-Tarife verfügen über mehr Funktionen (vor allem hinsichtlich Marketing, Automatisierungen und Analytics), sind aber auch teurer.

In der folgenden Tabelle finden Sie Preisbeispiele der hier vorgestellten Top 5 in verschiedenen Preisklassen:

Anbieter“Klein”“Mittel”“Groß”
Pipedrive19,90 €/User/Monat59,90 €/User/Monat119,00 €/User/Monat
HubSpot23,00 €/User/Monat90,00 €/User/Monat110,00 €/User/Monat
Salesforce25,00 €/User/Monat75,00 €/User/Monat150,00 €/User/Monat
SugarCRM-52,00 €/User/Monat85,00 €/User/Monat
Freshsales18,00 €/User/Monat47,00 €/User/Monat69,00 €/User/Monat

Einen vollständigen Überblick über die verfügbaren Tarife sowie deren Preise und Konditionen finden Sie im ausführlichen CRM-Tarifvergleich von trusted.de.

Welche sind die besten kostenlosen Lead-Management-Tools?

Die besten Lead-Management-Lösungen, die sich kostenlos nutzen lassen, sind Freshsales, HubSpot, CentralStationCRM, Insightly und Zoho CRM. Die eingeschränkten Basisversionen verfügen über die wichtigsten Features für die Kontaktverwaltung sowie für das Lead-Management in kleinen Unternehmen/Teams. Steigen Ihre Anforderungen, lassen sich die Gratis-Versionen in der Regel spielend leicht upgraden. Auch Tools wie Capsule, GEDYS Intraware oder TecArt CRM lassen sich auf Wunsch kostenfrei nutzen.

Worauf muss ich bei der Auswahl eines Leadmanagement-Systems achten?

Für die Wahl eines passenden Lead-Management-Tools für Ihr Unternehmen sind - außer der Frage nach Ihrer Unternehmensgröße und dem verfügbaren Budget - vor allem zwei Fragen wichtig: Für welches Team (Marketing oder Sales) wollen Sie die neue Software einführen? Und welche Funktionen und Features benötigen Sie, um Ihre Ziele mit der neuen Software zu erreichen? Um Ihnen bei der Entscheidung für oder wider ein passendes Ziel zu helfen, hat trusted einige nützliche Tipps für Sie parat:

Sales oder Marketing?

Welches Lead-Management-Tool für Sie geeignet ist, hängt auch davon ab, welches Team Sie damit unterstützen wollen. Die meisten hier vorgestellten Tools unterstützen mit den enthaltenen Features sowohl Ihr Marketing- als auch Ihr Vertriebsteam und sind daher universell einsetzbar; einige Lösungen wie Pipedrive oder Freshsales sind allerdings speziell für die Bedürfnisse von Sales-Teams entwickelt worden. Achten Sie daher stets darauf, welche Schwerpunkte die jeweilige Software setzt und was Sie konkret benötigen.

Die wichtigsten Funktionen und Features

Lead-Management-Software muss nicht das Rad neu erfinden und auch nicht unbedingt eine vollwertige CRM- oder xRM-Lösung sein. Wichtig ist nur, dass das gewählte Tool über die nötigsten Features für die verschiedenen Phasen des Lead-Management verfügt. Je nachdem, ob Sie mit Ihrer Software den gesamten Lead-Prozess von A bis Z oder nur einen gewissen Teilbereich abbilden wollen, sollten Sie besonders auf die folgenden Features achten:

Lead-Generierung

Für die Lead-Generierung ist vor allem relevant, wie und auf welchen Kanälen Sie Leads generieren können bzw. welche Art von Kampagnen Sie planen und durchführen können. Die Lead-Generierung kann direkt auf Ihrer Website erfolgen (beispielsweise weil Besucher:innen sich für Ihren Newsletter anmelden, ihre Kontaktdaten hinterlassen oder durch ihren Live-Chat weitere Informationen zu Ihren Produkten einholen wollen), kann aber auch abseits davon stattfinden, beispielsweise auf speziellen Landingpages, in sozialen Netzwerken, etc.

Mit HubSpot erstellen Sie beispielsweise E-Mail-Kampagnen oder Formulare für Landingpages und Co. im übersichtlichen Editor
Mit HubSpot erstellen Sie beispielsweise E-Mail-Kampagnen oder Formulare für Landingpages und Co. im übersichtlichen Editor
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubspot.de

Der Prozess der Lead-Generierung ist vor allem für Marketing-Teams interessant. Wollen Sie mit Ihrem Lead-Management-Tool aktiv Leads für Ihr Unternehmen generieren, sind folgende Features besonders relevant:

  • E-Mail-Marketing bzw. Bulk-E-Mails, Newsletter, etc.
  • Formular-Editor bzw. Landingpage-Editor
  • Marketing Automation
  • Spezialfeatures wie Chatbots für die Lead-Generierung, etc.
  • Kommunikation auf Sozialen Netzwerken
  • Kampagnenplanung
  • Kampagnenauswertung

Lead-Entwicklung

Für die Lead-Entwicklung ist in der Regel entweder das Marketing oder bereits das Sales-Team zuständig (oder beide Abteilungen arbeiten dafür Hand in Hand). Hier geht es darum, Ihre Leads in jeder Phase mit den richtigen Informationen und Anreizen zu versorgen, um sie zu “konvertieren”, also zu Kund:innen zu machen, die ein Produkt kaufen oder eine Dienstleistung buchen. Je nach Geschäftsmodell können dafür Content Marketing, Drip-Kampagnen oder ganz einfach das persönliche Gespräch mit dem Vertrieb relevant sein.

In Ihrem Lead-Management-System planen Sie Ihre Anrufe und die weiterführende Kommunikation mit Ihren Kontakten
In Ihrem Lead-Management-System planen Sie Ihre Anrufe und die weiterführende Kommunikation mit Ihren Kontakten
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubspot.de

Basis der Lead-Entwicklung ist die zentrale Sales-Pipeline, in der Sie Ihre Leads übersichtlich in die einzelnen Phasen ihrer Entwicklung einsortieren und flexibel verschieben können. So sehen Sie immer, wo ein Lead gerade steht und welche Informationen er noch gebrauchen könnte, um effektiv zu konvertieren. Die Pipeline - die in der Regel im Stile eines Kanban-Boards gestaltet ist - gestattet außerdem allen Mitgliedern des Teams eine Übersicht über die aktuellen Vorgänge und hilft dabei, Ihre Leads zu bewerten und weiter zu planen.

Aufgrund der zentralen Rolle, die die Sales Pipeline in den meisten Fällen bei der Lead-Entwicklung einnimmt, spricht man auch von “Pipeline Management”.

Lead-Bewertung

Die Lead-Bewertung ist ein wichtiger Schritt für die Priorisierung und Zuweisung von Aufgaben im Team. Dazu müssen Sie wissen, wie wertvoll einzelne Leads sind. Im operativen Geschäft kann es durchaus sinnvoll sind, sich nur auf einige wenige Leads zu konzentrieren, die potentiell einen hohen Bedarf an Ihrem Angebot haben und daher sehr wertvoll sind, als viele kleinere bzw. weniger wertvolle Leads zu jonglieren. Um diese Gratwanderung zu bewältigen, sollte Ihre Tool mit Möglichkeiten zur Lead-Bewertung ausgestattet sein.

Pipedrive löst dieses Problem beispielsweise durch einen integrierten Produkt- und Preiskatalog, in dem Sie alle Ihre Angebote mit ihrem jeweiligen Preis listen und einzelnen Leads zuweisen können. Hat ein potentieller Kunde beispielsweise Interesse an 50 Einheiten Ihres Produkts, das je 100 Euro kostet, ist der potentielle Wert dieses Leads 5.000 Euro. Aber die Bewertung eines Leads hängt auch von anderen Faktoren ab, beispielsweise wie wahrscheinlich er jeweils konvertiert. Daher gibt es auch andere Ansätze zur Bewertung.

Um Ihre Leads zu bewerten kommt bei vielen Lead-Management-Systemen eine künstliche Intelligenz zum Einsatz
Um Ihre Leads zu bewerten kommt bei vielen Lead-Management-Systemen eine künstliche Intelligenz zum Einsatz
Screenshot: trusted.de
Quelle: freshsales.com

Eine Möglichkeit ist beispielsweise der Einsatz künstlicher Intelligenz, der Ihre Leads anhand von historischen Daten und vorher festgelegter Regeln bewertet. Ist es etwa wahrscheinlicher, dass Leads konvertieren, die per E-Mail-Kampagne zu Ihnen gekommen sind, bewertet die KI Leads aus dieser Quelle höher, als beispielsweise Leads aus einer weniger gut laufenden Social-Media-Kampagne.

So hat trusted Lead-Management-Software getestet

Im großen Test der besten CRM- und Lead-Management-Systeme hat die trusted-Redaktion 33 gängige Tools verglichen und 9 davon mithilfe von Beispieldaten einem umfassenden Praxistest unterzogen. Die Ergebnisse des Tests finden Sie in diesem Artikel sowie im übersichtlichen Tarifvergleich von trusted.de.

33
Anbieter im Vergleich
9
Anbieter im Praxistest
90+
Stunden Aufwand
100
Testdatensätze

Welche CRM-Tools gibt es noch auf dem Markt?

Neben den vorgestellten Tools gibt es noch eine ganze Reihe weiterer CRM-Lösungen auf dem Markt, die sich für Ihr Lead Management eignen könnten. Hier finden Sie alle von trusted verglichenen Lösungen im Kurzprofil:

Pipedrive
4.2
DAS CRM für Sales-Teams in kleinen bis großen Unternehmen. Mit der Fokussierung auf den reibungslosen Vertriebsworkflow und der einfachen Handhabung ist Pipedrive eines der flexibelsten und besten CRMs auf dem Markt.… Mehr Lesen
Freshsales
3.7
Freshsales ist das CRM für dynamische Sales- und Marketing-Teams mit innovativen Funktionen und einer großen Bandbreite an Möglichkeiten. Vom automatischen Lead-Scoring bis zum E-Mail-Marketing hat das Tool viel auf dem Kasten.… Mehr Lesen
PisaSales CRM
4.8
PisaSales versucht, die eierlegende Wollmilchsau unter den CRM-Systemen zu sein. Die modulare Ausrichtung der Software macht das CRM-Tool für viele B2B-Branchen und Unternehmensbereiche interessant, ob nun Sales, Marketing, Service, Einkauf, etc.… Mehr Lesen
Lime CRM
Ein CRM so flexibel wie Sie! Lime CRM bietet eine schlanke und übersichtliche CRM-Basis, die Sie mithilfe diverser Add-Ons und Schnittstellen vollständig an Ihre eigenen Workflows und Bedürfnisse anpassen können.… Mehr Lesen
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TecArt CRM
4
TecArt CRM ist durch viele verfügbare Zusatzmodule individuell anpassbar und deckt ein riesiges Feld an Funktionen und Anwendungsgebieten ab. Egal ob für Sales-, Marketing- oder Support-Teams und egal welche Branche - TecArt hat eine passende Lösung.… Mehr Lesen
Capsule
4
Capsule ist ein smartes und günstiges CRM für kleine agile Unternehmen. Das Tool liefert einen schlanken Funktionsumfang und einen einsteigerfreundlichen Preis sowie eine moderne und ansprechende Nutzeroberfläche.… Mehr Lesen
HubSpot CRM
4.1
HubSpot ist eines der bekanntesten CRM-Systeme und deckt mit seinen verfügbaren Modulen die Bedürfnisse von Marketing-, Sales- und Service-Teams. Diese Flexibilität sowie die einfache Bedienung machen HubSpot aus.… Mehr Lesen
Zoho CRM
3.7
Zoho CRM ist ein echter Alleskönner für Sales, der teilweise auch Funktionen für Marketing- und Support-Teams im Gepäck hat. Das Tool ist hochgradig individualisierbar und liefert viele innovative Funktionen rund um Automatisierung und Künstliche Intelligenz. Ein Profi-Tool für mittlere bis große Teams.… Mehr Lesen
SugarCRM
3.3
Sugar ist trotz des großen Funktionsumfangs in Sachen Kontaktmanagement, Marketing und Vertrieb ein flexibles Tool. Grund dafür ist die anpassbare Benutzeroberfläche sowie die offene Architektur, durch die sich Sugar in nahezu jede IT-Umgebung einbinden lässt.… Mehr Lesen
Salesforce
4.1
Salesforce ist Markt- und Innovationsführer im Bereich CRM. Das Tool gehört zu den bekanntesten CRM-Systemen der Welt und glänzt mit innovativen Features in Sachen künstlicher Intelligenz und Workflow-Automation.… Mehr Lesen
weclapp
2.6
weclapp liefert Ihnen eine CRM- und ERP-Software für mittelständische Firmen. Komplett ausgestattet mit allem, was Sie brauchen: Kontaktverwaltung, Projektmanagement, Abrechnung und noch mehr sind in weclapp integriert.… Mehr Lesen
Insightly
3.5
Insightly ist ein funktionsstarkes CRM für KMU und kann vor allem mit mächtigen Analytics aufwarten. So haben Sie die wichtigsten Zahlen immer im Blick und gewinnen - wie der Name schon sagt - nützliche Insights.… Mehr Lesen
Microsoft Dynamics 365
3.3
Microsoft Dynamics 365 ist ein mächtiges CRM- und ERP-System von Microsoft. Das Tool bietet eine hohe Anpassbarkeit und einen riesigen Funktionsumfang. Perfekt geeignet für den Mittelstand und für Enterprises.… Mehr Lesen
CentralStationCRM
4.7
Klein aber fein! Das schlanke CentralStationCRM erschlägt Sie nicht mit unnötigem Krimskrams und komplexen Spezialfunktionen sondern liefert eine einfache und schnelle Kontaktverwaltung in der Cloud.… Mehr Lesen
1CRM
3.1
Das Open-Source-System 1CRM ist vor allem für kleine bis mittlere Unternehmen interessant. Das hochgradig anpassbare System deckt die verschiedensten Anwendungsfälle ab und lässt sich spielend leicht an Ihre eigenen Workflows anpassen.… Mehr Lesen
1sales.io
3.7
1sales ist ein intuitives und schlankes CRM- und SPM-Tool, das die Bedürfnisse kleiner bis mittelständischer Unternehmen ideal abdeckt. Anfänger finden sich sofort im Tool zurecht; alte Hasen schätzen die einfache Bedienung und klare Navigation.… Mehr Lesen
Act! CRM
2.5
Act! CRM ist ein für kleine und mittlere Unternehmen entwickeltes CRM-System plus Marketing-Automation. Behalten Sie den Überblick über Ihre Verkaufschancen in individuell angepassten Sales-Pipelines.… Mehr Lesen
ADITO CRM
4.2
ADITO bietet eine branchenunabhängige und hochflexible xRM-Lösung. Das Tool lässt sich auf so gut wie jede Branche und alle individuellen Wünsche zuschneiden, wobei der intuitive Softwarekern stets erhalten bleibt.… Mehr Lesen
combit
5
combit (oder lang: der combit Relationship Manager) ist ein ausgereiftes und sehr anpassungsfähiges On-Premise CRM mit vielen Möglichkeiten. Im Baukastensystem stellen Sie sich genau die Lösung zusammen, die Sie benötigen.… Mehr Lesen
Copper
3.8
Copper liefert kleinen bis mittleren Unternehmen ein modernes CRM mit den wichtigsten Features. Es ist einfach aufzusetzen und zu bedienen. Dank nützlicher Integrationen ist das CRM-System vor allem für Nutzer der Google Business-Suite interessant.… Mehr Lesen
DOCHOUSE 4
5
Das Team hinter DOCHOUSE 4 kann auf über 25 Jahre Erfahrung in der Entwicklung von CRM-Systemen zurückblicken. Durch den modularen Aufbau ist DOCHOUSE 4 enorm flexibel und lässt sich auf jede Art von Unternehmen anpassen.… Mehr Lesen
GEDYS IntraWare 8 CRM
4.1
GEDYS IntraWare 8 bietet umfassende Features für Vertrieb, Marketing und Kundenservice. Der modulare Aufbau erlaubt Ihnen, mit dem Tool zu wachsen und genau diejenigen Funktionen zu nutzen, die Sie benötigen.… Mehr Lesen
Keap
4.1
Keap ist eine CRM-Komplettlösung für Dienstleister und eCommerce-Unternehmen. Das Tool bietet einen hohen Grad an Automatisierung und hat neben der Kontaktverwaltung und der zentralen Sales-Pipeline auch ein vollwertiges Rechnungstool im Gepäck.… Mehr Lesen
NetSuite
2.7
NetSuite CRM ist ein funktionsstarkes Enterprise-CRM mit vielen komplexen Möglichkeiten für Kontaktverwaltung, Lead Management und E-Mail-Marketing. Es ist besonders für mittelgroße und schnell wachsende Unternehmen geeignet.… Mehr Lesen
Nimble
3.6
Nimble ist ein smartes und schnelles kleines CRM-Tool, das seinen Schwerpunkt vor allem auf den Bereich Social CRM setzt. Das ist besonders für KMU mit einer überschaubaren Anzahl von Contacts interessant.… Mehr Lesen
noCRM
4.7
noCRM wurde von und für Vertriebsmitarbeitern für einen reibungslosen Sales-Prozess entwickelt. Intelligente und flexible Schnittstellen erleichtern die Datenhaltung und beschleunigen Ihren Sales-Prozess.… Mehr Lesen
Samdock
5
Samdock ist die Antwort eines jungen deutschen Software-Unternehmens auf die größtenteils amerikanisch geprägte CRM-Branche. Es richtet sich an kleine bis mittlere Unternehmen und vereint Kontaktdaten für Marketing, Vertrieb und Kundenservice.… Mehr Lesen
SAP CRM
4.8
SAP C/4HANA hat nicht nur einen komplizierten Namen, sondern ist auch selbst einigermaßen komplex. Die Software Suite für mittlere bis Großunternehmen vereint CRM, Marketing, Vertrieb und Kundenservice in einer zentralen Datenbasis.… Mehr Lesen
Scopevisio
3.4
Für sich selbst genommen ist Scopevisio ziemlich schlank. Die große Stärke des CRM offenbart sich im Zusammenspiel aller Module der Software-Suite, die neben der Kontaktverwaltung auch ERP- und ECM-Module enthält.… Mehr Lesen
Teamgate
4.5
Teamgate ist nicht nur ein einfaches Sales-CRM sondern sieht sich selbst als Workflow-Optimierer für dynamische Sales-Teams. Die Stärken des Tools liegen vor allem in der Vernetzung aller Mitarbeiter und in der Kommunikation im Team.… Mehr Lesen
Teamleader focus
3.7
Das Business-Tool Teamleader focus legt den Schwerpunkt vor allem auf einfache Bedienung und effiziente Strukturen. Neben dem CRM-Modul sind Erweiterungen um Projektmanagement- und Rechnungstools verfügbar.… Mehr Lesen
Zendesk Sell
3.9
Zendesk Sell richtet sich an KMU mit großen Plänen. Es ist grundsätzlich einfach gestrickt, kann aber zu einem echten Leistungsträger ausgebaut werden, der den Vergleich mit vielen Enterprise Lösungen nicht scheuen muss.… Mehr Lesen

Änderungshistorie

08.02.2022
Update

Einige Anbieter im Lead Management Software-Vergleich haben seit dem letzten Test durch trusted neue Features erhalten oder ihre Preise verändert. Der trusted-Vergleich wurde dahingehend aktualisiert.

18.01.2022
Test: Lead Management Software

trusted hat den großen CRM-Systeme-Vergleich 2021 durchgeführt und stellt Ihnen hier die Top 5 Lead-Management-Systeme vor.

Maximilian Reichlin
Head of Content

Max ist Redaktionsleiter bei trusted.de. Seit seinem Einstieg vor rund 8 Jahren hat er gemeinsam mit seinem Team aus Redakteuren und Branchenexperten Softwarelösungen aus über 250 Kategorien getestet und verglichen. Als erfahrener Content-Marketer betreut der Münchener Masterabsolvent bei trusted vor allem Marketing- und Sales-Kategorien und steht seinen Leser:innen außerdem mit nützlichen Software-Ratgebern zur Seite, in denen er seine Erfahrung mit seiner Liebe zum Schreiben vereinen kann.

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