Der Vertrieb in modernen Unternehmen ist geprägt von immer wiederkehrenden Aufgaben wie Verhandlungen, Calls, E-Mails und der Erstellung von Angeboten. Gleichzeitig müssen Sales-Teams permanent neue Leads generieren, bewerten und konvertieren, um neue Umsatzquellen zu erschließen. Dabei wollen alle Daten zu Kund:innen und aktuellen Deals im Blick behalten und Termine eingehalten werden. Eine unübersichtliche und oft undankbare Aufgabe, für die es allerdings diverse digitale Helfer gibt.

Vertriebssoftware aus der Cloud hilft Ihnen, Kundendaten zu pflegen und zu verwalten, und unterstützt Sie bei der Organisation Ihrer Verkaufsprozesse. In Sales-Pipelines und -Funnels verlieren Sie keine Opportunity aus den Augen und wissen immer genau, auf welche Leads und Kund:innen Sie sich konzentrieren müssen, um für Ihr Unternehmen das Beste herauszuholen. trusted hat eine ganze Reihe solcher Vertriebssoftware-Lösungen getestet und stellt Ihnen hier die Top 5 der besten Systeme auf dem Markt vor:

Was ist Vertriebssoftware?

Als Vertriebssoftware bezeichnet man Software-Lösungen, die Sales- also Vertriebsteams bei der Organisation und Abwicklung ihrer Verkäufe unterstützen. In der Regel handelt es sich dabei um eine CRM-Plattform mit einem starken Fokus auf das Vertriebsmanagement, in der Ihr Team Kundendaten pflegen und einsehen, aktuelle Deals verfolgen, mit Kund:innen kommunizieren und seine täglichen Aufgaben managen kann. Ziel ist ein reibungsloser und übersichtlicher Ablauf aller Verkaufsprozesse in Ihrem Unternehmen.

Vertriebssoftware hilft Ihnen dabei, Ihre Kontakte und Kund:innen im Blick zu behalten

Screenshot: trusted.de

Quelle: pipedrive.com

Was versteht man unter CRM?

CRM ist kurz für “Customer Relationship Management”, zu Deutsch also Kundenbeziehungsmanagement bzw. die Verwaltung von Kundenbeziehungen. In einem CRM-System speichern und organisieren Sie die Daten Ihrer bestehenden Kund:innen sowie sogenannte “Leads”, also Kontakte, die Interesse an Ihren Angeboten gezeigt haben und noch zu Kund:innen werden könnten. CRM-Systeme werden in vielen Bereichen eingesetzt, vom Marketing über den Vertrieb bis hin zum Kundensupport.

Im umfangreichen CRM-Test hat trusted bereits die besten CRM-Systeme auf dem Markt für alle möglichen Use-Cases und Abteilungen miteinander verglichen und übersichtlich vorgestellt. Im Folgenden finden Sie eine Auswahl der besten CRMs für den Sales-Bereich und deren jeweiligen Stärken:

Die wichtigsten Funktionen und Features von CRM-Systemen für den Vertrieb

Eine moderne Vertriebssoftware soll Ihrem Team sowohl bei der Organisation der wichtigsten Kunden- und Lead-Daten, als auch bei der Organisation und Automatisierung alltäglicher Aufgaben unter die Arme greifen. Da Sales-Teams nicht selten mit bis zu hundert und mehr gleichzeitigen Verkaufsmöglichkeiten jonglieren, ist eine übersichtliche Darstellung und Auswertung der Verkaufsprozesse ein Muss. Dafür sollten die jeweiligen Softwarelösungen einige wichtige Standard-Features mitbringen:

• Kontakt- und Kundendatenbank
• Lead-Verwaltung
• Visuelle Sales-Pipeline (z.B. als Kanban-Board)
• Kontakthistorie (“Wann wurde mit welchem Kunden was besprochen?”)
• Kommunikationsmöglichkeiten (mindestens per E-Mail; ggf. per Telefon/Chat)
• Notizen- und Kommentarfunktionen (für den Austausch im Team)

Im Kern handelt es sich bei einem Sales-CRM um eine Datenbank für Ihre Kund:innen und Leads

Screenshot: trusted.de

Quelle: hubspot.de

Diese Standard-Features bringen die vorgestellten Tools auf die eine oder andere Weise mit und erweitern diese noch um zusätzliche Spezialfeatures wie Sales Automations (z.B. automatische Mails, o.Ä.), Lead-Generierung (z.B. per Chatbot), Analysen und Forecasts und viele mehr.

In vielen Vertriebs-CRMs planen Sie zudem Ihre Termine und Calls in übersichtlichen Kalendern

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Quelle: pisasales.com

Die besten Sales-CRM-Tools 2023 im Test

Welche ist die beste Vertriebssoftware?

Die besten Tools für das Vertriebsmanagement sind im aktuellen trusted-Test Pipedrive und Freshsales, gefolgt von HubSpot, Salesforce und PisaSales. Aufgrund ihres großen und vielfältigen Funktionsumfangs, der hervorragenden Usability und des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses für die jeweiligen Zielgruppen sticht die trusted Top 5 klar aus dem restlichen Vergleichsfeld hervor. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die einzelnen Lösungen, ihr jeweiliges Einsatzgebiet sowie ihren Kosten und Konditionen.

Freshsales überzeugt durch seine übersichtliche Aufmachung und seinen einfachen Zugang für Einsteiger:innen

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Quelle: freshworks.com

Welche sind die besten Vertriebs-Tools für kleine Unternehmen?

Für kleine Unternehmen und Teams, junge Startups oder gar Freelancer eignen sich Freshsales und Pipedrive als flexible Einstiegslösungen. Beide enthalten die wichtigsten Features für das Vertriebs- und Pipeline-Management in einer einfach zugänglichen Benutzeroberfläche und sind mit zwischen 0 und 18 Euro pro User und Monat sehr preisgünstig. Ggf. sind auch die Einstiegs-Versionen von Salesforce oder HubSpot sowie Tools wie Zoho, CentralStationCRM, TecArt oder teamspace für kleine Teams geeignet.

Pipedrive gehört dank seiner einfachen Usability und dem günstigen Einstieg zu den besten Vertriebstools für KMU

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Quelle: pipedrive.com

Welche sind die besten Vertriebs-Tools für große Unternehmen?

Große Unternehmen und Enterprises benötigen oft Features wie eine detaillierte Team-Verwaltung und Automatisierungen, um auch mit einer großen Anzahl und Mitarbeiter:innen, Leads und Kund:innen nicht den Überblick zu verlieren. Entsprechende Features bieten beispielsweise HubSpot, Salesforce oder PisaSales CRM; diese sind aufgrund ihres modularen Aufbaus zudem sehr flexibel und bieten Features, die über den Vertrieb hinausgehen, und so etwa auch Ihr Marketing- oder Support-Team unterstützen.

Mit Salesforce organisieren große Unternehmen ihren gesamten Lead-Prozess individuell und detailliert

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Quelle: salesforce.com

Auch Lösungen wie SugarCRM, Zendesk Sell, SAP, ADITO oder GEDYS IntraWare - die trusted an anderer Stelle für Sie verglichen hat - sind eher auf mittelständische bis große Unternehmen ausgelegt, einfach und individuell konfigurierbar und mit allen wichtigen Funktionen ausgestattet, um die Anforderungen größerer Teams und Enterprises zu erfüllen.

Vertriebssoftware Kosten

Wieviel kostet ein CRM-System für den Vertrieb?

Die meisten Sales-CRMs bieten Startpreise von zwischen 10 und 30 Euro pro User und Monat, je nach Funktionsumfang und Vertragslaufzeit (wobei längere Abolaufzeiten i.d.R. günstiger ausfallen). Pro-Versionen mit mehr Features gibt es für zwischen 30 und 50 Euro pro User/Monat, Enterprise-Versionen mit erweiterten Sicherheits-, Support- und Automatisierungsfunktionen ab rund 50 bis 75 Euro, wobei die Grenzen nach oben offen sind. Einen Überblick über die Preise der von trusted getesteten Systeme finden Sie hier:

Ein Beispiel für ein klassisches Pricing im CRM-Bereich stammt etwa von Pipedrive

Screenshot: trusted.de

Quelle: pipedrive.com

Die monatlichen Kosten für eine moderne Vertriebssoftware auf der Cloud berechnen sich anhand ihres Funktionsumfangs. Basis-Funktionen für die reine Kundenverwaltung sind dabei schon relativ günstig zu haben; wollen Sie allerdings Funktionen wie Automatisierungen, Künstliche Intelligenz, erweiterte Analysen und Berichte oder zusätzliche Kommunikationskanäle für Ihre Software freischalten, müssen Sie meist auf ein besser ausgestattetes Funktionspaket upgraden. Hier erhalten Sie eine Übersicht:

Hier gilt die Faustregel: Basis- und Essential-Pakete sind meist für Freelancer und kleine Unternehmen interessant, die (noch) keinen Bedarf an überbordenden Spezialfeatures haben; Professional-Pakete eignen sich dagegen für schnell wachsende Startups und etablierte Sales-Teams in mittelständischen Unternehmen, Enterprise-Pakete (wie der Name vermuten lässt) für große Unternehmen, Konzerne und Enterprises. Diese enthalten oft auch Features für das Standort- und Team-Management, die den günstigeren Tarifen in der Regel fehlen.

Nicht alle Features sind auch in allen Tarifen/Preispaketen enthalten, wie hier bei HubSpot zu sehen

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Quelle: hubspot.com

Beachten Sie: Die genannten Preise verstehen sich als Monatspreise pro User-Lizenz. Tools wie Pipedrive (Enterprise), HubSpot oder PisaSales setzen eine gewisse Mindestabnahme von Lizenzen voraus, was den monatlichen Aktivpreis verändern kann. Zudem bieten die meisten vorgestellten Tools Rabatte für längerfristige Vertragslaufzeiten. Einen vollständigen Überblick über die jeweiligen Preise und Konditionen finden Sie im ausführlichen trusted-Tarifvergleich.

Welche sind die besten kostenlosen Vertriebssoftware-Lösungen?

Einige der von trusted getesteten Vertriebstools lassen sich mit eingeschränktem Funktionsumfang kostenlos nutzen, so etwa das Basis-Modul von HubSpot oder der Free-Tarif von Freshsales. Hier sind in der Regel nur die wichtigsten Features für die Kontakt- und Lead-Verwaltung enthalten, während Sie auf Features wie eine visuelle Sales Pipeline, Automatisierungen oder Integrationen verzichten müssen. Auch Tools wie Zoho, CentralStationCRM, Insightly, Capsule oder TecArt lassen sich kostenlos nutzen.

Einige Vertriebslösungen wie Salesforce gibt es sogar kostenlos für kleine Teams

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Quelle: freshsales.com

Während für größere Sales-Teams der gebotene Funktionsumfang der Free-Tarife in der Regel viel zu klein ausfällt, können kleine Teams und Startups die kostenlosen Tools als gute Basis verwenden. Diese haben oft noch keine hohen Anforderungen in Sachen Sales Automations oder zusätzliche Integrationen wie eine digitale Telefonanlage. Wächst Ihr Kundenstamm allerdings und gewinnen Sie ständig neue Leads, wird ein Upgrade zu einer kostenpflichtigen Lösung nötig sein, um die Übersicht zu bewahren.