Im Test glänzt die Software vor allem mit ihrem diskriminierungsfreien KI-Scoring und der nahtlosen WhatsApp-Anbindung inklusive Chatbot. Mit Bestnoten im Bewerbungsprozess und der Kommunikation setzt das Tool Maßstäbe. Ein echter USP ist das professionelle Bewerber:innen-Portal, das für maximale Transparenz sorgt. Zudem bietet Rexx Systems eine administrative Tiefe, die von der Mandantenfähigkeit bis zum detaillierten Skill-Management reicht – ideal für datengetriebenes Recruiting auf höchstem Niveau.

Die Kehrseite der Medaille ist die hohe Komplexität. Die Usability leidet unter dem massiven Funktionsumfang, was ohne intensive Einarbeitung oder Schulungen schnell überfordernd wirkt. Punktabzug gab es zudem für die geringe Auswahl an kostenlosen Jobbörsen beim Multiposting.

Wie gestalte ich den Bewerbungsprozess mit Rexx Systems?

Du gestaltest deinen Bewerbungsprozess mit Rexx Systems auf einem extrem hohen Individualisierungsgrad. Für jede Vakanz erstellst du passgenaue Bewerbungsformulare, die exakt die Informationen abfragen, die du für die jeweilige Stelle brauchst. Dabei integrierst du dein Skill-Management direkt in den Prozess.

Eingehende Unterlagen liest das System per CV-Parsing aus und überführt sie in strukturierte Profile. Dank der tiefen Integration von Karrierenetzwerken wie LinkedIn und XING verwaltest du nicht nur Bewerbungen, sondern betreibst auch effizientes Active Sourcing direkt aus dem Tool heraus.

Rexx lässt hier kaum Wünsche offen: Von der One-Click-Bewerbung über WhatsApp-Recruiting mit Chatbot-Unterstützung bis hin zum professionellen Bewerber:innen-Portal ist alles an Bord. Besonders beeindruckend ist das KI-Scoring, das dich bei der Vorauswahl massiv entlastet.

Das System ist zwar komplex und erfordert beim Skill-Management etwas Einarbeitung, bietet dafür aber eine Funktionstiefe, die kaum ein anderer Anbieter erreicht.

Der Bewerbungsprozess in Rexx Systems im Überblick

Hier zeige ich dir den Bewerbungsprozess mit Rexx im Kurzüberblick:

Stellenanlage

Du erstellst die Stelle und definierst individuelle Formulare sowie notwendige Skills.

Mutli-Channel-Eingang

Bewerbungen laufen über Online-Formulare, Social Media, WhatsApp oder klassische Wege ein.

Parsing & Profiling

Der CV-Parser extrahiert Daten; das System legt automatisch Bewerberprofile an.

KI-Scoring

Die KI analysiert die Profile und gibt eine erste Bewertung ab.

Team-Evaluation

Fachbereiche bewerten die Talente im System; die Kommunikation mit deinen Bewerber:innen erfolgt über das Portal.

Pipeline-Steuerung

Du schiebst Bewerber:innen durch die Phasen bis zur finalen Entscheidung.

Lege die benötigten Skills und Kompetenzen direkt für dein Bewerbungsformular fest

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Innovative Kanäle und smarte Automatisierungen

Ein echtes Highlight ist die WhatsApp-Integration. Hier übernimmt auf Wunsch ein konfigurierbarer Chatbot die erste Qualifizierung und stellt wichtige Fragen automatisch. Das senkt die Abbruchquote bei mobilen Nutzer:innen enorm.

Kommuniziere seit Neuestem auch direkt per WhatsApp aus Rexx heraus mit Bewerber:innen

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Zudem profitierst du von der Anbindung an das hauseigene Portal finest-jobs.com, das dir proaktiv Vorschläge aus einem Pool von über 50.000 Talenten liefert.

Nutze die Schnittstellen zu LinkedIn, XING oder finest-jobs.com für dein Active Sourcing

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Durch das integrierte Bewerber:innen-Portal schaffst du maximale Transparenz und eine herausragende Candidate Experience, da Bewerber:innen ihren Status jederzeit selbst einsehen können.

KI-Power bei Rexx

Der neue KI Score bringt Transparenz und Fairness in die Vorauswahl von Bewerber:innen. Basierend auf einer Analyse der Bewerbungsunterlagen gleicht die KI automatisch ab, wie gut eine Kandidatin auf die jeweilige Stelle passt. Dafür extrahiert das System relevante Fähigkeiten („Skills“) aus dem Lebenslauf und vergleicht sie mit den Anforderungen der ausgeschriebenen Position. Je höher der Score, desto besser das Matching!

Der KI Score (rechts im Bild) gleicht die Fertigkeiten von Bewerber:innen mit deiner Stelle ab und zeigt dir, wie gut Kandidat:innen auf die Stelle passen.

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Besonders stark: Die KI berücksichtigt keine persönlichen Merkmale wie Alter, Geschlecht oder Herkunft, sondern schaut nur auf die fachlichen Qualifikationen. Das KI-Scoring ist also vollständig anonymisiert und diskriminierungsfrei.

Neben dem reinen Zahlenwert erstellt die KI eine Textzusammenfassung mit den Gründen für den Score, die den Recruiter:innen in der digitalen Bewerberakte angezeigt wird. Die erkannten Skills werden dort automatisch als Tags hinterlegt und lassen sich bei Bedarf manuell ergänzen oder korrigieren.

Mein Fazit

Maximilian Reichlin

trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software

Meine Erfahrung mit Rexx Systems zeigt: Wer maximale Power will, muss sich kurz reinfuchsen. Die Software ist ein absolutes Kraftpaket. Besonders das KI-Scoring und die WhatsApp-Anbindung sparen im Alltag massiv Zeit. Die Tiefe des Skill-Managements ist beeindruckend, auch wenn die Bedienung hier etwas weniger intuitiv wirkt als bei verspielteren Tools. Ein Pluspunkt im Vergleich zu vielen Konkurrenten ist das vollwertige Bewerber:innen-Portal, in dem deine Kandidat:innen den Status ihrer Bewerbung stets verfolgen können. Fazit: Rexx Systems ist kein Tool für "nebenbei", sondern eine hochperformante Lösung für Profis.

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Teilnote Bewerbungsprozess: 1,0/”sehr gut” (100 %)

Wie läuft die Bewerbungsverwaltung in Rexx Systems ab?

In Rexx Systems organisierst du deine Recruiting-Prozesse in einer hochprofessionellen Umgebung. Sobald Bewerbungen eingehen, landen sie in deiner zentralen, durchsuchbaren Bewerberdatenbank. Von hier aus steuerst du alle weiteren Schritte: Du nutzt detaillierte Filter- und Sortierfunktionen, verwaltest Dokumente und behältst dank der lückenlosen Bewerberhistorie jeden Kontaktpunkt im Blick.

Über das zentrale Dashboard siehst du sofort, in welcher Phase sich deine Talente befinden.

In der Datenbank findest du zu allen Bewerber:innen anschauliche und übersichtliche Profile

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Hier kann Rexx erneut mit funktionaler Tiefe und starken Features glänzen, von der lückenlosen Dokumentenverwaltung über den Talentpool bis hin zu mächtigen Reporting-Funktionen. Auch die KI unterstützt dich durch aussagekräftige Zusammenfassungen von Lebensläufen und Co.

Einziger Kritikpunkt ist und bleibt die steile Lernkurve, die neue Nutzer:innen erst mal meistern müssen.

Reporting für Profis: Daten als Erfolgsfaktor

In Sachen Analyse macht Rexx Systems so schnell niemand etwas vor. Du greifst auf extrem starke Reporting-Werkzeuge zu, die dich über fast jeden Aspekt deiner Recruiting-Maßnahmen informieren. Du siehst nicht nur, welche Kanäle die meisten Bewerbungen generieren, sondern wertest sogar aus, aus welchen Ländern die Zugriffe kommen oder welche Endgeräte deine Bewerber:innen nutzen.

Die umfangreichen Auswertungen liefern dir wertvolle Einblicke in deinen Recruiting-Prozess

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Diese tiefen Einblicke ermöglichen dir eine punktgenaue Optimierung deiner Prozesse und eine detaillierte Kontrolle deiner Ausgaben.

Effizientes Bewerbermanagement im Team

Die Zusammenarbeit mit Fachbereichen ist in Rexx Systems tief integriert. Du forderst Feedback direkt in der Bewerbermappe an, sodass alle Meinungen zentral an einem Ort gesammelt werden. Das ist besonders für dezentrale oder remote arbeitende Teams ein enormer Vorteil.

Fordere unkompliziert Feedback von Teammitgliedern zu deinen Kandidat:innen an

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Ein weiteres Highlight für die Effizienz: Wenn du dich für ein Talent entscheidest, generierst du den Arbeitsvertrag mithilfe von Vorlagen direkt aus der Software heraus. So schließt du die Lücke zwischen Recruiting und Onboarding nahtlos.

Mein Fazit

Maximilian Reichlin

trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software

Meine Erfahrung mit der Verwaltung in Rexx Systems ist zwiegespalten. Technisch gesehen ist das Tool ein absolutes Kraftpaket. Die Detailtiefe der Bewerberprofile und die schiere Macht der Reporting-Funktionen sind stark. Dass ich nun auch KI-Zusammenfassungen nutzen kann, wertet das Screening massiv auf. Aber: Der Start ist frustrierend. Ohne Hilfe-Tour oder vernünftige Tutorials fühlst du dich anfangs wie im Cockpit eines Jumbo-Jets ohne Anleitung. Wer jedoch die Ausdauer mitbringt, das System zu zähmen, wird mit einer Effizienz belohnt, die ihresgleichen sucht.

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Teilnote Verwaltung: 1,4/”sehr gut” (90 %)

Wie läuft die Kommunikation mit Bewerber:innen in Rexx Systems ab?

Du steuerst die gesamte Kommunikation mit deinen Talenten zentral über das Recruiting-System. Rexx Systems bietet dir dafür eine breite Palette an Kanälen: vom klassischen E-Mail-Verkehr über moderne WhatsApp-Chats bis hin zu direkt integrierten Video-Interviews.

Alle Nachrichten und Interaktionen landen automatisch in der digitalen Bewerberakte, sodass du und dein Team jederzeit den vollen Überblick behalten. Dank automatisierter Workflows verschickt das System Nachrichten sogar selbstständig, sobald du den Status von Bewerber:innen änderst.

Verknüpfe E-Mails mit automatisierten Workflows und spare Zeit im Recruiting

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Im Bereich Kommunikation ist Rexx stark aufgestellt. Besonders das integrierte Video-Interview-Tool und die neue KI-Unterstützung für die Formulierung von Nachrichten sind top. Zwar fehlen ein paar Specials wie eine SMS-Integration oder ein dediziertes Bewerberfeedback-Modul; die nahtlose Einbindung von WhatsApp gleicht das aber gut aus.

Video-Interviews und Terminplanung ohne Drittanbieter

Ein echtes Highlight ist das integrierte Video-Tool. Du führst Vorstellungsgespräche direkt aus der Software heraus, ohne auf externe Dienste wie Teams oder Zoom angewiesen zu sein. Besonders praktisch: Du kannst Interviews aufzeichnen oder sogar zeitversetzte Video-Fragerunden durchführen. Das macht den Vergleich von Talenten deutlich objektiver.

Der integrierte Terminplaner findet dabei automatisch freie Slots in den Kalendern deines Teams, was mühsame Abstimmungsschleifen per Mail überflüssig macht.

Effizientes Recruiting dank WhatsApp und KI

Rexx Systems bringt die Kommunikation dorthin, wo deine Bewerber:innen sind. Über die WhatsApp-Integration schreibst du Nachrichten direkt aus der digitalen Personalakte.

Chatte direkt und unkompliziert mit Kandidat:innen sowie deinem Recruiting-Team

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Neu ist die KI-Unterstützung, die dich beim Verfassen dieser Nachrichten entlastet. So antwortest du schneller und professioneller auf Rückfragen.

Für Standard-Mails nutzt du individuelle Vorlagen, die das Support-Team für dich hinterlegt. Diese Vorlagen koppelst du an automatische Workflows, sodass Bestätigungen oder Einladungen punktgenau und ohne manuelles Zutun verschickt werden.

Mein Fazit

Maximilian Reichlin

trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software

Die Kommunikation mit deinen Bewerber:innen und Talenten meistert Rexx durchweg positiv. Für die Usability und Praxistauglichkeit bekommt das System hier 5 Sterne, weil alles nahtlos ineinandergreift. Es ist eine enorme Erleichterung, Bewerber:innen direkt per WhatsApp zu erreichen und die Historie dennoch zentral im System zu haben. Wer ein Tool sucht, das professionelle Kommunikation radikal vereinfacht, liegt hier richtig.

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Teilnote Kommunikation: 1,2/”sehr gut” (92 %)

Wie gut ist das Multiposting in Rexx Systems?

Du steuerst deine Reichweite in Rexx Systems über ein integriertes Modul, das direkt an die Plattform GOhiring angebunden ist. Damit veröffentlichst du deine Stellenanzeigen auf rund 1.000 Jobbörsen gleichzeitig.

Der Prozess fühlt sich dabei an wie in einem modernen Online-Shop: Du wählst deine Vakanz aus, suchst die passenden Kanäle und buchst die Schaltung mit wenigen Klicks.

Das Multiposting-Modul lässt sich wie ein Online-Shop bedienen

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Rexx punktet hier vor allem durch eine gute Usability und innovative KI-Features. Du profitierst von einer extrem einfachen Einbindung eigener Rahmenverträge und detaillierten Klick-Analysen.

Abzüge gibt es für die magere Auswahl an nur zwei kostenlosen Portalen und das Fehlen exklusiver Preisrabatte über den Anbieter. Dennoch ist Rexx Systems dank der tiefen Datenanalyse und der Möglichkeit, sogar Print-Anzeigen zu buchen, ein mächtiges Werkzeug für professionelle Recruiting-Teams.

Die Multiposting-Reichweite von Rexx Systems im Vergleich

Im Wettbewerb positioniert sich Rexx Systems mit seinen 1.000 Kanälen im soliden Mittelfeld. Während Spezialisten für maximale Reichweite noch deutlich mehr bieten, deckt Rexx die wichtigsten Portale für den deutschen Markt vollständig ab.

Anbieter	Jobbörsen/Kanäle (Multiposting)
Tellent Recruitee	2.900
heyrecruit	2.600
coveto	2.500
softgarden	1.200
Rexx Systems	1.000
d.vinci	1.000
onlyfy	900
Personio	600
Factorial	140
Kenjo	100

Datengestütztes Recruiting und volle Vertragskontrolle

Ein echter Zeitsparer ist die Verwaltung deiner eigenen Rahmenverträge. Du pflegst deine Vereinbarungen mit Jobbörsen einfach selbst ein, ohne auf den Support warten zu müssen.

Pflege deine Rahmenverträge direkt und unkompliziert selbst in der Software ein

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Das Analytics-Dashboard zeigt dir zudem genau, welcher Kanal sich für dich lohnt: Du siehst Klicks, Aufrufe und Kontingente auf einen Blick. Eine Besonderheit im digitalen Zeitalter: Rexx ermöglicht dir sogar die Buchung von Print-Anzeigen, was das Tool für klassische Branchen besonders vielseitig macht.

Die Vakanz-Analyse (links) gibt nützliche Tipps für mögliche Jobbörsen und hilft dir auch bei der Gestaltung der Stellenanzeigen.

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Mein Fazit

Maximilian Reichlin

trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software

Meine Erfahrung mit dem Multiposting von Rexx Systems ist gut, vor allem wegen der intuitiven Bedienung. Dass Rexx keine eigenen Rabatte aushandelt, ist zwar schade, wird aber durch die einfache Einbindung eigener Verträge gut kompensiert. Wenn du eine datengestützte Schaltzentrale suchst, ist Rexx Systems eine exzellente Wahl.

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Teilnote Multiposting: 1,4/”sehr gut” (89 %)

Wie erstelle ich mit Rexx Systems Stellenanzeigen?

Du erstellst neue Vakanzen in Rexx Systems über eine detaillierte Eingabemaske. Dieser Prozess ist zwar umfangreich, bietet dir aber eine administrative Tiefe, die kaum ein anderes Tool erreicht. Du weist Stellen verschiedenen Kostenstellen oder Mandanten zu, legst SEO-Keywords für eine bessere Auffindbarkeit fest und definierst die zuständigen Kontaktpersonen.

Während der Anzeigen-Editor selbst eher funktional gehalten ist, nutzt du für die Texte die hauseigene KI „RAI“, die dir beim Formulieren und Übersetzen hilft. Alle Anzeigen landen automatisch auf deinem Jobportal, das du im Baukastensystem gestaltest.

Insgesamt bietet Rexx eine hochprofessionelle Lösung für Teams, die Wert auf Datenqualität und Reichweite legen.

Beim Anlegen neuer Stellen sind einige Pflichtangaben erforderlich, bevor es weitergeht

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SEO-Power und administrative Tiefe

Rexx Systems ist konsequent auf Auffindbarkeit getrimmt. Durch spezifische SEO-Felder stellst du sicher, dass deine Stellenanzeigen bei Google for Jobs optimal gelistet werden.

Für große Organisationen ist die Mandantenfähigkeit ein echter Gewinn: Du ordnest Vakanzen verschiedenen Marken oder Abteilungen zu und behältst dank der Kostenstellen-Integration dein Budget für jede Einheit genau im Blick.

Auch wenn der Editor dadurch weniger gestalterischen Spielraum bietet, sorgt diese Struktur potenziell für eine höhere Reichweite und saubere Prozesse.

Der Jobportal-Konfigurator: Kreativität auf der Karriereseite

Während der Anzeigen-Editor funktional bleibt, kannst du dich im Jobportal-Konfigurator kreativ austoben. Das Tool funktioniert wie ein moderner Homepage-Baukasten. Du passt Farben, Schriftarten und Layout-Elemente tiefgreifend an deine Corporate Identity an.

Gestalte mit dem Jobportal-Konfigurator eine individuelle und ansprechende Karriereseite

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Dank Employer-Branding-Modulen und einer interaktiven Vorschau für Smartphones und Tablets stellst du sicher, dass deine Arbeitgebermarke auf jedem Endgerät überzeugt.

Passe nahezu alle Elemente deiner Karriereseite flexibel an deine Corporate Identity an

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Mein Fazit

Maximilian Reichlin

trusted-Experte für Digitale-Dienste & Software

Der Prozess zum Anlegen einer Stelle ist zwar zeitaufwändig, liefert dafür aber eine administrative Kontrolle, die ich bei vielen einfacheren Tools vermisse. Die KI "RAI" ist ein echtes Highlight und funktioniert im Test verblüffend gut – besonders die Übersetzungsfunktion ist für internationale Teams Gold wert. Dass ich keine Bilder direkt in die Anzeige einbauen kann, wirkt anfangs einschränkend, wird aber durch die exzellent gestaltbare Karriereseite mehr als wettgemacht.

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Teilnote Stellenanzeigen: 1,2/”sehr gut” (94 %)

Wie sicher und datenschutzkonform ist Rexx Systems?

Bei Rexx Systems triffst du auf ein Sicherheitsniveau, das insbesondere für den gehobenen Mittelstand und Konzerne in der DACH-Region maßgeschneidert ist. Das Unternehmen verfolgt eine klare Strategie: Deine Daten verlassen den europäischen Rechtsraum nicht und werden in hochsicheren Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz verwaltet.

Mit einer konsequenten Umsetzung der DSGVO-Richtlinien und modernen Verschlüsselungstechnologien nach Bankenstandard stellt Rexx Systems sicher, dass dein Recruiting-Prozess nicht nur effizient, sondern auch rechtlich auf einem absolut soliden Fundament steht.

Die Funktionen zur Anonymisierung und Pseudonymisierung ermöglichen faire und datenschutzkonforme Auswahlprozesse. Dass Bewerber:innen ihre Daten nicht eigenständig löschen können und das System keine proaktiven Frist-Erinnerungen verschickt, sind kleine Abstriche in der B-Note, die den ansonsten exzellenten Sicherheitsstandard jedoch kaum schmälern.

Teilnote Sicherheit & Datenschutz: 1,6/”gut” (86 %)

Wie viel kostet Rexx Systems?

Die Preisgestaltung von Rexx-Recruitment ist gestaffelt und richtet sich nach deiner Unternehmensgröße.

Aufgrund des modularen Aufbaus der Software und der Möglichkeit, die einzelnen Module individuell zusammenzustellen, ist eine fixe Preisaussage allerdings kaum möglich. Für ein individuelles Angebot wendest du dich daher am besten direkt an den Anbieter.

Teilnote Vertrag & Kosten: 2,3/”gut” (76 %)

Welchen Support leistet Rexx Systems?

Rexx Systems betreut dich umfassend und setzt dabei auf eine Mischung aus persönlichem Kontakt und digitalen Lernformaten. Da die Software einen enormen Funktionsumfang bietet, stellt der Anbieter sicher, dass du bei Fragen nicht allein gelassen wirst. Du erreichst das Team direkt per E-Mail oder Telefon; das klappt auch am Wochenende, jeweils von 9 bis 17 Uhr.

Einen Live-Chat für schnelle Soforthilfe bietet Rexx ebenfalls. Und das sogar inklusive Screensharing und Video-Chat für komplexere Probleme und technische Unterstützung. Das gibt es allerdings nur als kostenpflichtiges Add-on, zusätzlich zum Standard-Service. Bei Interesse bekommst du beim Anbieter weitere Infos dazu.

Zur Selbsthilfe nutzt du das Online-Helpcenter mit einer FAQ-Datenbank sowie die Rexx Mediathek. Hier findest du zahlreiche Video-Tutorials, die dir komplexe Workflows Schritt für Schritt erklären. Zusätzlich bietet Rexx Systems regelmäßige kostenlose Webinare an, um dich über Updates und Best Practices auf dem Laufenden zu halten.

Insgesamt ist der Support bei Rexx hochprofessionell, verlässlich und perfekt auf anspruchsvolle HR-Teams zugeschnitten.

Teilnote Service & Support: 1,4/”gut” (90 %)