Onboarding-Software Funktionen
Onboarding-Software Definition
Unter Onboarding versteht man grundsätzlich das “An-Bord-Nehmen” neuer Mitarbeiter:innen im Unternehmen. Dazu gehört, neue Kolleg:innen mit ihren zukünftigen Aufgaben vertraut zu machen, ihnen die Unternehmenskultur und die internen Workflows zu vermitteln und sich im Unternehmen zurechtzufinden. Spezielle Onboarding-Tools unterstützen Unternehmen und Personalabteilungen bei diesen Aufgaben.
Wie funktioniert der digitale Onboarding-Prozess?
Gelungenes digitales Onboarding hat meist zwei größere Facetten: Die Bereitstellung eines Mitarbeiter- oder Self-Service-Portals mit wichtigen Infos, Daten, Dokumenten und Prozessen, und die Aufgabenverteilung in Form von To-Do- und Checklisten oder als übersichtliches Kanban-Board. Durch die Verteilung von wichtigen Aufgaben im Unternehmen und der Benennung von Verantwortlichen wird sichergestellt, dass am ersten Tag alles zur Verfügung steht, was Ihre neuen Mitarbeiter:innen benötigen, um loszulegen.
Dabei unterstützen Sie vor allem diese wichtigen Features von digitalen Onboarding-Tools:
Typische Funktionen und Features von Onboarding-Software
Mitarbeiterportal/Willkommensseite
Ein Mitarbeiterportal, in das sich Ihre neuen Mitarbeiter:innen selbstständig einloggen können, und in dem Sie bereits vor dem ersten Arbeitstag alle wichtigen Infos finden. Das können Briefings für komplexe Aufgaben sein, eine Telefon- oder E-Mail-Liste mit den wichtigsten Ansprechpartner:innen zu verschiedenen Themen, ein Organigramm des Unternehmens, Dokumentationen wichtiger Prozesse und Workflows oder Dokumente zu den Unternehmenszielen und zur Teamkultur.
Bilden Sie beispielsweise das Organigramm Ihres Unternehmens auf der Willkommensseite ab, um Teamstrukturen zu vermitteln
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.com
Kurzum: Alle Informationen, die für neue Mitarbeiter:innen von Interesse sein können, und die sie benötigen, um direkt vom ersten Arbeitstag an zu wissen, wie der Hase läuft. Reichern Sie dieses Portal mit einem individuellen Willkommensgruß an oder geben Sie Ihren neuen Mitarbeiter:innen bereits vor ihrem ersten Arbeitstag die Möglichkeit, sich mit ihren zukünftigen Kolleg:innen auszutauschen, machen Sie sich als Arbeitgeber attraktiv und stärken schon früh die Mitarbeiterbindung und das Wir-Gefühl.
In einem sozialen Intranet wie bei rexx können neue Mitarbeiter:innen schon im Vorfeld ideal in das Team eingefügt werden
Screenshot: trusted.de
Quelle: rexx-systems.com
Wichtige Daten und Dokumente im Self-Service
Oft verknüpft mit dem Mitarbeiterportal ist die digitale Personalakte, in der entweder bereits wichtige Daten zu den neuen Teammitgliedern aus dem vorigen Recruiting-Prozess des Bewerbermanagement-Systems übernommen wurden, oder in dem neue Mitarbeiter:innen ihre Daten selbst eintragen können. Auch wichtige Dokumente, die die Personalabteilung noch für den Vertragsabschluss oder die Anmeldung zur Sozialversicherung benötigen, können hier selbstständig hochgeladen werden.
Alle wichtigen Daten und Unterlagen landen schließlich in der digitalen Personalakte, wo Sie und Ihre Mitarbeiter:innen stets Zugriff darauf haben
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Quelle: rexx-systems.com
Aufgabenmanagement und Checklisten
Um neuen Mitarbeiter:innen den Einstieg so einfach wie möglich zu machen, müssen im Unternehmen viele Abteilungen und Teammitglieder an einem Strang ziehen. So benötigen Neuankömmlinge zum Beispiel die wichtigsten Geräte und Materialien für ihre Arbeit, Zugänge zu eingesetzter Software und zum E-Mail-Server müssen eingerichtet werden; ggf. wird ein Schlüssel oder eine Chipkarte benötigt, etc.p.p.
Planen Sie alle wichtigen Arbeitsschritte für den Einstieg Ihrer neuen Mitarbeiter:innen
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Quelle: factorialhr.de
Damit all diese Aufgaben fristgerecht erledigt werden und reibungslos ablaufen, sind moderne Onboarding-Tools mit Features für das Task-Management ausgestattet. Darin legen Sie beispielsweise Checklisten an, definieren Deadlines und informieren Kolleg:innen über noch ausstehende Tasks, die vor dem ersten Arbeitstag erledigt sein müssen. Durch entsprechende Dashboards (oder in einigen Fällen sogar voll ausgewachsenen Kanban-Boards) behalten Sie den Fortschritt der Aufgaben im Auge.
Terminplanung und Erinnerungen
Innerhalb der ersten Tage im Unternehmen werden Ihre neuen Mitarbeiter:innen viele Hände schütteln und viele Menschen kennenlernen. Diese Meetings und ggf. auch Vorstellungsrunden und andere Veranstaltungen wollen geplant und koordiniert werden, wofür sich ein digitaler Kalender anbietet. In diesem halten Sie wichtige Termine und Events während der ersten Arbeitstage fest und informieren die jeweils Verantwortlichen mithilfe von Push-Nachrichten und automatischen Remindern über die Termine.
Feedback und stetige Optimierung
Um Ihre Onboarding- und Recruiting-Prozesse stetig zu optimieren und sicherzustellen, dass Ihre neuen Mitarbeiter:innen sich gut im Unternehmen eingelebt haben, bietet sich regelmäßiges Feedback an. Gerade in der ersten Zeit sollten häufig Feedback-Gespräche stattfinden, um herauszufinden, was Ihren neuen Mitarbeiter:innen noch fehlt, mit welchen Aufgaben und Prozessen sie noch Probleme haben oder ob sie möglicherweise bereits Verbesserungspotential erkannt haben.
Daher planen Sie mit moderner HR- und Onboarding-Software Meetings oder stellen Ihren Mitarbeiter:innen Feedback-Fragebögen und -Formulare zur Verfügung, die diese digital (und ggf. anonym) ausfüllen können.
