Onboarding Software Test: 28 Tools im Vergleich

• Preis ab 315,00 €/Monat
• User min. unbegrenzt
• Schwerpunkt Preboarding, Task-Management, Self-Service
• Serverstandort Deutschland

d.vinci ist eine Onboarding- und Bewerbermanagement-Software auf Deutschland. Die beiden verfügbaren Module - Recruiting und Onboarding - lassen sich spielend leicht miteinander koppeln, funktionieren als Einzellösungen aber auch unabhängig voneinander. So lässt sich in d.vinci auf Wunsch der gesamte Recruiting-Prozess - von der Veröffentlichung der Stellenausschreiben bis zum Onboarding der neuen Mitarbeiter:innen - lückenlos abbilden.

Welche Onboarding-Funktionen enthält d.vinci?

d.vinci liefert die zwei wichtigsten Grundpfeiler für gelungenes Pre- und Onboarding: Ein übersichtliches und einfaches Task Management, in dem Sie Onboarding-Aufgaben in Aufgabenpaketen definieren und einzelnen Mitarbeiter:innen zuweisen können und ein Self-Service-Portal, in dem neue Mitarbeiter:innen selbstständig Informationen einholen und im Vorfeld wichtige Dokumente hochladen können. So stellen Sie sicher, dass keine wichtigen Aufgaben unter den Tisch fallen und an Tag X alles vorbereitet ist.

Wie ist der Onboarding-Prozess bei d.vinci organisiert?

Wie Sie möchten! d.vinci bietet volle Flexibilität bei der Definition von Tasks und Aufgabenpaketen, so dass Sie Ihre ganz eigenen Workflows abbilden können. So können Sie beispielsweise definieren, welche Zugänge und Arbeitsmaterialien noch besorgt werden müssen, planen Einführungsevents und Vorstellungsrunden oder betrauen andere User mit der Anfertigung von Namensschildern, etc. Diese Freiheit bringt einen gewissen administrativen Aufwand mit sich, lohnt sich aber letzten Endes.

Für wen ist d.vinci geeignet?

d.vinci bietet sich vor allem für den Einsatz in mittelständischen bis großen Unternehmen mit einem eigenen HR-Team an. Diese können sich dem Mehraufwand der Administration stellen und verfügen auch über das Budget für die Software, die Sie ab 315 Euro pro Monat bekommen. Besonders profitieren Firmen, die bereits das Recruiting-Tool von d.vinci nutzen, da sich dieses schnell und einfach mit dem Onboarding-Modul koppeln lässt, und dazu noch 100 Euro im Preis sparen. Für sehr kleine Teams könnte der Verwaltungsaufwand allerdings zu viel sein.

d.vinci

4.7

Testbericht Zum Anbieter

• Preis ab 0,00 €/Monat
• User min. 2
• Schwerpunkt Preboarding, Feedback
• Serverstandort Deutschland

onlyfy ist in erster Linie eine cloudbasierte Recruiting-Software und weniger eine Online-Onboarding-Lösung. Durch die selbst definierbaren Workflows und Automatisierungen lassen sich in der HR-Software allerdings auch Onboarding-Prozesse planen und vorbereiten. So erleichtern Sie die Einarbeitung und verringern den Koordinationsaufwand für die Personalabteilung - planen Aufgaben und Prozesse aber nicht so dezidiert, wie beispielsweise mit d.vinci.

Welche Onboarding-Funktionen enthält onlyfy?

Mit onlyfy lassen sich vor dem Einstieg der neuen Kolleg:innen noch offene Fragen klären und Dokumente einholen. Durch automatische E-Mails (die Sie auch aus Vorlagen generieren können) informieren Sie neue Mitarbeitende im Vorfeld über die Kultur des Unternehmens, planen oberflächlich die Aufgaben und Veranstaltungen der ersten Tage und vermitteln ggf. zusätzliches Wissen, über das neue Mitarbeiter:innen in Ihrem Unternehmen verfügen sollten.

Wie ist der Onboarding-Prozess bei onlyfy organisiert?

onlyfy konzentriert sich vor allem auf das sogenannte Preboarding und die ersten Schritte im Onboarding-Prozess sowie auf das beidseitige Feedback. Überführen Sie neue Kandidat:innen aus dem Recruiting ins Onboarding, erhalten diese durch Automated Workflows die wichtigsten Informationen für den Einstieg und die weiterführenden Prozesse. Nach den ersten Tagen im Unternehmen, lassen sich neue Mitarbeiter:innen dann durch das Feedback-Modul zu ihren Erfahrungen bezüglich des Onboarding-Prozesses befragen.

Für wen ist onlyfy geeignet?

Obwohl die HR-Software onlyfy viele Unternehmensgrößen bedient, sind die enthaltenen Onboarding-Features vor allem für kleine bis maximal mittelgroße Teams interessant. Anders als d.vinci deckt onlyfy Onboarding-Prozesse weniger feinporig ab und eignet sich daher am besten für einfache Workflows, in denen weniger Aufgaben anfallen und der Austausch im Vorfeld nicht allzu rege ist. Kleine Unternehmen finden in onlyfy allerdings durchaus eine nützliche Unterstützung für die Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag.

onlyfy Bewerbungsmanager

4.1

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• Preis ab auf Anfrage
• User min. 1
• Schwerpunkt Preboarding, Onboarding, Offboarding
• Serverstandort Deutschland

softgarden ist eine Bewerbermanagement-Software mit einer langen Geschichte. Die softgarden e-recruiting GmbH wurde bereits 2003 mit dem Ziel gegründet, Recruiting- und Bewerbungsprozesse sowohl für Unternehmen als auch für Bewerber:innen zu entschlacken und zu vereinfachen. Im Test der besten Bewerbermanagement-Tools auf trusted.de erzielte softgarden wiederholt Spitzenplätze. Grund genug, sich auch die Onboarding-Solution des Herstellers anzusehen.

Welche Onboarding-Funktionen enthält softgarden?

Die Onboarding-Lösung von softgarden ist sowohl als eigenständige Software, als auch als nahtlose Erweiterung des Bewerbermanagementsystems erhältlich. Im Onboarding erstellen Sie Aufgaben – sowohl für die Neuzugänge, als auch für das bestehende Team – statten diese mit Fristen und Verantwortlichkeiten aus und erstellen daraus individuelle Workflows. Ein “Flow” enthält alle Aufgaben, die vor, während und nach dem Onboarding eines Neuzugangs erledigt werden müssen – und ggf. sogar für das Offboarding.

In der Onboarding-Lösung von softgarden erstellen Sie Aufgaben und weisen diese Ihren Neuzugängen oder Ihrem bestehenden Team zu

Screenshot: trusted.de

Quelle: softgarden.io

Zusätzlich zu den Aufgaben und Workflows enthält softgarden eine Willkommensseite, die Sie selbst mit Bildern und individuellen Texten gestalten können. Für die Willkommensseite gibt es zwei Versionen, eine “öffentliche” Version für die Zeit vor dem ersten Arbeitstag und eine “interene” Version für die Zeit nach der Einstellung.

Glänzen kann softgarden vor allem mit Übersichtlichkeit und einer klaren und einfachen Usability. Das System wirkt frisch und nicht überladen; neue Aufgaben sind schnell angelegt und ebenso schnell sind daraus neue “Flows” gebastelt. Nichts am Prozess ist zu viel oder zu komplex – was aber auch daran liegt, dass softgarden eine recht junge Lösung ist und nach und nach weiterentwickelt wird.

Erstellen Sie individuelle Workflows aus erstellten Aufgaben und gestalten Sie so ganz einfach Ihre Onboarding-Prozesse

Screenshot: trusted.de

Quelle: softgarden.io

Auf der Roadmap steht beispielsweise ein Feature für Blue-Collar- und andere Unternehmen, die nicht oder nur selten über eine eigene Unternehmens-E-Mail-Adresse verfügen. Warum das relevant ist, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Wie ist der Onboarding-Prozess bei softgarden organisiert?

Simpel; vor dem ersten Arbeitstag (im Preboarding) erhält Ihr Neuzugang alle E-Mails an seine private E-Mail-Adresse und kann sich auf der individuellen Willkommensseite informieren. Dort finden Ihre Talente nicht nur weiterführende Informationen zum Unternehmen, sondern auch “Aufgaben”, die vor Tag X noch abgeschlossen sein wollen. Hier können zusätzliche Unterlagen hochgeladen werden (per Datei-Upload) oder offene Fragen geklärt werden. Zum Beispiel, welchen Arbeitsrechner der Neuzugang bevorzugt; oder die Kleidergröße für das Team-Shirt.

Auf der Willkommensseite finden Ihre Neuzugänge weitere Infos zum Unternehmen und anstehende Aufgaben im Pre- und Onboarding

Screenshot: trusted.de

Quelle: softgarden.io

Ab dem ersten Arbeitsalltag wandelt sich dann die Willkommensseite. Ab jetzt gibt es für Ihren Neuzugang eine Login-Option (mit der jeweiligen Unternehmens-E-Mail) und er kann sich einloggen, um seine Aufgaben im Onboarding einzusehen. Aufgaben, die nicht den Neuzugang, sondern die bestehenden Mitarbeiter:innen abhaken müssen – zum Beispiel Einrichtung aller Zugänge, Bereitstellung von Hardware/Software, etc. – lassen sich entsprechend den jeweiligen Personen zuteilen, die darüber auch automatische Notifications und Erinnerungen per E-Mail erhalten.

So lässt sich der gesamte Onboarding-Prozess mit allen Aufgaben und Verantwortlichkeiten in softgarden umsetzen.

Für wen ist softgarden geeignet?

softgarden eignet sich für alle, die das Engagement zu Ihren Neuzugängen mit einer individuellen Willkommensseite und klaren Prozessen steigern und das interne Chaos aus Aufgaben, Kommunikation und Verantwortlichkeiten in den Griff bekommen wollen. Durch die individuellen Aufgaben und Flows (die sich auf Wunsch auch als Vorlagen anlegen lassen) ist softgarden für alle Arten von Onboarding-Prozessen geeignet.

Gerade (aber nicht nur!) für Unternehmen mit komplexen Prozessen eignet sich softgarden ideal. Das liegt an den smarten Automatisierungen und dem umfassenden Rollen- und Rechtesystem, durch das Sie genau einstellen können, wer welche Aufgaben sehen kann. Ein tolles Feature ist die Möglichkeit, Antworten auf Fragen – zum Beispiel auf der Willkommensseite – als Variable in Folgeaufgaben einzusetzen und damit den “Flow” automatisch voranzubringen. Das könnte z.B. so aussehen, dass Ihr Neuzugang sich einen Mac als Arbeitsrechner wünscht, das auf der Willkommensseite angibt und die Aufgabe, einen Mac bereitzustellen nahtlos an die jeweiligen Verantwortlichen weitergeleitet wird.

softgarden

4.7

Testbericht Zum Anbieter

• Preis ab 79 €/Monat
• User min. unbegrenzt
• Schwerpunkt Preboarding, Task-Management, Soziales Onboarding
• Serverstandort Deutschland

rexx System vertreibt neben der hauseigenen Recruiting-Software außerdem das Modul “rexx Talent Management” mit eigenem integrierten Onboarding-Prozess, das sich einfach und schnell mit der Recruiting-Software koppeln lässt. Eine Besonderheit im aktuellen Vergleich: Im Gegensatz zu d.vinci, onlyfy und Co. ist die Onboarding-Software von rexx auch als mobile App verfügbar.

Welche Onboarding-Funktionen enthält rexx Recruitment?

rexx deckt den Pre- und Onboarding-Prozess vollständig über das hauseigene Mitarbeiterportal ab, das hier aber so umfangreich ist, dass es eher einem sozialen Netzwerk gleich. Neue Mitarbeiter:innen können hier nicht nur wichtige Informationen für den Einstieg finden, sondern auch bereits an der Kommunikation mit den zukünftigen Kolleg:innen teilnehmen, die Unternehmenskultur kennenlernen und sogar Spiele spielen, wie das Team-Quiz.

Wie ist der Onboarding-Prozess bei rexx Recruitment organisiert?

Anders als d.vinci, Personio oder Kenjo konzentriert sich rexx weniger auf das Task-Management als vielmehr auf die Verfügbarkeit der wichtigsten Informationen und Dokumente schon vor Start. Im Mitarbeiterportal sollen Ihre neuen Mitarbeiter:innen Artikel und Blogbeiträge lesen, die firmeninternen Workflows und Umgangsformen kennenlernen, etc. So sollen neue Kolleg:innen schon früh emotionalen Anschluss finden und sich bereits vor dem ersten Tag “wie zuhause” fühlen.

Für wen ist rexx Recruitment geeignet?

rexx Recruitment ist grundsätzlich für jede Unternehmensgröße interessant. Der modulare Funktionsumfang der Plattform und die Möglichkeiten, die Oberfläche in einem gewissen Rahmen an Ihre Bedürfnisse anzupassen, bieten für kleine wie große Teams eine gute Lösung. Nur der Preis dürfte für sehr kleine Teams und Start-Ups ein wenig zu hoch sein; unter 200 Euro pro Monat geht bei rexx nichts. Aufgepasst auch für alle Ästhetiker:innen; rexx wirkt teilweise etwas altbacken und unmodern, trotz mobiler App.

rexx systems Bewerbermanagement

4.1

Testbericht Zum Anbieter

• Preis ab auf Anfrage
• User min. unbegrenzt
• Schwerpunkt Preboarding, Task-Management
• Serverstandort Deutschland

Personio ist eine deutsche Softwarelösung für das Management und die Organisation aller relevanten HR-Prozesse. Von Recruiting über Onboarding bis hin zur Verwaltung aller Mitarbeiterdaten als digitale Personalakte sind in diesem Tool alle HR-Aufgaben abgedeckt. Dabei haben vor allem das Recruiting- und das Onboarding-Tool von Personio einen hohen Stellenwert im Funktionen-Mix.

Welche Onboarding-Funktionen enthält Personio?

Die Onboarding-Funktionen von Personio sind ähnlich strukturiert, wie bei d.vinci. Durch das flexible Task-Management planen und verteilen Sie die wichtigsten Onboarding-Aufgaben und die Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass wichtige Tasks im Prozess nicht unter den Tisch fallen. Zudem legt Personio nach dem Recruiting-Prozess direkt eine digitale Personalakte für Ihre Neuzugänge an; hier finden Sie dann alle wichtigen Daten und Dokumente, die Sie während des Recruitings und darüber hinaus gesammelt haben.

Wie ist der Onboarding-Prozess bei Personio organisiert?

Genau wie bei d.vinci lässt sich der Onboarding-Prozess in Personio recht flexibel gestalten. Sie definieren selbst die wichtigsten Aufgaben, stellen Verantwortliche und Deadlines dafür ein und überwachen in einem übersichtlichen Dashboard den Status einzelner Tasks und den Fortschritt des gesamten Onboarding-Prozesses. Anders als bei d.vinci ist das Onboarding-Modul bei Personio aber keine eigenständige Software-Lösung, sondern als festes Modul in der ganzheitlichen HR-Software integriert.

Für wen ist Personio geeignet?

Personio bezeichnet sich selbst gerne als HR-Betriebssystem und übertreibt damit nicht. Neben Aufgaben wie dem Recruiting und Onboarding sind auch die Personalverwaltung, die Zeiterfassung, die Lohnabrechnung sowie das Talentmanagement Teil der HR-Software. Kleine Unternehmen im Wachstum sowie die Personalabteilung in mittelständischen/großen Unternehmen finden hier eine geeignete Komplettlösung; für sehr kleine Teams und Startups dürfte der Funktionsumfang allerdings (noch) zu mächtig sein.

Personio Recruiting

1.9

Testbericht Zum Anbieter

• Preis ab 71,10 €/Monat
• User min. unbegrenzt
• Schwerpunkt Preboarding, Task-Management
• Serverstandort USA, Europa

Kenjo ist eine All-in-One-Personalmanagement-Software, die vor allem die Organisation und die Verwaltung vereinfachen soll. Als Kundin/Kunde von Kenjo profitieren Sie von Features wie Digitale Personalakten, Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung, Mitarbeiterzufriedenheit und mehr. Auf Wunsch erweitern Sie das Tool aber auch um ein Recruiting- bzw. Onboarding-Modul und kümmern sich darin um die Integration und den Einstieg neuer Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen.

Welche Onboarding-Funktionen enthält Kenjo?

Zentral an Kenjos Onboarding ist die Self-Service-Plattform bzw. die Willkommensseite. Neue Mitarbeiter:innen erhalten schon im Preboarding einen eigenen Zugang zur Willkommensseite, wo sie von einer individualisierten Begrüßung und Informationen wie Organigrammen und wichtigen Ansprechpartner:innen empfangen werden. Zudem können sie hier selbstständig ihre Digitale Personalakte befüllen und ähnlich wie bei d.vinci Dokumente hochladen. Zudem verfügt Kenjo über ein Task-Management mit To-Do-Listen.

Wie ist der Onboarding-Prozess bei Kenjo organisiert?

Nach der Vertragsunterzeichnung folgt bei Kenjo das Preboarding mithilfe der individuellen Willkommensseite. Andere wichtige Aufgaben planen Sie mithilfe der anpassbaren Check- bzw. To-Do-Listen und verteilen die Tasks an die passenden Abteilungen. Anschließend lässt sich der Fortschritt des Onboarding-Prozesses ähnlich wie in Personio nachverfolgen. Währenddessen erinnern automatische Benachrichtigungen Sie immer daran, was es noch zu tun gibt, oder wenn neue Daten und Dokumente hochgeladen wurden.

Für wen ist Kenjo geeignet?

Kenjo ist zwar genau wie Personio eher eine Komplettlösung für die Personalverwaltung, fällt aber weniger komplex aus und ist auch dank des flexiblen Pricings pro “Mitarbeiter” recht günstig und skalierbar aus. Nett: Die Oberfläche von Kenjo ist so anpassbar, dass Sie immer nur die Softwarebereiche einsehen können, die Sie brauchen. So werden Sie nicht von zu vielen Funktionen erschlagen und können sich auf einzelne Aufgaben konzentrieren; z.B. ein optimales Onboarding-Erlebnis für neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

Kenjo Bewerbermanagement

3.4

Testbericht

• Preis ab auf Anfrage
• User min. 1
• Schwerpunkt Preboarding, Onboarding, Inklusion
• Serverstandort EU

Der US-amerikanische Neuzugang Greenhouse ist sowohl ein Recruiting- als auch ein Onboarding-Tool und deckt damit den gesamten Einstellungsprozess ab. Trotz US-Herkunft ist Greenhouse vollständig DSGVO-konform und lässt sich dank nativer Apps sowohl als Web-Anwendung als auch auf Mobilgeräten nutzen. Schwerpunkt der Software ist eine wertschätzende und integrative Einarbeitung neuer Mitarbeiter bei gleichzeitigem Fokus auf die Ziele der entsprechenden Stelle.

Welche Onboarding-Funktionen enthält Greenhouse?

Neben dem zentralen Aufgabenmanagement mit automatischen Erinnerungen und Benachrichtigungen hat Greenhouse außerdem ein Feedback-Modul im Gepäck, in dem neue Mitarbeiter:innen stetig ihre Erfahrungen während der ersten Tage und Wochen festhalten können. So sorgen Sie nicht nur dafür, dass alle das Onboarding betreffenden Aufgaben erledigt werden, sondern auch dafür, dass sich neue Mitarbeiter:innen ideal in Ihr Team einfügen und alles haben, was sie für ihre Arbeit brauchen.

Wie ist der Onboarding-Prozess bei Greenhouse organisiert?

Mit Greenhouse organisieren Sie in erster Linie Aufgaben - sowohl administrative Aufgaben des Teams, als auch Aufgaben und Ziele für Ihre neuen Mitarbeiter:innen. Beide Parteien werden per E-Mail-Notification stets an anstehende Tasks erinnert und bleiben so auf dem Laufenden. Dadurch planen Sie einen strukturierten und standardisierten Einstieg aller neuen Mitarbeiter:innen im Unternehmen und optimieren nach und nach Ihre Prozesse durch das ständige Feedback der neuen Teammitglieder.

Für wen ist Greenhouse geeignet?

Greenhouse eignet sich für kleine Unternehmen genauso wie für große Unternehmen und Enterprises. Alle Prozesse des Tools sind so aufgebaut, dass sie individuell konfigurierbar sind und automatisiert werden können; zudem eignet sich Greenhouse auch für das Onboarding von Mitarbeiter:innen an weit entfernten Standorten. Die hohe Skalierbarkeit und individuelle Ausstattung führt allerdings dazu, dass es keine verbindlichen Preisinformationen zu Greenhouse gibt; die erfahren Sie nur auf Anfrage.

Greenhouse

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