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Recruiting Software

Die 27 besten Tools 2021 im Vergleich

Maximilian Reichlin
Maximilian Reichlin
Redaktionsleiter

Wer heutzutage im War of Talents bestehen will, der braucht eine leistungsfähige Recruiting-Software, die mehr kann, als nur Stellenanzeigen zu veröffentlichen. Mit diesen Softwares denken Sie Ihr HR neu – und sichern sich die besten Talente.

Maximilian Reichlin

Die besten Recruiting-Softwares im Vergleich

Unternehmen können sich langwierige Prozesse und veraltete Software heutzutage nicht mehr leisten. Mit diesen Software-Lösungen sichern Sie sich die besten Talente – und stärken Ihr Employer Branding.

Maximilian Reichlin, Redaktionsleiter von trusted
Bewerbungsprozess
Kommunikation
Jobbörsen
Stellenausschreibung
Organisation
Rechenzentrum/Server
Datenschutz/DSGVO
IT-Sicherheit
Unterstützte Plattformen
Zahlungsmethoden
Support
Sprachen
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                      Recruiting Software Vergleich: Der große Kaufberater von A-Z

                      Maximilian Reichlin
                      Redaktionsleiter von trusted

                      Was beim Militär ursprünglich das Anwerben neuer Rekruten war, ist heute einfach nur ein Ausdruck für die Personalbeschaffung. Recruiting ist also im Grunde ein Sammelbegriff für alle Prozesse des Suchens, Findens und Bindens von Kandidaten und Bewerbern für eine freie Stelle. Das Recruiting soll im Idealfall so effizient und kostengünstig wie möglich ablaufen, die grundlegende Frage ist also: Wie finden Sie als Unternehmen schnell und einfach die geeignetsten Bewerber für eine ausgeschriebene Stelle? Früher gingen Recruiter noch persönlich auf die Suche - zum Beispiel auf Jobmessen oder Karrieretagen in Universitäten - oder inserierten offene Stellen in Print-Medien. Heutzutage findet das Recruiting, bzw. die Bewerbersuche, allerdings hauptsächlich online stand, um den Aufwand so gering wie möglich zu halten. Dadurch und auch durch den immer noch anhaltenden “War for Talents” haben sich rund um den Recruiting-Prozess neue Arbeitsbereiche und Aufgaben gebildet. Im trusted.de Ratgeber erfahren Sie, was es mit Recruiting auf sich hat, wie die Bewerberakquise online funktioniert und worauf Sie dabei achten müssen.

                      1. Recruiting beschreibt den Prozess der Personalbeschaffung in Unternehmen. Ziel ist es, die geeignetsten Kandidaten für das eigene Unternehmen zu gewinnen.
                      2. Ein Recruiting-Prozess beginnt bei der Ausschreibung einer Stelle, läuft weiter über das Bewerbermanagement und die Auswahl der passenden Kandidaten und endet idealerweise mit der Einstellung.
                      3. Bewerbermanagement Tools können Ihnen dabei helfen, das Recruiting in Ihrem Unternehmen zu optimieren und die richtigen Bewerber für offene Stellen zu finden.

                      Einleitung

                      Sie haben viele Namen: Bewerber, Kandidaten, High Potentials, junge Talente, und so weiter. Damit gemeint sind qualifizierte Anwärter auf eine freie Stelle in Ihrem Unternehmen - die Sie natürlich “kriegen” wollen. Längst ist es nicht mehr so, dass sich junge Bewerber auf jede Stelle stürzen, die Ihnen angeboten wird. Vielmehr hat sich der Spieß umgedreht: Fachkräftemangel und immer vielfältigere Möglichkeiten auf dem Arbeitsmarkt haben Bewerber (die diesen Namen eigentlich überhaupt nicht mehr verdienen) kritisch und wählerisch werden lassen. Ein umfassendes und funktionierendes Recruiting ist daher für zukunftsorientierte Unternehmen ein Muss, um auch in Zukunft auf qualifizierte Kräfte zurückgreifen zu können.

                      Internes vs. externes Recruiting

                      Die erste Frage, die sich ein Recruiter im Angesicht einer freien Kapazität stellen muss, ist, ob er den jeweiligen Bewerber intern oder extern rekrutieren will. Nicht immer muss ein Unternehmen eine Stelle durch einen neuen bzw. außenstehenden Bewerber ersetzen - manchmal kann es auch sinnvoll sein, innerhalb des Unternehmens nach geeigneten Talenten zu suchen. Klassisches Recruiting findet allerdings in der Regel extern statt, zum Beispiel durch:

                      • Stellenausschreibungen auf Jobbörsen
                      • Karriereseiten auf der eigenen Webpräsenz
                      • Ausschreibungen bei Sozialen Netzwerken, z.B. facebook, Twitter, LinkedIn oder XING

                      Externes Recruiting kann aktiv (Recruiter suchen gezielt nach Bewerbern oder sprechen diese sogar direkt an (Active Sourcing) oder passiv sein (Unternehmen schöpfen aus einem bestehenden Talentpool oder einer Datenbank mit Initiativbewerbungen).

                      • Vorteile
                      • Höhere Reichweite
                      • Keine Fortbildung nötig
                      • Neue Impulse und Sichtweisen
                      • Nachteile
                      • Höhere Beschaffungskosten
                      • Risiko einer Fehlbesetzung
                      • Aufwand für Onboarding

                      Internes Recruiting kann ebenfalls viele Facetten haben:

                      • Personal- oder Talententwicklung: Mitarbeiter werden gezielt für eine neue Aufgabe geschult, z.B. mit Weiterbildungen, Seminaren, Coachings, etc.
                      • Versetzung (engl. Inplacement): Ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin wird an eine Stelle versetzt, die seiner/ihrer Qualifikation entspricht; zum Beispiel eine andere Unternehmensabteilung, o.ä.
                      • Beförderung (engl. Promotion): Mitarbeiter steigen in der Unternehmenshierarchie auf und nehmen freigewordene Vorgesetztenpositionen ein.
                      • Interne Stellenausschreibung: Dabei wird eine Stelle ganz offiziell ausgeschrieben und Unternehmensangehörige bewerben sich dafür. Die Ausschreibung ist allerdings auf den Mitarbeiterstamm des Unternehmens begrenzt und dringt nicht nach außen.
                      • Vorteile
                      • Geringe Beschaffungskosten
                      • Stärkere Unternehmensbindung
                      • Kurzfristig und schnell
                      • Nachteile
                      • Weniger Auswahlmöglichkeit
                      • Mögliche “Betriebsblindheit”
                      • Kettenreaktion nach Versetzung/Beförderung

                      Stellenausschreibung

                      Online-Boom im Recruiting

                      Laut einer 2016 von der Zeitschrift “Personalwirtschaft” durchgeführten Studie sind Online-Stellenbörsen mittlerweile der beliebteste Kanal für Stellenanzeigen und Bewerbungen: Rund 60 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, hauptsächlich auf diesem Kanal Bewerbungen zu erhalten.

                      Die Stellenausschreibung ist die klassische und wohl am weitesten verbreitete Art und Weise, aktiv nach passenden Kandidaten für eine offene Stelle zu suchen. Heutzutage sind die meisten Stellenanzeigen online-basiert und begegnen auf Jobbörsen oder auf Karriereseiten, immer öfter auch in sozialen Netzwerken. Online-Stellenanzeigen sind also ein nützliches Mittel, um potentielle Bewerber und Kandidaten anzulocken.

                      Online-Jobportale und Multiposting

                      Es gibt einige Online-Jobbörsen, auf die Sie als Recruiter zurückgreifen können. Einige der bekanntesten sind diese:

                      • Monster
                      • StepStone
                      • Jobvector
                      • Yourfirm
                      • stellen-online
                      • stellenanzeigen.de
                      • Rekruter
                      • Jobware
                      • JobScout24
                      • Jobboard
                      • Finest-Jobs.com
                      • FAZjob
                      • erwingo
                      • Careerbuilder
                      • Backinjob
                      • Workpool-Jobs
                      • u.w.

                      Mit diesen und anderen Jobportalen erreicht Ihre Stellenanzeige eine große Zahl an potentiellen Kandidaten. Allerdings kann es sehr aufwändig sein, jedes Portal einzeln zu kontaktieren. Abhilfe schafft hier das sogenannte Multiposting, also die gleichzeitige Veröffentlichung einer Anzeige auf mehreren Portalen gleichzeitig. Mithilfe spezieller Multiposting-Anbieter oder Bewerbermanagement Tools haben Sie die Möglichkeit, mit nur einem Klick Ihre Ausschreibung crossmedial zu streuen - nicht nur auf Jobportalen, sondern zum Beispiel auch in sozialen Netzwerken oder in den Berufsbörsen von Hochschulen und Universitäten. Von dieser gesteigerten Effizienz profitieren nicht nur Sie als Unternehmen, sondern auch Ihre Bewerber - die so ebenfalls nicht darauf angewiesen sind, jedes einzelne Portal nach der perfekten (also nach Ihrer) Stellenausschreibung zu durchforsten.

                      Social Recruiting

                      Einer der wichtigsten Kanäle für Sie als Recruiter sind heutzutage die Sozialen Netzwerke. Das betrifft vor allem die Platzhirsche facebook, Twitter und Google+, aber auch spezialisierte Netzwerke (wie die bereits angesprochenen XING oder LinkedIn). Bereits heute ist ein Großteil des Lebens vor allem junger Talente von den Möglichkeiten und Angeboten sozialer Netzwerke durchdrungen und es sind diese Netzwerke, die Recruiter im Auge behalten sollten, wenn Sie zukünftige Kandidaten dort abholen wollen, “wo sie stehen”. Social Recruiting kann mehrere Facetten haben und beispielsweise für das Active Sourcing, das Employer Branding oder die Bewerberkommunikation genutzt werden.

                      Active Sourcing

                      In vielen Branchen und vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen reicht es heutzutage nicht mehr aus, eine attraktive Stellenanzeige zu schalten und auf passende Bewerbungen zu warten. Der “War for Talents” ist nach wie vor in vollem Gange, und der anhaltende Fachkräftemangel führt dazu, dass zu viele Jobs auf zu wenige qualifizierte Bewerber kommen. Recruiter können sich also nicht mehr lange hinter aufwändigen Karriereseiten und hübschen Ausschreibungen auf Jobportalen verstecken, sondern müssen oft auch aktiv auf die besten Kandidaten zugehen.

                      Oft muss man in den Weiten des Arbeitsmarktes selbst auf die Suche gehen
                      Oft muss man in den Weiten des Arbeitsmarktes selbst auf die Suche gehen
                      Screenshot: pexels.com

                      Das gilt vor allem für Jobs, in denen High Potentials und Führungskräfte gefragt sind. Active Sourcing heißt das Zauberwort, die aktive Suche nach geeigneten Kräften, zum Beispiel auf Berufsnetzwerken wie XING oder LinkedIn. Hier finden Sie schnell und einfach die richtigen Talente und können Sie direkt kontaktieren.

                      Employer Branding und Candidate Experience

                      Die sogenannte “Arbeitgebermarke” (engl. Employer Branding) beschreibt die Gesamtheit aller Strategien, die ein Unternehmen anstrebt, um sich selbst auf dem Arbeitsmarkt als attraktiver Arbeitgeber zu etablieren. Der Begriff ist sehr umfangreich und umfasst auch und vor allem Konzepte aus dem Marketing. Grundsätzlich geht es beim Employer Branding um den Aufbau eines Images, das geeignete Kandidaten dazu bewegen soll, eine emotionale Bindung mit dem eigenen Unternehmen aufzubauen und es als zukünftigen Arbeitgeber in Erwägung zu ziehen. Dazu lassen sich zum Beispiel soziale Netzwerke nutzen, da Facebook und Co. oft die ersten Berührungspunkte eines potentiellen Bewerbers mit dem Unternehmen darstellen.

                      Auch YouTube eignet sich hervorragend als Medium für gelungenes Employer Branding - hier haben Sie die Möglichkeit, Einblicke in Ihren Unternehmensalltag zu liefern, Geschichten zu erzählen, und Ihre Kandidaten auch emotional zu engagieren. Ein gelungenes Beispiel liefert das folgende virale Video des Online-Versandhauses NET-A-PORTER:

                      Ein Teilbereich des Employer Branding ist die Candidate Experience, oder zu deutsch: Bewerber-Erfahrung. Das Candidate Experience Management zielt darauf ab, die Erfahrung für Ihre Bewerber während des gesamten Bewerbungsprozesses so angenehm wie möglich zu gestalten - zum Beispiel durch schnelle und transparente Prozesse, gelungene Kommunikation und nicht zuletzt durch ein gutes Employer Branding.

                      Bewerbermanagement

                      Ein wesentlicher Teil des Recruiting-Prozesses ist das Managen eingehender Bewerbungen und die Kommunikation mit Ihren Kandidaten. Haben Ihre Marketing-Strategien Früchte getragen und gehen dann langsam die ersten Bewerbungen ein (per Mail, per Post oder via Online-Bewerbung), beginnt erst die eigentliche Arbeit: Sie müssen die Bewerbungen sichten, eine Auswahl treffen und die passenden Kandidaten zum Vorstellungsgespräch laden. Früher war vor allem dieser Schritt im Bewerbungsprozess eine aufwändige und zeitraubende Arbeit, heute gibt es spezielle Bewerbermanagement Software, die Ihr Unternehmen dabei unterstützen. Diese bringen eine Reihe von nützlichen Funktionen mit:

                      • Bewerberpool/Digitale Bewerberakte: Anstelle von analogen Aktenordnern sortieren digitale Bewerbermanagement oder Recruiting Tools eingehende Bewerbungen bequem als Datei in einer Datenbank. Diese Bewerberpools enthalten alle relevanten Informationen rund um Ihre Bewerber und Bewerberinnen - nebst digitalisiertem Lebenslauf.
                      • CV- und Email-Parsing: Mithilfe spezieller Parsing-Algorithmen sind moderne Recruiting Tools in der Lage, Lebensläufe und/oder Email-Bewerbungen automatisch auszulesen und die enthaltenen Informationen direkt in Ihre Datenbank einzupflegen. So entfällt das manuelle Eintragen der Daten.
                      • Prescreening/Automatische Vorauswahl: In vielen gängigen Tools haben Sie die Möglichkeit, eigene Kriterien zu definieren, nach denen die besten Kandidaten ausgewählt werden sollen. Ein automatisches Matching oder Prescreening unterstützt Sie anschließend dabei, sich schnell auf die am besten geeigneten Kandidaten zu konzentrieren.
                      • Kollaboration: Kollaborative Features wie eine Rollen- und Rechteverwaltung, interne Kommunikationstools oder Kommentarfunktionen binden alle Entscheidungsträger im Bewerbungsprozess in die Entscheidung mit ein.
                      • Automatische Antworten: Automatisieren Sie Ihre Bewerberkommunikation mithilfe von automatischen Antwortmails: So informieren Sie Ihre Bewerber über den Eingang der Unterlagen und bereiten ihn oder sie auf die nächsten Schritte vor. Auf Wunsch generieren Sie auch automatische Absage- oder Einladungsmails, die Sie per Mausklick an alle betreffenden Kandidaten versenden.
                      • Auswertung und Analyse: Reporting- und Matchingfunktionen sind mittlerweile fast Standard für Bewerbermanagement Tools - so wählen Sie schnell die besten Kandidaten aus und kommunizieren Ihre Entscheidungen auch unternehmensintern.

                      Der Einsatz solcher zumeist cloud-basierter Bewerbermanagement Lösungen kann eine enorme Zeit- und Kosteneinsparung mit sich bringen.

                      Bewerberkommunikation

                      Eine der wichtigsten Facetten des Recruitings ist die Kommunikation mit Ihren Bewerbern. Vernachlässigen Sie diesen Punkt, haben Sie im War for Talents schnell das Nachsehen, denn Bewerber schätzen eine transparente und professionelle Kommunikation sehr - und das auf allen Kanälen: Email, Telefon und immer öfter auch Soziale Netzwerke. Dabei beginnt die Bewerberkommunikation bereits mit dem Ausschreiben der Stelle: Der Bewerber sollte ganz genau wissen, was von ihm erwartet wird und was ihn dafür erwartet. Ebenso wichtig ist es, Ihren Kandidaten einen Ansprechpartner zu bieten, der bei Rückfragen zur Verfügung steht. Die Eckpfeiler einer guten Bewerberkommunikation sind: Schnelligkeit, Kompetenz, Erreichbarkeit und Transparenz.

                      Vorstellungsgespräch

                      Der ideale Ausgang jeder Bewerbung - die Kür, wenn Sie so wollen - ist das Bewerbungs- oder Vorstellungsgespräch. In diesem persönlichen Gespräch machen Sie sich ein Bild von den vielversprechendsten Kandidaten und stellen fest, ob er als Person ins Team und fachlich auf die ausgeschriebene Stelle passt. Obwohl letzteres in einem Bewerbungsgespräch eigentlich eher nebensächlich ist, denn die fachliche Kompetenz erschließt sich ja bereits aus der Arbeitserfahrung, den Referenzen und den Zeugnissen Ihrer Bewerber.

                      Screenshot: pexels.com

                      Beim Vorstellungsgespräch geht es es eher um Small Talk, um die persönlichen Stärken und Schwächen der Bewerber und um ihr Auftreten. Doch auch wenn hier in erster Linie der Bewerber oder die Bewerberinnen “auf dem Prüfstand stehen”, sollten auch Sie als “Gesicht des Unternehmens” in diesem wichtigen Schritt überzeugen. Auch beim Vorstellungsgespräch geht es nämlich darum, Ihrem Kandidaten eine gute Experience zu ermöglichen und ihn/sie von Ihrem Unternehmen zu überzeugen.

                      Onboarding

                      Expertinnen und Experten sind sich uneinig darüber, wie der Begriff Onboarding vom Recruiting abgegrenzt werden kann, oder ob Onboarding überhaupt zum Recruiting-Prozess gehört. Manche definieren Onboarding grob als “Personalbeschaffung” und setzen es damit dem Recruiting gleich, andere meinen, es sei nur ein kleiner Teil der Recruiting-Strategie, wieder andere klammern den Begriff aus der Personalbeschaffung aus und verschieben ihn in die Sphäre des Mitarbeiter- oder Talentmanagements. So oder so: Kern des Onboarding (des “An-Bord-Nehmens”) ist die optimale Integration neuer Mitarbeiter in das Unternehmen - und das fachlich sowie sozial.

                      Screenshot: pixabay.com

                      Das Onboarding ist im Grunde der erste Eindruck, den ein Unternehmen einem neuen Mitarbeiter gegenüber macht. Hier soll die Unternehmenskultur vermittelt und die emotionale Bindung des neuen “Rekruten” vertieft werden, was im weiteren Verlauf auch Auswirkungen auf dessen Eigeninitiative und Engagement hat. Nützliche Strategien dafür sind zwischenmenschlicher Kontakt in den ersten paar Wochen (sowohl zwischen dem/der “Neuen” und den Kollegen, als auch zu Vorgesetzten), regelmäßige Feedback-Gespräche, eine Einführungsveranstaltung oder eine Willkommensfeier (möglicherweise auch ein Team-Event), und dergleichen mehr. So gesehen ist das Onboarding der letzte Schritt des Recruiting-Verfahrens: Sie haben Ihren neuen Mitarbeiter von Ihrem Unternehmen überzeugt und gliedern ihn nun in das bestehende Team ein.

                      Fazit

                      Ein gut funktionierendes Recruiting ist ein “crucial factor” für die Zukunft jedes Unternehmens. Um dem zunehmenden Fachkräftemangel entgegenwirken zu können, benötigen Sie schnelle und effiziente Prozesse, um die Personalbeschaffung zu optimieren - und das sowohl für Sie als Unternehmen, als auch für Ihre zukünftigen Mitarbeiter. Dazu müssen Sie die einzelnen Facetten und Aufgaben des Recruiting kennen und verinnerlichen. Dieser trusted Ratgeber und die Expertenbeiträge zum Thema helfen Ihnen dabei.

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