Bewerbermanagement-Software für jeden Schritt des Recruiting-Prozesses
Der klassische Recruiting- oder E-Recruiting-Prozess verläuft in mehreren Schritten, von denen jeder durch den Einsatz eines Recruiting-Tools unterstützt und begleitet werden sollte. Moderne Bewerbermanagement-Lösungen bringen daher Features mit, um Ihnen und Ihrem HR-Team in jeder Phase des Recruitings bestmöglich unter die Arme zu greifen. Angefangen bei der Formulierung Ihrer Stellenanzeige, über die Veröffentlichung auf verschiedenen Kanälen, über die Datenverwaltung während der Auswahl bis hin zur Einstellung.
Die vorgestellten Recruiting-Tools setzen dabei teilweise unterschiedliche Schwerpunkte, doch sie alle verfügen - zu einem gewissen Grad - über die wichtigsten Features für alle Schritte des digitalen Recruiting.
Personalbedarfsplanung
Die Personalbedarfsplanung ist einer der Schritte, der von vielen Recruiting-Tools oft übersehen oder übersprungen wird. Software-Anbieter gehen davon aus, dass die Bedarfsplanung bereits abgeschlossen ist, wenn das jeweilige Tool zum Einsatz kommt. Gerade die quantitative Bedarfsplanung - also die Überlegung, wie viele Einstellungen in Zukunft vorgenommen werden müssen, um etwaig ausscheidende Mitarbeiter:innen zu ersetzen oder als Unternehmen zu wachsen - wird oft stiefmütterlich behandelt.
Die qualitative Bedarfsplanung ist da schon eher ein Feature, das die meisten modernen Recruiting-Tools mitbringen. Legen Sie eine neue Stelle in Ihrem Tool an, haben Sie dort oft die Möglichkeit, ein Anforderungsprofil zu hinterlegen und so zu definieren, was Ihre New Hires leisten müssen. Das reicht von der Definition bestimmter Abschlüsse und Qualifikation bis hin zur Hinterlegung von gewissen Soft Skills.
Mit der Recruiting-Software Personio definieren Sie Anforderungen wie Erfahrungslevel und mehr
Screenshot: trusted.de
Quelle: personio.de
Vor allem Recruitee und Prescreen sind hier stark und vereinfachen nicht nur die Planung, sondern auch den späteren Abgleich der eingehenden Bewerbungen mit Ihren benötigten Skills. Aber auch Tools wie rexx bringen entsprechende Features mit, um Anforderungen bereits vor der Formulierung Ihrer Stellenanzeige im Fließtext im System zu hinterlegen.
Stellenanzeige
In Sachen Stellenanzeigen nehmen sich die vorgestellten Tools gegenseitig nicht viel. Sie alle sind mit einem mehr oder weniger intuitiven Editor ausgestattet, mit dem Sie Ihre Stellenanzeige im System erstellen und mit den nötigen Infos und Texten füllen. Oft gibt es sogar die Möglichkeit, mithilfe Ihres gewählten Tools eine Karriereseite zu erstellen und mit Ihrer bestehenden Website zu verknüpfen, um Ihre Stellenanzeigen auch auf Ihrem eigenen Webauftritt zu veröffentlichen.
Erstellen Sie eine ansprechende Karrierepage, um Ihre Stellenausschreibungen ins rechte Licht zu rücken
Screenshot: trusted.de
Quelle: dvinci.de
Die Erstellung der Stellenanzeige ist somit relativ einfach. Unterschiede gibt es hier größtenteils in der Aufbereitung des Editors und in dessen Möglichkeiten zur Gestaltung. Im Grunde funktionieren aber alle nach dem gleichen Prinzip. Mittels einfacher Eingabemasken definieren Sie die einzelnen Bereiche Ihrer Ausschreibung, fügen anschließend noch ein Bild oder wichtige Zusatzinformationen hinzu und hinterlegen im System beispielsweise Verantwortlichkeiten für den jeweiligen Job. Hier gibt es kaum Unterschiede.
Mithilfe einfacher Editoren erstellen Sie schnell und einfach Ihre Stellenanzeigen
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Quelle: softgarden.de
Veröffentlichung
In Sachen Veröffentlichung Ihrer Anzeige setzen die vorgestellten Tools auf das Feature “Multiposting”. Damit streuen Sie Ihre Ausschreibung auf einer Vielzahl von verschiedenen Recruiting-Kanälen gleichzeitig, um maximale Reichweite zu erzielen. Wie viele und welche Kanäle Sie ansteuern können, ist von Tool zu Tool unterschiedlich. Einige “Klassiker” sind allerdings so gut wie immer vertreten. Dazu gehören größtenteils bekannte Online-Jobbörsen und -portale wie beispielsweise:
- XING
- Indeed
- Stepstone
- Monster
- LinkedIn
Und viele mehr. Oft unterscheiden die Tool-Anbieter zwischen kostenlosen Kanälen und kostenpflichtigen Premium-Jobbörsen, die durch die Veröffentlichung Zusatzkosten verursachen. In der Regel erhalten Sie hier durch spezielle Deals zwischen Ihrer E-Recruiting-Software und dem Kanal einen Rabatt auf Ihre Anzeige oder können direkt günstige “Bundles” erwerben. Oft sind auch Nischen-Plattformen für bestimmte Zielgruppen oder Branchen enthalten, um die Wahrscheinlichkeit auf ein passendes Match zu erhöhen.
R-Recruiting-Software ist in der Regel mit Multiposting ausgestattet, um Ihre Anzeige auf vielen Kanälen gleichzeitig zu posten
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Quelle: recruitee.com
Um die größtmögliche Reichweite zu erzielen, ist es sinnvoll, ein Tool auszuwählen, das möglichst viele Recruiting-Kanäle ansteuern kann. Daher erhalten Sie hier eine Übersicht über die Möglichkeiten der einzelnen Anbieter und ihres Multiposting-Angebots:
| Anbieter | Multiposting-Kanäle |
|---|
| Personio | 2.000 |
| Recruitee | 1.450 |
| d.vinci | 500 |
| Prescreen | 400 |
| softgarden | 300 |
Mit bis zu 2.000 möglichen Kanälen ist Personio der Multiposting-Sieger im aktuellen trusted-Test, softgarden bildet das Schlusslicht. Aber ein guter Tipp: Achten Sie nicht nur auf nackte Zahlen, sondern verschaffen Sie sich einen Überblick über die angebundenen Kanäle. Gerade für spezielle Branchen sind kleine Nischenportale oft viel besser geeignet, als die großen “Generalisten”, und wenn Ihr Recruiting-Tool an diese angebunden ist, steigen damit Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Einstellung enorm.
Bei Software-Lösungen wie Personio streuen Sie Ihre Stellenanzeigen auf bis zu 2.000 Kanälen
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Quelle: personio.de
Ein Beispiel ist Prescreen. Mit bis zu 400 angeschlossenen Kanälen eigentlich nicht annähernd so gut ausgestattet, wie Recruitee oder Personio, verfügt Prescreen über eine große Auswahl an Jobbörsen aus dem MINT-Bereich (Mathematik, Informatik, Naturwissenschaft, Technik) und ist eine gute Wahl, wenn Sie hochqualifiziertes Personal aus diesen Bereichen suchen. Andere Tools sind dagegen in Sachen Social Recruiting stark, was sich für kreative Jobs und die junge Zielgruppe sehr gut eignet.
Bewerbungsprozess
Der Bewerbungsprozess ist zentral für Ihr Recruiting. Er bestimmt, wie Ihre Kandidat:innen sich bei Ihnen bewerben können, wie die wichtigsten Dokumente (wie Anschreiben, Lebensläufe, Zeugnisse, etc.) in Ihr System gelangen und wie die Bewerbererfahrung ausfällt. Prescreen, Recruitee, d.vinci und softgarden setzen hier auf die sogenannte “One-Click-Bewerbung”, die es Ihren Kandidat:innen erlaubt, mit nur wenigen Klicks ihre Informationen einzugeben und ihre Unterlagen direkt hochzuladen.
Besonders komfortabel für Ihre Bewerber ist das Online-Bewerbungsformular mit One-Click-Bewerbung
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Quelle: softgarden.de
Die One-Click-Bewerbung gilt als eine der komfortabelsten Möglichkeiten für Bewerber:innen, da diese in der Regel bereits über digitale Versionen ihrer Dokumente verfügen oder ihre Informationen teilweise sogar aus Karrierenetzwerken wie XING oder LinkedIn direkt übernehmen können (daher auch “One Click”). Aber auch die klassische E-Mail-Bewerbung ist immer noch in Mode und mit Personio aktuell die beste Möglichkeit für Ihre Bewerber:innen.
Nett: Prescreen, Recruitee und softgarden verfügen zusätzlich zu einem gewissen Grad über Features für das Bewerberfeedback, so dass diese an verschiedenen Punkten des Prozesses ihre Erfahrungen und Meinungen schildern oder per Schnittstelle direkt bei Plattformen wie kununu veröffentlichen können. Das ist eine schöne Ergänzung zur Bewerbererfahrung und hilft Ihnen dabei, Ihre Prozesse zu optimieren.
Bewerberverwaltung und Vorauswahl
Die Bewerberverwaltung läuft bei den meisten Tools recht ähnlich ab. Per CV-Parsing - dem automatischen Auslesen des Lebenslaufes - oder durch das Online-Formular gelangen die Daten Ihrer Bewerber:innen ins System und werden dort in der übersichtlichen Datenbank abgelegt. Hier können Sie und Ihr Team alle Informationen zu einer bestimmten Bewerbung einsehen, Kontakt mit Ihren Kandidat:innen aufnehmen und die Bewerbungen weiter bearbeiten. Ähnlich wie bei den Stellenanzeigen gibt es hier kaum Unterschiede.
In den übersichtlichen Bewerberakten finden Sie alle wichtigen Infos und Dokumente zu Ihren Kandidat:innen
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Quelle: prescreen.de
In Sachen Vorauswahl haben die einzelnen Tools dagegen oft eine sehr unterschiedliche Herangehensweise. Recruitee und Prescreen setzen auf das automatische Screening und Matching, um beispielsweise durch Prozentangaben oder ein Ampelsystem anzuzeigen, wie gut eine Bewerbung auf die Hard- und Soft-Skills einer Stellenanzeige passt. So nimmt das System ohne manuelles Zutun eine vorläufige Auswahl vor und beschleunigt dadurch den Prozess - vor allem für Unternehmen mit einer Vielzahl von Bewerbungen.
Das automatische Matching hilft Ihnen dabei, eine gewisse Vorauswahl unter allen Bewerbungen zu treffen
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Quelle: rexx-systems.com
Andere Tools wie etwa softgarden setzen auf eine manuelle Prüfung der Bewerberunterlagen, um auch das menschliche Bauchgefühl in die Entscheidung einfließen zu lassen. Was allerdings so gut wie mit allen vorgestellten Tools möglich ist, ist das Hinterlegen von Notizen und Kommentaren der berechtigten Mitarbeiter:innen und User, um auch die Kommunikation innerhalb des Teams bezüglich der Bewerbungen zu vereinfachen. So können einzelne Teammitglieder Einschätzungen geben oder Rückfragen stellen.
Auch manuell können Sie Ihre Bewerber:innen bewerten, oder Kommentare für Ihre Kolleg:innen hinterlassen
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Quelle: dvinci.de
Bewerberkommunikation
Ein wichtiger Faktor bei einem Recruiting-Tool ist die Kommunikation mit Ihren Kandidat:innen. Diese läuft in der Regel per E-Mail ab. So können Sie manuell E-Mails an die hinterlegte E-Mail-Adresse formulieren und direkt aus Ihrem Tool heraus versenden, Vorlagen erstellen, um Zeit zu sparen, oder direkt automatische E-Mails einrichten. Dann verschickt Ihr Tool beispielsweise eine Nachricht, um Ihre Kandidat:innen über den Eingang Ihrer Dokumente oder (in festgelegten) Zeitabständen über den aktuellen Stand zu informieren.
Die Kommunikation im E-Recruiting läuft meist per E-Mail ab, die Sie direkt aus dem Tool heraus verschicken können
Screenshot: trusted.de
Quelle: softgarden.de
Vorstellungsgespräch
Ebenso ist es relativ einfach möglich, Ihre Bewerber:innen per E-Mail zum Vorstellungsgespräch zu laden. Hier gehen einige Tools allerdings noch einen Schritt weiter und integrieren ein eigenes Videocall-System, mit dem Sie das Vorstellungsgespräch direkt aus Ihrer E-Recruiting-Software heraus per Videochat führen können. Prescreen, Recruitee, d.vinci und softgarden verfügen beispielsweise über diese Möglichkeit. Besonders bei großen räumlichen Entfernungen oder in Zeiten der Pandemie ist dies ein nützliches Feature.
Einige E-Recruiting-Lösungen sind mit einem eigenen Videochat-Tool ausgestattet
Entscheidungsfindung
Die Entscheidungsfindung ist ein “manueller” Prozess, doch viele Tools unterstützen Sie dabei mithilfe von Bewertungssystemen, mit deren Hilfe Sie Ihre Bewerber:innen bewerten können, oder mithilfe einer Aufgabenverwaltung und automatischen Erinnerungen, so dass das nötige Feedback der jeweiligen Personalverantwortlichen pünktlich im System landet. Per E-Mail-Vorlage versenden Sie anschließend automatisch Absagen an diejenigen Kandidat:innen, die Sie nicht überzeugen konnten.
E-Mail-Vorlagen helfen Ihnen dabei, Ihre Prozesse in der Bewerberkommunikation zu automatisieren
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Eine besonders gute Figur in Sachen Entscheidungsfindung macht im aktuellen Test das deutsche System concludis. Durch schlanke Prozesse und die Erledigung der wichtigsten Aufgaben mit nur wenigen Klicks leiten Sie Bewerbungen schnell an die wichtigsten Entscheider:innen im Unternehmen weiter, und durch Termine und To-Do-Listen werden keine Wartefristen überzogen.
Einstellung und Onboarding
Der letzte Schritt ist schließlich die Einstellung und die Planung des Onboardings. Für viele Tools endet ihr Aufgabenbereich hier, beispielsweise für Recruitee oder softgarden. Die eher breiter aufgestellten Tools Personio und d.vinci allerdings können in dieser Phase glänzen. d.vinci verfügt über ein eigenes Onboarding-Modul, in dem Sie die ersten Tage und Wochen Ihrer neuen Talente detailliert planen und dazugehörige Aufgaben im Team verteilen und verwalten können. So fällt nichts unter den Tisch.
Der Recruiting-Prozess stoppt nicht beim Onboarding, für das Tools wie d.vinci die nötigen Features mitbringen
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Quelle: dvinci.de
Personio dagegen ist nicht nur ein Recruiting-Tool, sondern eine vollständige Personalmanagement-Suite und überträgt die Daten Ihrer Bewerber:innen direkt in eine digitale Personalakte, so dass kein zusätzlicher Aufwand und keine Datenlücken entstehen. Recruitee, Prescreen und softgarden bringen für diesen Schritt einige nützliche Schnittstellen mit, um die Datenübertragung zu Ihrem Personalmanagement-System ebenso nahtlos zu gestalten, und direkt mit dem Onboarding und der Personalentwicklung zu starten.
Sind Sie auf der Suche nach einem passenden Tool für Ihr Onboarding? trusted hat bereits die besten Berwerbermanagement-Systeme mit starker Konzentration auf das Onboarding für Sie getestet und stellt Sie Ihnen im Onboarding-Software-Vergleich übersichtlich vor. Hier finden Sie neben d.vinci und Personio auch Tools wie rexx oder Kenjo, die Sie bei Ihren Onboarding-Bemühungen unterstützen.
Unter anderem sind Prescreen, softgarden, Personio und d.vinci allesamt Recruiting-Tools Made in Germany und verfügen über einen deutschen Serverstandort. Konformität mit der europäischen DSGVO ist damit in jedem Fall gegeben. Das gilt auch für das polnische Recruitee (Serverstandort ebenfalls Deutschland). Weitere deutsche bzw. europäische und damit DSGVO-konforme Recruiting-Tools sind etwa Haufe, jacando, rexx-systems, BITE, Talention, Coveto, perbit, zvoove, onapply, concludis und mehr. Weitere Infos finden Sie hier:
Deutsche Lösungen setzen auf höchste Datensicherheit und DSGVO-Konformität
Screenshot: trusted.de
Quelle: prescreen.de
Das Thema Datenschutz im Recruiting hat spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO in Europa ein größeres Gewicht bekommen. Um datenschutzkonformes Recruiting zu betreiben, müssen Unternehmen sich an einige wichtige Regeln halten, die den Zweck haben, die personenbezogenen Daten der Bewerber:innen zu schützen. So ist beispielsweise die Aufbewahrung und Verarbeitung von Lebensläufen und anderen Daten nur für die Dauer des Bewerbungsprozesses zulässig. Zudem müssen alle Daten verschlüsselt sein.
Ein deutscher Serverstandort und eine ausreichend starke Datenverschlüsselung sind ein guter Anfang für einen datenschutzkonformen Recruiting-Prozess. Zusätzlich sollten Sie darauf achten, dass Ihr gewähltes Tool über Features verfügt wie automatische Löschfristen (und die Datensätze nach einer gewissen Zeit automatisch aus der Datenbank entfernt) und automatische Datenschutz-Mails an Ihre Bewerber:innen, um diesen mitzuteilen, wie und wofür ihre Daten verarbeitet werden. So sind Sie auf der sicheren Seite.
Definieren Sie automatische Löschfristen und andere Datenschutzeinstellungen in Ihrem Recruiting-Tool
Screenshot: trusted.de
Quelle: recruitee.com
