Worauf muss ich bei der Auswahl eines Cloud-Speichers für mein Business achten?
Um aus der großen Fülle von verfügbaren Cloud-Speichern für Unternehmen die passende Lösung zu finden, müssen Sie nur auf einige wichtige Kriterien achten. Dazu gehören ein flexibles und skalierbares Preissystem, flexibel zubuchbarer Speicherplatz, wichtige Business-Features wie die Userverwaltung, Rollen- und Rechteverwaltung und Möglichkeiten für kollaboratives Arbeiten sowie die Datensicherheit. Speichern Sie in der Cloud auch personenbezogene Daten, muss auch die Konformität mit der DSGVO gewährleistet sein.
Skalierbarer Speicherplatz und flexibles Pricing
Viele vor allem an private User gerichtete Cloud-Lösungen haben ein mehr oder weniger fixes Pricing. Hier bekommen Sie Pakete zu 10, 100 oder 500 GB zu einem festen Preis. Auf den Gigabyte gerechnet sind diese Angebote oft recht günstig, aber kaum skalierbar. Überschreiten Sie eine gewisse Grenze, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als ein Upgrade auf das nächstgrößere Paket durchzuführen. Das ist für Unternehmen recht ärgerlich, da Sie hier preislich flexibel bleiben sollten, um Ihr Budget nicht zu überschreiten.
Ein möglichst skalierbares Pricing ist daher das A und O für eine Business-Cloud. Sie sollten stets in der Lage sein, flexibel weiteren Speicherplatz zuzubuchen oder zusätzliche User-Accounts anzulegen, ohne dadurch gleichzeitig in eine viel teurere Preisstaffel zu fallen. Die hier vorgestellten Online-Speicher erfüllen diese Voraussetzungen:
Bei SecureCloud etwa ist der Speicherplatz an die User-Zahlen geknüpft, sodass für jeden neuen User gleichzeitig auch neuer Speicherplatz in 50-GB-Schritten freigeschaltet wird. Wächst Ihr Unternehmen, wächst gleichzeitig Ihr Speicher.
SecureCloud ist gut skalierbar und wächst mit Ihrem Team gemeinsam
Screenshot: trusted.de
Quelle: securecloud.de
Google Drive verfolgt ein ähnliches Konzept; hier können Sie im Enterprise-Tarif für je 8 US-Dollar pro Monat neue User-Lizenzen hinzufügen und für je 1 US-Dollar pro Monat 25 GB zusätzlichen Speicher freischalten. So bleiben Sie stets flexibel und bekommen einen Speicher, der genau Ihren Anforderungen entspricht.
In der Enterprise-Version von Google Drive bezahlen Sie immer nur so viele Lizenzen und GB, wie Sie wirklich benötigen
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Quelle: drive.google.com
Ähnlich bei luckycloud: Hier können Sie im Preiskonfigurator nach Belieben zusätzliche User, Speicherplatz oder E-Mail-Adressen hinzufügen und bei Bedarf auch wieder abbestellen. Durch das flexible Pricing sind Sie in der Lage, auch kurzfristig auf einen erhöhten Speicherbedarf zu reagieren.
Mit dem Preiskonfigurator von luckycloud stellen Sie sich einfach und schnell Ihre ganz individuelle Lösung zusammen
Screenshot: trusted.de
Quelle: luckycloud.de
Rollen- und Rechteverwaltung/Teamverwaltung in Ihrem Online-Speicher
Organisatorisch und datenschutzrechtlich relevant für Ihre Business-Cloud ist eine saubere Rollen- und Rechteverwaltung. Damit weisen Sie einzelnen Usern spezielle Rechte zu, um ihnen damit beispielsweise Zugang zu einzelnen Ordnern zu gestatten oder zu verweigern oder ihren Aktionsspielraum in der Cloud einzuschränken. Einzelne User sind dann beispielsweise nur in der Lage, Dateien zu öffnen und herunterzuladen, können aber Dokumente nicht bearbeiten, löschen, verschieben, etc.
So könnte ein Rollen- und Rechtekonzept in Ihrer Business-Cloud beispielsweise aussehen
So beugen Sie ungewollten versehentlichen Änderungen vor, halten sensible Daten hinter Schloss und Riegel und sorgen gleichzeitig für Übersichtlich in Ihrem Team. Auf Wunsch lassen sich teilweise auch Gast-Zugänge einrichten, durch die externe Betrachter:innen oder Bearbeiter:innen eingeschränkten Zugang zu Ihrer Cloud erhalten, dort aber nur das zu sehen bekommen, was für sie relevant ist.
Die Cloud-Lösungen der trusted Top-7 verfügen über Möglichkeiten der Team- und Rollenverwaltung. Eine besondere Stellung nimmt dabei das deutsche Teamplace ein, in dem Sie Ihre Cloud nicht zentral organisieren, sondern auf einzelne “Teamplaces” aufteilen. Zu diesen haben jeweils nur eingeladene Mitglieder des jeweiligen Teams Zugang. So lassen sich auch komplexe Unternehmensstrukturen in die Cloud überführen, ohne für jeden Ordner oder jede Datei jedes Mal neue Zugriffsrechte definieren zu müssen.
In Teamplace verfügt jedes Team und Department über seinen eigenen abgeschlossenen Speicher
Screenshot: trusted.de
Quelle: teamplace.de
Gemeinsam in der Business-Cloud arbeiten
Ein mehr oder weniger wichtiges Feature für eine professionell genutzten Cloud ist ein gut ausgestattetes Online-Office. Viele Cloud-Anbieter liefern mittlerweile nicht nur die Möglichkeit, Dokumente oder Mediendateien direkt aus der Cloud heraus zu öffnen, sondern dort auch zu bearbeiten. Das ergibt dann Sinn, wenn Sie im Team gemeinsam an Textdokumenten oder Tabellen arbeiten und diese zentral und für alle zugänglich ablegen möchten.
SecureCloud und luckycloud haben beispielsweise das Web-Office Onlyoffice mit im Gepäck, das an klassische Textverarbeitungsprogramme. Microsoft OneDrive liefert eine vollständige Office-Suite rund um die hauseigenen Produkte MS Word und MS Excel. Und Google Drive bietet mit den Apps Google Docs, Google Sheets und mehr das aktuell wohl umfangreichste Web-Office.
Das Online-Office von Google Drive gehört mit Google Docs, Google Sheets und Co. zu den aktuell besten auf dem Markt
Screenshot: trusted.de
Quelle: drive.google.com
Die wichtigsten Features beinhalten nicht nur die einfache Bearbeitung der Dokumente, sondern auch das kollaborative Arbeiten. So sollten Teammitglieder in der Lage sein, Notizen und Änderungsvorschläge zu hinterlassen oder parallel an den Dateien zu arbeiten, wie im Google-Office. Diese Funktionen sind allerdings nur dann relevant für Sie, wenn Sie auf die Online-Bearbeitung Ihrer Dokumente angewiesen sind. Sollen Dateien in Ihrer Business-Cloud nur gelagert und nicht verändert werden, benötigen Sie nicht zwingend ein Web-Office.
Datensicherheit und der Schutz Ihrer Dateien in der Cloud ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für einen professionell genutzten Online-Speicher. Wichtige Unternehmensdaten dürfen nicht verloren gehen - oder noch schlimmer ausgespäht oder gestohlen werden. Adäquate Sicherheitsstandards sind daher Pflicht für Ihren Cloud-Dienst.
Die hier vorgestellten Top-Tools wurden entsprechend auch aufgrund ihrer modernen Sicherheitsmechanismen ausgewählt. Regelmäßiges Backup, redundante Datenhaltung auf räumlich getrennten Servern und eine sichere Verschlüsselung nach Bankenstandard AES-256 bzw. SSL-Verschlüsselung sind Standards, die SecureCloud und Co. allesamt mitbringen.
Einen Sonderfall stellt die Konformität mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dar. Diese ist für Sie relevant, wenn Sie planen, personenbezogene Daten in der Cloud zu speichern (beispielsweise von Ihren Kund:innen). Ist das der Fall, muss der gewählte Cloud-Dienst DSGVO-konform sein, da Sie sonst ggf. mit teuren Geldbußen konfrontiert werden. Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern, hat trusted bereits die 7 besten DSGVO-konformen Cloud-Lösungen für Sie getestet.
