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Das HR-Betriebssystem Personio bietet einen großen Funktionsumfang aus Personalverwaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung, On- und Offboarding und mehr. Auf Wunsch lässt sich auch ein komplettes Recruiting-System flexibel hinzufügen.
Personio ist eine absolut empfehlenswerte Software. Besonders hervorzuheben sind die schnelle Verfügbarkeit, die hohe Datensicherheit und der große Funktionsumfang. Von Funktionen für Bewerbermanagement und Recruiting, über das Onboarding, die Mitarbeiterverwaltung bis hin zur Zeiterfassung ist so gut wie alles dabei, was Ihre Personalabteilung benötigt.
Schnelle Installation
Hohe Datensicherheit
Preistransparenz
Großer und guter Funktionsumfang
Keine One-Click-Bewerbung
Sonja Dietz
Fach-Redakteurin für Human Resources / hr-software-vergleich.de von trusted
Vertrag & Kosten
Personio hat verschiedene Paketumfänge für verschiedene Unternehmensgrößen geschnürt. Der Preis der einzelnen Pakete Essential, Professional und Enterprise orientiert sich dabei jeweils an der Mitarbeiteranzahl, sowie an den monatlich möglichen Stellenausschreibungen für Ihr Recruiting. Die günstigste Version Essential ist ab rund 99 Euro pro Monat zu haben (bzw. 148 Euro mit Recruiting). Bei jährlicher Zahlung winken 5 Prozent Rabatt auf den Monatspreis.
Personalverwaltung
Zielgruppe
HR-Software-Hersteller Personio wendet sich mit seiner Personalmanagementlösung an kleine und mittelständische Unternehmen. Nach einem kurzen Setup steht sie auf jedem beliebigen Endgerät bereit.
Funktionsumfang
Die Cloud-Software von Personio punktet zunächst mit dem Prinzip der Einfachheit. Sie lässt sich ohne größeren Aufwand auf jedem Gerät installieren und einfach über den Webbrowser abrufen. So stehen Anwender:innen die Funktionen der Personalmanagement-Lösung innerhalb weniger Minuten zur Verfügung.
Mit dem Personio-Dashboard übersehen Personaler:innen und Vorgesetzte keine wichtigen Aufgaben mehr
Screenshot: trusted.de
Quelle: personio.de
Personio versteht sein Handwerk und bietet eine Personalmanagementlösung an, die alle essentiellen HR-Bereiche abdeckt:
Stellenausschreibung
Bewerbermanagement
Mitarbeiter-On-/Offboarding
Digitale Personalakte
Fehlzeitenverwaltung
Genehmigungsprozesse
Anwesenheitsverwaltung
Dokumentenverwaltung
Performance und Feedback
Mitarbeiterkalender
Zeiterfassung
Erinnerungen und Benachrichtigungen
Berichte und Exporte
Ganz neu in Personio ist die sogenannte People Workflow Automation. Durch individuelle Automatisierungen verbinden Sie damit Prozesse, Tools und Mitarbeiter:innen miteinander um ganz eigene Workflows abzubilden. So leitet Personio beispielsweise Abwesenheitsanträge automatisch an die passenden Vorgesetzten zur Unterzeichnung weiter, übernimmt im Onboarding Profilinformationen neuer Mitarbeiter:innen automatisch in die angeschlossenen Tools (wie Slack und Co.) oder vereinfacht den Recruiting-Prozess durch schnellere und automatisierte Vertragsprozesse.
Stellenausschreibung
Bei Personio beginnt das Personalmanagement bei der Stellenausschreibung. Über eine Multiposting-Schnittstelle veröffentlichen Anwender per Knopfdruck auf über 500 Karriere- und Job-Portalen Stellenanzeigen. Die Abrechnung mit den Portalen erfolgt über Personio.
Streuen Sie Ihre Stellenanzeigen auf bis zu 500 gängigen Jobbörsen und -plattformen
Screenshot: trusted.de
Quelle: personio.de
Was ist Multiposting?
Bei dieser Personalbeschaffungs-Methode handelt es sich um die Mehrfachschaltung von Stellenanzeigen auf mehreren Jobportalen über integrierte Schnittstellen. Einfach nur die entsprechenden Häkchen setzen. Klick. Und die Stellenanzeigen gehen online.
Genauso einfach entsteht über das Personalmanagement von Personio eine Karriereseite, die als fertiges Template vorliegt. Anpassen auf das Corporate Design, Bilder und Logos hochladen und einen Klick später ist das hauseigene Karriereportal, in dem sich Bewerber:innen über Stellenausschreibungen und die Arbeitsbedingungen in einem Unternehmen informieren, fertig. Die Einbindung Ihrer Personio-Homepage auf Ihrer eigenen Website oder Karriereseite ist ohne Probleme möglich.
Applicant Tracking System
Besucher:innen der Karriereseite, die bei der Lektüre eine Stellenanzeige Feuer gefangen haben, bewerben sich direkt über ein Online-Formular, das sie über einen Link in der Jobanzeige erreichen.
Das Online-Formular ist individuell anpassbar. Sie entscheiden also, welche Informationen der Bewerber oder die Bewerberin hinterlässt und laden interessante Kandidaten direkt per Mail zum Vorstellungsgespräch ein.
Mit dem optionalen Recruiting-Modul behalten Sie auch eingehende Bewerbungen im Blick und organisieren zentral Ihre Einstellungs- und Onboarding-Prozesse
Screenshot: trusted.de
Quelle: personio.de
Über diese Funktionen verfügt das Bewerbermanagement außerdem:
Überblick über alle Bewerberinformationen
Interviewplanung und -verwaltung mit Kalenderintegration
Feedbackanfragen an Kollegen, um Meinungen zu Bewerbern einzuholen
Online-Vorschau von Bewerbungsunterlagen
Anpassbare Bewerber-Evaluationsbögen
Erstellen von individuellen E-Mail-Vorlagen für Absagen, Interview-Einladungen oder automatisierte Eingangsbestätigungen
Auch für das Onboarding hält Personio eine Lösung bereit. Erstellen Sie hier individuelle Vorlagen für Onboarding–Prozesse und weisen sie diese einzelnen Mitarbeitern und weiteren Personen, die in den Prozess eingebunden werden sollen, zu. So erstellen Sie für alle Beteiligten eine Liste konkreter To-Dos für jeden Onboarding-Schritt. Für Entlastung von administrativen HR-Aufgaben sorgt der Employee Self Service Ansatz: Mitarbeitende pflegen ihre Stammdaten selbst und laden Dokumente hoch.
Über eine automatische Willkommens-E-Mails am ersten Tag fühlen sich neue Talente gleich willkommen geheißen. Hier finden sie auch wichtige Dokumente, die für sie relevant sind.
Erinnerungsfunktionen sorgen in der Onboarding-Phase dafür, dass keine wichtigen Aufgaben seitens HR und Management vergessen werden. Alle Funktionen können Sie auch verwenden, wenn ein Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.
Digitale Personalakte
Die Stammdaten, die neue Mitarbeitende über sich am ersten Tag im Unternehmen im System hinterlegen sowie ggf. die bereits vorhandenen Daten aus dem Bewerbermanagement, münden in der Digitalen Personalakte von Personio, in der alle relevanten Mitarbeiterinformationen an einem Ort zur Verfügung stehen: Zeugnisse, Bewerberinformationen, Fehlzeiten oder Gehaltshistorien.
Die Daten aller Teammitglieder landen bei Personio in der übersichtlichen und durchsuchbaren Mitarbeiterdatenbank
Screenshot: trusted.de
Quelle: personio.de
Das Tool verfügt über frei erstellbare Mitarbeiterattribute: Sie entscheiden, welche Informationen Sie über Ihre Mitarbeiter in der Personalakte speichern und können jederzeit neue Attribute hinzufügen. Nett: Ändern sich Informationen wie die Adresse, Lohnsteuerklasse oder Bankverbindung zu einem bereits bekannten Termin in der Zukunft, lassen sich Änderungen auch flexibel vorterminieren.
Die Digitale Personalakte verfügt außerdem über die folgenden Funktionen:
Vorlagenbasierte Dokumentenerstellung
Frei anpassbare Dokumentenstruktur und Zugriffsrechte
Mitarbeiterhistorie
Online-Dokumentenvorschau
Attest-Upload für Mitarbeitende
Massendown- und -upload von Dokumenten
Zeitmanagement
Auch Fehl-und Urlaubszeiten der Mitarbeiter:innen verwalten Sie mit Personio übersichtlich. Legen Sie verschiedene Fehlzeitenarten und Urlaubsregelungen an und ordnen sie diese den Mitarbeitern zu.
Auch Abwesenheiten und Urlaubsanträge lassen sich mit Personio leicht verarbeiten
Screenshot: trusted.de
Quelle: personio.de
Mitarbeitende reichen Urlaubswünsche digital ein und definieren bei der Urlaubsbeantragung eine:n Vertrendende:n, der automatisch eine Aufforderung zur Bestätigung der Vertretungsanfrage bekommt. Sind alle organisatorischen Punkte geklärt, geben Linienvorgesetzte und HR den Antrag über das System frei.
Weitere Features sind:
Automatische Berechnung des Resturlaubs
Überträge ins neue Jahr
Automatische Aufforderung zur Einreichung von Attesten im Krankheitsfall eines Mitarbeitenden
Vertretungsanfragen bei Abwesenheit
Verwaltung von Elternzeiten
Aussetzen des Arbeitsverhältnisses
Das Tool “Arbeitszeiterfassung und Überstundenkonto” unterstützt bei der Erstellung individueller Arbeitszeitmodelle und der Zuordnung des passenden Modells zu dem einzelnen Mitarbeitenden. Geleistete Überstunden werden automatisch erfasst und auf Wunsch in Urlaubszeit oder Gehalt umgewandelt.
Lohnbuchhaltung
In seinem Personalmanagement Tool bildet Personio auch die wichtigen Punkte des Performancemanagements und der Gehaltsverwaltung ab. Hier überzeugt die Software mit folgenden Features:
Vorschau der monatlichen Lohnbuchhaltung
Monatliche Überprüfungen und Berechnungen
Berücksichtigung individueller Gehaltsbausteine wie Fixgehältern, Bonuszahlungen und anderen Vergütungsbestandteilen
Gehaltsveränderungen frei terminieren
Employee Self Service
Mitarbeiterziele erfassen und verfolgen
Automatische Boni-Berechnung nach Zielerreichung
Übermittlung relevanter Informationen für die Lohnabrechnung an den Steuerberater per Exportfunktion
Terminierung von Feedbackgesprächen
Mithilfe der Gehaltsdaten Ihrer Teammitglieder unterstützen Sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung oder übertragen die Daten per Schnittstelle an DATEV
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Quelle: personio.de
Usability
Personio punktet gleich in mehrfacher Hinsicht mit einer überdurchschnittlich guten Usability: Da wäre etwa die bereits erwähnte einfache Integrierbarkeit in bestehende Systeme. Zum anderen überrascht der Funktionsumfang der Lösung im positiven Sinn.
Um Ihre HR-Bemühungen auszuwerten steht eine Reihe von Standardberichten in Personio zur Verfügung
Screenshot: trusted.de
Quelle: personio.de
Personio bildet tatsächlich den kompletten Lebenszyklus eines Mitarbeitenden ab - von dessen Bewerbung bis zu dessen Ausscheiden. Das ist nicht selbstverständlich. Häufig kommt es daher zur Verwendung vieler einzelner Tools, um verschiedene HR Bedürfnisse zu erfüllen. Das ist jedoch oft unübersichtlich und häufig kommunizieren die Tools nicht perfekt miteinander - Personio liefert stattdessen alles aus einer Hand.
Mithilfe der Schnittstellen aus dem Personio Marketplace verknüpfen Sie Personio mit Ihren bestehenden Tools und schaffen individuelle Workflows
Screenshot: trusted.de
Quelle: personio.de
Sicherheit & Datenschutz
Beim Hosting setzt Personio ausschließlich auf zertifizierte Anbieter mit Rechenzentren in Deutschland: “Datenschutz made in Germany”.
Service & Support
In einem gut aufgeräumten Help-Center rufen Kunden detaillierte Informationen zu allen Bedienungsfeldern des Software Tools auf. Tiefer gehende Fragen beantwortet der Hersteller per Mail oder telefonisch (Montag bis Freitag, 9-18 Uhr).
Zudem bietet der Provider einige zusätzliche Service-Leistungen in Form von Trainings und Seminaren an. Nähere Informationen dazu erfahren Sie direkt bei Personio.
Zusammenfassung
Die Software von Personio überzeugt auf fast allen Ebenen:
Datenschutz
Support
Erleichterung administrativer Aufgaben dank Employee Self Service
Funktionsbandbreite
Leichte Einbindung
Intuitive Bedienung
Da gibt es nicht viel zu meckern. Ein einziges kleines Manko: Die Möglichkeit zur One-Click-Bewerbung wäre im Bewerbermanagementsystem schön gewesen. Hier können Bewerber ihre Daten aus Business-Netzwerken wie Xing und LinkedIn automatisch übertragen, statt ein Online-Formular mühsam per Hand auszufüllen. Aber man kann ja nicht alles haben.
Personio wurde 2015 gegründet. Die Idee hinter Personio: Eine Software, die erstmals sämtliche HRM- und Recruiting-Prozesse kleiner und mittlerer Unternehmen in einer intuitiv bedienbaren Cloud-Lösung bündelt und dabei den strengen deutschen Anforderungen in punkto Datenschutz gerecht wird. Unternehmen wie Heidelberg Engineering, About You und statista setzen Personio bereits für ihre HR-Arbeit ein.
