Vertrag & Kosten

Personio hat verschiedene Paketumfänge für verschiedene Unternehmensgrößen geschnürt. Der Preis der einzelnen Pakete Essential, Professional und Enterprise orientiert sich dabei jeweils an der Mitarbeiteranzahl, sowie an den monatlich möglichen Stellenausschreibungen für Ihr Recruiting. Die günstigste Version Essential ist ab rund 99 Euro pro Monat zu haben (bzw. 148 Euro mit Recruiting). Bei jährlicher Zahlung winken 5 Prozent Rabatt auf den Monatspreis.

Personalverwaltung

Zielgruppe

HR-Software-Hersteller Personio wendet sich mit seiner Personalmanagementlösung an kleine und mittelständische Unternehmen. Nach einem kurzen Setup steht sie auf jedem beliebigen Endgerät bereit.

Funktionsumfang

Die Cloud-Software von Personio punktet zunächst mit dem Prinzip der Einfachheit. Sie lässt sich ohne größeren Aufwand auf jedem Gerät installieren und einfach über den Webbrowser abrufen. So stehen Anwender:innen die Funktionen der Personalmanagement-Lösung innerhalb weniger Minuten zur Verfügung.

Mit dem Personio-Dashboard übersehen Personaler:innen und Vorgesetzte keine wichtigen Aufgaben mehr

Screenshot: trusted.de

Quelle: personio.de

Personio versteht sein Handwerk und bietet eine Personalmanagementlösung an, die alle essentiellen HR-Bereiche abdeckt:

• Stellenausschreibung
• Bewerbermanagement
• Mitarbeiter-On-/Offboarding
• Digitale Personalakte
• Fehlzeitenverwaltung
• Genehmigungsprozesse
• Anwesenheitsverwaltung
• Dokumentenverwaltung
• Performance und Feedback
• Mitarbeiterkalender
• Zeiterfassung
• Erinnerungen und Benachrichtigungen
• Berichte und Exporte

Ganz neu in Personio ist die sogenannte People Workflow Automation. Durch individuelle Automatisierungen verbinden Sie damit Prozesse, Tools und Mitarbeiter:innen miteinander um ganz eigene Workflows abzubilden. So leitet Personio beispielsweise Abwesenheitsanträge automatisch an die passenden Vorgesetzten zur Unterzeichnung weiter, übernimmt im Onboarding Profilinformationen neuer Mitarbeiter:innen automatisch in die angeschlossenen Tools (wie Slack und Co.) oder vereinfacht den Recruiting-Prozess durch schnellere und automatisierte Vertragsprozesse.

Stellenausschreibung

Bei Personio beginnt das Personalmanagement bei der Stellenausschreibung. Über eine Multiposting-Schnittstelle veröffentlichen Anwender per Knopfdruck auf über 500 Karriere- und Job-Portalen Stellenanzeigen. Die Abrechnung mit den Portalen erfolgt über Personio.

Streuen Sie Ihre Stellenanzeigen auf bis zu 500 gängigen Jobbörsen und -plattformen

Screenshot: trusted.de

Quelle: personio.de

Genauso einfach entsteht über das Personalmanagement von Personio eine Karriereseite, die als fertiges Template vorliegt. Anpassen auf das Corporate Design, Bilder und Logos hochladen und einen Klick später ist das hauseigene Karriereportal, in dem sich Bewerber:innen über Stellenausschreibungen und die Arbeitsbedingungen in einem Unternehmen informieren, fertig. Die Einbindung Ihrer Personio-Homepage auf Ihrer eigenen Website oder Karriereseite ist ohne Probleme möglich.

Applicant Tracking System

Besucher:innen der Karriereseite, die bei der Lektüre eine Stellenanzeige Feuer gefangen haben, bewerben sich direkt über ein Online-Formular, das sie über einen Link in der Jobanzeige erreichen.

Das Online-Formular ist individuell anpassbar. Sie entscheiden also, welche Informationen der Bewerber oder die Bewerberin hinterlässt und laden interessante Kandidaten direkt per Mail zum Vorstellungsgespräch ein.

Mit dem optionalen Recruiting-Modul behalten Sie auch eingehende Bewerbungen im Blick und organisieren zentral Ihre Einstellungs- und Onboarding-Prozesse

Screenshot: trusted.de

Quelle: personio.de

Über diese Funktionen verfügt das Bewerbermanagement außerdem:

• Überblick über alle Bewerberinformationen
• Interviewplanung und -verwaltung mit Kalenderintegration
• Feedbackanfragen an Kollegen, um Meinungen zu Bewerbern einzuholen
• Online-Vorschau von Bewerbungsunterlagen
• Anpassbare Bewerber-Evaluationsbögen
• Erstellen von individuellen E-Mail-Vorlagen für Absagen, Interview-Einladungen oder automatisierte Eingangsbestätigungen
• Bewerberkommunikation per E-Mail
• Erstellung von Angeboten
• Automatische Löschung personenbezogener Bewerberdaten
• Tracking von Recruiting-Kanälen
• Anpassbare Recruiting-Rollen und Zugriffsrechte

Onboarding

Auch für das Onboarding hält Personio eine Lösung bereit. Erstellen Sie hier individuelle Vorlagen für Onboarding–Prozesse und weisen sie diese einzelnen Mitarbeitern und weiteren Personen, die in den Prozess eingebunden werden sollen, zu. So erstellen Sie für alle Beteiligten eine Liste konkreter To-Dos für jeden Onboarding-Schritt. Für Entlastung von administrativen HR-Aufgaben sorgt der Employee Self Service Ansatz: Mitarbeitende pflegen ihre Stammdaten selbst und laden Dokumente hoch.

Über eine automatische Willkommens-E-Mails am ersten Tag fühlen sich neue Talente gleich willkommen geheißen. Hier finden sie auch wichtige Dokumente, die für sie relevant sind.

Erinnerungsfunktionen sorgen in der Onboarding-Phase dafür, dass keine wichtigen Aufgaben seitens HR und Management vergessen werden. Alle Funktionen können Sie auch verwenden, wenn ein Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.

Digitale Personalakte

Die Stammdaten, die neue Mitarbeitende über sich am ersten Tag im Unternehmen im System hinterlegen sowie ggf. die bereits vorhandenen Daten aus dem Bewerbermanagement, münden in der Digitalen Personalakte von Personio, in der alle relevanten Mitarbeiterinformationen an einem Ort zur Verfügung stehen: Zeugnisse, Bewerberinformationen, Fehlzeiten oder Gehaltshistorien.

Die Daten aller Teammitglieder landen bei Personio in der übersichtlichen und durchsuchbaren Mitarbeiterdatenbank

Screenshot: trusted.de

Quelle: personio.de

Das Tool verfügt über frei erstellbare Mitarbeiterattribute: Sie entscheiden, welche Informationen Sie über Ihre Mitarbeiter in der Personalakte speichern und können jederzeit neue Attribute hinzufügen. Nett: Ändern sich Informationen wie die Adresse, Lohnsteuerklasse oder Bankverbindung zu einem bereits bekannten Termin in der Zukunft, lassen sich Änderungen auch flexibel vorterminieren.

Die Digitale Personalakte verfügt außerdem über die folgenden Funktionen:

• Vorlagenbasierte Dokumentenerstellung
• Frei anpassbare Dokumentenstruktur und Zugriffsrechte
• Mitarbeiterhistorie
• Online-Dokumentenvorschau
• Attest-Upload für Mitarbeitende
• Massendown- und -upload von Dokumenten

Zeitmanagement

Auch Fehl-und Urlaubszeiten der Mitarbeiter:innen verwalten Sie mit Personio übersichtlich. Legen Sie verschiedene Fehlzeitenarten und Urlaubsregelungen an und ordnen sie diese den Mitarbeitern zu.

Auch Abwesenheiten und Urlaubsanträge lassen sich mit Personio leicht verarbeiten

Screenshot: trusted.de

Quelle: personio.de

Mitarbeitende reichen Urlaubswünsche digital ein und definieren bei der Urlaubsbeantragung eine:n Vertrendende:n, der automatisch eine Aufforderung zur Bestätigung der Vertretungsanfrage bekommt. Sind alle organisatorischen Punkte geklärt, geben Linienvorgesetzte und HR den Antrag über das System frei.

Weitere Features sind:

• Automatische Berechnung des Resturlaubs
• Überträge ins neue Jahr
• Automatische Aufforderung zur Einreichung von Attesten im Krankheitsfall eines Mitarbeitenden
• Vertretungsanfragen bei Abwesenheit
• Verwaltung von Elternzeiten
• Aussetzen des Arbeitsverhältnisses

Das Tool “Arbeitszeiterfassung und Überstundenkonto” unterstützt bei der Erstellung individueller Arbeitszeitmodelle und der Zuordnung des passenden Modells zu dem einzelnen Mitarbeitenden. Geleistete Überstunden werden automatisch erfasst und auf Wunsch in Urlaubszeit oder Gehalt umgewandelt.

Lohnbuchhaltung

In seinem Personalmanagement Tool bildet Personio auch die wichtigen Punkte des Performancemanagements und der Gehaltsverwaltung ab. Hier überzeugt die Software mit folgenden Features:

• Vorschau der monatlichen Lohnbuchhaltung
• Monatliche Überprüfungen und Berechnungen
• Berücksichtigung individueller Gehaltsbausteine wie Fixgehältern, Bonuszahlungen und anderen Vergütungsbestandteilen
• Gehaltsveränderungen frei terminieren
• Employee Self Service
• Mitarbeiterziele erfassen und verfolgen
• Automatische Boni-Berechnung nach Zielerreichung
• Übermittlung relevanter Informationen für die Lohnabrechnung an den Steuerberater per Exportfunktion
• Terminierung von Feedbackgesprächen

Mithilfe der Gehaltsdaten Ihrer Teammitglieder unterstützen Sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung oder übertragen die Daten per Schnittstelle an DATEV

Screenshot: trusted.de

Quelle: personio.de

Usability

Personio punktet gleich in mehrfacher Hinsicht mit einer überdurchschnittlich guten Usability: Da wäre etwa die bereits erwähnte einfache Integrierbarkeit in bestehende Systeme. Zum anderen überrascht der Funktionsumfang der Lösung im positiven Sinn.

Um Ihre HR-Bemühungen auszuwerten steht eine Reihe von Standardberichten in Personio zur Verfügung

Screenshot: trusted.de

Quelle: personio.de

Personio bildet tatsächlich den kompletten Lebenszyklus eines Mitarbeitenden ab - von dessen Bewerbung bis zu dessen Ausscheiden. Das ist nicht selbstverständlich. Häufig kommt es daher zur Verwendung vieler einzelner Tools, um verschiedene HR Bedürfnisse zu erfüllen. Das ist jedoch oft unübersichtlich und häufig kommunizieren die Tools nicht perfekt miteinander - Personio liefert stattdessen alles aus einer Hand.

Mithilfe der Schnittstellen aus dem Personio Marketplace verknüpfen Sie Personio mit Ihren bestehenden Tools und schaffen individuelle Workflows

Screenshot: trusted.de

Quelle: personio.de

Sicherheit & Datenschutz

Beim Hosting setzt Personio ausschließlich auf zertifizierte Anbieter mit Rechenzentren in Deutschland: “Datenschutz made in Germany”.

Service & Support

In einem gut aufgeräumten Help-Center rufen Kunden detaillierte Informationen zu allen Bedienungsfeldern des Software Tools auf. Tiefer gehende Fragen beantwortet der Hersteller per Mail oder telefonisch (Montag bis Freitag, 9-18 Uhr).

Zudem bietet der Provider einige zusätzliche Service-Leistungen in Form von Trainings und Seminaren an. Nähere Informationen dazu erfahren Sie direkt bei Personio.

Zusammenfassung

Die Software von Personio überzeugt auf fast allen Ebenen:

• Datenschutz
• Support
• Erleichterung administrativer Aufgaben dank Employee Self Service
• Funktionsbandbreite
• Leichte Einbindung
• Intuitive Bedienung

Da gibt es nicht viel zu meckern. Ein einziges kleines Manko: Die Möglichkeit zur One-Click-Bewerbung wäre im Bewerbermanagementsystem schön gewesen. Hier können Bewerber ihre Daten aus Business-Netzwerken wie Xing und LinkedIn automatisch übertragen, statt ein Online-Formular mühsam per Hand auszufüllen. Aber man kann ja nicht alles haben.