trusted hat Personio anhand der fiktiven La trust-Oria GmbH einem ausführlichen Praxistest unterzogen. Das Testunternehmen möchte seine bislang papiergestützten Prozesse digital abbilden, um effizienter und agiler zu werden. Für diesen Zweck soll die HR-Software Personio auf ihre Eignung hin untersucht werden:

Das persönliche Dashboard denkt mit

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Verschiedene Datenbank-Ansichten für Ihre Unternehmensstruktur

Kern einer Personalmanagement-Software ist natürlich die Verwaltung von Mitarbeiterdaten auf allen Ebenen. Damit Sie auch bei komplexen Unternehmensstrukturen den Überblick behalten, bietet Ihnen Personio dafür verschiedene Ansichten. Diese reichen von einer einfachen Personalliste mit einer praktischen Filter- und Suchfunktion über ein interaktives Organigramm bis hin zu einem praktischen Jahresplan.

Die Jahres-Ansicht verrät Ihnen mehr über Zu- und Abgänge in jeder Abteilung

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Die Jahresplan-Ansicht war für das Testunternehmen La trust-Oria besonders vorteilhaft. Anhand von farblichen Markierungen erkennen Sie darin auf einen Blick, wer eine Abteilung in welchem Monat verlässt oder hinzukommt. Für Unternehmen mit hoher Fluktuation (wie der Gastronomie, etc.) ein nützliches Tool, um den Überblick zu behalten. Aber auch die anderen Ansichten sind schick und übersichtlich gestaltet.

Die digitale Personalakte enthält aktuelle und historische Daten

Um alle relevanten Informationen zu Ihren Mitarbeiter:innen zentral zu verwalten, bietet Ihnen die Software eine sehr ausführliche digitale Personalakte. Hier sehen Sie nicht nur aktuelle Daten. Im Bereich “Historische Daten” sehen Sie Änderungen und wer diese vorgenommen hat. Auf diese Weise sind für Sie eventuelle Fehlerquellen besser nachvollziehbar.

Personio erlaubt Ihnen eine detaillierte Ansicht zu geänderten Mitarbeiter-Daten

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Änderungen der Personaldaten bequem in der HR-Software terminieren

Umzüge, eine Heirat oder der Wechsel in ein anderes Team — die Gründe für Änderungen in den Personaldaten sind vielfältig. Wenn derartige Veränderungen anstehen, können Sie diese in Personio einfach planen, bzw. terminieren. Dadurch müssen Sie Datensätze nicht “auf Abruf” ändern und sind freier in Ihrer Zeitplanung.

Terminieren Sie bequem Änderungen

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Ein Beispiel: Aufgrund einer Umstrukturierung werden bei der La trust-Oria GmbH einige Büroräume geschlossen. Viele der Mitarbeiter:innen sollen zu Jahresbeginn nur noch remote tätig sein. Im HR-Bereich erfolgt die Planung heute, die offizielle Änderung tritt erst zum festgelegten Datum in Kraft.

Verwalten Sie Dokumente zentral und strukturiert

Um Ihnen die zentrale Verwaltung innerhalb der Software zu vereinfachen, können Sie alle Dokumente zu Ihren Mitarbeiter:innen per bequemer Drag-und-Drop-Funktion aus externen Quellen hochladen. Alternativ wählen Sie eine Vorlage, die Sie zuvor innerhalb der Software erstellt haben. Bei Bedarf exportieren Sie diese im PDF-Format.

Personio erlaubt Ihnen eine detaillierte Ansicht zu geänderten Mitarbeiter-Daten

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Eine Sortierung erfolgt dabei anhand von Kategorien, die Sie entsprechend auswählen. Zur Verfügung stehen zum Beispiel die Kategorien “Arbeitszeugnis”, “Performance-Bericht”, etc. In den Einstellungen können Sie auch neue Typen definieren, zum Beispiel “Berichtsheft” für Auszubildende. Hier zeigt sich der hohe Individualisierungsgrad der Software und ihre Eignung für viele verschiedene Branchen und Use-Cases.

Massenimporte für Personalstammdaten und mehr

Personio stellt Ihnen einen gesonderten Bereich für den Import von Datensätzen im CSV- oder Excel-Format zur Verfügung. Dabei haben Sie die Wahl, ob Sie personalbezogene Dokumente, viele Mitarbeiter:innen, Anwesenheits- sowie Abwesenheiten, Bewerbungen oder Gehälter und einmalige Vergütungen importieren möchten.

Mit der Software gelingt auch ein Massenimport verschiedenster Datensätze

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Damit Personio beispielsweise Daten von Bewerber:innen ins System aufnehmen kann, müssen Sie eine Vorlage ausfüllen. Umständlich: Diese steht nicht direkt in der Software zum Download zur Verfügung, sondern erst in der Wissensdatenbank. Im Test musste die Redaktion eine Weile nach der Vorlage suchen, bevor der Import beginnen konnte.

Kaum Möglichkeiten zur internen Kommunikation

Im Rahmen der Personalverwaltung bietet Ihnen die Software keine Möglichkeiten, um sich mit Ihren Mitarbeiter:innen persönlich, etwa in Form eines Chats, auszutauschen. Stattdessen nutzen Sie das Paket Performance und Entwicklung für Feedbacks oder das Add-On Recruiting für E-Mails an Bewerber:innen, die Sie aus dem Tool heraus verfassen können. Anfragen von Mitarbeiter:innen beantworten Sie dagegen effizient mit dem Add-On Conversations.

Um Ihnen trotzdem eine direkte Kommunikationsmöglichkeit an die Hand zu geben, bietet die Software Integrationen mit Slack und Microsoft Teams an.

Fazit: Der gelungenen Personalverwaltung mangelt es an Kommunikationsmöglichkeiten

Personio bietet viele tolle Features für die Verwaltung von Personaldaten und Mitarbeiter:innen und glänzt dabei besonders durch die individuelle Anpassbarkeit. Mehrere Ansichten für die Personaldatenbank, individuelle Kategorien und Ordner für Unterlagen etc. sorgen dafür, dass sich Personio an jeden Workflow und jedes Unternehmen anpassen lässt. Hinzu kommen Specials wie die beliebige Terminierung von Änderungen in der Personalakte.

Was noch fehlt, wäre eine Möglichkeit der Kommunikation mit Ihrem Team. Hier vermisst das Testunternehmen Möglichkeiten, per Chat oder Direktnachricht Kontakt aufzunehmen, wie beispielsweise Zoho sie bietet. Ebenfalls schade: Einen internen Beschwerdekanal wie bei rexx oder Factorial gibt es in Personio auch nicht. Dieser wäre gerade für größere Unternehmen ab 50 Mitarbeiter:innen sehr relevant.

Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeiter:innen sind dazu verpflichtet, eine Meldestelle für Missbrauchsfälle zum Schutz der Hinweisgebenden einzurichten. Unternehmen mit bis zu 249 Angestellten können einen gemeinsamen Kanal aufbauen.

Die Verwaltungsfunktionen von Personio im Überblick

• Digitale Personalakte: Hinterlegen Sie bequem persönliche und vertragliche Daten und verfolgen Sie Änderungen in den historischen Daten mit
• Massenimporte mit Vorlagen: Nutzen Sie Personios Vorlagen für fehlerfreie Massenimporte Ihrer Personalstammdaten
• Datensätze terminiert aktualisieren: Planen Sie Veränderungen der Personaldaten zeitlich im Voraus
• Dokumenten-Management: Fügen Sie Dokumente bequem via Drag-and-Drop hinzu oder erstellen Sie Dokumente mit Vorlagen der Software
• Kategorien für Dokumente: Erstellen Sie personalisierte Kategorien für spezifische Dokumente wie Berufsschulzeugnisse
• Interaktives Organigramm: Bilden Sie auch komplexe Aufbau-Organisationen in der Software ab
• Jahresplan-Ansicht: In der nach Abteilung strukturierten Ansicht erfahren Sie mit nur einem Blick, wer kommt und geht
• Filterfunktion in der Personalliste: Finden Sie selbst bei vielen Mitarbeiter:innen das, was Sie suchen

Standard-Berichte für die quantitative Personalbedarfsplanung

Personio unterstützt Sie auch in Sachen Recruiting mit intuitiven Funktionen. Das beginnt bereits bei der Bedarfsplanung: Um Ihren quantitativen Personalbedarf zu ermitteln, sind Kennzahlen über die aktuelle Fluktuation, auslaufende Verträge, Austritte sowie die Abwesenheitsdauer für den Reservebedarf notwendig. Praktischerweise stellt Ihnen Personio genau diese Zahlen mithilfe von Standard-Berichten zur Verfügung.

Personio verrät Ihnen mehr zur Fluktuation oder zu auslaufenden Verträgen

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Im Testunternehmen wurden die Berichte näher beleuchtet. Nun weiß die La trust-Oria, dass zwei Werkstudent:innen mindestens fehlen werden. Zusätzlich sucht das Testunternehmen Fachkräfte im IT-Bereich. In Abstimmung mit den entsprechenden Führungskräften erstellt das HR-Management Anforderungsprofile, die das Recruiting-Team in Form einer Stellenausschreibung auf passenden Portalen veröffentlichen soll.

Promoten Sie Ihre Stellenanzeigen auf 800 Portalen gleichzeitig

Damit Sie mit Ihren individuellen Stellenausschreibungen die richtige Zielgruppe erreichen, stellt Ihnen Personio mit der Gohiring-Schnittstelle weit über 800 Portale bereit. Darunter befinden sich auch Xing oder die Bundesagentur für Arbeit als kostenfreie Portale. Mit der Multiposting-Funktion können Sie Ihre Anzeigen auf mehreren Kanälen gleichzeitig veröffentlichen.

Top: Für das Testunternehmen La trust-Oria wurden für das Promoten der IT-Stelle bereits passende Stellenportale vorgeschlagen, beispielsweise Informatik-job.de oder IT-Treff. Durch diese Auswahl an klassischen Job-Portalen sowie Nischen-Kanälen erreicht das Testunternehmen die maximale Sichtbarkeit bei der gewünschten Zielgruppe.

Verbreiten Sie Ihre Stellenausschreibungen auf mehreren Portalen gleichzeitig und automatisch

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Die Software bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Stellenausschreibungen automatisch auf favorisierten Portalen zu veröffentlichen – und das kostenlos. Mögliche Kanäle sind Indeed, LinkedIn, Monster, Recruit.net und mehr. Im Gegensatz zur manuellen Streuung via Multiposting ist hier die Sichtbarkeit Ihrer Anzeigen allerdings eingeschränkter. Für Unternehmen mit engem Budget ist das allerdings eine hervorragende Alternative.

Passen Sie die Recruiting-Features an Ihre Bedürfnisse an

Damit Bewerber:innen auf Sie aufmerksam werden, bietet Ihnen Personio diverse Funktionen und Features. Anpassbare Stellenausschreibungen und Bewerbungsformulare sowie eine individuelle Karriereseite hat die Software für Sie mit an Bord. Gerade letzteres können Sie komplett auf Ihre Corporate Identity zuschneiden, angefangen bei der URL mit Ihrem Firmennamen bis hin zu Ihrem eigenen Design mit Headerbild, Logo und individuellen Farbgestaltungen.

Bei fast allen Recruiting-Funktionen haben Sie völlige Gestaltungsfreiheit

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Auch ansonsten können Sie den gesamten Bewerbungsprozess individualisieren. Etwa mit eigenen Evaluationsbögen für Interviews, individuelle Recruiting-Phasen je nach Job-Kategorie, Vorlagen für Einstellungs- und Absage-E-Mails, etc. Hier sind Ihnen kaum Grenzen gesetzt. Schade ist nur, dass Sie diese spannenden Features alle erst durch das optionale (und kostenpflichtige) Recruiting-Paket freischalten.

Legen Sie individuelle Recruiting-Phasen für kritische Stellen fest

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Nutzen Sie das Recruiting-Paket, können Sie allerdings ganz individuelle Workflows erstellen. Im trusted-Testszenario erstellte die La trust-Oria beispielsweise zwei verschiedene Bewerbungsprozesse für Werkstudent:innen und IT-Fachkräfte. Letzterer war länger gestaltet und legte besonderen Wert auf einen ergänzenden Praxisteil, um das Know-how des Fachpersonals zu prüfen. Die Erstellung dieser Prozesse ging schnell und einfach.

Nutzen Sie das Recruiting-Paket, können Sie allerdings ganz individuelle Workflows erstellen. Im trusted-Testszenario erstellte die La trust-Oria beispielsweise zwei verschiedene Bewerbungsprozesse für Werkstudent:innen und IT-Fachkräfte. Letzterer war länger gestaltet und legte besonderen Wert auf einen ergänzenden Praxisteil, um das Know-how des Fachpersonals zu prüfen. Die Erstellung dieser Prozesse ging schnell und einfach.

Unabhängig davon, ob Sie den Personalauswahl-Prozess alleine oder im Team bewältigen, sollten Sie eine fundierte Vorauswahl treffen. Mit der Software halten Sie Kommentare und Evaluationen zu Bewerber:innen in verschiedenen Recruiting-Phasen fest, beispielsweise nach dem ersten Telefon- oder persönlichen Interview. Dadurch geben Sie und Ihr Team Bewertungen in einzelnen Phasen ab.

Bewerten Sie eingegangene Bewerbungen in verschiedenen Phasen

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Eine weitere Option haben Sie mit sogenannten Tags. Mit diesem Feature versehen Sie Bewerbungen mit farblich markierten Schlüssel-Begriffen, etwa “High-Potential” oder “Unsicher”. So können Sie Ihre Meinung nicht nur teilen, sondern auch priorisieren. Besonders bei einer großen Menge an Bewerber:innen behalten Sie so einen besseren Überblick über vielversprechende Kandidat:innen.

Anhand von Tags erkennen Sie vielversprechende Bewerber:innen auf einen Blick

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Automatisieren Sie On- und Offboarding-Prozesse

Für einen reibungslosen Start Ihrer neuen Mitarbeiter:innen sollten Sie im Rahmen des Onboardings einige Aufgaben erfüllen oder gar delegieren. Dazu gehört unter anderem die Versendung einer Willkommens-Mail. In Personio müssen Sie diese nicht für jeden einzelnen Neuzugang selbst erstellen. Anhand von Platzhaltern in der Workflow-Konfiguration ersparen Sie sich durch das einmalige Anlegen später manuelle Handgriffe.

Automatisieren Sie Teil-Aufgaben Ihres Onboarding-Prozesses

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Sie haben auch die Möglichkeit, weitere Onboarding-Schritte zu definieren. Diese führt die Software manuell, teilweise oder vollständig automatisiert zu einem gewünschten Zeitpunkt für Sie aus. Schade ist, dass das On- sowie Offboarding erst ab dem Paket Professional verfügbar ist. Individuelle Workflows sowie die Erinnerungs-Funktion für unerledigte Aufgaben gibt es erst mit dem “Automation-Plus”-Add-on.

Fazit: Hoher Individualisierungsgrad, aber nur mit Addons

Personio bietet Ihnen eine gute Auswahl an anpassbaren Recruiting-Instrumenten. Da sich der gesamte Prozess – von der Stellenausschreibung bis zur Auswahl – abbilden und individualisieren lässt, bietet Personio jedem Unternehmen die passenden Tools. Besonders in der Vorauswahl erkennen Sie anhand von Tags, Sternebewertungen und Kommentaren, welchen Eindruck Bewerber:innen bei Ihren Teammitgliedern hinterlassen haben.

Achtung allerdings: Da viele spannende Features erst mit den entsprechenden Addons hinzukommen, müssen Sie entweder extra zahlen, oder verzichten auf nützliche Funktionen und Automatisierungen. Dazu gehören etwa E-Mail-Vorlagen oder die digitale Signatur. Sehr gut gelungen ist dagegen die Auswahl an vorhandenen Multiposting-Kanälen. Personio bietet hier über 800 mögliche Portale. Im aktuellen Test kann das lediglich Freshteam mit über 2.500 Kanälen besser, was besonders für Recruiter:innen praktisch ist.

Die Recruiting-Funktionen von Personio im Überblick

• Standard-Berichte für Ihre Planung: Durch vordefinierte Berichte erkennen Sie mit nur wenigen Klicks, wo neuer Personalbedarf entsteht
• Individuelle Karriereseite: Auch ohne CSS-Vorkenntnisse erstellen Sie eine ansprechende Seite für Ihre Stellenausschreibungen
• Multiposting: Verbreiten Sie Ihre Anzeigen auf über 800 Portalen, auch auf Nischen-Plattformen
• Flexible Workflows: Passen Sie einzelne Recruiting-, On- oder Offboarding-Schritte an Ihre HR-Prozesse an
• Kandidat:innen bewerten: Sie haben die Möglichkeit, Bewerber:innen zu evaluieren und so Ihre Bewertung abzugeben
• Bewerbungen markieren: Versehen Sie Kandidat:innen mit Tags, um sie entsprechend zu priorisieren

Erstellen Sie personalisierte Feedback-Vorlagen

Ob klassische Jahresgespräche zur Mitarbeiterbeurteilung oder regelmäßige 360-Grad-Feedbacks — innerhalb von Personio haben Sie die Möglichkeit, Ihre Beurteilungs- und Feedbacksysteme anhand von diversen Vorlagen abzubilden. Für das Testunternehmen standen bereits folgende Vorlagen inklusive vorgefertigter Fragen zur Verfügung:

• Selbstreflexion
• Jährliches Mitarbeitergespräch
• Vorgesetztenfeedback
• Feedback zur Probezeit
• Entwicklungsplan
• Kurzes Feedback

Diese sind bereits recht sinnvoll gewählt und bilden viele wichtige Prozesse ab, die in den meisten Unternehmen eine Rolle spielen.

Auch im Feedback-Bereich ist Personio sehr gut an Ihre Feedback-Kultur anpassbar

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In den Einstellungen können Sie auch neue Feedbackarten, beispielsweise für Zielvereinbarungsgespräche, spielend leicht erstellen. Die einzelnen Fragen sind gut anpassbar und lassen sich mit verschiedenen Antwortmöglichkeiten wie Freitext oder Auswahloptionen gestalten. Auch hier glänzt Personio wieder mit seiner einfachen und übersichtlichen Individualisierbarkeit.

Führen Sie regelmäßig Beurteilungsgespräche

Ihre erstellten Vorlagen für Feedbacks und Beurteilungsgespräche kommen im Bereich “Zeiträume” der Software zum Einsatz. Personio ermöglicht es Ihnen, Gespräche zu planen und entsprechende Vorlagen zu wählen. Mit den praktischen Filtern finden Sie selbst in großen Unternehmen schnell die richtigen Mitarbeiter:innen.

In Sachen Terminierung ist das Beurteilungs-Feature störrisch

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Durch die automatische Versendung der Fragebögen im gewählten Zeitraum nimmt Ihnen die Software weitere manuelle Handgriffe ab. Allerdings bietet das Tool hier nur wenig Spielraum, was die Terminierung der Gespräche angeht. Im Test bot Personio lediglich einzelne Tage als mögliche Termine; das Testunternehmen führt aber in einigen Abteilungen alle 6 Monate ein Feedbackgespräch. Wiederkehrende Termine fehlen Personio aktuell noch.

Bei großen Unternehmen sind Zielvereinbarungen zeitaufwändig

Ziele mit Ihren Mitarbeiter:innen festzulegen, wirkt sich gut umgesetzt nicht nur auf die Selbstwirksamkeit Ihrer Angestellten aus, sondern auch auf die Motivation. Als All-in-One-Personalsoftware gelingt diese Form der Personalführung auch mit Personio. In dem Tool legen Sie Haupt- und Teilziele fest. Sie können die Zielerreichung quantitativ durch Zahlen oder qualitativ in Prozentpunkten messen.

Messen Sie quantitative und qualitative Ziele

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Punktabzüge gibt es hier für die Handhabung. Die Zuweisung von Zielen zu Teams oder Abteilungen ist nicht möglich. Stattdessen müssen Sie die Ziele jeweils einzelnen Mitarbeiter:innen zuweisen, was besonders bei vielen Mitarbeiter:innen zu einer mühseligen Aufgabe des Personalmanagements werden kann. Dafür praktisch: Bei Bedarf lassen sich Ziele auch für die Zukunft terminieren, sofern die Planbarkeit im Unternehmen das zulässt.

Laden Sie Mitarbeiter:innen zu Schulungen ein

Stehen bei Ihnen regelmäßige Schulungen für die Talententwicklung wie Führungskräfte-Trainings oder Unterweisungen zu Hygiene- und Sicherheitsthemen an, bilden Sie diese unkompliziert in Personio ab.

Nutzen Sie Personio auch als Planungstool für Schulungen

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Gelungen ist, dass Sie die verfügbaren Plätze begrenzen können. Das ist besonders bei externen Schulungen mit begrenzten Kapazitäten praktisch. Teilnehmer:innen müssen Sie zwar manuell hinzufügen, die Einladung zum geplanten Kurs erfolgt jedoch als Massensendung.

Fazit: Praktische Vorlagen entlasten das HR-Management

Personio bietet für Ihre Personalentwicklung zwar gelungene, aber keine besonderen Features. Mit praktischen Vorlagen für diverse Feedbackgespräche unterstützt Sie die Software in Ihrer täglichen HR-Arbeit. Die gute Handhabung der einzelnen Features eignet sich besonders gut für kleine Unternehmen, die Ihr Personal unkompliziert weiterqualifizieren möchten.

Große Unternehmen werden dagegen einiges vermissen, was die Übersichtlichkeit erhöht. Grafische Auswertungen der Personalentwicklung (wie das Skill-Matching bei rexx) oder leistungsbezogene HR-Berichte und Analysen zum Beispiel. Hier könnte Personio durchaus noch nachlegen.

Die Funktionen von Personio für die Personalentwicklung im Überblick

• Fragebögen mit Vorlagen: Gestalten Sie Ihre Personalprozesse auch im Feedback-Bereich effizienter
• Meilensteine durch Teilziele: Legen Sie Hauptziele fest und unterteilen Sie diese in Teilziele für Erfolgserlebnisse im Team
• Schulungen planen: Mit Personio terminieren Sie kinderleicht Schulungen und begrenzen die Teilnehmerzahl, wenn es sein muss

Individuelle Arbeitszeitregelungen, allerdings ohne Schichten

Wenn es um das Arbeitszeitmanagement geht, hat Personio für beinahe jedes Unternehmen passende Funktionen im Gepäck. Gut gelöst ist die individuelle Arbeitszeitregelung, in der Sie Festangestellte sowie Freiberufler:innen abbilden und beiden Gruppen entsprechende Arbeitszeitmodelle zuweisen. Innerhalb der Einstellungen ist es auch möglich, Pausenzeiten einzustellen. Top: Personio erinnert Ihre Mitarbeiter:innen an inkorrekt eingegebene Pausen.

Erstellen Sie individuelle Arbeitszeit-Kontingente im Handumdrehen

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Eine explizite Schichtplanung bietet das Tool dagegen leider nicht. Das wäre für verschiedene Branchen wie das Gastgewerbe das Nonplusultra gewesen.

Die mobile Zeiterfassung funktioniert besser als in der Web-Anwendung

Im persönlichen Dashboard finden Sie und Ihre Mitarbeiter:innen neben aktuellen Geburtstagen auch die Möglichkeit, Anwesenheiten zu erfassen. Während Sie in der Web-Anwendung Zeiten manuell eintragen, löst Personio die Zeiterfassung mit der mobilen App noch besser. Hier genügt ein Klick zum Ein- und ein weiterer zum Ausstempeln. Von dieser Funktion profitieren besonders mobile Teams.

Anpassbare Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung

Wie in vielen anderen Bereichen der Software haben Sie auch in der Urlaubsverwaltung viele Einstellungsmöglichkeiten. Dazu gehören unter anderem individuelle Feiertage für verschiedene globale und regionale Standorte, personalisierte Urlaubskontingente und so viele Abwesenheitsarten, wie Sie es für notwendig halten. Dadurch qualifiziert sich die Software auch für wachsende und dezentral agierende Start-ups bzw. KMU.

Auch in Sachen Urlaub haben Sie viele Gestaltungsmöglichkeiten

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Für Abwesenheiten wie Krankheitstage oder Kundenbesuche zeigt die mobile Lösung ein weiteres praktisches Feature; den digitalen Dokumenten-Upload. Dadurch können Sie und Ihr Team Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigungen und sogar Belege ins System laden. Im Testszenario war das für die Sales-Mitarbeiter:innen im Außendienst eine tolle Ergänzung, da sich vor allem die Zettelwirtschaft durch die Upload-Funktion deutlich reduzierte.

Fazit: Im Zeitmanagement ist für (fast) jeden etwas dabei

Die An- und Abwesenheitsverwaltung von Personio ist sehr intuitiv und in hohem Maß anpassbar gestaltet. Sie haben dabei die Möglichkeit, jedes Arbeitszeitmodell in Ihrem Unternehmen umzusetzen, auch für freiberuflich arbeitende Headhunter, Werkstudent:innen oder kreative Freelancer im Marketing-Bereich.

Einzig Schichtbetriebe wie in der Gastronomie und Co. schauen hier in die Röhre, da in der Software keine eigene Schichtplanung enthalten ist. Hier zeigt beispielsweise Factorial, wie es besser geht.

Die Zeitmanagement-Funktionen von Personio im Überblick

• Individuelle Arbeitszeiten: Legen Sie für alle gewünschten und benötigten Arbeitsmodelle eigene Kontingente fest
• Zeiterfassung: Tracken Sie und Ihre Mitarbeiter:innen Arbeitszeiten im Büro oder mit nur einem Klick auch von unterwegs
• Erinnerungsfunktion: Stempeln Ihre Mitarbeiter:innen nicht korrekte Pausen, werden diese benachrichtigt
• Standortabhängige Feiertage: In der Software sind auch regionale Feiertage hinterlegt
• Personalisierte Abwesenheiten: Beantragen Sie und Ihre Mitarbeiter:innen Urlaub, Mutterschutz, Home-Office und weitere anpassbare Abwesenheitsarten
• Digitaler Dokumenten-Upload: Erfassen Sie Dokumente für Abwesenheiten bei Bedarf einfach mit der mobilen App

Erkennen Sie Änderungen und Neuzugänge auf einen Blick

Sobald die monatliche Entgeltabrechnung ansteht, unterstützt Sie Personio mit einer praktischen Vorschaufunktion. Innerhalb der Vorschau markiert Ihnen die Software alle Mitarbeitenden, bei denen sich Änderungen ergeben haben oder wenn diese neu im Unternehmen sind. Mit einem Klick auf den Namen sehen Sie, welche Änderung im Detail vorgenommen wurde. Davon profitieren besonders große Unternehmen.

Bei Änderungen in den Abrechnungsdaten müssen Sie entsprechendes Personal nicht lange suchen

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Quelle: personio.de

Praktisch ist, dass Sie nicht jedes einzelne Profil Ihrer Angestellten überprüfen müssen. Wenn alle Daten korrekt sind, müssen Sie diese lediglich freigeben. Dabei warnt Sie die Software bei zu frühen Abrechnungen, da eventuell Zeiterfassungen oder Abwesenheiten verloren gehen könnten. Entgeltabrechnungen können Sie in der Software nicht erstellen. Dafür bietet Personio eine Schnittstelle zu unter anderem DATEV, die jedoch extra kostet.

Fazit: Mehr Effizienz gibt es mit DATEV nur gegen Aufpreis

Die Vorschaufunktion von Personio ist sehr gut gelungen. Insbesondere, weil Sie im Gegensatz zu Tools wie Factorial nicht jedes Mitarbeiterprofil einzeln überprüfen müssen. Mehr kann Personio in Sachen Lohn- und Gehalt allerdings nicht, zumindest nicht ohne das nötige Kleingeld für die praktische DATEV-Schnittstelle.

Die Funktionen von Personio für die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Überblick

• Vorschaufunktion: Die Software zeigt Ihnen Änderungen bei Mitarbeiter:innen übersichtlich an
• Export der Abrechnungsdaten: Exportieren Sie die Abrechnungstabelle für Ihre Lohnbuchhaltung oder Steuerberater:innen im Excel-Format

Reportings erhalten Sie nur teilweise aufbereitet

In Personio greifen Sie selbst im Essential-Tarif auf benutzerdefinierte Berichte zurück, selbstverständlich stehen Ihnen auch standardisierte Reportings zur Verfügung. Im Test haben auch personalisierte Berichte gut funktioniert, sofern die notwendigen Datensätze vorhanden waren. Allerdings fiel auf, dass die Berichte nur zum Teil grafisch aufgewertet sind. Sie können die Daten mit der Exportfunktion weiterverarbeiten.

Mit Filtern grenzen Sie die Auswertungsergebnisse weiter ein

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Quelle: personio.de

Gelungen: Generell sind auch individuelle Reportings mit nur wenigen Handgriffen erstellt. Zudem unterstützt Sie die Berichts-Funktion mit weiteren Filtern, wodurch Sie Ergebnisse weiter eingrenzen. Die La trust-Oria hat etwa nach den einzelnen Abwesenheitsarten gefiltert und festgestellt, dass die meisten Krankheitstage im Marketing- und Sales-Bereich entstehen.

Fazit: Individuelle Berichte sind im Handumdrehen erstellt

Neben Standardberichten aus jeder Personio-Kategorie (HR, Recruiting und Performance) sind auch benutzerdefinierte Reportings mit nur wenigen Handgriffen möglich. Mehr als das Tabellenformat erhalten Sie dann allerdings nicht. Dafür passen Sie die Spalten individuell an, je nachdem, welche Daten Sie analysieren möchten.

Das eignet sich gut für KMU, die (noch) keinen riesigen Bedarf an ausführlichen Auswertungen und Berichten haben. Größere Unternehmen mit mehr Bedarf werden dagegen mit Lösungen wie Kenjo oder rexx systems glücklicher, deren Berichtswesen deutlich umfangreicher ausfällt.

Die Analyse- und Berichtsfunktionen von Personio im Überblick

• Standard-Berichte: Greifen Sie auf vordefinierte Berichte aus jedem Kernbereich von Personio zurück
• Benutzerdefinierte Reportings: Erhalten Sie genau die Kennzahlen, die Sie brauchen

Umfangreicher Employee Self Service

Bereits bei der Anlage neuer Mitarbeiter:innen entscheiden Sie, ob diese selbst Änderungen in der digitalen Personalakte vornehmen dürfen. Im Rahmen der praktischen People-Workflow-Automation des Onboarding-Prozesses können neue Angestellte persönliche Daten ergänzen. Der Self-Service-Bereich ist sehr übersichtlich aufgebaut.

Das Personal hat eine reduzierte, aber ausreichende Ansicht

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Quelle: personio.de

Schön: Ihre Mitarbeiter:innen erstellen im Performance-Bereich eigene Feedbacks und stellen selbstständig Anträge für Abwesenheiten. Diese Eigenverantwortlichkeit entlastet Sie innerhalb der HR-Abteilung. Sie haben auch die Möglichkeit, die Zugriffsrechte für Kolleg:innen einzuschränken.

Den Self-Service gibt’s auch für unterwegs

Die mobile App bietet Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen praktische, aber begrenzte Features für unterwegs. Ihre Kolleg:innen stempeln Anwesenheiten mit nur einem Klick und sehen Geburtstage sowie Abwesenheiten der Teammitglieder. Anträge für Abwesenheiten stellen Ihre Angestellten ebenfalls direkt aus der App heraus und erfassen benötigte Dokumente mit der mobilen App.

Schade: Eine Bewerbermanagement-Verwaltung gibt es als mobile Lösung allerdings nicht. Das wäre für Mitarbeiter:innen im Recruiting der letzte Schliff gewesen.

Fazit: Der Self-Service-Bereich ist überschaubar und modern

Durch die moderne und überschaubare Benutzeroberfläche finden sich Ihre neuen Kolleg:innen schnell in der Software ein. Dabei entscheiden Sie, welche Details Ihre Mitarbeiter:innen ausfüllen dürfen und welche nicht. Allerdings bietet die Software keine Möglichkeit, wie sie untereinander kommunizieren können. Passende Features bieten zum Beispiel Zoho oder rexx systems.

Die Self-Service-Funktionen von Personio im Überblick

• Anpassbare Zugriffsrechte: Passen Sie den Zugriff auf selbst auszufüllende Personaldaten für Praktikanten oder Auszubildende an
• Modernes Design: Die gute Usability erleichtert die Implementierung für Ihre Mitarbeiter:innen enorm
• Mobile App: Ihre Mitarbeiter:innen stempeln mit nur einem Klick ein und stellen übersichtlich Abwesenheitsanträge

Was kostet Personio?

Personios Preise sind gestaffelt und orientieren sich an Ihrer benötigten Userzahl. Die Preisgestaltung fängt bei 99 € pro Monat an, wobei hier bereits 25 User integriert sind, eine Mindestnutzerzahl ist nicht vorgegeben. Sie haben auch die Option zum Jahres-Abo, mit fünf Prozent Rabatt. Die Preise variieren je nach Tarif und Add-On, die Enterprise-Version sowie Anzeigenpakete gibt es nur auf Anfrage. Leider ist die DATEV-Schnittstelle kostenpflichtig. Sie können die Software auch 14 Tage kostenfrei testen.

Personio bietet Ihnen drei Basis-Tarife

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Quelle: personio.de

Obwohl Personio viele kostenpflichtige Add-ons und Zusatz-Pakete bietet, hat die Software in Sachen Preis-Leistungs-Verhältnis trotzdem die Nase vorn. Mit einem durchschnittlichen Preis von 3,50 € pro User pro Monat schlägt der Anbieter sogar das besonders günstige Kenjo, zumindest in der Grundversion. Eine detaillierte Kostenübersicht mit praktischem Berechnungsbeispiel des Testunternehmens finden Sie in diesem Artikel:

Wie benutzerfreundlich ist Personio?

Zu Beginn der Testphase wurden wir mit einer virtuellen Tour durch die Software geführt, was aufgrund der einfachen Handhabung, dem modernen Design und der übersichtlichen Benutzeroberfläche nicht notwendig gewesen wäre. Personio bietet zudem einen hohen Individualisierungsgrad, nennenswert sind die zahlreichen Vorlagen für Feedback- und Beurteilungsgespräche. Auch in diesem Bereich lässt es sich schnell navigieren.

Wie sicher ist Personio?

Die ISO-zertifizierten Server stehen in Deutschland (Frankfurt) und werden von Amazon Web Services betrieben. Für mehr Sicherheit bei der Datenübertragung verschlüsselt der Hersteller Ihre Daten mit einem HTTPS-Zertifikat. Zudem erfüllt Personio aktuelle Datenschutzbestimmungen, mit regelmäßiger Prüfung eines Datenschutzbeauftragten.

Welchen Kundenservice bietet Personio?

Den kompetenten Kundenservice von Personio erreichen Sie zwischen Montag und Freitag von 09:00 Uhr - 18:00 Uhr telefonisch, per Mail oder über das Kontaktformular. Dazwischen und darüber hinaus bietet Ihnen der Hersteller der Softwarelösung eine umfangreiche Wissensdatenbank sowie als Kund:in den Zugriff auf die gemeinsame Community. Des Weiteren versorgt Sie der Anbieter regelmäßig mit Informationen zu neuen Updates und Tipps rund ums Tool im Kunden-Newsletter sowie mit Video-Tutorials.

Das sagen andere User zu der HR-Software

Während viele User Personio im Schnitt durchweg aufgrund seiner guten Usability und des modernen Designs loben, ist sich der ein oder andere Kunde unschlüssig. Bemängelt wurde in der Vergangenheit die schlechte Erreichbarkeit entsprechender Ansprechparter:innen. Diese Kritik kann die trusted-Redaktion nicht bestätigen; während des Testzeitraums glänzte der Personio-Support mit einer guten Erreichbarkeit und schnellen Antwortzeiten.