Für einen ausführlichen Praxistest der Personalverwaltungssoftware Kenjo hat trusted ein fiktives Unternehmen gegründet: die La trust-Oria GmbH. Das mittelständische Unternehmen befindet sich im Wachstum und stößt mit Papierakten und handschriftlichen To-do-Listen an seine Grenzen. Das Testunternehmen möchte seine HR-Prozesse nun digitalisieren und will dafür eine anpassbare, aber unkomplizierte Software einführen.

Die digitale Personalakte von Kenjo ist sehr übersichtlich aufgebaut

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Legen Sie Mitarbeiter:innen mit nur wenigen Handgriffen an

Bei der Digitalisierung des HR-Managements beginnen Sie am besten damit, Ihr Personal in Ihrer neuen Softwarelösung anzulegen. Für diesen Zweck gibt Ihnen Kenjo zwei gelungene Möglichkeiten an die Hand. Sie können Mitarbeiter:innen entweder einzeln in die Software aufnehmen oder mittels Massenimport. Kenjo stellt Ihnen eine Excel-Vorlage für den Import bereit. Die Vorlage ist in den Sprachen Deutsch, Englisch und Spanisch verfügbar.

Kenjo bietet Ihnen Import-Vorlagen in drei Sprachen

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Letzteres lohnt sich besonders bei einer großen Belegschaft, da Sie für den Import nur wenige Angaben benötigen und Ihnen Kenjo so eine Vielzahl an manuellen Eingaben erspart. Das fiktive Unternehmen La trust-Oria hat mithilfe des Massenimports vier Mitarbeiter:innen auf einmal ins System aufgenommen. Dafür waren lediglich die Namen und die E-Mail-Adresse verpflichtend notwendig.

Im Onboarding-Prozess ergänzen Ihre Angestellten wichtige Daten einfach selbst

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Top: Sie müssen Ihre Angestellten nur noch im Personalprofil aktivieren, daraufhin löst Kenjo einen Onboarding-Workflow aus. Dank dieses Workflows sendet die Software eine Einladung an Ihre Mitarbeiter:innen, um sich bei Kenjo anzumelden. Diese füllen die restlichen Angaben selbstständig im Self-Service aus. Kenjo erspart Ihnen damit nicht nur viele Handgriffe, sondern involviert auch Ihre Angestellten. Das schafft zusätzliche Transparenz.

So ist die digitale Personalakte von Kenjo aufgebaut

Für die ganzheitliche Verwaltung aller Mitarbeiter-Informationen liefert Ihnen Kenjo eine gut strukturierte Personalakte innerhalb der All-in-One-Lösung. Zunächst erhalten Sie einen Kurzüberblick über das Personal im öffentlichen Profil. Das Profil enthält Kontaktdaten sowie betriebliche Informationen, beispielsweise die zugehörige Abteilung und den Standort.

Das öffentliche Profil ist für jeden einsehbar

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Bereits hier können Sie Ihren Mitarbeiter:innen Dokumente zuordnen, Details zu den Abwesenheiten einsehen oder ein positives Feedback mit der Loben-Funktion aussprechen. In der Personalakte gibt es aber noch mehr zu entdecken. Während Ihr Personal persönliche Informationen wie Adresse, Bankdaten oder den Notfallkontakt selbst eintragen, verwalten Sie Arbeitszeitpläne, Angaben zum Entgelt und die Zugehörigkeit zu Teams und Abteilungen.

Verwalten Sie auch individuelle Arbeitszeitmodelle in der Personalakte

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Nett: Ihre Mitarbeiter:innen können eine eigene Kurzbiografie verfassen. Dadurch geben Sie den Teammitgliedern die Möglichkeit, sich besser kennenzulernen und einander digital vorzustellen.

Intelligente Funktionen für das Dokumentenmanagement

Die Ablage digital oder handschriftlich erstellter Dokumente ist ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Personalakte. Dabei können Ihre Mitarbeiter:innen Schriftstücke unkompliziert selbst in der eigenen Akte ablegen und das in vielen verschiedenen Datei-Formaten. Kenjo unterstützt beispielsweise das PNG- oder JPEG-Format für Bilddateien, aber auch jegliche Text-, Tabellen- und Präsentationsdateien.

Kenjo unterstützt viele verschiedene Datei-Formate

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Die verschiedenen Datei-Formate sind aber noch nicht das, was das Dokumentenmanagement von Kenjo ausmacht. Kenjo glänzt nämlich mit ein paar Besonderheiten.

Beim Upload von Dateien können Sie diese mit “Tags” versehen. Dadurch weisen Sie die Unterlagen einer bestimmten Kategorie mit farblicher Markierung zu. Das hilft Ihnen später dabei, spezifische Dateien aus einer Vielzahl von Dokumenten wiederzufinden. Beispielsweise wurden Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit “Lohnabrechnung” markiert, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen wiederum mit “Atteste”.

Taggen Sie Dokumente für eine noch bessere Übersichtlichkeit

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Eine weitere Besonderheit stellt Kenjos intelligente Lösung für das Dokumentenmanagement “Smart Docs” dar. Als Administrator:in haben Sie hier die Möglichkeit, Dokumente an einer zentralen Stelle ins System zu laden und diese von der Software automatisch zuweisen zu lassen.

Mit Smart Docs weist Kenjo Dokumente automatisch dem richtigen Personal zu

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Im Test hat die automatische Zuweisung bei Lohn- und Gehaltsdokumenten hervorragend funktioniert. Das liegt daran, dass die Software das Dokument automatisiert ausliest und richtige Empfänger:innen sofort erkennt. Besonders bei einer großen Belegschaft schafft die intelligente Lösung Zeitersparnisse bei der Verteilung von Abrechnungen.

Damit Kenjo auch andere Dokumente korrekt zuweisen kann, müssen Sie die Dateien entsprechend der Anleitung benennen. Im Dateinamen benötigt die Software mindestens den Namen, der auch in der E-Mail-Adresse angegeben ist.

Eine etwas umständliche Teambildung

Kenjo enthält eine sehr einfache Funktion, um abteilungsübergreifende Teams zu bilden, beispielsweise für Projekte oder Workshops. Die Erstellung (oder vielmehr Namensgebung) erfolgt dabei in den Einstellungen. Da Sie die einzelnen Teammitglieder allerdings nicht an derselben Stelle der Software zuweisen, sondern im Mitarbeiterprofil, kann die Erstellung bei größeren Teams etwas länger dauern.

Erstellen Sie Teams mit nur einem Klick und einer Bezeichnung

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Die jeweiligen Teammitglieder können Sie per bequemer Drop-Down-Auswahl einfach dem richtigen Team zuweisen. Das Testunternehmen hat auf diese Weise in kurzer Zeit Teams erstellt, unter anderem eines für die Produktentwicklung. Aufgrund der fehlenden Mehrfachauswahl kann das initiale Anlegen größerer Teams länger dauern.

Erstellen Sie individuelle Organigramm-Ansichten

Bereits von Haus aus stellt Ihnen Kenjo eine Ansicht der Hierarchie Ihres Unternehmens zur Verfügung. Dabei orientiert sich die Software daran, wen Sie als Vorgesetzte im Mitarbeiterprofil festlegen. Zum Beispiel: Für die La trust-Oria wurde eine Person bestimmt, an die alle anderen Angestellten berichten müssen. Dabei handelt es sich allerdings nicht um die Geschäftsführung, sondern um die Personalmanagerin des Testunternehmens.

Sie können Ihr Organigramm auch von Grund auf erstellen

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Um die Verantwortlichkeiten der Abteilungsleiter:innen besser darzustellen, hat das Testunternehmen kurzerhand ein eigenes Organigramm mit Kenjo erstellt. Die Erstellung funktionierte im Test in nur wenigen Schritten. Hier legen Sie fest, ob Sie sich Personen oder festgelegte Abteilungen anzeigen lassen möchten. Nettes Extra: Sie können für eine bessere Übersicht einzelne Elemente auch farblich darstellen, etwa HR in grün oder Vertrieb in blau.

Kenjo liefert eine Standard-Ansicht Ihres Organigramms

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Die Kommunikationsmöglichkeiten mit Kenjo sind nur zum Teil gelungen

Um mit Ihren Mitarbeiter:innen in Kontakt zu treten, hält Kenjo ein paar Funktionen für Sie bereit. Diese sind allerdings eher durchwachsen. Sie haben beispielsweise die Möglichkeit, Mitarbeiter:innen ein positives Feedback mit der Loben-Funktion auszusprechen oder Ankündigungen für die gesamte Organisation, einzelne Teammitglieder oder Abteilungen zu veröffentlichen.

Veröffentlichen Sie Beiträge für die Mitglieder Ihrer Organisation

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Auch ein Meeting-Tool gibt es innerhalb der Software, allerdings ist dieses Feature nur zur Planung gedacht. Einen direkten Austausch im Video-Chat bietet Kenjo an dieser Stelle nicht. Direkte Gespräche in telefonischer oder Text-Form sind ebenfalls nicht möglich, dafür bietet Kenjo allerdings die Möglichkeit, dass Ihre Mitarbeiter:innen Ihnen direktes Feedback geben können.

Erhalten Sie direktes Feedback in der Software und antworten Sie darauf

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Das wird vor allem Unternehmen ab 50 Mitarbeiter:innen freuen, denn Sie können diese Funktion auch als Beschwerdekanal nutzen. Das Feedback ist auch anonym möglich.

Fazit: Solide Personalverwaltung mit kleinen Schwachstellen

Für die Verwaltung Ihres Personals finden Sie in Kenjo (meistens) gelungene Funktionen. Besonders gut gelöst sind das intelligente Dokumentenmanagement sowie der unkomplizierte Massenimport, der im Test ohne Probleme funktionierte. Die lückenlose Digitalakte wird von dem anpassbaren Organigramm schön ergänzt. Aber: Kenjo zeigt hier und da ein paar Schönheitsfehler, die andere Softwares im Test einfach besser umsetzen.

Der Software fehlt es an direkten Kommunikationsmöglichkeiten im Text- oder Video-Format. Das wäre besonders für Unternehmen mit verschiedenen Standorten interessant gewesen. Hier sollte Kenjo noch nachjustieren. Tools wie Zoho People oder rexx gehen im Test als gute Beispiele voran. Dafür gut: Das Feature für das direkte Feedback können Sie auch als Beschwerdekanal nutzen.

Die Verwaltungsfunktionen von Kenjo im Überblick

• Massenimport von Personaldaten: Mit dem Namen und der E-Mail-Adresse legen Sie ohne große Mühe Personal in der Software an
• Dokumentenmanagement: Taggen Sie Dokumente für eine bessere Übersicht oder weisen Sie Unterlagen automatisch Ihrem Personal zu
• Teamverwaltung: Erstellen Sie Teams mit nur wenigen Klicks
• Anpassbares Organigramm: Nutzen Sie die Standard-Ansicht für Hierarchieebenen oder erstellen Sie eine individuelle Orgachart
• Ankündigungen: Teilen Sie sich Ihrer Organisation, Ihrem Team oder einzelnen Mitarbeiter:innen mit
• Positives Feedback: Loben Sie Ihre Mitarbeiter:innen für besondere Leistungen

Bei der quantitativen Personalbedarfsplanung unterstützen Sie Reportings

Besonders für mittlere und große Unternehmen mit verschiedenen Standorten kann die Ermittlung des Personalbedarfs eine Herausforderung darstellen. Dafür hat Kenjo eine große Auswahl an Auswertungen für Sie im Gepäck. Zum Beispiel erhalten Sie Dashboards über die Fluktuationsrate, Ein- und Austritte, den Mitarbeiterzuwachs in einzelnen Abteilungen und einige mehr.

Kenjo liefert zahlreiche Auswertungen über Ihre Mitarbeiter:innen

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Schade: Die grafischen Auswertungen der dynamischen Dashboards sind nicht im kleinsten Paket von Kenjo enthalten. Sie kommen zwar auch mit Standard-Berichten weiter, allerdings benötigen diese etwas Übung. Um die Berichte zu erstellen, müssen Sie erst “Wenn-Dann-Regeln” aufbauen, damit Ihnen die Software die benötigten Kennzahlen ausgibt.

Die Filterfunktion benötigt etwas Übung

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Im Praxistest haben Auswertungen gut funktioniert, auch wenn die Erstellung etwas mühselig war und manche Berichte aufgrund fehlender Daten keine Ergebnisse angezeigt haben. Dennoch dürften kleinere Unternehmen gut mit der preiswerteren Variante zurechtkommen, während große Teams eher von den Sammelauswertungen mit Dashboards profitieren.

Mit etwas Übung erstellen Sie eine individuelle Karriereseite

Die eigene Karriereseite ist ein wichtiges Instrument in der Personalgewinnung, immerhin tummeln sich die meisten Bewerber:innen erst dort, bevor sie sich auf Jobportalen umsehen. Auch mit Kenjo erstellen Sie eine individuelle Karriereseite und können diese sogar auf Ihre CI anpassen. Bilder, Favicons, Links und Farben stehen Ihnen dabei zur Verfügung.

Im Editor von Kenjo sind bereits viele Anpassungen möglich

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Wenn Sie Grundkenntnisse in HTML besitzen, haben Sie bei der Erstellung der Karriereseite noch weitere Personalisierungsoptionen. Diese sind aber nicht zwingend notwendig. Obwohl das Baukastensystem relativ einfach aufgebaut ist, war seitens der trusted-Redaktion dennoch ein Blick in das Helpcenter notwendig. Die einzelnen Bausteine verfügen nicht über Erläuterungen, was die Handhabung etwas erschwert.

Diese Recruiting-Features unterstützen Sie im Auswahlprozess

Neben einer anpassbaren Karriereseite hat Kenjo noch weitaus mehr zu bieten, wenn es um das Recruiting und die Auswahl der passenden Kandidat:innen geht. Innerhalb der Software können Sie individuelle Bewerbungsphasen für jede Stellenausschreibung erstellen, Scorecards mit notwendigen Skills für jede Stelle definieren, wichtige To-Do’s hinterlegen oder Bewertungen in Form von “Tags” und Kommentaren abgeben.

Kenjo enthält praktische Funktionen für Ihren Auswahlprozess

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Gut gelungen sind vor allem die anpassbaren Workflows, mit denen Sie beispielsweise E-Mail-Vorlagen erstellen und automatisiert versenden können. Dadurch schafft Kenjo besonders bei einer Vielzahl von Bewerbungen Zeitersparnisse. Für das Testunternehmen wurden in kurzer Zeit Vorlagen erstellt, um Bewerber:innen über den Eingang der Bewerbung zu informieren und sie zu Interviews einzuladen.

Erstellen Sie zeitsparende E-Mail-Vorlagen mit nur wenigen Klicks

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Zwei Wege führen zum Multiposting

Das Multiposting ist heute ein “Must-Have” bei einer All-in-One Personalverwaltungssoftware. Kenjo stellt für diesen Zweck zwei verschiedene Schnittstellen zur Verfügung; einmal zur Multiposting-Software JOIN oder zu einer externen Agentur, die das Verbreiten Ihrer Stellenanzeigen für Sie übernimmt. Während JOIN lediglich 100 Stellenportale bietet, verspricht die Agentur mehr als 900 Stellenbörsen für Ihr Multiposting.

Die Kosten für die Agentur-Lösung sind nicht mit dem Recruiting-Addon von Kenjo abgegolten. Sie erhalten eine gesonderte Rechnung von der Agentur. Hier sollten Sie sich genau informieren, welche Kosten auf Sie zukommen.

Umständlich: Damit Sie Ihre Stellenanzeige mithilfe der Partner-Agentur veröffentlichen können, müssen Sie zunächst eine HTML-Vorlage in die Software laden. Im Test hat die trusted-Redaktion selbst nach langer Suche in der Wissensdatenbank keine passende Vorlage gefunden. Auch eine exakte Anleitung war nicht auffindbar.

Das Multiposting mit Kenjo ist teilweise umständlich

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Die Integration mit JOIN funktioniert dagegen einfacher, was besonders KMU freuen dürfte. Dafür verzichten Sie allerdings auf eine größere Reichweite Ihrer Stellenanzeigen.

Automatisieren Sie Prozessschritte im On- und Offboarding

Sowohl im On- als auch im Offboarding kommt es zu wiederkehrenden Aufgaben. Zum Beispiel das To-Do, den Arbeitsplatz vorzubereiten oder eine Willkommens-E-Mail zu verfassen. Diese Aufgaben können Sie mit Kenjo automatisieren. Dafür sind allerdings diverse Vorbereitungen notwendig, wie das Verfassen einiger E-Mail-Vorlagen für Benachrichtigungen oder die Definition von Prozess-Auslösern.

Individuelle Workflows sind prinzipiell einfach erstellt

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Im Testszenario wurde ein individueller Offboarding-Workflow erstellt, allerdings nahm das Verfassen entsprechender E-Mail-Vorlagen mehr Zeit in Anspruch. Aktionen bzw. Aufgaben, wie die Erstellung des Arbeitszeugnisses, waren dagegen schnell terminiert. Besonders bei vielen Bewerber:innen oder austretenden Mitarbeiter:innen lohnt sich der Aufwand bei der Vorbereitung, denn so bleiben Ihnen viele manuelle Handgriffe erspart.

Fazit: Die Recruiting-Funktionen bieten gleichermaßen Vor- und Nachteile

Kenjo bietet Ihnen eine gute Auswahl an Recruiting-Funktionen. Der Softwareanbieter glänzt hier besonders mit anpassbaren Vorlagen und Automatisierungen, die Ihnen im Alltag Zeit für wichtigere Themen schaffen. Allerdings erlaubt sich die Software hier und da ein paar kleine Schnitzer, besonders im Multiposting.

Gerade die reichweitenstärkere Lösung ist recht kostenintensiv und kommt mit zusätzlichem Aufwand für die Erstellung einer HTML-Vorlage daher. Dagegen ist die JOIN-Schnittstelle einfacher nutzbar, bietet aber nur insgesamt 100 Kanäle für Ihre Ausschreibungen. Das geht definitiv besser – wie im aktuellen trusted-Test zum Beispiel Freshteam oder Personio beweisen.

Die Recruiting-Funktionen von Kenjo im Überblick

• Personalbedarfsplanung: Beziehen Sie relevante Kennzahlen wie die Fluktuationsrate in Ihre Planung mit ein
• Individuelle Karriereseite: Passen Sie die Karriereseite an Ihr Unternehmen an
• Bewerbungsphasen: Erstellen Sie individuelle Bewerbungsphasen, vom Screening bis zum Angebot
• Markierungen: Versehen Sie Bewerber:innen mit “Tags” und sorgen Sie so für eine bessere Übersichtlichkeit
• Skillmanagement: Prüfen Sie, wie gut Kandidat:innen zur Stelle und zur Unternehmenskultur passen
• E-Mail-Vorlagen: Verfassen Sie E-Mail-Vorlagen für eingehende Bewerbungen oder andere Benachrichtigungen
• Automatisierungen: Lösen Sie wiederkehrende Prozessschritte, wie das Versenden einer E-Mail, automatisch aus

Fragen-Vorlagen erleichtern das Performance-Management

Um die Leistung und die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter:innen, Führungskräfte und Talente zu beurteilen, können Sie eigene Fragenkataloge für das 360-Grad-Feedback oder andere Feedback-Typen erstellen. Ab dem Connect-Tarif erhalten Sie sogar Zugriff auf praktische Fragen-Vorlagen.

Wählen Sie aus bereits vorhandenen Fragen oder fügen Sie eigene hinzu

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Nett: Sie finden für jede Kategorie kurze Erläuterungen zu den einzelnen Kriterien bzw. Kompetenzen. Die einfache Handhabung und die gelungenen Erklärungen eignen sich besonders für junge HR-Teams sowie KMU oder Start-ups, die ihre Personalbeurteilungen unkompliziert und mit Unterstützung digitalisieren möchten.

Schade: Vorlagen für Fragen bzw. Beurteilungen erhalten Sie bei Kenjo erst mit dem teureren Tarif “Connect”. Dafür ist es aber kein Problem, eigene Bewertungskriterien und Fragenkataloge für das Performance-Management hinzuzufügen. Wir haben beispielsweise die individuellen Kriterien “Führungskompetenz” und “Kreativität” mit wenigen Handgriffen erstellt und mit den entsprechenden Fragen ausgestattet. Das ist gut gelöst!

Erkennen Sie Talente und Entwicklungspotenziale auf einen Blick

Sobald Ihr jährliches oder halbjährliches Performance-Review abgeschlossen ist, bereitet Kenjo die Ergebnisse grafisch auf. Dabei können Sie einzelne Mitarbeiter:innen, Abteilungen oder ganze Standorte miteinander vergleichen. So können Sie auch bei großen Unternehmen schnell erkennen, wo Entwicklungsbedarf besteht.

Vergleichen Sie die Feedback-Ergebnisse Ihrer Teammitglieder

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Die Ergebnisse aus dem Testszenario zeigen, dass ein Angestellter Entwicklungspotenziale in der Kommunikation und Hilfsbereitschaft zeigt. Nun können entsprechende Maßnahmen seitens der Personalabteilung in die Wege geleitet werden.

Legen Sie Ziele für sich und andere fest

Auch Zielvereinbarungen unterstützen Ihre Mitarbeiter:innen dabei, sich weiterzuentwickeln. Obwohl Kenjo keine Funktion bietet, um Zielvereinbarungsgespräche zu führen, können Sie Ziele in der Software abbilden. Dabei wählen Sie, ob es sich um individuelle, abteilungsübergreifende oder Unternehmensziele handelt.

Erstellen Sie messbare und erreichbare Ziele für eine erhöhte Motivation

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Um die Zielerreichung zu überprüfen, gibt es innerhalb der Software zwei Möglichkeiten. Entweder über eine Fortschrittsanzeige, wobei Sie einen einfachen Schieberegler bedienen, oder sogenannte “Key Results”. Letzteres ist gut geeignet, um den Fortschritt stufenweise zu messen.

Die HR-Abteilung der La trust-Oria GmbH hat es sich zum Ziel gesetzt, die Mitarbeiterzufriedenheit innerhalb eines Quartals zu erhöhen. Das Ziel wurde für diesen Zweck messbar formuliert und mit einer Frist von drei Monaten terminiert. Auf diese Weise kann das Testunternehmen regelmäßig Feedback der Mitarbeiter:innen einholen und den Fortschritt überprüfen.

Fazit: Die Funktionen für die Personalentwicklung sind begrenzt

In Sachen Personalentwicklung hat Kenjo verhältnismäßig wenig zu bieten. Im Test überzeugt der Anbieter vor allem mit dem gut ausgearbeiteten Fragenkatalog, dieser ist jedoch nur im Connect-Paket erhältlich. Die Ergebnisse der Leistungsbeurteilungen sind gut gelungen und auch die Verwaltung von Zielen ist unkompliziert und ordentlich gemacht. Wesentlich mehr bietet Kenjo hier allerdings nicht.

Wenn Sie Entwicklungspotenziale bei Ihren Talenten entdeckt haben, gibt Ihnen die Software keine Möglichkeit an die Hand, um Schulungen oder andere Weiterbildungsmaßnahmen zu planen. Das ist schade, denn gerade größere Unternehmen würden von solchen Funktionen stark profitieren. In der aktuellen Testreihe zeigt das kaum teurere Factorial, wie es besser geht. Eine preiswertere Alternative für Ihre Personalentwicklung finden Sie etwa mit Zoho.

Die Funktionen von Kenjo für die Personalentwicklung im Überblick

• Feedback-Arten: Kenjo unterstützt neben dem direkten auch das 360-Grad-Feedback sowie die Selbsteinschätzung
• Fragenkatalog: Nutzen Sie die vorgefertigten Fragen und ergänzen Sie diese um eigene
• Grafische Auswertung: Erkennen Sie Entwicklungspotenziale innerhalb Ihres Teams oder unternehmensweit
• Zielmanagement: Vereinbaren Sie erreichbare und messbare Ziele

Erfassen Sie Arbeits- sowie Projektzeiten und mehr

Kenjo enthält ein umfassendes Zeitmanagement. Dadurch erfassen Sie und Ihre Mitarbeiter:innen Arbeitszeiten mit nur einem Klick, sogar per mobiler App. Auch eine Projektzeiterfassung finden Sie in der Software. Schade: Projektzeiten können Sie nicht in der mobilen App erfassen, lediglich in der Web-Anwendung. Außerdem verfügt Kenjo über:

• Integrierte Pausenregelung
• Erinnerungsfunktionen für Arbeitszeiten und Pausen
• Überstundenverwaltung
• Anbindung zu einem Terminal
• Geo-Tracking
• Schichtplanung

Das Tool bietet Ihnen dadurch einen guten Funktionsumfang, der sich beinahe für jede Branche eignet. Besonders die Schichtplanung eignet sich gut für Zweige wie den Einzelhandel oder andere Schichtbetriebe. Allerdings benötigen Sie hier etwas Übung, denn die Schichtplanung ist kaum intuitiv gestaltet. Die Test-Redaktion hat selbst einige Zeit in der Wissensdatenbank verbringen müssen, um einen ordentlichen Schichtplan zu erstellen.

Auch die Schichtplanung ist mit Kenjo möglich

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Individuelle Arbeitszeitmodelle sind unter Umständen möglich

Ob Teilzeitbeschäftigte, Werkstudent:innen oder Freiberufler:innen — auch für moderne Arbeitszeitmodelle hat Kenjo eine Funktion für Sie an Bord. Individuelle Arbeitszeitregelungen können Sie direkt im Profil Ihrer Mitarbeiter:innen vornehmen.

Legen Sie individuelle Arbeitszeiten fest

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Im Test hat die Zuweisung von individuellen Arbeitszeiten gut funktioniert, allerdings gestaltet sich diese Form der Verwaltung besonders für große Unternehmen als aufwändig. Dafür toll: Kenjo verfügt über eine Erinnerungsfunktion für Arbeitszeit-Überschreitungen und Pausen. Auf diese Weise erinnert die Software beispielsweise Auszubildende an noch zu nehmende Pausen.

Die Urlaubsverwaltung ist unzuverlässig

Generell ist die Verwaltung von Urlaub und anderen Abwesenheitsarten mit Kenjo möglich. In der Praxis funktionierte die Urlaubsverwaltung allerdings nicht wie gewünscht. Beispielsweise waren neu erstellte Abwesenheitsarten für Mitarbeiter:innen nicht sichtbar und auch in der mobilen App konnten Angestellte nur Urlaub und keine anderen Abwesenheiten beantragen.

Neue Abwesenheitsarten sind nur mit Mühe konfigurierbar

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Die vorhandenen Abwesenheitstypen “Arbeitsunfähigkeit”, “Urlaub” und “Bildungsurlaub” waren für das Testunternehmen nicht ausreichend. Gefehlt hätten uns beispielsweise noch Abwesenheitsarten wie Home-Office, Elternzeit oder Sabbatical. Hier sollte Kenjo nachjustieren, um mit der Konkurrenz mitzuhalten.

Fazit: Solides Arbeitszeitmanagement mit Stolpersteinen

Kenjo hat für Sie einige gelungene, aber auch ein paar mangelhafte Funktionen für Ihr Arbeitszeitmanagement in petto. Durchdacht sind besonders die einfache Arbeits- und Projektzeiterfassung sowie die zuverlässige Erinnerungsfunktion für überschrittene Schichten oder fällige Pausen.

Aber: Die Urlaubsverwaltung ist noch stark ausbaufähig, die Schichtplanung könnte intuitiver sein und die Verwaltung individueller Arbeitszeitmodelle ist für große Unternehmen schlicht unpraktisch. Für mobile Teams wäre eine mobile Projektzeiterfassung das i-Tüpfelchen gewesen. Kleine Unternehmen, die mit den gängigsten Abwesenheitsarten zurechtkommen, werden mit Kenjo dagegen glücklich.

Die Zeitmanagement-Funktionen von Kenjo im Überblick

• Arbeitszeiterfassung: Ihre Angestellten erfassen die eigenen Arbeitszeiten mit nur einem Klick (auch mobil)
• Projektzeiterfassung: Tracken Sie Projektzeiten in der Web-Anwendung
• Schichtplanung: Planen Sie Früh-, Spät- oder Nachtschichten in der Software
• Erinnerungsfunktion: Kenjo erinnert Sie an Stundenlimits und offene Pausen
• Pausenregelung: Legen Sie Pausen für unterschiedliche Beschäftigungsarten wie Auszubildende fest
• Individuelle Arbeitszeitmodelle: Berücksichtigen Sie das vereinbarte Arbeitszeitmodell direkt in der Personalakte
• Zeiterfassung am Terminal: Erlauben Sie es Ihren Angestellten auch an einem physischen Terminal einzustempeln

Kenjo ermöglicht eine bedarfsgerechte Ansicht der Abrechnungsdaten

Damit Ihre vorbereitende Entgeltabrechnung genau die Informationen enthält, die Sie benötigen, können Sie innerhalb der Software beliebige Felder aus der Abrechnungstabelle entfernen oder hinzufügen. Das betrifft auch Dokumente, die für das Steuerbüro oder die Lohnbuchhaltung exportiert werden sollen, etwa AU-Bescheinigungen.

Entfernen Sie nebensächliche Datensätze aus Ihrer vorbereitenden Entgelttabelle

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In der Vorschautabelle des Testunternehmens waren beispielsweise Mitarbeiter-Datensätze zum Team oder zum nächsten Geburtstag angegeben. Diese Daten sind für die fiktive Lohnbuchhaltung allerdings nicht relevant. Für einen übersichtlichen Export der Abrechnungsdaten wurden die nicht notwendigen Datensätze schlichtweg gelöscht, sodass nur relevante Lohn- und Gehaltsinformationen verfügbar waren.

Dank farblicher Markierungen erkennen Sie Änderungen auf einen Blick

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Zusätzlich zu den einzelnen Mitarbeiterfeldern können Sie auch variable Vergütungen zum Fixgehalt hinzufügen. Mit nur wenigen Klicks erstellen Sie neue Vergütungsarten, beispielsweise Zuschüsse zum öffentlichen Nahverkehr, Provisionen oder andere leistungsbezogene Boni. Ein Export der fertigen Abrechnungstabelle ist im Excel- oder CSV-Format möglich.

Die DATEV-Integration schafft nur bedingt Zeitersparnisse

Wie viele andere Personalmanagement-Softwares bietet auch Kenjo eine Schnittstelle an DATEV-LODAS an. Durch die Einrichtung der Schnittstelle haben Sie die Möglichkeit, Berichte im DATEV-Format zu erstellen und diese an Ihre Buchhaltung sowie Ihr Steuerbüro weiterzuleiten. Hier ist Ihr manuelles Zutun gefragt, denn eine automatisierte Kommunikation zwischen der Software und der DATEV-Cloud funktioniert mit Kenjo nicht.

Fazit: Eine anpassbare Abrechnungstabelle, die sich für kleine Unternehmen lohnt

Wenn es um die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung geht, liefert Ihnen Kenjo eine anpassbare Vorschautabelle. Diese können Sie vollständig auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden und beliebig viele Datensätze hinzufügen oder löschen. Allerdings sorgt Kenjo hier nur bedingt für Zeitersparnisse in Personalabteilungen, selbst mit der DATEV-Integration.

Manuelle Handgriffe wie der Export der Abrechnungstabelle und die Zusendung zum Steuerbüro sind mit Kenjo noch notwendig. Im aktuellen Test bieten Softwares wie HRworks oder rexx automatisierte Lösungen und gehen als gutes Beispiel voran. Während kleine Unternehmen mit Kenjo glücklich werden, profitieren mittlere bis große Unternehmen von flexibleren Anbietern.

Die Funktionen von Kenjo für die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Überblick

• Anpassbare Abrechnungstabelle: Fügen Sie beliebig viele Mitarbeiterfelder hinzu oder löschen Sie irrelevante Datensätze
• Exportfunktion: Exportieren Sie die Abrechnungsdaten im Excel- oder CSV-Format
• DATEV-Integration: Erstellen Sie Abrechnungstabellen direkt im DATEV-Format

Viele Standard-Berichte, aber keine individuellen Reportings

Mit über 30 Standard-Berichten gibt Ihnen Kenjo eine gute und große Auswahl an Auswertungen an die Hand. Für eine bessere Übersicht können Sie diese nach Kategorien filtern, wie etwa “Abwesenheit” oder “Mitarbeiter”. Nett: Die Reportings sind bereits grafisch aufbereitet, beispielsweise als Stapel- sowie Balken-Diagramm oder als Tabelle.

Wählen Sie aus über 30 Standard-Berichten

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Aber: Innerhalb der Software ist es nicht möglich, individuelle Berichte zu erstellen. Das ist schade, denn besonders mittlere bis große Unternehmen mit Zweigstellen und Tochtergesellschaften würden von tieferen Einblicken in die wichtigsten Kennzahlen profitieren. An dieser Stelle sollte Kenjo nachbessern.

Dynamische Dashboards gibt es nicht im Starter-Paket

Mit Zusammenstellungen spezifischer Kennzahlen liefert Ihnen Kenjo die wichtigsten Daten zu einer Thematik auf einen Blick. Dabei kann es sich um Daten zur Fluktuation, zum Recruiting oder zu On- sowie Offboarding-Prozessen handeln. Nett: Sie können die einzelnen Dashboards weiter begrenzen, etwa nach einzelnen Büros, Abteilungen oder Standorten.

Ein dynamisches Dashboard von Kenjo zur Geschlechterverteilung

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Im Test waren die Reportings allerdings kaum mit Datensätzen gefüllt, was der mangelnden Datenerfassung im Testzeitraum geschuldet ist. Schade: Die dynamischen Dashboards erhalten Sie erst mit dem Growth-Tarif.

Fazit: Benutzerdefinierte Berichte sind nicht möglich

In Kenjo steht Ihnen eine löblich große Auswahl an Standard-Reportings zur Verfügung. Sie erhalten verschiedene Berichte, die Sie für eine bessere Übersicht nach diversen Kategorien sortieren können. Dank der Filter-Funktion lassen sich die einzelnen Berichte noch weiter spezifizieren. Allerdings bietet Kenjo keine Möglichkeit, um individuelle Reportings zu erstellen.

Das klappt bei konkurrierenden Herstellern im aktuellen Test besser, etwa bei Factorial oder Personio. Die dynamischen Dashboards sind auch nur ein kleiner Trost, denn die gibt es erst im Growth-Tarif. Kleine Unternehmen mit wenig Kapital müssen an dieser Stelle mehr Zeit mit Reportings verbringen, damit sie die wichtigsten Kennzahlen analysieren und optimieren können. Größere Unternehmen sind mit Kenjo dagegen gut bedient.

Die Analyse- und Berichtsfunktionen von Kenjo im Überblick

• Standard-Berichte: Kenjo liefert Ihnen über 30 Standard-Reportings aus verschiedenen Kategorien
• Dynamische Dashboards: Erhalten Sie eine Zusammenstellung zu den wichtigsten Kennzahlen mit grafischen Darstellungen

Das Self-Service-Portal ist transparent und einfach zu bedienen

Das Self-Service-Portal von Kenjo lässt kaum Wünsche offen. Ihre Angestellten nehmen Änderungen selbstständig vor, ohne dass Sie diese erst genehmigen müssen. Je nach Berechtigung können Ihre Mitarbeiter:innen auch Anträge für Abwesenheiten stellen, eigenständig Dokumente (auch mobil) in die Software laden und mehr:

• Ziele definieren
• Arbeits- und Projektzeiten erfassen
• Gehaltsdaten einsehen
• E-Mail-Signatur bearbeiten
• Workflows auslösen
• Meetings planen
• Feedback zur Mitarbeiterzufriedenheit abgeben

Damit schafft das Mitarbeiter-Portal nicht nur Transparenz. Im HR-Alltag werden Ihnen dadurch Tätigkeiten abgenommen, beispielsweise das Versenden von Dokumenten oder das Eintragen von An- oder Abwesenheiten. Auf diese Weise bleibt Ihnen mehr Zeit für wichtige Personalthemen.

Die Self-Service-Ansicht der Gehaltsdaten

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Top: Der Self-Service von Kenjo glänzt im Test mit einer guten Übersichtlichkeit. Ihre Angestellten navigieren mit nur wenigen Klicks durch die Software und stellen in kurzer Zeit Anträge oder nehmen Änderungen selbst vor. Lediglich eine direkte Chat-Funktion wäre das i-Tüpfelchen gewesen, um die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Personal weiter zu vereinfachen.

Fazit: Der Self-Service könnte kaum besser sein

Wenn Sie nach einem unkomplizierten und autonomen Self-Service-Portal für Ihre Angestellten suchen, liegen Sie bei Kenjo goldrichtig. Das Portal ist transparent aufgebaut und erlaubt es Ihren Mitarbeiter:innen, selbstständig Änderungen vorzunehmen. Dadurch bleiben Ihnen ständige Rückfragen erspart. Einen Kritikpunkt gibt es jedoch seitens der trusted-Redaktion; eine direkte Chat-Funktion würde die Kommunikation zwischen Personal und HR weiter verbessern.

Die Self-Service-Funktionen von Kenjo im Überblick

• Antragstellung: Ihre Mitarbeiter:innen stellen selbstständig Anträge für Abwesenheiten
• Änderungen vornehmen: Persönliche Daten können Ihre Angestellten selbstständig ändern
• Dokumente hochladen: Ob per Web-App oder mobil — Ihre Mitarbeiter:innen laden Dokumente wie Krankmeldungen mit nur wenigen Klicks ins System
• Meetings planen: Bei Bedarf planen Ihre Angestellten auch Meetings einfach selbst
• Feedback zur Mitarbeiterzufriedenheit: Ihre Kolleg:innen können Ihnen jederzeit Rückmeldungen geben, auch anonym

Was kostet Kenjo?

Kenjo bietet Ihnen drei verschiedene Tarife an: “Starter”, “Growth” und “Connect”. Während sich das Starter-Paket mit Preisen zwischen 5,40 € und 6,00 €/Monat/Mitarbeiter:in bereits für kleine Unternehmen lohnt, eignet sich der größere Growth-Tarif mit mindestens 9 € pro Nutzer:in eher für mittlere Unternehmen. Enterprises profitieren im Connect-Tarif von weiteren Individualisierungen, eine genaue Preisangabe erhalten Sie dann allerdings nur auf Anfrage. Sie können die Software kostenfrei und unverbindlich für 14 Tage testen.

Die drei Tarife von Kenjo

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Wie genau sich das Preis-Leistungs-Verhältnis zusammensetzt und welche Funktionen Sie in den einzelnen Tarifen erwarten dürfen, hat trusted für Sie in folgendem Artikel zusammengefasst:

Wie benutzerfreundlich ist Kenjo?

Während Kenjo besonders im Self-Service mit einer hohen Usability überzeugt, gestaltet sich die Anwendung für Administrator:innen hin und wieder störrisch. Das liegt an dem hohen Individualisierungsgrad und den zahlreichen Automatisierungen der Software. Im Recruiting und in der Urlaubsverwaltung waren diese Hürden im Test spürbar. Video-Tutorials wären eine gute Unterstützung gewesen, doch auch eine längere Recherche in der Wissensdatenbank hat der Redaktion weitergeholfen.

Hilfreiche Vorlagen und Voreinstellungen erst ab “Growth”

Im Test waren bereits Fragenkataloge für Performance-Reviews sowie vordefinierte Workflows, etwa für das Onboarding, verfügbar. Diese haben zwar zu einer guten Usability beigetragen, allerdings sind diverse Voreinstellungen erst ab dem Growth-Paket erhältlich. Das ist schade, denn so könnten sich auch kleine Unternehmen wertvolle Zeitersparnisse schaffen.

Wie sicher ist Kenjo?

Die von Amazon Web Services gehosteten Server befinden sich in Frankfurt, Deutschland. Die Server sind zudem ISO 27001:2013 zertifiziert. Für eine sichere Datenübertragung ist mit einem SSL-Zertifikat gesorgt und zusätzlich hat Kenjo einen Datenschutzbeauftragten ernannt. Kenjo erfüllt zudem die aktuellen Datenschutzbestimmungen der DSGVO.

Welchen Kundenservice bietet Kenjo?

Der Kundenservice von Kenjo ist nicht nur gut via E-Mail erreichbar. Das Support-Team zeichnet sich auch durch Kompetenz, Freundlichkeit und Hilfsbereitschaft aus. Unter der Woche erreichen Sie das Team zwischen 09:00 Uhr und 18:00 Uhr. Außerhalb dieser Zeiten können Sie auf ein ausführliches Help-Center oder FAQs zugreifen sowie Webinare auf der Social-Media-Plattform YouTube.