Anzeige
Diese Webseite verwendet Affiliate-Links. Erfolgt eine Bestellung oder ein Kauf über diese Links, erhält trusted eine Provision vom jeweiligen Anbieter. Das ermöglicht es uns, Ihnen unseren Service und unsere Inhalte kostenlos zur Verfügung zu stellen. Die Provision hat keinen Einfluss auf unsere Bewertung oder unser Ranking! Wir bewerten stets neutral und unabhängig.
Test

Kostenlose Personalverwaltung Software Test: 20 Tools im Vergleich

Klickst Du auf eine Emp­feh­lung mit , unterstützt das unsere Arbeit. trusted bekommt dann ggf. eine Vergütung. Emp­feh­lungen geben wir immer nur redaktionell unabhängig.Mehr Infos.

Die beste kostenlose Personalmanagement-Software

Die Einführung einer Personalmanagement-Software bringt viele Vorteile mit sich. Zeitersparnis, gesteigerte Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit, optimierte Personalprozesse und eine verbesserte Kommunikation im Unternehmen sind nur ein paar davon. Kleine Unternehmen wie Start-ups oder Neugründungen haben allerdings oft nicht das Budget für kostspielige All-in-One-HR-Softwares.

Zum Glück gibt es auch Hersteller, die ihre HR-Tools in einem kostenfreien Tarif anbieten. Doch was kann eine kostenlose HR-Software eigentlich leisten? trusted hat sich die besten Anbieter einmal genauer angesehen und zeigt Ihnen, mit welchen Einschränkungen Sie rechnen müssen. Entdecken Sie jetzt die besten Softwarelösungen:

Gibt es kostenlose Personalmanagement-Tools?

Die gute Nachricht ist, so manch ein HR-Software-Anbieter hat einen kostenlosen Tarif oder zumindest eine längere kostenfreie Testphase für Sie im Gepäck. Die schlechte Nachricht: Ihre Möglichkeiten mit einer solchen “Freeware” sind größtenteils stark eingeschränkt. Entweder, weil Sie nicht alle benötigten Mitarbeiter:innen in dem Tool unterbringen oder weil Sie nur auf einen begrenzten Funktionsumfang zurückgreifen können. Damit erhalten Sie kaum mehr als eine reine Personalverwaltungssoftware.

In diesem Vergleich verrät Ihnen trusted, welches HR-Team von kostenlosen Systemen profitiert und wann sich der Aufstieg in einen Bezahl-Tarif lohnt:

Fazit: trusted Empfehlungen

1

Freshteam

4.8
1,8
Testnote
Gut
  • Kostenlos bis 50 User
  • Mitarbeiter:innen 1 - unbegrenzt
  • Schwerpunkte Personalverwaltung, Urlaubsverwaltung, Recruiting
  • Serverstandort Europa
  • Preis ab (Premium) 1 € pro User/Monat

Der amerikanische Anbieter Freshteam überzeugt im Praxistest durch seine große Reichweite im Multiposting und seine hohe Anpassbarkeit. Der Redaktion gefällt besonders, dass Freshteam einen kostenlosen Tarif für bis zu 50 User bietet und hier schon einiges möglich ist. Die Gratis-Version des Tools ist zwar eingeschränkt, dafür rekrutieren Sie neues Personal schon zum Nulltarif.

Welche Features enthält das kostenlose Freshteam?

Bereits in der kostenlosen Version hat Freshteam einiges zu bieten. Sie verwalten Ihr Personal, entwerfen Scorecards für Vorstellungsgespräche, individualisieren den Einstellungsprozess und können bis zu drei Stellenangebote gleichzeitig auf Ihrer Basis-Karriereseite veröffentlichen. Außerdem bilden Sie Ihre Organisation mit bis zu 15 Abteilungen in der HR-Software ab und tracken Abwesenheiten.

Wie eingeschränkt ist die kostenlose Version von Freshteam?

Während Freshteam in Sachen Recruiting einige Funktionen mitbringt, müssen Sie bei anderen HR-Prozessen auf einiges verzichten. Zum Beispiel ist es nicht möglich, neue Kolleg:innen durch einen strukturierten Onboarding-Prozess zu führen, Personaldaten oder Berichte zu exportieren oder überhaupt Berichte zu erstellen. Besonders schwerwiegend ist der fehlende Self-Service, der Ihnen mit 49 Usern mehr Arbeit verursacht als erspart.

Wann ist ein Upgrade auf die Bezahlversion sinnvoll und was kostet Freshteam?

Der günstigste Bezahltarif von Freshteam ist bereits ab 1 € pro User zu haben und ermöglicht Ihnen bei weitem mehr als der kostenlose. Ihre Mitarbeiter:innen verwalten sich nun selbst im Self-Service und Sie optimieren Ihre HR-Prozesse mithilfe von Auswertungen und Automatisierungen. Sein volles Potenzial entfaltet das Tool allerdings erst im Pro-Tarif ab 2 € pro User im Monat und einer Basisgebühr von mindestens 99 € monatlich.

Vorteile
  • Kostenfreier Tarif
  • Anpassbare Personalakte
  • Über 2.500 Multiposting-Kanäle
  • Anpassbarer Onboarding-Prozess
  • Einfach zu gestaltende Reportings
Nachteile
  • Mangelhafter Massenimport
  • Fehlende Personalentwicklung
  • Keine Zeiterfassung
  • Mangelhafte Entgelttabelle
  • Lückenhafte Personalakte
Freshteam
4.8
2

Zoho People

4.2
1,4
Testnote
Sehr gut
  • Kostenlos bis 5 User
  • Mitarbeiter:innen 1 - 500
  • Schwerpunkte Personalverwaltung, Urlaubsverwaltung, Dokumentenmanagement, Berichte
  • Serverstandort Europa
  • Preis ab (Premium) 1,25 € pro User/Monat

Die aus Indien stammende Tool-Familie Zoho unterstützt Sie mit “People” im HR-Alltag und liefert Ihnen dafür ausgefeilte Funktionen rund um die Personalverwaltung und das Talentmanagement. Kleinen Teams sticht vor allem der kostenlose Tarif ins Auge. Doch selbst in den kostenpflichtigen Tarifen deckt Zoho nicht alle Bedarfe von Personaler:innen ab. Besonders störend ist das fehlende Dokumentenmanagement im Self-Service.

Welche Features enthält das kostenlose Zoho People?

Neben sich selbst verwalten Sie im kostenlosen Tarif von Zoho vier weitere Mitarbeiter:innen. Dabei profitieren Sie von Funktionen wie der digitalen Personalakte und Signatur, dem hauseigenen ZIA-KI-Bot des Tools, laden Mitarbeiter- und Unternehmensdokumente ins System und teilen diese bei Bedarf mit Ihren Angestellten. Im Gratis-Tarif stellt Ihr Personal zudem Anträge auf Urlaub und personalisierte Abwesenheiten.

Wie eingeschränkt ist die kostenlose Version von Zoho People?

Nutzen Sie die kostenlose Version, verzichten Sie auch bei Zoho auf diverse spannende und praktische Features. Weder die Arbeits- und Projektzeiterfassung noch die Schichtplanung sind im Free-Tarif verfügbar, auch die umfangreichen Onboarding-Funktionen gibt es nur gegen Geld. Auch schade: Für Ihre Daten und Dokumente steht lediglich ein Standard-Speicher mit einer Größe von 250 MB zur Verfügung.

Wann ist ein Upgrade auf die Bezahlversion sinnvoll und was kostet Zoho People?

Sobald Sie mehr als vier Mitarbeiter:innen beschäftigen oder in dem Tool verwalten möchten, sollten Sie mindestens auf das nächst größere Paket wechseln. Dann stehen Ihnen für mindestens 1,25 € pro User eine Handvoll mehr Funktionen, alle Erweiterungen und etwas mehr Speicherplatz von 1 GB zur Verfügung. Wenn Sie neues Personal finden und weiterentwickeln möchten, müssen Sie allerdings mit mindestens 9 € pro User rechnen.

Vorteile
  • Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
  • Anpassbare Personalakte
  • Digitales Bildungsmanagement
  • Umfangreiche mobile App
Nachteile
  • Hilfsangebote nur auf Englisch
  • Fehlende Payroll-Schnittstellen
  • Kein Dokumentenupload für Personal
  • Wenige Multiposting-Kanäle
Zoho People
4.2
3

Factorial HR

4.5
1,2
Testnote
Sehr gut
  • Kostenlos bis 14 Tage
  • Mitarbeiter:innen 10 - unbegrenzt
  • Schwerpunkte Personalmanagement, Zeitmanagement, Abwesenheitsverwaltung, Berichte, vorbereitende Entgeltabrechnung
  • Serverstandort Deutschland
  • Preis ab (Premium) 5,75 € pro User/Monat

Factorial ist modern, einfach zu bedienen und der Testsieger im HR-Software-Test von trusted. Positiv aufgefallen sind neben der Usability und dem Design die umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten. Sie können das schicke Tool 14 Tage lang kostenfrei testen, einen dauerhaft kostenlosen Tarif bietet die Software allerdings nicht.

Welche Features enthält das kostenlose Factorial?

Für die Anmeldung zur 14-tägigen kostenlosen Testversion müssen Sie keine Zahlungsinformationen hinterlegen. Der Login ist schnell erledigt und schon klicken Sie sich durch Mitarbeiterprofile, konfigurieren Arbeitszeiten sowie individuelle Abwesenheiten und laden Ihr eigenes Personal ein. Diese können daraufhin den Self-Service ausgiebig testen. Sie erhalten zusätzlich einen Eindruck der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Wie eingeschränkt ist die kostenlose Version von Factorial?

Bei der kostenlosen Testversion von Factorial können Sie sich austoben. Die hinzubuchbaren Apps lassen sich allesamt hinzufügen oder auf Wunsch wieder entfernen. Auf diese Weise bekommen Sie einen vollständigen Einblick in die Software, genau genommen; in die Factorial Suite.

Wann ist ein Upgrade auf die Bezahlversion sinnvoll und was kostet Factorial?

Sollten Sie sich nach Ihrer 14-tägigen Testversion für die moderne HR-Lösung entscheiden, haben Sie die Wahl zwischen vier Tarifen: Operations-Hub, Finance-Hub, People-Hub und die Factorial Suite. Jedes Paket fokussiert sich auf unterschiedliche HR-Themen, auf die Personalverwaltung verzichten Sie aber in keinem der Tarife. Mit mindestens 5,75 € pro User im Jahres-Abo steigen Sie bei Factorial ein, benötigen aber mindestens zehn Nutzer:innen.

Vorteile
  • Hoher Individualisierungsgrad
  • Anpassbare Vorlagen
  • Flexibel hinzubuchbare Funktionen
  • Mobiles Spesenmanagement
  • Nachtschichtplanung
Nachteile
  • Lücken in der Personalakte
  • Lohnabrechnungen ausbaufähig
  • Teils unvollständige Reportings
Factorial HR
4.5
Testbericht
4

Kenjo Personalmanagement

3.8
1,4
Testnote
Sehr gut
  • Kostenlos bis 14 Tage
  • Mitarbeiter:innen 1 - 500
  • Schwerpunkte Personalverwaltung, Dokumentenmanagement, Urlaubsverwaltung, Zeitmanagement, Personalentwicklung, vorbereitende Entgeltabrechnung
  • Serverstandort Deutschland
  • Preis ab (Premium) 4,50 € pro User/Monat

Kenjo glänzt im Praxistest mit zeitsparenden Automatisierungen und intelligenten Features, unter anderem für das gelungene Dokumentenmanagement. Auch Kenjo testen Sie 14 Tage lang kostenlos, das smarte Tool hat allerdings keinen Umsonst-Tarif im Gepäck. Dafür testen Sie Kenjo uneingeschränkt, inklusive Recruiting. Die kostenfreie Testphase ist auch notwendig, um ein Gefühl für die teils komplexen Workflows zu bekommen.

Welche Features enthält das kostenlose Kenjo?

Während der kostenlosen Testversion erhalten Sie einen umfangreichen und sehr praxisnahen Einblick in die moderne Personalmanagement-Software. Sie können Ihre Teammitglieder zur Softwarenutzung einladen, woraufhin diese im Self-Service aktiv werden. Zudem gestalten Sie individuelle Workflows, bauen Ihre eigene Karriereseite, erstellen Schichtpläne und greifen auf eine große Auswahl von Standard-Berichten zurück.

Wie eingeschränkt ist die kostenlose Version von Kenjo?

Kenjo steht Ihnen in der Testversion im vollen Umfang zur Verfügung. Auf diese Weise können Sie gut ermitteln, ob die verfügbaren und zum Teil nicht vorhandenen Funktionen zu Ihren Bedürfnissen passen. Dabei sollten Sie allerdings einen Blick auf die einzelnen Beschränkungen der Tarife werfen, denn von zeitsparenden Vorlagen und intelligenten Workflows profitieren Sie erst ab dem teureren Growth-Tarif.

Wann ist ein Upgrade auf die Bezahlversion sinnvoll und was kostet Kenjo?

Die kostenlose Testphase ist “nur” auf 14 Tage beschränkt. Sollten Sie eine Verlängerung des Testzeitraums benötigen, können Sie diese auf Anfrage um eine Woche verlängern lassen. Danach müssen Sie sich allerdings für einen der Tarife entscheiden, wovon es insgesamt drei gibt; Starter, Growth und Connect. Das kleinste Paket ist bereits ab 4,50 € pro User im Jahres-Abo erhältlich und besonders interessant für kleine Teams.

Vorteile
  • Durchdachte Personalverwaltung
  • Unkomplizierter Self-Service
  • Anpassbare Workflows
  • Individuelle E-Mail-Vorlagen
  • Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
Nachteile
  • Keine direkte Chat-Funktion
  • Intransparentes Multiposting
  • Fehlendes Schulungsmanagement
  • Keine mobile Projektzeiterfassung
  • Keine individuellen Berichte
Kenjo Personalmanagement
3.8
Testbericht
5

kiwiHR

4.6
1,8
Testnote
Gut
  • Kostenlos bis 14 Tage
  • Mitarbeiter:innen 1 - unbegrenzt
  • Schwerpunkte Personal-, Abwesenheits- und Ausgabenverwaltung, Zeitmanagement, vorbereitende Entgeltabrechnung
  • Serverstandort Deutschland
  • Preis ab (Premium) 3,50 € pro User/Monat

kiwiHR ist eine kompakte HR-Software für KMU, das mit einer ausgezeichneten Usability und der durchdachten Personalverwaltung im Test überzeugt. Bereits im kleinsten Tarif bringt das schlanke Tool viele praktische Funktionen mit, kostenlos steht die Software allerdings nicht zur Verfügung. Sie haben trotzdem die Möglichkeit, kiwiHR für 14 Tage lang unverbindlich und kostenfrei zu testen.

Welche Features enthält das kostenlose kiwiHR?

kiwiHR konzentriert sich auf die Kernthemen des Personalwesens. Das ist auch in der kostenlosen Testversion spürbar, denn hier legen Sie Mitarbeiter:innen an, fügen neue Abwesenheitsarten hinzu, hinterlegen Lohn- und Gehaltsdaten, erfassen Arbeitszeiten und führen die vorbereitende Entgeltabrechnung durch. Ihr Personal klickt sich währenddessen durch den umfangreichen Self-Service und erstellt Urlaubsanträge und vieles mehr.

Wie eingeschränkt ist die kostenlose Version von kiwiHR?

Sowohl in der kostenlosen Testversion als auch in den Bezahl-Tarifen enthält kiwiHR von Haus aus keine Recruiting- oder Talentmanagement-Funktionen. Diese sind über nahtlose Schnittstellen verfügbar, etwa zu Softgarden. Auch Kommunikationswerkzeuge erhalten Sie nur über eine Anbindung an Slack. Alle anderen Core-HR-Funktionen testen Sie ohne Einschränkungen, was für einen umfassenden Einblick in die moderne Software sorgt.

Wann ist ein Upgrade auf die Bezahlversion sinnvoll und was kostet kiwiHR?

kiwiHR gibt es zwar nicht kostenlos, dafür ist der Einstiegspreis, mit 3,50 € pro Nutzer:in bei jährlicher Zahlung sehr gering. Das macht die HR-Software zu einer attraktiven Alternative für all jene, die ihre Personalprozesse zu geringen Kosten stark vereinfachen möchten. Noch praktischer ist kiwiHR im teureren Tarif, weswegen die Software sowohl Start-ups als auch Unternehmen mit bis zu 150 Angestellten unterstützt.

Vorteile
  • Gelungene Personalverwaltung
  • Hervorragender Self-Service
  • Ausgeklügeltes Zeitmanagement
  • Top Usability
  • Gute Anpassbarkeit
Nachteile
  • Wenige Standard-Reports
  • Recruiting nur via Schnittstellen
  • Fehlendes Talentmanagement
  • Mangelnde DATEV-Schnittstelle
kiwiHR
4.6
Testbericht

Die 5 besten Kostenlose Personalverwaltung Tools im Vergleich

  1. Freshteam - Bestes kostenloses Tool für große Teams
  2. Zoho People - Bestes kostenloses Tool für kleine Teams
  3. Factorial HR - Testsieger 2024
  4. Kenjo Personalmanagement - Beste Anpassbarkeit
  5. kiwiHR - Bestes Personalmanagement für KMU

Vergleichstabelle

Anbieter
Freshteam
Zoho People
Factorial HR
Kenjo Personalmanagement
kiwiHR
HRworks
Papershift HR
perbit Personalmanagement
Personio HR-Betriebssystem
rexx systems Personalmanagement
HeavenHR
HoorayHR
BambooHR
HR4YOU-HCM
jacando Admin
Persis Personalmanager
Sage HR
SD Worx
sopea
Workday
Testurteil
gut
1,8
Test
02/2023
sehr gut
1,4
Test
02/2023
sehr gut
1,2
Test
01/2023
sehr gut
1,4
Test
01/2023
gut
1,8
Test
02/2023
gut
1,6
Test
01/2023
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
sehr gut
1,2
Test
01/2023
sehr gut
1,3
Test
01/2023
gut
2,2
Test
02/2023
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Kundenbewertung
4.8
(97)
4.2
(4.054)
4.5
(12.399)
3.8
(111)
4.6
(55)
4.7
(17)
3.4
(255)
3.9
(35)
2
(13)
4.1
(16)
2.5
(79)
4.9
(32)
4.6
(7.913)
2.5
(8)
4.5
(44.863)
4.6
(18.940)
4.4
(150,7K)
Tarif
Preis
0,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 67,50 € / monatlich 6,00 € / monatlich 4,00 € / monatlich 258,00 € / monatlich Auf Anfrage 8,00 € / monatlich Auf Anfrage 400,00 € / monatlich 99,00 € / monatlich 5,00 € / monatlich Auf Anfrage Auf Anfrage 125,00 € / monatlich Auf Anfrage 4,50 € / monatlich Auf Anfrage 37,50 € / monatlich Auf Anfrage
Keine Unterschiede vorhanden

Top-Features

Mitarbeiter:innen max
50 5 unbegrenzt 500 unbegrenzt 1.000 50 auf Anfrage unbegrenzt 250 1.000 unbegrenzt unbekannt auf Anfrage 2.500 auf Anfrage unbegrenzt auf Anfrage 250 auf Anfrage
Digitale Personalakte
Bewerbermanagement
Arbeitszeiterfassung
Automatische Gehaltsabrechnung
Unterstützte Plattformen
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
Web-App
Windows (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
Web-App
Web-App
Web-App
iOS
Android
Geeignet für
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Keine Unterschiede vorhanden

Vertrag & Kosten

Währung
EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR
Zahlungsintervall
monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich Preis auf Anfrage monatlich Preis auf Anfrage monatlich monatlich monatlich Preis auf Anfrage Preis auf Anfrage monatlich Preis auf Anfrage monatlich Preis auf Anfrage monatlich Preis auf Anfrage
Kostenlose Testphase
Dauer kostenlose Testphase
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
14 Tage 14 Tage 14 Tage 30 Tage 14 Tage 14 Tage 14 Tage
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
14 Tage 7 Tage
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
30 Tage
Keine Angaben verfügbar
30 Tage
Keine Angaben verfügbar
Zahlungsmethoden
Kreditkarte
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Kreditkarte
Auf Rechnung
Auf Rechnung
Lastschrift
Auf Rechnung
Keine Unterschiede vorhanden

Personalverwaltung

Digitale Personalakte
Mitarbeiterstammdaten
Datenim- und -export
Suchfunktion
Keine Unterschiede vorhanden

Recruiting

Bewerbermanagement
Multiposting
E-Mail-Vorlagen
Notizen, Kommentare, Bewertungen
Keine Unterschiede vorhanden

Personalentwicklung

Mitarbeiterbewertung
Mitarbeiterzielsetzung
Feedback-Planung
360-Grad-Feedback
Keine Unterschiede vorhanden

Arbeitszeitmanagement

Arbeitszeiterfassung
Individuelle Arbeitszeitmodelle
Überstundenverwaltung
Teamkalender
Keine Unterschiede vorhanden

Lohn- & Gehaltsabrechnung

Automatische Gehaltsabrechnung
Stundenlohn und Boni
Lohndokumente online
Lohndokumente per E-Mail
Keine Unterschiede vorhanden

Analyse & Reporting

Dynamisches Dashboard
Standard-Berichte
Benutzerdefinierte Berichte
Keine Unterschiede vorhanden

Self Service

Personalakteneinsicht
Einreichen von Änderungen
Einreichen von Anträgen (Urlaub, etc.)
Genehmigungsprozess
Mitarbeiterfeedback
Keine Unterschiede vorhanden

Usability

Anmeldung/Registrierung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die Anmeldung ist der erste Schritt bei der Nutzung jeder SaaS-Software. trusted hat im Test daher darauf geachtet, wie lange die Anmeldung dauert, welche Informationen dabei abgefragt werden und wie schnell Sie nach der Registrierung Zugriff auf das jeweilige Tool haben.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Benutzeroberfläche/Design
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Design und Gestaltung einer Software haben einen direkten Einfluss darauf, wie gut (und wie gerne) Sie damit arbeiten können. trusted schaut sich daher auch das Design der Nutzeroberfläche genau an und bewertet, wie modern und übersichtlich das Tool daherkommt.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Hilfestellung/Einführung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die ersten Schritte im Tool entscheiden maßgeblich darüber, wie schnell Sie sich in die Bedienung einfinden und von dem Tool profitieren können. Die trusted-Redaktion achtet daher darauf, wie die ersten Schritte gestaltet sind und welche Hilfestellungen der Anbieter Ihnen an die Hand gibt, um sich im System zurechtzufinden und die Bedienung des Tools zu meistern.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Stammdatenverwaltung
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Zeiterfassung/Zeitmanagement
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Dokumentenmanagement
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Analytics/Berichterstellung
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Mitarbeiter:innen-Self-Service
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Gesamt
4.3
3.4
4.1
4.1
4.5
4.2
nicht getestet
nicht getestet
4.6
3.3
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Keine Unterschiede vorhanden

Sicherheit & Datenschutz

Gültige Datenschutzbestimmung
Datenschutzbeauftragter
Cookie-Hinweis
ISO 27001 Zertifikat
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Ein Zertifikat nach ISO 27001 bescheinigt einem Anbieter wichtige Sicherheitsstandards in Sachen "IT-Sicherheit". Es handelt sich um einen deutschen Standard, den nur als sicher identifizierte Produkte erhalten.
Keine Unterschiede vorhanden

Service & Support

Support
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
FAQ-Bereich
E-Mail-Support
Telefon-Support
Kostenlose Webinare
Telefon-Support
Live Chat
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
Supportzeiten
24 / 5 24/7 9:00 Uhr - 18:00 Uhr 9:00 Uhr - 18:00 Uhr 09:00 Uhr - 17:00 Uhr 8 - 12 und 13:30 - 17 Uhr
Keine Angaben verfügbar
keine Angabe 09:00 Uhr - 18:00 Uhr 9:00 Uhr - 17:00 Uhr 09:00 Uhr - 18:00 Uhr 09:00 Uhr - 17:00 Uhr 06:00 Uhr - 18:00 Uhr 09:00 Uhr - 17:00 Uhr 09:00 Uhr - 17:00 Uhr Mo-Do, 8-17; Fr, 8-14 Uhr
Keine Angaben verfügbar
09:00 Uhr - 17:00 Uhr 09:00 Uhr - 18:00 Uhr 24/7
Deutsch
Englisch
Keine Unterschiede vorhanden

Die besten kostenlosen Personalmanagement-Softwares im Test 2024

Welches ist die beste kostenlose digitale Personalakte?

Im Test bieten nur zwei der fünf Tools neben einer kostenlosen Testphase auch einen kostenlosen Tarif: Freshteam und Zoho People. Beide Softwares enthalten auch eine digitale Personalakte, allerdings ist keine davon vollständig. Praktisch ist, dass Sie sowohl Freshteam als auch Zoho mit einem bequemen Drag-and-Drop-Editor einfach an Ihre Bedürfnisse anpassen können. So ergänzen Sie die Personalakten beider Tools um fehlende steuerrelevante oder ganz individuell benötigte Einträge.

Welches Tool bietet die beste kostenlose Personaleinsatzplanung?

Die Personaleinsatzplanung ist besonders für Unternehmen mit Schichtbetrieb sowie unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen interessant. Damit es nicht zu Engpässen oder Überschneidungen kommt, unterstützen Sie Tools wie Zoho oder Kenjo — zumindest innerhalb der kostenlosen Testphasen oder im jeweiligen Bezahltarif. Eine kostenlose Unterstützung für Ihre Personaleinsatzplanung hat die Test-Redaktion nicht entdeckt.

Welches Tool bietet die beste kostenlose Personalplanung und das beste Recruiting?

Mit dem Unternehmens-Wachstum sinkt die Übersichtlichkeit über Personalbedarfe in der Organisation. Regelmäßige Leistungsbeurteilungen, aber auch Absprachen und personalspezifische Analysen unterstützen Sie bei einer fundierten Entscheidung. Entsprechende Reportings erhalten Sie bei Freshteam, Zoho, Kenjo, Factorial und kiwiHR innerhalb der Testversionen und den kostenpflichtigen Tarifen. Keines der getesteten Tools ermöglicht kostenfreie Auswertungen.

Mit Freshteam steht Ihnen im Test die größte Multiposting-Reichweite zur Verfügung
Mit Freshteam steht Ihnen im Test die größte Multiposting-Reichweite zur Verfügung
Screenshot: trusted.de
Quelle: freshteam.com

Dafür bietet können Sie sich mit Freshteam aktiv auf Personalsuche begeben und bis zu drei Stellenangebote gleichzeitig auf Ihrer Karriereseite veröffentlichen. Eine große Reichweite via Multiposting erhalten Sie dagegen nur gegen Bezahlung. Freshteam unterstützt besonders kleine Unternehmen beim Wachstum, ab 50 Mitarbeiter:innen ist allerdings ein Wechsel auf einen kostenpflichtigen Tarif notwendig.

Welche Funktionen sind in kostenlosen HRM-Systemen enthalten?

Während Personalmanagement-Softwares in den Premium-Versionen scheinbar unendliche Funktionen aufweisen, sind die kostenfreien Tarife stark beschränkt. Zum Beispiel enthalten sowohl Zoho als auch Freshteam Möglichkeiten für die Personalverwaltung, darunter auch eine digitale Personalakte. Weitere nützliche Funktionen der beiden Tools sind:

  • Urlaubsverwaltung
  • Dokumentenupload
  • Mobile App
  • Organigramm
  • Teamverwaltung

Damit gelingen Ihnen zumindest die Grundlagen der Personalverwaltung. Die Selbstverwaltung im Self-Service ist zudem eine Funktion von Zoho, während Freshteam dagegen Recruiting-Features liefert. Durchaus mehr klappt mit kostenlosen Testphasen von Kenjo, Factorial und Co., dieser ist allerdings nur auf 14 Tage begrenzt.

Welche HRM-Tools bieten eine kostenlose Testphase?

Die meisten Anbieter von HR-Softwares bieten kostenlose Testversionen an. Eine solche Testphase eignet sich sehr gut, um ein Gefühl für die Usability und eventuelle Funktionslücken zu bekommen. Bei unter anderem kiwiHR und Kenjo probieren Sie sich im vollen Umfang durch die einzelnen Features. Dafür haben Sie 14 Tage lang Zeit, im Bedarfs- und Einzelfall sogar länger.

Tipp der Redaktion: Achten Sie bei den kostenlosen Testphasen darauf, dass Sie Testzugänge für Ihre Teamkolleg:innen sowie Führungskräfte anlegen können. So erfahren Sie schnell, ob die potenzielle neue Software gut im Unternehmen ankommt und später angenommen wird.

So finden Sie das passende Personalmanagement-System für Ihr Business

Um die für Sie perfekte kostenlose Personalmanagement-Software zu finden, bietet sich häufig eine Kosten-Nutzen-Analyse an. Wenn Sie gar kein oder nur ein geringes Budget zur Verfügung haben, ist der Kostenaspekt schnell abgearbeitet. Da diese kostenlosen Tools allerdings nur wenige nützliche Funktionen bieten oder nur auf eine sehr geringe Userzahl ausgerichtet sind, ist der Nutzen ebenfalls überschaubar.

Automatisierungen reduzieren manuelle Handgriffe und sorgen für Zeitersparnisse
Automatisierungen reduzieren manuelle Handgriffe und sorgen für Zeitersparnisse
Screenshot: trusted.de
Quelle: app.kenjo.io

Bedenken Sie allerdings, dass die langfristigen Kostenersparnisse mit funktionsreichen Tools größer sind als bei kostenlosen Personalmanagement-Softwares. Bereits Tools ab 1 € pro User bieten unter anderem zeitsparende Automatisierungen für die Personalverwaltung. Zusätzlich ersparen Sie sich den Verwaltungsaufwand mehrerer kostenloser Tools, wenn Sie Funktionen in einer Software vereinen, etwa die Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung.

Kostenlose Basisversion vs. Kostenpflichtige Premiumversion

Gerade in kleinen Unternehmen wie Start-ups lösen kostenlose Tools häufig Begeisterungsströme aus. Der größte Vorteil einer kostenlosen Personalmanagement-Software ist selbstverständlich, dass Sie (zumindest kleinere Teams) ohne Kapitalaufwand verwalten. Tools wie Zoho bieten dazu Funktionen für die Urlaubsverwaltung, was das Antragswesen zusätzlich erleichtert.

Individualisierungen wie personalisierte Arbeitszeitmodelle gibt es im kostenlosen Tarif kaum
Individualisierungen wie personalisierte Arbeitszeitmodelle gibt es im kostenlosen Tarif kaum
Screenshot: trusted.de
Quelle: kiwihr.com

Bei den meisten kostenfreien Softwares verzichten Sie allerdings auf individuelle Anpassungen, zeitsparende Workflows, automatische Benachrichtigungen und Erinnerungsfunktionen, Features für die Personalentwicklung und einigen anderen Funktionen, die auf lange Sicht Zeit- und damit Kostenersparnisse schaffen. Hier finden Sie noch einmal einen Überblick über die wesentlichen Vor- und Nachteile kostenloser Tools:

  • Vorteile
  • Kein finanzieller Aufwand
  • Grundlagen der Personalverwaltung
  • Dokumentenupload
  • Urlaubsverwaltung zum Teil möglich
  • Nachteile
  • Self-Service nicht garantiert
  • Kaum Anpassungen
  • Keine spezifischen Auswertungen
  • Wenige Automatisierungen
  • Kaum Recruiting-Funktionen
  • Keine Personalentwicklung
  • Entgeltfeatures nicht vorhanden
  • Kein Zeitmanagement
  • Stark begrenzte Userzahl
  • Keine Kommunikationswerkzeuge
  • Geringer Datenspeicher

Die Nachteile kostenloser Tarife sind die Vorteile von Premiumversionen. Dabei wächst häufig der Funktionsumfang mit dem Preis. Eine gute Lösung ist es, wenn Sie die kostenlosen oder sehr günstigen Tarife am Anfang nutzen und beim Wachstum nach geeigneten Tarifen und anderen Softwares Ausschau halten.

Worauf kommt es bei der Wahl Ihrer HR-Software an?

Die Wahl der perfekten Personalmanagement-Software ist nicht nur eine Frage der finanziellen Mittel, auch wenn diese zumindest anfangs von großer Bedeutung ist. Dabei unterstützen Sie viele HR-Tools auch schon für kleines Geld, und das ohne eine Mindestnutzerzahl. Beispielsweise Zoho bietet sehr gute Einstiegspreise nach dem kostenlosen Tarif ab 1,25 € pro User.

Die kostenpflichtigen Tarife von Zoho sind auch für kleinere Teams interessant
Die kostenpflichtigen Tarife von Zoho sind auch für kleinere Teams interessant
Screenshot: trusted.de
Quelle: people.zoho.eu

Neben dem Preis spielt der benötigte Funktionsumfang eine ausschlaggebende Rolle. Welche Funktionen Sie genau benötigen, hängt unter anderem von Ihrer Unternehmensgröße, Branche und aktuellen Situation ab. Sind Sie beispielsweise auf der Talentsuche, benötigen Sie eine HR-Software mit Stärken im Recruiting, andere wiederum konzentrieren sich auf die Optimierung ihrer Kern-Personalprozesse.

Wenn Sie sich doch einen der umfangreicheren Anbieter genauer ansehen möchten, finden Sie eine große Auswahl im aktuellen Personalmanagement-Software-Test auf trusted.de. Dort erfahren Sie auch im Detail, worauf Sie bei der Software-Auswahl achten müssen.

Wie hat trusted kostenlose HRM-Software getestet?

20
Anbieter im Vergleich
8
Anbieter im Praxistest
150
Stunden Aufwand
36
Angestellte verwaltet

Für diesen Vergleich hat sich trusted die Anbieter herausgesucht, die einen kostenlosen Tarif oder eine besonders ausgiebige kostenlose Testphase bieten. Die gefundenen Tools hat trusted umfangreich getestet und auf die Faktoren Usability, Funktionsumfang in der Testphase sowie im kostenlosen und kostenpflichtigen Tarif, mögliche Einschränkungen und Employee Self Service hin überprüft.

Welche Personalmanagement-Tools gibt es noch auf dem Markt?

Am Markt gibt es noch viele andere Personalmanagement-Softwares, die Sie ebenfalls kostenfrei testen können. Wenn die hier vorgestellten Tools nicht zu Ihren Bedürfnissen passen, dann finden Sie nachfolgend eine größere Auswahl:

Änderungshistorie

08.02.2023
Personalmanagement-Software kostenlos - Test

trusted hat den großen Personalmanagement-Software kostenlos-Test mit insgesamt 20 Anbietern durchgeführt und stellt Ihnen die 8 besten Angebote hier übersichtlich vor.

Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software

Diana ist Redakteurin für HR-Themen bei trusted.de. Die studierte Personalmanagerin und zertifizierte Ausbilderin hat bereits im Studium unter anderem HR-Software getestet. Mit diesem Vorwissen testet sie nun für Sie die beste Personalmanagement-Software.

Babbel Bewertungen

4.5
918.106 Bewertungen
davon sind
918.006 Bewertungen
aus 3 anderen Quellen

Bewertungsquellen

203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
trusted