Time Tracking im Vergleich

Die 12 besten Time Tracking Anbieter im Test 2017

Mit Time Tracking Tools finden Sie heraus, welche Prozesse in einem Arbeitsablauf Optimierungspotenzial haben. Die Software sammelt die Daten bei Ihren Mitarbeitern und stellt Sie Ihnen in übersichtlichen Diagrammen dar.

Maximilian Reichlin
Mit Time Tracking Tools entdecken Sie versteckte Optimierungspotenziale in regelmäßigen Arbeitsprozessen.
Von Maximilian Reichlin
clockodo Test

clockodo

  1. Budgetbezogene Zeiterfassung
  2. Kompatibel mit Buchhaltungstools
  3. PDF-Export
  1. Kein tabellarischer Report
  2. Kein Fahrtenbuch
Preis ab
7,00 €
pro Monat/ pro Benutzer
clockingIT Test

clockingIT

  1. Dienst völlig kostenlos
  2. Umfangreiche Zusatzfunktionen
  3. Excel-Export
  1. Keine mobile App
  2. Kein Datenimport
Preis ab
0,00 €
pro Monat
Harvest Test

Harvest

  1. Basisdienst kostenlos
  2. Hohe Kompatibilität mit Tools
  3. Budgetbezogene Zeiterfassung
  1. Teurer Preis
  2. Kein Datenimport
Preis ab
0,00 €
pro Monat
Joli Test

Joli

  1. Budgetbezogene Zeiterfassung
  2. Keine monatliche Grundgebühr
  1. Kein Datenimport
  2. Keine Kompatibilität mit Tools
Preis ab
0,00 €
pro Monat
mite Test

mite

  1. Budgetbezogene Zeiterfassung
  2. Kompatibel mit verschiedenen Tools
  3. PDF- und Excel-Export
  1. Kein Datenimport
  2. Keine Urlaubsplanung
Preis ab
0,00 €
pro Monat
PrimaERP Test

PrimaERP

  1. Keine monatliche Grundgebühr
  2. PDF- und Excel-Export
  3. Kompatibilität mit Basecamp
  1. Kein Datenimport
  2. Keine Budgetfunktion
Preis ab
0,00 €
pro Monat
Qlaqs Test

Qlaqs

  1. Offline-Modus
  2. Budgetbezogene Zeiterfassung
  3. PDF-Export
  1. Kein Datenimport
  2. Keine Kompatibilität mit Tools
Preis ab
0,00 €
pro Monat
Time & Bill Test

Time & Bill

  1. Basisdienst kostenlos
  2. Excel-Export
  1. Kein Datenimport
  2. Keine Kompatibilität mit Tools
Preis ab
0,00 €
pro Monat
TimeTac Test

TimeTac

  1. Offline-Modus
  2. Kompatibel mit Buchhaltungstools
  3. PDF- und Excel-Export
  1. Teure Grundgebühr
  2. Zusatzfunktionen kosten extra
Preis ab
15,00 €
pro Monat
Timr Test

Timr

  1. Budgetbezogene Zeiterfassung
  2. Integriertes Fahrtenbuch mit GPS
  3. Excel-Export
  1. Kein Datenimport
  2. Keine Kompatibilität mit Tools
Preis ab
0,00 €
pro Monat
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Fragen Sie sich manchmal, womit Sie den ganzen Tag ihre wertvolle Zeit verbringen? Wie lange Sie an einem bestimmten Projekt arbeiten? Oder wie viel Zeit Sie mal wieder auf das Beantworten von Emails verwendet haben? Wenn solche Fragen unbeantwortet bleiben, kann das Sie und Ihr Unternehmen bares Geld kosten. Zum Beispiel, wenn Sie einem Kunden die Arbeitszeit für sein Projekt in Rechnung stellen müssen - sich aber nicht mehr daran erinnern können, wie lange Sie daran gesessen sind. Das manuell (und sporadisch) geführte Excel Sheet, mit dem Sie für gewöhnlich Ihre Arbeitszeiten erfassen, gibt Ihnen darauf keine Antworten. Am Ende fallen dann wertvolle Arbeitsstunden unter den Tisch. Das muss nicht sein. Projektbezogenes Time Tracking löst dieses Problem.

Das Wichtigste in Kürze
  • Time Tracking Tools machen Schluss mit der althergebrachten Zeiterfassung in unübersichtlichen Excel-Tabellen. Erfassen Sie Ihre Arbeitszeit ab sofort automatisch und sparen Sie damit bares Geld.
  • Projektbezogenes Timetracking hilft Ihnen dabei, Ihre Arbeitsstunden jederzeit einem bestimmten Auftrag oder Kunden zuzuordnen. So gestalten Sie Ihre Arbeit transparenter und verbessern den Workflow.
  • Indem Sie feste Budgets oder Stundensätze einstellen, wissen Sie immer, welche Stunden Sie abrechnen können und wie viel Zeit Ihnen noch für ein bestimmtes Projekt bleibt. So sind Sie und Ihr Team immer auf dem Laufenden.

Was ist Time Tracking?

Mithilfe eines Time Trackers erfassen Sie und Ihre Mitarbeiter alle Arbeitszeiten ganz einfach per Klick in einem dynamischen Timesheet. Durch Budgetierungsfunktionen behalten Sie im Blick, welches Budget Sie für ein bestimmtes Projekt noch zur Verfügung haben. Im Grunde können Sie sich Time Tracking Tools vorstellen, wie eine gute alte Stechuhr - mit dem Unterschied, dass eine Stechuhr Ihnen nicht sagen kann:

  • welchen Aufgaben Sie sich im Einzelnen gewidmet haben
  • wie weit Ihr aktuelles Projekt fortgeschritten ist-
  • wer sonst noch wie lang daran gearbeitet hat
  • und, und, und…

Solche Informationen sind nicht unerheblich, vor allem, wenn Sie in einer auftragsorientierten und kreativen Branche tätig sind. Genaue Projekt- und Budgetkalkulationen sind in diesen Tätigkeitsfeldern überlebenswichtig, und diese gehen oft einher mit einer effizienten Zeiterfassung.

45% der Projekte mit Budgetüberschreitung

Laut einer Studie der Unternehmensberatung McKinsey überziehen IT-Projekte ihr Budget im Schnitt um 45 Prozent. Zwei der Hauptfehlerquellen sind laut Studie nicht das zu kleine Budget, sondern schlechte Planung von “oben” und unrealistische Terminvorgaben.

Quelle: www.cio.de

Wie funktioniert Time Tracking?

Unübersichtliche Excel-Tabellen oder, im krassesten Fall, die Zeiterfassung mit Stift und Zettel gehören der Vergangenheit an. Stattdessen tracken Sie Ihre Zeiten mithilfe der hier verglichenen Tools so gut wie automatisch. Mehrere Möglichkeiten bieten sich Ihnen für das flexible Timetracking:

Timetracking per digitaler Stoppuhr

Eine digitale Stoppuhr ist genau das, was Sie sich darunter vorstellen. Ein Start-Button startet die Uhr, ein Stopp- oder Pause-Button hält Sie an. Dann weisen Sie der erfassten Zeit nur noch eine Tätigkeit zu, und schon werden Ihre Arbeitsstunden, zusammen mit dem jeweiligen Projekt, in Ihr Timesheet eingetragen.

Die digitale Stoppuhr der Paymo App © www.paymoapp.com - Die digitale Stoppuhr der Paymo App

Passives Timetracking

Passives Timetracking ist sozusagen ein automatischer Aufpasser, der Ihnen den lieben langen Tag über die Schulter schaut. Zum Feierabend kann er Ihnen dann sagen, welche Browser-Fenster und Web-Anwendungen für wie lange aktiv waren, welche Dokumente Sie wie lange in Ihrem Office verwendet haben, und so weiter. Keine Sorge: Mit Spyware hat das nichts zu tun. Die erfassten Zeiten lassen sich in der Regel manuell anpassen und gegebenenfalls löschen, bevor sie ins Timesheet eingetragen werden.

Manuelles Timetracking

Diese Art der Zeiterfassung kennen Sie noch von Ihrem Excel Sheet - einfach am Ende des Tages (oder eben zwischendurch) Ihre jeweiligen Zeiten per Hand in die Tabelle eintragen, einem Projekt oder einer Aufgabe zuordnen, fertig. So lassen sich auch Zeiten, die via Stoppuhr oder passivem Timetracking aufgezeichnet wurden, nachträglich anpassen, oder vergessene Zeiten nachtragen.

So funktioniert das manuelle Eintragen beispielsweise bei avaza © www.avaza.com - So funktioniert das manuelle Eintragen beispielsweise bei avaza

Für wen ist Time Tracking geeignet?

Eine Time Tracking App eignet sich vor allem für Unternehmen und Selbstständige, die projektbezogen arbeiten. Dazu gehören in erster Linie Agenturen, beispielsweise für:

  • Webdesign
  • Gestaltung
  • IT-Projekte
  • Videoproduktionen
  • Bilder und Grafiken
  • Marketing und PR
  • und so weiter

Gerade, wenn Sie mit mehreren Projekten auf einmal jonglieren oder mit festen Budgets arbeiten müssen, ist es sinnvoll, sich einen umfangreichen Time Tracker anzuschaffen. Mit dem richtigen Tool legen Sie eine umfangreiche Datenbank mit einzelnen Kunden und deren Aufträgen an und ordnen die gearbeiteten Stunden jederzeit eindeutig zu.

Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.

Auch Startups und kleinere Unternehmen profitieren von den Möglichkeiten einer guten Tracking Software. Wenn die Firma noch relativ jung ist, ist die Gewinnspanne meist noch sehr schmal. Als Gründer haben Sie da nichts zu verschenken, vor allem nicht, wenn Ihnen Geld durch unzureichendes Zeitmanagement verloren geht.

Vorteile von Timetracking

Time Tracker Software bietet Ihnen und Ihrem Team einige Vorzüge. Doch nicht nur das, auch Ihre Kunden werden die Möglichkeiten eines umfassenden Zeiterfassungssystems zu schätzen wissen.

Vorteile für Ihr Unternehmen

Die Vorteile von guter Zeiterfassung für das Unternehmen sind klar: Sie sparen Zeit und bares Geld. Im Schnitt erwartet Sie, nach Angabe einiger Anbieter, eine Erhöhung von rund 10 Prozent Ihrer rechnungsfähigen Stunden. Zugleich erhöht sich durch die einfache und schnelle Handhabung der meisten Tools der Workflow im Team, und durch eine ganze Reihe zusätzlicher Features können Sie auch Ihr Projektmanagement verbessern: Zum Beispiel, indem Sie in übersichtlichen Berichten genau sehen können, welche Mitarbeiter mit welcher Art von Projekt am schnellsten zu Rande kommen, oder welche Mitarbeiter besonders gut im Team arbeiten. Diese Informationen lassen sich in die zukünftige Projektplanung implementieren.

Vorteile für Ihre Kunden

Auch Ihre Auftraggeber werden eine gute und transparente Zeiterfassung für ihr Projekt zu schätzen wissen. Mit einem flexiblen und projektbezogenen Timesheet haben Sie dem Kunden immer etwas zu zeigen, um ihn wenn nötig auf den neusten Stand zu bringen oder zu beruhigen. Ihre Kunden hingegen können sich sicher sein, dass sie schlussendlich eine faire Rechnung erhalten und das vorgeschriebene Budget nicht überschritten wurde.

Mit Ihrer Tracking Software haben Sie Ihr Budget immer im Blick © www.cronforce.com - Mit Ihrer Tracking Software haben Sie Ihr Budget immer im Blick

Nachteile von Timetracking

Trotz aller Vorzüge ist der Einsatz von Timetracking im Unternehmen nicht frei von Kritik. Vor allem, was den Datenschutz und das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und -nehmer anbelangt, ließe sich einiges gegen die automatische Zeiterfassung ins Felde führen.

Datenschutz

Vorsicht: Überwachung per GPS ist verboten

Eine Dauerüberwachung des Arbeitnehmers, zum Beispiel durch Videoaufzeichnungen, RFID oder GPS, ist nach Urteil des Bundesarbeitsgerichtes in Deutschland unzulässig und kann zu rechtlichen Problemen führen. Informieren Sie sich daher bereits im Vorfeld über die technischen Fähigkeiten Ihres Time Tracking Tools und über die geltenden Bestimmungen hinsichtlich dieser Technologie.

Quelle: www.datenschutzbeauftragter-info.de

Obwohl auch Ihre Mitarbeiter von einer guten Zeiterfassung profitieren, gibt es auch immer wieder Bedenken ob des Datenschutzes. Natürlich will kein Mitarbeiter sich ständig überwacht fühlen, oder das Gefühl haben, dass eine seelenlose Maschine ihm auf die Finger schaut und persönliche Informationen über ihn aufzeichnet und speichert.

Vor allem beim sogenannten Passiv Time Tracking, das die Aktivitäten am Computer quasi “mitschneidet”, ist Vorsicht geboten, denn möglicherweise ließt der Kollege hier auch einmal eine persönliche Mail oder betreibt in einer kurzen Verschnaufspause ein wenig Online Shopping. Auch die Zeiterfassung mit einem GPS-gestützten Fahrtenbuch könnte als Überwachung des Mitarbeiters gewertet werden. Informieren Sie sich am besten im Vorfeld.

Zeitdruck und Vertrauensverhältnis

Auch, wenn Personaler und Buchhalter möglicherweise anderer Ansicht sind: Kein Mitarbeiter, egal, in welcher Branche er tätig ist, gibt jeden Tag durchgehend 100%. Dementsprechend ist auch nicht jede Sekunde des Tages für ein bestimmtes Projekt fakturierbar. Automatische Zeiterfassung beruht allerdings auf dieser Annahme. Schnell entsteht Druck, die gesamte Zeit möglichst gewinnbringend zu nutzen. Oder Zeiten, in denen man eben nichts sinnvolles getan (sondern beispielsweise einen kurzen Blick auf Facebook oder auf das lustige Youtube-Video geworfen hat, das der Kollege geteilt hat) irgendwo zu verbuchen, wo sie nichts zu suchen haben. Im Ernstfall eben für das aktuelle Projekt. Schneller, als man gucken kann, ist das Projekt in die roten Zahlen gerutscht.

Diese Situation können Sie verhindern, indem Sie Ihren Mitarbeitern kleine Spielräume einräumen, die in erster Linie auf Vertrauen basieren. So verhindern Sie, dass Zeiten willkürlich eingetragen oder erfasst werden und verbessern gleichzeitig das Betriebsklima.

Das kosten Time Tracking Tools

Die Preise der einzelnen Anbieter im Bereich Time Tracking Software sind alle relativ ähnlich und bewegen sich in einem Rahmen zwischen 5 und 50 Euro oder US-Dollar, je nach gewähltem Produkt und Plan. Die Preise verstehen sich dabei in der Regel pro Monat und Nutzer bei einem 1-Jahres-Abonnement, wobei einige Anbieter auch unabhängig von der Nutzerzahl abrechnen. Eine 30-tägige kostenlose Testphase und/oder eine kostenlose Basisversion des jeweiligen Tools (mit eingeschränktem Funktionsumfang) sind zumeist im Angebot inbegriffen.

Ein klassisches Preissystem für Time Tracking Tools © www.avaza.com - Ein klassisches Preissystem für Time Tracking Tools

Worauf Sie bei Timetracking achten sollten

Seien Sie sich in jedem Fall darüber im Klaren, wie und wofür Sie die gewünschte Tracker Software nutzen möchten.

  • Wollen Sie eine Projekt- und Kundendatenbank anlegen, und den einzelnen Aufträgen feste Budgets zuweisen, um neben der Zeiterfassung Ihr Projektmanagement zu verbessern? Dann benötigen Sie eine Budgetfunktion, am besten kombiniert mit einer automatisierten Kostengrenze, die Ihnen sagt, wann eine bestimmte Summe Ihres verfügbaren Budgets überschritten wurde.
  • Möchten Sie zusätzlich zum Time Track auch noch Projekt-, Team- und/oder Rechnungsmanagement betreiben? Sehen Sie sich nach einem ganzheitlichen Tool um, das beispielsweise auch automatisch Rechnungen erstellen kann, oder zumindest eine Schnittstelle zu einem entsprechenden Online Rechnungs-Dienst mitbringt.
  • Schnittstellen sind ohnehin ein wichtiger Faktor bei der Kaufentscheidung: Wenn Sie bereits ein bestimmtes CRM-Tool, ein soziales Intranet, einen Business Messenger oder ein Projektmanagement-Tool verwenden, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Time Tracker in die bestehende IT-Umgebung integriert werden kann.

Mögliche Integrationen sind beispielsweise…

  • Fastbill
  • easybill
  • billomat
  • TeamWeek
  • FreshBooks
  • CloudWork
  • Zapier
  • Margn
  • Basecamp
  • Glip
  • Trello
  • JIRA
  • Salesforce
  • Zendesk
  • u.v.w.

Die wichtigsten Funktionen von Time Tracking

Die hier verglichenen Dienste und Tools unterscheiden sich untereinander, außer durch ihren Preis, auch durch ihren jeweiligen Funktionsumfang. Einige Tracker verfügen über besondere Features, die der Konkurrenz fehlen. Die wichtigsten Grundfunktionen haben wir hier für Sie aufgelistet:

Projektbezogenes Timetracking

Die Zeiterfassung via Stoppuhr, automatisch oder manuell, verbunden mit der Möglichkeit, die erfassten Zeiten einzelnen Projekten und Tätigkeiten zuzuordnen. Dazu kommt ein Timesheet, entweder für jeden Mitarbeiter oder für jedes Projekt, in dem die erfassten Zeiten nebst zugeordneter Tätigkeit übersichtlich aufgelistet werden.

Reporting

Um Ihre Zeiterfassung auch über einzelne Projekte hinaus nutzbar zu machen, benötigen Sie umfangreiche Reporting-Funktionen. Damit analysieren Sie die Zeitverteilung für einzelne Aufträge, Mitarbeiter und Tätigkeiten. Wollen Sie beispielsweise wissen, wie lange Mitarbeiter x im Schnitt benötigt, um eine Tätigkeit y auszuführen? Lassen Sie Ihr Time Tracking Tool ein anschauliches Diagramm darüber erstellen, speichern Sie es als PDF oder schicken es per Mail weiter.

Erstellen Sie ansprechende Reports - Tabellarisch oder als Diagramm © www.worktrail.net - Erstellen Sie ansprechende Reports - Tabellarisch oder als Diagramm

Budgetierung

Das Zuweisen eines festen Budgets für ein Projekt oder einen Kundenauftrag, das nach Möglichkeit nicht überschritten werden sollte. Ein automatischer Alarm informiert Sie, wenn eine bestimmte (von Ihnen gewählte) Grenze überschritten wurde. So haben Sie immer im Blick, wieviel Zeit Sie noch auf ein Projekt verwenden können. Und sollten Sie das Budget einmal überschreiten, können Sie Ihrem Kunden wenigstens transparent vermitteln, was schief gelaufen ist.

Rechnungsstellung

Eine wichtige Funktion, wenn Sie gerne alles mit einem einzigen Tool erledigen wollen. Mit einer Billing- oder Invoicing-Funktion stellen Sie bereits im Vorfeld ein, welcher Stundensatz für ein gewisses Projekt gilt. In Kombination mit den aufgezeichneten Stunden in Ihrem Timesheet sind Sie in der Lage, direkt aus dem Tool heraus eine Rechnung für den Kunden zu erstellen, auf der alle Arbeitsschritte und die jeweils dafür aufgewendete Zeit aufgelistet sind.

Beachten Sie: Einige der Anwendungen in unserem Vergleich sind ausschließlich in englischer Sprache verfügbar. Hier müssen Sie Ihren Fremdsprachenkenntnissen vertrauen, um diese Tools und Portale auch in vollem Umfang nutzen zu können.

Unterschiede zwischen Time Tracking und Zeiterfassung

Timetracking ist nicht einfach nur Zeiterfassung. Nicht, wenn Sie Zeiterfassung als elektronische Stempelkarte verstehen, als die reine Aufzeichnung der Arbeitszeit, oder als automatisiertes Time Sheet. Ein Time Tracker leistet mehr, verfügt beispielsweise auch über Möglichkeiten des Projektmanagements, der Rechnungsstellung, der Budgetverwaltung, und so weiter. Time Tracking Software ist also in der Regel funktional umfangreicher als ein Zeiterfassungssystem und bringt viele zusätzliche Tools mit.

Wenn Sie auf diese zusätzlichen Features verzichten können und stattdessen auf der Suche nach einem Zeiterfassungssystem zum reinen Ein- und Ausstempeln sind, dann sollten Sie einmal einen Blick auf unseren Zeiterfassungssysteme Vergleich werfen. Hier finden Sie Tools und Dienste mit einem übersichtlicheren Funktionsumfang.

Der Markt um Time Tracking

Mittlerweile gibt es eine riesige Fülle von verschiedenen Timetracking Apps, Tools, Software und Plattformen auf dem internationalen Markt. Zu den bekanntesten gehören hierzulande…

  • Toggl
  • Harvest
  • TrackingTime
  • Asana
  • ZEP
  • ClockingIT

Fazit

Zeit ist Geld, Geld ist knapp. Das mag eine abgenutzte Phrase sein, trotzdem steckt viel Wahrheit darin. Das gilt vor allem, wenn Sie heutzutage kreativ tätig sind oder einen auftragsorientierten Job haben. Time Tracking Software kann Ihnen helfen, Ihre Zeit besser und effizienter zu nutzen, und damit nicht nur Ihren Job zu erleichtern, sondern auch das Leben Ihrer Auftraggeber, Kunden und Partner. Und um Ihnen noch mehr Zeit zu sparen, hat trusted.de bereits die gängigsten Anbieter in Sachen Timetracking übersichtlich für Sie aufgelistet. Machen Sie Schluss mit unzuverlässigen Excel-Tabellen und holen Sie sich Ihre Zeit zurück - um Sie mit Wichtigerem zu verbringen. Denn auch im Job gilt...

Alle Zeit, die nicht mit dem Herzen wahrgenommen wird, ist verlorene Zeit.

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Maximilian Reichlin

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