HR WORKS wurde anhand des fiktiven Unternehmens La trust-Oria GmbH einem ausführlichen Praxistest unterzogen. Das wachsende Unternehmen möchte seine nun komplexer werdenden Personalprozesse, vom Recruiting bis zum Offboarding, in einer umfangreichen All-in-One-Lösung abbilden:

HR WORKS aus Sicht der Administrator:innen

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Verringern Sie manuelle Eingaben bereits bei der Anlage neuer Mitarbeiter:innen

Der erste Schritt mit Ihrer neuen Personalverwaltungslösung ist in der Regel das Anlegen Ihrer Mitarbeiterdatenbank. Dafür bietet Ihnen HR WORKS zwei Möglichkeiten: Entweder, Sie führen einen Massenimport Ihrer Daten durch, oder Sie lassen alle Mitarbeiter:innen ihre Daten per Onboarding-Formular einpflegen. Dafür benötigen Sie nur die E-Mail-Adressen Ihres Teams; HR WORKS kümmert sich dank automatischer Einladungen um den Rest.

Die Angaben des Formulars überträgt HR WORKS automatisch in die digitale Personalakte. Vor allem für Unternehmen mit vielen Angestellten und einer hohen Fluktuation ist es nützlich, die Datenerfassung auf diese Weise “outsourcen” zu können.

Da das fiktive Testunternehmen La trust-Oria viele Werkstudent:innen beschäftigt und die Belegschaft in jedem Semester wechselt, hat sich die Redaktion diese Funktion genauer angeschaut. Das Ergebnis: Die 15 Test-Fragebögen waren innerhalb kürzester Zeit vorbereitet und verschickt. Auch das Ausfüllen hat nur wenige Minuten beansprucht. So wird das HR-Team effektiv entlastet und das Team gleich von Beginn mit einbezogen.

Top: Sollten Ihre neuen Mitarbeiter:innen Tippfehler ins Formular eintragen, prüft HR WORKS relevante Angaben zur Bankverbindung oder Steuer-Identifikationsnummer. Im Test hat die Software bei absichtlich falsch eingetragenen Angaben zuverlässig reagiert und das neue Personal mittels roter Markierungen auf Fehler hingewiesen.

Die digitale Personalakte ist bis ins kleinste Detail strukturiert

Eine zentrale Verwaltung aller Informationen, die das Personal betreffen, erfolgt in HR WORKS in der digitalen Personalakte, die in mehrere thematische Reiter gegliedert ist:

• Zeitwirtschaft
• Reisemanagement
• Stammdaten
• Personalverwaltung
• Lohn und Gehalt

Durch diese Struktur verwalten Sie die Informationen nicht nur zentral an einem Ort, sondern auch thematisch geordnet — ähnlich wie in einer physischen Akte. Aufgrund der detaillierten Ansicht fällt die Navigation allerdings wesentlich leichter als bei Papierakten und die Suche nach bestimmten Einträgen oder Dokumenten nimmt weniger Zeit in Anspruch.

Die digitale Personalakte ist gut gegliedert

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Auf den ersten Blick wirkt die Ansicht zwar recht überladen, dafür können Sie das jeweilige Menü bei Bedarf einfach auf- oder zuklappen. Innerhalb der einzelnen Unterkategorien finden Sie weitere Menüpunkte vor.

Ein Beispiel: In den Personalstammdaten erhielt das Testunternehmen La trust-Oria Einblicke zu den Lohndaten, zur Stellenhistorie bzw. Karriere und zu einem Protokoll. Im Protokoll sind übersichtlich alle Änderungen hinterlegt, die andere Personen im Profil des Personals vorgenommen haben. So behalten Sie den Überblick über alle relevanten Daten und Änderungen.

Erfassen Sie Änderungen und Fehlerquellen auf einen Blick im Protokoll

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Legen Sie Dokumente gezielt in der Personalakte ab

Innerhalb der digitalen Personalakte finden Sie verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Dokumente strukturiert ablegen können. HR WORKS bietet Ihnen dafür verschiedene Ordner, beispielsweise “Personalakteneinträge” für Zertifikate, den Arbeitsvertrag oder Bewerbungsunterlagen. Neue Dokumente fügen Sie einfach per Drag-and-Drop oder manuell hinzu und geben die entsprechende Kategorie (Leistungsbewertung, Zertifikat etc.) an.

Importieren Sie Dokumente nach entsprechenden Kategorien

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Andere Dokumente, etwa für das Gehalt oder Belege für die Reisekostenabrechnung, fügen Sie im PDF-Format einfach den vorgefertigten Kategorien hinzu. Zum Beispiel eine Entgeltabrechnung der Lohnbuchhaltung in den Ordner “Gehaltsdokumente”. Der Dokumenten-Upload hat im Test mit nur wenigen Klicks funktioniert. Bei Bedarf ist auch ein Export einzelner Dokumente möglich, ebenfalls im PDF-Format.

Tipp der Redaktion: HR WORKS verfügt auch über einen Arbeitszeugnis-Generator. Diesen finden Sie in der jeweiligen Personalakte. Sofern Ihnen bekannt ist, wann das Personal Ihr Unternehmen verlässt, können Sie die Erstellung sogar terminieren.

Das Organigramm ist kaum anpassbar

HR WORKS liefert ein digitales Organigramm Ihres Unternehmens, um Hierarchien und Verantwortlichkeiten übersichtlich darzustellen. Laut Anbieter können Sie in HR WORKS auch mehrere Abteilungen und sogar Zweigstellen grafisch abbilden.

Die Darstellung der Aufbauorganisation klappt nur mit Unterstützung des Support-Teams

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Bei La trust-Oria ist der Aufbau in Abteilungen untergliedert, wie HR für Aufgaben im Personalwesen sowie IT oder Vertrieb. Schade: Im Test war eine entsprechende Abbildung allerdings nicht möglich. Selbst die Recherche in der Wissensdatenbank hat die Redaktion an dieser Stelle nicht weitergebracht.

Verwalten Sie bequem Rollen und Zugriffsrechte für Ihre Mitarbeiter:innen

Damit Ihre Fach- und Führungskräfte in Leitungspositionen entsprechend handeln können, haben Sie die Möglichkeit, die Rollenverwaltung und Zuweisung von Rechten direkt im Profil der Mitarbeiter:innen vorzunehmen. Die Funktion eignet sich besonders für Führungskräfte, die ein Team leiten und beispielsweise selbst Projekte anlegen oder ein Mitspracherecht bei der Personalauswahl haben sollen.

Legen Sie Rollen und Rechte direkt im Mitarbeiter-Profil fest

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Die Rechteverwaltung ist in HR WORKS sehr feinporig und erlaubt eine detaillierte Zuweisung auf Basis Ihrer individuellen Prozesse. Auch im trusted-Test profitierte das Testunternehmen davon und konnte mit nur wenigen Klicks Zugriffsrechte sowie Admin-Rollen zuweisen. So wurde definiert, dass Vertriebsleiter:innen eigene Projekte im System anlegen und Aufgaben verteilen dürfen.

Begrenzte Kommunikationsmöglichkeiten in der HR-Software

HR WORKS bietet Ihnen diverse Wege an, um mit Ihren Mitarbeiter:innen zu kommunizieren. Etwa ein internes E-Mail-Tool, in Outlook- oder iCal/Google Calendar planbare Mitarbeitergespräche oder Mitteilungen an Abteilungen. Hier profitieren besonders Unternehmen mit mehreren Standorten von einer zentralen Kommunikation.

Teilen Sie sich via Mails oder Mitteilungen im Unternehmen mit

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Schade: Während im Test die E-Mail-Funktion schnell gefunden war, musste die Redaktion erneut einen Blick in das Helpcenter werfen, um Mitteilungen für den internen Newsletter zu erstellen. Selbst nach längerer Suche hat die Redaktion die Funktion nicht wie im Artikel beschrieben gefunden. Auch eine Chat-Funktion, um sich direkt mit Mitarbeiter:innen und Vorgesetzten auszutauschen, hat HR WORKS nicht im Gepäck.

Bei der Teamverwaltung hat HR WORKS Nachholbedarf

Besonders für projektbasierte Unternehmen ist die Teambildung ein geeignetes Instrument, um Ziele zu erreichen. Hier hapert es in HR WORKS. Verantwortliche haben zwar die Möglichkeit, ihr Team in gewisser Hinsicht zu verwalten, etwa durch die Genehmigung von Anträgen. Im Test waren bereits alle Organisationseinheiten einer Person untergeordnet und eine eigene Teambildung, beispielsweise für Projekte, war nicht möglich.

Die Teamverwaltung war im Test nicht möglich

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Fazit: Der detaillierten Personalverwaltung mangelt es an Team-Features

HR WORKS bietet Ihnen als Administrator:in viele übersichtliche und zeitsparende Möglichkeiten für die Personalverwaltung. Nennenswert ist beispielsweise das gelungene Onboarding-Formular, mit dem zukünftige Mitarbeiter:innen Personalangaben einfach selbst ausfüllen. Auch das Dokumentenmanagement mit anpassbaren Vorlagen, Ablagemöglichkeiten oder dem Arbeitszeugnisgenerator ist gut umgesetzt.

Trotz der guten Verwaltungsmöglichkeiten für einzelne Angestellte fehlt es der Software allerdings an direkten Kommunikationsmöglichkeiten, wie Sie sie z.B. in rexx vorfinden. Ein direkter Chat wäre eine schöne Ergänzung. Auch schade: Während des Tests ist der Redaktion keine Option für die Teamverwaltung oder Gruppenbildung aufgefallen. Hier gehen Tools wie Factorial mit gutem Beispiel voran.

Die Verwaltungsfunktionen von HR WORKS im Überblick

• Massenimport: Mit HR WORKS nehmen Sie Mitarbeiter:innen massenhaft ins System auf
• Onboarding-Formular: Neue Kolleg:innen ergänzen Angaben auch ohne Zugriff auf die Software mit dem Onboarding-Formular
• Umfangreiche Personalakte: Verwalten Sie Angaben und Dokumente strukturiert und verfolgen dabei Änderungen im Protokoll
• Dokumenten-Im- und -Export: Importieren Sie Dokumente mithilfe von Kategorien gezielt in die Software oder laden Sie diese bei Bedarf herunter
• Individuelle Rollen und Zugriffsrechte: Vergeben Sie spezifische Zugriffsrechte an Ihre Mitarbeiter:innen und legen Sie Rollen für Führungskräfte fest
• Organigramm: Bilden Sie Ihre Organisation in Zusammenarbeit mit HR WORKS in der Software ab
• E-Mails: Senden Sie E-Mails direkt aus der Software heraus an Ihre Mitarbeiter:innen

Den Personalbedarf ermitteln Sie mit HR WORKS noch manuell

Personaler:innen in größeren Unternehmen müssen bei der Ermittlung des Personalbedarfs mit HR WORKS in den sauren Apfel beißen, denn: Die Software unterstützt Sie unzureichend mit spezifischen Kennzahlen zur Fluktuation oder kommenden Austritten. Immerhin stellt Ihnen das Tool Abwesenheitsberichte zur Verfügung, mit denen Sie den Ersatzbedarf ermitteln können. Hier sollte HR WORKS nachbessern.

HR WORKS versorgt Sie kaum mit Auswertungen zur Personalplanung

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Multiposting auf 1.000+ Kanälen, powered by GoHiring

Update: In meinem letzten Test mit HR WORKS bot die Lösung noch keine Möglichkeiten für das Multiposting Ihrer Stellenanzeigen; bzw. nur per Schnittstelle zur Bewerbermanagement-Software softgarden. Mittlerweile hat HR WORKS an dieser Stelle nachgebessert und eine neue Schnittstelle zum Multiposting-Anbieter GoHiring integriert, die Sie kostenlos nutzen können.

Der Prozess ist simpel: In HR WORKS erstellen Sie dank übersichtlicher Eingabemasken schnell und einfach Ihre Stellenanzeigen mit den wichtigsten Infos. Anschließend aktivieren Sie die Multiposting-Schnittstelle und gelangen so in einen neuen Software-Bereich für das Multiposting. Auch hier haben Sie noch einmal die Möglichkeit, Ihre Stellenausschreibungen zu bearbeiten und per Vorschau-Funktion zu überprüfen.

Erstellen Sie ansprechende Stellenanzeigen in der neuen Multiposting-Umgebung von HRworks

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Ihre Möglichkeiten sind an dieser Stelle recht umfassend; so haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Design-Vorlagen für Ihre Anzeige zu wählen, Bilder einzufügen, Texte zu bearbeiten und die wichtigsten Infos zum Gehalt und zur Zielgruppe zu hinterlegen. Das Ergebnis kann sich durchaus sehen lassen:

So könnte Ihre Stellenausschreibung in HRworks aussehen

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Zuletzt wählen Sie die Jobbörsen aus, auf denen die Anzeige gestreut werden soll und werden ggf. zum Checkout- bzw. Bezahlprozess weitergeleitet. Bestehende Verträge mit Jobbörsen lassen sich ebenfalls in HR WORKS übernehmen, um von bestehenden Konditionen zu profitieren.

Dank der Schnittstelle zu GoHiring haben Sie mit HRworks Zugang zu über 1.000 Jobbörsen für Ihre Stellenanzeigen

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Mit dabei sind über 200 Generalisten (z.B. Indeed, Monster, StepStone, careerjet, die Bundesagentur für Arbeit, über 400 Spezialisten für verschiedene Branchen oder Spezialgebiete, rund 250 regionale Jobportale und ca. 100 Plattformen, die sich vor allem an Student:innen richten.

Die Plattformen lassen sich dabei nach Ländern/Regionen, Karrierelevel, Kategorien und Vertragslaufzeiten filtern, was die Auswahl der passenden Kanäle erleichtert.

Erstellen Sie auch ohne Vorkenntnisse eine ansprechende Karriereseite

Außer dem Multiposting per GoHiring können Sie Ihre Stellenanzeigen natürlich auch auf Ihrer hauseigenen Karriereseite posten und diese im Vorfeld mit HR WORKS erstellen und individuell anpassen.

Ob schrill und bunt oder clean und dezent — HR WORKS bietet Ihnen eine anpassbare Karriereseite. Dabei wählen Sie aus diversen Schriftarten von Google Font und wählen Farben per Skala oder Hexa-Code für Hintergründe, Schriften und Buttons, ganz Ihrem Corporate Design entsprechend. Top: Selbst Anfänger:innen im Webdesign erstellen so ganz ohne Vorkenntnisse in HTML oder CSS ein ansprechendes Stellenportal.

HR WORKS bietet Ihnen ein anpassbares Stellenportal

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

HR WORKS punktet hier in Sachen Anpassbarkeit und Kreativität. Von individuellen Header-Bildern über Textfarbe, -Art oder -Größe bis hin zu individuell gestaltbaren Texten über Ihr Unternehmen oder Ihr Leitbild – die Software bietet vielerlei Möglichkeiten und lässt kaum Wünsche offen.

Seit Februar 2024 verfügt HR WORKS außerdem über eine zusätzliche Checkbox, um Stellen explizit als Homeoffice- oder als hybride Stelle auszuschreiben – was dann automatisch in der Stellenanzeige des Karriereportals mit angezeigt wird. Nett!

Mit diesen Features unterstützt Sie HR WORKS bei der Personalauswahl

Im Test zeigt HR WORKS eine solide Auswahl an Tools, die Sie bei der Wahl der besten Kandidat:innen im Bewerbungs-, beziehungsweise Auswahlprozess unterstützen. Beispielsweise sehen Sie in der “Bewerberübersicht”, in welcher Phase sich Bewerber:innen befinden. Per Drag-and-Drop können Sie einzelne Kandidat:innen in die nächste Phase verschieben, beispielsweise, wenn Sie die Person zum Interview einladen möchten.

Verschieben Sie Bewerber:innen bequem in die nächste Phase

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Darüber hinaus bietet Ihnen HR WORKS die Möglichkeit, Interview-Einladungen via E-Mail aus der Software heraus an Bewerber:innen zu versenden oder positive sowie negative Kommentare als Bewertung zu hinterlassen. Praktisch: Durch die Einbindung von Google Maps sehen Sie auf einen Blick, welche Distanz Bewerber:innen von ihrem Wohnort zu Ihrem Standort zurücklegen müssen und ob ein Umzug notwendig wäre.

HR WORKS zeigt Ihnen die Distanz zwischen Wohn- und Standort

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

In Sachen Onboarding hat HR WORKS nur wenig zu bieten

Unternehmen, die ihren neuen Mitarbeiter:innen einen strukturierten Start mit gelungenen Onboarding-Prozessen bieten wollen, kommen mit HR WORKS nicht weit. Abgesehen vom praktischen Onboarding-Formular für die Datenerfassungen hat die Software leider nichts zu bieten, womit Sie einzelne Prozessschritte abbilden oder sogar automatisieren können. Hier sollte HR WORKS unbedingt nachbessern!

Fazit: Im Recruiting hat HR WORKS alle wichtigen Features an Bord

Im Recruiting macht HRworks eine gute Figur. Das kostenlose Multiposting via GoHiring ist eine tolle Möglichkeit, Ihre Stellenanzeigen reichweitenstark zu streuen und auch die integrierte Karriereseite weiß zu gefallen. Die Prozesse für die Bewerberverwaltung könnten ein bisschen schicker aussehen, funktionieren aber tadellos, sodass auch Recruiter und Admins in Sachen Recruiting gut mit der Software zurechtkommen.

Ausbaufähig ist HR WORKS allenfalls in Sachen On- und Offboarding. Davon abgesehen hat mir hier nichts gefehlt.

Die Recruiting-Funktionen von HR WORKS im Überblick

• Abwesenheitsberichte: Finden Sie mit Berichten über Fehlzeiten heraus, welcher Ersatzbedarf in welcher Abteilung vorherrscht
• Individuelle Stellenanzeigen: Passen Sie Textart und Farben Ihrer Stellenausschreibungen an Ihre Corporate Identity an
• Link zum Bewerbungsformular: Hinterlegen Sie den Link zum Bewerbungsformular in Ihren Stellenausschreibungen für andere Kanäle
• Ansprechende Karriereseite: Sie bestimmen das Design Ihrer Karriereseite, auch ohne Kenntnisse in HTML oder CSS
• Bewerbungsphasen: Verschieben Sie Ihre Kandidat:innen je nach To-Do in die nächste Phase des Bewerbungsprozesses
• Bewertungen: Bewerten Sie Kandidat:innen mit positiven oder negativen Kommentaren
• Versenden Sie Interview-Einladungen: Planen Sie Gespräche bereits in der Software und laden Sie Bewerber:innen ohne externes Tool zum Interview ein
• Arbeitsvertrag-Generator: Erstellen Sie im Nu Arbeitsverträge für neue Mitarbeiter:innen mithilfe von Textbausteinen

Personalentwicklung als kostenpflichtiges Modul

Update: Seit meinem letzten Test mit HR WORKS hat sich vor allem in Sachen Personalentwicklung einiges getan. Hatte das Tool zuletzt gerade einmal Funktionen für die Terminierung von Mitarbeitergesprächen und rudimentäres Skill Management zu bieten, hat HR WORKS an dieser Front mittlerweile ordentlich nachgelegt und ein eigenes Zusatzmodul für die Personalentwicklung hinzugefügt.

Mit dem neuen Modul “Personalentwicklung” integrieren Sie Features für Mitarbeiterfeedback, Zielvereinbarung, Leistungsbeurteilung und mehr in das HR-Komplettsystem

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Das Personalentwicklungsmodul von HR WORKS enthält die wichtigsten Funktionen und Features für den effektiven Aufbau des Personals, inklusive:

• Feedbackgespräche
• Kompetenzanalysen
• Zielmanagement
• Leistungsbeurteilung
• Mitarbeiterengagement
• Ideenmanagement
• Mitarbeiterumfragen
• Benefitmanagement

HRworks ermöglicht damit 360-Grad-Feedback für Ihre Mitarbeiter:innen. Gefehlt hat es mir hier aktuell lediglich noch an Möglichkeiten für das Fort- und Weiterbildungsmanagement.

Leider konnte ich das neue Modul – das Sie entweder für einen Aufpreis von 5 €/Monat dazubuchen oder als eigenständige Lösung nutzen können – noch nicht selbst in der Praxis testen. Daher bewerte ich an dieser Stelle nur den reinen Funktionsumfang mit einer Note von 1,7. Einen ausführlichen Praxistest wird trusted zeitnah nachholen.

Der Teamkalender enthält Dienstreisen, Feiertage und mehr

Als Führungskraft mit Teamverantwortung profitieren Sie von HR WORKS’ übersichtlichen Teamkalender, der Sie über Abwesenheiten, wichtige Termine, Feiertage oder Dienstreisen Ihrer Mitarbeiter:innen informiert. Gut gelungen ist, dass Sie zwischen zwei Ansichten wechseln können. Einerseits erhalten Sie die Ansicht des aktuellen Monats und andererseits die Planung der nächsten vier Wochen (etwa ab Monatsmitte) im Voraus.

Behalten Sie den Überblick über Abwesenheiten Ihrer Teammitglieder

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Da die La trust-Oria Vertriebsmitarbeiter:innen im Außendienst beschäftigt, war diese Funktion für die Planung von Außer-Haus-Terminen besonders praktisch. Beratungsunternehmen und andere mobile Teams haben dadurch den Vorteil, dass sie wichtige Kundentermine gut im Voraus planen können.

Individuelle Arbeitspläne, aber keine Schichtplanung

Für unterschiedliche Arbeitszeitmodelle können Sie in HR WORKS passende Arbeitspläne mit nur wenigen Handgriffen erstellen. Im Test konnte die Redaktion so ein Vollzeit-Modell von Montag bis Freitag als Standard setzen, für Werkstudent:innen allerdings auch individuelle Arbeitszeitmodelle einstellen. So bleiben Sie flexibel, können gleichzeitig aber auch auf einen vordefinierten “Normalfall” zurückgreifen.

Legen Sie individuelle Arbeitspläne fest

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Schade: Eine Schichtplanung oder explizite Überstundenverwaltung besitzt die Software nicht. Stattdessen können Sie durch eigene Abwesenheitsregelungen den Überstundenausgleich als Abwesenheits-Modell festlegen.

Plus: Seit Februar 2024 verfügt HR WORKS über automatische Alarme, die losgehen, wenn die maximal erlaubte Arbeitszeit pro Tag überschritten wird. Ungewollte Überstunden können so vermieden werden; gleichzeitig lassen sich gesetzliche Regelungen zur Arbeitszeit besser einhalten.

Mitarbeiter:innen erfassen Zeiten, Dienstreisen, Projekte und Spesen

Arbeitszeiten lassen sich in HR WORKS mit nur wenigen Klicks erfassen. Ihre Mitarbeiter:innen pflegen ihre jeweiligen Zeiten selbst im Self-Service und können dabei beispielsweise auch einstellen, ob die Zeiten direkt auf ein spezifisches Projekt oder beispielsweise auf eine Dienstreise tracken wollen.

Gelungen: Mit dem ausgeklügelten Reisemanagement von HR WORKS erfassen Ihre Mitarbeiter:innen nicht nur die zurückgelegte Strecke bei Dienstreisen. Ihre Angestellten laden Belege direkt ins System und stellen Anträge für Reisekostenerstattungen. Gestellte Erstattungsanträge für Reisekosten landen wieder bei Ihnen übersichtlich im Dashboard. Von dort müssen Sie nur noch die Genehmigung erteilen, das klappt sogar per E-Mail.

Im Reisekostenmanagement ist HR WORKS ganz vorn mit dabei

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Erkennen Sie Absentismus frühzeitig mit dem Bradford-Faktor

Sind die richtigen Einstellungen in HR WORKS erst einmal vorgenommen, müssen Sie nicht erst tiefgehende Analysen vornehmen, um Absentismus in Ihren Abteilungen zu erkennen. Mit dem sogenannten Bradford-Faktor zeigt Ihnen die Software an, ob Mitarbeiter:innen häufig unentschuldigt für kurze Zeit fehlen. Ist die Punktzahl besonders hoch, besteht für Sie dringender Handlungsbedarf.

Ein hoher Bradford-Faktor kann ein Hinweis auf Absentismus sein

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

In der la trust-Oria zeigte eine Mitarbeiterin einen besonders hohen Score von 750. Besonders freitags häufen sich die Fehlzeiten (in diesem Fall 20 Prozent). Die vorgesetzte Führungskraft kann sich nun mit der Personalabteilung über weitere Maßnahmen beraten.

Fazit: Viele Anpassungen mit einem schönen Extra

HR WORKS stellt Ihnen eine ganze Reihe an Anpassungsmöglichkeiten für An- und Abwesenheiten bereit. Innerhalb der Einstellungen legen Sie neue Arbeitszeitkontingente fest und bestimmen, ob Dienstreisen und Projekte von Ihren Mitarbeiter:innen erfasst werden sollen. Besonders mobile Teams profitieren von diesen Funktionen, während Schichtbetriebe wegen der fehlenden Schichtplanung mit Factorial glücklicher werden.

Von der automatischen Berechnung des Bradford-Faktors war die Redaktion positiv überrascht, denn dieses Feature zeigte bislang keine andere Software in der Testreihe.

Die Zeitmanagement-Funktionen von HR WORKS im Überblick

• Zeiterfassung mit einem Klick: Ihre Mitarbeiter:innen stempeln bequem mit nur einem Klick ein
• Übersichtlicher Kalender: Mithilfe des übersichtlichen Teamkalenders planen Sie bis zu vier Wochen in die Zukunft
• Individuelle Arbeitsmodelle: Legen Sie für Werkstudent:innen, Freelancer und mehr personalisierte Arbeitszeitmodelle fest
• Zeiterfassung mit Terminal: Das Stempeln klappt auch am webbasierten Terminal mit Tablet und Co.
• Bradford-Faktor: Erkennen Sie es sofort, wenn jemand aus Ihrer Abteilung häufig für kurze Zeit fehlt

Erstellen Sie Entgeltabrechnungen manuell oder automatisch

Mit den Funktionen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung von HR WORKS haben Sie zwei verschiedene Möglichkeiten, um Entgeltabrechnungen vorzunehmen. Erstens: Sie erstellen Lohnberichte und lassen diese Ihrem Steuerbüro zukommen. Die fertigen Entgeltabrechnungen verteilen Sie via HR WORKS direkt an Ihre Mitarbeiter:innen.

Die Erstellung von Abrechnungs-Dokumenten ist nicht intuitiv

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Alternativ nutzen Sie die DATEV-Schnittstelle, die in HR WORKS bereits integriert ist. Dadurch sendet HR WORKS relevante Daten für die Abrechnung direkt an die DATEV-Cloud. Sind die Abrechnungen vom Steuerbüro freigegeben, sendet die Cloud die Entgeltabrechnung automatisch an Ihre Mitarbeiter:innen zurück.

Unternehmen sollten nach Möglichkeit auf die zweite Option zurückgreifen, da erstere im trusted-Test nur dürftig funktionierte. Selbst nach einer langen Recherche in der Wissensdatenbank des Anbieters konnte die trusted-Redaktion nicht alle wichtigen Daten selbstständig in der Tabelle sammeln. Diese war zudem teilweise mit Dopplungen versehen, was ebenfalls ärgerlich sein kann.

Legen Sie einmalige und wiederkehrende Zahlungen fest

Wiederkehrende Zahlungen (wie monatliche Gehälter) sowie einmalige Boni (wie das 13. Monatsgehalt) können Sie in der Software unkompliziert verwalten. HR WORKS überrascht dabei mit einem kleinen Extra; dem Jahresgehalts-Assistenten. Haben Sie mit Mitarbeiter:innen beispielsweise ein Jahresgehalt vereinbart, rechnet Ihnen der Assistent die monatliche Vergütung automatisch aus.

Passen Sie einmalige oder wiederkehrende Zahlungen an

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Für das Testunternehmen war es dank dieser Funktion sehr einfach, neben Fixgehältern auch Provisionen für die Mitarbeiter:innen im Vertrieb zu definieren.

Fazit: In Sachen Entgeltabrechnung kann HR WORKS noch etwas lernen

HR WORKS bietet Ihnen zwar die Möglichkeit, Entgeltabrechnungen durchzuführen. Diese sind aber größtenteils unverständlich und unhandlich gelöst. Erst mit einem Blick in das Helpcenter und durch Unterstützung eines Video-Tutorials war es der Redaktion möglich, eine Lohnabrechnungstabelle zu erhalten. Dafür nett: Mit dem Jahresgehalts-Assistenten benötigen Sie immerhin keinen Taschenrechner.

Mit etwas Übung kann HR WORKS durchaus ein Gewinn für kleine Unternehmen sein, die ihre Gehaltsabrechnung digital durchführen wollen. Gerade in Hinblick auf Komfort-Features wie eine Vorschaufunktion oder einfache Exporte von Lohn- und Gehaltsdaten sind Tools wie Personio oder rexx besser und übersichtlicher aufgestellt.

Die Funktionen von HR WORKS für die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Überblick

• Vorbereitende Entgeltabrechnung: Erstellen Sie Berichte für Ihre Lohnbuchhaltung oder Ihre Steuerberater:innen mit den wichtigsten Abrechnungsdaten
• Vergütungsarten: Legen Sie einmalige Vergütungen wie Boni oder Provisionen fest oder wiederkehrende wie das 13. Monatsgehalt
• Automatische Lohndokumente: Dank der intelligenten DATEV-Schnittstelle erhalten Ihre Mitarbeiter:innen Abrechnungsdokumente automatisch
• Jahresgehalts-Assistent: Geben Sie das vereinbarte Jahresgehalt in einer kurzen Maske ein, um das fällige Monatsgehalt zu erhalten

Administrator:innen erhalten thematische Auswertungen

Um gezielte Auswertungen zu Ihren Personalkennzahlen zu erhalten, unterstützt Sie HR WORKS mit Berichten. Als Administrator:in finden Sie diese in der Software aber nicht an einer zentralen Stelle. Stattdessen beziehen sich die Reportings auf die vorgegebene Struktur der HR-Suite. So erhalten Sie beispielsweise Abwesenheitsauswertungen im Abschnitt Abwesenheiten, Entgelt-Kennzahlen im Gehaltsbereich und so weiter.

Erstellen Sie Berichte in verschiedenen Formaten

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Sie haben in den jeweiligen Berichten die Möglichkeit, Auswertungen zu einzelnen Personen (auch als Vergleich zwischen Ihrem Personal) oder zu einzelnen Organisationseinheiten zu erstellen. Das ist für Sie besonders praktisch, wenn Sie beispielsweise die Gehaltsentwicklung der Abteilungen Ihrer Zweigstellen betrachten möchten. Die jeweiligen Berichte exportieren Sie daraufhin im XML-, HTML- oder im PDF-Format.

Hervorragend: Daten lassen sich bis zu 5 Jahre rückwirkend mit HR WORKS zu individuellen Berichten verarbeiten. Voraussetzung dafür ist, dass die historischen Daten importiert wurden; dann allerdings können Sie Berichte auch mit Daten erstellen, die nicht direkt aus HR WORKS stammen.

Führungskräfte erstellen Reportings mit der Flow-Oberfläche

Während Administrator:innen auf dezentrale Berichte in HR WORKS zurückgreifen müssen, stehen Auswertungen für Führungskräfte an einer zentralen Stelle zur Verfügung. Mittels Filterfunktionen können Sie die einzelnen Berichte, etwa zu Reisekosten, An- oder Abwesenheiten, weiter verfeinern.

Die moderne Flow-Oberfläche wäre auch für Administrator:innen praktisch

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Im Test konnte die Teamleitung schnell Berichte erstellen und das mit nur wenigen Handgriffen. Führungskräfte sparen hier besonders viel Zeit dank der intuitiven Oberfläche. Für Administrator:innen wäre eine ähnliche Berichtsverwaltung wünschenswert gewesen.

Fazit: Administrator:innen benötigen mehr Zeit für die Erstellung von Reportings

Als Personalmanager:in sollten Sie mühelos Auswertungen zu spezifischen Kennzahlen Ihres Personals erstellen können, um entsprechende Maßnahmen abzuleiten. Beispielsweise zur Fluktuationsrate oder Abwesenheiten. HR WORKS stellt sich hier zumindest aus administrativer Sicht etwas quer, denn die passenden Reportings sind fest in die Struktur der Software eingebunden. Dadurch suchen Sie länger, bis Sie die richtigen Berichte entdeckt haben.

Teamleads hingegen erstellen Reportings aus einer zentralen Stelle der Flow-Oberfläche heraus. Eine solche zentrale Verwaltung, wie Sie sie auch in anderen HR-Lösungen wie Freshteam oder Personio vorfinden, wäre auch für Administrator:innen praktisch. So müssten Sie nicht zwischen einzelnen Menüpunkten hin und her wechseln, sondern hätten alle wichtigen Daten an einem Ort gebündelt.

Die Analyse- und Berichtsfunktionen von HR WORKS im Überblick

• Anpassbare Berichte: Erstellen Sie Auswertungen zu einzelnen Personen oder zur ganzen Organisation
• Zentrale und dezentrale Erstellung: Je nach Rolle finden Sie Berichte an unterschiedlichen Orten im System vor

Ein umfangreicher Employee-Self-Service

Ihre Mitarbeiter:innen können mit entsprechenden Berechtigungen weitgehend selbstständig in HR WORKS agieren. Beispielsweise können Sie eigene Zeiten eintragen, Stammdaten ändern, Lohn- und Gehaltsdaten einsehen und mehr:

• Abwesenheiten beantragen
• Reisekosten-Abrechnungen einreichen
• Spesenbelege ins System laden
• Arbeitsmittel beantragen
• Steuererklärungs-Daten einsehen

Für viele Arbeitnehmer:innen ist Letzteres besonders spannend. Im eigenen Profil erhalten Ihre Angestellten Zugriff auf relevante Steuererklärungs-Daten, beispielsweise für die Kilometerpauschale oder für Reisekosten zur Vorlage beim Finanzamt. Diese können Ihre Mitarbeiter:innen mit nur einem Klick im PDF-Format exportieren und zur Vorlage ausdrucken.

Der umfangreiche Self-Service ist intuitiv

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Der durchdachte Self-Service lohnt sich aber nicht nur für Ihre Mitarbeiter:innen. Da Ihre Angestellten selbstständig Änderungen ihrer Personaldaten vornehmen, sorgen sie selbst für die Aktualität der Personalakte. So müssen Sie Ihrem Personal nicht hinterherlaufen und teilen die Verantwortung mit ihnen.

Zudem steigert der Employee-Self-Service die Transparenz. Das hat den Vorteil, dass Ihre Mitarbeiter:innen nicht alle Informationen erst bei Ihnen erfragen müssen. Auf diese Weise erhalten Sie mehr Freiraum für wichtige Fragen und Themen im Personalmanagement.

Fazit: Im Self-Service zeigt HR WORKS seine Stärken

Obwohl Ihre Mitarbeiter:innen einen umfangreichen Self-Service vorfinden, verläuft die Navigation schnell und intuitiv. Besonders praktisch ist, dass Ihre Mitarbeiter:innen selbstständig auf Daten zugreifen können, die für die Steuererklärung relevant sind. Dadurch ersparen Sie sich gerade in größeren Unternehmen häufige Nachfragen zum Stichtag.

Die Self-Service-Funktionen von HR WORKS im Überblick

• Selbstständige Anträge: Ihre Mitarbeiter:innen stellen Urlaubs-, Abwesenheits- oder Spesenabrechnungs-Anträge
• Eigenständige Datenänderung: Die Änderung von Kontakt-, Bank- oder Adressdaten nehmen Ihre Angestellten selbst vor
• Beleg-Upload: Belege zu Reisekosten können Ihre Mitarbeiter:innen auch mobil ins System laden
• Steuererklärungs-Daten: Relevante Daten für die Steuererklärung müssen Ihre Angestellten nicht bei Ihnen anfragen

Was kostet HR WORKS?

Anders als andere Softwares dieser Kategorie bietet HR WORKS weder Tarife noch einen modularen Aufbau in der Preisgestaltung an. In diesem Fall zahlen Sie eine Lizenzgebühr in Höhe von 9,90 € für jeden User bei mindestens 20 Usern im Monat. Hinzu kommt eine gestaffelte Grundgebühr, die sich an der integrierten Nutzerzahl orientiert. Bei Bedarf buchen Sie außerdem das neue Modul “Personalentwicklung” kostenpflichtig hinzu. Sie können die Software auch kostenfrei mit einer Demo-Version 30 Tage lang testen.

Die Preisgestaltung von HR WORKS

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Mit 9,90 Euro pro User und der Grundgebühr als zusätzlichen Kostenfaktor steht HR WORKS im Vergleich auf einer ähnlichen Stufe wie perbit oder Factorial und bewegt sich damit im Mittelfeld. Generell zeigt HR WORKS mit seinen vielen Features ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für kleine bis mittlere Unternehmen.

Wollen Sie die Kernsoftware noch um das neue Modul “Personalentwicklung” aufstocken, kostet das 5 €/Monat zusätzlich pro User und auch die Grundgebühr steigt dann von 60 auf 100 € (20 bis 49 MA), von 90 auf 150 € (50 bis 99 MA), von 150 auf 250 € (100 bis 299 MA) und von 300 auf 500 € (ab 300 MA).

Zusätzlich zu den monatlichen Kosten werden außerdem einmalige Einrichtungsgebühren in einer gewissen Höhe fällig:

Ein Überblick über die einmaligen Einrichtungs- und Schulungskosten von HR WORKS

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Mehr Details zur Preisgestaltung finden Sie in unserer Kostenübersicht:

Wie benutzerfreundlich ist HR WORKS?

Das Alter der Software ist HR WORKS als Administrator:in auf jeden Fall anzumerken. Dafür ist das Tool bemerkenswert strukturiert, aber nicht in jedem Bereich intuitiv. Die optionale Schulung ist zumindest für Administrator:innen zu empfehlen, um den kompletten Funktionsumfang des Tools voll auszuschöpfen. Dagegen gestaltet sich die Flow-Oberfläche für Führungskräfte und Mitarbeiter:innen sehr viel moderner und benutzerfreundlicher.

Die Oberfläche von HR WORKS aus administrativer Sicht

Screenshot: trusted.de

Quelle: hrworks.de

Wie sicher ist HR WORKS?

Die Software der HR WORKS GmbH wird von AWS (Amazon Web Services) gehostet. Der Standort der Server liegt in Irland. Die Server sind nach den Normen ISO/IEC 27001 und 27018 zertifiziert. Bei der Übertragung Ihrer Daten setzt der Anbieter auf eine SSL-Verschlüsselung. Während der Anwendung profitieren Sie von einer spezifischen Rollenverteilung für Ihre Mitarbeiter:innen sowie von der Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Welchen Kundenservice bietet HR WORKS?

Damit Sie sich in HR WORKS besser zurechtfinden, unterstützt Sie der Hersteller mit unterschiedlichen Hilfsangeboten. Während der Anwendung können Sie beispielsweise auf das Helpcenter zugreifen, worin Sie nicht nur Beschreibungen in Textform, sondern auch Video-Tutorials der Experten finden. Neben Anfragen via Ticket, die Sie aus der Software heraus stellen können, bietet HR WORKS auch einen Telefon-Support. Den kompetenten Support erreichen Sie von Montag bis Freitag zwischen 08:00 Uhr und 17:00 Uhr.

So sehen die Bewertungen anderer User aus

Andere User, die bereits Erfahrungen mit der Software gemacht haben, loben die vielfältigen HR-Funktionen. Das Produkt überzeugt auch andere Nutzer:innen mit dem All-in-One-Prinzip. Andere Anwender:innen kritisieren, dass die Flow-Oberfläche im Gegensatz zur Admin-Ansicht nicht umfangreich genug ist.