Fazit der Redaktion
Was HRworks vom Wettbewerb abhebt ist die riesige Funktionsfülle des Tools. Vom Bewerbermanagement über die Personalverwaltung über die Zeiterfassung und die Reisekosten- und Spesenabrechnung bis hin zum Arbeitszeugnis sind hier alle HR-Prozesse abgedeckt. Das macht HRworks recht umfangreich und komplex; der Anbieter ist jedoch bemüht, mit einer übersichtlichen Nutzeroberfläche dennoch für eine reibungslose Bedienung zu sorgen. Der Clou an HRworks: Im monatlichen “Mietpreis” sind alle Module und Funktionen enthalten. So gibt es kein Stückwerk, das ggf. auch noch extra kostet, sondern ein HR-Komplettpaket zu einem erschwinglichen Preis.
- Alle HR-Prozesse abgebildet
- Viele integrierte Module
- Vergleichsweise günstiger Abopreis
- Einrichtungsgebühren
- Kostenpflichtige Service-Hotline
Zielgruppe
HRworks richtet sich an Unternehmen kleiner bis großer Größenordnung. Die monatliche Miete ist dabei so human, dass das Tool grundsätzlich für kleine Unternehmen geeignet ist - kleinere Startups und andere Kleinstunternehmen dürften allerdings an der Mindesnutzerzahl von 20 Usern und an der relativ hohen Einrichtungsgebühr scheitern. Pauschal lässt sich sagen, das HRworks für Unternehmen zwischen 20 und rund 1.000 Mitarbeitern geeignet ist.
Funktionsumfang
HRworks ist eine umfangreiche HR-Plattform mit einer Vielzahl von Modulen. Dazu gehören, neben der Personalverwaltung, unter anderem noch diese Softwarebereiche:
- Bewerbermanagement
- Skillmanagement und Mitarbeitergespräche
- Arbeitszeugnisse
- Reisekostenabrechnung
- Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
- Zeiterfassung
HRworks ist damit eines der funktionsstärksten Tools im Vergleich und deckt so gut wie alle relevanten HR-Prozesse ab. Hier die einzelnen Module im Kurzüberblick:
Personalverwaltung
Hauptaufgabe des Tools ist die Verwaltung Ihres Teams und Ihrer Mitarbeiter. Dies geschieht mithilfe digitaler Personalakten, in denen die Stammdaten all Ihrer Mitarbeiter hinterlegt sind, übersichtlicher Dashboards und der Team-Übersicht, mit der Sie auch die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter im Blick behalten.
Einen detaillierten Überblick über die Möglichkeiten von HRworks hinsichtlich der Personalverwaltung finden Sie in der HRworks-Funktionsübersicht.
Recruiting/Bewerbermanagement
Mit HRworks erstellen Sie ein Online-Bewerbungsformular und binden dieses bequem per Link in Ihrer eigenen Karriereseite oder in Stellenausschreibungen in sozialen Netzwerken und Online-Jobbörsen ein. Alle eingehenden Bewerbungen landen direkt in HRworks und bilden Ihren Bewerberpool, auf den alle Mitarbeiter mit den entsprechenden Rechten Zugriff haben. Eine Statusanzeige nach Ampelsystem (grün, gelb, rot) zeigt an, welchen Status eine Bewerberin oder ein Bewerber aktuell hat, und was es noch zu tun gibt.
Skillmanagement und Mitarbeitergespräche
Auch das Talentmanagement ist in HRworks abgebildet. Mithilfe selbst definierter Skills und Bewertungskriterien behalten Sie den Überblick über die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter. Auswertungen lassen sich beispielsweise als Säulen-, Linien- oder Radardiagramm ausgeben. Zusätzlich planen Sie mit HRworks auch Ihre Mitarbeiter- und Feedbackgespräche. HRworks unterstützt Sie zum Beispiel bei der Terminfindung und der Erstellung von Fragebögen.
Arbeitszeugnisse
Die HRworks Arbeitszeugnis Software unterstützt Sie bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen nach dem Schulnotenprinzip (1 bis 6). Mithilfe rechtssicherer Formulierungsvorschläge und der engen Verzahnung mit den übrigen HRworks-Modulen, die für die automatische Datenübertragung sorgt, sind die nötigen Zeugnisse so innerhalb von wenigen Minuten fertig erstellt.
Reisekostenabrechnung
Die Reisekosten- und Spesenabrechnung war einmal die Hauptaufgabe von HRworks und ist heute ein Modul unter vielen. Reisekosten lassen sich bequem per mobiler App erfassen und beantragen und können von den jeweiligen Verantwortlichen in HRworks genehmigt werden. Dabei behält HRworks aktuelle gesetzliche Pauschalen und Währungskurse im digitalen Hinterkopf.
Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
Mit der Urlaubsverwaltung von HRworks beantragen und genehmigen Sie Urlaub ganz bequem. Jeder Mitarbeiter weiß immer ganz genau, wie viele Urlaubstage er noch zur Verfügung hat, und kann diese selbstständig verteilen. Urlaubsanträge werden dabei direkt Online an die Vorgesetzten weitergegeben. Schön: Genehmigte Urlaubstage landen direkt im Kalender von HRworks - genauso wie Krankheitstage, Geschäftsreisen oder Schulungen. Sehr gut: Um die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter zu schützen, können diese ihre Krankheitstage ganz neutral mit dem Vermerk “abwesend” eintragen, ohne dabei auf den genauen Abwesenheitsgrund einzugehen.
Zeiterfassung
Die “digitale Stechuhr” von HRworks befindet sich direkt auf der Startseite der Web- oder der mobilen App und funktioniert nach einem Stoppuhr-Prinzip. Beginnen Sie Ihre Arbeit starten Sie die Zeiterfassung, machen Sie Pause oder Feierabend stoppen Sie die Uhr wieder. Im Zeiterfassungsmenü finden Sie außerdem eine Zusammenfassung Ihrer Arbeits- und Sollstunden und können Ihr Zeitkonto bearbeiten.
Mitarbeiterbenefits
Ein Steckenpferd von HRworks sind die sogenannten Mitarbeiterbenefits. Mit diesem Modul bestellen und verteilen Sie beispielsweise steuerfreie Gutscheine des Partners amazon.de. Gutscheine in Höhe von bis zu 648 Euro pro Jahr sind dabei möglich. Ein Übertreten der Steuerfreigrenze wird von HRworks dabei verhindert. Ebenso einfach richten Sie mit diesem Modul Mahlzeitenzuschüsse ein, die wie digitale Essensmarken funktionieren.
Usability
Komplexe aber sinnvolle Navigation durch das Tool
Alleine der große Funktionsumfang von HRworks sorgt dafür, dass die Software gerade für Einsteiger ein wenig zu komplex ausfallen könnte, um sofort sicher damit zu arbeiten. Trotzdem hat der Entwickler alles dafür getan, dass Sie sich gut im Tool zurechtfinden können. Eine zentrale Navigationsleiste am linken Bildschirmrand ist zwar riesig und auf den ersten Blick unübersichtlich, wartet aber auch mit einer sinnvollen Sortierung und vor allem mit sprechenden Titeln und klaren Icons auf, so dass Sie die gesuchte Funktion schnell finden können.
Für 2020 hat der Anbieter die neue Benutzeroberfläche “Flow” angekündigt, die zusätzlich Klarheit im komplexen System schaffen soll. Das neue Interface ist klarer und verständlicher gestaltet und hat auch Software-Einsteiger im Blick. Bilder der Flow-Oberfläche und weitere Informationen folgen in Kürze auf trusted.de.
Ansprechende Oberfläche mit zentralen Dashboards
Zudem glänzt HRworks mit einer zeitgemäßen und minimalistischen Oberfläche. Ein Beispiel dafür ist das zentrale Mitarbeiterdashboard, das immer die wichtigsten Daten in Echtzeit parat hält und übersichtlich in einzelnen Boxen aufbereitet. So sehen Sie (und Ihr Team) immer, was es noch zu tun gibt.
Mobile Apps von HRworks gibt es aktuell nicht. Die Web App ist allerdings reponsive und auf allen mobilen Geräten abrufbar.
Schnittstellen
HRworks verfügt über mehrere Standardschnittstellen sowie einen Schnittstellengenerator, mit dem Schnittstellen zu nahezu allen Programmen und Tools aus der Finanz- oder Lohnbuchhaltung generiert werden können. Die Einrichtung der jeweiligen Integrationen ist im Einrichtungspreis enthalten und wird von einem erfahrenen Consultant für Sie vorgenommen. Standardmäßig sind zwar nicht so viele Schnittstellen integriert, wie beispielsweise bei der Konkurrenz von jacando Admin; dafür sind die wichtigsten FiBu-Integrationen vorhanden. Unter anderem sind auch diese Tools in HRworks integriert:
- SAP
- Google Kalender
- Microsoft Office 365
HRworks wartet allerdings mit der “Schnittstellengenerator” genannten offenen API auf, mit der Sie beliebig viele eigene Schnittstellen bauen und implementieren können. Der Provider verspricht, dass dies auch für Laien ganz einfach möglich sein soll. So verbinden Sie HRworks zum Beispiel mit Buchhaltungs- oder Lohnbuchhaltungs-Tools.
Preise und Plans
Moderate Monatsmiete, hohe Einrichtungsgebühr
Für das monatliche Abonnement von HRworks bezahlen Sie 6 Euro pro Benutzer und Monat. Das ist ein vertretbarer und vor allem skalierbarer Preis, da das Tool so theoretisch mit Ihrem Team und dessen Ansprüchen mitwächst. Dabei ist allerdings eine Art “Mindestabnahme” vorausgesetzt: Unter 20 Nutzerlizenzen gibt es HRworks nicht. So kommen Sie auf Kosten von rund 120 Euro pro Monat.
Was Sie allerdings beachten müssen: HRworks erhebt eine einmalige Einrichtungsgebühr für die Online-Einrichtung mittels Starter-Assistent und persönlichem Berater. Diese ist nicht ohne und schlägt mit ein wenig mehr als 1.100 Euro zu Buche. Weitere Informationen über die entstehenden Kosten finden Sie in der HRworks Kostenübersicht.
Service und Support
Kostenloser Online-Support oder Kontakt per kostenpflichtiger Hotline
Das Support-Team von HRworks ist grundsätzlich auf zwei Kanälen erreichbar: dem Online-Support und dem Telefonsupport. Den Online-Support von HRworks, der als Ticketsystem gestaltet ist, nutzen Sie ohne Zusatzkosten. Im Schnitt wird Ihre Anfrage hier innerhalb von 24 Stunden beantwortet. Die Telefonhotline ist Montags bis Freitags jeweils von 8 bis 12 Uhr und von 13:30 bis 17 Uhr besetzt und (leider!) kostenpflichtig.
Persönlicher Service mit AnyDesk
In bestimmten Fällen und bei komplexen Problemen bevorzugt HRworks den Support mithilfe von AnyDesk, das Sie auf der Anbieterwebsite kostenlos herunterladen können. Damit gestatten Sie einem Consultant von HRworks Zugriff auf Ihren Bildschirm, damit dieser das Problem direkt in Ihrer Oberfläche beheben oder Ihnen zeigen kann, wie die Lösung funktioniert.
Wichtig dabei ist der Datenschutzmodus, den HRworks mitbringt. Dieser verhindert, dass Mitarbeiter von HRworks personenbezogene Daten oder sensible Gehaltsinformationen einsehen können - trotz Screensharing mit AnyDesk.
Die HRworks Beratungsstunde
Sollte Ihnen der Standard-Service von HRworks nicht genügen, vereinbaren Sie flexibel mit dem Provider eine sogenannte “Beratungsstunde”. In dieser haben Sie Zeit, Ihre Fragen in Ruhe mit einem persönlichen Consultant zu besprechen. Zudem können Sie die Beratungsstunden als Schulungs- oder Trainingsmaßnahmen nutzen, um etwa neue Schnittstellen einzurichten oder neue Mitarbeiter einzuarbeiten. Eine Beratung durch Ihren persönlichen HRworks-Consultant gibt es für 140 Euro pro Stunde.
Online-Dokumentationen finden Sie direkt im Tool
Eine enorme Hilfe für den Einstieg in die Software und die spätere Arbeit damit sind die umfangreichen HRworks Dokumentationen, auf die Sie direkt aus der Oberfläche des Tools heraus Zugriff haben. Diese beleuchten einzelne Funktionen und Features der Software und führen Sie mithilfe von nützlichen Schritt-für-Schritt-Anleitungen durch die wichtigsten Schritte. Zum Beispiel erstellen Sie so einen Abwesenheitsantrag in HRworks, erfassen Ihre Arbeitszeiten oder erfassen Krankmeldungen.
Zusammenfassung
HRworks überzeugt vor allem durch die Fülle an Modulen und Funktionen, die gänzlich im monatlichen Mietpreis enthalten sind. Dieses großartige Preis-Leistungs-Verhältnis ist das Hauptargument für die HR-Plattform. Vom Recruiting bis zum abschließenden Arbeitszeugnis sind alle HR-Prozesse abgebildet, die kleine bis große Unternehmen benötigen. Das macht die Software selbstverständlich auch einigermaßen komplex. Die ansprechende und sinnvoll gestaltete Benutzeroberfläche sowie die integrierten Dokumentationen sorgen allerdings dafür, dass auch Einsteiger schnell einen Zugang zur Software finden. Schade: Die hohe Einrichtungsgebühr dämpft die Begeisterung etwas.
