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Factorial HR

Personalmanagement Software

4.6
(1.048)

Was ist Factorial HR?

Factorial (oder Factorial HR) ist eine cloudbasierte HR-Softwarelösung für die Personalverwaltung sowie für Recruiting und Bewerbermanagement. Die Möglichkeiten des Tools umfassen HR-Prozesse wie die Mitarbeiter- und Bewerberverwaltung, das Zeitmanagement, die Gehaltsabrechnung sowie die Performance-Messung und Bewertung Ihrer Teammitglieder. Zudem verwalten Sie mit Factorial Dokumente wie Verträge und Co. Factorial ist als Webversion im Browser sowie als mobile App für iOS und Android verfügbar.

Kostenlose Testphase
Ja
Support
E-Mail-Support
FAQ-Bereich
Geeignet für
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Unterstützte Plattformen
Web-App
iOS
Android

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Tarif Essential Business Enterprise
Rabatt
Preis 4,00 € 5,25 €
Zahlung monatlich monatlich Preis auf Anfrage
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Überblick

Kostenlose Testphase Ja Nein Nein

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Factorial HR Test

Gesamt
93/100
Vertrag & Kosten
83/100
Personalverwaltung
100/100
Digitale Personalakte
100/100
Mitarbeiter-Self-Service
100/100
Zeitmanagement
100/100
Lohnbuchhaltung
80/100
Personaleinsatzplanung
90/100
Analytics
100/100
Usability
85/100
Sicherheit & Datenschutz
100/100
Service & Support
75/100

Factorial ist eine gut ausgestattete HR-Software-Lösung für das Mitarbeiter- und Job-Management. Basis der Software sind die Digitale Personalakte, in der alle Mitarbeiterinformationen stets zur Verfügung stehen, sowie das Mitarbeiterportal, in dem Ihre Teammitglieder selbstständig Urlaubs- und Abwesenheitsanträge stellen, ihre gearbeiteten Stunden tracken oder ihre Informationen anpassen können. Hinzu kommen sinnvolle Automatisierungen, die Ihnen vor allem in der Lohnbuchhaltung viele Handgriffe ersparen. Auch die Personaleinsatzplanung ist abgedeckt; hier bietet Factorial Features für die Schichtplanung in einem übersichtlichen Kalender. Anders als viele andere All-in-One-Lösungen ist Factorial nicht grundsätzlich modular aufgebaut, sondern wird in drei vorgefertigten Paketen angeboten. Für den gebotenen Funktionsumfang ist Factorial mit zwischen 4,50 Euro und 6 Euro je Mitarbeiter und Monat recht günstig und bietet damit ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis.

  • Skalierbares und günstiges Pricing
  • Sehr gut für kleine bis große Teams
  • Intuitive Bedienung
  • Teilweise fehlende Spezialfeatures
Maximilian Reichlin
Head of Content von trusted
Vertrag & Kosten
83/100

Für wen ist Factorial geeignet?

Factorial richtet sich in erster Linie an kleine bis mittelständische Unternehmen. Das Pricing der Software ist dank der Abrechnung pro Mitarbeiter/Monat gut skalierbar und punktet mit einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis für wachsende Teams. Zudem können Sie die einzelnen Funktionsmodule (oder “Apps” wie Factorial Sie nennt) nach Belieben aktivieren und deaktivieren, je nachdem, welche Features Sie benötigen. So bleibt Factorial immer schlank und übersichtlich, wächst gleichzeitig aber auch mit seinen Aufgaben mit.

Für große Unternehmen dagegen gestaltet sich das Pricing von Factorial auf lange Sicht zu teuer und die Software selbst zu wenig detailliert, um hunderte bis tausende Mitarbeiter zu stemmen.

Welche Funktionen hat Factorial?

Factorial verfügt über einen großen Funktionsumfang und darf sich mit Fug und Recht als HR-Komplettlösung bezeichnen. Die enthaltenen Module umfassen: Recruiting/Bewerbermanagement, Talentmanagement, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Mitarbeiter-Feedback, Beurteilungen/Mitarbeiterbewertung, Ziel- und Aufgabenverwaltung, Schichtplanung, Zeiterfassung, Fort- und Weiterbildungsmanagement, Dokumentenmanagement sowie Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung.

Factorial bietet eine große Bandbreite an Funktionen für alle wichtigen HR-Prozesse
Factorial bietet eine große Bandbreite an Funktionen für alle wichtigen HR-Prozesse
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Einen Überblick über die wichtigsten Funktionen und Features erhalten Sie hier:

Was kostet Factorial?

Factorial bekommen Sie für zwischen 4 und 6 Euro pro Mitarbeiter und Monat oder als individuell zusammengestelltes Enterprise-Paket (Preis auf Anfrage). Die drei verfügbaren Pakete “Essential”, “Business” und “Enterprise” unterscheiden sich hauptsächlich durch ihren enthaltenen Funktionsumfang. So umfasst “Essential” die wichtigsten Arbeitsbereiche zur Personalverwaltung, während der Funktionsumfang in “Business” und “Enterprise” größer ist. Mehr zu den einzelnen Tarifen und Konditionen von Factorial erfahren Sie hier:

Factorial Tarife

Factorial bietet drei Preispakete an:

  • Essential
  • Business
  • Enterprise
Die Preisstruktur von Factorial im Überblick
Die Preisstruktur von Factorial im Überblick
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Jeder der drei Tarife verfügt über einen anderen Funktionsumfang:

Factorial Essential

Das Essential-Paket enthält - wie der Name vermuten lässt - die wichtigsten essentiellen Basis-Features für die Personalverwaltung. Neben der zentralen Mitarbeiterdatenbank und dem Mitarbeiterportal für den Self-Service ist in “Essential” außerdem das Time-Management-Modul von Factorial enthalten, das die Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung und Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung enthält. Hinzu kommen Recruiting und Talentmanagement, Gehaltsabrechnung sowie oberflächliche Analytics.

“Essential” bekommen Sie für 4,5 Euro pro Mitarbeiter und Monat im Monats- und für 4 Euro pro Mitarbeiter und Monat im Jahrestarif. Im Gegensatz zu Branchengrößen wie Kenjo oder rexx rechnet Factorial also skalierbar je Mitarbeiter ab, anstatt vorgefertigte Preispakete zu schnüren. Damit bleiben vor allem kleine Unternehmen und Teams flexibler und die Preise sind gut skalierbar.

Factorial Business

Factorial “Business” enthält neben allen Essential-Features auch Funktionen wie die digitale Signatur und bietet mehr Freiraum bei der individuellen Gestaltung und Administration der Software. So lassen sich hier benutzerdefinierte Datenfelder in der Mitgliederdatenbank hinzufügen, eigene individuelle Ordner anlegen sowie übersichtliche Dashboards erstellen. Zudem haben Sie im Business-Tarif auch Zugriff auf die verfügbaren Schnittstellen von Factorial.

“Business” schlägt mit 6 Euro pro Mitarbeiter und Monat im Monatstarif zu Buche, während Sie im Jahresabo nur 5,25 Euro pro Mitarbeiter und Monat bezahlen.

Factorial Enterprise

Das Enterprise-Paket von Factorial richtet sich an größere Unternehmen und enthält Features wie benutzerdefinierte Workflows und Automatisierungen, ein sehr viel tieferes und individuelles Berichtswesen sowie zusätzliche Datentabellen, die Sie in Factorial anlegen können. Da “Enterprise” teilweise individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten wird, kommuniziert der Anbieter dafür keine fixen Preise. Weitere Informationen zu den Kosten von “Enterprise” bekommen Sie auf Anfrage bei Factorial.

Factorial Vertragslaufzeiten und Kündigung

Bei Factorial wählen Sie auf Wunsch zwischen zwei möglichen Vertragslaufzeiten. Flexible Monats-Abonnements lassen sich jederzeit kündigen und bieten damit mehr Freiheiten. Jahresverträge binden Sie dagegen für mindestens 12 Monate an den Anbieter; diese verlängern sich zudem automatisch, wenn Sie nicht bis zu 2 Monate vor Ende der Laufzeit kündigen. Dafür warten die langfristigen Verträge mit großzügigen Rabatten auf den Einzelmonat auf.

Factorial Testphase

Sie können Factorial in der Version “Essential” bis zu 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Für die Anmeldung zur Testphase benötigen Sie nur Ihre E-Mail-Adresse und einige allgemeine Angaben zu Ihnen und Ihrem Unternehmen, jedoch noch nicht Ihre Bezahldaten. Die Testphase läuft automatisch aus und geht nach Ende der 14 Tage nicht in ein bezahltes Abonnement über. Leider lassen sich “Business” oder “Enterprise” nicht kostenlos testen, so dass die Probeversion funktional eingeschränkt ist.

Personalverwaltung
100/100

Verwaltung von Mitarbeiterdaten in ausführlichen Profilen

Mit Factorial verwalten Sie alle relevanten Mitarbeiterdaten in ausführlichen Mitarbeiterprofilen, in denen Sie Informationen wie die Adresse, die Bankverbindung sowie Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiter ablegen und immer zur Verfügung haben. Ab dem Tarif “Business” lassen sich auch benutzerdefinierte Felder zu Ihren Profilen hinzufügen.

Die Mitarbeiterprofile von Factorial enthalten allgemeine Informationen zu Ihren Teammitgliedern
Die Mitarbeiterprofile von Factorial enthalten allgemeine Informationen zu Ihren Teammitgliedern
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Zudem lassen sich hier auch Dokumente und Verträge zu den jeweiligen Teammitgliedern ablegen, Abwesenheiten und Beurteilungen einsehen sowie Aufgaben und Ziele zuweisen. Linienvorgesetzte und Teamleiter haben so immer alle wichtigen Daten zu jedem Mitarbeiter stets parat und können bei Bedarf neue Dokumente hochladen oder Änderungen vornehmen.

Auch Dokumente, Verträge und viele weitere mitarbeiterbezogene Daten finden Sie in den ausführlichen Profilen
Auch Dokumente, Verträge und viele weitere mitarbeiterbezogene Daten finden Sie in den ausführlichen Profilen
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Individuelle Rollen und Rechte je Mitarbeiter

Einzelne Mitarbeiter haben in Factorial eine Benutzerrolle sowie entsprechende Berechtigungen in der Software. Während Standard-User größtenteils nur ihre eigenen Daten einsehen und bearbeiten können, haben Administratoren, Vorgesetzte und Teamleiter Einsicht in die Daten aller ihrer Teammitglieder. Jedem Mitarbeiter lässt sich ein Vorgesetzter bzw. ein “Abwesenheitsmanager” im System zuweisen, der Zugang zu den Daten, Abwesenheiten und Aufgaben seiner Mitarbeiter erhält.

Jedem Mitarbeiter können Sie in Factorial einen eigenen Abwesenheitsmanager als Vorgesetzten zuweisen
Jedem Mitarbeiter können Sie in Factorial einen eigenen Abwesenheitsmanager als Vorgesetzten zuweisen
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Das Rollen- und Rechtesystem in Factorial ist sehr detailliert. Zwar bringt das System bereits passende Standard-Einstellungen mit; aus datenschutzrechtlichen oder anderen Gründen können Sie die Berechtigungen Ihrer Benutzergruppen allerdings auch sehr kleinteilig benutzerdefiniert anpassen. So definieren Sie etwa, welche Gruppe Abwesenheiten erstellen, Aufgaben verwalten oder Berichte erstellen kann.

Die sehr detaillierte Rollen- und Rechtevergabe von Factorial erlaubt Ihnen volle Kontrolle über Ihre Daten
Die sehr detaillierte Rollen- und Rechtevergabe von Factorial erlaubt Ihnen volle Kontrolle über Ihre Daten
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Zuweisung zu Gruppen und Teams

Mitarbeiter lassen sich in Factorial sowohl in Benutzergruppen als auch in Teams einteilen, um die Übersicht zu erleichtern und das individuelle Organigramm Ihres Unternehmens darzustellen. Je nach Zuweisung erhalten Teamleiter mehr Rechte für Ihre Mitglieder oder werden automatisch benachrichtigt, wenn einer ihrer Mitarbeiter eine Abwesenheit beantragt oder seine Daten anpasst.

Teilen Sie Mitarbeiter in Teams oder Gruppen ein
Teilen Sie Mitarbeiter in Teams oder Gruppen ein
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Nett: Je nach Berechtigung blendet Factorial in der Benutzeroberfläche einzelne Funktionen und Features aus oder ein. So sehen Standard-User nur diejenigen Bereiche der Software, die für sie relevant und freigeschaltet sind, und behalten besser den Überblick. Administratoren und Teamleiter dagegen haben Zugriff auf mehr bzw. alle Funktionen.

Aufgabenverwaltung für individuelle Tasks und Workflows

Gut gelungen ist in Factorial die Aufgabenverwaltung. Indem Sie individuelle Tasks und Ziele für einzelne Mitarbeiter vergeben, lassen sich in der HR-Suite sogar Management-Methoden wie beispielsweise OKR abbilden oder einmalige Workflows wie On- und Offboarding-Prozesse planen.

Mithilfe des enthaltenen Task-Managements bilden Sie Workflows wie Onboarding-Prozesse in der Software ab
Mithilfe des enthaltenen Task-Managements bilden Sie Workflows wie Onboarding-Prozesse in der Software ab
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Erstellen Sie Ziele für Ihre Mitarbeiter können Sie deren Performance messen sowie deren Fortschritt und tägliche Arbeit nachvollziehen. Mitarbeiter können sich zudem persönliche Ziele setzen, die sie in einem festgelegten Zeitraum erreichen wollen. Dank der einfachen numerischen Erfolgsmessung behalten Sie und Ihre Mitarbeiter stets im Blick, ob einzelne Ziele noch “Auf Kurs” sind, oder ob Ihre Mitarbeiter mehr Motivation und Unterstützung benötigen.

Indem Sie individuelle Ziele setzen, helfen Sie Ihren Mitarbeitern, ihr volles Potential zu entfalten
Indem Sie individuelle Ziele setzen, helfen Sie Ihren Mitarbeitern, ihr volles Potential zu entfalten
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Übersichtliches Dokumentenmanagement für Verträge, Abrechnungen und mehr

Ein weiterer wichtiger Bereich in Factorial ist die Verwaltung aller wichtigen Mitarbeiter-Unterlagen und Verträge. Im Dokumentenspeicher der HR-Software sichern Sie beispielsweise Payroll-Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, sammeln Rechnungen und Belege für die Spesenabrechnung oder managen Vertragsunterlagen.

Verwalten und sichern Sie Dokumente wie Gehaltsabrechnungen oder Belege für die Spesenabrechnung
Verwalten und sichern Sie Dokumente wie Gehaltsabrechnungen oder Belege für die Spesenabrechnung
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Wichtige Informationen aus Arbeitsverträgen - beispielsweise die vertraglich vereinbarte Vergütung, Arbeitszeit, etc. - lassen sich direkt im System anlegen und erleichtern später sowohl die vorbereitende Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnung als auch etwaig anstehende Vertragsänderungen. Besonders schön: Factorial ist mit einer eIDAS-konformen digitalen Signaturlösung ausgestattet, mit der Sie Dokumente direkt in Factorial HR unterzeichnen (lassen) können, indem Sie eine digitale Unterschrift anfordern.

Factorial verfügt über ein eigenes Feature für digitale Signaturen
Factorial verfügt über ein eigenes Feature für digitale Signaturen
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Welche Schnittstellen hat Factorial?

In Sachen Schnittstellen ist Factorial recht schlank ausgestattet. Native Integrationen stehen aktuell nur für wenige Apps, Tools und Plattformen zur Verfügung. Darunter sind die HR- bzw. Recruiting-Tools Breezy, Greenhouse, Recruitee und Workable (für die Synchronisation von Bewerberdaten), Outlook und Gmail (für die E-Mail-Anbindung), der Google-Kalender für die Kalendersynchronisation, LinkedIn und Indeed als mögliche Ziele für das Multiposting sowie eine Drittanbieter-Integration zum Business-Messenger Slack.

Die Schnittstellen von Factorial sind aktuell noch überschaubar
Die Schnittstellen von Factorial sind aktuell noch überschaubar
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Um auf Wunsch weitere Schnittstellen hinzuzufügen, lässt sich Factorial außerdem mit Zapier koppeln und dort - mit ein wenig Aufwand - mit weiteren Apps verknüpfen. Das ist löblich; dennoch könnte Factorial in Sachen nativer Schnittstellen noch nachbessern. Hier haben andere Tools im Personalmanagement-Vergleich - beispielsweise Personio oder Jacando mit jeweils bis zu 50 Schnittstellen oder mehr - die Nase vorn.

Digitale Personalakte
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Ausführliche Mitarbeiterdatenbank

In der übersichtlichen Mitarbeiterdatenbank von Factorial erhalten Sie Überblick über alle angemeldeten Mitarbeiter und können diese entweder als Liste, im Teamverbund oder als übersichtliches Unternehmensorganigramm anzeigen lassen.

Ein Blick in die ausführliche Mitarbeiterdatenbank von Factorial HR
Ein Blick in die ausführliche Mitarbeiterdatenbank von Factorial HR
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Dank Filter- und Sortiermöglichkeiten fällt es der Personalabteilung oder der Teamleitung leicht, einzelne Datensätze schnell zu finden und zu bearbeiten. Gruppieren können Sie Ihre Mitarbeiter nach allen Datensätzen, die Sie für die digitalen Personalakten befüllt haben, beispielsweise Geschlecht, Einstellungsjahr, Teamzugehörigkeit, Standort, etc.

Eine Suchfunktion und diverse Filtermöglichkeiten helfen Ihnen, einzelne Datensätze schnell zu finden
Eine Suchfunktion und diverse Filtermöglichkeiten helfen Ihnen, einzelne Datensätze schnell zu finden
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Um die initiale Datenhaltung zu vereinfachen erlaubt Factorial den Import großer Datenmengen mithilfe von Tabellendateien im XLS-Format. Das klappt allerdings nicht immer ganz reibungslos. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt “Usability” dieses Testberichts.

Mitarbeiterbewertung und -performance durch Beurteilungen und Umfragen

Factorial bietet eine umfassende Mitarbeiterbewertungs- bzw. Performance-Funktion, um regelmäßig Feedback zu geben oder Beurteilungen vorzunehmen. Die Erstellung einer Beurteilung ist auf verschiedenen Ebenen - z.B. als Selbsteinschätzung oder als Top-Down-Beurteilung durch die Vorgesetzten - möglich. Dabei erstellen Sie Beurteilungsformulare mit benutzerdefinierten Fragen und Antwort-Möglichkeiten und lassen diese in Factorial beantworten und auswerten.

Erstellen Sie Beurteilungen und nutzen Sie Factorial für die Performance-Auswertung und das Talent Management
Erstellen Sie Beurteilungen und nutzen Sie Factorial für die Performance-Auswertung und das Talent Management
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Gerade in Kombination mit den Mitarbeiterzielen ist Factorial dadurch auch in gewissen Teilen für das Talentmanagement bzw. die Mitarbeiterentwicklung geeignet.

Beurteilungen lassen sich nicht nur Top-Down sondern auch Bottom-Up in Form von Umfragen erstellen. So geben Sie auch Ihren Mitarbeitern die Gelegenheit, regelmäßig Feedback zur Arbeitsatmosphäre oder zur allgemeinen Zufriedenheit zu liefern.

Mitarbeiter-Self-Service
100/100

Daten selbstständig anpassen und Anträge stellen

Factorial lässt sich nicht nur als Kontroll- und Verwaltungstool für die Personalabteilung und die Unternehmensführung nutzen, sondern auch als Self-Service-Portal für Ihre Mitarbeiter. Diese haben im System (ausgehend von ihren jeweiligen Berechtigungen) Zugriff auf ihre Daten, können diese anpassen (beispielsweise bei einer Adressänderung) sowie selbstständig Anträge für Urlaube und Abwesenheiten stellen.

Mitarbeiter können selbstständig Abwesenheiten und Fehlzeiten beantragen
Mitarbeiter können selbstständig Abwesenheiten und Fehlzeiten beantragen
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Anträge für benutzerdefinierte Abwesenheitsarten

Anträge werden per Echtzeit-Benachrichtigungen an den definierten “Abwesenheitsmanager” (in der Regel die Teamleitung bzw. der Linienvorgesetzte) weitergeleitet und können im System genehmigt oder abgelehnt werden. Dabei haben Sie auch die Möglichkeit, eigene Arten von Abwesenheiten zu definieren. Standardmäßig sind bereits die Abwesenheiten “Urlaub”, “Krankheitstage”, “Elternurlaub” und mehr eingestellt.

Im Abwesenheitskalender erhalten Sie eine Übersicht darüber, wann welcher Mitarbeiter ausfällt
Im Abwesenheitskalender erhalten Sie eine Übersicht darüber, wann welcher Mitarbeiter ausfällt
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Selbstständige Verwaltung von Dokumenten, Tasks und Zeiten

Des Weiteren haben Ihre Mitarbeiter in Factorial die Möglichkeit, Dokumente wie Belege oder Rechnungen für die Spesenabrechnung hochzuladen, ihre Zeiten zu erfassen (mehr dazu im Abschnitt “Zeitmanagement”, ihre eigenen Dokumente einzusehen, ihre Aufgaben und Ziele im Blick zu behalten sowie für eingereichte Dokumente digitale Signaturen anzufordern.

Zeitmanagement
100/100

Zeiterfassung/Einstempeln

Factorial enthält auch ein Time-Tracking-Feature. Mitarbeiter können sich in ihrem persönlichen Softwarebereich ein- und ausstempeln und ihre Zeiten mithilfe einer Stoppuhr minutengenau erfassen oder manuell Zeiten und Schichten in eine Liste eintragen und mit Bemerkungen und Notizen versehen.

Im Time-Tracking-System von Factorial behalten Sie Ihre Arbeitszeiten im Blick und stempeln sich selbstständig ein und aus
Im Time-Tracking-System von Factorial behalten Sie Ihre Arbeitszeiten im Blick und stempeln sich selbstständig ein und aus
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Zeiten lassen sich zudem einzelnen Projekten zuordnen. Auch wenn Factorial nicht über tiefere Möglichkeiten für das Projektmanagement verfügt, lassen sich im Zeiterfassungssystem Projekte anlegen, denen Sie nach dem Ausstempeln die geleisteten Stunden zuordnen können. So kommen bei Factorial auch projektbasierte Teams auf ihre Kosten.

Lohnbuchhaltung
80/100

Die Lohnbuchhaltung in Factorial ist bereits recht umfangreich, könnte allerdings noch um einige Komfort- und Spezialfunktionen erweitert werden. Sie haben die Möglichkeit, einzelnen Mitarbeitern ein fixes Monatsgehalt zuzuweisen sowie individuelle Zulagen basierend auf Überstunden oder besonderen Boni zu vergeben. Die erstellten Abrechnungsdaten lassen sich im Tabellenformat von Factorial herunter- und für die Erstellung einer SEPA-Datei zur Verarbeitung in Ihrer Buchhaltungssoftware wieder hochladen.

Zudem haben Sie die Möglichkeit, Dokumente wie Belege und Rechnungen für die Spesenabrechnung in Factorial zu sammeln. Recht viel mehr ist in dieser Hinsicht mit dem HR-Tool aber nicht möglich. So verfügt Factorial aktuell (noch) nicht über eine DATEV-Schnittstelle oder überhaupt relevante Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen und Co. für die automatische Datenübertragung. Diesbezüglich könnte Factorial noch ein wenig nachlegen.

Personaleinsatzplanung
90/100

Einsatzplanung im eigenen Schichtkalender

Im Gegensatz zu vielen anderen Personalmanagement-Lösungen legt Factorial einen starken Fokus auf schichtbasierte Unternehmen und die Schichtplanung. Neben dem zentralen Teamkalender, in dem beispielsweise Urlaube, Feiertage, Geburtstage oder individuelle Events abgebildet werden, verfügt Factorial über einen Schichtkalender oder Schichtplan.

Die Schichtplanung im übersichtlichen Schichtkalender ist ein wichtiger Bestandteil der HR-Software
Die Schichtplanung im übersichtlichen Schichtkalender ist ein wichtiger Bestandteil der HR-Software
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Hier können Vorgesetzte und Teamleiter Schichten auf Wochenbasis planen und Mitarbeiter hinzufügen sowie automatisch über die Schichtplanung informieren. Recht viel mehr ist mit der Schichtplanung in Factorial (noch) nicht möglich (so können sich Mitarbeiter beispielsweise nicht selbstständig für Schichten anmelden); dass das unterschätzte Feature in Factorial allerdings als eigenes Modul Einzug gefunden hat, ist löblich.

Analytics
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Aussagekräftige Berichte und Dashboards

Auswertungen und die Echtzeit-Berichterstattung bindet Factorial in Form von Dashboards ein, die Sie mit Berichten befüllen können. Als User der Tarife “Essential” und “Business“ haben Sie Zugang zu einer Bibliothek mit vorgefertigten Berichten, die größtenteils Standard-Metriken abgreifen, allerdings bereits recht umfangreich sind. Erstellen Sie ein neues Dashboard, fügen Sie die einzelnen Berichte darauf als “Widgets” hinzu und stellen sich so aus den vorhandenen Daten ein ganz eigenes Dashboard für Ihre Bedürfnisse zusammen.

Wählen Sie aus einer großen Zahl an vorgefertigten Standard-Berichten
Wählen Sie aus einer großen Zahl an vorgefertigten Standard-Berichten
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Enterprise-Kunden dagegen können nicht nur auf die vorgefertigten Bibliotheks-Berichte zugreifen, sondern haben die Möglichkeit, eigene Berichte zu erstellen. Dafür bietet Factorial zwei Möglichkeiten: Den vereinfachen Berichts-Generator, in dem Sie eine visuelle Darstellungsform sowie die gewünschten Daten anwählen und so selbst eine Auswertung bauen können, oder den umfangreichen SQL-Editor, in dem User mit dem nötigen Know-How selbstständig dezidierte Berichte per SQL schreiben können.

Im Bericht-Editor erstellen Sie selbst individuelle Auswertungen für Ihre Daten
Im Bericht-Editor erstellen Sie selbst individuelle Auswertungen für Ihre Daten
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Ob so oder so: Das Berichtswesen in Factorial ist recht tiefgreifend und erlaubt Ihnen tiefe Einblicke in die gesammelten Daten, um die Performance Ihrer Mitarbeiter, die Ergebnisse Ihres Recruitings und viele andere Metriken im Blick zu behalten.

Usability
85/100

Wie benutzerfreundlich ist Factorial?

Factorial glänzt mit einer ansprechenden und modernen Oberfläche, die Sie in Teilen nach Ihren Bedürfnissen einrichten können. Alle wichtigen Softwarebereiche sind direkt von der zentralen Navigation aus zugänglich und neue Datenbankeinträge, Schichten oder Dokumente schnell angelegt. Auch der Self Service für Mitarbeiter gestaltet sich dank einfacher Eingabemasken sehr einfach. Mit nur wenigen Klicks sind Anträge für Urlaube oder Abwesenheiten erstellt oder die persönlichen Informationen angepasst.

Einfacher Start dank Tutorials und Einrichtungsassistent

Der Einstieg in Factorial gestaltet sich einfach und schnell. Zu Beginn wählen Sie aus, welche Module von Factorial - also etwa “Abwesenheiten”, “Recruiting”, “Performance”, etc. - Sie für Ihre Arbeit benötigen. Entsprechend richtet Factorial Ihren “Arbeitsbereich” bzw. die Oberfläche für Sie ein. Das macht durchaus Sinn, da Sie so exakt diejenigen Funktionen und Features abdecken, die Sie brauchen und den Rest ausblenden; so bleibt Factorial schlank und übersichtlich oder bietet auf Wunsch die volle Power der Suite.

Nach der Einrichtung der Oberfläche führt Factorial Sie noch ein wenig durch das Programm, zum Einen mit einer Playlist aus YouTube-Videos, die einzelne Funktionen und Features behandeln, zum Zweiten mit einem Step-for-Step-Tutorial, das die einzelnen Arbeitsschritte erläutert. Anfänger stehen so nicht direkt vor einer Wand, sondern werden praktisch in Factorial eingeführt. So gestaltet sich der Einstieg in die Software besonders intuitiv und übersichtlich.

Hakeliger Import verkompliziert die initiale Datenhaltung

Das geht so lange gut, bis es zu einem der wichtigsten ersten Schritte bei der Einrichtung einer HR-Software kommt - dem Import von Mitarbeiterdaten. Zwar haben Sie die Möglichkeit, Daten in Tabellenform zu importieren, allerdings stellt das System sich dabei oft quer. Mit CSV-Dateien kann Factorial überhaupt nicht umgehen, so dass Sie Ihre Datenbank ggf. erst in das XLS-Format formatieren müssen. Zudem klappt der Import nur dann reibungslos, wenn Sie die Vorlagen-Tabelle von Factorial für den Import verwenden.

Der Massenimport von Daten will oft nicht so, wie Sie wollen
Der Massenimport von Daten will oft nicht so, wie Sie wollen
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Im Praxistest hat die trusted-Redaktion Testdaten in einer eigenen XLS-Tabelle vorbereitet, die vom Factorial-Import allerdings abgelehnt wurden, bis sie mühsam manuell in die Import-Vorlage kopiert wurden. Hier könnte Factorial noch ein wenig nachbessern und den Massenimport einfacher gestalten. Vor allem für große Firmen und Unternehmen im Wachstum mit mehreren hunderten Datensätzen wäre das ein echtes Plus.

Einfache und übersichtliche Oberfläche mit wenig Verwaltungsaufwand

Abgesehen vom leicht fehleranfälligen Import macht sich Factorial in Sachen Performance allerdings nicht schlecht. Lange Ladezeiten fielen im Praxistest ebensowenig auf, wie störende Bugs oder Systemfehler. Das Handling ist auf Einfachheit und schnelle Handgriffe getrimmt und soll “out of the box” direkt funktionieren. Das klappt auch gut - geht allerdings zugunsten der Anpassbarkeit und der Detailtiefe.

Während Systeme wie rexx und HRworks über sehr detaillierte Konfigurationsmöglichkeiten verfügen (HRworks bietet dafür sogar eine eigene Administratoren-Ansicht) sind Ihre Möglichkeiten bei Factorial diesbezüglich ein wenig eingeschränkt. Zwar können Sie in den Einstellungen ein eigenes Logo hinterlegen, benutzerdefinierte Felder anlegen und Templates für Aufgaben erstellen; das klappt wenn dann allerdings erst in den teureren Plänen und ist bei weitem nicht so umfassend gelöst, wie bei diversen Wettbewerbern.

Die Anpassungsmöglichkeiten von Factorial sind auf ein übersichtliches Minimum beschränkt
Die Anpassungsmöglichkeiten von Factorial sind auf ein übersichtliches Minimum beschränkt
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Auch hier wird noch einmal deutlich, welche Zielgruppe Factorial ansprechen will. Der einfach Aufbau und die übersichtliche und ansprechende Benutzeroberfläche sind vor allem für kleine bis mittelgroße Unternehmen interessant, die keinen Bedarf (und auch weniger Ressourcen) für eine tiefere Konfiguration haben. Dementsprechend tut Factorial genau das, was es soll; es überfordert Einsteiger nicht und beschränkt den administrativen Aufwand auf ein Minimum.

Die Benutzeroberfläche von Factorial glänzt mit Modernität und Übersichtlichkeit
Die Benutzeroberfläche von Factorial glänzt mit Modernität und Übersichtlichkeit
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Teilweise Übersetzungsfehler

Als ursprünglich nicht deutschsprachige Software steht Factorial mittlerweile (beinahe) vollständig in deutscher Sprache zur Verfügung. Vereinzelt finden sich in der Oberfläche allerdings noch einige nicht aus dem Englischen übersetzte Passagen und Features, die das Verständnis zu Beginn ein wenig trüben könnten. Das ist kein riesiges Manko, ist allerdings auffällig.

Einige Teile der Plattform sind nach wie vor nicht ins Deutsche übersetzt
Einige Teile der Plattform sind nach wie vor nicht ins Deutsche übersetzt
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de
Sicherheit & Datenschutz
100/100

Wie sicher ist Factorial?

Factorial gilt in Sachen Datensicherheit als sehr sicher. Die Rechenzentren des Anbieters werden von Amazon Web Services (AWS) zur Verfügung gestellt und gehören zu den modernsten der Welt, mit hochsicherer AES-256-Verschlüsselung und zertifizierter IT-Sicherheit nach ISO-Standard 27001. Auch datenschutztechnisch ist Factorial gut aufgestellt; die eingesetzten Rechenzentren stehen ausschließlich in Deutschland und Factorial ist konform mit der europäischen DSGVO.

Factorial setzt auf Sicherheit und DSGVO-Konformität dank ausschließlich deutscher Rechenzentren
Factorial setzt auf Sicherheit und DSGVO-Konformität dank ausschließlich deutscher Rechenzentren
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de
Service & Support
75/100

Welchen Kundenservice bietet Factorial?

Factorial leistet persönlichen Kundensupport sowohl per E-Mail als auch per Telefon-Hotline - in beiden Fällen allerdings vom Büro des Anbieters in Barcelona und (zumindest im Telefon-Support) in englischer Sprache. Auch das online verfügbare Helpcenter mit nützlichen Tipps und Anleitungen für die ersten Schritte sowie häufig gestellten Fragen zur Administration und zu einzelnen Features von Factorial steht nicht auf Deutsch zur Verfügung - dafür auf Englisch, Italienisch, Spanisch und Portugiesisch. Teams ab 25 Mitarbeiter:innen erhalten allerdings Hilfe durch einen deutschsprachigen Account Manager.

Im englischsprachigen Online-Support finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen sowie Tipps für den Einstieg
Im englischsprachigen Online-Support finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen sowie Tipps für den Einstieg
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.de

Was unterscheidet Factorial von anderen Personalmanagement-Tools?

Factorial nimmt sich eines Aufgabenbereichs an, der von vielen anderen Personalmanagement-Tools in der Regel stiefmütterlich behandelt wird: Der Schichtplanung bzw. Personaleinsatzplanung. Unternehmen, die im fixen oder wechselnden Schichtbetrieb arbeiten, können mit Factorial daher besonders viel anfangen und den Einsatz einzelner Mitarbeiter oder ganzer Teams in einem übersichtlichen Kalender planen. Dazu gehören beispielsweise diverse Dienstleister, Gastronomie- oder Event-Betriebe und mehr.

Änderungshistorie

19.10.2021
Factorial Vergleich

trusted hat Aircall im Rahmen des Personalmanagement-Vergleichs 2021 mit 14 anderen HR-Lösungen verglichen und bewertet.

Bewertungsquellen

Über Factorial HR

Factorial wird von der Everyday Software S.L. mit Hauptsitz in Barcelona, Spanien entwickelt und vertrieben. Das aufstrebende spanische Startup wurde 2016 von Bernat Farrero, Pau Ramon, und Jordi Romero gegründet und sich zum Ziel gesetzt, die HR-Verwaltung von Unternehmen auf der ganzen Welt zu revolutionieren.

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