Für den Factorial-Praxistest zieht trusted das fiktive Unternehmen La trust-Oria GmbH heran. Das produzierende Familienunternehmen aus der Lebensmittelbranche befindet sich im Wachstum. Nun sollen mithilfe einer einfachen, aber umfangreichen Software die Personalprozesse digitalisiert und neue Talente ins Boot geholt werden.

Legen Sie Dokumente bequem und strukturiert in der digitalen Personalakte ab

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Eine einfache Personalstammdaten-Verwaltung mit Lücken

In Factorial müssen Sie Mitarbeiter:innen nicht einzeln anlegen. Dafür stellt Ihnen die Software eine sehr einfache Importfunktion für Personalstammdaten zur Verfügung, womit Ihnen viele manuelle Eingaben erspart bleiben.

Um neue Kolleg:innen für das Testunternehmen anzulegen, waren nur wenige Angaben notwendig. Allerdings fiel im Test auf, dass in den Vertragsinformationen keine Felder für Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträge hinterlegt waren. Dafür gut: Über benutzerdefinierte Felder können Sie diese einmalig erstellen. Für alle Mitarbeiter:innen übernimmt die Software eingestellte Felder.

Ergänzen Sie beispielsweise die Lohnsteuerklasse

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Die Teamverwaltung und Rollenzuweisung klappt im Profil einfacher. Sie haben die Möglichkeit, Mitarbeiter:innen direkt im Profil einem Team zuzuweisen, sobald Sie eins erstellt haben. Es ist auch möglich, eine Kostenstelle für das Personal zu hinterlegen. Das kann besonders für Produktionsbetriebe oder Consultings interessant sein, denn dadurch behalten Sie Ihre Gemeinkosten im Blick.

Im Mitarbeiter-Profil sind Abwesenheitsregelungen und Teamzuweisungen möglich

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Die digitale Personalakte von Factorial enthält ein schönes Extra

Neben persönlichen und vertraglichen Informationen bietet Ihnen die Personalakte von Factorial noch mehr und sammelt übersichtlich alle relevanten Informationen und Unterlagen zu allen Teammitgliedern. Dazu gehören zum Beispiel:

• Dokumente nach Ordnern sortiert
• Arbeitszeitpläne
• Zugewiesene Ziele
• Trainings und Entwicklungspläne

Während des Tests waren bereits Ordner für Ausweise sowie Vertragsunterlagen vorhanden, allerdings nicht für Entgeltabrechnungen. Gelungen ist, dass Sie eigene Ordner, hier zum Beispiel “Gehaltsabrechnungen”, selbst hinzufügen können. Das sorgt später für eine bessere Ordnung aller relevanten Dokumente innerhalb der Software.

Erstellen Sie verschiedene Ordner für spezielle Dokumente

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Factorial importiert nicht alle Daten massenhaft

Nicht nur die manuelle Datenhaltung ist mit Factorial möglich, sondern auch der einfache Import vieler Daten und Dokumente. Sie können auch einen Massenimport vornehmen, um die Daten vieler Mitarbeiter:innen ins System aufzunehmen. Dafür stellt Ihnen Factorial eine Vorlage in Form einer Excel-Liste zur Verfügung, die Sie mit Ihren Personaldaten füllen.

Factorial bietet verschiedene Importmöglichkeiten von Mitarbeiterdaten und -Dokumenten an

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Eine schöne Ergänzung wäre noch der Import von bereits aufgezeichneten An- und Abwesenheiten, etwa aus einer Zeiterfassungssoftware oder Excel-Liste, diese Funktion bietet Factorial für die Personalakte jedoch nicht. Lediglich die Abwesenheitsansprüche der Belegschaft lassen sich massenhaft ändern.

Die interne Kommunikation ist eingeschränkt

Damit Sie mit Ihren Mitarbeiter:innen innerhalb der Software kommunizieren können, enthält das Tool verschiedene Funktionen. Über Gruppenbeiträge teilen Sie Mitteilungen und Ereignisse mit Ihren Kolleg:innen, sogar über die gesamte Organisation hinweg.

Kommentar- und Reaktionsfunktion für Beiträge und Mitteilungen

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Diese Funktion hat die Redaktion im Test an Facebook erinnert und das Veröffentlichen der Beiträge war genauso einfach. Durch Kommentare und Emoji-Reaktionen können Ihre Mitarbeiter:innen auf Ihre Nachrichten reagieren. Als weitere Kommunikationskanäle stehen Ihnen Feedback-Fragebögen sowie Beurteilungen und Umfragen zur Verfügung. Eine konkrete Chat-Funktion bietet das Tool nicht.

Fazit: Einfache Personalverwaltung mit Nacharbeit

Von der Anlage neuer Mitarbeiter:innen bis zum Dokumenten-Upload ist Factorial sehr einfach zu bedienen. Aufwändig wird das Tool erst, wenn Sie fehlende Informationen, wie Krankenkassenträger oder Steueridentifikationsnummer für die digitale Personalakte hinzufügen müssen. Personio, HRworks und kiwiHR gehen hier als gutes Beispiel voran.

Die Verwaltungsfunktionen von Factorial im Überblick

• Massenimport von Personaldaten: Mit einer einfachen Vorlage digitalisieren Sie die Personalstammdaten Ihres Unternehmens
• Erinnerungsfunktion für neues Personal: Factorial teilt Ihren neuen Kolleg:innen mit, dass sie ihre Personaldaten ergänzen müssen
• Digitale Dokumente leichter verwalten: Mit personalisierten Ordnern legen Sie gezielt Dokumente ab
• Ziele festlegen und messen: Die Zielverwaltung ist ein Bestandteil des Personalbereichs von Factorial
• Mitteilungen und Ereignisse: Erfahren Sie anhand von Kommentaren und Emoji-Reaktionen, was Ihre Mitarbeiter:innen zu Ihren Neuigkeiten sagen

Berichte unterstützen Sie bei der quantitativen Personalplanung

Mit Factorial setzen Sie auch Ihre Personalbedarfsplanung um. Innerhalb der Software finden Sie eine gute Auswahl bereits vordefinierter Berichte, die Sie zur Ermittlung Ihres Personalbedarfs nutzen können, wie die Entwicklung des Personalbestands aus den Vorjahren. Auf diese Weise können Sie den künftigen Personalbedarf in Form einer Prognose zumindest abschätzen.

Die verfügbaren Berichte geben Ihnen auch eine Auskunft zur Berechnung des Verteilzeitfaktors und folglich dem Reservebedarf, der Fehlzeiten wie Krankheits- oder Urlaubstage betrachtet.

Erstellen Sie eigene Dashboards mit standardisierten und individuellen Berichten

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Unpraktisch: Factorial bietet Ihnen keine explizite Funktion zur Berechnung des Personalbedarfs. Nach Meinung der trusted-Redaktion wäre hier ein ergänzendes Feature sinnvoll für die weitere Personalplanung. Selbst individuelle Berichte enthalten nur wenig Informationen zur quantitativen oder qualitativen Personalplanung.

Factorial enthält umfangreiche Recruiting-Funktionen

Um neue Mitarbeiter:innen und Talente für Ihr Unternehmen zu gewinnen, bietet Ihnen die Software eine Vielzahl praktischer Features. Besonders zeitsparend gestaltet sich die Erstellung von Karriereseiten, die Sie von Grund auf oder mit anpassbaren Vorlagen gestalten können.

Ihnen stehen auch anpassbare E-Mail-Vorlagen zur Verfügung, die die Software je nach Fortschritt im Bewerbungsprozess automatisiert an Bewerber:innen versendet.

Factorial hat eine gute Auswahl an Recruiting-Funktionen im Gepäck

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Eine weitere praktische Funktion ist das Applicant Tracking System (ATS). Damit sammeln Sie die Daten Ihrer Bewerber:innen mit nur wenigen Handgriffen im System - dort bleiben Sie bis zum Austritt aus dem Unternehmen. Dadurch bleiben Ihnen Massenimporte oder die manuelle Anlage der Bewerber:innen erspart. Weitere gelungene Features sind:

• Individuelle Bewerbungsformulare
• Personalisierte Stellenausschreibungen
• Veröffentlichung mit Indeed und LinkedIn
• Schnittstellen zu JOIN, Greenhouse oder Recruitee
• Maßgeschneiderte Bewerbungsprozesse
• Auswahlprozesse mit Team- und Personalverantwortlichen
• Notizen zu Kandidat:innen
• Recruiting-Berichte
• Automatisierte Antworten via E-Mail
• E-Mail-Vorlagen
• Anlage eines Talent-Pools

Erstellen Sie individuelle On- und Offboardingprozesse

Damit sich Ihre neuen Mitarbeiter:innen bereits von Anfang an willkommen fühlen und schnell ein angemessenes Produktivitätsniveau erreichen, stellt Ihnen Factorial das Onboarding als hinzubuchbares Feature zur Verfügung. Damit können Sie Prozessschritte ganz einfach strukturieren und zugehörige Aufgaben automatisiert delegieren.

Ein Beispiel für Factorials vordefinierten Onboarding-Prozess

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Factorial hält für Sie bereits praktische Onboarding-Vorlagen bereit, die Sie individuell anpassen können. Zu den vorinstallierten To-Dos gehören unter anderem das Schreiben einer Willkommens-Mail oder die Bereitstellung der Arbeitsplatzausstattung. Sie können die Einrichtung elektronischer Geräte beispielsweise Kolleg:innen aus der IT zuweisen, während Sie Ihre Teammitglieder beauftragen, Einführungsgespräche durchzuführen.

Erweitern Sie bestehende oder erstellen Sie eigene Vorlagen für Ihren Onboarding-Prozess

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Um eigene Prozesse abzubilden, lassen sich die existierenden Vorlagen auch um eigene To-Dos erweitern oder ganz neue Checklisten für das Onboarding hinterlegen. Da die Templates in der Software nur Termine vor dem Start des neuen Personals berücksichtigen, können Sie die Prozessschritte zum Beispiel um spätere Aufgaben erweitern. Für das Testunternehmen wären das die ersten Unterweisungen zur Sicherheit am Arbeitsplatz sowie zur Hygiene.

Muster für das Offboarding gibt es in Factorial zwar nicht. Die Erstellung gelingt jedoch mit nur wenigen Handgriffen, sodass Sie Aufgaben wie die Erstellung des Arbeitszeugnisses oder das Abschlussgespräch einfach koordinieren können.

Fazit: Umfangreiche Features für Recruiting und Onboarding

Wenn es um das Finden und Binden neuer Mitarbeiter:innen und Talente geht, besticht die Software mit zahlreichen Funktionen. Gelungen sind die flexiblen Onboarding-Prozesse und personalisierten Aufgaben, die im Test gut funktionierten. Schade sind die fehlenden Offboarding-Templates, die können Sie jedoch nur mit wenigen Klicks erstellen. In Sachen Multiposting bieten Personio mit über 800 und Freshteam mit über 2.500 Portalen jedoch wesentlich mehr.

Besonders praktisch ist das ATS, also das Applicant Tracking System. Dadurch legen Sie neue Bewerber:innen einmalig im System an und ergänzen bei der Einstellung lediglich die Personalakte. So werden Dopplungen vermieden, was besonders im Einstellungsprozess Handgriffe in der Personalabteilung reduziert.

Die Recruiting-Funktionen von Factorial im Überblick

• Personalbedarfsplanung mit Berichten: Reportings zum Personalbestand oder zu Abwesenheiten unterstützen Sie bei der Planung
• Applicant Tracking System: Verwalten Sie Ihre Bewerber:innen innerhalb einer Software
• Vorlagen für Karriereseiten: Vereinfachen Sie Ihr Bewerber-Management mit anpassbaren Vorlagen für Ihre personalisierte Karriereseite
• Individuelle Bewerbungsformulare: Mit individualisierbaren Vorlagen vereinfachen Sie die Erstellung von Bewerbungsformularen
• Auswahl im Team: Beziehen Sie Verantwortliche in den Auswahl-Prozess mit ein
• Talent-Pool: Legen Sie vielversprechende Kandidat:innen für passende zukünftige Stellen in Factorial-HR an
• Automatisierte E-Mail-Workflows: Mithilfe von maßgeschneiderten E-Mail-Vorlagen versenden Sie automatisch Antworten auf Fortschritte im Bewerbungsprozess
• Personalisierte On- und Offboarding-Prozesse: Übertragen Sie Ihre Onboarding- und Offboarding-To-dos unkompliziert in die Software

So unterstützt Sie die HR-Software bei Leistungsbeurteilungen

Damit Sie gefundene Talente mit der Unterstützung von Factorial auch langfristig an Ihr Unternehmen binden können, hat die Software einige Funktionen für Sie an Bord. Für Leistungsbeurteilungen können Sie auf vier Vorlagen zurückgreifen und eigene Fragen hinzufügen. Bereits im Vorfeld wählen Sie, welche Art des Feedbacks von der Software erfasst werden soll, beispielsweise das 360-Grad-Feedback oder eine Selbsteinschätzung.

Erstellen Sie maßgeschneiderte Fragebögen für Leistungsbeurteilungen und Feedbacks

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Top: Factorial sendet Ihren Mitarbeiter:innen die Befragungen je nach festgelegtem Turnus automatisch zu. Für das Testunternehmen sollen halbjährlich Befragungen stattfinden. Die Antwortzeit ist auf zehn Tage befristet. Dadurch erhält die Personalabteilung sowie jede zuständige Führungskraft regelmäßig und automatisiert einen Eindruck über die Leistung ihrer Mitarbeiter:innen.

Automatisieren Sie Leistungsbeurteilungen mit standardisierten Fragebögen

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Wachstumspläne unterstützen Sie bei der Talent-Entwicklung

Die Wachstumspläne sind ein weiteres Add-On von Factorial. Dort legen Sie beispielsweise individuelle Führungskräfte-Trainings, Schulungen oder Kurse fest, die Ihre Mitarbeiter:innen besuchen sollen, um ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten zu entwickeln. Factorial erlaubt es Ihnen, dafür notwendige Ressourcen festzulegen und zu überprüfen, ob die Maßnahme abgeschlossen oder noch in Bearbeitung ist.

Planen Sie regelmäßige Fort- und Weiterbildungen zur Entwicklung Ihres Teams

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Unternehmen mit regelmäßigen Schulungen zu Gesundheits- oder Sicherheitsthemen sowie Ausbildungsbetriebe profitieren besonders von diesem Feature. Aufgrund vieler benutzerdefinierter Tabellen und Felder ist diese Funktion allerdings nicht sehr intuitiv. Ein ausführlicher Artikel in der Wissensdatenbank hat der Redaktion während des Tests geholfen.

Messen Sie die Performance anhand von Kompetenzen

Damit Sie Talente und entsprechendes Entwicklungspotenzial in Ihrem Unternehmen identifizieren können, bietet Factorial ein Instrument zur Kompetenz-Bewertung an. Damit können Sie individuelle Kompetenzen festlegen, die für die Ausführung einer Tätigkeit relevant sind. Besonders praktisch ist, dass Sie Unterkompetenzen definieren können. Auf diese Weise bestücken Sie Ihre Bewertung mit mehr Details.

Legen Sie Kompetenzen fest und bewerten Sie Ihre Mitarbeiter:innen unkompliziert in Factorial

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Ziele festlegen, Nachholbedarf ermitteln

Ziele können ein wichtiges Instrument bei der Entwicklung Ihrer Mitarbeiter:innen darstellen. Mit der Software können Sie mit kurzen Formularen individuelle Ziele definieren und überprüfen, ob diese erreicht werden. Für das Testunternehmen sollen beispielsweise neue Kund:innen gewonnen werden. Um das Ziel messen zu können, hat die trusted-Redaktion einen festen Zeitraum sowie eine Anzahl der zu akquirierenden Kund:innen festgelegt.

Denken Sie daran, SMART-Ziele zu definieren. Ihre Ziele sollten also Spezifisch, Messbar, Anspruchsvoll, Realistisch und Terminiert sein.

Das Festlegen und Messen von Zielen birgt Entwicklungspotenzial

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Sobald Ihre Mitarbeiter:innen bei der Zielerfüllung Verzögerungen aufweisen oder diese nicht erreichen, können Sie Maßnahmen wie beispielsweise Trainings oder Schulungen in Kraft setzen und die Entwicklung bei der nächsten Zielvorgabe verfolgen.

Erfahren Sie mehr über die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen

Um ein Feedback Ihrer Mitarbeiter:innen zwischen Leistungsbeurteilungen einzuholen, eignen sich auch gut die Umfragefunktion sowie die Bestimmung der Mitarbeiterzufriedenheit mit dem sogenannten “Employee Net Promoter Score” oder kurz eNPS. Bei letzterem handelt es sich um anonymisierte Feedbacks zu Ihrem Unternehmen als Arbeitgeber:in.

Verbessern Sie Ihr Employer-Branding mit regelmäßigen Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit

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Fazit: Talentmanagement gibt es nicht als Kernfunktion

Die Funktionen für die Personalentwicklung sind sehr modern und intuitiv gestaltet. Obwohl manche Funktionen etwas versteckt sind, hat die trusted-Redaktion im Test nur kurze Zeit benötigt, um diese zu finden. Während des Tests waren die vielen Vorlagen besonders zeitsparend. Schade ist, dass das Talent- bzw. Performance-Management ist nicht von Haus aus erhältlich ist, sondern nur im People Hub Tarif oder im Komplettpaket.

In der Testreihe zeigt lediglich rexx systems mit integriertem Azubi-Management eine ausführlichere Lösung für Ihr Talentmanagement und auch Kenjo bereichert Sie mit gelungenen Auswertungen und praktischen Vorlagen.

• Regelmäßige Leistungsbeurteilungen: Ob Selbsteinschätzung oder 360-Grad-Feedback, mit der Software befragen Sie Ihre Mitarbeiter:innen automatisch regelmäßig
• Wachstumspläne: In Factorial gibt es Platz für Trainings, Schulungen und andere Entwicklungsmöglichkeiten
• Kompetenzen messen: Je nach Aufgabenbereich und Bedarf legen Sie eigene Kompetenzen fest und beurteilen Ihre Mitarbeiter:innen entsprechend
• Ziele verfolgen: Legen Sie Ziele für Ihre Mitarbeiter:innen fest um weitere Entwicklungsmaßnahmen zu definieren
• Employer-Branding mit eNPS: Verbessern Sie Ihre Arbeitgebermarke, Führungs- und Unternehmenskultur mit der Meinung Ihrer Mitarbeiter:innen

Factorial verfügt über ein umfangreiches Zeitmanagement

Das Zeitmanagement von Factorial enthält vielfältige praktische Funktionen. Beispielsweise ist die Zeiterfassung mit einer praktischen Stempeluhr ausgestattet, die auch mobil hervorragend funktioniert. Besonders praktisch ist, dass Sie Ihre Arbeitszeit nicht manuell erfassen. Die Software bietet darüber hinaus eine Schichtplanung und Überstundenverwaltung. Weitere praktische Features sind:

• Individuelle Arbeitszeitpläne
• Planung von Nachtschichten
• Gelungene Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
• Mobiler Upload für Abwesenheits-Dokumente
• Projektzeiterfassung
• Erinnerungsfunktion für die Zeiterfassung
• Persönlicher und Teamkalender
• Überstundenausgleich
• Regionale Feiertage
• Individuelle Betriebsurlaube

Für das Testunternehmen wurden Schichten mit Überstunden geplant, was auch gut funktionierte. Ein kleiner Wermutstropfen dagegen: Factorial informiert Ihre Mitarbeiter:innen zwar zuverlässig per E-Mail über neue Einsatzplanungen, die Schichten zeigt die Software allerdings nicht im Unternehmens- oder Teamkalender an. Für Schichtbetriebe wie Gastronomie oder Einzelhandel könnte das ein Problem darstellen.

Schichtbetriebe profitieren besonders von der Schichtplanung

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Durch die Funktions-Vielfalt eignet sich die Software für unterschiedliche Unternehmen aus verschiedenen Branchen, beispielsweise für produzierende Gewerbe, mobile Projekt-Teams oder Agenturen.

Umfassende Schichtplanung, versteckte Pausenregelung

Im Vergleich zu anderen HR-Komplettlösungen hat Factorial ähnlich umfangreiche Lösungen für das Arbeitszeit- und Abwesenheitsmanagement parat. Im Praxistest der Tools zeigt Factorial auch eine gute Schichtplanung, die Pausenregelung muss erst in den Einstellungen aktiviert werden. Dafür punktet das Tool mit seiner Nachtschicht-Planung mit integriertem Überstundenausgleich. Das ist besonders praktisch für Produktionsbetriebe.

Die Pausenregelung müssen Sie zunächst aktivieren

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Um auch Pausen einzuplanen, müssen Sie diese erst in den Einstellungen aktivieren. Trotz der guten Bedienbarkeit der Software hat die Test-Redaktion etwas länger benötigt, um die entsprechenden Konfigurationen zu finden.

Individuelle Arbeitszeiten für verschiedene Arbeitszeitmodelle

Factorial bietet für unterschiedliche Arbeitszeitmodelle an verschiedenen Standorten eine eigene Arbeitszeitregelung. Sie können diese für alle Mitarbeiter:innen individuell anpassen. Zusätzlich wartet Factorial mit einer personalisierbaren Schichtplanung auf. Für einzelne oder alle Mitarbeiter:innen können Sie Überstunden zusätzlich zum Arbeitszeitplan und Schichtplan erstellen.

Erstellen Sie Arbeitszeitpläne für einzelne oder alle Mitarbeiter:innen und sogar Standorte

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Das ist besonders dann praktisch, wenn Sie betrieblich und vor allem saisonal bedingt bereits mit Überstunden rechnen. Auf diese Weise können Sie gut im Voraus planen.

Fazit: Gelungenes Arbeitszeitmanagement mit kleinen Mankos

Factorial enthält viele praktische Features für die Verwaltung von Arbeits- und Abwesenheitszeiten. Sehr gut gelungen ist auch die mobile App, mit der Sie Zeiten mit nur einer Berührung erfassen können. Die Software überzeugt insgesamt mit einer guten Usability bei der Zeiterfassung, Schichtplanung sowie beim Abwesenheitsmanagement.

Eine einfache Pausenregelung, wie beispielsweise Personio sie bietet, wäre das i-Tüpfelchen auf dem umfassenden Arbeitszeitmanagement gewesen. In Factorial liegt sie in den Unternehmenseinstellungen versteckt und Sie müssen diese erst aktivieren. Ebenfalls schade ist, dass die Schichtplanung lediglich als Addon verfügbar ist. Davon profitieren allerdings Unternehmen, deren Angestellte nicht in Schichten arbeiten.

Die Zeitmanagement-Funktionen von Factorial im Überblick

• Zeiterfassung auch mobil: Mit nur einem Klick erfassen Sie und Ihr Team Anwesenheiten, sogar per mobiler App
• Projektzeiterfassung: Legen Sie Projekte an und ordnen Sie erfasste Zeiten entsprechend zu
• Mobile Abwesenheitsverwaltung: Erfassen Sie Abwesenheiten auch mobil mit praktischem Dokumenten-Upload
• Personalisierte Schichtplanung: Planen Sie Ihren Personaleinsatz für einzelne Mitarbeiter:innen oder Standorte
• Praktische Erinnerungsfunktion: Die Software erinnert Sie ans Einstempeln und bei Überschreitung Ihres Arbeitszeitkontingents
• Nachtschichten: Mit Factorial gelingt die Nachtschichtplanung für Produktions- und andere Schichtbetriebe

Eine ausführliche Vorschau-Funktion gibt es nur mit Excel

Für die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung bietet Ihnen die Software die Möglichkeit, Zulagen für einzelne Mitarbeiter:innen, beispielsweise für die Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel, zuzuordnen. Zudem können Sie Notizen zu einzelnen Mitarbeiter:innen hinterlegen und die Monatslöhne sowie -Gehälter in verschiedenen Phasen, beispielsweise die Vorbereitung oder die Zuweisung von Sonderzahlungen, bearbeiten.

Sonderzahlungen sind in Factorial schnell zugewiesen

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Während des Tests fiel der Redaktion auf, dass eine Vorschau nur über einen Download der Abrechnungsdaten im Excel-Format möglich ist und Neuerungen wie Stellenwechsel oder Gehaltsänderungen zeigt die Software ebenfalls nicht an. Unternehmen mit vielen Mitarbeiter:innen und einer wechselhaften Lohnstruktur kommen an diesem Punkt schnell an ihre Grenzen.

Factorial bietet keine ausreichende Vorschaufunktion für Abrechnungsdaten

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Manche Datensätze müssen Sie manuell ergänzen

In der digitalen Personalakte konnten im Test lediglich Bankdaten hinterlegt werden, allerdings keine Informationen zur Lohnsteuerklasse, Sozialversicherungsnummer, Krankenversicherungsträger oder Ähnliches. Diese Angaben fehlten auch in der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Das ist ärgerlich, denn diese Angaben müssen Sie im Excel-Export manuell nachtragen und gegebenenfalls allen Mitarbeiter:innen hinterherlaufen, um die fehlenden Daten einzuholen. Und selbst wenn Sie die Daten nachreichen können, lassen sich diese zwar über benutzerdefinierte Felder hinzufügen. In der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung sind sie allerdings trotzdem nicht verfügbar.

Sie können Abrechnungen versenden, aber nicht erstellen

Mit Factorial selbst ist es nicht möglich, Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu erstellen. Sie können die Excel-Tabelle der Lohnabrechnung lediglich an die Buchhaltung übergeben und erhaltene Abrechnungen im Profil der Mitarbeiter:innen hochladen. Gelungen ist dafür die bequeme One-Click-Schnittstelle zu DATEV-LODAS. Damit übertragen Sie abrechnungsrelevante Daten unkompliziert und mit nur einem Klick an die DATEV-Cloud. So kann Ihr Steuerbüro einfach darauf zugreifen, ganz ohne lästigen E-Mail-Verkehr.

Für Gehaltsabrechnungen benötigen Sie ein weiteres Tool

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Fazit: Die fehlenden Angaben erschweren die Anwendung

Da einige Daten, beispielsweise die Steueridentifikationsnummer oder der Krankenversicherungsträger, manuell nachgetragen werden müssen und es Factorial an einer übersichtlichen Vorschaufunktion fehlt, ist die Handhabung der Lohn-Features mit Factorial recht sperrig. Im direkten Vergleich zur Konkurrenz zeigen wieder rexx und Personio, wie es besser geht.

Für weitere Zeitersparnisse sorgt aber die praktische Integration zu DATEV-LODAS. Damit können Sie wichtige Abrechnungsdaten einfach in die DATEV-Cloud hochladen, woraufhin Ihr Steuerbüro einfach selbstständig auf die benötigten Informationen zugreift. Das erspart Ihnen langwierigen E-Mail-Verkehr zum Monatsende. Schön!

Die Funktionen von Factorial für die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Überblick

• Individuelle Zulagen: Legen Sie fest, ob Mitarbeiter:innen Zuschüsse zu Reisekosten oder öffentlichen Verkehrsmitteln bekommen sollen
• Gehaltsabrechnungen digital versenden: Sie können die Abrechnungen der Lohnbuchhaltung in Factorial hochladen und an Mitarbeiter:innen versenden
• Schnittstelle zu DATEV: Mit DATEV-LODAS können Sie immerhin Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen

Standardisierte und individuelle Reportings mit Factorial HR

Wenn es um Berichte geht, stellt Ihnen Factorial sowohl standardisierte als auch benutzerdefinierte Berichte bereit. Dabei haben Sie die Möglichkeit, individuelle Dashboards zu erstellen, die Ihnen eine personalisierte Ansicht ausgewählter Reportings bieten. So erstellen Sie beispielsweise informative Übersichten Ihrer Mitarbeiterzahlen in Verbindung mit Kennzahlen aus dem Finanzwesen oder zur Schichtplanung.

Sie können gewünschte Auswertungen frei miteinander kombinieren

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Im Test zeigte sich, dass Factorial nicht immer vorhandene Datensätze berücksichtigt, beispielsweise wurde das durchschnittliche Alter der Belegschaft des Testunternehmens nicht berechnet, obwohl Geburtsdaten vorhanden waren. Außerdem schade: Individuelle Reportings gibt es nur im teureren Enterprise-Paket.

Mit Filterfunktionen individualisieren Sie Ihre Ergebnisse

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Mittels Auswahl- und Filterfunktionen erhalten Sie individuelle Reportings, etwa zur Altersstruktur Ihrer Mitarbeiter:innen oder zur Ausfallzeit durch Krankheit oder Urlaub. Allerdings sind die Auswahlkriterien nicht immer eindeutig und so musste sich die trusted-Redaktion länger mit der Funktion auseinandersetzen. Die Funktion benötigt für ungeübte Anwender:innen mehr Übung und Unterstützung durch die Wissensdatenbank.

Fazit: Die Berichte sind solide, aber nichts Besonderes

Zunächst ist es praktisch, dass Sie keine manuellen Berechnungen und Aufbereitungen mehr durchführen müssen. Allerdings sind nicht alle Datensätze genau oder explizit benannt. Dennoch bietet Ihnen das Berichtswesen von Factorial einen guten Überblick über die wichtigsten Kennzahlen im Unternehmen. Individuelle Reportings erhalten Sie nur in der Enterprise-Version. Im aktuellen Test bietet beispielsweise Freshteam eine gelungene Lösung für anpassbare Berichte.

Die Analyse- und Berichtsfunktionen von Factorial im Überblick

• Eine gute Auswahl an Standard-Berichten: Erstellen Sie individuelle Dashboards mit Berichten aus den Bereichen “Mitarbeiter”, “Finanzen” und mehr
• Individuelle Reportings: Anhand von Filter- und Auswahl-Funktionen können Sie auch individuelle Berichte erstellen

Ihre Mitarbeiter:innen können eigene Angaben selbst einsehen und ändern

Mitarbeiter:innen können in Factorial eigene persönliche Informationen innerhalb ihrer Personalakten, wie das Geburtsdatum und die Adresse, jederzeit ändern. Auf Vertragsinformationen sowie die Zeitplanung haben sie keinen Zugriff. Dafür können sie selbstständig Abwesenheitsanträge stellen, ihre Arbeitszeiten auch mobil erfassen sowie selbst Dokumente ins System laden. Angestellte können zusätzlich:

• Bankdaten ändern
• Abwesenheiten beantragen
• Individuelle Aufgaben und Ziele erstellen
• Spesen auch mobil managen
• Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit beantworten
• Nachrichten kommentieren oder darauf reagieren
• Eigene Gruppen bilden

Das Self-Service-Portal ist in Factorial sehr umfangreich gestaltet. Ihre Mitarbeiter:innen können zudem auf Kompetenz-Bewertungen sowie Wachstumspläne zugreifen. Aus Mitarbeitersicht ist Factorial ebenfalls sehr einfach zu bedienen. Da der Funktionsumfang für Angestellte beschränkt ist, gestaltet sich die Benutzeroberfläche sehr übersichtlich.

Ihre Mitarbeiter-innen sehen die Ergebnisse der Kompetenzbewertung

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Feedback und Intranet, aber kein direkter Chat möglich

Ihre Mitarbeiter:innen können jederzeit ihre Meinung zum Unternehmen als Arbeitgeber:in über den eNPS (Employee Net Promoter Score) abgeben. Das gibt wiederum Ihnen einen Ansporn für die Verbesserung des Employer Brandings. Besonders gut gelungen ist die Kommentar- und Reaktionsfunktion auf veröffentlichte Beiträge und Mitteilungen.

Schön: Über eigene Gruppen können sich Mitarbeiter:innen austauschen oder eigene Beiträge erstellen. Eine direkte Chat-Funktion für Einzelgespräche ist nicht vorhanden.

Fazit: Ein guter Employee-Self-Service mit Mini-Social-Media

Neben generellen Angaben zum Wohnsitz oder zu den Bankdaten bietet das Self-Service-Portal von Factorial noch mehr. Dabei ist die Software für Ihre Kolleg:innen einfach aufgebaut und auch die mobile App ist von Vorteil, speziell für mobile Teams.

Besonders positiv ist während des Tests die Beitrags-Funktion für Gruppen aufgefallen. Dadurch können sich Mitarbeiter:innen auch innerhalb der Software untereinander austauschen. Eine direkte Chat-Funktion wäre eine tolle Ergänzung, das gelingt beispielsweise mit rexx systems und auch Zoho liefert tolle Features für die interne Kommunikation.

Die Self-Service-Funktionen von Factorial im Überblick

• Ergänzung eigener Profildaten: Ihre Kolleg:innen können Angaben wie Pronomen, Nationalität oder den Notfallkontakt selbst ergänzen
• Einsicht in Vertragsdaten und Dokumente: Mitarbeiter:innen können Vertragsinformationen und zugehörige Dokumente jederzeit einsehen
• Selbstständiger Dokumenten-Upload: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter:innen selbst Dokumente wie AU-Bescheinigungen oder Zeugnisse ins System laden
• Mobile Verwaltung: Mitarbeiter:innen erfassen Arbeitszeiten, Urlaubs- sowie Krankheitstage und andere Abwesenheiten oder Spesen auch mobil per App
• Gruppen bilden: Durch Gruppen können Ihre Mitarbeiter:innen miteinander Beiträge austauschen
• Reaktionen auf Mitteilungen: Mit Emojis und Kommentaren können Mitarbeiter:innen auf Ihre Neuigkeiten und Beiträge reagieren
• Aufgaben und Ziele verfolgen: Durch eigene Aufgaben und Ziele organisieren sich Ihre Mitarbeiter:innen selbst

Was kostet Factorial HR?

Die Kosten von Factorial variieren nach Anzahl der User und starten bei 99,00 €. Im Preis sind bereits 15 aktive User integriert, einzelne Nutzer:innen buchen Sie ab 4,75 € hinzu. Factorial zeigt ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Das liegt unter anderem an der sehr guten Handhabung. Sie können die HR-Software für 7 Tage kostenfrei testen.

Ein Blick auf Factorials Preise

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Welcher Funktionsumfang Sie in den jeweiligen Tarifen erwartet und welcher Sie am besten bei Ihren HR-Prozessen unterstützt, hat trusted für Sie in der Kostenübersicht zusammengefasst:

Wie benutzerfreundlich ist Factorial HR?

Factorial ist grundsätzlich sehr übersichtlich aufgebaut. Da viele Funktionen als Apps beziehungsweise Erweiterungen flexibel hinzubuchbar sind, können Sie die Benutzeroberfläche an Ihre Bedürfnisse anpassen und trotzdem bleibt die Software einfach zu bedienen. Dieser Software-Aufbau eignet sich dadurch besonders für wachsende KMU und Start-ups, die eine mitwachsende Software benötigen. Das moderne Design trägt zur guten Usability bei, lediglich bei den Reportings könnte Factorial nachbessern.

Vorlagen erleichtern die Handhabung enorm

Von Onboarding-Prozessen bis Bewerbungsformularen bis hin zu Fragen bei der Leistungsbeurteilung; Factorial bietet Ihnen eine Vielzahl praktischer Vorlagen, die Sie lediglich an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dadurch eignet sich die Software sogar für Unternehmen, die geordnete HR-Prozesse erst in ihrer Organisation einführen. Manche Vorlagen, etwa für Dokumente, sind jedoch erst in der Enterprise-Version erhältlich.

Individuelle Reportings könnten einfacher sein

Bereits von Haus aus stehen Ihnen viele Berichte aus verschiedenen Kategorien in der Berichtsbibliothek zur Verfügung. Sie können auch eigene Berichte für Ihr Dashboard erstellen, allerdings sind diese mit den Auswahl- und Filterfunktionen nur mit Übung erstellt. Hinzu kommt, dass Sie diese Individualisierung erst im Enterprise-Modell genießen können.

Wie sicher ist Factorial HR?

Factorial hat zwar seinen Unternehmenssitz in Barcelona, Spanien. Trotzdem nimmt es das Unternehmen mit Datenschutz sehr ernst, auch nach deutschen Vorgaben. Beispielsweise hat der Softwareanbieter einen Datenschutzbeauftragten ernannt. Die ISO 27001 zertifizierten Server von Factorial stehen in Deutschland und werden von AWS, Amazon Web Services, gehostet. Mithilfe einer TLS- bzw. SSL-Verschlüsselung werden Ihre Daten für eine sichere Übertragung verschlüsselt.

Welchen Kundenservice bietet Factorial HR?

Für den Software-Test wurde auch der Support kontaktiert, der zwischen 09:00 Uhr und 18:00 Uhr von Montag bis Freitag erreichbar ist. Die Antwortzeiten waren im Testzeitraum mit einer Stunde Wartezeit sehr schnell, unter Umständen kann die Antwortzeit auch länger ausfallen. Wenn Sie das Supportteam außerhalb dieser Zeiten telefonisch oder via E-Mail nicht mehr erreichen können, bietet sich bei der Suche nach Antworten die Wissensdatenbank an. Teilweise sind dort allerdings Übersetzungsfehler vorhanden.

In manchen Bereichen lohnt sich die Wissensdatenbank

Obwohl Factorial eine gute Usability mitbringt, lohnt sich gerade bei Anfänger:innen die Wissensdatenbank. Manche Konfigurationen wie benutzerdefinierte Felder oder individuelle Berichte benötigen mehr Aufmerksamkeit. Für einen guten ersten Eindruck von der Software lohnt sich nicht nur die kostenfreie Testphase. Der CEO Jordi Romero bietet über die Plattform YouTube sogar Videos zur Software an, allerdings nur auf Englisch.