Den Massenimport müssen Sie nicht selbst übernehmen
Die digitale Transformation von Personalprozessen beginnt häufig beim Anlegen Ihres bestehenden und neuen Personals in der gewählten HR-Software. Ab einer Unternehmensgröße von 50 Mitarbeiter:innen ist der Massenimport eine dankbare Funktion, denn dadurch werden alle relevanten Personaldaten zügig in der Software aufgenommen. Bereits hier punktet kiwiHR mit seiner Service-Qualität, denn der Massenimport wird auf Wunsch vom Anbieter übernommen.
Ihr Personal fügen Sie noch manuell der Software hinzu
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Quelle: kiwihr.com
Für kleine Unternehmen gibt es innerhalb des Tools genau zwei alternative Möglichkeiten, um digitale Personalakten anzulegen. Entweder indem Sie sie manuell hinzufügen oder mithilfe der Einladungsfunktion, wodurch Sie mehrere Angestellte gleichzeitig einladen können.
Mit Letzterem haben Sie den Vorteil, dass kiwiHR Ihren Mitarbeiter:innen automatisch E-Mails mit einem Link zur Softwarenutzung zuschickt. Ihre Angestellten übertragen daraufhin ihre persönlichen Daten; Vertragsinformationen hinterlegen Sie dagegen noch manuell. Beide Varianten sind bei einer großen Belegschaft nur bedingt zeitsparend, weswegen größere Organisationen auf das Service-Angebot von kiwiHR zurückgreifen.
Legen Sie ein Kurzprofil an und versenden Sie im gleichen Schritt eine Einladungsmail
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Beide Möglichkeiten wurden auch im Testunternehmen ausprobiert und haben einwandfrei funktioniert. Schnittstellen zu digitalen Mitarbeiterverzeichnissen, beispielsweise G-Suite Directory, wären hier eine tolle Ergänzung. Dadurch könnten auch kleine Unternehmen wertvolle Zeitersparnisse schaffen. Wichtiger wäre allerdings die Integration einer Import-Funktion – ohne den Umweg über den Anbieter-Support nehmen zu müssen.
Eine gut strukturierte Personalakte mit Lücken
Einmal angelegt, finden Sie dann allerdings eine übersichtliche und gut strukturierte Personalakte in kiwiHR vor. Hier hinterlegen Sie private sowie berufliche Informationen, darunter die Position, die Abteilung oder den Standort. Aber auch vertragliche Angaben verwalten Sie in der Akte, etwa individuelle Arbeitszeitmodelle, zugeordnete Arbeitsmittel (Inventar), zugewiesene Workflows und mehr. Ein paar weitere Beispiele:
- Spesen und andere Ausgaben
- Abwesenheiten
- Arbeitszeiterfassungen
- Bankdaten
- Dokumente
- Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer
- Versicherungsart und Krankenkassenträger
- Anzahl Kinder
In der Praxis fällt allerdings auf, dass es standardmäßig an Möglichkeiten fehlt, um lohnsteuerrelevante Informationen abzuspeichern. Das betrifft die Lohnsteuerklasse und eventuelle Kinder- oder sonstige Freibeträge. Das ist bedauerlich, denn diese Angaben sind für die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung unerlässlich. Ein Lichtblick: Entsprechende Datenfelder können Sie jederzeit flexibel hinzufügen.
Sie definieren individuelle Arbeitszeitmodelle schon in der Personalakte
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Nett: In der Personalakte geben Sie auch Gehaltsdaten sowie individuelle Vergütungen an. Für eine Beschäftigte der fiktiven La trust-Oria wurde beispielsweise ein Zuschuss zu den öffentlichen Verkehrsmitteln hinterlegt, da der lange Arbeitsweg kein Hindernis für das Arbeitsverhältnis sein sollte. Weitere Boni oder Extrazahlungen sind ebenfalls denkbar.
Benefits wie Zusatzzahlungen oder leistungsbezogene Boni motivieren Ihr Personal zusätzlich
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Individuelle Dokumentenordner gibt es nur im Plus-Tarif
Relevante Dokumente wie Verträge, Entgeltabrechnungen oder Schulungszertifikate archivieren Sie in kiwiHR strukturiert mithilfe von Ordnern. Wenn sich die verschiedenen Dokumenten-Typen häufen, ist es möglich, neue Ordner flexibel anzulegen.
Erstellen Sie personalisierte Ordner für eine bessere Übersichtlichkeit
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Während unseres Praxistests standen die Kategorien “Zertifikate”, “Verträge”, “Vereinbarungen”, “Allgemein” und “ID-Dokumente” bereits zur Verfügung. Für das Personal der La trust-Oria wurde noch der Ordner “Beurteilungen” hinzugefügt. Im nächsten Schritt musste die Redaktion nur noch die Zugriffsberechtigung festlegen, wodurch das Personal, die Teamleitung und die Administration auf entsprechende Dokumente zugreifen können.
Das klappt allerdings nur im Plus-Tarif. Im günstigeren Paket legen Sie die Schriftstücke zwar ebenfalls zentral in der Software ab, aber eben ohne hilfreiche Struktur. Spezifische Benennungen sind besonders dann praktisch, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen wichtige Dokumente in kurzer Zeit finden wollen, beispielsweise eine Kopie des Führerscheins oder des Fahrerausweises in der Logistik.
Verwechseln Sie nicht Teams und Abteilungen
Obwohl sich oft Teams aus den gleichen Abteilungen bilden, handelt es sich dabei um zwei unterschiedliche Begriffe – allerdings nicht in kiwiHR. Sie bilden nämlich mit der Team-Funktion Abteilungen und nicht beispielsweise Projektteams im eigentlichen Sinn. Sie können zwar dieses Feature nutzen, um Teams zu bilden. Dann droht allerdings die Gefahr, dass die Unternehmensstruktur schnell unübersichtlich wird.
Teams bzw. Abteilungen sind schnell angelegt
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Außerdem: Ihre Mitarbeiter:innen können nicht zwei Teams zur gleichen Zeit angehören. Zum Beispiel wurde für Werbezwecke des Testunternehmens ein Messe-Team gegründet, welches sich um erfolgreiche Veranstaltungen und Messebesuche kümmern soll. Nach den nötigen Konfigurationen zur Teambildung war die zuvor zum Vertrieb zugeordnete Mitarbeiter:in nicht mehr im Vertriebs-Team, sondern im Messe-Team.
Ordnen Sie das Personal nach der Teamauflösung neu zu
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Sobald Sie also Teams wieder auflösen, müssen Sie diese wieder neu zuordnen. Das kann zu verfälschten Auswertungen und höheren Zeitaufwänden führen. Unternehmen mit wenigen Angestellten und flachen Hierarchien können von dieser Funktion durchaus profitieren und flexibel Teams erstellen. Eine gesonderte Funktion und gegebenenfalls Anpassung der Begriffe wäre trotzdem wünschenswert.
Die Unternehmensstruktur kommt ohne Organigramm aus
Neben Abteilungen erstellen Sie auch bequem Standorte und Positionen ganz nach Bedarf innerhalb der HR-Software. Gut gelungen ist, dass Sie bereits bei der Konfiguration neuer Standorte vordefinierte Feiertage für Ihre Region nutzen können. Das hat die Redaktion positiv überrascht, denn das nimmt später Einfluss auf die Urlaubsverwaltung und damit auch auf die Entgeltabrechnungen Ihrer standortweiten Mitarbeiter:innen.
kiwiHR liefert Ihnen vordefinierte Feiertage für jede Region
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Insgesamt sind alle Einstellungen schnell gemacht. Schade ist allerdings, dass kiwiHR kein Organigramm für eine Darstellung Ihrer Unternehmensstruktur anbietet. Das wäre besonders für große Unternehmen mit vielen hierarchischen Ebenen praktisch gewesen. Kleinere Organisationen wie Start-ups dürften keinen Bedarf an solchen Details haben.
Teilen Sie sich Ihrem Unternehmen gegen Aufpreis mit
kiwiHR liefert nur wenige Funktionen, die Ihre interne Kommunikation unterstützen. Nützliche Funktionen sind die Integration mit dem Kommunikationstool Slack, die Anbindung zu Outlook für E-Mails und Unternehmensmitteilungen. Letzteres befähigt Sie dazu, sich Ihren Mitarbeiter:innen unternehmensweit mitzuteilen, diese Funktion ist allerdings nicht im Grundtarif erhältlich.
Senden Sie Ihren Mitarbeiter:innen wichtige Mitteilungen
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Ein weiterer Kritikpunkt ist, dass Sie Mitteilungen nicht gezielt an einzelne Abteilungen oder Standorte senden können. In Sachen Kommunikation benötigen größere Unternehmen also mindestens Slack als unterstützendes Tool, um sich auch über mehrere Standorte hinweg auszutauschen. Kleine Unternehmen mit nur einem Standort kommen mit den begrenzten Funktionen dagegen aus.
Fazit: Eine solide Personalverwaltung für kleine Organisationen
kiwiHR hat für Ihre Personalverwaltung solide, aber keine besonderen Funktionen an Bord. Zudem fehlt es dem Tool an nützlichen Features und Möglichkeiten, etwa für die Teamverwaltung, den Massenimport und die Kommunikation. Dafür zeigt die HR-Software eine sehr gute Usability, selbst in den Unternehmens-Konfigurationen. Neue Abteilungen oder Standorte erstellen Sie mit nur wenigen Handgriffen und auch Personal legen Sie, zumindest in kleinen Unternehmen, schnell in der Software an.
Störend ist außerdem, dass Sie viele Funktionen nur gegen Aufpreis erhalten, etwa die Vergabe von Boni oder die individuellen Dokumentenordner. Im direkten Vergleich lösen beispielsweise Kenjo oder Personio die Personalverwaltung besser, gute Kommunikationstools liefern dagegen rexx und Zoho. kiwiHR eignet sich damit zwar gut für eher kleine Unternehmen, große werden bei anderen Anbietern aber glücklicher.
Die Verwaltungsfunktionen von kiwiHR im Überblick
- Personal einladen: Versenden Sie mehrere Einladungen zur Softwarenutzung gleichzeitig
- Digitale Personalakte: Legen Sie Ihr Personal übersichtlich und gut strukturiert in der Software an
- Dokumente: Verwalten Sie Ihre Dokumente zentral in der Personalakte, sogar mit Ordnern
- Unternehmensstruktur: Bilden Sie im Nu neue Abteilungen oder Standorte
- Mitteilungen: Versenden Sie Mitteilungen an Ihr gesamtes Unternehmen