Für den Praxistest von kiwiHR kommt das fiktive Unternehmen “La trust-Oria” zum Einsatz. Die produzierende Gesellschaft weitet ihre Vertriebsgebiete aus und sucht neue Talente. Um die Personalprozesse auch über mehrere Standorte hinweg zu steuern, soll nun eine einfache, aber umfangreiche Software für das Personalwesen eingeführt werden. Inwiefern kiwiHR dieser Aufgabe gewachsen ist, erfahren Sie im folgenden Testbericht.

Die digitale Personalakte von kiwiHR steht bei trusted.de auf dem Prüfstand

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Den Massenimport müssen Sie nicht selbst übernehmen

Die digitale Transformation von Personalprozessen beginnt häufig beim Anlegen Ihres bestehenden und neuen Personals in der gewählten HR-Software. Ab einer Unternehmensgröße von 50 Mitarbeiter:innen ist der Massenimport eine dankbare Funktion, denn dadurch werden alle relevanten Personaldaten zügig in der Software aufgenommen. Bereits hier punktet kiwiHR mit seiner Service-Qualität, denn der Massenimport wird auf Wunsch vom Anbieter übernommen.

Ihr Personal fügen Sie noch manuell der Software hinzu

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Für kleine Unternehmen gibt es innerhalb des Tools genau zwei alternative Möglichkeiten, um digitale Personalakten anzulegen. Entweder indem Sie sie manuell hinzufügen oder mithilfe der Einladungsfunktion, wodurch Sie mehrere Angestellte gleichzeitig einladen können.

Mit Letzterem haben Sie den Vorteil, dass kiwiHR Ihren Mitarbeiter:innen automatisch E-Mails mit einem Link zur Softwarenutzung zuschickt. Ihre Angestellten übertragen daraufhin ihre persönlichen Daten; Vertragsinformationen hinterlegen Sie dagegen noch manuell. Beide Varianten sind bei einer großen Belegschaft nur bedingt zeitsparend, weswegen größere Organisationen auf das Service-Angebot von kiwiHR zurückgreifen.

Legen Sie ein Kurzprofil an und versenden Sie im gleichen Schritt eine Einladungsmail

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Beide Möglichkeiten wurden auch im Testunternehmen ausprobiert und haben einwandfrei funktioniert. Schnittstellen zu digitalen Mitarbeiterverzeichnissen, beispielsweise G-Suite Directory, wären hier eine tolle Ergänzung. Dadurch könnten auch kleine Unternehmen wertvolle Zeitersparnisse schaffen. Wichtiger wäre allerdings die Integration einer Import-Funktion – ohne den Umweg über den Anbieter-Support nehmen zu müssen.

Eine gut strukturierte Personalakte mit Lücken

Einmal angelegt, finden Sie dann allerdings eine übersichtliche und gut strukturierte Personalakte in kiwiHR vor. Hier hinterlegen Sie private sowie berufliche Informationen, darunter die Position, die Abteilung oder den Standort. Aber auch vertragliche Angaben verwalten Sie in der Akte, etwa individuelle Arbeitszeitmodelle, zugeordnete Arbeitsmittel (Inventar), zugewiesene Workflows und mehr. Ein paar weitere Beispiele:

• Spesen und andere Ausgaben
• Abwesenheiten
• Arbeitszeiterfassungen
• Bankdaten
• Dokumente
• Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer
• Versicherungsart und Krankenkassenträger
• Anzahl Kinder

In der Praxis fällt allerdings auf, dass es standardmäßig an Möglichkeiten fehlt, um lohnsteuerrelevante Informationen abzuspeichern. Das betrifft die Lohnsteuerklasse und eventuelle Kinder- oder sonstige Freibeträge. Das ist bedauerlich, denn diese Angaben sind für die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung unerlässlich. Ein Lichtblick: Entsprechende Datenfelder können Sie jederzeit flexibel hinzufügen.

Sie definieren individuelle Arbeitszeitmodelle schon in der Personalakte

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Nett: In der Personalakte geben Sie auch Gehaltsdaten sowie individuelle Vergütungen an. Für eine Beschäftigte der fiktiven La trust-Oria wurde beispielsweise ein Zuschuss zu den öffentlichen Verkehrsmitteln hinterlegt, da der lange Arbeitsweg kein Hindernis für das Arbeitsverhältnis sein sollte. Weitere Boni oder Extrazahlungen sind ebenfalls denkbar.

Benefits wie Zusatzzahlungen oder leistungsbezogene Boni motivieren Ihr Personal zusätzlich

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Individuelle Dokumentenordner gibt es nur im Plus-Tarif

Relevante Dokumente wie Verträge, Entgeltabrechnungen oder Schulungszertifikate archivieren Sie in kiwiHR strukturiert mithilfe von Ordnern. Wenn sich die verschiedenen Dokumenten-Typen häufen, ist es möglich, neue Ordner flexibel anzulegen.

Erstellen Sie personalisierte Ordner für eine bessere Übersichtlichkeit

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Während unseres Praxistests standen die Kategorien “Zertifikate”, “Verträge”, “Vereinbarungen”, “Allgemein” und “ID-Dokumente” bereits zur Verfügung. Für das Personal der La trust-Oria wurde noch der Ordner “Beurteilungen” hinzugefügt. Im nächsten Schritt musste die Redaktion nur noch die Zugriffsberechtigung festlegen, wodurch das Personal, die Teamleitung und die Administration auf entsprechende Dokumente zugreifen können.

Das klappt allerdings nur im Plus-Tarif. Im günstigeren Paket legen Sie die Schriftstücke zwar ebenfalls zentral in der Software ab, aber eben ohne hilfreiche Struktur. Spezifische Benennungen sind besonders dann praktisch, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen wichtige Dokumente in kurzer Zeit finden wollen, beispielsweise eine Kopie des Führerscheins oder des Fahrerausweises in der Logistik.

Verwechseln Sie nicht Teams und Abteilungen

Obwohl sich oft Teams aus den gleichen Abteilungen bilden, handelt es sich dabei um zwei unterschiedliche Begriffe – allerdings nicht in kiwiHR. Sie bilden nämlich mit der Team-Funktion Abteilungen und nicht beispielsweise Projektteams im eigentlichen Sinn. Sie können zwar dieses Feature nutzen, um Teams zu bilden. Dann droht allerdings die Gefahr, dass die Unternehmensstruktur schnell unübersichtlich wird.

Teams bzw. Abteilungen sind schnell angelegt

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Außerdem: Ihre Mitarbeiter:innen können nicht zwei Teams zur gleichen Zeit angehören. Zum Beispiel wurde für Werbezwecke des Testunternehmens ein Messe-Team gegründet, welches sich um erfolgreiche Veranstaltungen und Messebesuche kümmern soll. Nach den nötigen Konfigurationen zur Teambildung war die zuvor zum Vertrieb zugeordnete Mitarbeiter:in nicht mehr im Vertriebs-Team, sondern im Messe-Team.

Ordnen Sie das Personal nach der Teamauflösung neu zu

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Sobald Sie also Teams wieder auflösen, müssen Sie diese wieder neu zuordnen. Das kann zu verfälschten Auswertungen und höheren Zeitaufwänden führen. Unternehmen mit wenigen Angestellten und flachen Hierarchien können von dieser Funktion durchaus profitieren und flexibel Teams erstellen. Eine gesonderte Funktion und gegebenenfalls Anpassung der Begriffe wäre trotzdem wünschenswert.

Die Unternehmensstruktur kommt ohne Organigramm aus

Neben Abteilungen erstellen Sie auch bequem Standorte und Positionen ganz nach Bedarf innerhalb der HR-Software. Gut gelungen ist, dass Sie bereits bei der Konfiguration neuer Standorte vordefinierte Feiertage für Ihre Region nutzen können. Das hat die Redaktion positiv überrascht, denn das nimmt später Einfluss auf die Urlaubsverwaltung und damit auch auf die Entgeltabrechnungen Ihrer standortweiten Mitarbeiter:innen.

kiwiHR liefert Ihnen vordefinierte Feiertage für jede Region

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Insgesamt sind alle Einstellungen schnell gemacht. Schade ist allerdings, dass kiwiHR kein Organigramm für eine Darstellung Ihrer Unternehmensstruktur anbietet. Das wäre besonders für große Unternehmen mit vielen hierarchischen Ebenen praktisch gewesen. Kleinere Organisationen wie Start-ups dürften keinen Bedarf an solchen Details haben.

Teilen Sie sich Ihrem Unternehmen gegen Aufpreis mit

kiwiHR liefert nur wenige Funktionen, die Ihre interne Kommunikation unterstützen. Nützliche Funktionen sind die Integration mit dem Kommunikationstool Slack, die Anbindung zu Outlook für E-Mails und Unternehmensmitteilungen. Letzteres befähigt Sie dazu, sich Ihren Mitarbeiter:innen unternehmensweit mitzuteilen, diese Funktion ist allerdings nicht im Grundtarif erhältlich.

Senden Sie Ihren Mitarbeiter:innen wichtige Mitteilungen

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Ein weiterer Kritikpunkt ist, dass Sie Mitteilungen nicht gezielt an einzelne Abteilungen oder Standorte senden können. In Sachen Kommunikation benötigen größere Unternehmen also mindestens Slack als unterstützendes Tool, um sich auch über mehrere Standorte hinweg auszutauschen. Kleine Unternehmen mit nur einem Standort kommen mit den begrenzten Funktionen dagegen aus.

Fazit: Eine solide Personalverwaltung für kleine Organisationen

kiwiHR hat für Ihre Personalverwaltung solide, aber keine besonderen Funktionen an Bord. Zudem fehlt es dem Tool an nützlichen Features und Möglichkeiten, etwa für die Teamverwaltung, den Massenimport und die Kommunikation. Dafür zeigt die HR-Software eine sehr gute Usability, selbst in den Unternehmens-Konfigurationen. Neue Abteilungen oder Standorte erstellen Sie mit nur wenigen Handgriffen und auch Personal legen Sie, zumindest in kleinen Unternehmen, schnell in der Software an.

Störend ist außerdem, dass Sie viele Funktionen nur gegen Aufpreis erhalten, etwa die Vergabe von Boni oder die individuellen Dokumentenordner. Im direkten Vergleich lösen beispielsweise Kenjo oder Personio die Personalverwaltung besser, gute Kommunikationstools liefern dagegen rexx und Zoho. kiwiHR eignet sich damit zwar gut für eher kleine Unternehmen, große werden bei anderen Anbietern aber glücklicher.

Die Verwaltungsfunktionen von kiwiHR im Überblick

• Personal einladen: Versenden Sie mehrere Einladungen zur Softwarenutzung gleichzeitig
• Digitale Personalakte: Legen Sie Ihr Personal übersichtlich und gut strukturiert in der Software an
• Dokumente: Verwalten Sie Ihre Dokumente zentral in der Personalakte, sogar mit Ordnern
• Unternehmensstruktur: Bilden Sie im Nu neue Abteilungen oder Standorte
• Mitteilungen: Versenden Sie Mitteilungen an Ihr gesamtes Unternehmen

Wenige HR-Reports unterstützen Sie bei der Bedarfsermittlung

Um herauszufinden, wie viel neues Personal Sie benötigen oder ob eine Überdeckung in Ihrem Unternehmen vorherrscht, unterstützt Sie kiwiHR mit Auswertungen. Die Auswahl ist allerdings nicht groß. Der Bericht “Mitarbeiteranzahl” zeigt Ihnen beispielsweise, wie sich Ihr Personalbestand entwickelt. Zusätzlich erfahren Sie anhand einer Aufstellung der Mitarbeiterdaten auf einen Blick, ob sich Mitarbeiter:innen dem Renteneintrittsalter nähern.

Die Entwicklung Ihres Personalbestands entnehmen Sie der Auswertung Mitarbeiteranzahl

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Für das kleine Unternehmen La trust-Oria waren die Reportings nur begrenzt hilfreich. Das lag unter anderem daran, dass während der Nutzung nur wenige Datensätze für detaillierte Berichte zur Verfügung standen. Weitere Auswertungen, etwa kurz- und langfristige Abwesenheiten zur Ermittlung des Ersatzbedarfs, wären besonders für größere Unternehmen eine gute Ergänzung.

Recruiting gibt es nur mit externen Tools

Obwohl Funktionen für die Personalbeschaffung in kiwiHR nicht von Haus aus verfügbar sind, hat der Hersteller dafür eine Lösung gefunden. Durch eine Partnerschaft mit Recruitee können Sie Recruiting nahtlos an Ihre HR-Lösung anbinden und auf diese Weise den Funktionsumfang erweitern. Integrationen mit Softgarden oder Flatchr sind ebenfalls möglich. So kommen auch Recruiting-Teams mit kiwiHR auf ihre Kosten.

kiwiHR bietet Schnittstellen zu diversen Recruiting-Tools

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So strukturieren Sie On- und Offboarding mit der HR-Software

Während kiwiHR zwar keine eigene Karriereseite oder andere Recruiting-Features liefert, gestalten Sie dennoch Ihre On- und Offboarding-Prozesse mit der Software. Das Prinzip der Prozessgestaltung funktioniert in der Software unkompliziert. Sie erstellen zunächst eine Art digitale To-do-Liste und weisen diese im nächsten Schritt der entsprechenden Person, etwa dem neuen Personal, zu und legen ein Fälligkeitsdatum fest.

kiwiHR enthält bereits vordefinierte Onboarding-To-dos

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Praktischerweise sind bereits Onboarding-Vorlagen hinterlegt, allerdings keine für das Offboarding. Da entsprechende Vorlagen schnell selbst erstellt sind, ist das kein großes Manko. Schade ist jedoch, dass Sie nur die gesamte Vorlage mit einer entsprechenden Zuständigkeit ausstatten können, nicht etwa einzelne Aufgaben. Dadurch müssen Sie mehrere Vorlagen erstellen, um diese entsprechend zuzuweisen.

Sie können Vorlagen nur jeweils einer Person zuweisen

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Ein Beispiel: Bevor neue Angestellte ins Unternehmen eintreten, sollen für das Testunternehmen Aufgaben wie das Einrichten des Arbeitsplatzes, die Beschaffung von technischen Hilfsmitteln (Computer und Bildschirm) oder die Organisation von Meetings als To-dos abgebildet werden. Die Arbeitsplatzausstattung mitsamt Hilfsmitteln sollte der IT zugeordnet werden und die Organisation von Meetings der HR.

Um die Aufgaben entsprechend zu verteilen, wurden schlichtweg mehrere Vorlagen erstellt. Ein Template umfasste dabei Aufgaben, die speziell der HR zugeordnet waren und eine weitere für die IT. Für die Redaktion bedeutete das zwar einen erhöhten Zeitaufwand, das Problem konnte so jedoch umgangen werden.

Legen Sie gezielt Vorlagen für entsprechende Verantwortliche fest

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Fazit: Nützliche Integrationen, aber fehlende Funktionen

Für Ihr Recruiting bietet kiwiHR nur wenig Nützliches, lediglich eine kleine Auswahl an Reportings und integrationsfähigen Recruiting-Tools wie Recruitee oder Softgarden und individuell anpassbare Onboarding-Vorlagen. Doch auch Letzteres ist nicht perfekt gelungen, denn es lassen sich nur ganze Vorlagen und nicht etwa individuelle Aufgaben zuweisen.

Die fehlenden Funktionen lassen sich durch nahtlose Schnittstellen zu Recruitee und Co. ausgleichen, was für KMU ein guter Kompromiss ist. Wer auf interne Funktionen nicht verzichten will, kann auf preiswerte Alternativen zurückgreifen. Dazu gehören beispielsweise Freshteam oder Zoho. Hier sollte kiwiHR noch nachbessern, um Unternehmen mit wenig Budget zum Wachstum zu verhelfen.

Die Recruiting-Funktionen von kiwiHR im Überblick

• Analysen: Erkennen Sie Schwankungen im Personalbestand auf einen Blick
• Schnittstellen: Binden Sie Flatchr, Recruitee und Softgarden an kiwiHR bequem an
• On- und Offboarding: Gestalten Sie individuelle On- und Offboarding-Vorlagen

Mitarbeitergespräche führen Sie nur über Umwege

Gut geführte Mitarbeitergespräche sind entscheidend, wenn es darum geht, Ihr Personal zielgerichtet zu entwickeln. Zusätzlich bekommen Sie Eindrücke darüber, wie es um Ihr Employer Branding steht, ob das Führungsverhalten anpassbar ist und welche Entwicklungsmaßnahmen zur Erreichung der Unternehmensziele wirtschaftlich sinnvoll sind. Bei der Vorbereitung und Durchführung solcher Gespräche unterstützt Sie kiwiHR kaum.

Mit dem Vorlagen-Feature formulieren Sie auch Fragen

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Mithilfe der Vorlagen-Funktion können Sie Gespräche strukturieren und sogar Fragen anstelle von Aufgaben formulieren. Die erstellten Templates für Fragen weisen Sie entsprechend zu. Dadurch ist immerhin die Selbsteinschätzung möglich. Die Erstellung für einzelne Mitarbeiter:innen nimmt Ihre Zeit nur einmalig in Anspruch. Sie müssen die Vorlagen aber bei jeder Befragung neu zuweisen, was dauerhaft frustrierend ist.

Weitere Funktionen für die Personalentwicklung liefert kiwiHR nicht, weder das 360-Grad-Feedback noch die Möglichkeit, gemeinsame Ziele festzulegen. Derartige Funktionen und Anbindungen an nützliche Tools befinden sich derzeit allerdings in Planung.

Fazit: Für die gezielte Personalentwicklung benötigen Sie ein zweites Tool

In Sachen Personalentwicklung zeigt kiwiHR Nachholbedarf. Fragenkataloge für das direkte Feedback-Gespräch lassen sich zwar umständlich abbilden, andere nützliche Funktionen deckt das Tool jedoch (noch) nicht ab. Ergänzungen sind für die nahe Zukunft geplant. Bis es so weit ist, sehen sich Personalentwickler:innen besser bei rexx um, Unternehmen mit wenig Budget dagegen bei Zoho.

Die Funktionen von kiwiHR für die Personalentwicklung im Überblick

• Fragen-Vorlagen: Erstellen Sie Templates für direkte Mitarbeitergespräche

Individuelle Arbeitszeitmodelle für moderne Ansprüche

Mit kiwiHR richten Sie ganz unkompliziert individuelle Arbeitszeitmodelle ein. Während des Tests waren bereits diverse Voll- und Teilzeitmodelle eingerichtet, beispielsweise mit 40 oder 35,7 Stunden wöchentlich. Wenn Sie weitere Modelle benötigen, können Sie diese mit nur wenigen Klicks konfigurieren. Neben den täglichen Arbeitszeiten legen Sie fest, ob die Software Mitarbeiter:innen an Pausen erinnern soll und Angestellte Zeiten selbst korrigieren dürfen.

Individuelle Arbeitszeitmodelle sind schnell angelegt

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Für das Testunternehmen wurde ein weiteres Arbeitszeitmodell für Werkstudent:innen eingerichtet. Top: Sie können für jedes Modell die automatische Überstundenerfassung aktivieren oder deaktivieren. So vermeiden Sie bereits im Voraus, dass Ihr Personal länger arbeitet, als es sollte.

kiwiHR ist dadurch gut an moderne Bedürfnisse anpassbar, allerdings eignet sich die Software wegen der fehlenden Schichtplanung nur bedingt für Schichtbetriebe wie den Einzelhandel.

Arbeits- und Projektzeiterfassung per Knopfdruck

Je nachdem, ob Sie die Arbeitszeiterfassung benötigen und Projekte anlegen möchten, können Sie die jeweilige Zeiterfassung auch für Ihre Mitarbeiter:innen aktivieren. Daraufhin ist es Ihrem Personal möglich, Zeiten auf Projekte zu buchen und reguläre Arbeitszeiten auch in der mobilen Web-Anwendung am Tablet oder Smartphone mit einem Klick zu erfassen.

Legen Sie Projekte mit nur wenigen Handgriffen an

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Dank der Projektzeiterfassung ist kiwiHR auch gut für Sie geeignet, wenn Sie regelmäßig an Projekten arbeiten, etwa in Consultings oder Agenturen. Schade: Die Projektzeiterfassung ist nur im teureren Paket erhältlich.

So verwalten Sie Urlaub und andere Abwesenheiten mit kiwiHR

kiwiHR ist auch in der Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung unkompliziert an Ihre Bedürfnisse anpassbar. So erstellen Sie neben den bereits vorhandenen Abwesenheitsarten Urlaub, Krankheit, Home-Office und Überstundenabbau kurzerhand neue und definieren eigene Abwesenheitsregelungen für Voll- oder Teilzeitkräfte sowie Praktikant:innen.

Definieren Sie Abwesenheitsregelungen ganz nach Bedarf

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Im Test waren nicht nur die Anpassungen gut zu handhaben. Auch die Antragstellung verläuft simpel, ebenso für Ihr Personal im Employee Self Service. Einen Kritikpunkt gibt es allerdings: kiwiHR berechnet zwar restliche Urlaubsansprüche, was Ihnen häufiges Nachfragen seitens der Belegschaft erspart. Die Software prüft Anträge allerdings nicht auf Überschneidungen. Hier müssen Sie manuell nachprüfen, ob es zu Engpässen kommt.

Der Kalender zeigt Ihnen alle Abwesenheiten auf einen Blick

Damit Sie bei der Personaleinsatzplanung nicht den Überblick verlieren, steht Ihnen innerhalb der Software ein übersichtlicher Kalender zur Verfügung. Mittels einer farblich schön dargestellten Legende erkennen Sie auf einen Blick, wer abwesend ist. Auch Überschneidungen sind sofort erkennbar, denn die gleiche Abwesenheitsart bei zwei Mitarbeiter:innen wird grafisch unterschiedlich dargestellt.

Der gelungene Kalender zeigt Ihnen Abwesenheiten und Feiertage

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Fazit: Ordentliches Arbeitszeitmanagement, aber nichts Besonderes

Das Arbeitszeitmanagement von kiwiHR ist gut gelungen. Sie erstellen individuelle Arbeitszeitmodelle, Abwesenheitsarten und zugehörige Richtlinien, erfassen Überstunden und Arbeits- sowie Projektzeiten. Zeit auf Projekte zu buchen klappt allerdings nur im Plus-Tarif. Eine Funktion für die Dienstplanerstellung bzw. Schichtplanung wäre eine tolle Ergänzung für Schichtbetriebe gewesen, für Projektteams und andere ist kiwiHR durchaus eine gute Wahl.

Wenn Sie auf eine Schichtplanungsfunktion verzichten können, sind Sie mit kiwiHR gut bedient. Alle anderen sehen sich besser bei anderen Anbietern des aktuellen Vergleichs um. Zum Beispiel Factorial und Kenjo verfügen über eine solide Schichtplanung.

Die Zeitmanagement-Funktionen von kiwiHR im Überblick

• Individuelle Arbeitszeitmodelle: Bilden Sie jedes beliebige Arbeitszeitmodell in der Software ab
• Arbeits- und Projektzeiterfassung: Ihre Angestellten erfassen Arbeits- und Projektzeiten mit nur einem Klick, sogar mobil
• Absence-Management: Erstellen Sie individuelle Abwesenheitsarten sowie -Richtlinien und weisen Sie diese dem entsprechenden Personal zu
• Kalenderansicht: Sehen Sie auf einen Blick, ob und wann Ihr Personal nicht verfügbar ist

Zeitersparnisse gibt es nur bedingt mit der HR-Software

kiwiHR zentralisiert alle abrechnungsrelevanten Daten für Sie an einem Ort. Für Ihre vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung stehen Ihnen innerhalb des Tools Übersichten zu An- und Abwesenheiten, Löhnen und Gehältern sowie Zuschüssen Ihres Personals zur Verfügung. Sobald Ihre Abrechnungsperiode endet, erstellen Sie nach der Datenüberprüfung mit nur wenigen Handgriffen Exporte für Ihr Steuerbüro und Ihre Lohnbuchhaltung.

Für viele HR-Professionals sind die Lohn-Features nicht ausreichend

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Eine DATEV-Schnittstelle hat die Redaktion während des Tests nicht entdeckt, auch keine Anbindungsmöglichkeiten für sonstige Payroll-Systeme. Dadurch sorgt kiwiHR lediglich für eine bessere Übersichtlichkeit, aber kaum für Zeitersparnis bei relevanten Prozessen. Entsprechende Integrationen hätten das Entgelt-Feature sauber abgerundet.

Auch schade: Beinahe alle Funktionen stehen Ihnen nicht im Start-Tarif zur Verfügung. Spesen, zusätzliche Vergütungen sowie leistungsbezogene Boni verwalten Sie also nur mit mehr Budget. Das ist besonders für junge Unternehmen wie Start-ups nicht förderlich.

Fazit: Wenig Unterstützung, selbst für mehr Budget

kiwiHR liefert Ihnen im aktuellen Test mitunter die geringste Auswahl an Funktionen für Ihre monatlich stattfindende vorbereitende Entgeltabrechnung. Sie müssen alle relevanten Daten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zwar nicht mehr mühselig in einer fehleranfälligen Excel-Tabelle zusammentragen, mehr gelingt mit dem Tool allerdings auch nicht.

Schnittstellen zu Lohnprogrammen wie DATEV wären für viele KMUs eine sinnhafte Ergänzung, um weitere Zeitersparnisse zu schaffen. Auch schade: Viele Funktionen sind nur im größeren Tarif verfügbar, etwa die vorbereitende Lohnbuchhaltung oder Spesen. Dadurch sehen sich kleine mobile Teams besser bei erschwinglicheren Alternativen wie etwa Kenjo oder Freshteam um, dort exportieren Sie wenigstens Abrechnungsdaten auch für kleines Geld.

Die Funktionen von kiwiHR für die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Überblick

• Individuelle Zuwendungen: Verwalten Sie monetäre Benefits unkompliziert und personalisiert in der Software
• Zentrale Datenverwaltung: Sehen Sie alle An- und Abwesenheiten sowie Änderungen im Entgelt auf einen Blick

Nur eine kleine Auswahl an Standard-Reportings

Um Ihr Human Resources Management tiefgreifend zu analysieren und zu optimieren, eignet sich kiwiHR nur bedingt. Innerhalb der Software finden Sie nämlich nur eine kleine Auswahl an Standard-Reportings. Diese betreffen die Betriebszugehörigkeit, Arbeits- und Projektzeiten, eine Übersicht zu Neuzugängen sowie Jubiläen wie Geburtstage oder die Firmenzugehörigkeit.

Die Auswahl an Standard-Berichten ist gering

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So unterstützt das Tool allenfalls kleine Unternehmen, mittlere und große Unternehmen kommen mit der begrenzten Auswahl schnell an ihre Grenzen. Dass individuelle Auswertungen nicht möglich sind, ist ein weiteres Manko. Eine Funktion für anpassbare oder selbst erstellbare Reportings wäre ein wünschenswertes Extra seitens der Redaktion.

Fazit: In Sachen Reporting liefern andere deutlich mehr

kiwiHR enthält für Sie nur eine kleine Auswahl an spezifischen Berichten — diese sind zudem kaum anpassbar. Individuelle Reportings liefert die Software auch nicht. Was für das kleine Testunternehmen mit nur wenigen Mitarbeiter:innen ausreichend ist, unterstützt kleine bis große Unternehmen leider nicht ausreichend bei der Optimierung von HR-Prozessen. In der Testreihe bieten andere Hersteller weitaus gelungenere Lösungen, etwa Freshteam oder Personio.

Die Analyse- und Berichtsfunktionen von kiwiHR im Überblick

• Standard-Berichte: Erhalten Sie eine Übersicht zu anstehenden Geburtstagen oder zur Mitarbeiterfluktuation

Ein umfangreicher Employee Self Service für mehr Transparenz

kiwiHR enthält für Ihre Mitarbeiter:innen ein umfassendes Self-Service-Portal. Damit können Ihre Angestellten nicht nur eigene Daten einsehen und ergänzen. Sie sehen auch, ob Kolleg:innen aktuell abwesend sind, beantragen selbstständig Abwesenheiten sowie Spesen (je nach Tarif) und erfassen selbst Arbeits- und Projektzeiten. Außerdem greift Ihre Belegschaft auf eigene Dokumente wie Entgeltabrechnungen zurück und noch mehr:

• Hinterlegte Ansprechpartner:innen im Unternehmen
• Zugewiesene Workflows, bzw. To-dos
• Vom Unternehmen geteilte Dokumente
• Aktuelle Mitteilungen
• Eine Auflistung von relevanten Anwendungen

Des Weiteren können Ihre Mitarbeiter:innen auf das kiwiHR-Handbuch zurückgreifen. Das erleichtert die Anwendung für Ihr Personal, da einige nützliche Informationen für User hinterlegt sind. Insgesamt steigert das Self-Service-Portal damit auf gelungene Art und Weise die Transparenz für Ihre Kolleg:innen. Das bringt den Vorteil mit sich, dass Sie Ihrem Personal nicht alles hinterhertragen müssen und sich auch ständige Rückfragen minimieren.

Der Employee Self Service ist übersichtlich aufgebaut

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Für das Testunternehmen hätte lediglich eine Funktion das umfassende Mitarbeiterportal ergänzt; ein Feature für die direkte Kommunikation. Bei dennoch aufkommenden Fragen oder Problemen hätte ein solches Feature Kommunikationswege zusätzlich vereinfacht. Wenn Sie auf eine solche Funktion verzichten können, eignet sich der Self-Service für Sie in jeder Branche und Unternehmensgröße.

Fazit: Am Self-Service gibt es (fast) nichts zu meckern

Das Self-Service-Portal für Ihre Mitarbeiter:innen ist nicht nur übersichtlich. Dank vieler Funktionen, etwa für die selbstständige Beantragung von Urlaub oder auch die mobile (Projekt-) Zeiterfassung, erhöht das Tool die Transparenz in Ihrem Unternehmen und erleichtert auch Ihren HR-Alltag. Das kiwiHR-Handbuch verbessert die Usability zusätzlich und erleichtert die Implementierung für Ihr Personal.

Etwas zu bemängeln gibt es trotzdem, denn das Tool verfügt über keine Kommunikations-Funktionen für Ihr Personal. Ein Beschwerdekanal wäre eine zusätzliche wünschenswerte Ergänzung, besonders für Unternehmen ab 50 Mitarbeiter:innen.

Die Self-Service-Funktionen von kiwiHR im Überblick

• Antragstellung: Ihre Mitarbeiter:innen beantragen Spesen, Abwesenheiten oder andere Aufwendungen einfach selbst
• Personalakte: Die Belegschaft kann eigene Daten selbstständig einsehen und ändern
• Abwesenheiten anderer: Ihr Personal kann jederzeit einsehen, ob Teamkolleg:innen abwesend sind

Was kostet kiwiHR?

kiwiHR kostet Sie je nach Tarif und gewählter Zahlungsart zwischen 3,50 € und 7 € pro User pro Monat. Eine Mindestnutzerzahl ist nicht vorausgesetzt, auch eine maximale Begrenzung gibt es nicht. Beide Tarife unterscheiden sich stark im Funktionsumfang und in der Speicherkapazität Ihrer Mitarbeiterdaten. Sie können kiwiHR für 14 Tage kostenfrei testen. Welche Funktionen hinter jedem Tarif stecken, hat trusted für Sie in der Kostenübersicht zusammengetragen.

Von kiwiHR gibt es nur zwei Tarife

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Preislich liegt kiwiHR zumindest im Starter-Tarif im unteren Mittelfeld. Im Vergleich zu anderen Tools dieser Kategorie ist kiwiHR allerdings im Nachteil, denn die Funktionen sind hier stark begrenzt, während andere deutlich mehr liefern. Eher kleine Unternehmen wie Start-ups erreichen dennoch gute Ergebnisse in der Personalverwaltung.

Wie benutzerfreundlich ist kiwiHR?

kiwiHR ist hochmodern und nicht nur optisch übersichtlich aufgebaut. Während der Anwendung lässt es sich schnell durch die Software navigieren. Hilfreiche Erklärungen bietet das Benutzerhandbuch, welches im Test nur selten zum Einsatz kam, und auch die Wissensdatenbank ist im Alltag hilfreich. Durch die einfache Anwendung sparen Sie viel Zeit und Geld bei der Implementierung, die im Übrigen kostenlos von Ihren kiwiHR-Ansprechpartner:innen begleitet wird.

Wie sicher ist kiwiHR?

Der Anbieter von kiwiHR erfüllt die aktuellen Datenschutzbestimmungen. Ihre Daten werden auf in Deutschland platzierten Servern gespeichert, diese sind zusätzlich ISO 27001 zertifiziert und werden von Amazon Web Services gehostet. Die Übertragung Ihrer Daten ist zusätzlich durch ein SSL-Zertifikat geschützt. Außerdem hat das Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestimmt, der sich um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen kümmert.

Welchen Kundenservice bietet kiwiHR?

Das Support-Team von kiwiHR wird zu Recht von anderen Nutzer:innen hochgelobt; das Team ist schnell, kompetent und freundlich. Während der täglichen Anwendung können Sie beispielsweise auf die Wissensdatenbank, das Benutzerhandbuch oder den Live-Chat zugreifen. Mit Letzterem erhalten Sie binnen weniger Minuten Antworten auf Ihre Fragen. Schnelle E-Mail-Antworten und einen Telefon-Support erhalten übrigens auch alle Kund:innen des Start-Tarifs.

So sehen die Bewertungen anderer User aus

Die meisten User machen nur positive Erfahrungen mit kiwiHR. Viele loben insbesondere die gut gelungene Benutzerfreundlichkeit und das hervorragende Support-Team. Personalverantwortliche stören sich allerdings auch an den fehlenden Recruiting-Features und die DATEV-Schnittstelle wäre für viele eine praktische Ergänzung.