Was ist Lohn- und Gehaltsabrechnung?

Die Entgeltabrechnung ist ein komplexer Teilbereich des Steuersystems und stellt grundlegend ein Dokument dar, in dem die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts sowie etwaige Zuschläge und Abgaben sowie der Leistungszeitraum festgehalten sind. Generell findet die Gehaltsabrechung in drei Stufen statt:

1. Berechnung des zu versteuernden Einkommens
2. Berechnung der steuerlichen Abgaben (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag)
3. Berechnung Sozialabgaben (Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen-, Rentenversicherung)

In unserem Vergleich finden Sie ausschließlich Anbieter, mit deren Software Sie Ihre Gehaltsabrechnung nach deutschem Steuerrecht abwickeln können.

Wie funktioniert eine Online Lohnabrechnungssoftware?

Die Anbieter in unserem Vergleich stellen ihre Software in Form von SaaS (Software as a Service) oder per Download zur Verfügung. Wird das Programm in der Cloud gehostet, können Sie Ihre Lohnabrechnung online erstellen. Setzt die Software einen Download bzw. eine Installation voraus, ist sie an ein bestimmtes Gerät gebunden. Für die Nutzung bezahlen Sie eine monatliche Gebühr oder Sie erwerben eine Lizenz, welche in der Regel auf ein Jahr begrenzt ist. Nachdem Sie Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter als Stammdaten angelegt haben, führt Sie ein virtueller Assistent durch die komplette Gehaltsabrechnung. Dabei wird automatisch eine Plausibilitätsprüfung vorgenommen, falls Sie sich ausversehen vertippen. Mit diversen Schnittstellen übermitteln Sie die relevanten Daten an die jeweiligen Ämter und Behörden. Die einzelnen Lohnscheine werden anschließend zum Versand an die Mitarbeiter ausgedruckt und das Nettogehalt wird entweder per Online Banking Schnittstelle oder manuell überwiesen.

Ist eine Lohnbuchhaltungssoftware nur etwas für Lohnbüros oder Steuerberater?

Für den Einsatz einer Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung lassen sich diverse Szenarien unterscheiden:

1. Sie führen ein kleines Unternehmen bzw. Startup und haben bereits erste Mitarbeiter eingestellt. Die Lohnabrechnung ist nicht Ihre Haupttätigkeit sondern wird “nebenbei” von Ihnen selbst oder einem anderen Mitarbeiter durchgeführt.
2. Sie sind im Personal- bzw. Human Resources Management tätig und führen die Lohnabrechnung innerhalb des Unternehmens selbst durch.
3. Sie arbeiten allein als selbständige/r Lohnbuchhalter/in und erstellen die Entgeltabrechnung für Firmen, die ihre Lohnbuchhaltung ausgegliedert haben.
4. Sie arbeiten in einem Lohnbüro oder einer entsprechenden Agentur und wickeln die Lohn- und Gehaltsabrechnung für mehrere Firmen ab.

Die Anbieter haben den Trend hin zur “selbstgemachten” elektronischen Gehaltsabrechnung erkannt und haben ihre Software so konzipiert, dass auch eher unerfahrene Personen und Einsteiger diese inzwischen problemlos selbst abwickeln können.

Lohnabrechnung selbst erstellen: Das spricht dafür

Die Angebote zum Outsourcing im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung sind sehr vielfältig und reichen vom Steuerberater und Lohnbüro bis hin zu speziellen Webservices bzw. Online Agenturen. Gerade weil das Gebiet als kompliziert wahrgenommen wird, geben viele Unternehmen gerne ihre Lohnbuchhaltung an einen externen Anbieter ab. Doch Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung online mit einer entsprechenden Software selbst zu erstellen, bringt viele Vorteile mit sich.

Kostenvorteile gegenüber externen Anbietern

Einer der wichtigsten Entscheidungsfaktoren - gerade für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) - sind die Kosten für die Durchführung der Entgeltabrechnung. Die Preise von externen Anbietern sind sehr individuell und daher schwer zu benennen. Doch wie bei jedem Service lassen sich Steuerberater und Co. ihre Expertise entsprechend vergüten. Hier lohnt sich ein Preisvergleich auf jeden Fall, denn wie so oft ergibt sich ein finanzieller Vorteil, wenn Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung selber in die Hand nehmen.

Eigene Fachkenntnisse erweitern

Learning by doing lautet die Devise. Viele der Tools in unserem Vergleich verfügen über Muster- oder Beispielabrechnungen, die Sie ganz zu Beginn durchgehen können. Zudem stehen Ihnen virtuelle Assistenten innerhalb der Software zur Verfügung, die Sie Schritt für Schritt durch den Prozess führen und automatisch eine Plausibilitätsprüfung durchführen. Sollten Sie also anfangs noch unerfahren im Bereich Lohnbuchhaltung sein, lernen Sie schnell das korrekte Vorgehen. Somit steigern Sie Ihre eigene Expertise, das Wissen bleibt innerhalb Ihres Unternehmens und macht Sie unabhängig von externen Anbietern.

Gesetzlich immer auf der sicheren Seite

Updates für Ihre Lohn und Gehalt Software finden online im Hintergrund statt. Die Anbieter verfolgen etwaige gesetzliche Änderungen und pflegen diese in ihre Software ein, ohne dass Sie langwierige oder gar kostenpflichtige Updates installieren müssen. Durch das integrierte Meldewesen werden alle nötigen Unterlagen automatisch an die zuständigen Ämter und Behörden, wie beispielsweise Finanzamt oder Krankenkasse, übermittelt.

Hohe Datensicherheit

Mitarbeiterdaten im Allgemeinen und Angaben zu Lohn und Gehalt im Speziellen sind sehr sensible Daten. Entscheiden Sie sich dazu, Ihre Lohnabrechnung selber zu erstellen, bleiben diese Daten “im Haus”. Alle Anbieter in unserer Liste haben ihren Firmensitz sowie Serverstandort in Deutschland, das bedeutet, Ihre Daten werden nach deutschem Datenschutzrecht gespeichert bzw. sicher verschlüsselt an die Ämter und Behörden übermittelt.

Die Lösungen dieser Anbieter sind zwar für KMU geeignet, setzen aber eine gewisse Grundkenntnis in der Lohnbuchhaltung voraus und wird auch in Lohnbüros oder von Steuerberatern eingesetzt: DATEV, HS Software, Wiso Lohn & Gehalt, Lexware.

Lohnabrechnung selbst erstellen: Was spricht dagegen?

Der Markt der externen Anbieter für Lohnbuchhaltung wäre nicht so erfolgreich, wenn nicht auch ein paar Punkte für das Outsourcing dieses Bereichs sprächen.

Geringer Arbeitsaufwand

Ein Hauptargument für das Outsourcing von Lohn- und Gehaltsabrechnung ist der wegfallende Arbeitsaufwand und die damit verbundene Zeitersparnis. Sie liefern nur alle Unterlagen und Daten zur Vergütung an das Lohnbüro oder den Steuerberater und müssen sich nicht weiter mit dem Thema beschäftigen.

Keine Softwarekosten

Das ewige Thema “Kostenfaktor”. Natürlich ist die Anschaffung einer Lohn und Gehalt Software mit Kosten verbunden, die es zu vergleichen gilt. Im selben Zug müssen Sie auch Ihre anteilige Arbeitszeit (oder die der Person, die die Entgeltabrechnung letzten Endes durchführt) für den Bereich auf die Gesamtkosten anrechnen.

Das kostet eine Lohn und Gehalt Software

Die Kosten für eine Software zur Entgeltabrechnung unterscheiden sich hinsichtlich diverser Kriterien:

• Monatliche Gebühr oder Lizenzkauf
• Monatliche oder jährliche Bezahlung
• Anzahl der Mitarbeiter
• Anzahl Unternehmen
• Anzahl der User-Accounts
• Funktionsumfang

Auswahl zwischen monatlicher Gebühr oder Jahreslizenz

Screenshot: lexware.de

Vor allem, wenn Sie ein Wachstum für Ihr Unternehmen erwarten, sollten Sie die einzelnen Softwarelösungen auf deren Skalierbarkeit und damit verbundenen Kosten prüfen. Im Schnitt sollten Sie aber grob mit ca. 20 - 50 Euro pro Monat rechnen.

Auf was sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten?

Bevor Sie sich für eine Lohnabrechnungssoftware entscheiden, sollten Sie sich vorab Gedanken zu folgenden Punkten machen:

• Für wieviele Mitarbeiter sollen Lohn und Gehalt abgerechnet werden?
• Wieviel Support benötigen Sie? Sind Ihnen (virtuelle) Assistenten wichtig, die Sie bei der Entgeltabrechnung unterstützen?
• Möchten Sie jederzeit und von überall auf die Software zugreifen und Ihre Lohnabrechnung online erstellen, sollten Sie eine cloudbasierte Software wählen, z.B. Sage One.
• Benötigen Sie spezielle Funktionen bzw. Lohnarten, wie z.B. Baulohnabrechnung oder Abrechnung von Minijobs?
• Verfügt die Lohn und Gehalt Software über Schnittstellen zu Ihren bestehenden Tools?
• Sollten Sie die Lohnbuchhaltung für mehrere Firmen abwickeln, sollten Sie darauf achten, dass die Software mandantenfähig ist.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Neben dem generellen Formular zur Entgeltabrechnung und der dazugehörigen Stammdatenverwaltung gibt es diverse Voraussetzungen, die eine Software für Lohn- und Gehaltsabrechnung erfüllen sollte.

GKV-Zertifikat

Die ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH) prüft die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit der Krankenkassen-Beitragsabrechnung sowie der Datenübermittlung. Werden alle Voraussetzungen erfüllt, erhält der Anbieter das GKV-Zertifikat, das höchste Gütesiegel der Sozialversicherungsträger.

Abrechnung verschiedener Beschäftigungs- und Lohnarten

Der Arbeitsmarkt umfasst viele verschiedene Arbeitsverhältnisse und damit verbundene Lohnarten. Eine Lohn und Gehalt Software sollte es daher ermöglichen, z.B. Minijobs oder Mehrfachbeschäftige abzurechnen. Zudem sollte die Software mindestlohnkonform sein sowie individuelle Lohnarten, wie z.B. Nachtzuschläge abrechnen können.

Fügen Sie Zuschläge oder weiteren Lohnarten zur Gehaltsabrechnung dazu

Screenshot: sageone.einfach-lohn.de

Automatisches Meldeverfahren

Die Software sollte über Schnittstellen zu “dakota” zur Datenübermittlung an die Sozialversicherungsträger und “Elster” für die Lohnsteueranmeldung und -bescheinigungen verfügen.

Weitere Schnittstellen und Module

Im Idealfall können Sie die Lohnabrechnungssoftware an Ihre bestehenden Tools, wie beispielsweise Ihr Zeiterfassungssystem anbinden. Zudem verfügen viele Anbieter über erweiterte Module, z.B. zur Abrechnung von Reisekosten und Fehlzeitenverwaltung oder eine Schnittstelle zum firmeninternen Online Banking.

Benutzer- und Rechteverwaltung

Sensible Daten erfordern besonders viel Sicherheit und Schutz vor unbefugtem Zugriff. Daher sollte jede Software zur Entgeltabrechnung über eine passwortgeschützte Rechte- und Benutzerverwaltung verfügen.

Als Lohnjournal wird eine detaillierte Aufschlüsselung aller monatlich anfallenden Lohnabrechnungsdaten bezeichnet und dient zur Übersicht sowie zum Monatsvergleich. Das Lohnkonto hingegen enthält alle entsprechenden Zahlungsflüsse für jeden Mitarbeiter.

Reports und Dokumente

Eine Reportingfunktion zur Auswertung der einzelnen Beträge für einen bestimmten Zeitraum oder Erstellung einer Stundenstatistik sollte standardmäßig als Funktion einer Lohnabrechnungssoftware integriert sein. Die automatische Erstellung eines Lohnkontos, Lohnjournals und natürlich der Lohnscheine sollte ebenso Standard sein.

Testabrechnungen und virtueller Assistent

Mithilfe von Testabrechnungen können Sie im Voraus Ihre Lohnabrechnung prüfen. Dadurch vermeiden Sie Fehler und die damit zusammenhängenden nachträglichen Korrekturen. Hilfreich ist ein virtueller Assistent, vor allem bei anfangs noch unerfahrenen Nutzern, der Sie Schritt für Schritt durch die Lohnabrechnung führt und automatisch Ihre Eingaben auf Plausibilität prüft.

Der Markt um Lohn- und Gehaltsabrechnung Software

Einen klaren Marktführer gibt es laut unserer Recherche im Bereich Lohnbuchhaltung Software nicht. Dennoch findet sich für jedes Unternehmen die passende Software. In unserer Übersicht haben wir die wichtigsten Anbieter mit einer cloudbasierten Lösung bzw. einer Downloadversion für Sie aufgelistet.

• Lexware lohn+gehalt
• Infoniqua Payroll
• Sage One
• Agenda
• HS Personalabrechnung
• Sage Entgelt & Personal
• WISO Lohn & Gehalt
• edlohn
• DATEV Lohn und Gehalt

Fazit

Das böse Monster Lohn- und Gehaltsabrechnung ist dank der entsprechenden Software inzwischen zu bändigen und kann ohne Probleme auch von unerfahrenen Personen abgewickelt werden. Zumindest bis zu einem gewissen Grad. Machen wir uns nichts vor, es gibt einen Grund, warum es zahlreiche Angebote zur Weiterbildung bzw. Spezialisierung in diesem Bereich gibt. Doch meistens sind gerade bei Startups oder kleineren Unternehmen die Mitarbeiteranzahl und deren Beschäftigungsart überschaubar und beinhalten keine Sonderfälle. Lohnbüros und -buchhalter/innen lassen sich ihre Expertise zu Recht gut bezahlen, da kann es wirtschaftlich auf jeden Fall Sinn machen, die eigene Lohnbuchhaltung selber durchzuführen. Die einzelnen Lösungen sind immer auf dem aktuellen Stand der Gesetzgebung und geleiten Sie schrittweise durch die monatliche Abrechnung. Dank der integrierten Schnittstellen übermitteln Sie alles automatisch ans Finanzamt und die Sozialversicherungsträger. Indem Sie Ihre Entgeltabrechnung selber erstellen, eignen Sie sich selbst Erfahrung und Verständnis für das Prozedere an. So erkennen Sie etwaige Fehler oder Ungereimtheiten, sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt doch dazu gezwungen sein, eine Fachkraft einzustellen oder das Ganze an einen externen Anbieter auszulagern.

Sie haben bereits Erfahrungen mit einem der Anbieter gemacht? Dann freuen wir uns über eine Bewertung!