Um Zoho People ausführlich in der Praxis zu testen, wurde das fiktive Testunternehmen La trust-Oria GmbH ins Leben gerufen. Die Gesellschaft möchte ihre Personalprozesse digitalisieren und sucht daher eine umfassende, aber unkomplizierte HR-Software.

Die eigene Personalakteneinsicht mit Zoho People

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Quelle: people.zoho.eu

Bei der Anlage neuer Benutzer:innen führen viele Wege zum Ziel

Wenn Sie im Unternehmen von papiergestützten auf digitale Prozesse umsteigen möchten, ist das Anlegen Ihrer Mitarbeiter:innen und tatsächlichen User (z. B. Abteilungsleiter:innen, Auszubildende und andere) in der neuen Software häufig der erste Schritt. Dafür bietet Ihnen Zoho verschiedene Möglichkeiten:

• Massenimport via Excel-Vorlage
• Manuelles Anlegen der Personalakte
• Versendung einer Einladung zu Zoho

Im Test stellte Zoho bereits eine Excel-Vorlage zur Verfügung, mit der Mitarbeiter:innen des Testunternehmens in die Software übertragen werden sollten. Die La trust-Oria wollte auf diese Weise neun Angestellte übernehmen, geklappt hat die Übertragung jedoch nur bei einem. Das ist vermutlich dem Datumsformat geschuldet, dieses benötigt die Software für das Geburts- sowie Eintrittsdatum.

Zoho bietet Ihnen eine Vorlage für den Massenimport von Mitarbeiter:innen

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Alternativ können Sie Ihre Angestellten manuell in die Software übertragen und persönliche sowie vertragliche Informationen hinterlegen. Da diese Variante besonders bei großen Teams nur wenig effizient ist, bietet Zoho noch eine weitere Option. Sie geben den Namen sowie die E-Mail-Adresse Ihrer Kolleg:innen in die Software ein und nutzen die Einladungsfunktion. Ihr Team ergänzt die fehlenden Angaben daraufhin selbstständig.

Laden Sie Ihre Angestellten mit nur wenigen Angaben zur Nutzung der Software ein

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Obwohl der Massenimport für die Angestellten des Testunternehmens kaum funktionierte, konnten die restlichen Mitarbeiter:innen problemlos mithilfe des anpassbaren Workflows in die Software integriert werden. Die Kolleg:innen erhielten eine Einladungs-Mail mit einem Link zu ihrem Mitarbeiter-Profil in Zoho. Dieser Onboarding-Prozess ist besonders für größere Unternehmen eine echte Zeitersparnis.

Zoho unterscheidet zwischen aktiven Usern der Software (beispielsweise Sie selbst) und Angestellten, die mit der Software Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfassen. Allerdings haben Sie auch die Möglichkeit, “Mitarbeiter” anzulegen. Das betrifft alle Betriebsangehörigen, die Sie mit der Software verwalten, aber selbst keinen Zugriff zur Software haben; zum Beispiel Praktikant:innen oder Leihpersonal.

Ergänzen Sie die Personalakte um fehlende Einträge

Innerhalb einer digitalen Personalakte zentralisieren Sie nicht nur Dokumente, etwa Verträge oder Zertifikate, Ihrer Mitarbeiter:innen. Auch die zentrale Stammdatenhaltung spielt eine wesentliche Rolle. Dafür bietet Ihnen Zoho bereits eine umfangreiche Personalakte, in der Sie nicht nur persönliche oder vertragliche Angaben hinterlegen können. Sie verwalten zudem das Gehalt, leistungsabhängige Incentives sowie Freistellungsdetails und mehr.

Hinterlegen Sie Angaben zu Steuern oder Sozialversicherung mit individuellen Feldern

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Schade: Der HR-Softwarelösung fehlt es an Angaben zur Bankverbindung sowie der Krankenkasse und dem Sozialversicherungsträger. Diese “Formulare”, wie Zoho sie nennt, können Sie mithilfe eines praktischen Drag-and-Drop-Editors beliebig erweitern. Das fiktive Testunternehmen La trust-Oria konnte im Test die “Mitarbeiterformulare” nach ein paar Versuchen um die fehlenden Formularfehler ergänzen. Hier gibt es nichts zu meckern.

Der einfache Editor eignet sich auch für ungeübte User

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Top: Mittels Feldvorlagen für ein- oder mehrzeilige Eingaben, Bilder oder Verlinkungen basteln Sie auch ohne Vorkenntnisse bedarfsgerechte Formulare. Der praktische Editor eignet sich auch für ungeübte HR-Administrator:innen, um die Personalakte um die im Personalwesen benötigten Felder zu erweitern.

Nach einer Aktualisierung und der Zuweisung von Zugriffsberechtigungen wurden die Ergänzungen im Test auch zuverlässig für alle Mitarbeiter:innen von Zoho übernommen.

Dokumente zentral verwalten und bei Bedarf teilen

Je nach Unternehmen und Beschäftigungsart kommen einige Dokumente zusammen, die Ihre Mitarbeiter:innen betreffen. Dabei kann es sich um Mitarbeiterhandbücher, den Lebenslauf oder das Kündigungsschreiben handeln. Um auch diese Formen der Datensätze zu verwalten, bietet Ihnen Zoho mit der zentralen Dokumentenablage eine Art “digitalen Aktenschrank” innerhalb der Software.

Für Dokumente gibt es in Zoho einen eigenen Platz

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Dabei wählen Sie, ob Sie eine Unternehmens- oder eine Mitarbeiterdatei hinzufügen möchten. Im gleichen Schritt ist es möglich, die Dokumente entsprechenden Mitarbeiter:innen zuzuweisen oder mit anderen Usern/Rollen zu teilen. Das ist besonders für Teams praktisch, denn so müssen Sie die Dokumente nicht allen Teammitgliedern einzeln senden.

Gelungen an der Upload-Funktion von Zoho ist, dass Sie Dokumente nicht zwingend auf Ihrem persönlichen Rechner ablegen müssen, bevor Sie diese ins System laden. Die Software erlaubt auch den Zugriff auf OneDrive oder Google Drive, Dropbox sowie die eigene Zoho-Cloud “WorkDrive”. Diese können Sie als ergänzendes Tool für die Dokumentenverwaltung nutzen.

Problematisch: Ihre Arbeitnehmer:innen können im Self-Service keine Dokumente selbstständig ins System laden. Bei einer Vielzahl von Schriftstücken kann das in der Human-Resource-Abteilung zu einem erhöhten Verwaltungs- und Zeitaufwand führen. Hier sollte Zoho noch nachbessern, um Sie in der Personalverwaltung weiter zu entlasten.

Exportierte Dokumente sendet Ihnen das Tool per E-Mail

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Während Ihre Mitarbeiter:innen Dokumente zwar nicht selbstständig hochladen können, ist der Download ohne weiteres möglich. Interessant ist allerdings, dass der Export aus administrativer Sicht im Test anders funktionierte als für Angestellte. Hier erfolgt der Export durch eine anschließende E-Mail, in der Ihnen das Dokument zugesendet wird. Sie sollten daher darauf achten, dass nur Sie Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto haben, besonders bei relevanten Dokumenten.

Verwalten Sie Teams in nur wenigen Schritten

Zoho bietet Ihnen eine gelungene und unkomplizierte Gruppenverwaltung, um Teams, wie etwa Projektteams, zumindest digital zu vereinen. Im Nu erstellen Sie eine eigene Gruppe, die Sie benennen und einzelne Mitarbeiter:innen hinzufügen können. Vorteilhaft ist, dass Sie im gleichen Schritt die Administration, beispielsweise Projektverantwortliche, sowie nur “Mitglieder” ohne weitere Berechtigungen festlegen.

Legen Sie direkt bei der Teambildung Administrationsrechte fest

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Innerhalb einer Gruppe können Sie und Ihre Team-Kolleg:innen abteilungsübergreifend kommunizieren. Dafür bietet Ihnen Zoho eine Art soziales Intranet, indem Sie sich beispielsweise über Projektfortschritte im “Feed” austauschen. Für die La trust-Oria war die Gruppenfunktion ideal. Dank der gemischten Projektteams aus verschiedenen Abteilungen wurden Kompetenzlücken geschlossen und die Zusammenarbeit gefördert.

Stellen Sie Ihre Organisationsstruktur grafisch dar

Zoho bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre über- und untergeordneten Organisationseinheiten hierarchisch digital abzubilden. In der Software gelingt die Darstellung mit nur wenigen Handgriffen, und zwar über die Festlegung einzelner Abteilungen. Praktisch: Mitarbeiter:innen weisen Sie innerhalb des Profils mit nur einem Klick der entsprechenden Abteilung zu.

Ordnen Sie einzelne Stellen übergeordneten Abteilungen zu

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Die Organisationsstruktur erfolgt dabei nicht wie gewohnt in der klassischen “Top-Down-Ansicht”. In Zoho betrachten Sie die Hierarchie von links nach rechts. Diese Ansicht ist zwar etwas gewöhnungsbedürftig, vorteilhaft ist jedoch, dass Sie die Struktur transparent für Ihre Mitarbeiter:innen abbilden und bei Bedarf erweitern können.

Kommunizieren Sie unkompliziert mit Ihren Mitarbeiter:innen

In Sachen interne Kommunikation hat Zoho einiges zu bieten. Innerhalb der Software können Sie sich mittels der Chat-Funktion direkt mit Ihren Mitarbeiter:innen austauschen, und das über die gesamte Organisation hinweg. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Ankündigungen für das Unternehmen oder einzelne Standorte zu veröffentlichen oder Beiträge im Feed des Intranets zu verbreiten.

Teilen Sie Ihren Bildschirm mit Ihren Mitarbeiter:innen im Video-Chat

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Praktisch: Zoho ermöglicht es Ihnen sogar, Video-Meetings oder Telefonanrufe aus der Software heraus durchzuführen. Davon profitieren besonders Unternehmen mit mehreren Standorten und/oder mit externen Dienstleistern. So benötigen Sie keine zweite Software, um untereinander (auch mit Bild und Ton) zu kommunizieren.

Fazit: Die Personalverwaltung mit Zoho zeigt kleine Mankos

Wenn es um die Personalverwaltung geht, zeigt Zoho großes Potenzial, schöpft aber noch nicht aus dem Vollen. Löblich sind die gelungene Kommunikation im Team sowie die völlig unkomplizierte Gruppen- und Organisationsverwaltung. Auch die digitale Personalakte ist gut gelungen; abgesehen davon leistet sich Zoho People allerdings auch ein paar Schnitzer.

Im Praxistest funktionierte der Massenimport nicht, was besonders für Personaler:innen in großen Unternehmen ärgerlich ist und für mehr unnötigen Zeitaufwand sorgt. Dass das durchaus besser geht, zeigen beispielsweise Tools wie Personio, die einen problemfreien Massenimport liefern. Außerdem fehlt es aktuell an einem Dokumenten-Upload im Self-Service. Auch hier zeigen Wettbewerber wie Kenjo oder rexx, wie es besser geht.

Die Verwaltungsfunktionen von Zoho People im Überblick

• Mitarbeiterimport: Importieren Sie Mitarbeiter:innen einzeln, indem Sie Einladungen zum Self-Service versenden
• Erweiterbare Personalakteneinträge: Erstellen Sie per bequemer Drag-and-Drop-Funktion weitere Personalakteneinträge nach Bedarf
• Zentrale Dokumentenverwaltung: Laden Sie Dokumente an zentraler Stelle ins System hoch und weisen Sie diese entsprechenden Mitarbeiter:innen zu
• Gruppenbildung: Legen Sie mühelos abteilungsübergreifende Gruppen bzw. Teams an
• Aufbauorganisation: Bilden Sie Ihr Organigramm horizontal in der Software ab
• Kommunikations-Tools: Ob Einzel- oder Videochat mit Screensharing, nutzen Sie die verschiedenen Kommunikationsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen

Ermitteln Sie den Personalbedarf mithilfe von Berichten

Zoho stellt Ihnen nützliche Berichte zur Verfügung, womit Sie Ihren quantitativen Personalbedarf kennzahlenbasiert ermitteln. Die Software bietet Ihnen unter anderem Trendanalysen zur Fluktuationsrate sowie zum Mitarbeiterzuwachs. Im Test waren kaum Datensätze für eingehende Analysen vorhanden. Für größere Unternehmen sind derartige Trends jedoch praktisch, um auch vorausschauend planen zu können.

Verfolgen Sie Trendentwicklungen unkompliziert mit Standard-Berichten

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Die Recruiting-Features finden Sie in einer gesonderten Web-Anwendung

Innerhalb von Zoho People sind die Recruiting-Funktionen stark eingeschränkt. Das liegt daran, dass ein umfassendes Bewerbermanagement erst durch die Kopplung von “People” mit der eigenständigen Lösung Zoho Recruit möglich ist. Diese Cloud-Software richtet sich explizit an Personalvermittler:innen sowie an Recruiting-Verantwortliche im Unternehmen.

Zoho-Recruit ist eine eigenständige Software

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Mit der umfassenden Recruitment-Lösung offeriert Ihnen Zoho eine ganze Menge an Funktionen; dazu gehört eine individuelle Karriereseite, Multiposting auf etwa 70 Stellenportalen und Social Media Kanälen, anpassbare Workflows und noch mehr Features:

• CV-Parsing
• Personalisierte Stellenangebote
• Planungsfunktionen für Vorstellungsgespräche
• Abgabe von Bewertungen zu Bewerber:innen
• Definition von notwendigen Skills für Stellen
• Abgabe von Angeboten an Bewerber:innen
• Das Anlegen von To-Do’s

Insgesamt sind die einzelnen Funktionen gut durchdacht, allerdings bietet Zoho im Vergleich zu anderen Softwares auch nichts Besonderes. Für die mittelständische La trust-Oria sind die Features aber völlig ausreichend.

Zoho bietet auch eine mobile Recruitment-Lösung

Damit Sie geeignetes Personal auch auf dem Weg zur Arbeit oder in den Feierabend anwerben können, bietet der Hersteller eine mobile App für die zugehörige Web-Anwendung Zoho Recruit. Mit der mobilen Lösung haben Sie die Möglichkeit, Bewerbungsgespräche zu planen, Mails an Kandidat:innen zu versenden, Stellenangebote zu verfassen und mehr. Das mobile Recruiting rundet die Recruiting-Funktionen sauber ab.

Onboarding-Vorlagen mit praktischer Vorschaufunktion

Für die Einstellung von neuen Mitarbeiter:innen gibt Ihnen Zoho eine anpassbare Onboarding-Vorlage an die Hand. Dabei haben Sie diverse Einstellungsmöglichkeiten, etwa ein Vorstellungsvideo Ihres Unternehmens oder Unternehmensdokumente, die das neue Personal zunächst lesen oder bestätigen muss. Zusätzlich können Sie Checklisten und Trainings einbauen, die den Einstieg ins Unternehmen sehr erleichtern.

Definieren Sie individuelle Onboarding-Prozesse

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Praktisch ist vor allem die Vorschaufunktion. Auf diese Weise prüfen Sie bereits vorab, ob Ihr Onboarding-Prozess gelungen ist. Schade: Die anpassbare Onboarding-Vorlage ist nur auf Englisch verfügbar. Interessanterweise funktioniert die automatische Übersetzung der Software, wenn Sie neue Vorlagen erstellen.

Auch für das Offboarding ist in der Software gesorgt

Zoho unterstützt nicht nur reibungslose Onboarding-Prozesse. Auch für die Freistellung von Mitarbeiter:innen enthält die Software einen eigenen Menü-Punkt. Sie können sich diesen Abschnitt wie eine Art Gesprächsdokumentation vorstellen, in der Sie das Kündigungs- bzw. Abschlussgespräch protokollieren. Die einzelnen Abfragepunkte, zum Beispiel “Firmenfahrzeug übergeben” lassen sich an Ihre Gesprächspunkte anpassen.

Passen Sie auch den Austrittsprozess an Ihre Bedürfnisse an

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Fazit: In Sachen Recruiting bieten andere mehr

Auch im Recruiting wartet Zoho mit vielfältigen und praktischen Funktionen auf. Mit der eigenständigen Web-Anwendung “Zoho Recruit” finden Sie neue Talente über eine individuelle Karriereseite oder mithilfe des Multipostings auf etwa 70 Kanälen, und das sogar mobil. Im aktuellen Test haben andere HR-Softwares jedoch wesentlich mehr Stellenportale zu bieten, beispielsweise rexx mit über 600 oder Personio mit mehr als 800 Portalen.

Neben der Erweiterung “Recruit” bietet Ihnen die eigentliche HR-Software “People” hilfreiche Vorlagen und Workflows, die besonders Ihren neuen Mitarbeiter:innen den Einstieg erleichtern. Insbesondere das Onboarding-Portal ist Zoho gut gelungen. Zoho unterstützt damit ohne weiteres kleine bis mittlere Unternehmen bei der Personalsuche, während große Unternehmen und vor allem freiberufliche Recruiter:innen anderswo wahrscheinlich glücklicher werden.

Die Recruiting-Funktionen von Zoho People im Überblick

• Standard-Reportings: Ermitteln Sie Ihren Personalbedarf mit ansprechenden Trendanalysen zur Fluktuation, Ausstiegsrate und mehr
• Individuelle Karriereseite: Binden Sie Ihre individuelle Karriereseite auf Ihrer Webseite ein
• Anpassbare Stellenanzeigen: Veröffentlichen Sie personalisierte Stellenausschreibungen mit Ihrem Corporate Design
• Multiposting: Verbreiten Sie Ihre Stellenanzeigen auf etwa 70 Jobbörsen und Social-Media-Kanälen
• Mobile App: Veröffentlichen Sie stellen oder planen Sie Bewerbungsgespräche aus der Software heraus
• Definieren Sie Skills: Sie bestimmen, welche Fähigkeiten für offene Stellen benötigt werden
• CV-Parsing: Die Software liest Lebensläufe automatisch aus und prüft, ob angegebene Skills zur Stelle passen
• Bewerber-Auswahl: Bewerten Sie Ihre Bewerber:innen auch im Team und kommentieren Sie Ihre Eindrücke
• Onboarding-Portal: Legen Sie Schritt-für-Schritt fest, wie der Einstieg für Ihre neuen Mitarbeiter:innen aussehen soll
• Offboarding: Übertragen Sie Ihre Offboarding-To-Do’s in die Software und vergessen Sie keine wichtigen Gesprächs- und Abschluss-Themen

Versenden Sie Beurteilungsbögen automatisch

Durch regelmäßige Leistungsbeurteilungen erkennen Sie, ob sich Ihre Mitarbeiter:innen und Talente wie erhofft entwickeln und wo Entwicklungsbedarf besteht. Mit Zoho haben Sie die Möglichkeit, Zeiträume für Beurteilungen festzulegen. Ihre manuell erstellten Fragebögen versendet die Software automatisch an die gewählte Zielgruppe, etwa eine bestimmte Abteilung oder Mitarbeiter:innen eines ausgewählten Standorts.

Planen Sie Beurteilungsgespräche bereits im Voraus

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Im Test fiel der Redaktion auf, dass Zoho an dieser Stelle irreführend ist. Die Einstellungen für die Leistungsbeurteilungen finden Sie nämlich unter dem Abschnitt “Beurteilungszyklus”, ein regelmäßiger Zyklus von einem Jahr, einem halben etc. konnte das Testunternehmen allerdings nicht einstellen. Sie können zwar manuell neue Beurteilungen hinzufügen und zugehörige Zeiträume in der Zukunft planen, zeitsparend ist diese Funktion allerdings nicht.

Prüfen Sie regelmäßig, ob Ziele erreicht wurden

Zielvereinbarungen sind auch heute noch ein beliebtes Instrument, um die Leistungsfähigkeit von Mitarbeiter:innen zu beurteilen. Dafür stellt Ihnen Zoho das Instrument “Dauerbeurteilungen” zur Verfügung. Im Gegensatz zu den manuell planbaren Leistungsbeurteilungen haben Sie hier die Möglichkeit, regelmäßige Bewertungszeiträume für Zielerreichungen festzulegen, beispielsweise monatlich, quartalsweise oder halbjährlich.

Auch Zielerreichungen können Sie regelmäßig bewerten

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Da die Zielerreichung der Mitarbeiter:innen der La trust-Oria regelmäßig überprüft wird, hat sich die Test-Redaktion diese Funktion näher angesehen. Top: Zoho benachrichtigt Sie und Ihre Mitarbeiter:innen über die ausstehende Bewertung.

Diese Feedback-Typen unterstützt Zoho

Neben jährlichen Mitarbeiterbeurteilungen und regelmäßigen Zielerreichungsgesprächen hat Zoho für Sie noch weitere Feedback-Arten im Gepäck:

• Direktes Feedback
• 360-Grad-Feedback
• Gruppen-Feedback

Schade: Zoho liefert nur kaum Konfigurationsmöglichkeiten für einzelne Feedback-Typen, geschweige denn vorformulierte Fragen. Sie können lediglich personalisieren, welche Antwort-Art Sie geben möchten, also beispielsweise positives oder negatives Feedback oder ob es Trainingsbedarf gibt. Personalentwickler:innen werden zu Beginn der Softwarenutzung etwas mehr Zeit in die Erstellung von Fragebögen investieren müssen.

Für das direkte Feedback erstellen Sie individuelle Feedback-Kategorien

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Definieren Sie Kompetenzen für Ihre Rollen und Abteilungen

Durch das Definieren und Messen von Kompetenzen erfahren Sie, welche Fähigkeiten bei Ihren Angestellten noch ausbaufähig sind und durch Entwicklungsmaßnahmen gefördert werden müssen oder ob die Stelle richtig besetzt ist. In Zoho können Sie für jede Rolle, von Mitarbeiter:in oder Geschäftsführung bis hin zu einer ganzen Abteilung, individuelle Kompetenzen festlegen.

Legen Sie Kompetenzen für jede Schlüsselrolle oder Abteilung fest

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Im Testszenario wurden für HR und Vertrieb überwiegend personale Kompetenzen wie Kommunikationsfähigkeit oder interkulturelle Kompetenz festgelegt, während für den Fachbereich IT unter anderem fachspezifische Fähigkeiten von Bedeutung waren.

Problematisch: Die festgelegte Gewichtung einzelner Kompetenzen sollten Sie gegebenenfalls extern abspeichern oder sogar ausdrucken und bei der Leistungsbeurteilung mit einbeziehen. Sobald Sie in Zoho eine Beurteilung vornehmen, zeigt Ihnen die Software keine Soll-Werte der Gewichtung mehr an, wodurch Ihnen kein Kontrollwert mehr zur Verfügung steht.

Erstellen Sie eigene Schulungen und Lernpläne

Zoho verfügt über eine eigene Schulungssoftware. Diese Integration eignet sich besonders dann für Sie, wenn Sie Ihre Mitarbeiter:innen selbst schulen möchten und Ihnen über diese Plattform individuelle Lernmaterialien zur Verfügung stellen wollen. Das ist vor allem für interne Fortbildungsprogramme für angehende Führungskräfte, Werkstudierende oder andere Mitarbeiter:innen praktisch, etwa das Sales-Team.

Im Schulungs-Feature legen Sie individuelle Schulungen an

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Für das Testunternehmen wurde beispielsweise ein Sales-Training erstellt, um das Vertriebsteam zu schulen. Die eigene Plattform war im Test einfach zu bedienen und konnte spielend leicht mit eigenen Modulen, Informationen und sogar einem virtuellen Test mit Single- oder Multiple-Choice sowie Lückentexten bestückt werden.

Top: Auch hier bietet Ihnen Zoho eine Vorschaufunktion. Dadurch können Sie prüfen, ob die Software Lern- und Testinhalte wie gewünscht darstellt und wie die Ansicht für Ihre Lernenden aussieht. Insgesamt ist das Schulungs-Feature gut durchdacht.

Fazit: Solide Personalentwicklung mit ein paar Lücken

Für die Entwicklung Ihrer Talente wartet Zoho mit vielen Features auf, allerdings zeigen einige davon noch Nachholbedarf. Generell sind die Funktionen zur Festlegung von Kompetenzen oder für die Zielmessung gut gemeint, Übersetzungsfehler und mangelnde Soll-Werte bei Beurteilungen wirken sich jedoch negativ auf die Benutzerfreundlichkeit aus. Dafür stellte die Schulungs-Funktion wiederum ein kleines Highlight im Test dar.

Kleine bis mittlere interkulturell agierende Organisationen werden mit dem soliden Funktionsumfang sicherlich glücklich, zumindest wenn Sie Ressourcen in die Erstellung von Fragenkatalogen für Feedbacks aufbringen wollen. Ansonsten bieten andere getestete Tools dieser Kategorie mehr Vorlagen, die sich für HR-Neulinge besser eignen dürften, etwa Kenjo oder Factorial.

Die Funktionen von Zoho People für die Personalentwicklung im Überblick

• Planen Sie Beurteilungsgespräche: Legen Sie Zeiträume für Beurteilungsgespräche fest und planen Sie diese über die Anlage neuer Gespräche in der Zukunft
• Regelmäßig Zielerreichungen bewerten: Automatisieren Sie Gespräche für erreichte Ziele in regelmäßigen Abständen
• Verschiedene Feedback-Arten: Ob Mitarbeiterbeurteilung, 360-Grad-Feedback oder Gruppenfeedback — Zoho gibt Ihnen eine gute Auswahl an die Hand
• Kompetenzen definieren und messen: Legen Sie für jede Position notwendige Kompetenzen fest und bestimmen Sie die Soll-Gewichtung
• Interne Schulungen: Planen Sie personalisierte Schulungen für Ihre Talente
• Ziele definieren: Definieren Sie zu erreichende Ziele innerhalb der Software

Verschiedene Ansichten für Anwesenheiten

Um zu überprüfen, wann Ihre Mitarbeiter:innen an- oder abwesend sind, bietet Ihnen Zoho diverse Ansichten; eine Tabellen-, Kalender- und Listenansicht. Die jeweilige Ansicht können Sie auf die aktuelle Woche oder den aktuellen Monat beschränken. Eine integrierte Legende zeigt Ihnen unterschiedliche Anwesenheiten wie “im Dienst” an sowie Abwesenheiten, beispielsweise “Wochenende” oder bezahlten Urlaub.

Die verschiedenen Ansichten geben Ihnen einen guten Überblick über Abwesenheiten Ihrer Teammitglieder

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Schade: Einen Teamkalender gibt es in Zoho nicht. Stattdessen wechseln Sie zwischen Ihren Mitarbeiter:innen hin und her, was jedoch bei Unternehmen mit vielen Mitarbeiter:innen schnell unübersichtlich wird.

Nutzen Sie den Schichtplaner für Ihre Personaleinsatzplanung

In der Schichtverwaltung haben Sie für Ihre Mitarbeiter:innen mehrere Optionen. Hier können Sie Früh-, Spät- und Nachtschichten sowie Pausen einplanen. Nett: Sie haben auch die Möglichkeit, Schichten einzelnen Angestellten oder Orten zuzuweisen. Dadurch eignet sich diese Funktion sehr gut für Schichtbetriebe wie den Einzelhandel oder produzierende Gewerbe.

Der Schichtkalender zeigt alle Angestellten mit zugeordneter Schicht an

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Innerhalb des Schichtkalenders sehen Sie übersichtlich alle geplanten Schichten Ihrer Angestellten. Für eine bessere Übersicht können Sie die Filterfunktion nutzen, um nach Abteilungen oder Standorten zu filtern.

Individuelle Arbeitszeiten legen Sie nur über Umwege fest

Die Einstellung moderner Arbeitszeitmodelle ist auch in Zoho nicht unmöglich, allerdings etwas umständlich. Entweder erstellen Sie eigenständige Schichtmodelle, wie etwa für Werkstudent:innen, die regelmäßig anwesend sind. Oder Sie nehmen grundlegende Einstellungen in der Personalakte vor. Hier können Sie individuelle Arbeitszeitmodelle erstellen und als Auswahlmenü Ihren Mitarbeiter:innen zur Verfügung stellen.

Wählen Sie das passende Arbeitszeitmodell nach der Konfiguration einfach aus

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Da im Testunternehmen unterschiedliche Arbeitszeitmodelle selbstverständlich sind, wurden diverse Stundensätze eingerichtet, die wöchentlich gelten. Etwa für Werkstudent:innen, diese können bis zu 20 Stunden pro Woche leisten. Auch für Teilzeitkräfte wurde im Test gesorgt.

Angestellte erfassen Arbeits- und Projektzeiten

Dass Zoho auch über eine integrierte Projektzeiterfassung verfügt, ist angesichts des Funktionsumfangs nicht verwunderlich. Sie und berechtigte Mitarbeiter:innen können individuelle Projekte erstellen und sekundengenau Zeiten mit nur einem Klick erfassen. Dadurch eignet sich dieses Feature auch für Projektteams oder Agenturen. Die Erfassung von Arbeitszeiten erfolgt ebenso einfach in der Anwendung oder in der mobilen App.

Mit Zoho erfassen Sie auch Arbeits- und Projektzeiten

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Fazit: Umfassende Features für die Anwesenheitsverwaltung

An sich hat Zoho solide Funktionen für die Verwaltung von Anwesenheiten für Sie an Bord. Nennenswert sind vor allem die guten Schichtplanungsfunktionen und die (Projekt-) Zeiterfassung, die auch per mobiler App mit nur einem Klick funktioniert. Das macht die komplexe HR-Suite besonders für Schichtbetriebe und Projektteams interessant.

Wer das Haar in der Suppe suchen möchte, dürfte den fehlenden Teamkalender und die zunächst komplex wirkenden Konfigurationen bemängeln. Doch mit etwas Übung lässt sich Zoho gut an die Bedürfnisse beinahe jeder Branche anpassen. Wer auf eine einfache Bedienbarkeit Wert legt, wird bei unter anderem kiwiHR besonders glücklich.

Die Zeitmanagement-Funktionen von Zoho People im Überblick

• Time Tracking: Erfassen Sie und Ihre Angestellten Arbeits- und Projektzeiten mit nur einem Klick
• Schichtplanung: Erstellen Sie mit nur wenigen Handgriffen Früh-, Spät- oder sogar Nachtschichten
• Anwesenheits-Ansichten: Verlieren Sie dank diverser Ansichten nicht den Überblick über Ihre Personaleinsatzplanung
• Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung: Legen Sie individuelle Abwesenheitsarten und Urlaubskontingente fest

Verwalten Sie Gehälter, Zuschüsse und mehr

Wenn es um die Verwaltung von Entgelten geht, ist Zoho recht übersichtlich aufgebaut. Für Ihre Mitarbeiter:innen legen Sie hier Zuschüsse fest, beispielsweise Arbeitsmittel, sowie monetäre Anreize (Bonus-Programme). Zudem bestimmen Sie auch die Höhe des Entgelts einzelner Mitarbeiter:innen. Innerhalb der Einstellungen ist es möglich, neben fixen Gehältern auch Stundenlöhne anzugeben.

Neben Fixgehältern sind auch variable Stundenlöhne und Zusatzleistungen möglich

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Für die Auszubildenden der La trust-Oria konnte das Unternehmen so Ausbildungsbeihilfen hinterlegen. Andere Angestellte profitierten von Zuschüssen zum Mittagessen. Im Test ließen sich die Zahlungen ohne Umstände festlegen, Währungen für Beschäftigte im In- und Ausland allerdings nicht. Diese müssen Sie bei Bedarf in der Abrechnungstabelle ergänzen.

Mehr als eine Vorschau der Abrechnungsdaten finden Sie in Zoho nicht

Während die Verwaltung von Entgelten und Boni ohne weiteres in Zoho möglich ist, fehlt es der Software an weiteren Lohn- bzw. Gehaltsfeatures. Sie bekommen zwar eine tabellarische Ansicht der Entgelte, die Sie um weitere Spalten bei Bedarf ergänzen. Mehr ist mit Zoho auch leider nicht drin. Lediglich im teuersten Modul hält die Software eine Integration für Sie bereit, allerdings bedient Zoho damit nur Zahlungsabwicklungen in Indien.

Immerhin können Sie die Abrechnungstabelle in verschiedenen Formaten exportieren, etwa als Excel- oder CSV-Datei.

Fazit: Payroll ist mit Zoho noch ausbaufähig

Grundsätzlich können Sie die vorbereitende Lohnbuchhaltung mit Zoho durchführen. An dieser Stelle ist jedoch Geduld gefragt, denn Sie müssen die Vorschautabelle erst um weitere Spalten, beispielsweise Bankverbindung sowie Boni, erweitern. Das ist zwar mühselig, aber für das Steuerbüro oder die Lohnbuchhaltung ein notwendiges Übel.

Die einfache Verwaltung von Löhnen und Gehältern macht die unpraktische Anwendung auch nicht wett, lediglich kleine Unternehmen können in dieser Funktion eine Unterstützung sehen. Mittlere bis große Organisationen profitieren dagegen besser von zeitsparenden Integrationen zu DATEV, wie beispielsweise HRworks sie bietet.

Die Funktionen von Zoho People für die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Überblick

• Löhne und Gehälter: Legen Sie für alle Angestellte Stundenlöhne oder Fixgehälter fest
• Incentives: Auch leistungsbezogene Boni verwalten Sie unkompliziert mit Zoho
• Zusatzleistungen: Verwalten Sie Ausbildungszuschüsse oder Extraleistungen für das Mittagessen Ihrer Angestellten
• Vorschautabelle: Passen Sie die Tabelle an Ihre Bedürfnisse an und exportieren Sie diese für die Lohnbuchhaltung

Große Auswahl an Standard-Berichten

Zoho hat für Sie eine Vielzahl an Standard-Berichten im Gepäck. Die Reportings unterstützen Sie dabei, Kennzahlen zu Ihrer Organisation, zu Ihrem Team oder zu Schulungen sowie der Talententwicklung im Blick zu behalten und gegebenenfalls zu optimieren.

Erhalten Sie unternehmensweite oder teamspezifische Reportings

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Im Test waren aufgrund fehlender Datensätze kaum Analysen vorhanden. Nach längerer Anwendung der Software erhalten Sie jedoch aussagekräftige Auswertungen, die kleine bis große Unternehmen beim Wachstum unterstützen. Schön: Ihre Mitarbeiter:innen erhalten sogar eigene Auswertungen, die die eigene Abwesenheit oder den Lernfortschritt betreffen. Das erspart Ihnen wiederum ständige Nachfragen zu entsprechenden Kennzahlen.

Individuelle Berichte benötigen Fingerspitzengefühl

Sollte sich unter den zahlreichen Standard-Reportings nicht die Auswertung befinden, die Sie benötigen, können Sie auch eigene Berichte erstellen. Dabei definieren Sie mit nur wenigen Handgriffen die benötigten Zeilen und Spalten. Auf dieser Grundlage erstellt Zoho zumindest in der Theorie verschiedene Berichte mit grafischer Darstellung oder wahlweise als Pivot-Tabelle.

Trotz eingetragener Daten fehlten Werte im selbst erstellten Bericht

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Der Praxistest zeigte allerdings keine verwertbaren Ergebnisse, auch nicht im Pivot-Format. Das ist vermutlich den fehlenden Datensätzen geschuldet, doch selbst Standorte hat die Software nicht ausreichend registriert. Mit etwas Geduld, genügend Daten und Unterstützung der englischen Erläuterungen der Wissensdatenbank kommen Sie hier weiter.

Fazit: Standard-Berichte führen schneller zum Ziel als benutzerdefinierte

Zoho bietet Ihnen eine gute Auswahl an Standard-Reportings. Diese stehen für Sie selbst, als Teamübersicht oder für die gesamte Organisation zur Verfügung. Dadurch erhalten Sie als Administrator:in eine allumfassende Einsicht zu den wichtigsten Kennzahlen der Organisation, beispielsweise zu An- oder Abwesenheiten oder zur Entwicklung Ihrer Talente. Teamleads und einzelne Mitarbeiter:innen erhalten praktischerweise eine eigene Ansicht.

Weniger übersichtlich gestaltet sich die Erstellung individueller Berichte, obwohl das Prinzip verhältnismäßig einfach ist. Hier nutzen Sie zwar die bequeme Drag-and-Drop-Funktion, Ergebnisse waren im Test jedoch nicht ersichtlich. Mehr Datensätze, die Wissensdatenbank und etwas Geduld führen zum Erfolg, zumindest wenn Sie der englischen Sprache mächtig sind. Übersetzungen (auch innerhalb der Software) würden kleine und mittlere Unternehmen besser unterstützen.

Die Analyse- und Berichtsfunktionen von Zoho People im Überblick

• Standard-Berichte: Nutzen Sie die große Auswahl an Reportings aus verschiedenen Kategorien für sich selbst, das Team oder die Organisation
• Benutzerdefinierte Reportings: Erstellen Sie mit ausreichenden Datensätzen Pivot-Tabellen und sogar grafische Darstellungen zu relevanten Kennzahlen

Zoho bietet Ihren Angestellten ein umfassendes Mitarbeiterportal

Je nach Berechtigungen erhalten Ihre Mitarbeiter:innen beinahe die gleiche Einsicht in Zoho, wie Sie selbst. Die Software ist im Employee-Self-Service relativ ähnlich aufgebaut, nur in abgespeckter Version. Ihre Angestellten erhalten Zugriff auf ihre persönlichen Informationen und ändern diese bei Bedarf selbstständig.

Das Self-Service-Portal enthält umfangreiche Mitarbeiterinformationen

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Zudem stellen Ihre Angestellten selbstständig Urlaubsanträge und erfassen eigene Arbeits- und Projektzeiten. Das wiederum entlastet Sie, denn Sie müssen die Anträge lediglich genehmigen oder ablehnen und auch das Zeitmanagement entfällt auf Ihrer Seite. Außerdem können Ihre Mitarbeiter:innen unter anderem:

• Individuelle Berichte einsehen
• Sich selbst Aufgaben stellen
• Eigene Ziele setzen
• Selbstständig Projekte anlegen
• Reisekostenanträge stellen
• Lernfortschritte verfolgen
• Feedback geben

Einziges Manko: Ihre Angestellten haben keine Möglichkeit, eigene Dokumente in der Software zu erstellen oder ins System zu laden. Das führt besonders bei Belegen für Reisekosten, Zertifikaten von externen Schulungen oder anderen Dokumenten bei Ihnen zu einem erhöhten Zeitaufwand. Würde Zoho diesen Mangel korrigieren, wäre das Self-Service-Paket komplett.

Fazit: Der gelungene Self-Service hat nur ein Manko

In Sachen Self-Service hat Zoho einiges in petto. Dennoch können Ihre Mitarbeiter:innen gut durch die Software navigieren. Insgesamt ist das Mitarbeiterportal sehr transparent gestaltet. Störend ist allerdings, dass Ihre Angestellten lediglich auf Dokumente zugreifen, statt selbst Uploads durchzuführen. Im Dokumentenmanagement sollte Zoho noch nachbessern, denn das kann sonst jede andere Software im aktuellen Test.

Die Self-Service-Funktionen von Zoho People im Überblick

• Änderung persönlicher Daten: Ihre Mitarbeiter:innen halten persönliche Informationen selbstständig auf dem aktuellen Stand
• Antragstellung: Ob Urlaub, Krankheit oder Reisekostenerstattungen — das Personal stellt die Anträge unkompliziert selbst
• Aufgaben und Ziele: Ihre Mitarbeiter:innen können sich eigene Ziele setzen oder Aufgaben stellen und diese verfolgen
• Feedback: Ihre Angestellten geben Ihnen eine direkte Rückmeldung über den direkten Chat oder das Feedback-Feature

Was kostet Zoho People?

Zoho bietet Ihnen neben fünf kostenpflichtigen Tarifen, die zwischen 1,25 € und 10 € pro User kosten, auch einen kostenlosen Tarif. Die Tarife unterscheiden sich stark im Funktionsumfang. Die kleineren Tarife richten sich sowohl an Kleinstunternehmen als auch Kleinunternehmen. Die größeren Pakete sind eher für große Organisationen gedacht. Sie können die Software mit dem vollen Funktionsumfang für 30 Tage unverbindlich und kostenfrei ausprobieren.

Die Preisgestaltung von Zoho People

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Mit etwa 1,25 € pro User pro Monat zeigt Zoho zumindest für die Basics der Personalverwaltung ein unschlagbares Preis-Leistungs-Verhältnis. Selbst die Enterprise-Version schlägt andere preiswerte Anbieter im Test, beispielsweise Kenjo. Dort gehen die Kosten nämlich erst bei 4,50 € pro Nutzer:in los. Was genau hinter Zohos Tarifen steckt, haben wir für Sie in der Kostenübersicht zusammengefasst:

Wie benutzerfreundlich ist Zoho People?

Im Test zeigte Zoho People hin und wieder Lücken in der Usability. Das lag unter anderem an den Übersetzungsfehlern sowie an dem zu großen Funktionsumfang. Gerade ungeübte User, die der englischen Sprache nicht oder nicht ausreichend mächtig sind, benötigen mehr Einarbeitungszeit. Aus administrativer Sicht sind die vielen Konfigurationsmöglichkeiten größtenteils unverständlich, beispielsweise für die Urlaubsverwaltung oder im Feedback-Management.

Der Employee-Self-Service ist verständlich aufgebaut

Im Gegensatz zur Administrations-Oberfläche ist der Self-Service für User übersichtlicher gestaltet. Allerdings sind der trusted-Redaktion auch hier Übersetzungsfehler aufgefallen. Das dürfte für multinationale Unternehmen keine Hürde darstellen.

Wie sicher ist Zoho People?

Zoho bedient Kund:innen auf der ganzen Welt. Daher befinden sich die ISO 27001 und 27018 zertifizierten Server in verschiedenen Ländern. Der Serverstandort für die Sicherung Ihrer Daten hängt von Ihrem gewählten Standort ab. Ist Ihr Unternehmensstandort beispielsweise in Deutschland, erfolgt die Datensicherung auf Servern in der EU. Für den Schutz Ihrer Daten handelt Zoho nach aktuellen Datenschutzbestimmungen, Ihre Daten werden zudem mit einem SSL-Zertifikat verschlüsselt.

Welchen Kundenservice bietet Zoho People?

Wenn es um Kundenservice und Support geht, hebt sich Zoho mit einer hohen Erreichbarkeit via E-Mail und Telefon sowie weiteren Hilfsangeboten vom Markt ab. Die telefonische Hotline erreichen Sie in mehreren Sprachen von Montag bis Freitag rund um die Uhr. Des Weiteren stehen Ihnen Video-Tutorials sowie Anleitungen in Textform zur Verfügung, wenn Sie mit der Anwendung nicht weiter kommen. Zusätzlich bietet der Hersteller Webinare sowie Blogbeiträge an, damit Sie stets auf dem Laufenden bleiben.