rexx systems hat seinen Ursprung in Hamburg. Das von Norbert Rautenberg im Jahr 2000 gegründete Unternehmen ist mittlerweile international tätig und verzeichnet heute über 200 Mitarbeiter:innen und über 2.600 Kund:innen wie NewYorker oder Alnatura.

Verwalten Sie Dokumente übersichtlich in Ihrer Personalakte

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Erfahren Sie jetzt, wie gut sich rexx systems für die Umsetzung Ihrer HR-Prozesse eignet und welche Herausforderungen die umfangreiche All-in-One-Lösung mit sich bringt.

So ausführlich verwalten Sie Personalstammdaten mit rexx

Im Test zeigt die Personalmanagement-Software von rexx die ausführlichste Personalstammdaten-Verwaltung mit dem sogenannten Stammblatt. Neben persönlichen Angaben und Vertragsinformationen legt rexx besonderen Wert auf die Erfassung von Informationen zur Lohnsteuer und Kranken- sowie Sozialversicherung:

• Steuerklasse
• Steueridentifikationsnummer
• Faktor der Steuerklasse IV
• Kinderfreibeträge
• Sozialversicherungsnummer
• Krankenkassenträger

Während des Tests fiel auf, dass die Abrechnungs-Tools von DATEV bereits in rexx integriert waren. Dadurch konnte das Testunternehmen in den Personalstammdaten Beitragssätze zur Kranken-, Renten, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung hinterlegen, was besonders die Lohnbuchhaltung freut.

Durch die DATEV-Integration verwalten Sie Sozialversicherungsbeiträge bequem in der Software

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Das Stammblatt enthält neben Vertragsdaten noch weitere Informationen, beispielsweise zu Sonderzeiten wie Homeoffice, Elternzeit oder Altersteilzeit und Angaben zur Organisation. Diese betreffen eingetragene Vorgesetzte und die aktuelle Stelle. Interessant ist, dass die Software schon hier Ergebnisse aus der Leistungsbeurteilung mit der Stellenbeschreibung abgleicht. Angaben zur Bankverbindung entdecken Sie stattdessen im Bereich “Benefits”.

Angaben zur Bankverbindung und noch vieles mehr entdecken Sie im Bereich Benefits

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Nett: Für eine bessere Übersicht können Sie die einzelnen Bereiche (auch Widgets genannt) per bequemer Drag-and-Drop-Funktion verschieben und für mehr Details ausklappen. So erhalten Sie die Ansicht, die Sie für Ihre Arbeitsweise benötigen.

Die digitale Personalakte enthält mehr als nur Stammdaten

Mit einer digitalen Personalakte sparen Sie nicht nur Lagerplätze für physische Akten ein. Durch die zentrale Verwaltung aller Verträge, Informationen oder sonstigen Dokumente zu Ihren Mitarbeiter:innen vermindern Sie Suchaufwand und steigern die Effizienz innerhalb der Personalabteilung. rexx unterstützt Sie dabei mit einer umfangreichen Personalakte, die neben den Personalstammdaten und Gehaltsinformationen noch mehr enthält:

• Informationen zur Personalentwicklung
• Dokumente in Listen- oder Ordneransicht
• Abwesenheiten
• Zeiterfassung
• Teamzuweisung
• Stellenbeschreibung

Die Einsicht in Personalinformationen ist zwar äußerst umfangreich, allerdings wirken sich die vielen Menüpunkte und Möglichkeiten eher negativ auf die Usability aus. Im Test hat es verhältnismäßig lange gedauert, bis wir uns in rexx orientieren konnten. Gerade für kleine Unternehmen kann das den Verwaltungsaufwand bei erstmaligen Anwendungen eher erhöhen, als reduzieren.

Der Datenexport funktioniert einfacher als der Import

Eine zentrale Importfunktion für Mitarbeiterdaten und -Dokumente finden Sie in rexx systems nicht vor. Stattdessen ordnen Sie Dokumente einer bestimmten Kategorie zu, wie Vertrag oder Entwicklung (für beispielsweise Zertifikate), wodurch Sie mehrere Dokumente gleichzeitig ins System laden können.

Im Test war diese Funktion erst nach einer langen Suche und mithilfe eines Video-Tutorials auffindbar, intuitiv ist die Oberfläche also nicht. Dafür gut: Wenn Sie Dokumente suchen, bietet Ihnen die Software eine umfassende Filter- und Suchfunktion. Das ist besonders praktisch für mittlere bis große Unternehmen mit einer Vielzahl von Dokumenten.

Legen Sie mehrere Dokumente der gleichen Kategorie gleichzeitig in der Personalakte ab

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Im Gegensatz zum Import funktionierten die Export-Funktionen einwandfrei. Bei Bedarf exportieren Sie beispielsweise Ihre Personal-Liste und sogar die Personalakte ganz oder nur teilweise als PDF.

Im Organigramm legen Sie Stellen und Berechtigungen fest

Das Organigramm ist zumindest in rexx systems mehr als eine rein grafisch aufbereitete Struktur Ihrer Organisation. Indem Sie vor- und nachgelagerte Organisations-Einheiten beziehungsweise Stellen abbilden, legen Sie relevante Zuständigkeiten sowie Standorte fest. Besonders praktisch: Im späteren Verlauf zeigt Ihnen die Software an, welche Stellen unbesetzt sind. Das kommt Ihnen später bei der Planung zugute.

Im Organigramm legen Sie beispielsweise Zuständigkeiten und Stellen fest

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Besonders mittlere bis große Organisationen mit mehreren Standorten und Tochtergesellschaften profitieren von dieser gut gelungenen Regelung zur Aufbau- und Ablauforganisation innerhalb der Software.

Die Teamverwaltung ist nur über Projekte möglich

rexx systems verfügt über eine integrierte Projektmanagement-Software. Über dieses Feature ordnen Sie Mitarbeiter:innen Projekten zu, wodurch Sie Projektteams bilden. Diese Funktion ist zwar für große Unternehmen mit regelmäßigen Projekten geeignet, kleinere Organisationen dürften mit dieser eher unhandlichen Regelung Probleme haben.

Die Teamverwaltung klappt nur mit dem Projekt-Feature

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Umfassende Features im sozialen Intranet

Um eine offene Kommunikationskultur in Ihrem Unternehmen zu etablieren, bietet Ihnen rexx systems zahlreiche Möglichkeiten. Die interessantesten davon dürften der integrierte Chat und das “Portal” sein, ein soziales Intranet, in dem Sie Beiträge für Ihre Mitarbeiter:innen posten können. So bauen Sie sich quasi einen internen News-Feed auf, der sogar mit einer automatischen Übersetzung in verschiedene Sprachen daherkommt.

Sie können eigene Kommunikationskanäle eröffnen und weiter anpassen

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Das Feature eignet sich daher besonders gut, um in global agierenden Organisationen auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Mit zufällig ausgewählten Lunch-Partnern macht das Mittagessen viel mehr Spaß

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

rexx bietet Ihnen noch mehr Interaktionsmöglichkeiten, auch zwischen Ihren Teammitgliedern. Beispielsweise mit einem spaßigen Lunch-Roulette oder einem Team-Quiz, was besonders für neue Mitarbeiter:innen gut geeignet ist.

Fazit: Viele Verwaltungsfunktionen für weniger Verwaltungsaufwand

Die digitale Personalakte von rexx systems enthält alle Informationen, die Sie für eine gelungene Verwaltung von Personaldaten und -Dokumenten benötigen. Besonders gut gelungen ist die digitale Personalakte, die alle wichtigen Daten enthält. Schade dagegen: Ein Mehrfach-Upload von Dokumenten ist nur über Umwege möglich, Massenimports von Personaldaten funktionieren nicht. Tools wie Kenjo oder Personio lösen das eleganter.

Insgesamt zeichnet sich rexx in Sachen Personalverwaltung mit einer holprigen Usability aus, die vor allem kleinen Unternehmen sauer aufstoßen könnte. Das macht die Software aber mit einem sehr umfassenden sozialen Intranet wieder wett, das die Kommunikation im Unternehmen vereinfacht. Große und internationale Konzerne sowie Ausbildungsbetriebe bekommen hier alle Tools an die Hand, um ihre Teams auf dem Laufenden zu halten.

Die Verwaltungsfunktionen von rexx systems im Überblick

• Umfangreiche Stammdaten: Von persönlichen Angaben über Sozialversicherungs- und Lohnsteuerdaten bis zu Bankdaten ist alles vorhanden
• Zentrale Dokumentenverwaltung: Ob in Listen- oder Ordneransicht, mit rexx systems verwalten Sie alle relevanten Dokumente an einem Ort
• Von digital zu analog: Exportieren Sie die digitale Personalakte bei Bedarf vollständig oder nur zum Teil
• Talent-Management: In der Personalakte verwalten Sie auch Entwicklungsmöglichkeiten für das Personal
• Individuelle Dokumente: Erstellen Sie personalisierte Arbeitsverträge, E-Mail-Vorlagen und viele weitere Schriftstücke direkt aus der Software heraus
• Organigramm: Erstellen Sie Standorte und Stellen mithilfe des Organigramms und legen Sie Zuständigkeiten fest
• Team-Verwaltung: Legen Sie Teams mit der Projekt-Funktion an
• Chat, Intranet und mehr: Kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeiter:innen auf vielerlei Arten

Erkennen Sie Fluktuations-Trends bereits im Startmenü

rexx unterstützt Sie bei der Personalbedarfsplanung mit aussagekräftigen Analysen und Kennzahlen; die Fluktuationsrate ist nur eine davon. Mit rexx systems erhalten Sie bereits in Ihrem persönlichen Dashboard einen Eindruck davon, wie viele Mitarbeiter:innen jährlich kommen und gehen. Unternehmen mit einer sehr großen und unübersichtlichen Mitarbeiterstruktur profitieren von der besseren Einschätzung.

Auf einen Blick erkennen Sie, in welchem Zeitraum Ihre Fluktuation am höchsten ist

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Gut gelungen: Für das Testszenario wurden Analysen der Software näher beleuchtet. So konnte die La trust-Oria GmbH feststellen, dass die Fluktuationsrate aktuell bei 2,09 Prozent liegt. Die tabellarische Übersicht zeigt an, mit wie vielen Austritten Sie rechnen müssen. Nun kann das Testunternehmen für die nächste Periode planen und Stellen entsprechend ausschreiben.

Das Data Warehouse liefert Ihnen spezifische Zahlen zu Ein- und Austritten

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Stellenanzeigen einmal erstellen – mehrfach veröffentlichen

Um freigewordene Stellen schnell und effektiv zu besetzen, bietet rexx Ihnen einen Stellenanzeigen-Editor und das Multiposting Ihrer Anzeigen auf über 800 verschiedenen Job-Portalen – dank Anbindung an die Multiposting-Plattform GoHiring. Anzeigen lassen sich darin für Online-Jobbörsen, externe Recruiter oder sogar für Print erzeugen, je nach der angepeilten Zielgruppe.

Mit nur wenigen Handgriffen erstellen Sie personalisierte Stellenanzeigen

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Für das Testunternehmen hat es nur wenige Handgriffe und etwas Kreativität benötigt, um eine ansprechende Anzeige zu erstellen. Selbst Neulinge im Bereich der HR-Software erzielen mit der Software gute Ergebnisse. Ein gelungenes Extra ist die Vorschaufunktion, mit der Sie Anzeige und Bewerberformular aus der Sicht von Bewerber:innen prüfen können.

Eine großartige Hilfe ist die hauseigene KI “RAI” (rexx Artificial Intelligence”), die Ihnen auf Wunsch bei der Formulierung von Texten für Ihre Stellenanzeige behilflich ist. Ähnlich wie ChatGPT (auf dem RAI auch basiert) geben Sie die Anweisungen dafür in einem einfachen Chatbot und RAI spuckt anschließend auf Basis Ihrer hinterlegten Unternehmensinformationen entsprechende Texte als Vorschlag aus.

Ähnlich gut gelungen ist der Jobportal-Konfigurator, mit dem Sie direkt in rexx ein eigenes Karriereportal für Ihre Website bauen und umfassend individuell konfigurieren können. Dieser erinnert beinahe an einen kleinen Homepage-Baukasten und gibt Ihnen viele Freiheiten bei der Gestaltung Ihres Jobportals.

rexx unterstützt Sie mit weiteren Recruiting-Features

rexx wartet noch mit weiteren spannenden Features für Ihr Recruiting auf:

• Suchmaschinenoptimierung von Stellenanzeigen
• Skill-Matching im Bewerbungsformular
• Verteilung von Bewerbungen an Führungskräfte

Fehlende Onboarding-Vorlagen kosten Sie Zeit

Um Ihren neuen Mitarbeiter:innen und Talenten einen angenehmen Start zu ermöglichen, eignet sich ein gut strukturierter Onboarding-Prozess. Damit bilden Sie einzelne Schritte wie die Vertragserstellung, das Einholen von Personaldaten oder die Bereitstellung von Soft- oder Hardware für den neuen Arbeitsplatz ab. Auch dabei unterstützt Sie die rexx HR-Software.

Erstellen Sie individuelle Onboarding-Vorlagen

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Die für das Testunternehmen neu angelegten Mitarbeiter:innen erhielten automatisiert eine E-Mail zur Begrüßung. Darin enthalten waren der Zugang zum Self-Service-Portal sowie zu einem Kennenlern-Quiz der Teammitglieder. Dieser Workflow lässt sich in rexx auch anpassen; allerdings fand die trusted-Redaktion auch nach langer Suche nicht heraus, wo. Hier zeigt sich einmal mehr, dass rexx ein wenig übersichtlicher aufgebaut sein könnte.

Im Test erhielten neue Angestellte automatisiert Willkommens-Mails

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Fazit: Sehr viele Recruiting-Features, aber nicht alle sind gut umgesetzt

Auch im Recruiting hat rexx einiges zu bieten. Von Vorteil sind besonders die anpassbaren Stellenanzeigen mit Multiposting sowie das gelungene Live-Chat-Tool, mit dem Sie Interviews für eine spätere Analyse sogar aufzeichnen können. In Sachen Multiposting ist rexx bereits gut aufgestellt, könnte aber auch noch mehr Jobbörsen bieten.

Gut ist auch der Jobportal-Konfigurator, mit dem Sie eine absolut individuelle Karriereseite auf die Beine stellen Punktabzüge gibt es dagegen für die Handhabung gibt es für komplexe On- oder Offboarding-Prozesse. Besonders Anfänger:innen in der digital unterstützten Personalarbeit dürften sich bei Tools wie Factorial besser aufgehoben fühlen.

Die Recruiting-Funktionen von rexx systems im Überblick

• Wichtige Kennzahlen auf einen Blick: Bereits im Dashboard verrät Ihnen rexx systems, wie hoch Ihre aktuelle Inflationsrate ist
• Individuelle Stellenanzeigen: Wenden Sie Ihr Corporate Design auf neue Ausschreibungen an
• Skill-Matching: Überlegen Sie sich, welche Fähig- und Fertigkeiten für die Stelle notwendig sind und überprüfen Sie diese bereits im Bewerbungsformular
• Suchmaschinenoptimierung: Durch sogenannte Keywords verleihen Sie Ihren Stellenanzeigen maximale Sichtbarkeit bei Google Jobs
• Multiposting: Veröffentlichen Sie neue Jobangebote auf über 800 Portalen dank der Integration zu GoHiring
• Sendungs-Funktion: Leiten Sie vielversprechende Bewerbungen für Bewertungen von Vorgesetzten einfach weiter
• Terminplanung: Planen Sie bereits in der Software digitale, telefonische oder persönliche Meetings
• Integriertes Video-Tool: Auch ohne Zoom oder Teams führen Sie digitale Gespräche mit Video-Unterstützung
• Workflow-Management: Bilden Sie Ihre personalisierten On- und Offboarding-To-do’s mit dem Softwareanbieter digital ab

Definieren Sie Hard- und Soft-Skills für Ihre Stellen

Damit Sie Entwicklungspotenziale und “Hidden-Talents” frühzeitig erkennen, bietet Ihnen rexx die Möglichkeit, für eine Stelle notwendige Soll-Skills zu definieren und später auf Basis von Leistungsbeurteilungen mit Ist-Werten abzugleichen. Im Test wurde das – unmodern wirkende – Feature schnell gefunden.

Erstellen Sie relevante Skills für jede Stelle im Unternehmen

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Schade: Das Testunternehmen konnte die vorhandenen Skills lediglich anpassen, jedoch keine eigenen ergänzen.

Diese Beurteilungsformen bietet rexx systems

Um die festgelegten Skills, beispielsweise Soft-Skills wie Kommunikationsfähigkeit oder Lern- und Entwicklungsfähigkeit, zu überprüfen, bietet Ihnen die rexx Suite alle klassischen Formen der Beurteilung:

• Vorgesetztenbeurteilung
• 360-Grad-Feedback
• Gleichstellungs-/Teambeurteilung
• Mitarbeiterbeurteilung
• Externe Beurteilung

Mögliche Beurteilungen mit der Software

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

In der Testreihe zeigte die Software damit generell nichts Besonderes, allerdings ist besonders die Teambeurteilung grafisch und seitens der Handhabung gut gelungen. Ihre Mitarbeiter:innen beurteilen die eigenen Teammitglieder mit einer einfachen Drop-down-Auswahl. Hier wirkt rexx frischer, als in anderen Softwarebereichen, und die Oberfläche erscheint fast modern.

Die Teambeurteilung ist in Sachen Usability Anwender-Optimiert

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

rexx unterstützt Sie im Entwicklungs- und Talent-Management

Mit rexx erkennen Sie auf einen Blick, ob Ihr Personal Entwicklungsbedarf hat. Dafür steht Ihnen innerhalb der einzelnen digitalen Personalakten ein übersichtliches Dashboard zur Verfügung:

Erkennen Sie auf einen Blick Entwicklungspotenziale und Fortschritte

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Top: Der Aufbau des Entwicklungsbereichs ist insgesamt sehr stimmig gestaltet. Sie erkennen anhand des Skill-Matching, ob Ihre Stelle optimal besetzt ist und somit, welche Qualifikationen und entsprechende HR-Maßnahmen notwendig sind.

Beispiel aus unserem Test: Für die obige Mitarbeiterin sind unbedingt Schulungen zur Team- und Kommunikationsfähigkeit empfehlenswert.

Vereinbaren Sie messbare Ziele

Mit rexx behalten Sie Ihre individuellen Unternehmensziele und Meilensteine stets im Blick und definieren dadurch auch messbare Zielvorgaben für Ihre Mitarbeiter:innen. Für erreichte Ziele legen Sie in der Software Incentives wie Provisionen oder Bonuszahlungen fest; oder vereinbaren direkt aus dem Tool heraus ein Zielvereinbarungsgespräch. Durch klare Zielvorgaben sorgen Sie für Transparenz im Team und entdecken ggf. “Hidden Talents”.

Auch individuelle Zielvereinbarungen sind schnell erstellt

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Mit rexx können Sie auch Auszubildende digital betreuen

Wenn es um die Betreuung und Entwicklung von Azubis geht, ist rexx mindestens so umfangreich wie in der Personalentwicklung aufgestellt. Beeindruckend sind die über 500 hinterlegten Rahmenpläne für Ausbildungsberufe in Deutschland. Dadurch organisieren Sie Ausbildungsinhalte unkompliziert innerhalb der Software. Das Angebot rundet der Anbieter mit weiteren Features ab:

• Ausbildungskalender mit Lernpfaden
• Lernfortschritte verfolgen
• Berichtsheft-Erstellung in der Software
• Digitale Signatur für Eltern und Ausbilder:innen
• Noten-Einträge
• Individuelle Lernstationen

Fazit: Im Talentmanagement ist rexx Spitzenklasse

Ob für die Personalentwicklung, das Talentmanagement oder für Auszubildende - rexx glänzt mit vielen Funktionen und jeder Menge Möglichkeiten. Aussagekräftige Analysen und verschiedene Beurteilungsarten (hier wurde die Teambeurteilung getestet) sorgen für den vollen Durchblick; individuelle Zielvorgaben bringen Ihr Team auf den richtigen Kurs. Hier hat rexx die Erwartungen der Redaktion übertroffen.

Gerade im Bereich Azubi-Management leistet rexx mehr als die meisten anderen Personalmanagement-Tools im aktuellen Vergleich und macht sich dadurch zum besten Tool für Ausbildungsbetriebe und -unternehmen.

Die Funktionen von rexx systems für die Personalentwicklung im Überblick

• Skill-Management: Gleichen Sie die Soll- mit den Ist-Werten Ihrer Stellenbeschreibung ab, um Entwicklungsbedarf zu entdecken
• Einfache Teambeurteilungen: Mit einer simplen Auswahlfunktion und schickem Design bewerten Sie Ihre Team-Kolleg:innen
• Starkes User-Profil: Erkennen Sie durch grafische Auswertungen sofort, welche Entwicklungsmaßnahmen Sie ergreifen sollten
• Zielvereinbarungen: Bilden Sie Ihre Unternehmensziele in der Software ab und führen Sie Zielvereinbarungs-Gespräche
• Azubi-Management: rexx unterstützt Sie mit über 500 Ausbildungsrahmenplänen und vielem mehr

Stempeln Sie bequem ein, sogar mit ungewöhnlichen Pausen

Die Zeiterfassung verläuft in rexx bequem auf Knopfdruck. Die Software berücksichtigt dabei auch Pausenzeiten, deren Beginn Sie gleichermaßen erfassen. Beispielsweise bietet die Software für die Rolle als Administrator:in und Manager:in Raucherpausen, Arztbesuche oder Sonderpausen. Schade: Für Mitarbeiter:innen gibt es dieses Feature nicht, stattdessen erfassen sie nur Projektzeiten.

Angestellte können lediglich Projektzeiten buchen

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Individuelle Arbeitszeit- und Schichtplanungen

In rexx haben Sie die Möglichkeit, für jeden Angestellten individuelle Arbeitszeiten festzulegen, oder Standard-Arbeitszeiten für bestimmte Stellen und Positionen zu definieren (um nicht immer alle Arbeitszeiten manuell pflegen zu müssen). Durch die integrierte Schichtplanungsfunktion eignet sich die Software auch für Schichtbetriebe wie das Testunternehmen von trusted.de. Nur das Anlegen von eigenen Schichten gestaltet sich umständlich und bedarf einer Hilfestellung.

Wählen Sie zwischen Standardkontigenten und der Schichtplanung

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Behalten Sie Abwesenheiten stets im Blick

Bereits in Ihrem Dashboard und dem Ihrer Mitarbeiter:innen sind Abwesenheiten gut übersichtlich dargestellt. Wenn es um die Teamverwaltung geht, legt die Software mit einem Teamkalender für jede Abteilung noch eine Schippe drauf. Damit behalten Sie als Administrator:in nicht nur Abwesenheiten Ihrer eigenen Abteilung im Blick, sondern auch die der anderen.

Im zentralen Teamkalender erkennen Sie Abwesenheiten jeder Abteilung

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Auf diese Weise sehen Sie selbst bei Unternehmen mit regionalen und globalen Standorten, ob Ersatzbedarf entsteht. Die praktische Abwesenheits- und Urlaubsplanung aus dem Kalender heraus rundet die Abwesenheitsverwaltung sauber ab.

Fazit: Das Arbeitszeitmanagement ist solide, aber nichts Besonderes

rexx systems stellt Ihnen solide Funktionen für Arbeitszeiten und Abwesenheiten zur Verfügung. Gut gelungen ist vor allem die Planung aus dem Kalender heraus. Eine individuelle Schichtplanung war während des Tests nicht möglich, auch eine Nachtschichtplanung hat die Redaktion im Test vermisst. Für Schichtbetriebe wäre das ein schönes Extra gewesen, das Tools wie Factorial, Kenjo oder Zoho zum Beispiel mitbringen.

Davon abgesehen bietet rexx alle wichtigen Standards für das Zeitmanagement, wie die Zeiterfassung per Stoppuhr, individuelle Arbeitszeiten, Projektzeiterfassung und mehr.

Die Zeitmanagement-Funktionen von rexx systems im Überblick

• Stempeluhr: Zum Einstempeln genügt bereits ein Klick, sogar per mobiler App
• Pausenzeiten: Als Administrator:in oder Führungskraft stempeln Sie diverse Pausenzeiten wie zum Arztbesuch oder für Raucherpausen
• Projektzeiterfassung: Mitarbeiter:innen Ihres Projekt-Teams stempeln nur in Projektzeiten ein
• Zentraler Teamkalender: Erkennen Sie die Abwesenheiten jeder Organisations-Einheit auf einen Blick
• Kalenderplanung: Die praktische Planung aus dem Kalender heraus vermindert manuelle Handgriffe

Zeit und Kosten mit der DATEV-Schnittstelle sparen

rexx bietet eine gut gelungene DATEV-Schnittstelle für Lohn- und Gehaltsdaten. Durch die Anbindung an DATEV LODAS sowie LuG sendet die Software freigegebene Gehalts- und Personaldaten direkt an DATEV. Die von Ihren Steuerberater:innen erstellten Gehaltsabrechnungen überträgt die Cloud-Lösung automatisiert an Ihr Personal zurück. Dadurch ersparen Sie sich Portogebühren und manuelle Handgriffe für die Versendung von Abrechnungen.

rexx versendet lohn- und gehaltsrelevante Daten wie Arbeits- und Urlaubszeiten automatisch an DATEV

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Sollte Ihre Lohnbuchhaltung mit einer anderen Software als DATEV arbeiten, ist das mit rexx ebenfalls kein Problem. Durch weitere Schnittstellen zu SUMMIT oder OEDIV klappt die Anbindung auch zu anderen Payroll-Systemen wie SAP oder PAISY.

Fazit: Eine intelligente Lösung für automatische Entgelt-Abrechnungen

Mithilfe einer DATEV-Kooperation bietet Ihnen der Hersteller eine besonders zeitsparende Lösung für Entgeltabrechnungen. Diese reduziert Ihre manuellen Handgriffe auf ein Minimum, auch für Ihre Steuerberater:innen, während Ihre Mitarbeiter:innen Abrechnungen zuverlässig und automatisiert erhalten. rexx hat für Sie noch weitere Anbindungen wie SUMMIT oder OEDIV im Gepäck.

Die Funktionen von rexx systems für die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Überblick

• Schnittstellen zu DATEV und Co.: rexx systems bietet nicht nur Schnittstellen zu DATEV Lohn und Gehalt sowie LODAS, sondern auch zu SUMMIT und OEDIV
• Automatische Entgelt-Abrechnungen: Durch die direkte DATEV-Integration erhalten Ihre Mitarbeiter:innen automatisch Abrechnungen
• Datenaktualisierung: Von Ihnen freigegebene Daten-Änderungen übersendet die Software automatisch an die DATEV-Cloud, ohne manuelle Korrekturen

Erhalten Sie alle wichtigen Daten und Auswertungen zu Ihrem Personal

rexx ist mit einem umfangreichen Data Warehouse ausgestattet, das aus den Stammdaten Ihrer Mitarbeiter:innen, den Recruiting-Daten, erfassten Zeiten und vielem mehr umfassende Daten für Sie bereithält. Ob Geschlechts- oder Altersverteilung der Mitarbeiter:innen, Häufungen von Abwesenheiten, Besucherzahlen für Ihre Stellenanzeigen auf verschiedenen Jobportalen, Kosten für Ihr Recruiting und, und, und.

Das Data Warehouse enthält gezielte Informationen zu Ihren Angestellten

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Teilweise müssen Sie im System allerdings eine Weile suchen, bis Sie die entsprechenden Zahlen gefunden haben. Während Sie im Analysebereich vor allem Auswertungen zur Belegschaft finden, sind die Recruiting-Zahlen im Recruiting-Modul, Auswertungen zur Personalentwicklung in den jeweiligen Mitarbeiter:innen-Profilen zu finden.

Noch spezifischere Einblicke erhalten Sie zum Thema Recruiting

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Fazit: Die ewige Suche nach den richtigen Zahlen

In Sachen Analytics könnte rexx definitiv zentraler und übersichtlicher sein. Wissen Sie allerdings nach einer Weile, wo Sie welche Zahlen finden, können Sie so gut wie alle Informationen auswerten und so Schritt für Schritt jeden Bereich Ihrer HR optimieren, was ein enormer Vorteil sein kann.

Besonders praktisch sind die Kennzahlen zu den Besucher:innen Ihrer Karriereseite sowie deren Verhalten, da Sie auf diese Weise vor allem Ihr Recruiting stetig optimieren können.

Die Analyse- und Berichtsfunktionen von rexx systems im Überblick

• Data Warehouse: Erhalten Sie umfassende Einblicke zu Ihren Mitarbeiter:innen, Bewerbungsphasen und mehr
• Recruiting-Auswertungen: Erfahren Sie, welche Plattformen für Ihre Recruiting-Maßnahmen geeignet sind
• Kostenübersicht: Behalten Sie Ihr Budget und einzelne Plattform-Ausgaben im Blick

Der Mitarbeiter-Bereich ist sehr übersichtlich aufgebaut

Ihren Mitarbeiter:innen bietet rexx ein übersichtliches Self-Service-Portal, in dem diese verschiedene Informationen selbstständig einsehen können. Dazu gehören beispielsweise ihre jeweiligen Ziele und Entwicklungen, Gehalt und Benefits, anstehende Veranstaltungen und Schulungen, offene Aufgaben und Informationen über die eigenen Arbeitszeiten (Abwesenheiten, ausstehende Urlaubstage, etc.).

Das Self-Service-Portal ist sehr übersichtlich

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Hier haben Ihre Mitarbeiter:innen auch Zugriff zum sozialen Intranet und können aktuelle News und Beiträge verfolgen oder sich im Chat mit anderen Teammitgliedern austauschen.

Stammdaten sind nur über Anträge veränderbar

Allerdings: Obwohl Ihre Mitarbeiter:innen die Möglichkeit haben, eigene Daten und Dokumente einzusehen, sind selbstständige Änderungen nicht möglich. Für Anpassungen der Stammdaten oder den Upload neuer Dokumente, müssen diese erst einen Antrag in der HR oder bei den jeweiligen Vorgesetzten stellen.

Änderungen sind nur über Anträge möglich

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Das führt einerseits dazu, dass mit den Stammdaten kein Schindluder getrieben wird, und Sie Änderungen immer im Blick behalten, erhöht allerdings auch den Verwaltungsaufwand.

Dringendes Feedback und rechtskonformer Beschwerde-Kanal

Sollte die Situation einmal ernster sein, gibt es für Ihre Angestellten weitere Optionen. Per Ad-hoc-Feedback beantragen Ihre Mitarbeiter:innen ein dringendes Gespräch mit der entsprechenden Führungskraft. Zusätzlich bietet die Software ein Whistleblowing-Portal. Damit hat rexx eine Art vertraulichen Beschwerde-Kanal für Beschwerde- und Verdachtsfälle (beispielsweise Diebstahl oder Ähnliches) eingerichtet.

Im Whistleblowing-Kanal sind anonyme und vertrauliche Meldungen möglich

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Da Unternehmen ab 50 Mitarbeiter:innen zu einem solchen Kanal für Verdachtsfälle verpflichtet sind, eignet sich diese Funktion bereits für Organisationen dieser Größenordnung.

Mediathek mit Bildungs- und Unternehmensinhalten

Eine hervorragende Ergänzung des Self-Service-Bereichs in rexx ist die Mediathek, in der Sie eigene oder fremde Inhalte wie Videos, Websites oder Texte für Ihre Mitarbeiter:innen sammeln können. Diese können z.B. für die Bildung und Weiterbildung eingesetzt werden, interne Prozesse und Workflows abbilden, unterhaltender Natur sein, etc.

Hervorragend: die künstliche Intelligenz RAI greift auf Wunsch ebenfalls auf das Unternehmenswissen in Form Ihrer Mediathek zu und kann Ihren Mitarbeiter:innen so als Chatbot weiterhelfen. Zum Beispiel, indem sie auf Inhalte aus der Mediathek verweist oder diese für Ihre Mitarbeiter:innen zusammenfasst.

Fazit: Der Self-Service ist zwar interaktiv, aber teilweise unpraktisch

In Sachen Self-Service ist rexx ein zweischneidiges Schwert. Einerseits überzeugt das Tool mit einem übersichtlichen Self-Service-Portal, das auch die Features des Social Intranets wie den Chat und einige Spiele und andere Interaktionsmöglichkeiten enthält. Andererseits steigert das Antragswesen selbst für kleine Datenänderungen den Verwaltungsaufwand in der HR – der durch den Zugang für die Mitarbeiter:innen ja eigentlich reduziert werden sollte.

Andere HR-Lösungen wie kiwiHR oder Factorial bieten hier einen flexibleren Self-Service; dafür aber keine Spielereien wie Einzelchats und Co.

Die Self-Service-Funktionen von rexx systems im Überblick

• Übersichtliches Dashboard: Ihre Mitarbeiter erleben mit der Software eine gute Usability
• Interaktionsmöglichkeiten: Mit einem Team-Quiz oder dem Lunch-Roulette lernen sich Teamkolleg:innen besser kennen
• Whistleblowing-Kanal: Im Ernstfall geben Ihre Mitarbeiter:innen Verdachtsfälle über ein sicheres Portal an Sie weiter, auch anonym
• Mediathek: Erstellen Sie eine unternehmensweite Mediathek mit verschiedenen Inhalten, um Ihren Mitarbeiter:innen relevanten Content zur Verfügung zu stellen.

Was kostet rexx systems?

rexx systems ist modular aufgebaut. So gestaltet sich auch die Preisgestaltung der Hauptmodule Personalmanagement, Bewerbermanagement und eine Kombinationslösung als Suite. Da die Anforderungen an das Talentmanagement sehr von Ihren Bedürfnissen abhängen, gibt es den Tarif nur mit einer persönlichen Beratung. Obwohl allein das Basispaket bereits ab 730 € erhältlich ist, zeigt die Software mit 100 integrierten Usern und dem großen Funktionsumfang insgesamt ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Beispielpreise für die rexx Suite

Screenshot: trusted.de

Quelle: rexx-systems.com

Wie benutzerfreundlich ist rexx systems?

rexx systems ist eines der umfangreichsten Tools im Test der besten Personalmanagement-Software. Der große Funktionsumfang ist für die Usability leider auch spürbar. Eine eigenständige Implementierung ist seitens der Hersteller auch nicht gedacht, daher kann eine Testversion aus administrativer Sicht für ungeübte User abschreckend wirken. Manager:innen und besonders Mitarbeiter:innen erhalten eine weit übersichtlichere Software mit begrenzten Möglichkeiten.

Manche Features sind moderner als andere

Während die umfangreichen Funktionen im Entwicklungsbereich modern aussehen, wirken besonders Organisations- und Verwaltungs-Features veraltet. Diese erinnern an die Ordnerstruktur eines veralteten Betriebssystems, was im Test lediglich Abzüge in der Optik zur Folge hatte. Mit etwas Übung war auch hier eine Navigation möglich.

Video-Tutorials gibt es nicht, dafür Webinare für Kund:innen

Im Praxistest wären an vielen Stellen Video-Tutorials erfreulich gewesen. Besonders in Sachen Personalverwaltung und Workflow-Management. Viele Features wie der Dokumenten-Upload waren schlicht versteckt und wurden erst spät gefunden. Als User werden Sie immerhin in der Anwendung vom Anbieter geschult und können auf hilfreiche Webinare zugreifen.

Wie sicher ist rexx systems?

Die Rechenzentren der Software-as-a-Service stehen in Deutschland und sind vom TÜV-Nord ISO 27001:2013 zertifiziert. Gehostet werden die Server von der Nürnberger noris network AG, wodurch die Sicherheit auch für den öffentlichen Dienst gewährleistet wird. Eine sichere Datenübertragung bietet der Hersteller mit einer SSL-Verschlüsselung. Für den korrekten Umgang mit Ihren Daten wurde ein Datenschutzbeauftragter ernannt. Eine Implementierung auf Ihren privaten Servern ist bei Absprache ebenfalls möglich.

Welchen Kundenservice bietet rexx systems?

Das rexx-Support-Team ist für Sie von Montag bis Freitag zwischen 9:00 Uhr und 17:00 Uhr telefonisch oder per Mail erreichbar. Zusätzlich haben Sie Zugriff auf ein interaktives Kundenforum, in deutscher oder englischer Sprache, mit einem ausführlichen FAQ-Teil. Der während des Tests kontaktierte Kundenservice reagierte innerhalb von wenigen Stunden verhältnismäßig schnell, freundlich und kompetent auf die Fragen der trusted-Redaktion. Als Administrator:in sind die regelmäßigen Webinare zu rexx-Modulen für Sie kostenfrei.

Unterstützung mit Screen-Sharing kostet extra

rexx bietet sogar einen Premium-Support. Dort erhalten Sie via Screen-Sharing Unterstützung von erfahrenen Experten. Besonders preiswert ist dieses Extra mit 200 € pro Monat jedoch nicht. Sie können sich im Live-Chat Lohn-, Verwaltungs- oder Recruiting-Features erklären lassen, was bei der wenig intuitiven Oberfläche äußerst hilfreich ist.

So bewerten andere User die Software

Die Meinungen zum digitalen Produkt sind im Netz sehr gemischt. Teils loben User die gute Usability, was der trusted-Test nicht vollständig bestätigt. Andere Bewertungen von Nutzer:innen aus der HR loben besonders die Funktionsvielfalt für das Bewerber- und Talentmanagement, sie bemängeln jedoch hin und wieder unausgereifte Workflows.