Die großen Kinos haben sie mittlerweile fast alle: Die Möglichkeit zur Online-Reservierung von Kinokarten. Bevor das so war, liefen den Filmhäusern regelmäßig die Drähte heiß, weil Hunderte von Menschen Kinokarten reservieren wollten. Anderes Szenario: Die Terminvereinbarung bei einem Arzt. Beim ersten Anruf ist meistens besetzt, beim zweiten erreichen Sie vielleicht eine Sprechstundenhilfe. Dann heißt es den richtigen Termin finden: Also zwei Terminkalender aufeinander abzustimmen, wobei jeder nur den eigenen vor Augen hat… Sie sehen, worauf das hinausläuft: Wäre es nicht viel einfacher, wenn man den Arzttermin einfach online vereinbaren könnte? Wenn es einen Online Terminkalender gäbe, auf dem ersichtlich ist, wann der Arzt noch freie Zeitfenster hat und der Patient den idealen Termin für sich auswählt? Ärzte sind aber nur ein kleines Beispiel. Dasselbe gilt für KFZ-Werkstätten, Tischreservierungen, Friseure, Sportplätze, Meetingräume, Ämter, Projektgruppen und vieles mehr. Genau diese Möglichkeit gibt es dank Online Terminplanung! trusted.de hat die wichtigsten Anbieter für Sie übersichtlich zusammengestellt.
- Anbieter von Terminplanung stellen Plattformen für eine unkomplizierte Termin-Koordination bereit. Zeitfenster werden individuell konfiguriert und können anschließend ganz simpel und verbindlich online gebucht werden.
- Die Liste der Vorteile ist lang, sie reicht von der Zeitersparnis auf beiden Seiten über die Unabhängigkeit von Telefonzeiten bis hin zu automatischen Termin-Erinnerungen.
- Die Einsatzfelder sind extrem vielfältig. Interessant ist die Technik sowohl für Restaurants, Shared Offices und das Kreisverwaltungsreferat, als auch für Beauty Salons oder Fitnesstrainer. Auch unternehmensintern zur Vereinbarung von Meetings und anderen Terminen eignet sich die Software hervorragend. Eine wichtige Vorreiterrolle spielen allerdings Ärzte & Therapeuten, da hier naturgemäß sehr viele Termine vereinbart werden.
Was ist Terminplaner Software?
Modell mit Zukunft
Accenture Consulting prognostiziert: Im Jahre 2019 werden im amerikanischen Gesundheitssektor bereits fast 1 Milliarde Online Terminbuchungen eingehen.
Mit der von uns vorgestellten Software können Sie ganz einfach einen Terminplaner selbst gestalten. Für jeden denkbaren Zweck entsteht so ein individueller Terminkalender, der es Ihren Kunden ermöglicht, sich in aller Ruhe ein passendes Zeitfenster auszusuchen oder sich auf einen gemeinsamen Termin zu einigen.
Für Sie als Ersteller des Terminkalenders gibt es unzählige Möglichkeiten der Anpassung und Verwaltung, sodass keine Wünsche offen bleiben.
Wie funktioniert Terminplanung online?
Terminplanung online erspart den aufwändigen Koordinationsprozess via Telefon, Email oder persönlicher Visite. Der Prozess wird an eine online Plattform abgegeben, sodass jeder Interessent zu jeder Zeit einen geeigneten Termin finden und verbindlich buchen kann. Weniger Zeitaufwand für beide Seiten, hoher Komfort und viele weitere Vorteile machen diesen Service äußerst attraktiv.
Für wen eignet sich Terminplanung Software besonders?
Hier eine vollständige Liste anzuführen ist vollkommen unmöglich, denn grundsätzlich kann jede Einrichtung, die Termine vergibt und jede Gruppe, die sich terminlich koordinieren möchte, den Service zu ihrem Vorteil nutzen. Einige Beispiele dafür sind:
- Ärzte & Therapeuten
- Projektgruppen & Unternehmens-Abteilungen
- Shared Offices & Meetingräume
- Friseure & Beauty-Salons
- Restaurants & Bars
- Ämter & Verwaltungen
- Sportplätze & Trainer
- KFZ-Werkstätten & TÜV-Prüfstellen
- usw.
Vorteile von online Terminplanung
Das Grundprinzip überzeugt bereits durch wichtige Vorteile wie Zeitersparnis und zeitliche Unabhängigkeit. Durch die vielen darauf aufbauenden Features kommen aber noch etliche Vorteile hinzu.
- Zeitersparnis durch weniger Telefonate & Co
- Terminbuchung zu jeder Tageszeit möglich
- Geringere Terminausfälle durch automatische Erinnerungen
- Simple Bedienung
- Eigene Website nicht unbedingt erforderlich
- Automatische Synchronisierung mit Terminkalendern
- Möglichkeit der Verknüpfung mit CRM
- Integrierbare Bezahl-Option
- Terminverschiebungen werden automatisch kommuniziert
- Anschluss-Dokumente können automatisch generiert werden
- Terminkalender sind jederzeit einsehbar
- Schnittstellen zu Task Management Apps, Projektmanagement Software usw.
Nachteile von online Terminkalendern
Alles hat auch Nachteile. Indem trusted.de Sie hier darauf hinweist, können Sie entsprechend vorbeugen und so den Problemen von Anfang an aus dem Weg gehen.
Vermeintliche Unverbindlichkeit
Online Buchungen haben für manche Nutzer einen weniger verbindlichen Charakter, als telefonisch oder schriftlich vereinbarte Termine. Das wissen allerdings auch die Terminplanung Plattformen und haben sich Wege überlegt, dem entgegenzuwirken. So gibt es beispielsweise die Möglichkeit, nur Terminbuchungen von per Handynummer/E-Mail/Kundennummer verifizierten Nutzern zuzulassen. Das steigert das Verantwortungsgefühl und macht deutlich, dass es sich um eine definitiv verbindliche Vereinbarung handelt.
Achten Sie darauf, die Verbindlichkeit der Online-Buchung klar und verständlich zu kommunizieren. Eine Handy-Verifizierung zum Beispiel Verdeutlicht nicht nur diesen Punkt, sondern ermöglicht auch eine zusätzliche Termin-Erinnerung per SMS. Das verringert die Ausfallwahrscheinlichkeit zusätzlich.
Abschreckung für Internet-Asketen
Nicht für jeden klingt ein online Terminkalender verlockend, für manche wird das Internet immer “Neuland” bleiben. Deshalb sollten Sie die Online-Buchung nur als zusätzliche Möglichkeit anbieten. Sie oder Ihre Mitarbeiter können problemlos auch am Telefon, per Email oder persönlich Terminanfragen bearbeiten und die vereinbarten Termine nahtlos in den online Terminkalender einfügen. So laufen Sie garantiert nicht Gefahr, einzelne Kunden abzuschrecken.
Online Terminplaner sollten zunächst unbedingt als zusätzlicher Service verstanden werden. Dass dafür allerdings Bedarf besteht zeigt zum Beispiel eine Studie, die 2015 vom Online Ärzte Portal jameda.de in Auftrag gegeben wurde. Danach wünschen sich 78% der Befragten die Möglichkeit, Arzttermine online vereinbaren zu können. Und warum sollte das nur für Ärzte gelten?
Das kostet ein online Terminplaner
Die Preise variieren stark nach Anzahl der Nutzer, Terminpläne und Funktionsumfang. Die grundlegende Nutzung ist oftmals sogar gratis, allerdings stoßen Sie damit bei professioneller Anwendung schnell an Grenzen. Denn gerade Schnittstellen und Möglichkeiten der Vernetzung sind bei den Free Versionen kaum enthalten. Und schon für wenige Euro monatlich erhalten Sie leistungsstarke Terminplanung Software.
Auf was sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten?
Der Markt ist noch relativ jung, doch es buhlen bereits sehr viele Anbieter um Ihre Gunst. Die Wahl fällt also gar nicht so leicht. trusted.de hat ein paar Tipps für Sie, wie Sie bei der Suche vorgehen sollten.
Schritt 1: Besondere Anforderungen? Fach-Spezialisierung?
Zunächst einmal geht es darum, ob Sie ganz besondere Anforderungen an die Plattform haben. Für einige Branchen gibt es spezialisierte Anbieter, allen voran sind das Ärzte und Therapeuten. Werfen Sie gegebenenfalls einen Blick in die besonderen Leistungen. Möglicherweise - aber nicht gezwungenermaßen - sind Sie mit einem Spezialanbieter besser beraten.
Schritt 2: Extern/Intern, Angepasst, Einbau-Service?
Möchten Sie den Service in Ihre Website integrieren, oder lieber per Link auf eine externe Anwendung verweisen? Zwar bieten die meisten Anbieter beide Varianten, doch unterscheidet sich die optische Aufbereitung gerade bei der externen Variante auf den Anbieter-Plattformen sehr. Wie stark sind die Anpassungsmöglichkeiten an Ihr Layout, lässt sich überhaupt ein eigenes Logo verwenden? Oder gibt es vielleicht sogar die Möglichkeit, den Einbau in Ihre Website vom Teminplanungs-Portal machen zu lassen? Einige Plattformen bieten diesen Service sogar kostenlos.
Schritt 3: Schnittstellen
Es gehört zum guten Ton, dass sich der online Terminkalender in private Kalender übertragen lässt, Schnittstellen zu CRM Tools oder Projektmanagement Software sind hingegen kein Standard. Auch Exportmöglichkeiten in bestimmte Formate sind nicht durchgängig vorhanden. Wenn Sie derlei in Ihrem Workflow benötigen, kann das ein Ausschlusskriterium sein.
Schritt 4: Preismodelle & Tarife
Machen Sie sich klar, welche Bedürfnisse Sie wirklich haben. Wieviele Buchungen werden Sie wohl entgegennehmen? Wie viele Benutzer-Accounts sollen den Terminkalender administrieren? Wie viele parallele Kalender benötigen Sie? Welche Kündigungsfristen nehmen Sie in Kauf? Welche Extra-Optionen möchten Sie dazubuchen? All diese Fragen können, je nach Tarifmodell eines Terminplanung Anbieters, ausschlaggebend sein und zu stark abweichenden Kalkulationen führen. Deshalb lohnt sich der Vergleich!
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Die Basisdisziplin beherrschen alle Online Terminplanung Anbieter sehr gut, doch bei den Zusatzfeatures tun sich Unterschiede auf. Hier eine Übersicht über die teilweise verfügbaren Optionen und Möglichkeiten.
- Verifizierungs-Schleife (per E-Mail, SMS, Kundennummer): Verhindert unseriöse Terminbuchungen
- Drag&Drop-Unterstützung: Vereinfachte Hanhabung des Terminplaners
- Mobile Optimierung: Unterstützung für Smartphones & Tablets wird immer wichtiger
- Automatische Erinnerung (E-Mail, SMS): Verringert Terminausfälle
- Terminverschiebung mit automatischer Benachrichtigung bzw. Vorschlags-Funktion: So können Sie im Notfall Termine schnell und simpel verschieben
- Rechte- und Zugriffsverwaltung für Ihre Mitarbeiter: Verschiedene Mitarbeiter bekommen verschiedene Zugriffsrechte, damit jeder nur das sieht, was ihn/sie auch betrifft
- Terminaufzeichnung: Wenn Sie im Nachhinein Termine auswerten möchten, ist die tatsächliche Dauer relevanter als die geplante Dauer
- Reporting Tools & Grafiken: Lassen Sie sich die gesammelten Termine in Tabellen und Grafiken darstellen, um eine bessere Übersicht zu haben
- Daten-Export: Ein einfacher Export in Excel ist oftmals für Ihre internen Arbeitsabläufe von großer Bedeutung
- Offline Betrieb: Lassen sich die Termine auch noch abrufen, wenn Sie einmal keine Internetverbindung haben?
- Schnittstellen & APIs: Zu verschiedensten internen Systeme sind Schnittstellen sinnvoll und wichtig
- Social Sharing: Die Möglichkeit, Ihren Terminplaner auch über Social Media Kanäle zu verbreiten, etwa um auf plötzlich frei gewordene Termine aufmerksam zu machen
- uvm.
Unterschiede von Terminplaner Software zu Kalender Apps
Die Anbieter wissen natürlich, wie nah beieinander die Themen liegen und deshalb gibt es mittlerweile viele Plattformen, die auf beiden Gebieten zuhause sind. Kalender Software ist aber eigentlich etwas grundlegend anderes. Sie organisiert Ihren persönlichen Tagesablauf und verwaltet Ihre Termine - nicht die einer wie auch immer gearteten Dienstleistungsstelle. Arbeiten Terminplanung und Kalender App jedoch perfekt zusammen, so hat das viele Vorteile für Sie. Zum Beispiel füllt sich Ihr persönlicher Kalender automatisch mit den Ihnen zugeteilten Terminen aus der Terminplanung Software. Anders herum blockt Ihr Kalender die entsprechenden Zeiten automatisch im Online Terminkalender, wenn Sie eigene Termine eintragen.
Der Markt um online Terminplaner
Die interessantesten Anbieter von Terminplaner Apps hat trusted.de bereits übersichtlich aufgelistet.
- Doodle
- doxter
- eTermin
- Ganttic
- Humanity
- Natural Insight
- Planday
- ResourceGuru
- Setster
- Shore
- Simplybook.me
- Teambook
- termidat
- Terminland
- Timendo
- Visitour
- WorkflowMax
Fazit: Mehr Service und weniger Aufwand
Viele Kunden wünschen sich, dass die Terminvereinbarung bei verschiedenen Dienstleistern endlich so einfach wird wie etwa das Online Shopping. Aller Voraussicht nach steht dem Online Terminplaner eine ebenso erfolgreiche Zukunft bevor. Gehen Sie also am besten gleich jetzt den Schritt nach vorn und machen Sie es der Konkurrenz vor. Ihre Mitarbeiter, Ihre Kunden und Ihre neu zu gewinnenden Kunden werden es Ihnen danken. Mithilfe der trusted.de Online Terminplaner Übersicht finden Sie schnell und einfach den richtigen Anbieter.
Organisation ist ein Mittel, die Kräfte des Einzelnen zu vervielfältigen.
