CentralPlanner Test
CentralPlanner ist ein vergleichsweise kleines Tool mit wenig Funktionen, die aber anstandslos umgesetzt wurden. Wer also nicht mehr braucht als ein geordnetes Reservierungsbuch und vielleicht ein einfaches Online-Widget, der bekommt mit diesem Tool genau das zu einem vernünftigen Preis. CentralPlanner spart sich komplizierten Schnickschnack und ist damit besonders einsteigerfreundlich, gerade im Bezug auf die Bedienung. Der Look des Tools ist schlicht gehalten, funktional und für den schnellen Blick im hektischen Gastronomie-Alltag gedacht. Wer sich allerdings eine Komplettlösung zur Verwaltung seiner Buchungen zulegen möchte, die beispielsweise Dienstpläne oder eine Rechnungsverwaltung beinhaltet, der wird zu einem anderen Tool greifen müssen.
- Sehr einfache Handhabung
- Angenehm reduzierter Look
- Schnelles Onboarding
- DSGVO-konform
- Kleiner Funktionsumfang
- Kaum Anpassungsmöglichkeiten
Was kostet CentralPlanner?
CentralPlanner bekommen Sie in einem von vier Tarifen: den dauerhaft kostenlosen Starter-Tarif, “Basis” für 14,90€, “Premium” für 29,90€ und “Professional” für 49,90€ im Monat. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer. Sie haben die Möglichkeit, die Tarife “Basis” und “Premium” von CentralPlanner 30 Tage kostenlos zu testen. Entscheiden Sie sich nicht für ein Abo, werden Sie automatisch auf den kostenlosen Tarif zurückgestuft. Es gibt keine Mindestvertragslaufzeit und eine Kündigung ist jederzeit möglich.
Welche Funktionen hat CentralPlanner?
CentralPlanner ist in erster Linie ein digitales Reservierungsbuch, dass Sie zusätzlich als Online-Reservierungstool nutzen. Die Integration erfolgt dabei über den üblichen HTML-Code. Mit dem Kontaktregister und den Möglichkeiten zur Kundenkommunikation aus dem Tarif “Professional” übernimmt es teils auch die Aufgaben eines CRMs. Sie können im Tool je nach Tarif Räume und Bereiche sowie zusätzlich Platzkapazitäten angeben, die Sie nach Bedarf online verfügbar machen oder blocken.
Mit Centralplanner erhalten Sie Funktionen zur Einzel- und Serienbuchung von Terminen inklusive einer Buchungshistorie. Zudem lassen sich Ihre Kunden aus dem Tool heraus per E-Mail kontaktieren. Einen SMS-Service gibt es bislang nicht. Mit einem CentralPlanner-Account verwalten Sie jeweils einen Standort.
Legen Sie zügig Räume und Tischkapazitäten an
Ab dem kleinsten Tarif “Starter” lässt Sie CentralPlanner verschiedene Räume und Bereiche anlegen, denen Sie individuell eine Farbe zuweisen. Diese Bereiche tauchen später als farbige Register links in Ihrem Reservierungsbuch auf. Ab dem Tarif “Premium” statten Sie die Räume zusätzlich mit separaten Angaben zu Tischen und verfügbaren Plätzen aus.
In Ihren Einstellungen entscheiden Sie individuell, ob Sie Tische und Räume online anbieten möchten oder nicht. Das kann beispielsweise dann sinnvoll sein, wenn der betreffende Raum renoviert wird, Sie diesen für Walk-Ins freihalten wollen oder Plätze in bestimmten Bereichen nicht zu jeder Zeit anbieten. Haben Sie beispielsweise Tische auf Terrassen oder in Biergärten, nehmen Sie diese im Winter mit einem Klick aus dem Online-Angebot.
Reservierungen noch zügiger erledigen
Reservierungen anzunehmen und einzutragen ist mit CentralPlanner äußerst schnell erledigt. Sie klicken lediglich auf eine der viertelstündlich unterteilten Uhrzeiten im Kalender und geben den Namen des Gastes ein. Ist dieser in Ihrer Kontaktdatenbank, wird er automatisch vorgeschlagen. Haben Sie Tische hinterlegt, zeigt Ihnen das Tool, ob die angekündigte Gruppe noch an einen Tisch passt und wie viele Plätze insgesamt im Raum verbleiben. Mit wenigen Klicks blockieren Sie bei Bedarf auch mehrere Tische für Gruppen.
Schon ab dem Tarif “Starter” lässt sich das Reservierungswidget von CentralPlanner in Ihre Website integrieren. Das erledigen Sie bequem via kurzem HTML-Befehl. Auch von Vorteil ist die vorgefertigte Aufklärung zur DSGVO, die Sie als vorformatierten Text nur kopieren und in Ihre Seite einfügen müssen. Ein Manko gibt es jedoch: das Widget lässt sich optisch nicht verändern. Eine Anpassung auf die eigene CI oder Möglichkeiten, die Schrift auf einer dunklen Website lesbar zu machen, gibt es nicht.
Immerhin: Sie können mehrere Widgets anlegen und diese an verschiedenen Stellen in Ihrem Webauftritt hinterlegen. Optisch ändert sich das Widget dabei nicht, jedoch bestimmen Sie in jedem Formular individuell, welche Ihrer Bereiche verfügbar sind und welche Informationen im Widget abgefragt werden sollen. Das ist beispielsweise dann praktisch, wenn saisonal bedingt Bereiche in Ihrem Haus geschlossen haben. Legen Sie dann einfach Ihr zusätzliches “Winter-Widget” ohne Terrasse an, anstatt das aktuelle Formular dauernd zu ändern.
Haben Sie keinen eigenen Webauftritt, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kunden per Link auf eine externe Buchungsseite weiterzuleiten, wo sie dann Ihr Buchungswidget vorfinden. Während Sie im Tarif “Starter” nur Reservierungen online erhalten und diese dann bearbeiten, erledigt das im Tarif “Premium” die Software für Sie. Allerdings können Sie optional entscheiden, ob Sie bei “Premium” dennoch Reservierungen manuell bestätigen möchten oder nicht.
CentralPlanner enthält essenzielle Funktionen wie Buchungsbestätigungen, Stornierungen und Gruppenbuchungen. Als reines Reservierungstool sind Online-Zahlungen über die Software bisher nicht möglich.
Bleiben Sie unkompliziert mit den Kunden in Kontakt
Neben umfangreichen Tools wie cituro und edoobox hat auch das kleine CentralPlanner eine Benachrichtigungsfunktion für Ihre Gäste. So werden diese bei bestimmten Ereignissen von CentralPlanner automatisch per Mail benachrichtigt, beispielsweise bei einer Buchungsbestätigung oder einer Absage. Ab dem Tarif “Professional” versenden Sie zudem automatisierte Danke-Mails mit Bitte um Bewertungen oder eine Reservierungserinnerung. Gerade Letztere ist praktisch, um die Zahl der No-Shows zu reduzieren.
Verwenden Sie die Standardtexte von CentralPlanner, dann wählen Sie aus den Anreden “Du”, “formell” und “offiziell”. Alternativ lassen sich aber auch ab dem Tarif “Premium” Ihre eigenen Texte verwenden. Sie selbst können sich auf Wunsch eine Zusammenfassung aller Reservierungen um eine von Ihnen bestimmte Uhrzeit als E-Mail senden lassen. So behalten Sie immer ein Gefühl dafür, wie es um Ihre aktuellen Auslastungen steht und an welchen Tagen besonders viele Reservierungen bei Ihnen eingehen.
Verwalten Sie einfach und DGVO-konform Ihre Kundschaft
Haben Sie einen Kunden einmal in Ihrer Datenbank angelegt, haben Sie die Möglichkeit, diesen für zukünftige Reservierungen erneut auszuwählen, ohne langes Tippen. Auch lassen sich hier zusätzliche Kundendaten anlegen, wie Adresse oder Anmerkungen, beispielsweise Allergien. Haben Sie und Ihr Personal mal aus Versehen einen Gast zweimal in Ihrem System angelegt, hilft Ihnen die praktische Dublettenprüfung bei der Zusammenführung Ihrer Daten. So erledigen Sie Reservierungen noch schneller und lernen Ihre Kunden besser kennen.
Gleichen Sie den Kalender mit Ihren Dienstplänen ab
Wenn Sie schnell und unkompliziert Ihre Auslastung abschätzen wollen, rufen Sie den Kalender der Übersicht auf. In diesem sehen Sie lediglich den Tag und die Anzahl der Reservierungen. Damit lässt sich klar und schnell abschätzen, ob die von Ihnen zu diesen Tagen eingeplanten Mitarbeiter ausreichen. Außerdem lassen sich mit den Informationen auf lange Sicht Trends erkennen, wann Ihr Geschäft besonders gefragt ist.
Schützen Sie Ihre Reservierungen mit Rollen und Rechten
Wenn Sie in Ihrem Betrieb mit vielen Aushilfen und häufig wechselndem Personal zu tun haben, ergibt es Sinn, Rollen und Rechte zu definieren. Mit diesen schützen Sie Ihre Kundendaten vor unbefugten Exporten oder Veränderungen und verhindern, dass ungeübtes Personal in Ihrem Reservierungsbuch Chaos stiftet. Sie haben die Wahl aus vier Rollen:
Mitleser
Diese Rolle erhält lediglich Einsicht in die Kontakte, den Verlauf und die Reservierungen. Dateien bearbeiten, anlegen oder löschen darf diese Rolle nicht. Sie eignet sich für Aushilfen oder Mitarbeiter, die mit der Bedienung des Tools nicht vertraut sind.
Verwalter
Die Standardrolle neuer Nutzer. Verwalter dürfen Reservierungen anlegen, bearbeiten und löschen. Auf globale Accounteinstellungen wie die Tischpläne oder große Datenexporte hat diese Rolle keinen Zugriff.
Admin
Admins nehmen grundlegende Einstellungen vor. Sie verändern die Öffnungszeiten, Raum- und Tischpläne, laden neue Nutzer ein und haben Einsicht in Rechnungen. Admins verteilen zudem die Benutzerrollen an die Mitarbeiter.
Inhaber
Inhaber haben alle Berechtigungen, die den Admins auch zustehen. Zusätzlich sind Sie allerdings in der Lage, den CentralPlanner-Account endgültig zu kündigen beziehungsweise zu löschen.
Ihr Dashboard dient Ihnen als übersichtlicher Feed. Exporte oder Berichte lassen sich mit CetralPlanner nicht vornehmen.
Sehen Sie alle Reservierungen und Aktionen im Feed
Im Arbeitsalltag der Gastronomie geht es oft hektisch zu. Das hat auch der Anbieter erkannt und mit dem Übersichtsfeed eine einfache Ansicht geschaffen, in der Sie schnell und unkompliziert die wichtigsten Daten Ihrer letzten Buchungen einsehen. Sie sehen, ob neue Kontakte angelegt wurden, ob Reservierungen eingetragen wurden und von wem der Eintrag stammt. Sie brauchen also zum Erfassen der letzten Aktionen nur einen Blick und sind nach wenigen Klicks schneller wieder bei Ihrer Kundschaft.
Problemlose Integration in Ihre Facebook-Page
Die Integration Ihrer Online-Reservierungsmaske in Facebook ist dann möglich, wenn die Seite mindestens 2.000 Fans zu verzeichnen hat. Ab dann fügen Sie unkompliziert über die Einstellungen in CentralPlanner die Maske mit wenigen Klicks in Ihre Page ein. Große Partnernetzwerke wie die die von bookingkit oder Shore sind für ein kleines Tool wie CentralPlanner nicht zwingend notwendig.
Die Kurzform der eben beschriebenen Funktionen gibt es in der Tarifübersicht zu CentralPlanner.
Wie benutzerfreundlich ist CentralPlanner?
CentralPlanner ist vor allem durch seinen kleinen Umfang ein sehr handzahmes Tool. Nach wenigen Stunden beherrschen Sie den Umgang damit und integrieren die Software ohne Probleme in Ihren Arbeitsalltag. Ob CentralPlanner komfortabel ist, ist situationsabhängig. Wer nicht mehr vom Tool erwartet als ein praktisches Reservierungsbuch, der ist hier vor allem in Anbetracht des fairen Preises gut bedient. Alle, die gern mehr hätten, wie zum Beispiel Anpassungsoptionen oder ein Rechnungstool, werden nicht glücklich.
Sehr simples Onboarding
Da CentralPlanner per se nicht wahnsinnig viele Funktionen beinhaltet, ist das Onboarding ein Kinderspiel. Sie werden voraussichtlich nur wenige Tage brauchen, um das Tool selbst im Schlaf bedienen zu können. Durch die reduzierte Oberfläche haben Sie immer alle wichtigen Infos im Blick und können durch die wenigen vorhandenen Reiter schneller finden, was Sie suchen. Gibt es doch mal Fragen, helfen Ihnen kleine Textboxen, das Help-Center und die Video-Tutorials des Anbieters.
Sinnvolle Zusatzfunktionen in Zeiten von Corona
Mit den neuen Corona-Regelungen sind alle Gaststätten zur Erfassung von Besucherdaten verpflichtet. Um neben dem aufgeräumten Reservierungstool nicht mit einer wilden Zettelwirtschaft hantieren zu müssen, haben die Anbieter von CentralPlanner kurzerhand einige Checkboxen verbaut, mit denen Sie Corona-relevante Daten zum Pflichtfeld machen können. Das ist unkompliziert und in den vom Virus gebeutelten Gaststätten eine sinnvolle und direkte Hilfe.
Keine mobile App
Wenn Sie einmal unterwegs Ihre Reservierungen überprüfen möchten, dann greifen Sie ausschließlich auf die mobil responsive Web-App des Anbieters zurück. Eine native App zum Tool gibt es, anders als bei Tools wie SimplyBook.me, derzeit leider nicht.
Für wen eignet sich CentralPlanner?
In erster Linie ist CentralPlanner, so wie auch resmio, ein Reservierungstool, dass sich vor allem für die Gastronomie eignet, erkennbar an den Tools wie den Tisch- und Sitzplänen. Allerdings wirbt der Anbieter auch mit Anwendungen in der Hotellerie, Sportzentren oder Freizeit-Anbietern wie Minigolf-Plätze. Durch die Möglichkeit, unbegrenzt Räume und Gast-Kapazitäten anzulegen, ist das in der Tat möglich. Alle, die komplexere Buchungstools mit Kursen oder Ressourcen benötigen wie Bildungseinrichtungen oder Verleiher, sind hier eher falsch. Sie sind mit umfangreichen Tools wie SuperSaaS besser bedient.
Für weitere Informationen zu den möglichen Funktionen und Aufgaben von Buchungstools, steht Ihnen der Ratgeber zu Buchungssystemen von trusted.de zur Verfügung.
Wie sicher ist CentralPlanner?
Das Hosting Ihrer Daten erfolgt in gesicherten Datenzentren innerhalb Deutschlands. Die Übertragung Ihrer Daten läuft mit einem 256-Bit-Schlüssel nach TLS 1.2 Standard. Ihre Daten werden mit täglichen Back-ups und einer redundanten Datenspeicherung vor dem Verlust geschützt. Die Verfügbarkeit der Server liegt im Jahresmittel bei 95 %. Über die Einstellungen erhalten Sie einfachen Zugang zu einem DSGVO-konformen Verarbeitungsvertrag, den Sie genau auf die von Ihnen hinterlegten Datensätze anpassen.
Welchen Kundenservice bietet CentralPlanner?
Benötigen Sie Hilfe bei der Bedienung, landen Sie mit einem Klick auf den Rettungsring im Helpcenter des Tools, das Ihnen auf Deutsch und Englisch zur Verfügung steht. Alternativ können Sie in den FAQs nach einer Antwort suchen oder schreiben dem Anbieter via Kontaktformular. Für mehr Verständlichkeit sorgen kurze Video-Tutorials auf dem hauseigenen YouTube-Kanal. Für Infos und Neuigkeiten rund um Themen aus der Gastronomie und das Tool CentralPlanner besuchen Sie den entsprechenden Blog.
