Die Hauptzentrale von cituro ist der cituro-Manager. Dabei handelt es sich um die Web-App, in die Sie sich einloggen, um im Backend Ihres Buchungstools zu arbeiten, Anpassungen vorzunehmen und Ihre Buchungen einzusehen. Dabei stehen Ihnen Funktionen von der Buchungsbestätigung bis hin zum Bewertungsmodul zur Verfügung.
Ihr persönliches Bewertungssystem
Über Ihre automatisierte Kundenfeedbackabfrage nach Terminen können Sie Ihre Kunden um Feedback bitten. Dabei haben Sie bei den Zeitintervallen die Wahl, niemals nach Feedback zu fragen, nach jedem Termin, einmalig, einmal pro Quartal, einmal im Halbjahr oder einmal im Jahr. Diese Bewertungen sind für Sie natürlich eine wichtige Inspirationsquelle für Verbesserungen und im Idealfall ein überragendes Verkaufsargument für die User Ihres Buchungssystems.
Die Bewertungen lassen sich auch auf Google in Ihren Suchergebnissen anzeigen und in Ihr ProvenExpert-Profil exportieren, sofern Sie eines besitzen.
Ganz einfach Dienstpläne anlegen
Wenn Sie in der oberen rechten Ecke im Kalender auf den entsprechenden Button klicken, gelangen Sie zum Dienstplan. Der ist recht simpel gestaltet und füllt sich automatisch mit den von Ihnen hinterlegten Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Hier können Sie außerdem Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit eintragen. Haben Sie Ihre entsprechende Wohnregion eingegeben, werden Feiertage sichtbar im Kalender markiert.
Achten Sie darauf, dass Krankheitstage nicht von unbefugten Personen eingesehen werden dürfen. Krankheitsbedingte Fehlzeiten gelten als personenbezogene Daten, die unter den Datenschutz fallen. In cituro schützen Sie solche Daten mit den Rollen und Berechtigungen, die Unbefugten den Zugriff auf die Informationen verweigern. Mehr dazu finden Sie weiter unten im Abschnitt “Berechtigungsrollen vergeben”.
Ebenfalls markiert werden Abweichungen von den normalen Arbeitszeiten. So werden Sie beim schnellen Blick in den Dienstplan daran erinnert, wenn Mitarbeiter nicht wie gewohnt verfügbar sind. Auch haben Sie die Möglichkeit, Tage für einzelne oder alle Personen zu blocken. Das ist beispielsweise dann nützlich, wenn Sie Ihren Laden renovieren oder einer Ihrer Mitarbeiter auf eine Fortbildung geht. So buchen Ihre Kunden nur Ressourcen, die auch wirklich verfügbar sind.
Erstellen Sie ohne großen Aufwand Dienstpläne für Ihre Mitarbeiter
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Quelle: cituro.com
Sollten Sie in einem Unternehmen mit Schichtbetrieb arbeiten, hinterlegen Sie am besten diese Schichten als Vorlage. So müssen Sie die entsprechenden Zeiten nicht jedes Mal von vorne eintippen und wählen die von Ihnen definierte Schicht einfach nur noch aus.
Personalkartei verwalten
In der Personalkartei hinterlegen Sie relevante Daten wie Name, Anschrift und Kontaktdaten sowie die entsprechenden Arbeitszeiten Ihres Personals. Zusätzlich fügen Sie ein Profilbild, die angebotenen Fähigkeiten oder Leistungen und eine individuelle Kalenderfarbe für den Mitarbeiter hinzu. Mit den Mitarbeitertypen legen Sie Rollen innerhalb Ihres Unternehmens für Ihre Angestellten fest, wie beispielsweise Azubi, Meister oder Praktikant.
Die Rollen lassen sich später in der Buchungsmaske angeben, um unterschiedliche Preise für den Service durch Ihre Angestellten zu verlangen. Schneidet etwa der Azubi die Haare statt dem Meister, können sie beispielsweise die Leistung für Ihre Kunden etwas günstiger anbieten.
Definieren Sie in cituro Rollen für Ihre Angestellten
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CRM-ähnliche Kundenkartei
cituro kommt mit einer digitalen Kundenkartei, wo Sie sowohl wichtige Daten wie Name, Telefonnummer und Mailadresse angeben als auch auch wichtige Zusätze wie Allergien, Sonderwünsche oder Zugehörigkeiten zu anderen Firmen. Bei Bedarf lässt sich die Maske zur Eingabe der Kundendaten um freie Felder wie freier Text oder Zahlenwerte erweitern. Wichtige Felder lassen sich dabei als Pflichtfelder markieren. Kunden, die über Ihr Online-Widget buchen, werden automatisch in Ihre Kartei aufgenommen.
Wenn Sie sich in Sachen Marketing einen Überblick verschaffen wollen, teilen Sie Ihre Kunden in Gruppen wie “Neukunde” oder “Klubmitglied” ein. Damit schicken Sie zugeschnittene Angebote an Ihre definierten Kundengruppen. Apropos schicken: Mit einem Klick lassen sich Kunden aus cituro anrufen oder per Mail kontaktieren.
Hinterlegen Sie Ihre Kunden in einer übersichtlichen Liste
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Sollten Sie aus Gründen des Marketings oder aus gesundheitlicher Sicht Interesse daran haben, dass Ihre Kunden regelmäßig bei Ihnen erscheinen, hilft Ihnen die Terminhistorie. Mit dieser sehen Sie, wann der Kunde beziehungsweise der Patient das letzte Mal bei Ihnen war. Auch können Sie Ihren Kundendaten Dateien anhängen, wie Rezepte oder Fotos. Sollte dies einmal notwendig werden, lassen sich Kundendaten in cituro importieren oder als Liste exportieren.
Beachten Sie, dass Ihnen vom Anbieter 0,5 GB Speicher für Dokument-Uploads in Ihrer Kundenkartei zur Verfügung stehen. Sollten Sie mehr Speicherplatz benötigen, müssen Sie diesen separat hinzubuchen. Die Datenbegrenzung gilt nicht für Ihr gesamtes cituro-System.
Ressourcen managen
Mit cituro bekommen Sie neben der Mitarbeiter- und der Kundenkartei auch eine eigene Verwaltungsfunktion für Ihre Ressourcen. Mit dieser legen Sie Ressourcentypen an und weisen dann einzelne Objekte wie Plätze, Maschinen oder Räume Ihren zuvor bestimmten Kategorien zu. Mit den entsprechenden Einstellungen lassen sich dann einzelne Ressourcen auch von Ihren Kunden über das Online-Widget buchen. Das ergibt beispielsweise bei Anbietern von Escape-Rooms Sinn, da hier die unterschiedlichen Themen der Räume eng mit der Art des Kundenerlebnisses zusammenhängen.
Legen Sie eine Ressourcen-Übersicht an
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Erinnerungen und Bestätigungen versenden
Das System cituro arbeitet mit automatischen Benachrichtigungen, was nicht nur für Ihre Kundenverwaltung praktisch ist, sondern Ihnen auch innerhalb Ihres Betriebs Vorteile bringen kann.
Reduzieren Sie “No-Shows”
Wenn Sie beispielsweise als Arzt Patienten an Routineuntersuchungen erinnern möchten oder Sie als Dienstleister Ihren Kunden eine Buchungsbestätigung zukommen lassen wollen, stehen Ihnen E-Mail, Telefon und SMS zur Verfügung. Bei der Versendung von SMS werden Gebühren in Höhe von 7,5 Cent pro SMS fällig.
Die Kosten für die SMS werden von einem Kontingent abgezogen, das Sie vorab beim Anbieter kaufen, wie bei einem herkömmlichen Prepaid-System. Die Preisangaben finden Sie weiter oben im Abschnitt zu den Kosten von cituro. Der Vorteil des Systems: Sie reduzieren die Anzahl der verpassten Termine und verhindern, dass Ihre Kund:innen diese vergessen. Notorische No-Shows markieren Sie bequem in Ihrer Kundendatenbank. So gehen Sie finanziellen Verlusten durch unentschuldigtes Fehlen Ihrer Kund:innen effektiv aus dem Weg.
Bei Bedarf blockieren Sie No-Shows auch dauerhaft. Legen Sie hierzu eine Obergrenze für unentschuldigt versäumte Termine im cituro-Manager fest. Haben Kunden diese Zahl erreicht, werden diese automatisch vom System für weitere Buchungen gesperrt.
Das Helpcenter von cituro bietet Ihnen eine Anleitung zur Nutzung des SMS-Features
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Im Manager stellen Sie ein, wann und wie Kunden bei bestimmten Ereignissen kontaktiert werden sollen. Beispielsweise haben Sie Zugriff auf die automatische Absagefunktion, falls beispielsweise nicht genügend Teilnehmer das Angebot gebucht haben. Außerdem lassen sich zu folgenden Ereignissen Benachrichtigungen verschicken:
- Buchungsbestätigung
- Terminerinnerung
- Terminverschiebung
- Terminabsage
- Bewertungsanfrage
- Zahlungsbestätigung
- Zahlungserstattung
Die Benachrichtigungsoptionen von cituro
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Weil natürlich ein guter Draht zum Kunden zählt, bietet cituro Ihnen individuelle Anpassungsmöglichkeiten wie Ihre individuelle Grußformel, personalisierte Anreden, das Einfügen des Absendernamens und eigene Textvorlagen für Ihre Nachrichten. Zudem lassen sich allgemeine Zusatzinformationen in die Benachrichtigungen integrieren. Eine eigene Newsletter-Funktion soll in Zukunft noch nachgereicht werden.
Verschicken Sie angepasste Nachrichten an Ihre Kunden
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Benachrichtigungen für Sie und Ihre Mitarbeiter
Über interne Benachrichtigungen informiert Sie cituro über neue Buchungen, Terminverschiebungen, Terminabsagen und das Nichterreichen der maximalen Teilnehmerzahl bei Kursen. Auch können Sie sich Nachrichten beim Eingang neuer Bewertungen, Zahlungseingängen und manueller Terminbestätigungen schicken lassen.
Berechtigungsrollen vergeben
Um zu verhindern, dass jemand falsche Einstellungen vornimmt oder unabsichtlich Termine verändert, lassen sich Berechtigungsrollen festlegen. Mit diesen begrenzen Sie beispielsweise den Zugriff Ihrer Mitarbeiter auf die jeweiligen Kalender oder unterbinden die Bearbeitung von Kalendern komplett. Sollten Sie mit den Berechtigungen der Rollen “Administrator” und “Anwender” nicht zufrieden sein, legen Sie einfach eigene Rollen an und definieren individuell deren Befugnisse.
Legen Sie genaue Bearbeitungsrechte für Ihren cituro-Account fest
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Verfügbare Online-Zahlmethoden
Mit cituro stellen Sie Ihren Kunden als Zahlungsmethoden die Kreditkarte, PayPal, Apple Pay, Google Pay und Microsoft Pay zur Verfügung. Weitere Zahlungswege sind die SOFORT-Überweisung, Klarna, Giropay, EPS, iDeal und Bancontact. Zudem erlaubt das Tool Ihren Kunden Anzahlungen zu tätigen, in Vorkasse zu gehen oder optionale Zahlungen durchzuführen. Die Zahlungen für Sie als Anbieter laufen teils über den Service Stripe. Sie benötigen dort ein Konto, um es mit Ihrem cituro-Account zu verbinden.
Synchronisieren Sie cituro mit Ihren Kalendern
Haben Sie einen privaten Kalender oder möchten Sie einfach einen bestehenden Kalender mit cituro synchronisieren, dann ist das ebenfalls möglich. Das Tool lässt sich mit dem Google Kalender und Outlook (365, Exchange Online, Outlook.com) synchronisieren. So lassen sich Events einfach in Ihren Kalender verschieben, ohne aufwendige manuelle Bearbeitung.
cituro erlaubt Ihnen die Synchronisation mit externen Kalendern
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Quelle: cituro.com
Profitieren Sie von automatischen Übersetzungen
Als Anbieter verwalten Sie die Inhalte von cituro im Backend wahlweise auf Deutsch oder Englisch. Für die Präsentation Ihrer Angebote im Frontend stehen Ihnen hingegen noch weitere Optionen zur Verfügung:
- Deutsch
- Englisch
- Französisch
- Spanisch
- Italienisch
- Kroatisch
- Niederländisch
- Dänisch
- Schwedisch
- Finnisch
Praktisch: cituro erkennt Sprachen und übersetzt Texte für Sie automatisch für Ihr Frontend.
Dabei werden das Interface, E-Mails und sogar SMS für Ihre Kunden übersetzt ‒ ein wichtiger USP für cituro. So müssen Sie sich zumindest in Sachen UI keinen Sprachkurs absolvieren oder einen eigenen Übersetzer an Bord holen. Zudem können Sie eine Templatesprache und Bedingungen definieren. Neben der Spracherkennung ist es mit dem Wörterbuch-System von cituro möglich, über kurze Key-Befehle individuelle Übersetzungen für Ihre Leistungen anzulegen.
Letzteres kann allerdings gerade für Anfänger eine ziemliche Herausforderung sein, da bei der Eingabe der Übersetzungsbefehle in cituro selbst nicht ersichtlich wird, ob die Eingabe funktioniert hat. Tools wie SimplyBook.me oder SuperSaaS sind diesbezüglich für Autodidakten besser geeignet.
Glücklicherweise bietet Ihnen cituro kostenlose Live-Sessions, in denen Ihnen die entsprechenden Funktionen von Support-Mitarbeitern erklärt werden beziehungsweise Sie direkt Hilfe bei der Einrichtung erhalten.
cituro bietet Ihnen eine Anleitung zur Übersetzung, die leider sehr schmal ausfällt
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Quelle: cituro.com
Marketing-Optionen für geschulte User
Sollten Sie sich im Bereich Java-Script auskennen, dann bietet Ihnen cituro eine entsprechende Abteilung im Tool unter “Callbacks/Tracking”. Hier hinterlegen Sie Ihren Javascript-Code, um vor und nach der Buchung Marketinghelfer wie Google Analytics oder Facebook Pixel zu aktivieren. Diese helfen Ihnen bei der Analyse Ihrer User und lassen sich für Ihr Marketing verwenden.
Achten Sie jedoch darauf, dass ein solches Vorgehen sich auf Ihre Datenschutzerklärung auswirkt und Sie Ihre Kunden über die Aktivierung solcher Tools informieren müssen.
Mobil Ihre Termine verwalten
Eines vorab: Eine native App bietet Ihnen cituro nicht. Allerdings haben Sie die Option, sich flexibel über den Browser Ihres Smartphones normal in die Webapp von cituro einzuloggen und die Software mit einem Shortcut auf Ihrem Homescreen zu speichern. Sollten Sie viel unterwegs sein, beispielsweise weil sie als Vertreter, Coach oder Handwerker tätig sind, hilft Ihnen die mobilresponsive Ansicht des Tools auch unterwegs Ihre Termine zu managen und Buchungen im Blick zu behalten. Das funktioniert mit iOS- und Android-Geräten.
Nutzen Sie die Funktionen von cituro auch unterwegs auf Ihren mobilen Endgeräten
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Quelle: cituro.com
