edoobox Test
edoobox ist ein sehr umfangreiches Tool und kann auf Neulinge durchaus erschlagend wirken. Wer sich allerdings an die Online-Trainings wagt und Zeit sowie Geduld investiert, erhält eine praktische Komplettlösung, die fast keine Wünsche offen lässt. Dank des Updates der Oberfläche auf die Version “V2” sieht edoobox nun auch deutlich schicker aus und ist sehr viel übersichtlicher. Für Selbstständige und Kleinstbetriebe ist edoobox eventuell zu hoch gegriffen; alle Betriebsgrößen darüber (besonders Bildungs- und Eventanbieter) sollten sich dieses Tool einmal näher ansehen.
- Viele Funktionen
- Für Bildungseinrichtungen geeignet
- Bedient viele Branchen
- DSGVO-konform
- Komplexe Struktur
- Langes Onboarding
Was kostet edoobox?
edoobox erhalten Sie in fünf unterschiedlichen Tarifen. Die drei kleinsten Pakete sind die Versionen “Limited 1”, “Limited 2” und “Limited 3”, die Sie für jeweils 29 €, 49 € und 89 € im Monat bekommen. Der nächste Tarif in der Reihe ist “Business” mit 9 € im Monat. Last but not least haben Sie die Option, die individuellen “Enterprise”-Pakete zu buchen. Diese kosten zwischen 119 € und 399 € im Monat. Sie haben die Möglichkeit, edoobox mit allen Funktionen für 10 Tage kostenlos auszuprobieren.
Welche Funktionen hat edoobox?
edoobox ist ein umfangreiches Buchungstool, in dem Sie Ihre Angebote, Mitarbeiter:innen und Teilnehmer:innen verwalten. Außerdem verschicken Sie Benachrichtigungen an Ihre Kundschaft oder verwalten Ihre Rechnungen und Transaktionen. Ihnen stehen unterschiedliche Online-Bezahldienste zur Verfügung, wie auch die Rechnungsstellung. Mit den Statistiken erhalten Sie einen tieferen Einblick in die Auslastung Ihrer Angebote. Die Integration Ihres Widgets in Ihre Website erfolgt über Link, Plug-in oder iFrame.
Detaillierte Angebote erstellen und verwalten
Bevor Sie Ihren Kunden ein Angebot online zur Verfügung stellen, müssen Sie dieses vorab in edoobox anlegen. Das erledigen Sie komfortabel über das jederzeit sichtbare kleine Plus in der oberen rechten Ecke Ihres Fensters.
Sie unterscheiden bei den Einträgen in zwei Arten: die Kategorien und die Angebote. Das daraus resultierende Ordnungs-System sehen Sie auf der linken Seite in einer übersichtlichen Baumstruktur aufgelistet. Praktisch: Haben Sie sich beim Zuordnen mal vertan, dürfen Sie jederzeit per Drag-and-Drop die Angebote und Kategorien in der Baumstruktur verschieben und neu sortieren.
Angebote unterteilen Sie optional in einzelne Module. Hier zeigt sich deutlich die Ausrichtung von edoobox auf Bildungsangebote, was das Tool vor allem für entsprechende Bildungseinrichtungen, Coaches und Co. attraktiv macht. Sie können folgende Informationen in den Kursen und Modulen hinterlegen:
- Kursnummer
- Angebotstyp (Seminare, Veranstaltungen, Meetings etc.)
- Anmeldeschluss
- Sichtbarkeit des Kurses für Ihre User
- Startdatum/Enddatum
- Minimale und maximale Teilnehmerzahl
- Veranstaltungsort
- Sprache des Angebots
- Und mehr
Für die Kursverwaltung gibt es unterschiedliche Zusatzeinstellungen wie beispielsweise die freie Terminwahl, mit der Ihre User selbst den Zeitpunkt der Veranstaltung festlegen. Außerdem haben Sie Zugriff auf einen Countdown, eine Warteliste, Sammelanmeldungen oder die MustPay-Funktion. Mit Letzterer stellen Sie sicher, dass nur Interessent:innen einen sicher gebuchten Platz erhalten, wenn diese die Event- bzw. Kursgebühren bezahlt haben.
Dank der Integration von Google Maps erkennt edoobox automatisch den Veranstaltungsort Ihrer Angebote und markiert ihn. Damit haben Sie die Möglichkeit, Ihren Kunden den Veranstaltungsort bei der Buchung auf einer Karte anzeigen zu lassen.
Wenn Sie den Tarif “Limited 3” gebucht haben, dann erlaubt Ihnen edoobox, Angebote exklusiv intern für Ihr Unternehmen auszuschreiben. Das ergibt beispielsweise dann Sinn, wenn Sie die Angebote einer Bildungs- oder Gesundheitseinrichtung verwalten, zu denen externe Personen keinen Zugang erhalten sollen.
Für besonders große Veranstaltungen gibt es das Kongress-Modul. Dieses erlaubt Ihnen, Ihren Angeboten Unterangebote wie Workshops oder Vorträge hinzuzufügen und die Angebotsstruktur feiner zu unterteilen. Um dieses Feature zu buchen, setzen Sie sich telefonisch oder per Mail mit dem Anbieter in Verbindung.
Eine Integration für Fortgeschrittene
Wenn Sie edoobox in Ihre Website integrieren möchten, dann haben Sie die Wahl zwischen der Integration via Link, iFrame oder Plug-in. Im Test kam das Plug-in für eine WordPress-Seite zum Einsatz. Die Integration ist für ungeübte User ein klein bisschen fummelig, aber dank der Anleitung in der Dokumentation machbar. Wem der Look seines Widgets nicht gefällt, der kann ab “Limited 2” das Design individuell anpassen.
Wer CSS beherrscht, gibt mit seinen Kenntnissen dem Look des Tools via BootStrap noch den letzten Feinschliff. Erfreulicherweise ist edoobox von Anfang an mobil responsiv und wird automatisch an die Bildschirmgröße Ihres Endgerätes angepasst. Wenn Sie sich nicht an die Anpassung des Widgets trauen, wenden Sie sich an Ihren Webmaster.
Geben Sie Usern das Online Buchungswidget an die Hand
Haben Sie Ihre Angebote erstellt und veröffentlicht, erscheinen die Angebote im Widget oder iFrame Ihrer Website. Wenn Ihre Kunden auf das Widget klicken, werden Sie in einem übersichtlichen Step-for-Step-Prozess durch die Buchung geführt. Begonnene und abgeschlossene Buchungen werden in Echtzeit in Ihr edoobox-System übertragen. Zudem lassen sich weitere Zusatzleistungen im Widget anzeigen, die Ihre Kunden kostenlos oder kostenpflichtig in einer einzigen Buchung mitbestellen können.
Sollten Ihre Angebote nicht in der Website erscheinen, versuchen Sie alle Komponenten wie Ihre edoobox-Webapp und Ihr CMS zu refreshen. In den meisten Fällen sollte dies Darstellungsfehler beheben.
edoobox ermöglicht Ihren, das Interface der Buchungsmaske in einer von 10 verfügbaren Sprachen anzeigen zu lassen. Diese werden durch die Erkennung der Browsersprache automatisch ausgewählt. Aktuell sind neben Deutsch z. B. Englisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch oder Spanisch verfügbar. Tools wie SimplyBook.me und SuperSaaS bieten allerdings ein paar Sprachen mehr.
Beachten Sie, dass sich die automatische Übersetzung nur auf die Buchungsmaske bezieht. Die Benennung und Beschreibung Ihrer Angebote werden nicht mit übersetzt. Allerdings lassen sich im Backend nach Aktivierung die Angaben Ihrer Kurse in anderen Sprachen hinterlegen. Das ist ein echtes Plus, erfordert aber Eigenleistung in Sachen Sprachkenntnisse.
Praktisch: Haben User die Buchung erfolgreich abgeschlossen, haben diese Zugriff auf ein eigenes Teilnehmerkonto. Dort können Ihre Teilnehmer die gebuchten Leistungen einsehen.
Teamverwaltung über Admins
Wenn Sie nicht alleine mit edoobox arbeiten, dann legen Sie Ihr Team als weitere Administratoren an. Diese haben je nach eingestellter Berechtigungen die Möglichkeit, Buchungen zu verändern und Präsenz- wie auch Teilnehmerlisten zu verwalten. Schon ab dem kleinsten Tarif “Limited 1” stehen Ihnen unbegrenzt viele Plätze für Leiter und Administratoren zur Verfügung.
Vergeben Sie Rollen und Rechte an Ihre Admins
Da Sie bei Buchungen personenbezogene Daten verarbeiten, sollten Sie so gut wie nur möglich den Zugang zu diesen Informationen sichern. edoobox hilft Ihnen mit seinem Berechtigungsmodell, über das Sie spezifische Rechte verteilen. Sie haben (neben der Angabe “keine Rechte”) die Wahl aus drei unterschiedlichen Rollen:
Leiter/Referent
Der Leiter oder Referent kann Angebote sehen, denen er zugeordnet ist. Er hat Zugriff auf die Teilnehmer- und Präsenzliste, welche er oder sie online bearbeitet.
Administrator
Der Administrator ist berechtigt, neue Angebote zu erfassen. Zudem verwaltet er die Buchungen der Teilnehmer.
Superadministrator
Superadministratoren haben zusätzlich Zugriff auf die globalen Einstellungen des Tools und dürfen die Designs und die E-Mails des Tools anpassen.
Vergeben Sie Ihre Rechte an die jeweils dafür vorgesehenen Personen, sehen diese nur das, was für deren Arbeit relevant ist. Außerdem schützen Sie so Ihre Angebote und Einstellungen vor unbeabsichtigten Änderungen, sollten ungeübte Mitarbeiter mit der Software hantieren.
Verwalten Sie Teilnehmer:innen in Karteien und Listen
Hat sich ein Kunde bei Ihnen über das Online-Widget angemeldet, dann erhalten Sie automatisch einen Eintrag in Ihrem Teilnehmer-Register. Dort sind wichtige Informationen wie Name und Kontaktdaten der Personen aufgelistet. Diese Informationen lassen sich bei Änderungen jederzeit erneut bearbeiten und anpassen. Beachten Sie: eine automatische Prüfung von doppelt angelegten Kontakten gibt es nicht.
In Ihrem Manager werden auf der Teilnehmerkarte zusätzliche Informationen abgebildet, wie der Zahlungssaldo. So wissen Sie immer sofort, welche Kunden Ihnen noch Geld für Ihre Leistungen schuldig sind.
Anwesenheiten überprüfen
Eine einfachere Durchführung mit Teilnehmer- und Anwesenheitslisten
Nutzen Sie die Teilnehmer- und Anwesenheitslisten von edoobox für unterschiedliche Zwecke, die Ihnen spezifisch in Ihrem Betrieb helfen. Hier ein paar Beispiele, wie Sie von den digitalen Listen profitieren:
Akademische Zwecke
Sollten Sie edoobox im akademischen Betrieb nutzen, lassen sich die Teilnehmerlisten nutzen, um auch wirklich nur Anwesenden Zertifikate zu verleihen oder deren für Noten relevante Anwesenheit zu vermerken. Außerdem lassen sich so ohne große Probleme neue Kurslisten erstellen, sollten Schüler und Studenten Kurse tauschen oder abbrechen.
Marketing
Dank der Teilnehmerlisten wissen Sie, wer die Buchungen auch tatsächlich wahrgenommen hat. Vermerken Sie “No-Shows” in Ihren Unterlagen und markieren Sie solche Teilnehmer als finanzielles Risiko. Zudem wissen Sie, welche Zielgruppe Ihre Kurse bucht beziehungsweise auch erscheint und können so Ihr Marketing gezielt anpassen.
Sicherheit
Nutzen Sie Anwesenheitslisten, um vor und nach einem Event die Zahl der Teilnehmer zu überprüfen. Haben Sie alle Teilnehmer nach der Tour wieder beisammen? Hat sich jemand in Ihrer Attraktion verlaufen? Mit den Listen wissen Sie schneller, wie viele Teilnehmer noch fehlen und vor allem wer genau.
(Um)Planung
Haben Sie Redner oder Event-Gäste eingeladen, ergibt es Sinn zu überprüfen, wer der erwarteten Personen tatsächlich eingetroffen ist. So können Sie im schlimmsten Fall noch Vorträge tauschen oder schieben, sollte die entsprechende Person nicht anwesend sein oder kurzfristig absagen.
Einlass mit dem Scanner managen
Haben Sie einen Scanner oder eine Webcam zur Verfügung, lassen sich diese mit Ihrem edoobox-System koppeln, um einen schnellen und einfachen Einlass zu garantieren. Damit sparen Sie sich unübersichtliche Gästelisten, die Sie und Ihre Angestellten mühsam in Handarbeit abhaken. Über eine App wäre das ganze mit QR-Codes eventuell noch etwas eleganter zu lösen.
Buchungsbestätigungen und Co. per E-Mail versenden
edoobox enthält ein E-Mail-System, das Ihnen erlaubt, Mails direkt an Ihre Kundschaft zu senden. Sie haben dabei die Wahl, ob Sie einzelne Mails schicken oder Rundmails an ganze Gruppen senden möchten. Sie haben verschiedene Einstellungsoptionen, wann edoobox Ihren Teilnehmern automatisch Mails zusenden soll. So müssen Sie nicht an Erinnerungsmails und dergleichen denken, sondern lassen das vom Tool übernehmen.
In den Einstellungen finden Sie über 20 Vorlagen für Ihre Mailgestaltung sowie die Option, eigene Vorlagen anzulegen. Sind Sie ein Bildungsbetrieb, stellen Sie so auch beispielsweise Zertifikate für besuchte Kurse zu. Haben Sie bereits ein Mailprogramm wie Mailchimp, integrieren Sie dieses einfach in das edoobox-System.
Praktische Marketingoptionen nutzen
Das System von edoobox bietet Ihnen die Erstellung von Promotion-Aktionen sowie den Verkauf von Wert- und Geschenkgutscheinen. Diese lassen sich ohne Probleme direkt in Ihrem Online-System einlösen. Somit geben Sie Ihrer Kundschaft die Möglichkeit, Ihre Leistungen an Freunde und Verwandte zu verschenken, was Ihre Reichweite erhöht. Haben Sie einen Vertriebspartner, lassen sich dessen Promotioncodes als CSV importieren.
Die Bezahlung direkt im Programm abwickeln
Bei edoobox bearbeiten Sie Auszahlungen, Nachbuchungen, Stornierungen und Rückbuchungen direkt im Tool. Je nach Bedarf koppeln Sie das an die integrierbaren Zahlungsanbieter wie Stripe oder Paypal und erledigen so z. B. Rückerstattungen mit wenigen Klicks.
Eine kleine Zeitersparnis bringen auch die Sätze und Nummern der relevanten Mehrwertsteuern, die Sie dauerhaft in Ihrem Tool hinterlegen. Ebenfalls lassen sich individuelle Buchungsnummernkreise bearbeiten.
Verfügbare Zahlungsmethoden
Als Zahlungsmethoden haben Sie die Optionen “auf Rechnung”, PayPal, die Sofortüberweisung via Klarna, Stripe, Wordline für Debitkarten und Kreditkarten sowie Bitpay zur Verfügung. Sollten Sie viel mit internationalem Publikum zu tun haben, profitieren Sie von den 160 weltweit anerkannte Währungen, die edoobox anzeigen kann.
Nutzen Sie die integrierten Statistiken
Wenn Sie wissen möchten, ob Ihre Angebote auch ausreichend besucht sind, dann hilft Ihnen das Dashboard. Anschauliche Diagramme zeigen Ihnen hier, wann und wie oft Leistungen gebucht wurden. In den Ansichten der Angebote selbst erhalten Sie Einsicht in Ihre Wartelisten, die Sie manuell bearbeiten und Teilnehmer noch ins Angebot holen können.
Viele Exportmöglichkeiten
edoobox bietet Ihnen eine Reihe an Exportmöglichkeiten, mit denen Sie Ihre Unternehmensverwaltung noch einfacher gestalten können. So exportieren Sie beispielsweise Ihre Teilnehmerlisten, um diese analog im Unternehmen oder für Ihre Lehrstelle zu nutzen oder laden gesammelt Ihre Rechnungen für Ihre Buchhaltung herunter. Verfügbare Exportformate sind CSV, Excel, ODS und PDF.
Exportieren von Angeboten an andere Anbieter
Mit edoobox haben Sie die Möglichkeit, Ihr Angebot für andere Verkäufer per API verfügbar zu machen. Das ist vor allem dann eine gute Idee, wenn Sie eine Partnerschaft mit einer reichweitenstarken Plattform wie beispielsweise TripAdvisor, MyDays oder Google eingehen. Einen festen Partnerstamm bietet Ihnen edoobox im Gegensatz zu bookingkit allerdings nicht.
Wenn Sie alle Funktionen noch einmal in Kurzform überfliegen möchten, können Sie das in der edoobox-Tarifübersicht von trusted.de tun.
Wie benutzerfreundlich ist edoobox?
Die Benutzerfreundlichkeit von edoobox ist massiv davon abhängig, ob Sie sich mit Buchungssystemen bereits auskennen. Die umfangreichen Menüs können zu Anfang nämlich recht erschlagend wirken. Geübte User hingegen bekommen ein mächtiges Tool, in dem sich sehr nützliche und sinnvolle Funktionen für Ihre Buchungsverwaltung verstecken. Und dank der neuen V2-Oberfläche sieht das Tool auch noch recht schick aus. Eine native App zu edoobox gibt es leider nicht.
Langes Onboarding, aber Hilfe vom Anbieter
Wer bereits Erfahrungen mit Buchungstool gesammelt hat, findet schon nach kurzer Zeit alle wichtigen Knöpfchen und Bedienfelder. Neulinge und technisch weniger versierte User müssen sich lange mit dem Handbuch auseinandersetzen. Tools wie Shore machen es Ihnen einfacher. Aber: Sie erhalten mit Ihrem Tarif eine persönliche Online-Einführung. Dieser Service nimmt auch Anfänger:innen die Berührungsängste und hilft Ihnen beim Einstieg.
Schicker Look nach Generalüberholung
Während das alte edoobox noch mit veralteten Oberflächen daherkam, bringt die Version V2 das Tool auf einen aktuellen Stand. Die schlichte, helle Optik und die farblichen Akzente erleichtern die Navigation im Tool deutlich. So steht das Tool optisch ansprechenden Mitbewerbern wie cituro in Sachen Look in nichts mehr nach.
Wem würde trusted edoobox empfehlen?
edoobox ist ein abgerundetes Tool und vielseitig einsetzbar. Mit seinem Funktionsumfang ist die Software vor allem für Anbieter von Freizeit und Bildungsangeboten geeignet. Für speziellere Branchen wie beispielsweise Gastronomen sind zugeschnittene Tools wie resmio und CentralPlanner mit eingebauten Tisch- und Belegungsplänen aber dann doch eher das Mittel der Wahl.
Wenn Sie mehr zu Buchungssystemen an sich wissen möchten, schauen Sie im Ratgeber für Buchungssysteme von trusted.de vorbei.
Wie sicher ist edoobox?
Ihre Daten werden in verschlüsselter Form übertragen und gespeichert. Zudem wird edoobox auf Servern der Nine Internet Solutions AG in Zürich mit ISO 27001 und ISO 9001 Zertifizierung gehostet. Ihre Daten werden mit einem täglichen Backup gesichert. Mit der kostenpflichtigen Nutzung von edoobox unterzeichnen Sie einen Verarbeitungsvertrag, der die DSGVO-Konformität garantiert. Außerdem profitieren Sie von permanenten Compliance-Prüfungen und wiederkehrenden Sicherheitsanalysen.
Erstellen Sie eigene Rechtstexte
Welchen Kundenservice bietet edoobox?
Möchten Sie sich selbst über das Tool informieren, steht Ihnen die Dokumentation auf Deutsch und Englisch zur Verfügung, die allerdings etwas knapp ausfällt. Möchten Sie den Support kontaktieren, tun Sie dies via Mail, Kontaktformular oder per Telefon. Für sofortige Hilfe bietet Ihnen edoobox einen Live-Chat an. Video-Tutorials gibt es leider nicht, allerdings haben Sie je nach gebuchtem Tarif Zugang zu unterschiedlich langen Schulungssessions durch den Anbieter. Bewertungen anderer User loben den hilfreichen, persönlichen Support.
