Worauf muss ich bei der Auswahl eines kostenlosen Buchungssystems achten?
Da Sie bei einer Online-Terminbuchung auch oft mit sensiblen Kundendaten arbeiten, sollten Sie sich auf jeden Fall für ein DSGVO-konformes Tool entscheiden. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Nutzerfreundlichkeit. Sowohl Sie als auch Ihre Kund:innen sollten das Tool gerne und einfach benutzen. Beachten Sie bei der Auswahl, ob alle notwendigen Must-have-Funktionen vorhanden sind. Schreiben Sie sich am besten vorab eine Liste, was Sie an Funktionen für Kalender, Ressourcenmanagement und Co. zwingend benötigen.
Achten Sie auf eine DSGVO-konforme Verarbeitung Ihrer Kundendaten
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Kostenlos vs. Premium
Kostenlose Tools haben die angenehme Eigenschaft, meist schon alle grundlegenden Funktionen zu beinhalten, die Sie für eine sinnvolle Nutzung benötigen. Das ist zum einen das Widget, über das Ihre Kund:innen die Termine auf Ihrer Webseite, Facebook, Google und mehr buchen. Zum anderen sind es rudimentäre Möglichkeiten zur Verwaltung Ihrer Termine und Kundendaten. So sind in die meisten Oberflächen bereits Kalender und einfache Verzeichnisse für die Kundendaten integriert.
Ein Vorteil: Die meisten kostenlosen Buchungssysteme kommen mit den benötigten Grundfeatures
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Die größte Einschränkung erfahren Sie meist bei den Komfortfunktionen. Das können individuelle Felder für Ihre Buchungsformulare, Möglichkeiten zur Online-Zahlung oder automatisierte Reservierungen und Terminerinnerungen für Ihre Kund:innen sein. Hier müssen Sie immer abwägen, ob die Funktionen aus den Premium-Tarifen notwendig und das entsprechende Budget wert sind. Teils kann es auch sinnvoll sein erst den kostenlosen Tarif für einen Testlauf zu nutzen.
Nutzen Sie ohne finanzielles Risiko kostenlose Angebote für eine Testphase
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Die wichtigsten Funktionen und Features
Was Sie konkret für Ihren Betrieb benötigen, ist von Ihrem individuellen Use Case abhängig. Dementsprechend können manche Tools trotz größeren Umfangs schlechter für Ihren Betrieb geeignet sein als kompakte Systeme mit besser angepassten Funktionen. Mehr hierzu erfahren Sie im großen Überblick der Online-Buchungssysteme von trusted. Allerdings gibt es ein paar Dinge, die für so gut wie jedes Unternehmen in einer Online Buchungssoftware sinnvoll sind. Diese hat trusted für Sie im Folgenden aufgelistet:
Eine Terminverwaltung
Der absolute Kern jedes Buchungssystems ist die Terminverwaltung. Diese finden Sie je nach Tool in unterschiedlichen Formen wie Listen oder in einem Kalender. Hier sollten Sie einsehen können, welche Kund:innen zu welchem Zeitpunkt welchen Service gebucht haben. Zudem sollte es möglich sein, Termine manuell zu bearbeiten, zu entfernen oder hinzuzufügen. Bei kostenlosen Tools wie CentralPlanner ist die manuelle Bearbeitung beispielsweise Standard; und Termine werden im System nicht automatisch eingetragen.
Die Verwaltungsansicht Ihrer Termine variiert mit dem genutzten Tool
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Damit Ihre Kund:innen auch bei Ihnen Plätze, Veranstaltungen und mehr buchen bzw. reservieren können, benötigen Sie ein Widget oder eine Buchungsseite. Nutzen Sie ein CMS aus dem Open Source-Software-Bereich wie WordPress oder Drupal stehen Ihre Chancen sehr gut, dass Sie die Installation über ein vorgefertigtes Plugin vornehmen können. Alternativ nutzen Sie einen iFrame bzw. einen Schnipsel HTML-Code. Diese Methode ist ebenfalls kein Hexenwerk, verursacht aber für User ohne eine Ahnung von CMS-Systemen eventuell etwas Recherchearbeit zur richtigen Implementierung.
Jedes Buchungstool sollte Ihren Usern ein gut zu bedienendes Widget zur Verfügung stellen
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Eine Kundenverwaltung
Um eine Reservierung, Buchung oder auch Änderung an einem Termin zu bestätigen und zu kommunizieren, sollten Sie die Kontaktdaten Ihrer Kund:innen speichern können. Wie viele Informationen Sie abfragen ist teils von Ihrer Branche abhängig, teils wird der Umfang durch die DSGVO beschränkt. Achten Sie auf eine entsprechende Speicherung und Sicherung der Daten. Das ist beispielsweise allen genannten Kandidaten dieser Liste möglich, die sich an die Vorgaben der DSGVO halten.
Mit einer Kundenverwaltung managen Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden und Kundinnen
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Quelle: simplybook.me
