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Test

Beste Urlaubsplanung Software: 10 Tools im Vergleich

Sie haben keine Zeit mehr für wichtige HR-Themen, weil Sie sich mit der Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeiter:innen beschäftigen? trusted hat die 5 besten Tools für die Urlaubsverwaltung für Sie getestet. Gestalten Sie Ihre Personalprozesse jetzt effizienter:

Diana Meier
Content Creator
Diana ist Redakteurin für HR-Themen bei trusted.de. Die studierte Personalmanagerin hat bereits für ihr Studium diverse Systemvergleiche durchgeführt. Mit diesem Vorwissen testet sie nun für Sie die besten Tools für die Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung.
Letztes Update: 23. November 2022
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Die beste Urlaubsverwaltung

Mit einer digitalen Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung planen Sie und Ihre Mitarbeiter:innen Abwesenheiten einfach selbst, im Büro oder dank mobiler App sogar unterwegs. Abwesenheiten genehmigen Sie einfach mit einem Klick und erkennen sofort, wenn Überschneidungen vorliegen oder motivationsbedingter Absentismus die Leistungsfähigkeit Ihrer Abteilungen bedroht.

Ersetzen Sie manuelle Aufgaben durch eine zeitsparende Lösung für die Verwaltung Ihrer Abwesenheit, mit den Gewinnern des Urlaubsverwaltungs-Tests 2022: Factorial, absence.io, Kenjo, TimeTac, clocko:do und noch mehr im umfangreichen Praxistest. Finden Sie jetzt die perfekte Software für Ihre Urlaubsplanung mit den Testergebnissen von trusted.de:

Was ist eine Urlaubsverwaltungssoftware?

Mit einer Urlaubsverwaltungssoftware verwalten Sie Urlaubsanträge und andere Abwesenheiten effizient, ganz ohne Excel-Listen und Zettelwirtschaft. Dabei behalten Sie und Ihre Mitarbeiter:innen stets den Überblick über restliche Urlaubstage, Ausfälle oder Überschneidungen. Diese und noch mehr Funktionen entlasten Ihre Personalabteilung und schaffen Ihnen Zeit für wichtige HR-Themen. Welche Anbieter Ihnen die Urlaubsverwaltung so einfach wie möglich machen, hat trusted für Sie ausgiebig getestet:

Fazit: trusted Empfehlungen

1.

absence.io

Testsieger 2022
  • Preis ab 2 € pro User/Monat
  • Mitarbeiter:innen unbegrenzt
  • Integrationen Slack, Google, Office 365
  • Serverstandort Deutschland

absence.io ist im Praxistest als Testsieger hervorgegangen. Die Software für die Abwesenheits- und Urlaubsplanung bietet einfache Antrags- und Genehmigungsprozesse sowie viele Gestaltungsmöglichkeiten. Und das zu einem sehr guten Preis pro User. Überzeugt hat das Tool mit einer höchst modernen Kalenderplanung und zuverlässigen Benachrichtigungen sowie Erinnerungen über ausstehende Anträge.

Warum ist absence.io spannend für Ihre Urlaubsverwaltung?

Bereits aus dem Kalender heraus können Sie bequem Anträge stellen, wodurch Sie einzelne Termine nicht mehr händisch eintragen müssen. Auch Genehmigungsprozesse sind mit der Software einfach gelöst. Dabei punktet das Tool besonders mit regelmäßigen Erinnerungen an offene Anträge. absence.io fehlt es noch an nützlichen Integrationen; es stellt jedoch eine gute Erweiterung zu Ihrer bestehenden Systemlandschaft dar.

Was macht absence.io als Abwesenheits-Tool einzigartig?

Neben der gelungenen Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktion über offene Anträge bietet absence.io noch eine weitere Besonderheit: Für individuelle Abwesenheitsarten steht Ihnen mit dem Tool die größte Farbauswahl im Testfeld zur Verfügung. Mit insgesamt 24 Farben und einzeln wählbaren Icons stellen Sie Ihre betrieblichen Abwesenheitsarten übersichtlich dar und bilden ganz individuelle Prozesse ab.

Wem würden wir absence.io empfehlen?

absence.io bietet eine ausgereifte Urlaubsverwaltung bei einem sehr niedrigen Preis pro Nutzer:in. Da es keine Mindestnutzerzahl voraussetzt, ist es bereits für Kleinst- und Kleinunternehmen geeignet und stellt auch für mittlere Unternehmen eine tolle Unterstützung dar. Große Unternehmen mit einem größeren Funktionsbedarf sollten sich Factorial oder Kenjo näher ansehen.

Vorteile
  • Intuitive Handhabung
  • Unkomplizierte Verwaltung
  • Urlaubsplanung im Kalender
Nachteile
  • Wenige Integrationen
  • Keine zweistufige Genehmigung
absence.io
2.

Factorial Abwesenheit

Usability-Sieger
  • Preis ab 5,25 € pro User/Monat
  • Mitarbeiter:innen unbegrenzt
  • Integrationen Recruitee, DATEV und mehr
  • Serverstandort Deutschland

Die HR-Komplettlösung Factorial hat die trusted-Redaktion nicht nur mit der einfachen Handhabung überzeugt. Vielfältige Funktionen, Schnittstellen und Integrationen runden das Tool stimmig ab. Obwohl manche Einstellungen auf den ersten Blick nicht zu finden waren, punktet die Software selbst bei komplexen Anpassungen in Sachen Usability.

Warum ist Factorial spannend für Ihre Urlaubsverwaltung?

Factorial bietet für neue Abwesenheitsanträge zwar nur ein Formular, das ist allerdings schnell ausgefüllt. Dabei haben Sie die Wahl aus den meisten vordefinierten Abwesenheitsarten im Vergleich zu den anderen getesteten Tools. Gut gelungen und schnell gemacht sind die einfachen Workflows, die zuverlässige Benachrichtigungen per E-Mail ermöglichen. Schade: Personalisierte Reportings erhalten Sie erst im Enterprise-Paket.

Was macht Factorial als Abwesenheits-Tool einzigartig?

Neben der guten Usability und der gut umgesetzten Abwesenheitsverwaltung hat Factorial noch mehr zu bieten. Je nach gebuchtem Tarif fügen Sie flexibel Funktionen hinzu, die Ihren bereits umfangreichen Arbeitsbereich erweitern, beispielsweise um Recruiting, die Zeiterfassung mit möglicher Schichtplanung oder ein Spesen-Feature. Dazu passend: Integrationen mit Slack, DATEV, Outlook und Co.

Wem würden wir Factorial empfehlen?

Als umfangreiche HR-Suite ist Factorial bereits für Unternehmen ab einer Größe von 15 Personen interessant. Die vielen Funktionen und Integrationen eignen sich dabei auch für verschiedene Branchen, beispielsweise Schichtbetriebe, die gleichzeitig von der Schichtplanung, Zeiterfassung sowie der Urlaubsverwaltung profitieren. Gerade kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen greifen besser zu clocko:do oder absence.io.

Vorteile
  • Intuitive Handhabung
  • Unkomplizierte Antragstellung
  • Personalisierte Abwesenheitsarten
Nachteile
  • Keine individuellen Analysen
  • Erst ab 15 User lohnend
  • Fehlende Hilfeseiten
Factorial Abwesenheit
3.

Kenjo Urlaubsverwaltung

Beste Anpassbarkeit
  • Preis ab 4,50 € pro User/Monat
  • Mitarbeiter:innen 20 - 500
  • Integrationen Slack, DATEV, Join
  • Serverstandort Deutschland

Das All-in-One Personalmanagement-System Kenjo überzeugt vor allem durch seine hohe Anpassbarkeit. Mit der Software gestalten Sie nicht nur die Benutzeroberfläche mit Widgets und weiteren Funktionen nach Wahl. Bei der Individualisierung von Genehmigungsprozessen und neuen Abwesenheitsarten zeigt die Software besondere Stärken. Dafür gehen die Anpassungen schwerer von der Hand, da sie ein Grundverständnis von “wenn-dann-Regeln” voraussetzen.

Warum ist Kenjo spannend für Ihre Urlaubsverwaltung?

Im Gegensatz zu den anderen getesteten Tools stehen Ihnen bei Kenjo keine vordefinierten Abwesenheitsarten zur Verfügung. Stattdessen erstellen Sie eigene Arten, Feiertagskalender für diverse Standorte und personalisieren Prozesse von Grund auf. Manche Einstellungsmöglichkeiten sind etwas versteckt und auch die Handhabung leidet unter der hohen Anpassbarkeit. Dafür erhalten Sie eine Software, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Was macht Kenjo als Abwesenheits-Tool einzigartig?

Als HR-Komplettlösung hat Kenjo nicht nur eine gute Abwesenheitsverwaltung mit Smartphone-Benachrichtigungen in petto. Weitere Funktionen wie die Zeiterfassung oder die Schichtplanung ergänzen die Software stimmig. Gelungen: Kenjo sticht besonders mit “Pulse”, einem Instrument zum Messen der Mitarbeiterzufriedenheit und dem intelligenten Dokumenten-Upload aus der Masse hervor. Damit weisen Sie Dokumente automatisiert den richtigen Mitarbeiter:innen zu.

Wem würden wir Kenjo empfehlen?

Das All-in-One HR-System Kenjo ist erst ab einer User-Zahl von 15 Mitarbeiter:innen wirklich rentabel. Der große Funktionsumfang sowie der hohe Individualisierungsgrad sind besonders für komplexe, mittlere bis große Organisationen ein Gewinn. Erfahrene User mit IT-Grundverständnis werden sich in der Software schnell zurechtfinden. Kleine Teams und Unternehmen, die nach einer reinen Urlaubsverwaltungssoftware suchen, werden mit absence.io glücklicher.

Vorteile
  • Hoher Individualisierungsgrad
  • Berechnet automatisch Resturlaub
  • Personalisierte Workflows
Nachteile
  • Gewöhnungsbedürftige Usability
  • Komplexe Individualisierungen
  • Fehlende E-Mail-Benachrichtigungen
Kenjo Urlaubsverwaltung
4.

clocko:do Urlaubsplaner

Beste Urlaubsverwaltung-Software für Projektteams
  • Preis ab 3,80 € pro User/Monat
  • Mitarbeiter:innen 1 - unbegrenzt
  • Integrationen Sage, VOLTA, TAXMARO und mehr
  • Serverstandort Deutschland

Im Test hat sich die Zeiterfassungssoftware clocko:do als die beste Abwesenheits-Software für Projektteams aus verschiedenen Branchen entpuppt. Die Software ermöglicht unter anderem eine sekundengenaue Arbeits- und Projektzeiterfassung. Mit der mobilen Lösung erfassen Sie Zeiten sogar unterwegs, lediglich Abwesenheits- und Urlaubsanträge sowie deren Genehmigung sind nur über die Web-Anwendung möglich.

Warum ist clocko:do spannend für Ihre Urlaubsverwaltung?

clocko:do bietet Ihnen bereits von Haus aus eine gute Menge vordefinierter Abwesenheitsarten wie Arbeit außer-Haus, Überstundenabbau oder Mutterschutz. Die vorhandenen Arten sind allerdings nicht anpassbar, auch im Auswertungsbereich erhalten Sie nur einen groben Überblick. Mehr Spielraum erhalten Sie bei der Erstellung von Teams, zugehörigen Rollenverteilungen und bei der Standortverwaltung mit regionalen Feiertagen.

Was macht clocko:do als Abwesenheits-Tool einzigartig?

Als Software für die Zeiterfassung befasst sich clocko:do nur grob mit der Urlaubsverwaltung. Dafür punktet das Tool im Bereich der Projekt- und Arbeitszeiterfassung vor allem durch die Berücksichtigung rechtlicher Arbeitszeit-Vorgaben. Gut gelöst sind auch die individualisierbaren Berichte im Berichtsbaukasten, die es leider nicht für die Urlaubsplanung gibt.

Wem würden wir clocko:do empfehlen?

Die Zeiterfassungssoftware clocko:do hat viele Integrationen an Bord, die das Tool für verschiedene Branchen wie Handwerk und Elektronik oder Marketing interessant macht. Aufgrund der intuitiven Handhabung eignet sich die Software gut für Anfänger:innen und kleine bis mittlere Projektteams. Größere und komplexere Unternehmen mit einem hohen Individualisierungs-Bedarf stoßen mit clocko:do schnell an ihre Grenzen und sollten sich TimeTac oder Kenjo etwas näher ansehen.

Vorteile
  • Unkomplizierte Antragstellung
  • Regionaler Feiertagskalender
  • Schnittstellen für Lohnbuchhaltung
Nachteile
  • Wenige HR-Funktionen
  • Kaum Individualisierung
  • Geringe Auswertungsmöglichkeiten
clocko:do Urlaubsplaner
5.

TimeTac Urlaubsverwaltung

Beste Abwesenheitsverwaltung für KMU
  • Preis ab 2,50 € pro User/Monat
  • Mitarbeiter:innen 1 - unbegrenzt
  • Integrationen Personio, DATEV, SAP und mehr
  • Serverstandort Deutschland und EU

Die Urlaubsverwaltung ist nur eines von drei TimeTac-Modulen. Das Modul für die Verwaltung Ihrer Abwesenheiten ist sehr umfangreich gestaltet und überzeugt mit aussagekräftigen Auswertungen für jede Unternehmensgröße. Die überraschend moderne mobile App sowie stationäre Terminals runden das branchenweite Angebot von TimeTac stimmig ab.

Warum ist TimeTac spannend für Ihre Urlaubsverwaltung?

Auch mit TimeTac gelingt Ihnen die Urlaubsplanung aus verschiedenen Kalendern heraus, beispielsweise Ihrem persönlichen oder den Team- und Abteilungskalendern. Allerdings können Sie hier nur den Startzeitpunkt festlegen. Die Software lässt sich mit individuellen Abwesenheitsarten und regionalen Feiertagen auch gut an Ihre Bedürfnisse anpassen. Schade ist, dass manche Einstellungen nur schwerfällig von der Hand gehen oder nur mithilfe des Supports umsetzbar sind.

Was macht TimeTac als Abwesenheits-Tool einzigartig?

TimeTac hält nicht nur einen detaillierten Auswertungsbereich für Sie bereit, mit dem Sie sowohl einzelne Mitarbeiter:innen als auch ganze Teams und Abteilungen einsehen können. Die Software bietet noch eine weitere Besonderheit; Sandbox-Accounts zum Testen eigener Schnittstellen. Möchten Sie TimeTac an Ihre Systemlandschaft anbinden, können Sie das mithilfe von Account-Kopien ausprobieren, ohne Ihre Datensätze zu beschädigen.

Wem würden wir TimeTac empfehlen?

Aufgrund der umfangreichen Reportings und der guten Organisationsverwaltung eignet sich die Software besonders für KMU, die ihre Organisation in einem Tool abbilden möchten. Teams ab 19 Personen erhalten für die Urlaubsverwaltung sogar ein individuelles Angebot mit Vergünstigungen. Durch die gewöhnungsbedürftige Benutzeroberfläche eignet sich das Tool für fortgeschrittene Anwender:innen. User, die nach einer Urlaubsverwaltung mit guter Usability suchen, sind bei absence.io besser aufgehoben.

Vorteile
  • Zwei Optionen für die Planung
  • Umfangreiche Auswertung
  • Einfache Verwaltung per App
Nachteile
  • Unübersichtliche Benutzeroberfläche
  • Veraltetes Design
  • Schwerfällige Anpassungen
TimeTac Urlaubsverwaltung

Vergleichstabelle

AnbieterFactorial AbwesenheitKenjo Urlaubsverwaltungabsence.ioclocko:do UrlaubsplanerTimeTac UrlaubsverwaltungHeavenHR UrlaubsverwaltungHRworks AbwesenheitsverwaltungTimebutlertimeouttimr Urlaubsverwaltung
Kundenbewertung
4.3
4.3
4.2
4.3
4.4
2.5
5
5
4.6
Preis 6,00 - 9,00 € 100,00 - 160,00 € 2,00 - 6,00 € 0,00 - 12,00 € 23,00 € 99,00 € 178,00 € 0,00 - 40,20 € 1,50 - 399,00 € 8,00 - 87,00 €

Die wichtigsten Funktionen und Features von Urlaubsverwaltungstools

Ob als Einzellösung oder als Teil einer HR-Suite; Tools für die Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung sind in ihren Grundfunktionen ähnlich. trusted hat die wichtigsten Funktionen der Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung für Sie hier zusammengefasst:

  • Selbstständige Urlaubsplanung im Employee-Self-Service
  • Genehmigungen im System, per E-Mail und / oder aus der App heraus
  • Mindestens einstufige Genehmigungsprozesse
  • Vertretungsfunktion für Ihre eigene Abwesenheit
  • Zentraler Urlaubskalender mit sichtbaren Überschneidungen
  • Regionale Feiertagskalender und individuelle Betriebsurlaube
  • Synchronisationsmöglichkeit für externe Kalender (Google, iCal, Outlook)
  • Maßgeschneiderte Abwesenheitsarten
  • Personalisierte Urlaubskontingente
  • Ansicht für Urlaubs-Saldo und restlicher Urlaubstage
  • Reportings nach Art der Abwesenheit und Dauer
  • API zur Anbindung der Software an Ihre Systemlandschaft

Je nach Anbieter finden Sie noch weitere Funktionen und Features vor, beispielsweise gibt es zu manchen Tools ergänzend eine App für die mobile Urlaubsverwaltung. Auch die Menge der Schnittstellen und möglichen Integrationen unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter.

Factorial enthält viele Integrationen, die Sie bequem hinzubuchen können
Factorial enthält viele Integrationen, die Sie bequem hinzubuchen können
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.com

Die besten Urlaubsverwaltungs-Tools im Test 2022

Welche Urlaubsplaner sind geeignet für KMU und Startups?

Grundsätzlich eignet sich jede der getesteten Urlaubsverwaltungs-Tools bereits für kleine Unternehmen und Start-ups. Einige der Anbieter, beispielsweise Factorial oder Kenjo, bieten einen großen Funktionsumfang für Teams ab 15 Personen. Kleinstunternehmen, die lediglich ihre Abwesenheitsverwaltung digitalisieren möchten, erhalten bereits ab 2 € pro User eine exzellente Lösung mit absence.io oder clocko:do. Kleine Projektteams oder Dienstleistungs-Unternehmen profitieren von der integrierten Stempeluhr bei clocko:do.

absence.io kostet Sie nur wenig Geld pro Mitarbeiter - ohne Mindestnutzerzahl
absence.io kostet Sie nur wenig Geld pro Mitarbeiter - ohne Mindestnutzerzahl
Screenshot: trusted.de
Quelle: absence.io

Welche Urlaubsplaner sind geeignet für große Unternehmen?

Besonders bei großen Unternehmen gestaltet sich das Abwesenheitsmanagement schnell unübersichtlich. Sollen mehrere Anwendungsbereiche von einer Software gedeckt werden, kann sich eine HR-Komplettlösung lohnen. Bei Factorial ist beispielsweise eine unbegrenzte Userzahl ab 5,25 € pro Nutzer:in möglich, allerdings verzichten Sie dabei auf umfangreiche Auswertungen. Große und komplex gestaltete Organisationen könnten hier von der Einzellösung TimeTac profitieren. Die Filterfunktion ermöglicht Ihnen spezifische Team- und Abteilungseinsichten.

Dank der Filterfunktion erhalten Sie Berichte mit spezifischen Details
Dank der Filterfunktion erhalten Sie Berichte mit spezifischen Details
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com

Urlaubsverwaltungssoftware Kosten

Wieviel kostet ein Urlaubsverwaltungstool?

Die Kosten für die von trusted getesteten Tools für die Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung liegen zwischen 2 € und 100 € im monatlichen Abo. Dieser große Preisunterschied hängt von verschiedenen Faktoren ab. Beispielsweise sind in Factorial und Kenjo bereits 15 bis 20 User integriert, wodurch sich ein Userpreis von 4,50 € bis 6 € ergibt. Zudem haben diese Tools auch einen größeren Funktionsumfang als günstigere Anbieter wie absence.io oder clocko:do. TimeTac hingegen rechnet mit einer Basisgebühr.

Manche Anbieter erheben eine Basisgebühr und zusätzliche Kosten pro User
Manche Anbieter erheben eine Basisgebühr und zusätzliche Kosten pro User
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com

Gibt es auch kostenlose Abwesenheitssoftware?

Auch sehr kleine Teams müssen nicht mit einem Wandkalender oder einer unübersichtlichen Excel-Tabelle auskommen. Im Anbieter-Vergleich für eine Urlaubsverwaltungssoftware hat trusted auch ein kostenloses Tool entdeckt. Die Software Timebutler ist für Sie mit einem Team von bis zu fünf Personen kostenlos. Von den getesteten Anbieter:innen bietet keiner eine kostenlose Version an, lediglich eine kostenfreie Testversion.

Timebutler ist für bis zu 5 Angestellte kostenlos
Timebutler ist für bis zu 5 Angestellte kostenlos
Screenshot: trusted.de
Quelle: timebutler.de

Worauf muss ich bei der Auswahl einer Urlaubsverwaltungslösung achten?

Um die passende Software für sich und Ihr Team bzw. Unternehmen zu finden, sollten Sie sich einige Fragen stellen und Kriterien sammeln, die Ihnen bei einer Software wichtig sind. Stellen Sie sich beispielsweise die Frage, wie viele User ihre Abwesenheiten in der Software verwalten sollen. Welche Kriterien neben der User-Zahl wichtig sind und welche Faktoren die Auswahl vereinfachen, hat trusted für Sie gesammelt:

Komplexe Organisationen brauchen personalisierte Prozesse

Ob es sich nun um individuelle Abwesenheitsarten oder Genehmigungsprozesse handelt, selbst eine Urlaubsverwaltungssoftware sollten Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Inwiefern solche Anpassungen möglich sind, können Sie bereits durch eine grobe Recherche der Anbieter oder detailliert über die Testergebnisse von trusted herausfinden.

Beispielsweise mit Kenjo erstellen Sie zweistufige Genehmigungsprozesse
Beispielsweise mit Kenjo erstellen Sie zweistufige Genehmigungsprozesse
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Eine einfache Handhabung erleichtert die Einführung

Eine moderne Urlaubsplaner-Software ist meistens nicht nur schön für das Auge, sie erleichtert auch die Navigation durch das Programm und damit auch die Anwendung. Wie modern und intuitiv Ihnen eine Software erscheint, entscheidet sich am Ende nur durch eine eigene Testphase. Beziehen Sie dabei Ihr Team mit ein, um das Tool im üblichen Arbeitsalltag auf Tauglichkeit zu prüfen.

In modernen Tools wie clocko:do finden Sie sich schnell zurecht
In modernen Tools wie clocko:do finden Sie sich schnell zurecht
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com

Wie hat trusted Urlaubsverwaltungssoftware getestet?

Für den ausführlichen Praxistest hat die trusted-Redaktion in jedem der vorgestellten Systeme ein Konto für neue Mitarbeiter:innen erstellt, individuelle Urlaubsansprüche eingetragen sowie Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit beantragt und genehmigt. Im Praxistest wurde jeder Online-Urlaubsplaner insbesondere auf Usability, verfügbare Funktionen, Reportings und Kosten pro User hin überprüft:

10
Anbieter im Vergleich
5
Anbieter im Praxistest
65
Stunden Aufwand
15
Abwesenheiten beantragt
10 %
Vertrag & Kosten

Wie viel kostet das Tool? Wie viele Nutzer können Sie zu diesem Preis anlegen, wie viele Mitarbeiter:innen verwalten? Wie lange sind Sie vertraglich gebunden und in welchen Intervallen müssen Sie bezahlen? Gibt es eine kostenlose Testphase?

15 %
Urlaub planen

Welche Möglichkeiten bietet die Software, Urlaube und Abwesenheiten zu planen? Steht ein zentraler Teamkalender zur Verfügung? Wie übersichtlich ist die Urlaubsplanung? Können Mitarbeiter:innen selbstständig Urlaubsanträge stellen und wie geht das?

15 %
Urlaub genehmigen

Wie läuft der Genehmigungs- und Freigabeprozess ab und wie lässt er sich konfigurieren? Wie übersichtlich/einfach ist die Verwaltung von Abwesenheits- und Urlaubsanträgen für das Management?

10 %
Verwalten & Konfigurieren

Wie einfach ist die Verwaltung, Konfiguration oder Individualisierung der Software? Welche Möglichkeiten gibt es, die Software an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen? Lassen sich beispielsweise individuelle Abwesenheitsarten, Feiertage, Betriebsurlaube, etc. hinzufügen?

10 %
Auswerten

Wie lassen sich die Urlaubs- und Abwesenheitstage auswerten? Welche Berichte (z.B. über Krankheitstage, Urlaubstage, Resturlaub, etc.) können Sie erstellen?

10 %
Integrationen & Schnittstellen

In welche Tools, Systeme oder Apps ist die jeweilige Software integriert (z.B. externe Kalender, Zeiterfassungssoftware, Business-Chat, etc.)? Welche Möglichkeiten stehen für den Import und Export von Daten zur Verfügung?

5 %
Zusätzliche Features

Welche zusätzlichen Features, Leistungen und Module bringt die Software mit? Wie sind diese miteinander verknüpft und welchen Nutzen haben diese Extras für Sie?

10 %
Usability

Wie benutzerfreundlich ist das jeweilige Urlaubsverwaltungs-System? Wie sieht die Benutzeroberfläche und die Nutzerführung aus? Wie einfach ist der Einstieg in die jeweilige Software und welche Hilfestellungen gibt das System Ihnen dabei?

10 %
Sicherheit & Datenschutz

Erfüllt die Software die wichtigsten Standards der DSGVO? Werden Ihre Kundendaten auf europäischen Servern gespeichert? Welche Zertifizierung und Sicherheitsstandards bringen die Rechenzentren des Providers mit?

5 %
Service & Support

Wann und auf welchen Kanälen können Sie mit dem Support des Anbieters in Kontakt treten? Welche Online-Materialien (Tutorials, Videos, Webinare, etc.) gibt es, um Sie zu unterstützen? Wie ist der Support des Anbieters organisiert?

Weitere Funktionen und Features von HR-Komplettlösungen

Eine All-in-One HR-Software wie Factorial oder Kenjo bietet Ihnen noch weitaus mehr Funktionen, als die reine Verwaltung Ihrer Abwesenheiten. Die relevantesten Komponenten einer HR-Komplettlösung finden Sie hier:

Weitere Funktionen für das Mitarbeiter-Managment der HR-Suite Kenjo
Weitere Funktionen für das Mitarbeiter-Managment der HR-Suite Kenjo
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Digitale Personalakte

Die digitale Verwaltung von Personalstammdaten hat noch nicht in jedem Unternehmen oder jeder Behörde Einzug gehalten. Dabei unterstützt Sie dieses Feature bei der Optimierung Ihrer Personalprozesse und vermindert manuelle, papiergestützte Aufgaben. Mit der digitalen Personalakte bündeln Sie Arbeitsverträge, Adress- und Kontodaten, Personalfragebögen und andere Dokumente zentral an einem Ort.

Viele Tools bieten den Vorteil, dass Daten neuer Mitarbeiter:innen, die über eine Recruiting-Software in die Personalmanagement-Software aufgenommen werden, automatisch in die digitale Personalakte übertragen werden.

Digitale Unterschrift

Wenn es um die zentrale Verwaltung digitaler Dokumente wie Arbeitsverträge geht, darf eins nicht fehlen: die digitale Unterschrift. Heutzutage bieten viele HR-Komplettlösungen dieses Feature bereits als (zubuchbares) Extra an. Ist diese Funktion in Ihrer HR-Suite nicht enthalten, können Sie sich auch für eine Digitale Signatur Software entscheiden.

Zeiterfassung

In Unternehmen mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen, wie Schichtbetrieb oder Gleitzeit, ist die Zeiterfassung und Überstundenverwaltung überaus wichtig. Solche Tools unterstützen Sie dabei, die Leistung Ihrer Mitarbeiter:innen zu messen. Wenn es um die genaue Abrechnung von Arbeitszeit für Projekte geht, ist eine exakte Zeiterfassung unverzichtbar.

Als Funktion einer HR-Komplettlösung unterstützt Sie dieses Feature auch bei der vorbereitenden Lohnabrechnung. Sie können die sogenannte Time Tracking Software auch einzeln nutzen.

Reisekostenabrechnung

Sind Sie und Ihre Mitarbeiter:innen häufig beruflich auf Reisen, kann sich eine digitale Reisekostenabrechnung lohnen. Von Fahrtkosten bis Hotelrechnungen - mit diesem Feature können Ihre Mitarbeiter:innen Belege digital nach aktuellem Reisekostenrecht erfassen. Und das sogar als mobile App. Praktische Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen machen den Prozess komplett.

Beispielsweise bietet die HR-Komplettlösung HRworks eine Reisekostenabrechnungs-Software.

HRworks unterstützt Sie bei der Reisekostenabrechnung
HRworks unterstützt Sie bei der Reisekostenabrechnung
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Als Personalleiter:in kommt Ihnen eine weitere wichtige Aufgabe zu: die (vorbereitende) Lohn- und Gehaltsabrechnung. Auch hier unterstützen Sie Features von HR-Komplettlösungen, beispielsweise HeavenHR Lohnabrechnung. Die Software bezieht für die Abrechnungen Informationen aus den Personalstammdaten und gegebenenfalls aus der Zeiterfassung, um rechtssichere Lohnabrechnungen zu erstellen. Nützliche Integrationen, beispielsweise zu DATEV Lohnprogrammen runden das Feature optimal ab.

Die Lohnabrechnung ist nur ein kleiner Teil von HeavenHR
Die Lohnabrechnung ist nur ein kleiner Teil von HeavenHR
Screenshot: trusted.de
Quelle: kenjo.io

Personaleinsatzplanung

Bei einer wachsenden Belegschaft wird nicht nur die Verwaltung von Abwesenheiten und Arbeitszeiten zu einer Herausforderung. Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und der Wunsch nach flexibleren Arbeitszeiten seitens Ihrer Mitarbeiter:innen erschweren auch zunehmend die effiziente Personaleinsatzplanung. Viele Anbieter von Personaleinsatzplanung-Software stellen eine effiziente Lösung für dieses Problem bereit.

Recruiting & Talentmanagement

Gute Talente zu finden, reicht heutzutage allein nicht mehr aus. Ihre Talente wollen und sollen auch gefördert werden. Mit einer Bewerbermanagement-Software und Funktionen für das Talentmanagement von HR-Systemen finden und binden Sie vielversprechende Mitarbeiter:innen an Ihr Unternehmen und fördern gleichzeitig Ihre Arbeitgebermarke.

Factorial bietet Ihnen Integrationen für das Recruiting
Factorial bietet Ihnen Integrationen für das Recruiting
Screenshot: trusted.de
Quelle: factorialhr.com

Welche bedeutenden Urlaubsverwaltungs-Tools gibt es noch auf dem Markt?

Mittlerweile gibt es viele Software-Hersteller, die eine Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung als Insellösung oder Teil einer HR-Suite anbieten. Hier sehen Sie nochmal die Kandidaten des Tests und Vergleichs:

Factorial Abwesenheit
4.3
Factorial ist DAS intuitive Multitalent unter den All-in-One HR-Lösungen, wenn es mehr gehen soll, als die reine Abwesenheitsverwaltung. Ob kleine oder große Teams - passen Sie das System an Ihre Anforderungen an, egal an welchem Standort.… Mehr Lesen
Kenjo Urlaubsverwaltung
4.3
Mit der Kenjo Urlaubsverwaltung passen Sie die All-in-One-Lösung ganz an Ihre Bedürfnisse an, egal wie komplex diese sind. Entscheiden Sie selbst, wer vertritt, genehmigt oder Nachrichten empfängt und erstellen Sie maßgeschneiderte Prozesse.… Mehr Lesen
absence.io
4.2
absence.io hat ein unschlagbares Preis-Leistungs-Verhältnis, wenn es um die reine Urlaubsplanung geht. Die intuitive Handhabung in Verbindung mit niedrigen Kosten pro User ist für alle einen Blick wert, die ihre Abwesenheiten unkompliziert managen wollen.… Mehr Lesen
clocko:do Urlaubsplaner
4.3
Mit der clocko:do Urlaubsverwaltung erstellen Sie für Ihre Mitarbeiter:innen individuelle Urlaubskontingente. Die verfügbaren Schnittstellen zu DATEV und Co. vereinfachen für Sie zudem die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung.… Mehr Lesen
TimeTac Urlaubsverwaltung
4.4
In Sachen Auswertung hat TimeTac einiges zu bieten. Egal wie groß Ihre Organisation ist, hier erfahren Sie mehr über die Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter:innen. Ob einzeln oder die ganze Abteilung – Sie erhalten genau die Ansicht, die Sie brauchen.… Mehr Lesen
HeavenHR Urlaubsverwaltung
2.5
Die SaaS-Lösung für HR-Prozesse aus Berlin unterstützt Ihren digitalen Dokumenten-Upload wie keine Zweite. Bereits aus der mobilen App heraus können Sie Dokumente wie Krankmeldungen fotografieren und an Ihren Antrag anhängen.… Mehr Lesen
HRworks Abwesenheitsverwaltung
Die ganzheitliche Personalmanagement-Software HRworks zeigt eine Besonderheit in der Analyse: Die Software berechnet den Bradford-Faktor Ihrer Mitarbeiter:innen und hilft Ihnen frühzeitig, bewusstem Absentismus entgegenzuwirken.… Mehr Lesen
Timebutler
5
Wenn es um Benachrichtigungen geht, kennt Timebutler kein “entweder, oder”. Die Software benachrichtigt Sie bei gestellten Anträgen per E-Mail und informiert auch Ihre Mitarbeiter:innen über angenommene oder abgelehnte Anträge.… Mehr Lesen
timeout
5
timeout erweitert Ihr Office-Paket um eine einfache, aber intuitive Urlaubsverwaltung. Mit der praktischen Microsoft Office 365 Integration profitieren Sie von der einfachen Verwaltung von Abwesenheiten, Gruppen und mehr.… Mehr Lesen
timr Urlaubsverwaltung
4.6
Die Urlaubsverwaltung von timr eignet sich mit der praktischen Fahrtenbuch-Funktion für alle, die viel unterwegs sind und ihre Arbeits- und Projektzeiten sowie Abwesenheiten auch mobil managen möchten.… Mehr Lesen

Änderungshistorie

23.11.2022
Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung - Test

trusted hat den großen Abwesenheits- und Urlaubsverwaltungs-Test mit insgesamt 10 Anbietern durchgeführt und stellt Ihnen die 5 besten Angebote hier übersichtlich vor. Das Ergebnis des Tests: absence.io landet mit der Testnote 1,3 auf dem ersten Platz.

Diana Meier
Content Creator

Diana ist Redakteurin für den HR-Themenbereich bei trusted. Die studierte Personalmanagerin und zertifizierte Ausbilderin hat bereits im Studium HR-Systeme unter die Lupe genommen, die den Alltag von Personaler:innen erleichtern. Durch Tests, wissenschaftliche Recherchen und Interviews mit Fach- und Führungskräften aus verschiedenen Branchen weiß sie genau, welche Features die Verbindung von Theorie und Praxis optimal unterstützen.

Preisvergleich
10 Anbieter und 26 Tarife

Babbel Bewertungen

4.5
918.106 Bewertungen
davon sind
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aus 3 anderen Quellen

Bewertungsquellen

203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
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