Worauf muss ich bei der Auswahl von Zeiterfassung-Software achten?
Um die beste Zeiterfassungssoftware für Ihre Bedürfnisse zu finden, sollten Sie sich im Vorfeld einige Fragen stellen. So unterscheiden sich die von trusted verglichenen Tools in ihrem Funktionsumfang, so dass Sie im Vorfeld zumindest grob definieren sollten, welche Features für die Zeiterfassung Sie benötigen. Zudem können Sie festlegen, welche Art der Zeiterfassung (etwa auf dem Smartphone, am PC, am externen Terminal) Sie bevorzugen und ob Sie lieber auf die Cloud oder auf Ihre eigene Serverarchitektur setzen möchten.
Reine Arbeitszeit oder Projektzeit
Die erste Frage, die Sie sich stellen sollten, lautet: Wofür benötigen Sie überhaupt eine Zeiterfassungssoftware? Brauchen Sie das Tool nur, um die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Blick zu behalten und für die Organisation von Schichten, Urlauben, und Co.? Dann genügt in der Regel die einfache Projektzeiterfassung, die die meisten Tools anbieten. Hier geht es nur darum, die Arbeitszeit genau zu erfassen, zentral anzuzeigen und ggf. in Form von digitalen Lohnzetteln zu verwalten.
Mithilfe von Time Doctor erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten manuell oder mithilfe der integrierten Stoppuhr
Screenshot: trusted.de
Quelle: timedoctor.com
Die meisten der hier vorgestellten Tools bringen die Möglichkeiten zur reinen Arbeitszeiterfassung (etwa per Stoppuhr oder manuell in der Stundenliste) bereits in ihrem kleinsten Tarif mit, so dass Sie hier eine relativ günstige Lösung für Ihre Zwecke finden können. Viele Unternehmen benötigen ihre Zeiterfassungssoftware allerdings nicht nur für die Arbeitszeit, sondern für die Erfassung von Stunden, die mit verschiedenen Projekten, Aufträgen oder einzelnen Aufgaben verbracht werden.
Projekte managen Sie meist in übersichtlichen Projekt- und Aufgabenlisten
Screenshot: trusted.de
Quelle: teamspace.de
Die Gründe dafür sind vielfältig. Zum Einen ist durch die exakte Erfassung der geleisteten Projektstunden eine genauere Abrechnung beim Kunden möglich. Zum Anderen lassen sich die getrackten Zeiten auch für die Prozessoptimierung nutzen, um etablierte Workflows anzupassen und zu verbessern. Durch die genaue Zeiterfassung sehen Sie, bei welchen spezifischen Aufgaben und Projekten Engpässe entstehen, und können hier gezielt ansetzen, um “Zeitfresser” zu eliminieren.
Buchen Sie einfach und schnell Ihre Zeiten auf Ihre aktuellen To-Dos und verlieren Sie keine Tasks aus den Augen
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com
Benötigen Sie solch eine dezidierte Projektzeiterfassung, sollten Sie sich nach einer Softwarelösung umsehen, die in der Lage ist, einzelne Projekte und Aufgaben darzustellen und in der Sie Zeiten gezielt darauf tracken können. Über diese Möglichkeiten verfügen beispielsweise Clockodo ab dem Tarif “Pro”, TimeTac im Modul “Projektzeiterfassung”, Hubstaff ab dem Tarif “Pro” oder Harvest (in allen Tarifen).
Diese Softwarelösungen bringen in der Regel auch weiterführende Features für die Projektverwaltung mit. So hat Hubstaff beispielsweise eine Budgetverwaltung im Gepäck, andere Tools bringen eine automatische Rechnungsstellung für die getrackten Projektzeiten mit. Je nachdem, welche Zeiten und Aufgaben Sie in Ihrer Time-Tracking-Software darstellen wollen, sollten Sie daher Ihren Anforderungskatalog großzügig gestalten und die Software mit den passenden Features auswählen.
Zeiten lassen sich auf viele verschiedene Arten und Weisen erfassen. Eine der beliebtesten Methoden in der modernen Zeiterfassung ist dabei die digitale Stopp- oder Stempeluhr, die Sie per Knopfdruck aktivieren und die anschließend einfach “mitläuft”, bis Sie eine Pause einlegen oder die Zeiterfassung am Ende des Tages abschließen. Diese Form der Zeiterfassung eignet sich für vieles, von der reinen Arbeitszeiterfassung (“8 Stunden pro Tag”) oder auch für das flexible Tracking von Projektzeiten in verschiedenen Branchen.
Die Zeiterfassung per digitaler Stoppuhr ist klassisch in den meisten Tools
Screenshot: trusted.de
Quelle: hubstaff.com
Daneben bieten die meisten Zeiterfassungssysteme auch die Möglichkeit, Zeiten manuell in eine Liste oder Tabelle einzutragen bzw. die bereits per Stoppuhr getrackten Zeiten nachträglich anzupassen. Welche Form der Zeiterfassung Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen bevorzugen ist dem persönlichen Geschmack überlassen, da so gut wie alle hier vorgestellten Zeiterfassungstools beide Möglichkeiten bieten. Das funktioniert meist direkt im Browser, in einer etwaigen Desktop-App oder via Mobile App auf dem Smartphone.
Alternativ können Sie Ihre Arbeitszeiten auch manuell in die Stundenliste eintragen
Screenshot: trusted.de
Quelle: timetac.com
Weniger weit verbreitet und relativ “klassisch” ist dagegen die Zeiterfassung per Terminal. Solche Geräte erinnern tatsächlich ein wenig an althergebrachte Stempeluhren, funktionieren heute allerdings per NFC- bzw. RFID-Technologie oder mit Fingerabdruck und sind direkt mit der jeweiligen Zeiterfassungssoftware verknüpft. Die Zeiterfassung am Terminal ist besonders für Gastronomie-Betriebe, Werkstätten oder andere Branchen geeignet, die nicht zwingend projektbasiert arbeiten, aber auch nicht ständig einen PC zur Verfügung haben.
Viele Zeiterfassungstools liefern nicht nur die entsprechende Software, sondern direkt auch Hardware in Form von Terminals
Screenshot: trusted.de
Quelle: timepunch.de
Solche Zeiterfassungs-Terminals haben nicht alle Software-Anbieter im Portfolio, einige bieten sie allerdings als optionale Hardware mit an. Dazu gehören beispielsweise Clockodo (in Partnerschaft mit EasySecure), TimeTac oder TimePunch. timr lässt sich dank einer entsprechenden App auf einem zentralen Tablet wie ein stationäres Terminal nutzen; teamspace auf Wunsch mit einem bereits verfügbaren Terminal verbinden. Legen Sie Wert auf diese zusätzliche Hardware, haben diese Anbieter die entsprechenden Tools dafür.
Cloud oder On-Premises
Last (but not least) sollten Sie sich entscheiden, ob Sie Ihr Zeiterfassungstool lieber dezentral in der berüchtigten “Cloud” oder als On-Premises-Version auf Ihren eigenen Servern hosten möchten. Beides hat sowohl Vor- als auch Nachteile. Setzen Sie auf die Cloud, müssen Sie sich nicht selbst um Themen wie Hosting, Wartung und Pflege oder etwaige Updates bemühen und können von überall und jederzeit auf Ihr Zeiterfassungstool zugreifen. Dafür haben Sie auch keinen Einfluss auf das Thema IT-Sicherheit und Datenschutz und müssen dem jeweiligen Anbieter mit möglicherweise sensiblen internen Daten vertrauen.
Die meisten von trusted verglichenen Tools sind hauptsächlich in der Cloud erhältlich. Anbieter wie TimePunch oder teamspace bieten allerdings auch On-Premises-Versionen für Ihre eigene Server-Architektur an. Das hat bei TimePunch sogar Auswirkungen auf das Pricing der Software, da Sie für die On-Premises-Variante keine monatlichen “Mietkosten”, sondern ganz klassisch einmalige Lizenzkosten bezahlen, und so auch preislich ungebunden sind.
