Werbehinweis
Diese Webseite verwendet Affiliate-Links. Erfolgt eine Bestellung oder ein Kauf über diese Links, erhält trusted eine Provision vom jeweiligen Anbieter. Das ermöglicht es uns, Ihnen unseren Service und unsere Inhalte kostenlos zur Verfügung zu stellen. Die Provision hat keinen Einfluss auf unsere Bewertung oder unser Ranking! Wir bewerten stets neutral und unabhängig.

Mitarbeiter Verwaltung Software im Vergleich

Die 14 besten Mitarbeiter Verwaltung Tools im Test

Sandra Pretzer
Sandra Pretzer
Online-Marketing

Software für die Mitarbeiter Verwaltung umfasst neben Stammdatenverwaltung auch viele weitere Teilbereiche der Mitarbeiterführung. Sowohl administrative, qualitative und strategische Aspekte werden von den Tools abgedeckt.

Unterstützte Plattformen
Geeignet für
Serverstandort
Digitale Personalakte
Sprachen
Schnittstellen
Lohnbuchhaltung
Berichte
Zeitmanagement
Abwesenheiten
  1. jacando Admin

    • Automatische Vertragserstellung
    • Modular erweiterbar
    • Einfache Bedienung
    • Flexibler Preiskonfigurator
    • Relativ große Preissprünge
    ab
    60,00 €
    pro Monat
  2. Agenda Personalmanagement

    • Sehr großer Funktionsumfang
    • Schnelles und einfaches Reporting
    • Organigramm per Drag-and-Drop
    • Zentraler Mitarbeiter-Self-Service
    • Wenige Schnittstellen
    ab
    45,00 €
    monatlich
    Zum Profil
  3. BambooHR

    • Hohe Benutzerfreundlichkeit
    • Guter Datenschutz
    • Moderne Funktionen
    • Guter Kundensupport
    • Fehlendes Talent Management
    Preis auf Anfrage
    Zum Profil
  4. Fabasoft Personalakte

    • Zertifizierte Revisionssicherheit
    • Umfangreiches Reporting
    • Hoher Automatisierungsgrad
    • Semantische Volltextsuche
    • Mindestabnahme: 10 Nutzerlizenzen
    ab
    0,00 €
    monatlich
    Zum Profil
  5. HeavenHR

    • Hohe Automatisierung
    • Employee Self Service
    • Intuitive Bedienung
    • Datenschutz und IT-Sicherheit
    • Kein Seminarmanagement
    ab
    1,50 €
    pro Monat
    Zum Profil
  6. hrtool24

    • Hoher Automatisierungsgrad
    • Individuell anpassbar
    • Kostenlose Live-Demo
    • Keine Inhouse-Lösung
    ab
    30,00 €
    pro Monat
    Zum Profil
  7. HRworks

    4.7

    HRworks

    • Alle HR-Prozesse abgebildet
    • Viele integrierte Module
    • Vergleichsweise günstiger Abopreis
    • Einrichtungsgebühren
    ab
    6,00 €
    pro Benutzer im Monat
    Zum Profil
  8. Kenjo Personalmanagement

    • Skalierbares und günstiges Pricing
    • Innovatives Talent-Management
    • Perfekt für kleine bis mittlere Teams
    • Intuitive Bedienung
    • Leicht unübersichtlich für große Teams
    ab
    4,58 €
    pro Benutzer im Monat
    Zum Profil
  9. kiwiHR

    • Intuitive Benutzeroberfläche
    • Gutes Preis-Leistungs Verhältnis
    • Freundlicher Support
    • Kein Recruiting
  10. perbit Personalmanagement

    • Intuitive Bedienbarkeit
    • Hohe Individualität
    • Hoher Automatisierungsgrad
    • Anpassbarkeit auf das Corporate Design
    • Keine Preistransparenz
    Preis auf Anfrage
    Zum Profil

Mitarbeiter Verwaltung Software Ratgeber: So finden Sie das richtige Tool für Ihr Unternehmen

Sandra Pretzer
Online-Marketing von trusted

Sie sind in Ihrem Unternehmen für alle Angelegenheiten rund ums Personal verantwortlich. Die Firma hat in der letzten Zeit einige neue Mitarbeiter eingestellt und nun geht es darum, nicht den Überblick zu verlieren. Alle Dokumente sind in Ordnern abgeheftet, wenn Sie also eine Sonderklausel in einem Vertrag suchen, heißt es: Wälzen. Die Urlaubsanträge, die Sie per Email, auf einem Zettel oder mündlich in der Kaffeeküche erhalten, tragen Sie einzeln in einen Kalender oder eine Excel Liste ein. Wann endet nochmal die Probezeit des neuen Kollegen? Und dass niemand an den 50ten Geburtstag vom Vertriebsleiter gedacht hat, war schon etwas peinlich. Welche Summe an Personalkosten müssen Sie bis Jahresende einkalkulieren und wo sind eigentlich die Stundenzettel der Fertigungsabteilung? Wie so vieles heutzutage, lässt sich auch die Mitarbeiterverwaltung online abwickeln und um ein Vielfaches effizienter gestalten. So haben Sie als Personalmanager/in alle wichtigen Infos auf einen Blick und auch Ihre Mitarbeiter werden proaktiv und transparent in ihr persönliches Personalmanagement mit eingebunden.

  1. Alle arbeitsbezogenen Informationen und Dokumente Ihrer Mitarbeiter werden digitalisiert und zentral in der Cloud gespeichert.
  2. Im Self-Service Bereich der Personalmanagement Software stellen Ihre Mitarbeiter einheitlich Urlaubsanträge und verwalten ihre persönlichen Daten eigenverantwortlich.
  3. Durch Rollen- und Rechtemanagement wird der Schutz von sensiblen Mitarbeiterdaten gewährleistet.

Was ist Mitarbeiterverwaltung?

Der Begriff Mitarbeiterverwaltung steht genau genommen für die Anlage, Aktualisierung und Aufbewahrung von Personalakten sowie die Handhabung von Routineaufgaben, wie z.B. Urlaub verwalten oder Antragstellung für Weiterbildungen. In unserem Vergleich haben wir Anbieter herausgesucht, die dies webbasiert ermöglichen. Synonyme können beispielsweise Personalmanagement oder Personalverwaltung sein.

Wie funktioniert eine Personalmanagement Software

Die online Mitarbeiterverwaltung ist bei den verschiedenen Anbietern ein Teilbereich der gesamten HR Software. Sie funktioniert generell nach dem gleichen Schema wie eine herkömmliche Personalakte, nur dass alle Informationen und Dokumente zentral in der Cloud gespeichert werden. Zudem fließen noch die anderen Bereiche der Komplettlösung mit ein, z.B. Urlaubsplaner, Zeiterfassung, Tools für Feedback und Mitarbeitergespräch und Bewerbermanagement.

Durch die Verknüpfung der einzelnen Komponenten erhält die Personalabteilung ein umfassendes Bild vom einzelnen Mitarbeiter, dessen Team, dessen Abteilung, dessen Standort und schließlich vom gesamten Unternehmen. Diese Daten werden nicht nur zum alltäglichen Personalmanagement eingesetzt, sondern liefern wichtige Informationen im Recruiting Prozess und bei Prognosen für zukünftige Kapazitätsplanungen und Gehaltsverhandlungen.

In die (digitale) Personalakte gehören nur Informationen und Dokumente, die im direkten Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Nicht in die Akte gehören neben privaten Daten auch z.B. unzugängliche Unterlagen des Betriebsarztes, Sammelbelege oder ein Vermerk über die Kandidatur zum Betriebsrat.

Für wen ist Mitarbeiterverwaltung Software geeignet?

Software für Mitarbeiterverwaltung findet hauptsächlich in der Personalabteilung eines Unternehmens ihren Einsatz. Kleinere Firmen oder Startups arbeiten weitestgehend noch ohne eigenes Personalmanagement, da hier die Anzahl der Mitarbeiter tendenziell noch überschaubar ist. Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Mitarbeiterverwaltung werden hier oftmals ausgelagert und von externen Firmen gehandhabt.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Die meisten Anbieter führen Mitarbeiter Verwaltung als eigenständige Funktion in ihrer HR Management Komplettlösung auf. Dennoch gibt es auch hier einige bedeutsame Unterfunktionen, die nicht fehlen sollten.

Rollen- und Rechteverwaltung

Personalakten enthalten sensible Daten und dürfen nur von Personen eingesehen werden, die direkt in der Personalarbeit tätig sind. Gerade bei Software mit einer Self Service Funktion für Mitarbeiter muss genau eingestellt werden, welche Daten für wen sichtbar sind. Die Rollen- und Rechtefunktion trägt somit entscheidend zum einzuhaltenden Datenschutz bei.

Datenschutz mittels individuell einstellbaren Rollen und Rechten
Datenschutz mittels individuell einstellbaren Rollen und Rechten
Screenshot: www.staffboard.com

Dokumentenablage

Alle Dokumente des Mitarbeiters, die direkt mit dem Arbeitsverhältnis zusammenhängen, werden zentral innerhalb seiner digitalen Personalakte abgelegt. Das sind beispielsweise:

  • Bewerbungsunterlagen
  • Arbeitsvertrag (inkl. späterer Änderungen)
  • Zeugnisse
  • Fortbildungsmaßnahmen
  • Abmahnungen
  • Urlaubsanträge
  • Krankheitsbescheinigungen
  • Kündigungsschreiben

Self Service für die Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter erhält Zugang zur HR Software, um routinemäßige Aufgaben selbst durchzuführen, z.B. Urlaubsanträge oder Anträge zur Fort- und Weiterbildung.

Mitarbeiter stellen ihren Urlaubsantrag innerhalb der Software
Mitarbeiter stellen ihren Urlaubsantrag innerhalb der Software
Screenshot: www.hopfr.staffboard.de

Erinnerungen

Durch die automatische Erinnerungsfunktion wird vermieden, dass Sie wichtige Termine verpassen. So sind Sie stets im Bilde, wessen Probezeit bald endet, wer aus der Elternzeit wiederkommt oder schlichtweg, welcher Mitarbeiter demnächst Geburtstag hat.

Reporting

Berichte und Analysen geben Ihnen einen Einblick z.B. in die Alters- oder Gehaltsstruktur des Unternehmens und der einzelnen Abteilungen. Auch Organigramme erstellen Sie geschwind innerhalb der Software.

Zusatzfunktionen und Erweiterungen

Die Mitarbeiter Verwaltung bzw. digitale Personalakte ist nur ein Teilbereich Ihrer Personalmanagement Software. In der Regel stehen Ihnen weitere Tools wie z.B. Zeiterfassung und Bewerbermanagement zur Verfügung.

Mitarbeiterverwaltung ist ein Teilbereich von HR Komplettlösungen
Mitarbeiterverwaltung ist ein Teilbereich von HR Komplettlösungen
Screenshot: www.staffboard.com

Vorteile von Software für Mitarbeiter Verwaltung

Neben den offensichtlichen Vorteilen von cloudbasierten Tools wie orts- und zeitunabhängigem Zugriff auf alle Daten und der zentralen, papierlosen Ordnung bringt der Einsatz einer Mitarbeiterverwaltung Software weitere positive Aspekte mit sich:

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft

Im Rahmen der Bevölkerungsbefragung Arbeitsmotivation 2016 durch die ManpowerGroup nannten 38% der Teilnehmer kleine Aufmerksamkeiten wie z.B. Blumen zum Geburtstag, als wichtigen Motivationsfaktor im Job und empfinden dies als Wertschätzung seitens ihres Arbeitgebers.

/www.impulse.de
  • Durch die Erinnerungsfunktion verlieren Sie wichtige Ereignisse nicht aus den Augen. Das gilt nicht nur für direkt mit der Arbeit verbundene Termine, wie beispielsweise das Ende der Probe- oder Elternzeit, sondern auch Geburtstage oder ein Jubiläum. So haben Sie die Möglichkeit, frühzeitig Mitarbeitergespräche anzusetzen oder andere organisatorische Aufgaben (z.B. ein Blumenstrauß zum Geburtstag) in Angriff zu nehmen. Dies schafft ein transparentes und familiäres Umfeld, in dem sich Ihre Mitarbeiter wohl- und gewertschätzt fühlen.
  • Indem Ihre Mitarbeiter im Mitarbeiterportal die Self Service Funktionen, z.B. für den eigenen Urlaubsplan oder zur Adressänderung nutzen, sind diese Workflows einheitlich geregelt. Das spart Zeit und Nerven - sowohl für Sie im Personalmanagement als auch für Ihre Mitarbeiter.
  • Ihre sensiblen Personaldaten werden durch Rollen- und Rechteverwaltung vor unbefugtem Zugriff geschützt.
  • Die Berichte zur Alters- oder Gehaltsstruktur im Gesamtunternehmen und den einzelnen Abteilungen liefern wichtige Informationein und Entscheidungsfaktoren bei der Auswahl neuer Mitarbeiter sowie bei Gehaltsverhandlungen.

Gibt es negative Faktoren beim Einsatz von HR Software?

Generell entstehen Ihnen keine Nachteile, wenn Sie Ihre Mitarbeiter Verwaltung Software richtig einsetzen. Der einzige Faktor, über den Sie sich wie bei allen cloudbasierten Lösungen im Klaren sein müssen, ist die externe Speicherung Ihrer Daten auf den Servern des Software Anbieters. Diese befinden sich nicht immer in Deutschland oder der EU.

Das kostet Mitarbeiter Verwaltung Software

Die Preisgestaltung der einzelnen Softwareanbieter für HR Programme ist recht unterschiedlich. Die einen rechnen monatlich pro Mitarbeiter - also pro digitaler Personalakte - ab, die anderen pro User-Account. Viele Anbieter offerieren keine Standard-Preisliste, sondern berechnen den Preis für jedes Unternehmen individuell.

Für ein kleineres Unternehmen mit bis zu 15 Mitarbeitern sollten Sie mit ca. 30 Euro pro Monat rechnen. Jeden Anbieter von Personalmanagement Software können Sie bis zu 30 Tage lang gratis testen.

Auf was sollten Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten?

Wie bei jeder Anschaffung einer neuen Software sollten Sie sich vorher im Klaren sein, was Sie tatsächlich benötigen:

  • In welcher Sprache möchten Sie die Software nutzen? Viele der Anbieter in unserem Vergleich verfügen nur über eine englische Sprachversion. Sind Sie oder Ihre Mitarbeiter eher unsicher in dieser Fremdsprache, sollten Sie eine deutsche Software wählen, z.B BITE, staffboard, Comarch oder rexx systems.
  • Welche Zusatzfunktionen benötigen Sie? Wie oben mehrfach erwähnt, ist Mitarbeiter Verwaltung meistens nur ein Teilbereich einer umfassenden HR Software. Benötigen Sie zudem Tools für Recruiting, Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Talent Management?
  • Wieviele Mitarbeiter beschäftigen Sie? Rechnet der Anbieter nach angelegter Personalakte oder Anzahl der User mit eigenständigem Login ab? Dies ist vor allem bei Self Service Funktionen wichtig, da somit jeder Mitarbeiter einen Zugang erhalten müsste.
  • Wie steht es um die Datensicherheit? Werden Ihre Daten SSL-verschlüsselt übertragen? Und wo befindet sich der Serverstandort, an dem Ihre Daten gespeichert werden? Wollen Sie Ihre Daten nach dem deutschen Datenschutzgesetz speichern, sind Sie z.B. bei flexbiz oder staffboard richtig.
  • Wie “fühlt” sich die Software an? Ein simpler Punkt aber enorm wichtig: Wie lässt sich das Tool bedienen? Ist die Benutzerführung intuitiv, das Design ansprechend? Nur wenn Sie und Ihre Mitarbeiter sich wohl im Umgang mit der Mitarbeiter Verwaltung Software fühlen, wird sie auch richtig eingesetzt.
  • In der heutigen Zeit sollte für jede Software auch eine mobile App oder zumindest eine mobil optimierte Version zur Verfügung stehen.

Einige Anbieter in unserem Vergleich haben ihren Firmensitz außerhalb Deutschlands. Wenn Ihr Unternehmen großen Wert auf Datenschutz legt, empfehlen wir Ihnen, die Angaben zum Serverstandort des jeweiligen Anbieters zu beachten.

Der Markt für Personalverwaltung Software

Im HR Bereich gibt es unserer Recherche nach keinen klaren Marktführer, wie es in anderen Branchen teilweise üblich ist. Jede Software ist anders gestaltet und mit unterschiedlichen Funktionen ausgestattet. Dennoch ist für jeden Firmentyp und jede Größe die passende Software dabei. In unserer Übersicht finden Sie die wichtigsten Anbieter mit einer cloudbasierten Lösung:

  • staffboard
  • WebHR
  • rexx systems
  • Appogee HR
  • BambooHR
  • CakeHR
  • Cezanne HR
  • Natural HR
  • BITE
  • Comarch
  • Flexbiz
  • Jotag-cloud-item

Fazit

Es ist nie zu spät, um Ordnung und Struktur in die Vorgänge des eigenen Personalwesens zu bringen. Dennoch macht es Sinn, früh damit zu beginnen, vor allem, wenn Ihr Unternehmen wachsen will. Mit einer HR Software behalten Sie alle Informationen, Dokumente und Entwicklungen im Auge und können entsprechend darauf reagieren. Mit der Self Service Funktion geben Sie wieder Verantwortung an Ihre Mitarbeiter ab und halten mit entsprechenden Rollen und Rechten den Datenschutz ein. Mit den diversen Zusatzfunktionen wie z.B. Zeiterfassung sorgen Sie für einen transparenten und reibungslosen Ablauf im Human Resources Bereich. Und das freut schließlich auch Ihre Mitarbeiter.

Wenn auch Sie Ihr Personalmanagement professionell gestalten wollen, werfen Sie doch einen Blick in unsere Auflistung für Mitarbeiter Verwaltung Software. Sie haben bereits Erfahrungen mit einem der Anbieter gemacht? Dann freuen wir uns über eine Bewertung!

trusted