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Test

Beste Kostenlose Zeiterfassung 2026 » 18 Anbieter im Vergleich

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Die beste kostenlose Zeiterfassung

Mit der Einführung einer Zeiterfassungs-Software sind Sie nicht nur auf der (rechts-)sicheren Seite und sparen sich ein hohes Bußgeld. Entsprechende Tools bringen eine ganze Menge Vorteile mit; die Optimierung der Arbeitszeit, eine genauere Rechnungsstellung für Ihre Kund:innen oder die exakte Lohnabrechnung sind nur ein paar davon. Gerade Freelancer:innen, Selbstständigen oder kleinen Teams fehlt aber häufig das nötige Kleingeld für eine teure Software.

Glücklicherweise gibt es einige Tools am Markt, mit denen die Zeiterfassung kostenlos gelingt. Doch wie eingeschränkt sind die kostenlosen Tarife? trusted hat die 5 besten Anbieter auf Herz und Nieren überprüft – darunter Clockodo, timr, Clockify und Co. Wie weit Sie mit den Gratisangeboten kommen und wann sich ein Upgrade auf die Premium-Tarife lohnt, erfahren Sie jetzt auf trusted.de:

Was ist ein kostenloses Zeiterfassungssystem?

Zeiterfassungstools müssen nicht immer teuer sein – oder überhaupt etwas kosten! Mit einigen Anbietern haben Arbeitgeber die Möglichkeit, Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen schon zum Nulltarif zu erfassen. Der Funktionsumfang ist dann allerdings mehr oder weniger stark eingeschränkt; je nach Anbieter in Sachen Funktionsumfang oder in der Userzahl. Für kleine Teams, Einzelkämpfer:innen oder Freelancer:innen kann sich die Freeware aber bereits lohnen und ein günstiger Einstieg sein.

Das Wichtigste in Kürze
  • Test:  trusted hat sich für diese Testreihe 5 kostenlose Tools für die Arbeits- und Projektzeiterfassung genauer angesehen. Testkriterien waren der Funktionsumfang im kostenlosen Tarif sowie Themen wie Datenschutz und Sicherheit.
  • Testsieger:  In diesem Vergleich der besten kostenlosen Zeiterfassungs-Software macht Clockodo das Rennen. Obwohl das Tool nur für maximal 1 User kostenlos ist, kann es durch seinen Funktionsumfang und seine Benutzerfreundlichkeit glänzen.

Fazit: trusted Empfehlungen

1

Clockodo

4.5
1,4
Testnote
Sehr gut
  • User 1
  • Mobile App ja
  • Serverstandort Deutschland
  • Preis ab (Premium) 4,75 € pro User/Monat

Clockodo belegt den ersten Platz auf dem Siegertreppchen im aktuellen Vergleich zurecht. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche benötigen Sie kein langes Onboarding und auch der Funktionsumfang – der zumindest für Freelancer:innen groß und ausreichend ist – kann sich sehen lassen. Die zahlreichen Anbindungsmöglichkeiten an Rechnungs-Tools runden die Freeware sauber ab. Eine Teamverwaltung wäre noch das i-Tüpfelchen gewesen.

Welche Leistungen/Features enthält das kostenlose Clockodo?

Der kostenlose Tarif “Freelancer” richtet sich nicht nur dem Namen nach an Einzelunternehmer:innen. Hier greifen Sie auf alle Funktionen der Projektzeiterfassung zu und verwalten Budgets, Ihre Stundensätze, Kund:innen, Fahrtkosten und vieles mehr. Ihre Zeiten erfassen Sie manuell oder per Stoppuhr, sogar in der mobilen App. Im Vergleich absolut einzigartig: Mit Clockodo erstellte Berichte können Sie sogar digital signieren lassen.

Wie eingeschränkt ist die kostenlose Version von Clockodo?

Clockodo bietet im kostenlosen Tarif alle Basics, die es für Freelancer:innen braucht. Wenn Sie allerdings nach einer Möglichkeit suchen, um die Arbeitszeiten Ihrer Angestellten zu erfassen, kommen Sie mit der Freeware leider nicht weit. Während des Tests ist uns außerdem ein Schönheitsfehler aufgefallen, den es nur in der Gratis-Version gibt – das Clockodo-Branding auf exportierten Berichten. Das ist aber nur ein kleines Manko.

Wann ist ein Upgrade auf die Bezahlversion sinnvoll und wie viel kostet Clockodo?

Zu einem Einstiegspreis von 4,75 € pro User steht Ihnen die gesamte Welt der Arbeitszeiterfassung mit Clockodo offen. Ab dem Premium-Tarif nehmen Sie die Zeiterfassung im Team vor und greifen auf die Funktionen der Urlaubsverwaltung zu. Gelungen ist auch die umfangreiche Verwaltung von individuellen Arbeitszeitvorschriften, etwa für Azubis, Teilzeitkräfte oder andere (flexible) Arbeitszeitmodelle. Wenn Sie zusätzlich Projektzeiten erfassen möchten, müssen Sie mit 9 € pro Monat und User rechnen.

Vorteile
  • Exzellente Projektzeiterfassung
  • Sehr einfache, intuitive Bedienung
  • Kostenloser Tarif für Freelancer
  • Hohe Rechtssicherheit (DSGVO/EuGH)
  • Sehr gute und schlanke mobile App
  • Viele Buchhaltungs-Schnittstellen
  • Faires Preis-Leistungs-Verhältnis
Nachteile
  • Geringe Flexibilität & Anpassbarkeit
  • Umständliche Einrichtung für Gleitzeit
  • Kaum PM-Schnittstellen
  • Hoher initialer Admin-Aufwand
  • Starres Berichtswesen
  • Mobile App ohne Admin-Funktionen
  • Keine Warnungen bei Arbeitszeitverstößen
Clockodo
4.5
Testbericht
2

timr

4.1
1,7
Testnote
Gut
  • User 1
  • Mobile App ja
  • Serverstandort Deutschland
  • Preis ab (Premium) 7,20 € pro User/Monat

Das aus Österreich stammende Zeiterfassungs-Tool timr bietet Ihnen ebenfalls einen kostenlosen Tarif. Der ist im Vergleich zum Testsieger allerdings stärker eingeschränkt, denn Free-User können immer nur eine der Funktionen Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Fahrtenbuch gleichzeitig nutzen und nur einmal pro Tag zwischen den Anwendungen wechseln. Eine eher ungewöhnliche Vorgehensweise! Erst mit dem Upgrade auf Premium schalten Sie alle Funktionen gleichzeitig frei.

Welche Leistungen/Features enthält das kostenlose timr?

Der kostenlose Tarif von timr kommt mit Funktionen für die Arbeits- und Projektzeiterfassung sowie mit einem Fahrtenbuch. Pluspunkte gibt es für die mobile App, mit der Sie Zeiten oder Ihren Kilometerstand auch von unterwegs aus kostenlos erfassen – das klappt nicht nur bei Smartphones mit Android- und iOS-Betriebssystemen, sondern auch bei Usern von Windows-Phones.

Wie eingeschränkt ist die kostenlose Version von timr?

Das kostenlose timr nutzen Sie nur als Einzelperson und (wie oben erwähnt) immer nur mit einem der Funktionsbereiche. Dabei haben Sie entweder Zugriff auf die Arbeitszeiterfassung (mit maximal zwei Arbeitszeitarten), die Projektzeiterfassung (mit maximal 5 Projekten) oder das Fahrtenbuch (für maximal 1 Fahrzeug und ohne Bericht für das Finanzamt.

Wann ist ein Upgrade auf die Bezahlversion sinnvoll und wie viel kostet timr?

timr ist ab einem Preis von 7,20 € pro User bei jährlicher Zahlung erhältlich. Damit ist das Tool zwar teurer als beispielsweise Clockodo im kleinsten Tarif, enthält aber mehr Funktionen. So greifen Sie auf die uneingeschränkte Arbeitszeiterfassung inklusive Urlaubsverwaltung zu, legen unbegrenzt viele Projekte an und erstellen nun auch finanzamtkonforme Berichte. Der Premium-Tarif ist vor allem für mobile Teams einen Blick wert.

Vorteile
  • Sehr intuitive Zeiterfassung
  • Top Mobile-App (iOS/Android)
  • Rechtssichere Arbeitszeiterfassung
  • Rechtskonformes Fahrtenbuch mit GPS
  • Starker Onboarding-Assistent
  • Detaillierte Projektzeiterfassung
  • Budget- und Leistungsverwaltung
  • Flexible Arbeitszeitmodelle und -regeln
  • Standardberichte schnell verfügbar
  • Gute Skalierbarkeit und kostenlos für Freelancer
Nachteile
  • Komplexe Benutzerverwaltung
  • Unklares Rollen-/Rechtesystem
  • Arbeitszeitmodelle und -regeln oft verwirrend
  • Keine Kalender-Ansicht (mit Drag-and-Drop)
  • Fehlende DATEV-Integration
  • Keine Hardware-Terminals
  • Reporting kaum individualisierbar
  • Keine Rechnungsverwaltung
  • Manager-Funktionen in der App begrenzt
  • Fehlende at-rest-Verschlüsselung
timr
4.1
Testbericht
3

Clockify

4.1
  • User Unbegrenzt
  • Mobile App ja
  • Serverstandort USA
  • Preis ab (Premium) 3,99 $ (3,79 €) pro User/Monat

Clockify ist eine Software für die Projektzeiterfassung mit Sitz und Serverstandort in Amerika. Unsere Arbeitszeiten konnten wir damit nur umständlich erfassen, das klappte nur über ein “Arbeitszeit”-Projekt. Während die Arbeitszeiterfassung bei Tools wie Clockodo oder timr unkomplizierter verläuft, bringt Clockify einen klaren Vorteil gegenüber den anderen Anbietern mit: Sie verwalten unbegrenzt viele User sogar im kostenlosen Tarif. Top!

Welche Leistungen/Features enthält das kostenlose Clockify?

Mit dem kostenfreien Clockify legen Sie nicht nur unendlich viele User, sondern auch genauso viele Projekte und Kund:innen an. Ein großes Plus für dezentrale Projekt-Teams ist die enthaltene Teamverwaltung, die mit einem integrierten Team-Chat kommt. Letzteres gibt es im aktuellen Vergleich bei keinem anderen Tool, schon gar nicht kostenlos. Bei der Optimierung Ihrer Arbeitszeit unterstützen Sie umfassende Reportings.

Wie eingeschränkt ist die kostenlose Version von Clockify?

Clockify kann bereits im kostenlosen Tarif mit einem großen Funktionsumfang punkten. Im direkten Vergleich zu Clockodo ist uns aber aufgefallen, dass Clockify über keine Möglichkeit zur Ausgabenverwaltung verfügt. Ihr Budget planen Sie erst gegen Aufpreis effizient. Das größere Problem ist allerdings, dass Sie individuelle Arbeitszeitkontingente nur mit einem Upgrade einrichten. Diese Funktion hätte die Teamverwaltung optimal ergänzt!

Wann ist ein Upgrade auf die Bezahlversion sinnvoll und wie viel kostet Clockify?

Wenn Sie Clockify nur für die Erfassung von Projektzeiten und zur Auswertung der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten Ihrer Teammitglieder nutzen möchten, ist das Tool eine klare Empfehlung. Wünschen Sie dagegen mehr Details sowie individuelle Einstellungen, kommen Sie um den Bezahl-Tarif nicht herum. Hier starten Sie bei 3,99 $ (umgerechnet: 3,79 €) im Jahres-Abo.

Vorteile
  • Gratis für unbegrenzt viele User
  • Sehr einfache Bedienung
  • 80+ Integrationen & Schnittstellen
  • Präzises Projekt-Tracking
  • Auto-Tracker & Idle Detection
  • Budget- & Kostenwarnungen bei Überschreitung
Nachteile
  • Keine erweiterte Schichtplanung
  • Kein GPS oder Geofencing
  • Erweiterte Reports erst in den teureren Tarifen
  • Mobile App teilweise instabil (laut Usern)
Clockify
4.1
4

Harvest

4.2
  • User 1
  • Mobile App ja
  • Serverstandort USA
  • Preis ab (Premium) 11,00 $ (10,50 €) pro User/Monat

Harvest ist ebenfalls eine Software für die Projektzeiterfassung und hat seinen Sitz in Amerika. Da das Tool keine eigene Arbeitszeiterfassung enthält, mussten wir dieses Problem mit ein paar Workarounds umgehen – was schließlich gut geklappt hat. Ein besonderes Merkmal von Harvest ist der große Funktionsumfang des kostenlosen Tarifs. Schade ist nur, dass es das Tool nur auf Englisch gibt.

Welche Leistungen/Features enthält das kostenlose Harvest?

Das Besondere an Harvest ist, dass Sie im kostenlosen Tarif die gleichen Funktionen erhalten, wie in der Premium-Version. Zum Beispiel legen Sie Projekte an, planen Ihr Budget, erfassen Ihre Arbeitszeit per Smartphone-, Desktop- und Web-App, erstellen Rechnungen und einiges mehr. Dank der über 50 Integrationen und der hauseigenen REST-API lässt sich das Tool problemlos in Ihre Systemlandschaft integrieren.

Wie eingeschränkt ist die kostenlose Version von Harvest?

Sie nutzen zwar den vollen Funktionsumfang schon im kostenlosen Tarif, dafür ist dieser lediglich auf einen User begrenzt. Damit ist Harvest augenscheinlich eine gute Wahl für Freelancer:innen – wären da nicht auch noch die Projektbegrenzungen. Mit lediglich zwei Projekten, die Sie im kostenlosen Tarif anlegen, unterstützt Sie das Tool nur bei einem sehr geringen Projektaufkommen. Im Vergleich zeigen Clockodo und Clockify, wie es besser geht.

Wann ist ein Upgrade auf die Bezahlversion sinnvoll und wie viel kostet Harvest?

Der “Free”-Tarif ist eine gute Wahl für Solo-Selbstständige und Freelancer:innen, die zunächst wenige Kund:innen betreuen. Wenn Sie sich noch unsicher sind, ob Harvest das richtige Tool für Sie ist, können Sie sich mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse für die 30-tägige Testversion anmelden. Sobald Ihr Team oder Ihre Projektzahl wächst, sollten Sie auf den “Pro” für 10,20 € pro User pro Monat umsteigen.

Vorteile
  • Nahtlose Abrechnung von erfassten Zeiten
  • Sehr einfache Bedienung
  • Visuelle Reports & Budgetüberwachung
  • Online-Zahlungen direkt aus Rechnungen
  • Spesen/Belegverwaltung integriert
Nachteile
  • Keine deutsche Oberfläche
  • Keine Abwesenheits- & Urlaubsverwaltung
  • Free-Plan stark limitiert
Harvest
4.2

Die 4 besten Kostenlose Zeiterfassung im Vergleich

  1. Clockodo - Bestes kostenloses Tool für Freelancer
  2. timr - Bestes kostenloses Fahrtenbuch
  3. Clockify - Beste Freeware für Projekt-Teams
  4. Harvest - Größter kostenloser Funktionsumfang

Vergleichstabelle

Anbieter
Clockodo
timr
Clockify
Harvest
clockin
ZEP
TimeTac
Crewmeister
absence.io Zeiterfassung
Factorial Zeiterfassung
teamspace Zeiterfassung
TimePunch
Zeitguru
TimeTrack
Shiftbase Zeiterfassung
timeBuzzer
Toggl Track
ZMI
Testurteil
sehr gut
1,4
Test
10/2025
gut
1,7
Test
10/2025
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
sehr gut
1,1
Test
06/2026
sehr gut
1,2
Test
10/2025
sehr gut
1,5
Test
10/2025
gut
2,3
Test
10/2025
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
sehr gut
1,2
Test
10/2025
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Kundenbewertung
4.5
(2.321)
4.1
(1.304)
4.1
(6.608)
4.2
(3.417)
4.6
(2.741)
4.1
(123)
4.4
(5.213)
3.6
(1.111)
4.5
(2.180)
4.6
(38.524)
4.3
(60)
3
(4)
4.1
(1.353)
4.3
(92)
3.8
(5.303)
3.7
(106)
Tarif
Preis
0,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 3,99 € / monatlich 2,00 € / monatlich 26,90 € / monatlich 11,90 € / monatlich 2,00 € / monatlich Auf Anfrage 14,00 € / monatlich 18,50 € / monatlich 3,50 € / monatlich 7,00 € / monatlich 39,00 € / monatlich 10,00 € / monatlich 0,00 € / monatlich 22,00 € / monatlich
Keine Unterschiede vorhanden

Top-Features

Digitale Stempeluhr
Projektzeiterfassung
DATEV-Schnittstelle
Mobile Zeiterfassung
Hardware-Integration
Geeignet für
Freelancer/Selbstständige
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Keine Unterschiede vorhanden

Vertrag & Kosten

Browser
App
Terminal
Sonstige
Währung
EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR EUR
Zahlungsintervall
monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich Preis auf Anfrage monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich monatlich
Kostenlose Testphase
Dauer kostenlose Testphase
14 Tage
Keine Angaben verfügbar
unbegrenzt (Free) 30 Tage 14 Tage 14 Tage 30 Tage 14 Tage 14 Tage
Keine Angaben verfügbar
14 Tage 30 Tage 14 Tage 14 Tage 14 Tage 15 Tage 30 Tage 14 Tage
Zahlungsmethoden
Kreditkarte
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
PayPal
Auf Rechnung
Kreditkarte
Kreditkarte
Kreditkarte
Lastschrift
PayPal
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Lastschrift
Lastschrift
Auf Rechnung
Lastschrift
Kreditkarte
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
PayPal
Kreditkarte
Auf Rechnung
Keine Unterschiede vorhanden

Benutzerfreundlichkeit & Bedienung

Anmeldung & Benutzerverwaltung
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Einrichtung & Konfiguration
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Zeiterfassung & Self Service
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Berichte & Auswertungen
3.5 3
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
4 4 4.5 2.5
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
4
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Unterschiede vorhanden

Funktionsumfang

Digitale Stempeluhr
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Mit der digitalen Stempeluhr können sich deine Mitarbeiter:innen einfach per Klick ein- und ausstempeln. So wird die Arbeitszeit präzise erfasst. Eine relevante Grundfunktion für die Anwesenheitserfassung.
Manuelle Zeiteingabe
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Hier können Arbeitszeiten auch nachträglich manuell eingetragen oder angepasst werdne, falls jemand vergessen hat zu stempeln oder Korrekturen nötig sind. Wichtig für Flexibilität, Korrekturen, Außendienst, etc.
Manuelle Zeitkorrektur
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Diese Funktion erlaubt es, bereits erfasste Zeiten zu korrigieren. Das kann nötig sein, wenn es Fehler gab oder Arbeitszeiten angepasst werden müssen. Essenziell für die Datenqualität und Korrektur von Fehlern.
Pausenerfassung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die Software erfasst automatisch oder manuell eingegebene Pausenzeiten, sodass die Nettoarbeitszeit korrekt berechnet wird. Gesetzlich oft vorgeschrieben; wichtig für die korrekte Arbeitszeitberechnung.
Digitaler Stundenzettel
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Alle Mitarbeiter:innen haben einen digitalen Überblick über ihre geleisteten Arbeitsstunden, Pausen und eventuellen Korrekturen. Das sorgt für Transparenz. Zentrales Ergebnis der Zeiterfassung für Nachweis und Abrechnung.
Keine Unterschiede vorhanden

Mobile App

iOS/iPad
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Entweder eine native App für iOS-Betriebssysteme, oder als (Progressive) Web App über den Browser aufrufbar.
Android/Tablet
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Entweder eine native App für Android-Betriebssysteme, oder als (Progressive) Web App über den Browser aufrufbar.
Weitere Betriebssysteme
Windows, MacOS
Keine Angaben verfügbar
Windows, MacOS, Linux, Chrome, Firefox, Edge macOS, Windows, Browser-Erweiterungen
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Windows, MacOS, Linux Windows, Chrome, Firefox, Edge
Keine Angaben verfügbar
Chrome, Firefox (Browser-Erweiterung)
Keine Angaben verfügbar
Windows, macOS, Linux Windows, macOS, Linux, watchOS -
Push-Benachrichtigungen
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Mitarbeiter:innen erhalten bei wichtigen Ereignissen oder notwendigen Aktionen sofort eine Benachrichtigung direkt auf das Smartphone. So fallen keine wichtigen Infos unter den Tisch.
Keine Unterschiede vorhanden

Integrationen & Schnittstellen

DATEV-Schnittstelle
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Essenziell für nahezug jedes Unternehmen in Deutschland, das mit einem Steuerbüro zusammenarbeitet oder DATEV intern nutzt. Steuerkanzleien nutzen überwiegend DATEV; das macht eine funktionierende DATEV-Schnittstelle zur Grundvoraussetzung.
Lexware
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Eine weit verbreitete Software-Suite für Buchhaltung, Warenwirtschaft und Lohnabrechnung, die sich an KMU und Selbstständige in Deutschland richtet. Schnittstellen fokussieren oft auf die Übertragung von erfassten Projektzeiten zur einfachen und schnellen Erstellung von Rechnungen. Auch Lohnabrechnungsdaten können potenziell übertragen werden. Relevant für KMU, Handwerksbetriebe oder Freiberufler:innen, die auf das Lexware-Ökosystem setzen.
sevDesk
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Eine moderne, cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die speziell auf die Bedürfnisse von Selbstständigen, Gründern und KMU zugeschnitten ist. Die Integration ermöglicht die direkte Übertragung erfasster Arbeits- oder Projektzeiten, um daraus nahtlos Rechnungen zu generieren. Relevant für digital affine Kleinunternehmen und Freiberufler:innen in Deutschland, die eine schlanke Cloud-Lösung bevorzugen.
SAGE
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Ein internationaler Anbieter mit einem breiten Portfolio an Business-Software, darunter Buchhaltung, Lohnabrechnung und ERP-Lösungen, die auch im deutschen Markt eingesetzt werden. Schnittstellen unterstützen den Datentransfer für die Lohnabrechnung sowie die Rechnungsstellung auf Basis erfasster Zeiten. Relevant für Unternehmen, die bereits Produkte aus der Sage-Familie in Deutschland nutzen.
BMD
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Ein österreichischer Softwarehersteller mit Präsenz im deutschen Markt, der umfassende Business-Software, einschließlich Lohnverrechnung, anbietet. Schnittstellen ermöglichen den Import von erfassten Arbeits- und Abwesenheitszeiten aus der Zeiterfassungssoftware in die BMD Lohnverrechnung. Relevant für Unternehmen, die BMD nutzen; insbesondere mit Geschäftsbeziehungen nach Österreich oder spezifische Branchen, in denen BMD relevant ist.
Keine Unterschiede vorhanden

Analytics & Reporting

Ist-/Soll-Stunden
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Zeigt den Vergleich der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit mit der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit.
Kommen-/Gehen-Zeiten
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Listet die genauen Zeitpunkte auf, zu denen Mitarbeiter ihre Arbeit begonnen und beendet haben.
Pausendauer
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Gibt die Länge der genommenen Pausen der Mitarbeiter an.
Anwesenheitsstatus
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Zeigt, ob ein Mitarbeiter anwesend, abwesend (z.B. im Urlaub oder krank) oder in Pause ist.
Keine Unterschiede vorhanden

Rechtssicherheit & Datenschutz

Allgemeine Anforderungen (EuGH/BAG)
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Anforderungen des ArbZG/ArbSchG
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Anforderungen der DSGVO
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Serverstandort(e)
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Der physische Speicherort der Arbeitszeitdaten (Serverstandort) ist datenschutzrechtlich relevant. Werden die Daten innerhalb der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) gespeichert, gilt die DSGVO uneingeschränkt. Eine Speicherung außerhalb der EU/EWR (Drittland) ist nur unter zusätzlichen strengen Voraussetzungen zulässig (z.B. Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln). Viele Unternehmen bevorzugen daher Anbieter, deren Server in Deutschland oder der EU stehen, da dies die Einhaltung der DSGVO oft vereinfacht und die rechtliche Prüfung erleichtert.
Deutschland Deutschland USA USA Deutschland Deutschland Deutschland Deutschland Deutschland Deutschland Deutschland Deutschland USA Deutschland EU Deutschland
Keine Angaben verfügbar
Deutschland
Keine Unterschiede vorhanden

Service & Support

Support
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
E-Mail-Support
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
E-Mail-Support
Live Chat
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
E-Mail-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Supportzeiten
Mo - Fr, 8 - 17 Uhr Mo - Do, 9 - 11:30 & 13 - 16 Uhr; Fr, 9 - 13 Uhr 24/7 Mo - Fr, 9 - 18 Uhr ET Mo - Fr, 8 - 17 Uhr Mo - Fr, 9 - 16 Uhr Mo - Do, 9 - 17 Uhr; Fr, 9 - 13 Uhr Mo - Fr, 9 - 17 Uhr Mo - Fr, 9 - 17 Uhr
Keine Angaben verfügbar
Mo - Fr, 8 - 16 Uhr
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Mo - Fr, 9 - 17 Uhr Mo - Fr, 9 - 17 Uhr Mo - Fr, 9 -18 Uhr 24/5, eingeschränkt am Wochenende k.A.
Keine Unterschiede vorhanden

Allgemeines

Deutsch
Englisch
Spanisch
Französisch
Keine Unterschiede vorhanden

Die besten kostenlosen Zeiterfassungstools im Test 2026

Welche sind die besten kostenlosen Zeiterfassungssysteme?

Die besten kostenlosen Zeiterfassungssysteme sind aktuell Clockodo, timr und Clockify. Alle drei liefern Ihnen die wichtigsten Basics rund um die (Projekt-)Zeiterfassung und unterstützen Sie auch unterwegs mit einer mobilen App – und das schon zum Nulltarif. Clockodo und timr punkten sogar mit einem deutschen Serverstandort, könnten ihre Nutzerbegrenzung allerdings anheben. So wären sie wie Clockify auch für Start-ups und nicht nur für Freelancer:innen geeignet.

Clockodo ist die beste kostenlose Zeiterfassung für Freelancer:innen
Clockodo ist die beste kostenlose Zeiterfassung für Freelancer:innen
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com

Welche sind die besten kostenlosen Zeiterfassungssysteme aus Deutschland?

Für Unternehmen mit Sitz in Deutschland lohnt sich ein Blick auf Clockodo und timr. Sie bedienen beide Systeme mit einer unter anderem deutschsprachigen Benutzeroberfläche und auch die Server sind in Deutschland stationiert – selbst bei timr, obwohl das Tool aus Österreich stammt. So steht dem Schutz Ihrer Daten nichts im Weg.

Im kostenlosen Tarif von timr erfassen Sie lediglich zwei Arbeitszeitarten
Im kostenlosen Tarif von timr erfassen Sie lediglich zwei Arbeitszeitarten
Screenshot: trusted.de
Quelle: timr.com

Welche Funktionen/Features sind in kostenlosen Zeiterfassungstools enthalten?

Obwohl die kostenlosen Versionen von Zeiterfassungs-Softwares im Funktionsumfang stark eingeschränkt sind, liefern sie dennoch die wichtigsten Grundfunktionen. Zum Beispiel ermöglichen sie die Zeiterfassung per digitaler Stoppuhr und liefern im gleichen Zug eine mobile App mit. Darüber hinaus bieten Ihnen die Anbieter der Testreihe noch mehr Funktionen und Features:

  • Projektzeiterfassung
  • Budgetplanung
  • Rechnungserstellung (nur mit Harvest kostenfrei möglich)
  • Ausgabenverwaltung (ebenfalls kostenlos mit Harvest)
  • Teamverwaltung mit Kommunikations-Funktion (aktuell nur bei Clockify)
  • Digitales Fahrtenbuch (nur bei timr)
  • Grundlegende Berichte und Auswertungen
  • Exportfunktionen (bei Clockify und Clockodo mit Branding)
  • Nützliche Schnittstellen zu Lohnbuchhaltungs- und Rechnungstools
  • Digitale Signatur (nur bei Clockify)

Nicht nur der Funktionsumfang ist bei kostenlosen Zeiterfassungstools häufig sehr begrenzt, auch die Userzahl. Das ist für Freelancer:innen zwar weniger problematisch, für kleine Teams wie Start-ups kann das aber zur Herausforderung werden. Im aktuellen Vergleich punktet Clockify als einzige Zeiterfassungs-Lösung, die auch eine Teamverwaltung im Gepäck hat. Hier legen Sie unbegrenzt viele Teammitglieder an und kommunizieren gemeinsam im Team-Chat.

Dank einer kostenfreien Integration zu “Pumble” erhalten Sie einen kostenlosen Team-Chat bei Clockify
Dank einer kostenfreien Integration zu “Pumble” erhalten Sie einen kostenlosen Team-Chat bei Clockify
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockify.me

Welche Zeiterfassungssysteme bieten eine kostenlose Testphase?

Sowohl Clockodo als auch timr, Clockify, Harvest und Hubstaff Time bieten neben einem kostenlosen Tarif auch eine umfangreichere kostenlose Testphase. Hier testen Sie alle Funktionen der Premium-Versionen für einen Zeitraum von 14 bis zu 30 Tagen, beispielsweise Harvest testen Sie 30 Tage lang kostenfrei. Dafür müssen Sie sich lediglich mit Ihrer Geschäfts-E-Mail oder Ihrem Google-Konto anmelden.

trusted hat sich noch mehr Tools als die eben genannten genauer angesehen, davon bieten die meisten auch eine kostenfreie Testversion – aber keinen kostenlosen Tarif. Welche Systeme das sind, erfahren Sie in unserem Test der besten Zeiterfassungssysteme auf trusted.de.

So finden Sie das passende Time-Tracking-Tool für Ihr Business

Bei der Wahl der perfekten Zeiterfassungs-Software kommt es nicht nur auf den Kostenfaktor an. In den meisten Fällen sind kostenlose Tools so stark limitiert, dass Sie lediglich als Selbstständige:r bzw. Freelancer:in davon profitieren. Hier bieten sich vor allem Tools an, die eine unbegrenzte Anzahl an Projekten liefern und Schnittstellen zu Rechnungstools im Gepäck haben. Dazu gehören im aktuellen Vergleich etwa Clockodo und Clockify. Für die Arbeit im Team sind andere Funktionen und Features ausschlaggebend:

  • Anzahl der integrierten User (abhängig von Ihrer Unternehmensgröße)
  • Individuelle Arbeitszeitmodelle (Voll-, Teil-, Gleitzeit und andere)
  • Zusatzfunktionen für Teams im Außendienst (GPS-Tracking, Fahrtenbuch, Apps, etc.)
  • Mitarbeiter-Self-Service für mehr Transparenz und eigenständige Zeiterfassung

Ein weiterer – und nicht zu unterschätzender – Aspekt ist die Usability. Nur wenn ein Zeiterfassungstool einfach und unkompliziert bedienbar ist, wird es von Ihren Angestellten gut angenommen.

Tipp der Redaktion: Nutzen Sie die kostenlosen Testphasen von verschiedenen Zeiterfassungstools gemeinsam im Team. So finden Sie am besten heraus, ob das Tool der Wahl die Bedürfnisse Ihres Teams erfüllt.

Kostenlose Basisversion vs. Kostenpflichtige Premium-Version

Der wesentliche Vorteil von kostenlosen Zeiterfassungstools liegt auf der Hand: Sie sind umsonst. Darüber hinaus bieten sie kaum mehr Funktionen als für die Projektzeiterfassung und sind lediglich auf einen User begrenzt, was für Solo-Selbstständige aber optimal ist. Verschiedene Arbeitszeitmodelle, individuelle Konfigurationen oder umfangreiche Auswertungen liefern Ihnen solche Tools zum Nulltarif allerdings nicht.

Vorteilhaft an Clockify ist, dass Sie eine unlimitierte Userzahl hinzufügen und Ihr Team sogar mithilfe von Gruppen verwalten. Außerdem haben Sie trotz geringer Einstellungsmöglichkeiten die Option, verschiedene Arbeitszeitmodelle bei Ihren Angestellten zu hinterlegen. Aber: Unterschiedliche Stundensätze pro Tag sind nicht möglich.

Es gibt aber noch weitere Vor- und Nachteile von kostenfreien Softwares für die Zeiterfassung, die wir für Sie in der nachfolgenden Übersicht zusammengetragen haben:

  • Vorteile
  • Einfache Implementierung aufgrund des geringen Funktionsumfangs
  • Effizienzsteigerung durch exakte Zeiterfassung
  • Transparente Dokumentation geleisteter Arbeitsstunden
  • Nachteile
  • Häufig begrenzte Support-Leistungen
  • Fehlende Schnittstellen zu Lohnabrechnungs-Tools
  • Nur wenige Lösungen bieten einen deutschen Serverstandort (z. B. timr und Clockodo)
  • Fehlende Exportmöglichkeiten für Berichte und “Stundenzettel”
  • Nur selten Backups möglich (manuell mit Clockodo)
  • Wenige Anbieter mit deutschsprachigem User-Interface

Wie bei jedem kostenlosen Tool bzw. Tarif ist es auch bei Time-Tracking-Freeware so, dass die Nachteile überwiegen. Mit einer Premium-Version sieht die Situation allerdings anders aus; abhängig vom Anbieter. Für einen oft geringen Einstiegspreis pro User profitieren Sie zudem von weiteren Funktionen, etwa einer integrierten Urlaubsverwaltung, einer Rollen- und Rechteverwaltung oder gar einem Fahrtenbuch, wie es bei timr der Fall ist.

Worauf kommt es bei der Wahl Ihrer Time-Tracking-Lösung an?

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Ansprüche an eine Zeiterfassungssoftware. Zum Beispiel benötigen Freelancer:innen, Agenturen oder Consultings Funktionen für die Projektzeiterfassung und Abrechnung, um Kund:innen Dienstleistungen und/oder Beratungsgespräche korrekt in Rechnung zu stellen. Komplexe KMU und Großunternehmen greifen dagegen gerne auf Teamfunktionen und passende Schnittstellen zu anderen Systemen zurück.

Freelancer:innen erstellen mit Harvest kostenlos Rechnungen
Freelancer:innen erstellen mit Harvest kostenlos Rechnungen
Screenshot: trusted.de
Quelle: getharvest.com

Um Sie bei der Auswahl Ihrer perfekten Zeiterfassungs-Lösung zu unterstützen, haben wir nachfolgend einige Fragen für Sie gesammelt, die Ihnen als Leitfaden im Auswahlprozess dienen können:

  • Wie bequem erfolgt die Zeiterfassung? (manuell oder per Stoppuhr?)
  • Welches Budget steht Ihnen zur Verfügung? (Freeware oder Premium-Tool?)
  • Lässt sich das Tool der Wahl per Schnittstelle in Ihre Systemlandschaft integrieren?
  • Ist eine mobile App für Ihre Außendienst-Teams verfügbar?
  • Sind für Sie Zusatz-Funktionen wie GPS-Tracking und Geofencing interessant?
  • Mit welchen Support-Leistungen unterstützt Sie der Anbieter? (Tutorials, Schulungen)
  • Benötigen Sie zusätzliche Hardware, etwa für stationäre Terminals?
  • Befindet sich der Serverstandort in Deutschland?
  • Wie gut werden sensible Zeiterfassungs-Daten verschlüsselt?
  • Sind regelmäßige Backups möglich?
  • Gibt es einen Self-Service für Mitarbeiter:innen?
  • Können Sie Ihre Organisationsstruktur und Hierarchien in dem Tool abbilden?
  • Welche Auswertungen lassen sich mit dem Tool erstellen?
  • Wie viele User können Sie mit dem Tool integrieren, gibt es eine Begrenzung?

Definieren Sie zunächst einige “Must-haves”, die Ihr Tool der Wahl unbedingt mitbringen muss. Das hilft Ihnen dabei, die riesige Auswahl der am Markt verfügbaren Systeme einzugrenzen. Anschließende Praxistests (oder die der trusted-Redaktion) Ihrer Favoriten unterstützen Sie außerdem dabei, die finale Wahl zu treffen.

Wie hat trusted kostenlose Zeiterfassungssysteme getestet?

24
Anbieter im Vergleich
5
Anbieter im Praxistest
100
Stunden Aufwand
100
Arbeitsstunden erfasst

Auf der Suche nach der besten kostenlosen Zeiterfassungssoftware hat sich trusted 5 der vielversprechendsten Tools im Praxistest ganz genau angesehen. Wichtige Testkriterien waren dabei die Usability, Zeiterfassungsmöglichkeiten (Stoppuhr, manuell, Tabelle), Funktionsumfang, Begrenzung der Nutzerzahl, Reportings und mehr. Ausschlaggebend war auch, ob die Systeme den Anforderungen an den Datenschutz entsprechen.

Welche Zeiterfassungstools gibt es noch auf dem Markt?

Unter den getesteten Tools war noch nicht das richtige für Sie dabei? trusted hat insgesamt 24 Zeiterfassungstools miteinander verglichen. Hier sehen Sie nochmal alle Anbieter im Kurzüberblick:

1,1
Testnote
Sehr gut
ZEP
4.1
1,2
Testnote
Sehr gut
1,4
Testnote
Sehr gut
1,5
Testnote
Sehr gut
timr
4.1
1,7
Testnote
Gut
2,3
Testnote
Gut
1,2
Testnote
Sehr gut

Änderungshistorie

02.04.2025
Zeiterfassung kostenlos - Update

trusted überprüft die Inhalte und Informationen für den Zeiterfassung kostenlos-Vergleich regelmäßig auf Richtigkeit und Aktualität. Das Ergebnis des jüngsten Updates: Seit der letzten Anpassung gab es keine größeren Veränderungen in der Kategorie Zeiterfassung kostenlos. Unser Vergleich ist auf dem neuesten Stand.

13.12.2024
Zeiterfassung kostenlos - Update

trusted überprüft die Inhalte und Informationen für den Zeiterfassung kostenlos-Vergleich regelmäßig auf Richtigkeit und Aktualität. Das Ergebnis des jüngsten Updates: Einige Anbieter, u.a. Harvest, haben ihre Preise erhöht. Am Ranking der besten Angebote ändert sich dadurch allerdings nichts. Der trusted-Artikel zum Zeiterfassung kostenlos-Test wurde diesbezüglich angepasst.

31.10.2024
Zeiterfassung kostenlos - Update

trusted überprüft die Inhalte und Informationen für den Zeiterfassung kostenlos-Vergleich regelmäßig auf Richtigkeit und Aktualität. Das Ergebnis des jüngsten Updates: Seit der letzten Anpassung gab es keine größeren Veränderungen in der Kategorie Zeiterfassung kostenlos. Unser Vergleich ist auf dem neuesten Stand.

10.10.2023
Zeiterfassung kostenlos - Update

trusted hat im Rahmen einer Aktualisierung des Zeiterfassung kostenlos-Tests alle Anbieter erneut unter die Lupe genommen. Das Ergebnis: Die Einschätzung und Bewertung der trusted-Redaktion sind noch aktuell.

01.06.2023
Zeiterfassung kostenlos - Test

trusted hat den großen Kostenlose-Zeiterfassung-Test mit insgesamt 18 Anbietern durchgeführt und stellt Ihnen die 5 besten Angebote hier übersichtlich vor.

Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software

Diana ist Redakteurin für HR-Themen bei trusted.de. Die studierte Personalmanagerin und zertifizierte Ausbilderin weiß, was es bei der Arbeitszeiterfassung zu beachten gibt. Nun testet sie die besten Zeiterfassungssysteme aus der Cloud für Sie.

Babbel Bewertungen

4.5
918.106 Bewertungen
davon sind
918.006 Bewertungen
aus 3 anderen Quellen

Bewertungsquellen

203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
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