Die wichtigsten Funktionen und Features von Rechnungssoftware
Eine gute Rechnungssoftware enthält alle nötigen Funktionen, um Sie bei der Rechnungsstellung, der Rechnungsverwaltung und ggf. der Buchhaltung ideal zu unterstützen und durch smarte Automatisierungen zu entlasten. Hier finden Sie einige der wichtigsten Funktionen, die ein Rechnungstool mitbringen sollte:
Rechnungserstellung
Der Kern jeder Rechnungssoftware ist die Erstellung Ihrer Rechnungen auf Basis bestimmter Leistungen und Produkte. Eine Rechnung erstellen Sie in einer Online-Rechnungssoftware beispielsweise in einer übersichtlichen Eingabemaske oder mithilfe eines Editors, in dem Sie auch das Layout der Rechnungen anpassen können. Die wichtigsten Informationen, wie Rechnungsnummer, Steuersätze, Rechnungsdatum, Fälligkeit, etc. lassen sich entweder automatisch generieren, manuell eintragen oder mithilfe von Textbausteinen übernehmen.
Erstellen Sie Ihre Rechnungen im übersichtlichen Editor beispielsweise per Drag-and-Drop
Screenshot: trusted.de
Quelle: fastbill.com
Teilweise werden Sie bei der Rechnungserstellung noch von einem Produkt- oder Leistungskatalog unterstützt. Darin pflegen Sie alle Ihre angebotenen Leistungen und Artikel ein, hinterlegen dafür einen Preis und ggf. einen individuellen Steuersatz und können so ganz einfach mithilfe der Mengenangabe (z.B. Rechnung über 50 Stück von Produkt X) eine entsprechende Rechnung erstellen und fertigmachen - ohne alle Informationen dafür manuell einpflegen zu müssen.
Durch die Verknüpfung von Produkten und Preisen erleichtern Sie die Rechnungserstellung zusätzlich
Screenshot: trusted.de
Quelle: lexoffice.de
Moderne Rechnungssysteme sind zudem in der Lage, nicht nur Ausgangsrechnungen zu erstellen, sondern auch andere Dokumente anzufertigen, beispielsweise:
- Angebote
- Mahnungen
- Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine
- Bestellungen
- Gutschriften
Und mehr. Viele Systeme (darunter etwa sevdesk, lexoffice, FastBill, easybill und anderen) verfügen auch über die Möglichkeit, automatisch wiederkehrende Rechnungen zu erstellen, wenn Ihre Kund:innen beispielsweise einen Dauerauftrag aufgegeben haben, monatlich die gleichen Bestellungen von Ihnen beziehen oder Sie Ihre Leistungen als eine Art Abo anbieten.
Rechnungsversand
Der Rechnungsversand erfolgt aus einer herkömmlichen Online-Rechnungssoftware meist auch auf digitalem Wege, sprich: per E-Mail. Dazu können Sie die E-Mail-Adresse der Empfänger:innen entweder manuell eingeben, oder aus einem möglicherweise angeschlossenen CRM, also einer Kundendatenbank übernehmen. Der Vorteil des Mail-Versands ist nicht nur die Geschwindigkeit, mit der die Rechnung bei Ihren Kund:innen eintrifft; gleichzeitig sparen Sie dadurch Papier, Platz und Ressourcen.
Rechnungen lassen sich beispielsweise per E-Mail verschicken oder exportieren und ausdrucken
Screenshot: trusted.de
Quelle: sevdesk.de
Einige Anbieter von Rechnungssoftware bieten sogar den optionalen Versand per Post, sollten Ihnen (oder Ihren Kund:innen) Papierrechnungen lieber sein. Gegen einen Aufpreis werden Ihre Rechnungen dann vom Anbieter bzw. von einem angeschlossenen Post-Service ausgedruckt, verpackt, frankiert und verschickt, ohne dass Sie selbst etwas dafür tun müssen. So holen Sie auch klassisch eingestellte Kund:innen ab, die gerne etwas “Handfestes” haben, und bezahlen dafür jeweils nur eine kleine zusätzliche Pauschale.
Online-Banking
Ein weiteres wichtiges Feature für Online-Rechnungssoftware ist die Online-Banking-Anbindung. Durch die Verknüpfung Ihrer Konten mit Ihrem eingesetzten Tool können Sie Rechnungen nicht nur verschicken, sondern behalten auch die entsprechenden Zahlungen im Blick. Eingehende Zahlungen lassen sich im System dann einer Rechnung zuordnen (teilweise auch automatisiert) und die Rechnung somit als “bezahlt” markieren, so dass Sie immer den Überblick darüber haben, welche Rechnungen noch ausstehen.
Viele Rechnungstools erlauben Ihnen die Anknüpfung an Ihre Online-Banking-Konten
Screenshot: trusted.de
Quelle: debitoor.de
Eine Erweiterung dieses Features ist die Anbindung von Payment-Providern wie beispielsweise PayPal, Stripe oder anderen. Sind diese in Ihrem System integriert, können Sie Ihren Kund:innen direkt mit der Rechnung auch den Link zum jeweiligen Online-Bezahlservice mitschicken und Rechnungen bequem online bezahlen lassen. Das ist ein Komfortfeature für Ihre Kund:innen und führt zu schneller bezahlten Rechnungen. Im aktuellen Vergleich verfügt z.B. Zervant über eine Stripe-Schnittstelle, sevdesk über eine Anbindung an PayPal.
Spezialfunktionen
Zu diesen Standards kommen im Einzelfall noch einige Spezial- bzw. Komfortfunktionen hinzu. Diese stammen beispielsweise aus dem Bereich der Buchhaltung. Diverse Rechnungstools sind nicht nur Softwarelösungen für die Rechnungsstellung, sondern unterstützen Sie auch bei der (vorbereitenden) Buchhaltung. So organisieren Sie hier auch Eingangsrechnungen sowie Belege (beispielsweise mit einem Belegscanner), erledigen die EÜR oder GuV oder profitieren von einer DATEV- oder Elster-Schnittstelle.
Oberflächliche Buchhaltungsfeatures gestatten Ihnen beispielsweise die Erstellung einer EÜR
Screenshot: trusted.de
Quelle: fastbill.com
Auch ein digitales Kassenbuch gehört oft zur Grundausrüstung, ebenso wie ein Zugang für Ihren Steuerberater. In Sachen Buchhaltung sind nicht alle hier vorgestellten Tools gleich aufgestellt; während Softwarelösungen wie easybill, Comarch ERP XT, Billomat oder Billbee nur wenige bis keine Buchhaltungsfeatures mitbringen, verstehen sevdesk, FastBill und lexoffice sich auch als Buchhaltungslösungen mit entsprechenden Funktionen.
Ebenfalls beliebt sind Funktionen aus dem Bereich Projektmanagement - etwa Projektlisten, Aufgabenmanagement, Zeiterfassung oder Mitarbeiter-Verwaltung - oder Warenwirtschaft - beispielsweise die Lagerverwaltung und Inventur, Lieferantenmanagement, Bestellwesen, etc. Diese speziellen Funktionen sind oft nur für bestimmte Branchen interessant und gehören nicht zum Grundstock der meisten Anwendungen, können im Arbeitsalltag aber dennoch durchaus nützlich sein.
Mithilfe von Spezialfunktionen legen Sie beispielsweise Artikellisten an oder erledigen Ihre Lagerverwaltung
Screenshot: trusted.de
Quelle: erpxt.de
