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Test

Rechnungssoftware Test: 22 Tools im Vergleich

Auf der Suche nach der besten Rechnungssoftware auf dem deutschen Markt hat das Vergleichsportal trusted.de gängige Rechnungstools getestet und stellt Ihnen hier die 9 besten Lösungen vor. Finden Sie Rechnungssoftware ab 3 Euro pro Monat und entdecken Sie alle Vor- und Nachteile der getesteten Systeme rund um sevDesk, lexoffice und mehr. Vergleichen Sie jetzt und vereinfachen Sie effektiv Ihre Rechnungsprozesse!

Julia Warnstaedt
Content Creator
Julia Meister ist Teil der trusted-Redaktion. Als ehemalige Mitarbeiterin bei Verleihern und einer wissenschaftlichen Videothek weiß sie, wie wichtig die geordnete Verwaltung von Rechnungen und Bestellscheinen ist.
Letztes Update: 5. Mai 2022
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Die beste Rechnungssoftware

Mithilfe einer Online-Rechnungssoftware erstellen Sie Rechnungen für Ihre Produkte und Leistungen schnell, einfach und vollständig digital. Der Trend zur digitalen E-Rechnung und Rechnungen per E-Mail unterstützt vor allem kleine Unternehmen dabei, Papier und Arbeitsaufwand einzusparen, da die Rechnungserstellung online sehr einfach funktioniert und teilweise sogar automatisiert ablaufen kann. So schlagen Sie sich nicht mit riesigen Papierbergen herum und behalten den Überblick über alle Dokumente und Zahlungen.

trusted hat für Sie im großen Rechnungssoftware-Test über 20 gängige Online-Rechnungstools auf dem deutschen Markt unter die Lupe genommen und miteinander verglichen. Welche Softwarelösungen sind die günstigsten? Welche Tools sind für welche Branche am besten geeignet? Und welche zusätzlichen Features wie Buchhaltung und Warenwirtschaft sind integriert? Diese und noch mehr Fragen beantwortet der ausführliche Vergleich.

Was ist eine Online-Rechnungssoftware?

Online- oder Cloud-Rechnungssoftware bezeichnet Softwarelösungen, mit deren Hilfe Sie Rechnungen schreiben und direkt aus dem Tool heraus verschicken können. Oft verwalten Sie mit solchen Tools auch andere Dokumente wie Angebote, Gutschriften oder Mahnungen, erledigen die vorbereitende Buchhaltung oder managen Zahlungen durch die Online-Banking-Integration. Welche Funktionen und Features die 9 besten Rechnungstools noch mitbringen, erfahren Sie in der folgenden Übersicht:

Mithilfe einer Rechnungssoftware können Sie Rechnungen schreiben und Ihre Finanzen im Blick behalten
Mithilfe einer Rechnungssoftware können Sie Rechnungen schreiben und Ihre Finanzen im Blick behalten
Screenshot: trusted.de
Quelle: sevdesk.de

Fazit: trusted Empfehlungen

1.

sevDesk

Beste Rechnungssoftware
  • Preis ab 7,90 €/Monat
  • Rechnungen unbegrenzt
  • User 1 - unbegrenzt
  • GoBD-konform ja
  • Mobile App ja

Online-Rechnungsprogramm-Testsieger sevDesk bietet ein gut ausgestattetes Rechnungs- und Buchhaltungstool für wenig Geld, das vor allem KMU ansprechen soll. Die Software ist als Cloud-Lösung im Browser sowie als mobile App erhältlich und erleichtert Freelancern und kleinen Unternehmen das erstellen und verschicken von Rechnungen. Hinzu kommen ein gut erreichbarer E-Mail-Support und Telefon-Support auf deutsch. sevDesk ist vollständig GoBD- und DSGVO-konform.

Welche Funktionen und Features enthält sevDesk, um Rechnungen zu schreiben und zu verschicken?

Der Funktionsumfang bei sevDesk ist vom gewählten Paket abhängig. Im kleinsten Paket erstellen Sie Angebote und Rechnungen und können diese per E-Mail versenden (optional ist auch der Postversand integriert). Im Paket “Buchhaltung” kommen Features für die Belegverwaltung, die EÜR und die GuV hinzu. Das größte Paket “Warenwirtschaft” erweitert das System um die Lager- und Lieferantenverwaltung. sevDesk ist somit nicht nur günstiges Rechnungstool, sondern eine umfassende Buchhaltungslösung.

Für welche Branchen oder Unternehmensgrößen ist sevDesk besonders geeignet?

sevDesk ist recht flexibel und eignet sich daher für den Einsatz in vielen verschiedenen Branchen, von KFZ-Werkstätten über Friseursalons bis hin zum Online-Handel. Im größten Paket enthält die Cloud-Lösung Funktionen für die Warenwirtschaft; zudem lässt sich sevDesk durch diverse Add Ons aufrüsten. Dienstleister und Agenturen rechnen mit der Erweiterung “Zeiterfassung” etwa direkt ihre Projektzeiten ab; für den Einzel- und Großhandel steht eine optionale Inventar-Software zur Verfügung. Damit ist sevDesk für vieles gerüstet.

Wieviel kostet sevDesk und ist es auch kostenlos erhältlich?

Eine kostenlose Version von sevDesk gibt es aktuell nicht; dafür kosten die kostenpflichtigen Premium-Versionen mit Preisen ab rund 8 Euro pro Monat nicht die Welt und enthalten darüber hinaus schon im kleinsten Tarif unbegrenzt viele Dokumente. Weitere User lassen sich flexibel für je 5 Euro pro Monat hinzufügen, wenn Sie sevDesk im Team nutzen wollen. Sehr schön: Buchen Sie direkt für 1 oder 2 Jahre winken großzügige Rabatte. Zudem können Sie sevDesk im Vorfeld 14 Tage unverbindlich und kostenlos testen.

Vorteile
  • Professionelle Vorlagen
  • Einfache und doppelte Buchhaltung
  • Komfortable Inventarverwaltung
Nachteile
  • Probleme bei der Scan App
sevDesk
2.

lexware lexoffice

Beste Benutzerführung
  • Preis ab 5,02 €/Monat
  • Rechnungen unbegrenzt
  • User unbegrenzt
  • GoBD-konform ja
  • Mobile App ja

lexoffice von lexware ist eine bekannte Marke auf dem Gebiet der Rechnungs- und Buchhaltungstools. Das deutsche Rechnungsprogramm ist (je nach dem gewählten Tarif) entweder eine schlanke Lösung für Online- und E-Rechnungen, oder ein gut ausgestattetes System für die vorbereitende (Lohn-)Buchhaltung, mit der Sie auch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Gewinn- und Verlust-Rechnung und das Online-Banking abdecken. lexoffice ist sowohl als Browser-App als auch als mobile App verfügbar.

Welche Funktionen und Features enthält lexware lexoffice, um Rechnungen zu schreiben und zu verschicken?

Ähnlich wie sevDesk ist lexoffice nicht nur ein Rechnungstool, mit dem Sie schnell und einfach Rechnungen schreiben und verschicken können, sondern unterstützt Sie auch bei der vorbereitenden Buchhaltung. Kern der Software sind der Rechnungseditor, mit dem Sie Dokumente in Ihrem eigenen Design erstellen können, das digitale Kassenbuch, die doppelte Buchführung und die Möglichkeit zur Erstellung von XRechnungen. Zusätzlich erledigen Sie mit lexoffice auf Wunsch auch Ihre Gehalts- und Lohnabrechnung.

Für welche Branchen oder Unternehmensgrößen ist lexware lexoffice besonders geeignet?

lexoffice richtet sich größtenteils an KMU verschiedener Branchen sowie an Selbstständige. Diese finden im Tool alles, was sie für ihre Rechnungs- und Zahlungsverwaltung benötigen. Unternehmen im Handel oder eCommerce fahren mit sevDesk aufgrund der integrierten Warenwirtschafts-Funktionen besser; diese lassen sich bei lexoffice aber wenn nötig per Schnittstelle hinzufügen, wenn Sie bereits ein Warenwirtschaftssystem nutzen. International tätige Unternehmen vermissen u.U. die Möglichkeit zur Umrechnung in Fremdwährungen.

Wieviel kostet lexware lexoffice und ist es auch kostenlos erhältlich?

Auch von lexoffice gibt es wie bei sevDesk keine kostenlose Version. Die kostenpflichtigen Versionen S bis XL bekommen Sie für ab rund 5 Euro pro Monat; das Paket “M”, das am ehesten mit dem Einstiegstarif von sevDesk vergleichbar ist, kostet ca. 8 Euro pro Monat. Einzelkämpfer:innen und kleine Teams fahren mit sevDesk besonders günstig; größere Unternehmen bezahlen für die optionale Lohn- und Gehaltsabrechnung etwas mehr. Hier ist der Preis von der Anzahl der verwalteten Mitarbeiter:innen abhängig.

Vorteile
  • Hervorragende Onboarding-Hilfen
  • Viele Support-Optionen
  • Praktischer Belegscanner
Nachteile
  • Keine Fremdwährungen
  • Kein ZUGFeRD-Standard
lexware lexoffice
3.

FastBill

Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis
  • Preis ab 8,99 €/Monat
  • Rechnungen unbegrenzt
  • User 1 - 5
  • GoBD-konform ja
  • Mobile App ja

FastBill überzeugt mit einer einfachen und modernen Oberfläche und der Möglichkeit, eine E-Rechnung im Format XRechnung zu erstellen. Hauptargument für das Tool ist die einfache Usability, mit der die Rechnungserstellung und Rechnungsstellung besonders leicht von der Hand geht. Genau wie sevDesk und lexoffice ist auch FastBill mit einer mobilen App ausgestattet, in der Sie auch unterwegs nie den Überblick über Ihre Dokumente und eingehenden Zahlungen verlieren. Auch Buchhaltungsfeatures sind integriert.

Welche Funktionen und Features enthält FastBill, um Rechnungen zu schreiben und zu verschicken?

Mit FastBill erstellen Sie (wie der Name schon sagt) schnell Online-Rechnungen und verschicken diese per E-Mail oder per Post. Dazu steht Ihnen ein schicker und einfach zu bedienender Layout-Editor zur Verfügung. Auf Wunsch automatisieren Sie die Rechnungsstellung mithilfe wiederkehrender Rechnungen, die automatisch aus dem Tool heraus verschickt werden. Zudem händeln Sie mit FastBill auch andere Dokumente wie Angebote, Mahnungen, Lieferscheine und mehr.

Für welche Branchen oder Unternehmensgrößen ist FastBill besonders geeignet?

FastBill enthält zusätzlich zur einfachen Rechnungsstellung auch Features für das Projektmanagement, die Zeiterfassung und die Projektzeitabrechnung. Damit ist das Tool vor allem für Agenturen und andere Unternehmen geeignet, die stark projekt- bzw. auftragsbasiert arbeiten. In Sachen Buchhaltung beherrscht FastBill zwar die EÜR, aber keine GuV und könnte daher vor allem für Freiberufliche und kleine Unternehmen geeignet sein, wenn Sie mit FastBill auch Ihre vorbereitende Buchhaltung bearbeiten möchten.

Wieviel kostet FastBill und ist es auch kostenlos erhältlich?

FastBill bekommen Sie für zwischen rund 10 und 60 Euro pro Monat, wobei der Preis vor allem von den enthaltenen User-Zugängen, den anschließbaren Online-Banking-Konten und gewissen Zusatzleistungen abhängt. So gibt es das Starter-Paket für rund 10 Euro für Solo-Arbeitende mit den wichtigsten Standard-Features, das Pro-Paket für bis zu 5 User für 30 Euro und das Premium-Paket, in dem eine Steuerkanzlei Ihre Buchhaltung übernimmt für rund 60 Euro pro Monat. In allen Tarifen stellen Sie unbegrenzt viele Rechnungen.

Vorteile
  • Schicke Optik
  • Einfache Bedienung
  • Großer Funktionsumfang
Nachteile
  • Keine GuV
  • Wenig Supportangebot
FastBill
4.

easybill

Bestes Rechnungstool für KMU
  • Preis ab 0,00 €/Monat
  • Rechnungen unbegrenzt
  • User unbegrenzt
  • GoBD-konform ja
  • Mobile App nein

easybill ist ein schlankes und einfach zu bedienendes Rechnungstool mit einem starken Fokus auf Online-Shops und die eCommerce-Branche. Anders als die meisten anderen hier verglichenen Rechnungstools legt easybill weniger Wert auf die (vorbereitende) Buchhaltung sondern konzentriert sich voll und ganz auf seine Kernkompetenz. Als eine von wenigen Rechnungssoftware-Lösungen ist easybill potentiell kostenlos erhältlich, was vor allem Einsteiger:innen und Freiberufler:innen zu Gute kommt. Eine mobile App gibt es nicht.

Welche Funktionen und Features enthält easybill, um Rechnungen zu schreiben und zu verschicken?

Mithilfe von easybill erstellen und versenden Sie Rechnungen und andere Dokumente bequem per E-Mail. Dafür stellt der Anbieter Ihnen Dokumentenvorlagen und Briefpapier in Ihrem Firmen-Design und mit Ihrem Logo zur Verfügung, die individuell vom easybill-Designteam für Sie entworfen werden. Auch eine Online-Banking-Anbindung ist in der Rechnungssoftware enthalten; in Sachen Buchhaltungsfeatures ist easybill dagegen nur spärlich ausgestattet.

Für welche Branchen oder Unternehmensgrößen ist easybill besonders geeignet?

Ähnlich wie FastBill legt easybill einen gewissen Fokus auf die Projektarbeit und kommt mit der Möglichkeit, Projekte und Aufgaben anzulegen, Budgets zu definieren und getrackte Projektzeiten direkt in Rechnungen umzuwandeln. Agenturen und projektbasierte Teams sowie Handwerksbetriebe fahren mit diesen Features schon gut, Hauptzielgruppe von easybill sind allerdings eCommerce-Betriebe, die von den angeschlossenen Shop-systemen und der Online-Banking-Schnittstelle profitieren können.

Wieviel kostet easybill und ist es auch kostenlos erhältlich?

easybill bietet einen eingeschränkten kostenlosen Zugang, in dem Sie unbegrenzt viele Dokumente an bis zu 3 Kund:innen verschicken können. Dieser eignet sich vor allem für Unternehmen, die nur einen kleinen Kundenstamm haben/wenige Rechnungen verschicken. In den kostenpflichtigen Tarifen kostet easybill rund 7 Euro (für bis zu 20 Kund:innen), bzw. 16 oder 33 Euro pro Monat (für unbegrenzt viele Kund:innen). Das teuerste Business-Paket enthält zusätzlich ein automatisiertes Mahnwesen und eine Mitarbeiterverwaltung.

Vorteile
  • Viele Marktplätze integriert
  • Viele Shop-Systeme integriert
  • Flexible Preise für Unternehmen
Nachteile
  • Kaum Buchhaltungsfunktionen
  • Keine mobilen Apps
easybill
5.

Billomat

Höchste Sicherheit und Datenschutz
  • Preis ab 8 €/Monat
  • Rechnungen 30 - unbegrenzt
  • User 1 - unbegrenzt
  • GoBD-konform ja
  • Mobile App ja

Billomat liefert ein umfassendes und flexibles Fakturierungs-Tool für die Online-Rechnungsstellung und die vorbereitende Buchhaltung. Billomat ist GoBD-konform und lässt sich - dank vieler verschiedener Sprachen, Steuersätzen und Gebietsschemata - auch international einsetzen. Das ist perfekt für Firmen, die ihren Unternehmenssitz nicht in Deutschland haben. Billomat ist außer als Cloud-Version im Browser auch als mobile App für iOS- und Android-Geräte verfügbar.

Welche Funktionen und Features enthält Billomat, um Rechnungen zu schreiben und zu verschicken?

Billomat erlaubt Ihnen eine unkomplizierte Verwaltung von Rechnungen und Belegen im Browser und in der mobilen App und enthält zusätzlich ein CRM sowie ein Inventar-Feature und eine Online-Banking-Integration. Mit Billomat lässt sich die E-Rechnung im Format XRechnung sowie automatische wiederkehrende bzw. Abo-Abrechnungen und auch Korrekturrechnungen erstellen. Der Versand ist direkt aus dem Tool heraus per E-Mail möglich.

Für welche Branchen oder Unternehmensgrößen ist Billomat besonders geeignet?

Billomat lässt sich dank vieler vorhandener Schnittstellen und Add Ons in diverse Branchen und Unternehmen integrieren. Damit ist Billomat recht flexibel. In Besonderem will das Tool Marketing- und Medien-Agenturen, IT-Unternehmen, den Online-Handel sowie Handwerksbetriebe ansprechen; für diese sind beispielsweise das integrierte CRM und die Inventarverwaltung interessant. Aufgepasst: Billomat ist ein wenig komplexer gestaltet, als z.B. FastBill oder easybill und erfordert daher ein wenig mehr Einarbeitungszeit.

Wieviel kostet Billomat und ist es auch kostenlos erhältlich?

Billomat gibt es in drei verschiedenen Versionen: “Solo” (für 1 User und bis zu 30 Dokumente pro Monat) für 8 Euro, “Business” (mit unbegrenzt vielen Dokumente) für 16 Euro für jeden zusätzlichen User, und “Enterprise” (mit Spezial-Features wie der Salesforce-Schnittstelle) für 50 Euro pro Monat. In “Business” und “Enterprise” lassen sich zusätzliche User für je 8 Euro pro Monat flexibel hinzubuchen. Dadurch ist Billomat eines der wenigen Rechnungstools im Vergleich, die pro User abrechnen. Billomat lässt sich 14 Tage kostenlos testen.

Vorteile
  • Viele Finanzdokumente vorhanden
  • XRechnung und ZUGFeRD möglich
  • Personalisiertes Onboarding
Nachteile
  • Keine doppelte Buchhaltung
  • Teils unübersichtliche Optik
Billomat
6.

Comarch ERP XT

Bester Kundensupport
  • Preis ab 5,75 €/User/Monat
  • Rechnungen unbegrenzt
  • User unbegrenzt
  • GoBD-konform ja
  • Mobile App ja

Comarch ERP XT ist im Kern eine einfache Rechnungssoftware, lässt sich allerdings durch diverse Erweiterungen und Add Ons zur ausgewachsenen Warenwirtschaftslösung und sogar zum eigenen Online-Shop aufrüsten. Das Tool des polnischen Anbieters Comarch ist vollständig DSGVO- und GoBD-konform und als Browser-Version sowie als mobile App erhältlich. Angesprochen werden vor allem mittelgroße Unternehmen aus den Bereichen Handel, Dienstleistung oder eCommerce.

Welche Funktionen und Features enthält Comarch ERP XT, um Rechnungen zu schreiben und zu verschicken?

Mit Comarch ERP XT erstellen Sie eine Vielzahl von Dokumenten, von Rechnungen, über Anzahlungen, Korrekturen, Angeboten, Aufträgen, Bestellungen, Lieferscheinen, Mahnungen und sogar Kassenbelegen. Der Versand erfolgt standardmäßig per E-Mail; dank der individuellen Druckvorlagen bietet Comarch ERP XT aber auch eine Lösung für Unternehmen, die Dokumente ausdrucken und per Post verschicken wollen. Besonders gut gelungen ist die Autovervollständigung, mit deren Hilfe die Rechnungsstellung noch schneller klappt.

Für welche Branchen oder Unternehmensgrößen ist Comarch ERP XT besonders geeignet?

Comarch ERP XT ist durch die vorhandenen Add Ons wie “Lager” und “Webshop” besonders auf den Bereich eCommerce ausgelegt. Online-Händler erstellen mit Comarch ERP XT nicht nur Rechnungen, sondern bauen sich auch ihren eigenen Online-Shop auf und verwalten ihre Produkte und ihr Inventar. Auch für analoge Ladengeschäfte ist dank der Erweiterung “POS-Software” gesorgt, die Ihre Rechnungssoftware um ein eigenes Kassensystem ergänzt. Damit ist Comarch ERP XT auch für Unternehmen wie Friseursalons und Co. interessant.

Wieviel kostet Comarch ERP XT und ist es auch kostenlos erhältlich?

Comarch ERP XT gibt es in den beiden Versionen XT Basic oder “Rechnungen” und XT Advanced oder “Rechnungen + Lager”. Wie die Namen vermuten lassen, eignet sich XT Basic für rund 6 Euro pro Monat für die einfache Rechnungsstellung, während XT Advanced für rund 17 Euro pro Monat Features für die Lagerverwaltung und Inventur mitbringt. In beiden Tarifen haben Sie unbegrenzt viele Dokumente pro Monat und Kund:innen integriert; allerdings rechnet Comarch ERP XT pro Userplatz ab.

Vorteile
  • Viele Dokumenttypen vorhanden
  • Einfache Bedienung
  • Optionaler Webshop buchbar
Nachteile
  • Kaum Buchhaltungsfunktionen
  • Editor nur für Papierrechnungen
Comarch ERP XT
7.

Billbee

Bestes Rechnungstool für eCommerce
  • Preis ab 1 €/Monat
  • Rechnungen 0 - unbegrenzt
  • User unbegrenzt
  • GoBD-konform nein
  • Mobile App nein

Billbee ist eigentlich keine reine Rechnungssoftware, sondern vielmehr eine Bestellverwaltungs- und Warenwirtschaftslösung für Online-Shops, mit der Sie auch Rechnungen schreiben können. Im Vergleich mit anderen Lösungen fällt vor allem das unterschiedliche Pricing auf, denn Billbee bezahlen Sie nicht pauschal pro Monat, sondern pro abgewickelter Bestellung. Billbee ist ausschließlich als Web-App verfügbar; eine mobile App gibt es nicht. Wichtig: Billbee ist nicht standardmäßig GoBD-konform.

Welche Funktionen und Features enthält Billbee, um Rechnungen zu schreiben und zu verschicken?

Wie erwähnt ist Billbee eigentlich kein Rechnungstool, erlaubt allerdings die Erstellung und das Verschicken von Rechnungen (per E-Mail). Dokumente lassen sich zudem als PDF exportieren; allerdings steht Ihnen keine E-Rechnung wie XRechnung oder ZUGFeRD zur Verfügung. Billbee bietet diverse Optionen zur Layout-Gestaltung und zur Automatisierung von Rechnungsworkflows; so triggert das Tool beispielsweise automatisch eine Rechnung, wenn eine Bestellung über einen der angeschlossenen Shops (siehe unten) eingeht.

Für welche Branchen oder Unternehmensgrößen ist Billbee besonders geeignet?

Billbee eignet sich ausschließlich für Online-Shops aller Größen. Dank angebundener Marktplätze wie Amazon oder eBay und Shop-Integrationen für Magento, Shopify oder WooCommerce verwalten Sie in Billbee sowohl Ihren Lagerbestand als auch Ihre Artikel, eingehende Zahlungen und Bestellungen. Multi-Channel-Shops und andere eCommerce-Unternehmen sind mit Billbee daher gut beraten; andere Branchen wie Handwerksbetriebe, Dienstleister, Agenturen, etc. sollten sich anderweitig umschauen.

Wieviel kostet Billbee und ist es auch kostenlos erhältlich?

Billbee berechnet eine Grundgebühr von 1 Euro pro Monat und rechnet ansonsten je eingehender Bestellung ab. Für 100 Bestellungen bezahlen Sie beispielsweise rund 24 Euro pro Monat, für 1.000 Bestellungen rund 79 Euro. Einen fixen Deckel gibt es bei 499 Euro; mehr werden Sie auch mit vielen Bestellungen für Billbee nicht bezahlen. Das ist für kleine Shops hervorragend, die dadurch Planungssicherheit gewinnen; große Shops freuen sich über die potentiell günstige “Flatrate”.

Vorteile
  • Viele Im- und Exportfunktionen
  • Editor für Dokumentenlayouts
  • Nützliche Automatisierungen
Nachteile
  • Keine native Buchhaltung
Billbee
8.

Zervant

Bestes kostenloses Rechnungstool
  • Preis ab 0 €/Monat
  • Rechnungen unbegrenzt (max. 30 E-Rechnungen)
  • User unbegrenzt
  • GoBD-konform ja
  • Mobile App ja

Das kostenlose Rechnungstool Zervant bietet dank des günstigen Einstiegs und dem durchdachten Funktionsumfang ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und bietet eine einfache und schnelle Rechnungsstellung für viele Branchen. Das Tool ist auch als mobile App für iOS- und Android-Systeme verfügbar und lässt sich dank diverser Schnittstellen nicht nur an Ihr Online-Banking sondern auch an Kreditkartenanbieter und Online-Zahlungsdienste wie Stripe anbinden. Hinzu kommen Features wie die Produktverwaltung und Zeiterfassung.

Welche Funktionen und Features enthält Zervant, um Rechnungen zu schreiben und zu verschicken?

Mit Zervant erstellen und verschicken Sie monatlich unbegrenzt viele Rechnungen per E-Mail und (abhängig von Ihrem gewählten Tarif) eine gewisse Menge an E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) und Rechnungen per Post. Zudem haben Sie die Möglichkeit zu wiederkehrenden bzw. Abo-Abrechnungen sowie zu Ratenzahlungen - Letzteres ist eine kleine Besonderheit im Vergleich. Auch Mahnungen und Zahlungserinnerungen können Sie mit Zervant händeln; diese sind allerdings nicht im kostenlosen Tarif mit enthalten.

Für welche Branchen oder Unternehmensgrößen ist Zervant besonders geeignet?

Zervant eignet sich für sehr viele Branchen, dürfte durch die integrierte Produkt-/Leistungs- und Kundendatenbank sowie die Zeiterfassung aber vor allem projektbasierte Teams und Agenturen ansprechen, die damit - ähnlich wie mit FastBill oder easybill - ihre geleisteten Stunden direkt abrechnen können. In Sachen Unternehmensgröße ist Zervant vor allem für kleine bis mittelgroße Unternehmen bzw. Wachstumsunternehmen geeignet. Große Unternehmen benötigen einen individuellen Sondertarif.

Wieviel kostet Zervant und ist es auch kostenlos erhältlich?

Zervant bewirbt sich als “kostenloses Rechnungstool”. Tatsächlich können Sie Zervant gratis nutzen und unbegrenzt viele Rechnungen stellen, sind dann allerdings auf maximal 5 Kund:innen beschränkt. Ist Ihr Kundenstamm größer oder wollen Sie E- und Postrechnungen verschicken, greifen Sie zu den Tarifen “Starter” (8 Euro pro Monat, 3 E-Rechnungen, 30 Kund:innen), “Pro” (15 Euro pro Monat, 10 E-Rechnungen, unbegrenzt Kund:innen) oder “Wachstum” (36 Euro pro Monat, 30 E-Rechnungen, unbegrenzt Kund:innen).

Vorteile
  • Leichtes Onboarding
  • Schicke Oberfläche
  • E-Rechnungen möglich
Nachteile
  • Kaum Support-Optionen
  • Keine Integrationen möglich
Zervant
9.

billtano

Günstig und kompakt
  • Preis ab 3,33 €/Monat
  • Rechnungen unbegrenzt
  • User unbegrenzt
  • GoBD-konform ja
  • Mobile App ja

billtano bietet ein sehr kompaktes und schlankes Rechnungstool ohne Schnickschnack. Spezialfeatures wie eine Projektverwaltung, Kundendatenbank, Zeiterfassung oder tiefgreifende Buchhaltungsfunktionen gibt es hier kaum; dafür fokussiert sich das Tool auf die Erstellung von Rechnungen und anderen Finanzdokumenten. Eine Besonderheit ist das Preismodell, in dem Sie kein Abo buchen, sondern “Nutzungstage” kaufen, was billtano ideal für saisonale Betriebe oder solche mit wenigen Rechnungen macht.

Welche Funktionen und Features enthält billtano, um Rechnungen zu schreiben und zu verschicken?

Mit billtano erstellen Sie Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Mahnungen und verschicken diese per E-Mail. Auch wiederkehrende Rechnungen sind möglich, E-Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD dagegen (noch) nicht. Zudem ist hier Vorsicht geboten, da billtano (anders als die meisten anderen Tools) auch den Versand von nicht rechtssicheren bzw. unvollständigen Rechnungen zulässt. Ein gründlicher Check vor dem Versand ist daher in der Regel eine gute Idee.

Für welche Branchen oder Unternehmensgrößen ist billtano besonders geeignet?

billtano ist wie erwähnt auf Einfachheit ausgelegt und bringt keinen riesigen Funktionsumfang mit. Für mittelständische Unternehmen, die sich besondere Branchenfunktionen wünschen, oder große Unternehmen ist das Tool daher weniger geeignet. Freelancer, Selbstständige und kleine Teams dagegen finden in billtano die wichtigsten Standards, um in die digitale Rechnungsstellung einzusteigen. Branchentechnisch ist billtano - auch aufgrund seiner schlanken Art - flexibel einsetzbar.

Wieviel kostet billtano und ist es auch kostenlos erhältlich?

billtano gehört - bietet es auch keinen kostenlosen Basistarif wie easybill oder Zervant - zu den günstigsten Rechnungstools im Vergleich. Dabei wird bei billtano nicht in unterschiedlichen Tarifen abgerechnet, wie bei den meisten anderen Anbietern; stattdessen greifen Sie jederzeit auf das volle System zu und verschicken unbegrenzt viele Rechnungen, buchen sich allerdings eine gewisse Anzahl an Nutzungstagen im Voraus. 30 Tage kosten hier rund 4 Euro, 90 Tage rund 11 Euro und 360 Tage rund 40 Euro.

Vorteile
  • Sehr einfache Bedienung
  • Günstiger Preis
  • Übersichtliche Oberfläche
Nachteile
  • Geringer Umfang
  • Keine EÜR
billtano

Vergleichstabelle

AnbietersevDeskWISO MeinBüro Weblexware lexofficeFastBilleasybillComarch ERP XTBillbeeBillingEngineteamspacePaymoDebitoorBillomatZervantbilltanoAZUROCollmexedooliFaktoorainvoizPamBillSalesKingSmallinvoice
Kundenbewertung
4.5
4.1
4.6
3.8
4.9
4.5
4.5
4.6
4.9
3.3
4.2
4.7
4.6
4.1
3.8
5
4.3
Preis 9,90 - 45,90 € 10,00 - 50,00 € 5,02 - 21,16 € 9,99 - 149,00 € 0,00 - 420,00 € 7,00 - 19,00 € 1,00 € 0,00 - 20,00 € 19,00 - 24,00 € 0,00 - 16,00 € 6,00 - 30,00 € 10,00 - 50,00 € 0,00 - 42,00 € 3,99 € 0,00 - 11,90 € 0,00 - 9,95 € 10,90 € 0,00 € 0,00 - 39,00 € 5,45 - 19,65 € 12,00 - 36,00 € 0,00 - 40,00 €

Die beste Rechnungssoftware 2022 im Test

Welche sind die besten Rechnungstools?

Die besten Rechnungstools im aktuellen trusted-Vergleich sind sevDesk, lexware lexoffice, FastBill, easybill und Billomat, gefolgt von Comarch ERP XT, Billbee, Zervant und billtano. Diese Top-Lösungen verfügen über alle wichtigen Features für die bequeme und schnelle Online-Rechnungserstellung und den Versand Ihrer Dokumente per E-Mail und/oder Post. Zudem glänzen die Tools mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis und einer einfachen Bedienbarkeit und den leichten Zugang durch Cloud-Technologie und ggf. mobile Apps.

So könnte Ihre mit dem Testsieger sevDesk erstellte Rechnung aussehen
So könnte Ihre mit dem Testsieger sevDesk erstellte Rechnung aussehen
Screenshot: trusted.de
Quelle: sevdesk.de

Welche sind die besten Rechnungstools für einzelne Branchen?

Nicht jedes der hier vorgestellten Rechnungstools eignet sich automatisch für jedes Unternehmen. Viele der Lösungen bringen diverse Spezialfeatures mit, die vor allem für Unternehmen einer gewissen Branche interessant sind - beispielsweise für eCommerce-Unternehmen, Handwerksbetriebe oder Agenturen. Fehlen diese Features, müssen die entsprechenden Funktionen teilweise erst über Schnittstellen nachgerüstet werden, wenn Sie keine Insellösungen in Kauf nehmen wollen.

Im Folgenden stellt trusted Ihnen einige der besten Tools für einige Branchen vor, in denen Rechnungstools besonders gefragt sind:

Rechnungssoftware für Online-Shops

Für Online-Shops sowie für den Einzel- oder Großhandel sind vor allem sevDesk, Billomat, Comarch ERP XT und Billbee als Rechnungstools interessant. Die vorhandenen Schnittstellen zu Marktplätzen und Shop-System, die enthaltenen Warenwirtschaftsfunktionen und Spezialfeatures wie Produktkataloge machen diese Tools für den eCommerce-Bereich zur idealen Unterstützung. Mit Comarch ERP XT erstellen Sie auf Wunsch sogar Ihren eigenen Webshop und statten diesen individuell aus.

Manche Tools erlauben die Anbindung an Online-Shops oder ermöglichen Ihnen sogar die Erstellung eines eigenen Stores
Manche Tools erlauben die Anbindung an Online-Shops oder ermöglichen Ihnen sogar die Erstellung eines eigenen Stores
Screenshot: trusted.de
Quelle: erpxt.de

Rechnungssoftware für Handwerker

Rechnungssoftware für Handwerker muss zwei Bedingungen erfüllen: Sie sollte so mobil wie möglich sein (damit Sie nicht nur im Büro, sondern auch bei Kund:innen zuhause oder auf der Baustelle damit arbeiten können) und sie sollte über Funktionen wie einen Produkt- bzw. Leistungskatalog und ggf. eine Zeiterfassung verfügen. Geeignete Kandidaten mit einer mobilen App sind etwa sevDesk, FastBill oder Zervant; wenn Sie auf die Zeiterfassung verzichten können potentiell auch lexoffice.

Eine mobile App ist für viele Branchen eine Grundvoraussetzung bei der Wahl einer Rechnungssoftware
Eine mobile App ist für viele Branchen eine Grundvoraussetzung bei der Wahl einer Rechnungssoftware
Screenshot: trusted.de
Quelle: lexoffice.de

Rechnungssoftware für Projektteams und Agenturen

Die besten Rechnungstools für Projektteams, Agenturen und andere auftragsbasierte Unternehmen bieten aktuell sevDesk, FastBill, easybill und Zervant. Alle drei sind potentiell mit Projektmanagement-Funktionen ausgestattet, um Projekte und Aufgaben anzulegen, Budgets zuzuordnen und geleistete Arbeitsstunden zu tracken und automatisch als Rechnung anzulegen. So erledigen Sie die Projektzeiterfassung und Projektabrechnung zentral in einem Tool und reduzieren gezielt den Aufwand in Planung und Abrechnung.

Mit Tools wie easybill oder FastBill legen Sie Projekte an und rechnen Projektzeiten direkt ab
Mit Tools wie easybill oder FastBill legen Sie Projekte an und rechnen Projektzeiten direkt ab
Screenshot: trusted.de
Quelle: easybill.de

Welche ist die beste Rechnungssoftware für Kleinunternehmer?

KMU und Startups fahren mit kompakten und günstigen Rechnungstools wie easybill, FastBill, sevDesk oder billtano besonders gut. Diese enthalten alle wichtigen Features für die einfache Rechnungsstellung und können (beispielsweise im Falle von easybill und FastBill) sogar eine ausreichende Komplettlösung für projekt- und auftragsbasierte Teams sein, wenn Ihre Ansprüche an die enthaltenen Projektmanagement-Funktionen nicht zu hoch sind. Hier erfahren Sie mehr:

FastBill präsentiert sich benutzerfreundlich und macht es Einsteiger:innen besonders leicht
FastBill präsentiert sich benutzerfreundlich und macht es Einsteiger:innen besonders leicht
Screenshot: trusted.de
Quelle: fastbill.com

Kleine Unternehmen sind vor allem auf eine schnelle Einarbeitung, eine einfache Usability und einen möglichst günstigen Abopreis angewiesen. Wenn Sie monatlich nur wenige Rechnungen verschicken oder (noch) über wenige Kund:innen verfügen, sind die kostenlosen Tarife von easybill oder Zervant einen Blick wert, die Ihnen die Rechnungsstellung zum Nulltarif gestatten. Ansonsten sind auch sevDesk und FastBill sehr gut für KMU geeignet, vor allem aufgrund ihrer hohen Benutzerfreundlichkeit.

Rechnungssoftware Kosten

Wieviel kostet eine Rechnungssoftware?

Die von trusted getesteten Rechnungstools kosten in der Regel zwischen 5 und 50 Euro pro Monat, je nach Funktionsumfang und der Anzahl der enthaltenen Rechnungen, User und Kund:innen. Schlanke Tools wie billtano oder das kleinste lexoffice-Paket nutzen Sie bereits ab zwischen 3 und 5 Euro pro Monat; besser ausgestattete Tools wie sevDesk, FastBill, die größeren lexoffice-Pakete oder Billtano kosten ab rund 8 Euro pro Monat. Premium- und Enterprise-Pakete mit Zusatz-Features kosten zwischen 20 und 50 Euro. Eine Übersicht:

Ein Überblick über das Pricing von sevDesk
Ein Überblick über das Pricing von sevDesk
Screenshot: trusted.de
Quelle: sevdesk.de

In der Regel lassen sich bei den vorgestellten Rechnungsprogrammen (mit einigen wenigen Ausnahmen) unbegrenzt viele Rechnungen in einer Art monatlicher “Flatrate” erstellen. Allerdings bieten die meisten Anbieter verschiedene Preispakete oder Tarife, je nachdem, welche speziellen Funktionen enthalten sind. So ist in den günstigen Basistarifen die Rechnungserstellung und der Rechnungsversand integriert, während die größeren Tarife Features wie das automatische Mahnwesen, Abo-Rechnungen und mehr enthalten.

Welcher Tarif für Sie geeignet ist, hängt von Ihren persönlichen Anforderungen ab und ist oft direkt an die Unternehmensgröße geknüpft. Kleine Teams mit wenigen Rechnungen pro Monat fahren mit den Einstiegstarifen schon sehr gut; je mehr Rechnungen Sie allerdings verschicken und je mehr Kund:innen Sie haben, desto wichtiger werden gewisse Automatisierungen und Komfort-Features, um den Verwaltungsaufwand für Fakturierung und Buchhaltung zu reduzieren.

Einen Überblick über die Einstiegspreise einiger hier vorgestellter Lösungen finden Sie in der folgenden Tabelle:

AnbieterPreis ab
Billbee1,00 €/Monat
billtano3,33 €/Monat
lexware lexoffice5,02 €/Monat
Comarch ERP XT5,75 €/Monat
easybill7,08 €/Monat
sevDesk7,90 €/Monat
Billomat8,00 €/Monat
Zervant8,00 €/Monat
FastBill8,99 €/Monat

Welche sind die besten kostenlosen Rechnungstools?

Einige Rechnungssoftware-Lösungen wie etwa easybill oder Zervant bieten einen kostenlosen Einstiegstarif. Anders als die kostenlosen Testphasen anderer Tools sind diese dauerhaft gratis nutzbar, haben allerdings Einschränkungen. So können Sie mit easybill und Zervant zwar unbegrenzt viele Rechnungen erstellen, diese aber nur an maximal 3 bzw. 5 Kund:innen verschicken. Für eine professionelle Rechnungsverwaltung ist das ungeeignet; kleine Unternehmen und Freelancer könnte das Kontingent allerdings reichen.

Tools wie Zervant bekommen Sie mit eingeschränktem Kontingent völlig kostenlos
Tools wie Zervant bekommen Sie mit eingeschränktem Kontingent völlig kostenlos
Screenshot: trusted.de
Quelle: zervant.com

Ebenfalls kostenlos nutzbar sind beispielsweise Tools wie Azuro, BillingEngine, Paymo, Smallinvoice, invoiz oder Faktoora, die trusted ebenfalls bereits für Sie verglichen und an anderer Stelle übersichtlich vorgestellt hat.

Die wichtigsten Funktionen und Features von Rechnungssoftware

Eine gute Rechnungssoftware enthält alle nötigen Funktionen, um Sie bei der Rechnungsstellung, der Rechnungsverwaltung und ggf. der Buchhaltung ideal zu unterstützen und durch smarte Automatisierungen zu entlasten. Hier finden Sie einige der wichtigsten Funktionen, die ein Rechnungstool mitbringen sollte:

Rechnungserstellung

Der Kern jeder Rechnungssoftware ist die Erstellung Ihrer Rechnungen auf Basis bestimmter Leistungen und Produkte. Eine Rechnung erstellen Sie in einer Online-Rechnungssoftware beispielsweise in einer übersichtlichen Eingabemaske oder mithilfe eines Editors, in dem Sie auch das Layout der Rechnungen anpassen können. Die wichtigsten Informationen, wie Rechnungsnummer, Steuersätze, Rechnungsdatum, Fälligkeit, etc. lassen sich entweder automatisch generieren, manuell eintragen oder mithilfe von Textbausteinen übernehmen.

Erstellen Sie Ihre Rechnungen im übersichtlichen Editor beispielsweise per Drag-and-Drop
Erstellen Sie Ihre Rechnungen im übersichtlichen Editor beispielsweise per Drag-and-Drop
Screenshot: trusted.de
Quelle: fastbill.com

Teilweise werden Sie bei der Rechnungserstellung noch von einem Produkt- oder Leistungskatalog unterstützt. Darin pflegen Sie alle Ihre angebotenen Leistungen und Artikel ein, hinterlegen dafür einen Preis und ggf. einen individuellen Steuersatz und können so ganz einfach mithilfe der Mengenangabe (z.B. Rechnung über 50 Stück von Produkt X) eine entsprechende Rechnung erstellen und fertigmachen - ohne alle Informationen dafür manuell einpflegen zu müssen.

Durch die Verknüpfung von Produkten und Preisen erleichtern Sie die Rechnungserstellung zusätzlich
Durch die Verknüpfung von Produkten und Preisen erleichtern Sie die Rechnungserstellung zusätzlich
Screenshot: trusted.de
Quelle: lexoffice.de

Moderne Rechnungssysteme sind zudem in der Lage, nicht nur Ausgangsrechnungen zu erstellen, sondern auch andere Dokumente anzufertigen, beispielsweise:

  • Angebote
  • Mahnungen
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Bestellungen
  • Gutschriften

Und mehr. Viele Systeme (darunter etwa sevDesk, lexoffice, FastBill, easybill und anderen) verfügen auch über die Möglichkeit, automatisch wiederkehrende Rechnungen zu erstellen, wenn Ihre Kund:innen beispielsweise einen Dauerauftrag aufgegeben haben, monatlich die gleichen Bestellungen von Ihnen beziehen oder Sie Ihre Leistungen als eine Art Abo anbieten.

Rechnungsversand

Der Rechnungsversand erfolgt aus einer herkömmlichen Online-Rechnungssoftware meist auch auf digitalem Wege, sprich: per E-Mail. Dazu können Sie die E-Mail-Adresse der Empfänger:innen entweder manuell eingeben, oder aus einem möglicherweise angeschlossenen CRM, also einer Kundendatenbank übernehmen. Der Vorteil des Mail-Versands ist nicht nur die Geschwindigkeit, mit der die Rechnung bei Ihren Kund:innen eintrifft; gleichzeitig sparen Sie dadurch Papier, Platz und Ressourcen.

Rechnungen lassen sich beispielsweise per E-Mail verschicken oder exportieren und ausdrucken
Rechnungen lassen sich beispielsweise per E-Mail verschicken oder exportieren und ausdrucken
Screenshot: trusted.de
Quelle: sevdesk.de

Einige Anbieter von Rechnungssoftware bieten sogar den optionalen Versand per Post, sollten Ihnen (oder Ihren Kund:innen) Papierrechnungen lieber sein. Gegen einen Aufpreis werden Ihre Rechnungen dann vom Anbieter bzw. von einem angeschlossenen Post-Service ausgedruckt, verpackt, frankiert und verschickt, ohne dass Sie selbst etwas dafür tun müssen. So holen Sie auch klassisch eingestellte Kund:innen ab, die gerne etwas “Handfestes” haben, und bezahlen dafür jeweils nur eine kleine zusätzliche Pauschale.

Online-Banking

Ein weiteres wichtiges Feature für Online-Rechnungssoftware ist die Online-Banking-Anbindung. Durch die Verknüpfung Ihrer Konten mit Ihrem eingesetzten Tool können Sie Rechnungen nicht nur verschicken, sondern behalten auch die entsprechenden Zahlungen im Blick. Eingehende Zahlungen lassen sich im System dann einer Rechnung zuordnen (teilweise auch automatisiert) und die Rechnung somit als “bezahlt” markieren, so dass Sie immer den Überblick darüber haben, welche Rechnungen noch ausstehen.

Viele Rechnungstools erlauben Ihnen die Anknüpfung an Ihre Online-Banking-Konten
Viele Rechnungstools erlauben Ihnen die Anknüpfung an Ihre Online-Banking-Konten
Screenshot: trusted.de
Quelle: debitoor.de

Eine Erweiterung dieses Features ist die Anbindung von Payment-Providern wie beispielsweise PayPal, Stripe oder anderen. Sind diese in Ihrem System integriert, können Sie Ihren Kund:innen direkt mit der Rechnung auch den Link zum jeweiligen Online-Bezahlservice mitschicken und Rechnungen bequem online bezahlen lassen. Das ist ein Komfortfeature für Ihre Kund:innen und führt zu schneller bezahlten Rechnungen. Im aktuellen Vergleich verfügt z.B. Zervant über eine Stripe-Schnittstelle, sevDesk über eine Anbindung an PayPal.

Spezialfunktionen

Zu diesen Standards kommen im Einzelfall noch einige Spezial- bzw. Komfortfunktionen hinzu. Diese stammen beispielsweise aus dem Bereich der Buchhaltung. Diverse Rechnungstools sind nicht nur Softwarelösungen für die Rechnungsstellung, sondern unterstützen Sie auch bei der (vorbereitenden) Buchhaltung. So organisieren Sie hier auch Eingangsrechnungen sowie Belege (beispielsweise mit einem Belegscanner), erledigen die EÜR oder GuV oder profitieren von einer DATEV- oder Elster-Schnittstelle.

Oberflächliche Buchhaltungsfeatures gestatten Ihnen beispielsweise die Erstellung einer EÜR
Oberflächliche Buchhaltungsfeatures gestatten Ihnen beispielsweise die Erstellung einer EÜR
Screenshot: trusted.de
Quelle: fastbill.com

Auch ein digitales Kassenbuch gehört oft zur Grundausrüstung, ebenso wie ein Zugang für Ihren Steuerberater. In Sachen Buchhaltung sind nicht alle hier vorgestellten Tools gleich aufgestellt; während Softwarelösungen wie easybill, Comarch ERP XT, Billomat oder Billbee nur wenige bis keine Buchhaltungsfeatures mitbringen, verstehen sevDesk, FastBill und lexoffice sich auch als Buchhaltungslösungen mit entsprechenden Funktionen.

Ebenfalls beliebt sind Funktionen aus dem Bereich Projektmanagement - etwa Projektlisten, Aufgabenmanagement, Zeiterfassung oder Mitarbeiter-Verwaltung - oder Warenwirtschaft - beispielsweise die Lagerverwaltung und Inventur, Lieferantenmanagement, Bestellwesen, etc. Diese speziellen Funktionen sind oft nur für bestimmte Branchen interessant und gehören nicht zum Grundstock der meisten Anwendungen, können im Arbeitsalltag aber dennoch durchaus nützlich sein.

Mithilfe von Spezialfunktionen legen Sie beispielsweise Artikellisten an oder erledigen Ihre Lagerverwaltung
Mithilfe von Spezialfunktionen legen Sie beispielsweise Artikellisten an oder erledigen Ihre Lagerverwaltung
Screenshot: trusted.de
Quelle: erpxt.de

Worauf muss ich bei der Auswahl eines Rechnungstools achten?

Um die passende Rechnungssoftware für Ihr Unternehmen zu finden, sollten Sie sich im Vorfeld einige Fragen stellen, zum Beispiel: Welche speziellen (Branchen-)Funktionen benötige ich? Welche Softwarelösung ist rechtssicher und GoBD-konform? Benötige ich die Möglichkeit, E-Rechnungen zu erstellen, und wenn ja, in welchem Format? Welche Tools habe ich bereits im Einsatz, zu denen eventuell Schnittstellen bestehen sollten? Durch diese Fragen und den trusted-Vergleich finden Sie schnell und einfach das passende Tool:

Spezielle Branchenanforderungen

Jede Branche hat andere Anforderungen an ein Rechnungstool. Während Dienstleister einen Leistungskatalog für die Abrechnung benötigen könnten, brauchen Online-Shops die Möglichkeit, Online-Zahlungen entgegenzunehmen oder Rechnungen von Marktplätzen wie Amazon zu importieren. Handwerks- und Baubetriebe freuen sich über eine mobile App, mit der Sie auch unterwegs Rechnungen ausstellen können; Agenturen und Freelancer über eine integrierte Projektzeiterfassung zur genauen Abrechnung der geleisteten Arbeitszeit.

Je nachdem, in welcher Branche Sie tätig sind, ergeben sich dadurch andere Ansprüche an die jeweilige Software. Einige davon hat trusted bereits in diesem Artikel unter “Welche sind die besten Rechnungstools für einzelne Branchen?” gesammelt. Schritt 1 bei der Suche nach einer passenden Rechnungssoftware ist die Definition eines Anforderungskatalogs; bestimmen Sie also, welche Features Sie unbedingt für Ihre tägliche Arbeit brauchen, und welche nur “nice to have” sind. So können Sie die möglichen Tools schnell eingrenzen.

Rechtssicherheit und GoBD-Konformität

Rechnungssoftware oder “Rechnungsschreibende Systeme” gehören wie auch Buchhaltungsprogramme oder andere Finanz-Software zur Buchhaltung Ihres Unternehmens und sollten daher in jedem Falle rechtssicher sein. Ist das nicht der Fall, kann das Finanzamt bis zu 10 Jahre lang rückwirkend Geldbußen verhängen und die Umstellung der Systeme fordern, was zusätzlich teuer werden kann. Sie sollten daher darauf achten, dass Ihr System grundsätzlich GoBD-konform und entsprechend zertifiziert ist.

Die GoBD (oder Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) legen beispielsweise fest, dass einmal gestellte Rechnungen im Nachhinein nicht mehr veränderbar sein dürfen und bis zu 10 Jahre lang aufbewahrt bzw. archiviert werden müssen, bevor sie gelöscht werden können. Achten Sie daher darauf, dass Rechnungen nach Abschluss der Bearbeitung unveränderbar sind und Ihr System über ein Archiv bzw. eine Export-Funktion verfügt.

Viele Tools sind hinsichtlich ihrer GoBD-Konformität zertifiziert und geprüft, wie etwa lexoffice
Viele Tools sind hinsichtlich ihrer GoBD-Konformität zertifiziert und geprüft, wie etwa lexoffice
Screenshot: trusted.de
Quelle: lexoffice.de

Wichtig: trusted hat die oben vorgestellten Systeme gründlich geprüft und dabei auch auf Kriterien wie eine etwaige GoBD-Zertifizierung geachtet. Nach Einschätzung der Redaktion ist aktuell nur billbee nicht vollständig GoBD-konform, alle anderen Systeme lassen sich rechtssicher nutzen. Um vollständig sicher zu gehen sollten Sie die Rechnungssoftware Ihrer Wahl allerdings noch einmal durch Ihren Steuerberater prüfen lassen und ggf. Kontakt mit dem Anbieter aufnehmen, um sich die GoBD-Zertifizierung bestätigen zu lassen.

Die E-Rechnung und ihre Formate

Im ungebrochenen Trend zur Digitalisierung und der digitalen Verwaltung und Buchhaltung in Unternehmen sowie auf staatlicher Ebene ist in den letzten die sogenannte “E-Rechnung” immer populärer geworden. Eine solche E- oder elektronische Rechnung erfüllt die gleichen Voraussetzungen wie eine Rechnung auf Papier, muss allerdings darüber hinaus zusätzlich gewissen staatlichen Richtlinien entsprechen wie der Richtlinie 2014/55/EU, die die Vorgaben für die Erstellung und den Versand elektronischer Rechnungen eindeutig festlegt.

Zwei spezielle Formate für elektronische Rechnungen, die nach der EU-Richtlinie als offizielle E-Rechnung gelten, haben sich seitdem herauskristallisiert: ZUGFeRD und die XRechnung. Diese verfügen über bestimmte technische Kriterien und sind in speziellen Fällen vorgeschrieben - die XRechnung beispielsweise, wenn Sie Aufträge von öffentlichen Einrichtungen und Behörden im Wert von über 1.000 Euro abrechnen. Viele der von trusted getesteten Rechnungstools verfügen bereits über die Möglichkeiten zur E-Rechnung:

AnbieterZUGFeRDXRechnung
sevDesk
lexware lexoffice
FastBill
easybill
Billomat
Comarch ERP XT
Billbee
Zervant
billtano

Anbindungen und Schnittstellen

Ein weiteres wichtiges Kriterium bei der Auswahl einer Rechnungssoftware sind die enthaltenen Schnittstellen und Integrationen. So gut wie alle hier vorgestellten Rechnungstools bringen gewisse Schnittstellen mit, um die jeweiligen Systeme mit anderen Tools und Apps zu verknüpfen und Daten auszutauschen. Sinn dahinter ist es, das Rechnungstool ideal in Ihre bestehende IT-Landschaft einzufügen und einen vollständig digitalen Workflow ohne manuelle Datenimporte und Insellösungen zu ermöglichen.

Mithilfe der passenden Schnittstellen fügen Sie Ihr Rechnungstool ideal in Ihre bestehende Tool-Landschaft ein
Mithilfe der passenden Schnittstellen fügen Sie Ihr Rechnungstool ideal in Ihre bestehende Tool-Landschaft ein
Screenshot: trusted.de
Quelle: sevdesk.de

Beliebte Integrationen sind beispielsweise Schnittstellen zu Elster und DATEV, Anbindungen an Buchhaltungssoftware, Shop-Software wie WooCommerce, IONOS Online-Shop oder Magento, Marktplätze wie Amazon, Etsy und eBay, Schnittstellen zu Zahlungsanbietern wie PayPal, SumUp oder Stripe, Anbindungen an Zeiterfassungs-, Projektmanagementsoftware oder CRMs. Einen guten Überblick über die vorhandenen Schnittstellen finden Sie bei den einzelnen Anbietern (z.B. im FAQ-Bereich) oder im jeweiligen trusted-Testbericht.

Die Kombinationsmöglichkeiten sind hier sehr vielfältig. Schauen Sie sich daher nach einer Rechnungslösung um, die bereits vorgefertigte Schnittstellen zu den Tools mitbringt, die Sie bereits im Einsatz haben. So vermeiden Sie, dass Sie Daten (zum Beispiel Kundendaten aus Ihrem CRM) manuell einpflegen müssen. Sind die jeweiligen Schnittstellen nicht vorhanden, ist ein automatisierter Import eine Alternative; so lassen sich Daten aus einem Tool exportieren und als CSV- oder XLS-Datei wieder in Ihr Rechnungstool importieren.

So hat trusted Rechnungssoftware getestet

Im großen Rechnungsprogramme-Test 2022 hat trusted 22 Anbieter von Rechnungssoftware miteinander verglichen und 9 davon einem umfassenden Praxistest unterzogen. Dabei wurden die einzelnen Tools auf Herz und Nieren geprüft und beispielsweise in Vergleichskategorien wie Preis-Leistungs-Verhältnis, Funktionsumfang, Support und Service, Sicherheit und Datenschutz sowie Benutzerfreundlichkeit auf den Prüfstand gestellt. Die Ergebnisse des umfassenden Tests finden Sie in diesem Artikel.

22
Anbieter im Vergleich
9
Anbieter im Praxistest
250
Stunden Aufwand
3
Szenarien pro Test

Welche Rechnungstools gibt es noch auf dem Markt?

Sie haben noch nicht das richtige Rechnungstool gefunden? Kein Problem, trusted hat außer den 9 hier vorgestellten Top-Lösungen noch viele andere Anbieter und Tools verglichen. Im Test der besten Rechnungsprogramme finden Sie weitere Informationen zu den einzelnen Tools und in der nachstehenden Liste gibt trusted Ihnen eine Kurzbeschreibung aller verglichenen Lösungen an die Hand:

sevDesk
4.5
Mit sevDesk automatisieren und professionalisieren Sie Ihre Buchhaltung und behalten dabei ganz entspannt den Überblick. Schreiben Sie mit den rechtssicheren Vorlagen zügig Rechnungen oder scannen Sie mit Ihrem Smartphone einfach Belege ein.… Mehr Lesen
WISO MeinBüro Web
4.1
Mit der Software WISO MeinBüro Web verwalten Sie flexibel von überall Ihre Finanzen. Dank der bequemen Online-Zahlungsmöglichkeiten für Ihre Kunden verkürzen Sie effektiv die Wartezeit bis zum Zahlungseingang.… Mehr Lesen
lexware lexoffice
4.6
lexoffice macht mobile und zeitsparende Rechnungsverwaltung und Buchhaltung so einfach wie nie. Automatisieren Sie Lohnabrechnungen, erlernen Sie die Buchführung auch ohne Vorkenntnisse und behalten Sie Ihre Finanzen im Blick.… Mehr Lesen
FastBill
3.8
Der Alleskönner unter den Online-Rechnungstools. Rechnungsstellung plus Projektmanagement, Zeiterfassung und Kundenverwaltung. Inklusive viele nützliche Schnittstellen und Partnerschaften - zum Beispiel mit dem Geschäftskonto von Kontist.… Mehr Lesen
easybill
4.9
easybill ist ein einfaches Rechnungstool für Online-Händler, Dienstleister und projektbasierte Teams. Das System ist sehr offen und mit diversen Online-Marktplätzen und Shop-Tools verbunden. Für mehr Komfort und Flexibilität.… Mehr Lesen
Comarch ERP XT
4.5
Comarch ERP XT verspricht Ihnen von überall und zu jeder Zeit eine einfache, schnelle und effektive Unternehmensverwaltung. Das erreichen Sie durch eine clevere Gesamtlösung mit Rechnungsstellung, Webshop, Lager, Kassensystem und mehr.… Mehr Lesen
Billbee
4.5
Profitieren auch Sie als kleines bis mittelgroßes Unternehmen von Billbee. Nutzen Sie nach einer kinderleichten Einrichtung Ihr eigenes Warenwirtschaftssystem, die intuitive Auftragsabwicklung und praktische Automatisierungen.… Mehr Lesen
BillingEngine
4.6
Rechnungen in wenigen Sekunden erstellen und dann mit einem Klick versenden; mit BillingEngine machen Sie das möglich. Lassen Sie Ihr Tool Felder automatisch ausfüllen und Zahlungseingänge zu praktischen Berichten machen. So machen Rechnungen Spaß!… Mehr Lesen
teamspace
Vom Angebot zum Auftrag, vom Auftrag zur Rechnung, von der Rechnung direkt in die Buchhaltung. Die teamspace Rechnungssoftware bietet kluge und automatische Workflows in enger Zusammenarbeit aller beteiligten Abteilungen und Mitarbeiter:innen.… Mehr Lesen
Paymo
4.9
Paymo ist eigentlich eine Projektmanagement-Lösung - funktioniert dank unbegrenztem Dokumentenspeicherplatz und entsprechenden Features aber auch als rudimentäres Online-Rechnungstool.… Mehr Lesen
Debitoor
3.3
Debitoor hilft Ihnen mit seiner intuitiven Bedienung, Rechnungen in unter einer Minute zu schreiben. Egal ob Selbstständiger oder Unternehmen: mit den schicken und professionellen Vorlagen heben Sie sich von der Masse ab.… Mehr Lesen
Billomat
4.2
Billomat verspricht Ihnen eine zügige Rechnungsstellung ganz ohne Papierkram. Egal ob Automobilbranche, IT oder eCommerce, Billomat bietet eine angepasste Buchhaltungslösung inklusive CRM, Inventar und multiplen Nutzerzugängen.… Mehr Lesen
Zervant
4.7
Zervant bietet Ihnen die Möglichkeit, produktiver zu arbeiten, schneller bezahlt zu werden und Ihre Kunden rundum zufrieden zu machen. Dabei hilft Ihnen die schnelle Rechnungsstellung, die Sie nur eine Minute kostet.… Mehr Lesen
billtano
4.6
billtano ist ein einfach aufgebautes Fakturierungstool, das für kleine bis mittelständische Unternehmen konzipiert ist. Die Handhabung ist durch die aufgeräumte Oberfläche sehr einfach und alle wichtigen Funktionen sind vorhanden.… Mehr Lesen
AZURO
Azuro kombiniert Rechnungstool, Auftragsverwaltung und CRM in einer einzigen Software. Der Clou: Die Abrechnung erfolgt als Jahreslizenz und verlängert sich nach Ablauf nicht automatisch.… Mehr Lesen
Collmex
Collmex liefert qualitativ hochwertigen Datenschutz made in Germany für Ihre Rechnungsstellung. Die bekommen Sie zum fairen Preis, zuverlässig online, ganz ohne Installation.… Mehr Lesen
edooli
4.1
Wenn Ihnen der klassische “Bürokram” keinen Spaß macht, versuchen Sie es mit edooli. Mit dem Simple-Modus erstellen Sie Rechnungen, Angebote und mehr im Handumdrehen, sowohl alleine als auch in Ihrem Team.… Mehr Lesen
Faktoora
Seit November 2020 sind elektronische Rechnungen bei der Arbeit mit öffentlichen Stellen Pflicht. Faktoora hilft Ihnen bei der rechtskonformen Umsetzung dieser Vorgabe und bietet Ihnen eine komfortable Erstellung von X- sowie ZUGFeRD-Dokumenten.… Mehr Lesen
invoiz
3.8
Mit invoiz verwalten Sie nicht nur Ihre Rechnungen, sondern wissen auch, wie viel Gewinn Sie erwarten können. Nutzen Sie dafür die intelligente Rechnungserkennung des Tools, die Ihnen auf Basis Ihrer Dokumente Ihre zukünftige Finanzlage anzeigt.… Mehr Lesen
PamBill
5
Mit PamBill vereinfachen Sie Ihre Rechnungsstellung. Lassen Sie einfach das Tool alle Bestellungen Ihrer Shops importieren und in Rechnungen verwandeln. Sie selbst müssen die Dokumente nur noch abschicken.… Mehr Lesen
SalesKing
Wer eine praktische Kombi aus CRM und Rechnungstool benötigt, ist bei SalesKing richtig. Verwalten Sie Leads, vermerken Sie Notizen, erfassen Sie den Kontaktverlauf und bieten Sie sofort das passende Angebot oder die entsprechende Rechnung an.… Mehr Lesen
Smallinvoice
4.3
Holen Sie sich mit Smallinvoice das umfangreiche Komplettpaket. Mit diesem Tool verwalten Sie Ihre Finanzdokumente, nutzen das angegliederte CRM, erledigen Teile Ihrer Buchhaltung und nutzen die Zeiterfassung ‒ alles ohne Fensterwechsel.… Mehr Lesen

Änderungshistorie

05.05.2022
Rechnungssoftware-Test

trusted hat den Rechnungssoftware-Test mit insgesamt 22 Anbietern durchgeführt und stellt Ihnen hier die 9 besten Tools vor.

Julia Warnstaedt
Content Creator

Julia ist Redakteurin bei trusted.de. Für die junge Digital Native ist vor allem die digitale Zusammenarbeit ein großes Thema. Sie weiß, wie wichtig Kommunikation und Kollaboration in Zeiten der Digitalisierung sind. Ihre Erfahrungen über Projektmanagement-Software und andere digitale Alltagshelfer hat sie sich als Redakteurin einer renommierten Video- und Design-Agentur erarbeitet. Nun unterstützt Sie trusted mit Texten, in denen sie komplexe Tools einfach und verständlich erklärt.

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Babbel Bewertungen

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