billtano Test
billtano ist das Leichtgewicht unter den Rechnungstools. Es bietet alle grundlegenden Funktionen und verzichtet auf Komplexität. Allerdings ist es an ein paar Stellen so simpel gestaltet, dass Profis Ihre benötigten Funktionen gar nicht finden werden. Im Tool enthalten sind eine Rechnungsstellung, eine Artikel- und Kundenverwaltung sowie ein Bankabgleich. Als Finanzverwaltungstools stehen Ihnen die GuV-Rechnung und die Belegverwaltung zur Verfügung. Eine EÜR gibt es leider nicht. Das Ganze ist in einer schicken und übersichtlichen Optik umgesetzt. Anfänger freuen sich über die Einfachheit des Tools und können sofort loslegen. Allerdings sollten Sie beachten, dass billtano etwas Grundwissen voraussetzt, beispielsweise, welche Angaben zwingend auf eine Rechnung gehören. Wissen Sie dies nicht, lässt Sie das Tool auch ohne Weiteres fehlerhafte Dokumente verschicken. Damit ist billtano für kleine Unternehmen und Start-ups geeignet, die nur ein simples Tool für Ihre Rechnungsverwaltung benötigen. Und das ist mit seinen 3€ bis 4€ pro 30 Tage Nutzung auch noch recht günstig.
- Sehr einfache Bedienung
- Günstiger Preis
- Übersichtliche Oberfläche
- Alle Grundfunktionen vorhanden
- Geringer Umfang
- Keine EÜR
Was kostet billtano?
Bei billtano kaufen Sie sich die Nutzungstage im Sinne eines Prepaid-Systems. Für 30 Tage zahlen Sie hierbei 3,99€, für 90 tage 10,99 und für 360 Tage 39,99€. Ist Ihr Zeitguthaben aufgebraucht, bleibt Ihr Konto trotzdem bestehen. Alle Preise beziehen sich auf ein festes Funktionspaket und verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer. Wenn Sie sich billtano unverbindlich ansehen möchten, nutzen Sie dafür die 14-tägige kostenlose Testphase.
Welche Funktionen hat billtano?
billtano dient an erster Stelle der Ausstellung von Finanzdokumenten wie Rechnungen, Gutschriften und Angeboten. Auch Mahnungen und wiederkehrende Rechnungen sind vorhanden. Die Kunden- und Artikelkarteien ermöglichen Ihnen eine schnellere Rechnungsstellung. Die Buchhaltung in billtano beschränkt sich auf die Ermittlung Ihrer GuV-Rechnung sowie Ihre Belegerfassung. Für die Verwaltung Ihrer Daten unterwegs gibt es eine mobile App, die für Android und iOS verfügbar ist.
billtano bietet Ihnen die wichtigsten Finanzdokumente für Ihre Auftragsabwicklung:
- Rechnungen
- Wiederkehrende Rechnungen
- Angebote
- Ausgaben
- Gutschriften
- Mahnungen
Zusatzunterlagen wie Lieferscheine, Bestellscheine oder Auftragsbestätigungen finden Sie in billtano nicht.
billtano erlaubt Ihnen eine unkomplizierte Rechnungsstellung. Allerdings müssen Sie dafür in Ihren Karteien Vorarbeit leisten und einige wichtige Punkte beachten.
Rechnungsstellung mit Hindernissen
Die Rechnungsstellung setzt sich aus den Stammdaten in Ihren Grundeinstellungen sowie Ihrer Kunden- und Artikelkartei zusammen. Pflegen Sie die Letzteren korrekt, ist die Rechnungsstellung mit billtano sehr einfach. Schnell ist sie nur dann, wenn alle Ihre Kunden und Artikel bereits in Ihren Karteien hinterlegt sind. So müssen Sie beispielsweise Neukunden zwingend in der Kundenkartei anlegen, bevor Sie für diese eine neue Rechnung ausstellen dürfen. Tools wie easybill lösen das eleganter.
Bei Artikeln wiederum ist eine Eingabe direkt in der Maske möglich, sollten Sie nicht auf die Artikeldatenbank zugreifen wollen. Haben Sie die Rechnung fertiggestellt, lässt sich diese abspeichern. Wenn Sie die Rechnungsmaske verlassen, finden Sie die begonnene Rechnung im ersten Reiter der Kundenkartei wieder, um diese fertig zu bearbeiten. Das alles funktioniert zwar, fühlt sich aber zu Beginn etwas umständlich an. Sobald Sie sich daran gewöhnt haben, freuen Sie sich über eine routinierte und zügige Rechnungsstellung.
Achten Sie unbedingt darauf, dass alle Ihre Pflichtangaben in den Einstellungen hinterlegt sind. billtano überprüft diese nicht für Sie und lässt Sie Rechnungen ohne Steuernummer, Adresse oder Bankverbindung losschicken.
Knappe Artikelverwaltung
Seit dem Release der neuesten billtano-Version gibt es einen eigenen Reiter für Ihre Artikelverwaltung, wo Sie alle Artikel sortiert in einer Liste finden. Wollen Sie einen neuen Artikel anlegen, haben Sie ein paar Einstellungsmöglichkeiten, mit denen Sie Datum, Name, Einheit, Steuersatz und den Preis angeben.
Unternehmen aus dem Bereich eCommerce haben mit der Artikelverwaltung von billtano eventuell Schwierigkeiten, denn speziellere Felder für beispielsweise Kundenrabatte oder Partnerpreise gibt es nicht. Durch die Reduktion der Einstellungsmöglichkeiten ist die Bedienung der Artikelverwaltung auf der anderen Seite aber auch sehr einfach und für absolut jeden erlernbar.
Individuelle Floskeln einstellen
In billtano legen Sie, wie auch bei so gut wie allen anderen Tools, eine Kundenkartei an. Mit dieser müssen Sie bei der Dokumenterstellung nur den passenden Kunden auswählen und sparen sich das Abtippen der Kontaktdaten. Eine Besonderheit von billtano ist allerdings, dass Sie direkt in Ihren Kundeneinträgen individuelle Floskeln festlegen.
Auf diese Weise sprechen Sie Kunden persönlich an oder hinterlegen wichtige Zusatzinformationen für Ihre Zahlungen. billtano legt Wert auf diese individuelle Note und ist daher besonders für Unternehmen geeignet, die ihre Kunden persönlich kennen oder sich die Zeit nehmen, sie kennenzulernen.
Die Rechnungen in der Vorschau prüfen
Sobald Sie mit Ihrer Rechnung zufrieden sind, überprüfen Sie diese in der praktischen PDF-Vorschau. So sehen Sie die Rechnung, wie sie auch der Kunde erhält. Überprüfen Sie in dieser Ansicht alle Eingaben und gehen Sie sicher, dass alle wichtigen Angaben auf der Rechnung vorhanden sind. Das wären beispielsweise Ihre Steuernummer, die vollständige Anschrift des Kunden oder das Rechnungsdatum. Haben Sie das erledigt, schließen Sie den Vorschau-Tab und klicken auf “Rechnung erstellen”.
Ihr Browser wird Sie darauf fragen, ob Sie sich sicher sind. Dieser Mechanismus ist ein guter Reminder, alle Angaben noch einmal zu prüfen und verhindert die sofortige Versendung nach einem Fehl-Klick. Nutzen Sie die Vorschau regelmäßig, denn billtano prüft nicht für Sie, ob Angaben im Dokument fehlen und lässt Sie diese einfach verschicken.
Eigene Logos verwenden
Das Tool ist in Sachen Design recht begrenzt. Sie haben die Möglichkeit, Ihr eigenes Logo, eigene Texte und die Schriftart zu wählen. Zusätzlich lässt sich Ihre digitale Unterschrift auf das Dokument setzen, das war aber auch schon alles. Mehr ist für eine Rechnung im Grunde auch nicht notwendig, aber wer es gerne schicker oder persönlicher mag, der sollte ein anderes Tool wählen.
billtano bietet Ihnen den zügigen E-Mail-Versand. Einen Post-Service wie aus sevDesk oder Zervant finden Sie jedoch nicht.
Rechnungen zügig per E-Mail versenden
Mit dem zügigen Mail-Versand kommen Ihre Rechnungen schnellstmöglich bei Ihren KundInnen an. Dazu brauchen Sie auch keinen Service eines Drittanbieters. Der Versand erfolgt direkt aus dem Tool. Damit sparen Sie sich Porto, Druckertinte und langwierige Gänge zur Post. Ob Sie Rechnungen bereits versendet haben, lässt sich in Ihrer kompakten Rechnungsübersicht nachlesen. So wissen Sie jederzeit genau, ob Sie oder Ihr Kunde für den nächsten Schritt in der Auftragsabwicklung verantwortlich sind.
Es kann sein, dass Sie den entsprechenden Reiter “Übermittelt” erst in Ihrem Tool aktivieren müssen. Den entsprechenden Pfeil finden Sie beim Hovern mit der Maus in den Spaltenbezeichnungen.
Wiederkehrende Rechnungen versenden
Wenn Sie für einen Kunden immer wieder die gleiche Leistung erbringen, lohnt sich die Einrichtung einer wiederkehrenden Rechnung. Die Option hierfür sehen Sie vor Versendung einer Rechnung als Schieberegler. Wenn Sie diesen betätigen, werden Sie nach dem Turnus und dem Zeitraum für die Versendungen gefragt. Anschließend verschickt billtano die Rechnungen jeweils automatisch und Sie müssen nicht jedes Mal die gleiche Rechnung abtippen.
Mahnungen zustellen
Ist einer Ihrer Kunden stark im Zahlungsverzug, legen Sie über die Rechnungsübersicht eine Mahnung an. Den Standardtext für die Mahnung hinterlegen Sie in Ihren Stammdaten, den Sie aber bei Bedarf spontan während der Erstellung abändern können. Zusätzlich geben Sie die Mahnstufe und eine Mahngebühr an. Wie auch die Rechnungen, lassen sich die Mahnungen beziehungsweise Zahlungserinnerungen direkt aus dem Tool versenden. Ein automatisiertes Mahnwesen hat billtano allerdings nicht, so dass Sie Mahnungen immer manuell anstoßen müssen.
Abseits der Rechnungsverwaltung bietet Ihnen billtano auch einige nützliche Funktionen zur Buchhaltung. Dazu zählen die Belegerfassung oder die GuV-Rechnung. Eine EÜR finden Sie leider nicht in der Software.
Unkomplizierte Belegerfassung
Eine Scan-App, wie sie lexoffice oder FastBill bieten, gibt es bei billtano zwar nicht, das ist aber auch nicht zwingend notwendig. Sobald Sie die passende App des Anbieters auf Ihrem mobilen Endgerät installiert haben, nutzen Sie einfach die Kameras von Smartphone und Co., um Ihre Belege abzufotografieren und hochzuladen. Mehr zur App erfahren Sie weiter unten unter “Zusatzfeatures”. Damit lassen sich zwar Rechnungen nicht automatisiert auslesen, aber schnell verschicken, bearbeiten und als Backup zusätzlich zum Originalbeleg speichern.
Das Ganze funktioniert ohne teuren Scanner zu Hause. Dank der App erfassen Sie Ausgaben auch einfach unterwegs. So müssen Sie nicht alle Belege gesammelt auf einmal abarbeiten.
Gewinn und Verlust ermitteln
Mit billtano haben Sie die Möglichkeit, Ihre Finanzsituation mit der GuV-Rechnung zu ermitteln. Dabei haben Sie die Wahl zwischen einer Ermittlung für das ganze Jahr, ein Quartal oder einen einzelnen Monat. Mit diesen Informationen sehen Sie noch vor Jahresabschluss, wo Sie gerade finanziell stehen. Außerdem sind diese Informationen ein wichtiges Informationsmaterial für Ihren Steuerberater. Eine EÜ-Rechnung ist in billtano dagegen nicht vorhanden.
Nutzen Sie den Bankabgleich
Mit dem Bankabgleich ist billtano in der Lage, Zahlungseingänge auf Ihr Konto zu erfassen und sie mit Ihren offenen Rechnungen abzugleichen. Hat billtano eine passende Rechnung erkannt, markiert die Software diese automatisch als bezahlt. Mit dieser Automatisierung sparen Sie sich den langwierigen Abgleich über Ihre Kontoauszüge und müssen nicht parallel Ihr Portal zum Online-Banking offen haben. Um die Funktion zu nutzen müssen Sie lediglich Ihr Bankkonto mit billtano verbinden.
Um diesen Service zu nutzen, benötigen Sie ein Konto beim Drittanbieter FinTS, über den Sie die Integration vornehmen. Hierfür kommt billtano mit der passenden Schnittstelle.
billtano bietet Ihnen eine kleine, aber nützliche Auswahl an Exporten.
Nutzen Sie verschiedene Buchhaltungsexporte
In unterschiedlichen Fällen kann es Sinn ergeben, Ihre Finanzdaten als Exporte ausgeben zu lassen. Beispielsweise ist das dann der Fall, wenn Sie die Daten an Ihren Steuerberater übermitteln wollen. Zu den möglichen Exporten gehören die Gewinn-und-Verlust-Rechnung als PDF, Ihre Ausgaben und Rechnungen als ZIP und Ihre Einnahmen und Ausgaben als CSV. Mit dieser Auswahl an Exportformaten sollten Sie auch eines zur Verfügung haben, mit dem Sie und Ihr Steuerberater angemessen arbeiten können.
In dieser Form lassen sich Ihre Dokumente auch auf Ihren privaten Datenträgern wie Festplatten, USB-Sticks oder in einem Cloud-Service speichern. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie im Falle von kundenbezogenen Daten diese nach den Richtlinien der DSGVO aufbewahren müssen.
Die Exporte für Ihre GuV-Rechnung beziehungsweise Ihre Ausgaben und Rechnungen sind nur in der Desktop-Anwendung für Sie verfügbar.
Zusatzfeatures
Als zusätzliche Hilfen hat billtano eine mobile App im Gepäck, mit der Sie Ihr Tool auch unterwegs nutzen. Außerdem enthält die Software ein simples aber schickes Dashboard, sowie eine Kundenkartei für die Dokumentenverwaltung.
Finden Sie alles zum Kunden in der Kartei
In der Kundenkartei von billtano finden Sie nicht nur die üblichen Kontaktdaten, sondern bekommen von der Software ein komplettes Paket an Dokumenten. Sie finden diese auf die passenden Reiter verteilt, wie beispielsweise “Rechnungen”, “Angebote” und “Wiederkehrend”. Auch finden Sie in den anderen Reitern wie “Rechnungseinträge” oder “Angebot erstellen” Ihre begonnenen Arbeiten.
Die Bearbeitung lässt sich dann direkt in der Kartei fortführen. Dank dieser Methode der Dokumentbearbeitung vermeiden Sie Verwechslungen mit anderen Kunden. In der Kundenübersicht verfolgen Sie dann, wo wie viele Rechnungen offen sind.
Verwalten Sie mit der mobilen App Ihre Rechnungen unterwegs
Wenn Sie nicht oder nicht oft im Büro arbeiten, dann ist die App die richtige Lösung für Sie. Bei dieser handelt es sich um die für mobile Endgeräte optimiert Web-App und enthält fast alle Funktionen des Originals. Sie erlaubt Ihnen, auch unterwegs Ihre Rechnungen und Angebote zu verwalten. Außerdem lassen sich über die Smartphone- oder Tabletkamera Belege erfassen.
Auf diesem Weg müssen Sie Ihre Finanzen nicht in einer langen Sitzung am Schreibtisch bearbeiten, sondern erledigen das zwischendurch. Die App ist sowohl für Geräte mit Android als auch iOS verfügbar.
Nutzen Sie ein übersichtliches Dashboard
billtano bietet Ihnen, so wie auch beispielsweise Billomat, ein übersichtliches Dashboard, auf dem Sie in Kurzform Ihre finanzielle Lage überblicken und Zahlen zu Ihren aktuellen Kontingenten einsehen können. Dazu gehören die Zahl Ihrer Kunden, Rechnungen, Angebote und Ausgaben.
Die Ansicht ist äußerst simpel gehalten, allerdings ist Sie damit genau richtig für einen schnellen Blick oder für Anfänger, die mit zu vielen Informationen nichts anfangen können. Außerdem finden Sie am oberen Ende des Dashboards einen Shortcut zu den wichtigsten Funktionen. Zwar ist die Menüstruktur des Tools bereits so einfach, dass das kaum nötig ist, allerdings ist diese Funktion auch nicht sinnlos und gehört somit zur Marke “Nice-to-have”.
Die eben beschriebenen Funktionen finden Sie in kompakter Form auch in der trusted-Tarifübersicht für billtano.
Welche Schnittstellen hat billtano?
billtano erlaubt Ihnen für den Bankabgleich Ihr Konto mit dem Rechnungstool zu verbinden. Das wird durch die Erstellung eines Kontos beim Anbieter FinTS möglich gemacht. Weitere Schnittstellen gibt es für billtano aktuell nicht.
Wie benutzerfreundlich ist billtano?
billtano ist ein sehr schmales und simples Tool. Dadurch ergibt sich eine äußerst einfache und schnell zu erlernende Bedienung. Auch Anfänger haben alle Funktionen des Tools in wenigen Stunden durchschaut. So ist es auch nicht schlimm, dass das Support-Angebot kleiner ausfällt als bei anderen Anbietern. Absolute Buchhaltungsprofis sind mit dem Tool eventuell unterfordert und wünschen sich Funktionen, die billtano nicht bieten kann. Dazu zählen beispielsweise die fehlende EÜR oder eine DATEV-Schnittstelle.
billtano überzeugt mit einer guten Bedienung, einer stabilen Performance und einem Grundangebot an Supportoptionen. Komfortfunktionen und Angebote aus den Bereichen Warenwirtschaft wie in Comarch ERP XT und Billbee oder eine erweiterte Buchhaltung wie in Debitoor fehlen.
Simple Einrichtung
Nach Ihrem ersten Login werden Sie auf die Seite für Ihre Stammdaten geführt. Dort erhalten Sie via Texteinblendung eine Führung durch die notwendigen Informationen. Dieser Vorgang hilft, später keine rechtlich relevanten Daten auf Ihren Rechnungen zu vergessen.
Einfache Onboarding-Hilfe
Nach dem ersten Login werden Sie über Textboxen mit den Grundeinstellungen vertraut gemacht. Nach der Eingabe Ihrer Stammdaten führt Sie billtano weiter durch das Tool. So lernen Sie alle relevanten Funktionen und Reiter einmal kennen. Glücklicherweise ist billtano nicht sonderlich komplex aufgebaut und viele der Angaben sind nahezu selbsterklärend. Das heißt, selbst wenn Sie nicht jede Position jeder Funktion sofort im Kopf haben, werden Sie dennoch schnell den Umgang mit billtano erlernen.
Für wen ist billtano geeignet?
User, die noch gar keine Erfahrung mit der Rechnungsverwaltung haben, sollten mit billtano vorsichtig sein. Das Programm ist schick und einfach zu erlernen, allerdings gibt es wenig “Kindersicherungen”. So ist es beispielsweise ohne Weiteres möglich, nicht rechtssichere Dokumente ohne Steuernummer zu verschicken. Haben Sie schon etwas Erfahrung, freuen Sie sich über die einfache Bedienung, die nur hier und da weniger komfortabel ist als bei den Mitbewerbern.
Ein Ausschlusskriterium ist allerdings die fehlende EÜ-Rechnung. Wenn Sie mit dieser abrechnen, benötigen Sie entweder ein Drittprogramm oder suchen sich gleich eine Alternative zu billtano.
Falls Sie weitere Tipps und Informationen zu Rechnungstools wünschen, finden Sie diese im trusted-Ratgeber für Rechnungsprogramme.
Wie sicher ist billtano?
Das deutsche Tool billtano wird auch innerhalb Deutschlands gehostet und unterliegt damit den Regelungen der DSGVO. Der Service ist nach ISO 27001 zertifiziert und garantiert Ihnen eine sichere Umgebung für Ihre Daten. Ihre Informationen werden zudem mit einer sicheren 256-Bit-Verschlüsselung nach TLS 1.3 Standard übertragen. Optional lässt sich in Ihrem Konto ein AV-Vertrag ausfüllen und an den Anbieter senden. So gewährleisten Sie Ihre interne Einhaltung der DSGVO-Vorgaben.
Welchen Kundenservice bietet billtano?
Das Tool ist für Sie auf Deutsch und Englisch verfügbar. Wenn Sie Hilfe bei der Bedienung von billtano brauchen, nutzen Sie den E-Mail-Kontakt oder die Hotline. Mit der übersichtlichen Online-Hilfe lernen Sie die ersten Schritte in billtano, müssen aber ohne Suchfunktion auskommen. Webinare oder Video-Tutorials gibt es für billtano leider nicht. Wenn Sie mehr über das Tool und seine Neuerungen erfahren möchten, finden Sie mehr zu diesen Themen im Blog des Anbieters auf dessen Website.
