billtano erlaubt Ihnen eine unkomplizierte Rechnungsstellung. Allerdings müssen Sie dafür in Ihren Karteien Vorarbeit leisten und einige wichtige Punkte beachten.
Rechnungsstellung mit Hindernissen
Die Rechnungsstellung setzt sich aus den Stammdaten in Ihren Grundeinstellungen sowie Ihrer Kunden- und Artikelkartei zusammen. Pflegen Sie die Letzteren korrekt, ist die Rechnungsstellung mit billtano sehr einfach. Schnell ist sie nur dann, wenn alle Ihre Kunden und Artikel bereits in Ihren Karteien hinterlegt sind. So müssen Sie beispielsweise Neukunden zwingend in der Kundenkartei anlegen, bevor Sie für diese eine neue Rechnung ausstellen dürfen. Tools wie easybill lösen das eleganter.
Bei Artikeln wiederum ist eine Eingabe direkt in der Maske möglich, sollten Sie nicht auf die Artikeldatenbank zugreifen wollen. Haben Sie die Rechnung fertiggestellt, lässt sich diese abspeichern. Wenn Sie die Rechnungsmaske verlassen, finden Sie die begonnene Rechnung im ersten Reiter der Kundenkartei wieder, um diese fertig zu bearbeiten. Das alles funktioniert zwar, fühlt sich aber zu Beginn etwas umständlich an. Sobald Sie sich daran gewöhnt haben, freuen Sie sich über eine routinierte und zügige Rechnungsstellung.
Achten Sie unbedingt darauf, dass alle Ihre Pflichtangaben in den Einstellungen hinterlegt sind. billtano überprüft diese nicht für Sie und lässt Sie Rechnungen ohne Steuernummer, Adresse oder Bankverbindung losschicken.
Die Rechnungsstellung von billtano ist sehr einfach gehalten
Screenshot: trusted.de
Quelle: billtano.de
Knappe Artikelverwaltung
Seit dem Release der neuesten billtano-Version gibt es einen eigenen Reiter für Ihre Artikelverwaltung, wo Sie alle Artikel sortiert in einer Liste finden. Wollen Sie einen neuen Artikel anlegen, haben Sie ein paar Einstellungsmöglichkeiten, mit denen Sie Datum, Name, Einheit, Steuersatz und den Preis angeben.
Unternehmen aus dem Bereich eCommerce haben mit der Artikelverwaltung von billtano eventuell Schwierigkeiten, denn speziellere Felder für beispielsweise Kundenrabatte oder Partnerpreise gibt es nicht. Durch die Reduktion der Einstellungsmöglichkeiten ist die Bedienung der Artikelverwaltung auf der anderen Seite aber auch sehr einfach und für absolut jeden erlernbar.
Die Artikelverwaltung von billtano
Screenshot: trusted.de
Quelle: billtano.de
Individuelle Floskeln einstellen
In billtano legen Sie, wie auch bei so gut wie allen anderen Tools, eine Kundenkartei an. Mit dieser müssen Sie bei der Dokumenterstellung nur den passenden Kunden auswählen und sparen sich das Abtippen der Kontaktdaten. Eine Besonderheit von billtano ist allerdings, dass Sie direkt in Ihren Kundeneinträgen individuelle Floskeln festlegen.
Auf diese Weise sprechen Sie Kunden persönlich an oder hinterlegen wichtige Zusatzinformationen für Ihre Zahlungen. billtano legt Wert auf diese individuelle Note und ist daher besonders für Unternehmen geeignet, die ihre Kunden persönlich kennen oder sich die Zeit nehmen, sie kennenzulernen.
Legen Sie individuelle Floskeln für Ihre Kunden an
Screenshot: trusted.de
Quelle: billtano.de
Die Rechnungen in der Vorschau prüfen
Sobald Sie mit Ihrer Rechnung zufrieden sind, überprüfen Sie diese in der praktischen PDF-Vorschau. So sehen Sie die Rechnung, wie sie auch der Kunde erhält. Überprüfen Sie in dieser Ansicht alle Eingaben und gehen Sie sicher, dass alle wichtigen Angaben auf der Rechnung vorhanden sind. Das wären beispielsweise Ihre Steuernummer, die vollständige Anschrift des Kunden oder das Rechnungsdatum. Haben Sie das erledigt, schließen Sie den Vorschau-Tab und klicken auf “Rechnung erstellen”.
Ihr Browser wird Sie darauf fragen, ob Sie sich sicher sind. Dieser Mechanismus ist ein guter Reminder, alle Angaben noch einmal zu prüfen und verhindert die sofortige Versendung nach einem Fehl-Klick. Nutzen Sie die Vorschau regelmäßig, denn billtano prüft nicht für Sie, ob Angaben im Dokument fehlen und lässt Sie diese einfach verschicken.
Prüfen Sie Ihre Angaben in der Rechnungsvorschau
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Quelle: billtano.de
Eigene Logos verwenden
Das Tool ist in Sachen Design recht begrenzt. Sie haben die Möglichkeit, Ihr eigenes Logo, eigene Texte und die Schriftart zu wählen. Zusätzlich lässt sich Ihre digitale Unterschrift auf das Dokument setzen, das war aber auch schon alles. Mehr ist für eine Rechnung im Grunde auch nicht notwendig, aber wer es gerne schicker oder persönlicher mag, der sollte ein anderes Tool wählen.
