easybill Test
easybill ist eine gekonnte Mischung aus Rechnungstool und PM-Software. Der Fokus liegt hier besonders auf der Auftragsabwicklung und -koordination. Während andere Tools die Rechnungsverwaltung und die Buchhaltung recht umfassend zusammenlegen, entscheidet sich easybill dagegen. Hier bekommen Sie eine Prise Buchhaltung und Funktionen wie ein Kassenbuch oder die Belegverwaltung fehlen. Mit seinen vielen Schnittstellen zu Shop-Portalen ist das Tool besonders für Freunde des eCommerce attraktiv. easybill bietet je nach Tarif sehr viele Funktionen, die alle ausprobiert und verstanden werden wollen. Hier müssen Sie sich also auf ein längerfristiges Onboarding einstellen. Durch die persönliche Onboarding-Hilfe per Telefon sollte das aber für so gut wie jeden User machbar sein.
- Viele Marktplätze integriert
- Viele Shop-Systeme integriert
- Flexible Preise für Unternehmen
- Großer Funktionsumfang
- Kaum Buchhaltungsfunktionen
- Keine mobilen Apps
Was kostet easybill?
Auf Anfrage erhalten Sie Zugang zur kostenlosen Version des Tools. Den kleinsten kostenpflichtigen Tarif “Basic” von easybill erhalten Sie je nach Abo für 9€ oder für 7,84€ im Monat. Das größere Paket “Plus” bekommen Sie für 19€ beziehungsweise 15,84€ im Monat. Den größten Umfang bietet “Business”, das abhängig von Abo und Stufe zwischen 33,25€ und 99€ im Monat kostet. Alle Preise verstehen sich als netto zuzüglich Mehrwertsteuer. Als kostenloser Testzeitraum steht Ihnen eine Woche zur Verfügung.
easybill Tarife
Das Tool easybill erhalten Sie in sieben unterschiedlichen Ausführungen, die sich durch die Menge Ihrer Funktionen und durch die Größe der Kontingente unterscheiden.
easybill Free
Der Tarif “Free” ist vor allem dazu bestimmt, Ihre Daten zu behalten, während Sie easybill eine Weile nicht oder nur sehr begrenzt nutzen. Alternativ eignet sich der Free-Tarif, wenn Sie mit Ihrem Unternehmen noch ganz am Anfang stehen. In dieser Version stellen Sie unbegrenzt viele Dokumente an bis zu drei Kunden aus, verwenden Ihr eigenes Logo in Dokumenten und nutzen easybill zur manuellen Erstellung von Mahnungen. Außerdem steht Ihnen der DATEV-Export für den Steuerberater sowie die Auswertungen und Statistiken zur Verfügung.
Sie aktivieren den kostenlosen Tarif, indem Sie ihre Testphase von easybill einfach auslaufen lassen oder Ihr kostenpflichtiges Abo in Ihrem Konto kündigen. Sie fallen dann auf den Free-Tarif und können gegebenenfalls später erneut ein Abo buchen, ohne Ihre Daten zu verlieren.
easybill Basic
Der Tarif “Basic” ist das kleinste zahlungspflichtige Paket des Anbieters und kostet im Monatsabo 9€, im Jahresabo 7,84€ monatlich. In diesem Paket sind unbegrenzt viele Dokumente und bis zu 20 Kunden enthalten. Außerdem nutzen Sie den kostenlosen E-Mail-Versand und verwenden Ihr eigenes Briefpapier. Um sich mit dem Tool vertraut zu machen, erhalten Sie ein persönliches Onboarding vom Anbieter.
easybill Plus
Das nächstgrößere Paket nennt sich “Plus” und kostet je nach Abo 19€ beziehungsweise 15,84€ im Monat. Hier finden Sie alle Funktionen aus “Basic”. Allerdings ist in diesem Tarif nicht nur die Zahl Ihrer Dokumente, sondern auch die Ihrer Kunden unbegrenzt. Zudem haben Sie an “Plus” Zugriff auf die Wiederholungsrechnungen, die Projektverwaltung mit Zeiterfassung, die Schnittstellen und das Cloud-Backup. Als kleines Goodie gibt es ein kostenloses Designpaket oben drauf.
Was Ihre Verkäufe angeht, so lassen sich in “Plus” mit dem Import-Manager bis zu 500 Verkäufe im Kalendermonat verwalten. Falls Sie ein Bastler sind, nutzen Sie die API für Ihre Integrationen. Diese verarbeitet dann für Sie 10 Requests pro Minute.
easybill Business
easybills Tarif mit den meisten Funktionen ist “Business”, den Sie im Monatsabo für 39€ oder für 33,25€ monatlich im Jahresabo erhalten. Mit dieser Variante erhalten Sie alle Funktionen aus “Plus” und erhalten zusätzlich Zugang zum automatisierten Mahnwesen sowie zur Mitarbeiterverwaltung. Über den Import-Manager lassen sich ab “Business” 5.000 Verkäufe im Kalendermonat verarbeiten und die API schafft 60 Requests die Minute.
easybill Business 10k/20k/30k
Die Tarife “10k”, “20k” und “30k” und sind für Unternehmen mit mehr als 5.000 Verkäufen im Monat gedacht. Hier fallen nur die Kontingente für die Verkaufsimporte größer aus, die Funktionen sind hingegen die gleichen wie in “Business”.
| Name | Verkäufe integriert | Preis Monatsabo | Preis Jahresabo |
|---|---|---|---|
| Business 10k | 10.000 | 49,00€ im Monat | 41,58€ im Monat |
| Business 20k | 20.000 | 69,00€ im Monat | 69,00€ im Monat |
| Business 30k | 30.000 | 99,00€ im Monat | 99,00€ im Monat |
easybill Vertragslaufzeiten und Kündigung
Alle Pakete lassen sich mit einer Frist von einem Tag vor Laufzeitende in Ihrem Account kündigen. Sollten Sie nicht über den Account gehen, benötigen Sie eine schriftliche Kündigung, die spätestens 7 Tage vor Laufzeitende beim Anbieter vorliegen muss. Kündigen Sie Ihren Vertrag nicht, wird dieser automatisch um die vorhergehende Laufzeit verlängert.
Bei Bedarf lassen sich innerhalb Ihres easybill-Kontos Monatspakete mit Rabatt buchen,. Sie haben die Wahl zwischen einem, drei oder sechs Monaten. Zusätzlich finden Sie dort auch das Jahresabo. Dieses Angebot ist auf der Website des Anbieters nicht vermerkt.
Falls Sie recht schnell feststellen, dass easybill doch nichts für Sie ist, profitieren Sie von einer 30 Tage Geld-zurück-Garantie. Danach werden Ihnen allerdings keine Kosten für ungenutzte Abo-Zeiträume erstattet.
Für einen kompakten Überblick über die eben beschriebenen Preise und Funktionen wechseln Sie zur easybill-Tarifübersicht von trusted.
easybill Testphase
easybill bietet Ihnen eine einwöchige kostenlose Testphase an. In dieser probieren Sie den Tarif “Business” aus, haben also Zugriff auf alle verfügbaren Funktionen von easybill. Wenn Ihre Testphase abgelaufen ist, wechselt Ihr Abo automatisch zum kostenlosen Free-Tarif von easybill.
Welche Funktionen hat easybill?
easybill ist eine interessante Mischung aus Rechnungs-- und PM-Tool. Sie schreiben mit diesem Programm Rechnungen, gleichen diese mit Ihrem Online-Banking ab und koordinieren Ihre Termine und Aufträge in Projekten inklusive Zeiterfassung. Dazu kommen einige Komfortfunktionen wie der Zugang für Ihren Steuerberater, der Post- und Faxversand durch den Anbieter oder der Designservice für Logo und Briefpapier. Die vielen Im- und Exporte helfen Ihnen bei der Verwaltung und Sicherung Ihrer Daten.
Als Nutzer von easybill haben Sie je nach gewähltem Abo Zugriff auf alle wichtigen Standarddokumente:
- Rechnungen
- Angebote
- Auftragsbestätigungen
- Lieferschein
- Bestellungen
- Mahnungen
- Gutschriften
- Stornorechnung
- Zusätzlicher Schriftverkehr
Somit sollte Ihnen kein einziger Dokumenttyp für die reibungslose und umfassende Verarbeitung Ihrer Aufträge fehlen.
easybill gibt Ihnen die Möglichkeit, sowohl Standardvorlagen zu verwenden als auch Ihre eigenen Briefpapiere zu nutzen. Zudem lassen sich Layouts und Textfarben Ihrer Rechnungen anpassen, wenn Sie dies wünschen.
Präzise Rechnungen stellen
Die Erstellung der Rechnungen wird vor allem über die Informationen in Ihren Datenbanken vereinfacht. Dort speichern Sie Kunden und Artikel, die Sie per Drop-down-Menü in Ihre Dokumente übernehmen. Damit entfällt das langwierige Abtippen von Kontaktinformationen. Sie sollten allerdings darauf achten, die Informationen Ihrer Karteien immer aktuell zu halten. Haben Sie es mal eilig, dann lässt Sie easybill, im Gegensatz zu beispielsweise billtano, den Kunden auch direkt in der Rechnung anlegen.
Der angenehme Unterschied zu manchen Mitbewerbern: Sie landen nicht in einer separaten Maske. Sobald alle Pflichtangaben in den Feldern für Kunden ausgefüllt haben, wird dieser in Ihrer Kundenkartei angelegt.
Das gilt nicht für Artikel. Artikel, die direkt in der Rechnung eingegeben werden und nicht aus der Artikeldatenbank stammen, werden nicht in diese übernommen.
Stellen Sie ZUGFeRD und XRechnungen
Falls Sie als Unternehmen häufig öffentliche Behörden zu Ihren Kunden zählen, dann profitieren Sie von der Unterstützung für das ZUGFeRD- und XRechnungsformat von easybill. Damit lassen sich rechtssichere Dokumente in folgenden Formaten ausgeben:
- ZUGFeRD 1.0
- ZUGFeRD 2.1
- ZUGFeRD 2.1.1 mit XRechnung
- XRechnung als XML
Die Einhaltung dieser Formate ist bei der Rechnungsstellung an öffentliche Ämter und Behörden Pflicht. Können Sie diese Rechnungen also nicht ausstellen, müssen Sie sich komplizierte Wege über Dritte suchen oder bieten alternativ Ihre Dienste nicht für besagte Einrichtungen an. Das wäre aber mit Blick auf die verlorenen Aufträge kontraproduktiv. Mit easybill sind Sie für derartige Fälle gewappnet und müssen keine Aufträge ausschlagen.
Eigenes Layout und Briefpapier
Wenn Sie gern Ihren eigene CI auch auf Ihren Finanzdokumenten verewigt haben wollen, dann tun Sie dies über das Briefpapier. easybill lässt Sie bereits ab dem Tarif “Basic” Ihre eigenen Designs hochladen. Das sieht schick aus und macht gesichtslose weiße Rechnungen zum optisch ansprechenden Werbematerial. Haben Sie noch gar kein Logo oder Briefpapier, lassen sich diese über das Designpaket anfordern. Mehr Informationen hierzu finden Sie unter “Fordern Sie ein Designpaket an” im Abschnitt “Zusatzfeatures”.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, das Layout Ihrer Standardvorlage anzupassen oder eigene Layouts zu erstellen. So individualisieren Sie auf Wunsch die Menge und Position der Informationen auf Ihren Dokumenten.
Automatisiert Mahnungen versenden
Es kann sehr frustrierend sein, überfälligen Zahlungen hinterherzujagen. Für diesen Fall stellt Ihnen easybill sein Mahnwesen zur Verfügung. Ab dem Tarif “Business” verwenden Sie die komfortable automatisierte Version. Mit diesem Feature werden Mahnungen selbstständig von der Software verschickt, sodass Sie sich nicht mehr selbst an die pünktliche Versendung erinnern müssen. Durch den Einsatz von Vorlagen passen Sie die Texte auf den sprachlichen Stil Ihrer Firma an.
Den Versand der Mahnungen managen Sie in Workflows, die die genauen Reihenfolgen und Regeln berücksichtigen, die Sie für die Mahnungen eingeben. Beispielsweise werden einzelne Kunden vom Mahnwesen ausgeschlossen oder Sie definieren den zeitlichen Abstand zwischen Zahlungsverzug und Mahnung. Mit diesem System haben Sie die genaue Kontrolle darüber, wer wann welche Mahnungen erhält.
In Sachen Rechnungsversand stellt Ihnen der Anbieter neben dem gängigen E-Mail-Versand auch den Post- und Faxversand zur Verfügung. Eine Besonderheit ist jedoch die Versendung per Mail inklusive qualifizierter elektronischer Signatur.
E-Mail-Versand mit qualifizierter Signatur
Qualifizierte Signatur
Bei einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) handelt es sich um ein kryptografisches Zertifikat, das mit einem Dokument verknüpft wird. Es ersetzt die handschriftliche Signatur und macht aus einem digitalen Dokument ein rechtlich bindendes Schriftstück.
Der schnellste und unkomplizierteste Weg ist beim Rechnungsversand die E-Mail, die Sie ab dem Tarif “Basic” nutzen. Ab “Plus” verwenden Sie die E-Mail zudem ohne das easybill-Branding. Mit dieser Versandmethode sparen Sie sich Materialkosten wie Druckertinte und Porto. Falls Ihr Dokument mit einer qualifizierten digitalen Signatur ausstatten möchten, ist das dank easybill kein Problem. Dieser Service ist allerdings kostenpflichtig. Die Preise pro qualifizierter Signatur sind wie folgt angesetzt:
| Free | Basic | Plus | Business |
|---|---|---|---|
| 0,28€ | 0,22€ | 0,19€ | 0,17€ |
Versenden Sie Dokumente per Post und Fax
Neben dem viel genutzten E-Mail-Versand bietet Ihnen easybill allerdings auch einen Post- und Fax-Service an. In diesem Zuge übernimmt der Anbieter vom Ausdruck bis zur Frankierung und Versendung alle notwendigen Schritte für Sie. Um diesen Service zu nutzen, müssen Sie allerdings ein Guthaben aufladen. Sie haben die Wahl zwischen den festgelegten Beträgen 10€, 25€, 50€ oder 100€.
Je nach Tarif wird der Versand der Dokumente für Sie günstiger. Die Versendung per Post und Fax ist damit zwar nicht kostenlos, Sie sparen sich allerdings sowohl die Anschaffung eines Faxgerätes als auch die Wege zur Post.
Während Ihrer Testphase befinden sich bereits 2,50€ Versandguthaben auf Ihrem Konto.
Wiederholende Rechnungen
Wenn Sie über mehrere Monate die immer gleiche Leistung für einen Kunden erbringen, dann empfiehlt sich die wiederholende Rechnung von easybill. Diese ist ab dem Tarif “Plus” in der Software enthalten. Das Tool bedient sich hier anhand einer Vorlage, die Sie einmalig erstellen. Danach ändert easybill automatisiert Angaben wie die Rechnungsnummer und das Datum.
Im Anschluss erfolgt der Versand von allein, egal ob per Mail, Post oder Fax. Mit dieser Funktion brauchen Sie nicht nahezu identische Rechnungen mehrfach abtippen und sparen dadurch wertvolle Zeit.
Die Funktionen zur Buchhaltung fallen in easybill sehr schmal aus. Sie nutzen zwar den Zahlungsabgleich via Online-Banking, aber Funktionen wie ein Kassenbuch, EÜR, GuV oder eine Belegverwaltung finden Sie in diesem Tool nicht.
Zahlungsabgleiche über Ihr Online-Banking vornehmen
Wenn Sie Ihr Online-Banking mit easybill verbinden, lassen sich wie in Billomat automatische Zahlungsabgleiche vornehmen. Das Tool identifiziert dann für Sie Zahlungen und ordnet sie bisher unbezahlten Rechnungen und Gutschriften zu. Um dieses Feature nutzen zu können, benötigen Sie ein finleap connect-Konto. Über diesen Dienstleister lässt sich dann ein Konto im Plus-Tarif verbinden oder unbegrenzt viele Konten im Business-Tarif.
Projektmanagement
Von diesem Teil von easybill profitieren besonders die projektbezogen arbeitenden User, wie etwa Handwerker oder Künstler, aber auch Agenturen. Diese stellen mit der Zeiterfassung und der Aufgabenliste Ihre Dienste nicht nur genau in Rechnung, sondern verwalten übersichtlich Ihre Aufträge.
Projektmanagement in klein
easybill erlaubt Ihnen, Projekte im Tool anzulegen und diese in einzelne Aufgaben zu unterteilen. Auch machen Sie Angaben zu Ihrem Budget, dem Stundensatz, dem Projektvorhaben und erfassen Ihre Zeiten. Über die Details im Projekt sehen Sie, wie viel Ihres (Zeit-)Budgets bereits verbraucht ist. Die Projektübersicht bietet zudem Platz für weitere Anmerkungen, zugehörige Dokumente und bietet Ihnen einen Leistungsbericht. So managen Sie Ihre Kundenprojekte in Ihrem Rechnungstool völlig ohne Drittprogramm.
Zeiterfassung
Über die integrierte Zeiterfassung vermerken Sie Ihre Arbeitsstunden, die Sie in ein Projekt gesteckt haben. Leider haben Sie hierbei im Gegensatz zu FastBill keine Stoppuhr zur Verfügung, sondern erfassen die Stunden manuell per Eingabe. Die Informationen über Ihre benötigte Zeit ist aber nicht nur für Ihre Rechnungen interessant, sondern verrät Ihnen auch, welche Projekte wie viel Zeit in Anspruch nehmen. So lassen sich auch präzise Angebote und Kostenvoranschläge für Ihre Kunden erstellen.
Schreiben und verwalten Sie Dokumente
Ein weiteres Feature ist die freie Dokumentenerstellung und -verwaltung von easybill. Mit dem Tool lassen sich nämlich nicht nur Finanzdokumente wie Rechnungen oder Lieferscheine erstellen, sondern auch Briefe, Anschreiben, Informationstexte oder was auch immer Sie Ihren KundInnen vermitteln möchten. Wenn Sie bereits Material vorgefertigt auf dem PC haben, laden Sie die Dokumente einfach in easybill hoch. Dort versenden Sie je nach Tarif Ihre Schriftstücke per Mail, Post oder Fax.
Haben Sie Dokumente, die speziell zu einem Kunden gehören, dann ordnen Sie diese in Ihrer Kundenkartei entsprechend zu. Das können beispielsweise für den Kunden angefertigte Grafiken oder Texte sein. Das schafft Übersicht, mindert eine Verwechslungsgefahr bei Aufträgen und hilft Ihnen, mit den Kunden über die passenden Inhalte zu kommunizieren. Arbeiten Sie mit Kollegen am Programm, nutzen diese die Dateien für ein Briefing, um sich mit dem Kunden und dem Auftrag vertraut zu machen.
easybill bietet Ihnen die praktische Schnittstelle zu DATEV connect. Mit dieser übermitteln Sie Daten ohne Umweg an Ihren Steuerberater oder an DATEV selbst. Außerdem lassen sich große Teile Ihrer Karteien für unterschiedliche Zwecke exportieren. Mit dem Import-Manager hingegen automatisieren Sie spielend Ihre Verkaufsprozesse.
Vereinfachte Rechnungsstellung dank des Import-Managers
Ab einer gewissen Unternehmensgröße ergibt es Sinn, Ihre Verkäufe nicht mehr manuell zu verwalten. Mit dem Import-Manager von easybill stellen Sie auf eine teilautomatisierte Verarbeitung um. Dazu verbinden Sie Ihre genutzten Shops wie Amazon, Rakuten und Co. mit easybill und importieren alle Bestellungen in Ihr Tool, wobei vorhandene Daten zu Käufern, Produkten, Zahlungsmittel und Versanddetails berücksichtigt werden. Alternativ lassen sich Bestelldaten auch per CSV importieren.
Im Import-Manager entscheiden Sie dann, aus welchen Bestellungen Sie Rechnungen machen wollen. Sie haben die Wahl, die Bestellungen einzeln durchzugehen oder mit wenigen Klicks alle umzuwandeln. Über die Einstellungen unter dem Punkt “E-Mail-Versand” lassen sich die erzeugten Rechnungen automatisch an die jeweiligen Kunden versenden.
Exporte Ihrer Artikel, Rechnungen und mehr
easybill erlaubt Ihnen, unterschiedliche Datensätze aus Ihrem Tool zu exportieren. Das wären beispielsweise Ihre Rechnungen, Artikel, Dienstleistungen und Texte. Diese Exporte lassen sich für Ihre eigenen Backups nutzen oder Sie exportieren Ihre Artikelliste für Ihre Lieferanten. Alternativ lässt sich mit Ihrer Artikelliste auch die nächste Inventur angehen.
DATEV-Schnittstelle
Mit easybill haben Sie die Option, via DATEV connect Ihre Daten direkt an die DATEV-Server zu schicken. Dafür benötigen Sie weder die Post noch einen Besuch in der Steuerkanzlei. Der Anbieter empfiehlt für die Einrichtung des besagten Portals die Hilfe Ihres Steuerberaters.
Portal für den Steuerberater
Apropos Steuerberater. Falls Sie mit einem Berater zusammenarbeiten, gibt easybill Ihnen die Möglichkeit, diesen in Ihre Software einzuladen. Über die Schnittstelle von DATEV connect lassen sich ab dem kostenlosen Tarif Ihre Datensätze direkt an den Berater exportieren, ganz ohne Fahrt zur Kanzlei oder Porto für die Post.
Zusatzfeatures
Neben den Funktionen für die Rechnungsverwaltung und das Projektmanagement bietet Ihnen easybill noch weitere Features. Zu diesen gehört beispielsweise der Design-Service für Ihr Logo und Briefpapier oder die Mitarbeiterverwaltung.
Fordern Sie ein Designpaket an
Das Designpaket fordern Sie direkt beim Anbieter an. Inhalt des Pakets sind ein Logo und/oder ein Design für Ihr Briefpapier. Haben Sie bereits Materialien wie etwa ein Firmenlogo zur Verfügung, lassen sich diese einfach in das Paket hochladen. Als neuer Kunde der Pakete “Plus” oder “Business” erhalten Sie ein Designpaket mit Logo und Hintergrundgrafik für Ihre Dokumente in den ersten 30 Tagen Ihrer Nutzung kostenlos.
Wenn Sie das kostenlose Designpaket innerhalb der ersten 30 Tage anfordern, erhalten Kunden des Tarifs “Plus” das klassische Briefpapier, “Business” hingegen enthält das Premium-Papier.
Nutzer der anderen Tarife haben ebenfalls Zugriff auf den Service, zahlen aber dafür. User der kostenlosen Version zahlen demnach für Ihr Paket 248€, Nutzer des Tarifs Basic hingegen 199€. In beiden Fällen werden bei Datenänderungen am Briefpapier 39,90€ fällig.
Rollen und Rechte festlegen
Wenn Sie mit mehreren Kollegen in easybill arbeiten, dann sollten Sie Nutzerrollen und -rechte vergeben. Das ist ab dem Tarif “Business” möglich. Diese Rollen verhindern, dass beispielsweise Ihr Praktikant aus Versehen etwas verstellt oder unbefugte Dritte in sensible Datensätze schauen. Dieses Feature von easybill erleichtert Ihnen also auf lange Sicht Ihre betriebsinterne Umsetzung der DSGVO.
Außerdem legen Sie so genau fest, wer für welche Bereiche in der Verwaltung zuständig ist. So kommen Sie sich bei der Bearbeitung der Datensätze nicht in die Quere.
Eine Zusammenfassung der eben genannten Funktionen finden Sie in der easybill-Tarifübersicht von trusted.
Welche Schnittstellen hat easybill?
Das Tool bietet Ihnen vor allem eine gewaltige Auswahl an Shopverbindungen. Von Amazon über WooCommerce und eBay bis hin zu Real.de und Idealo sind alle großen Namen vertreten. easybill lässt sich nicht nur mit DATEV verbinden, sondern auch mit Cloud-Speichern wie Google Drive, OneDrive, Dropbox und WebDav. Zudem Nutzen Sie Schnittstellen wie zum Zeiterfassungstool mite. Wenn Sie gern selbst noch Funktionen zu easybill hinzufügen möchten, tun Sie das ab dem Tarif “Plus” über die REST-API des Tools.
easybill stellt Ihnen neben DATEV connect noch Schnittstellen zu Cloud-Speichern und seine API zur Verfügung. Die große Zahl und Zusammenstellung der Shopverbindungen ist etwa mit denen von Billbee vergleichbar. Einen eigenen Webshop wie bei Comarch ERP XT finden Sie in easybill nicht.
Nutzen Sie viele Zahlungsmöglichkeiten
Dank easybill haben Ihre Kunden viele Möglichkeiten, ihre Rechnungen bei Ihnen zu zahlen. Dazu gehören die klassischen Methoden wie in Bar, per Kreditkarte und via Lastschrift. Aber auch Anbieter wie PayPal und Moneybookers sind dabei. So sollten Sie für jeden Kunden, egal wo sich dieser auf der Welt befindet, die passende Zahlungsmethode bieten können.
Wie benutzerfreundlich ist easybill?
easybill überzeugt mit vielen Funktionen. Um diese allerdings zu verstehen, sollten Sie das Support-Angebot des Anbieters annehmen. Die Schwierigkeit beim Onboarding besteht vor allem darin, Ihre gewünschten Funktionen in den Untermenüs zu finden und die große Menge an Features kennen und beherrschen zu lernen. Dafür sollten Sie durchaus ein paar Tage bis Wochen einplanen, je nachdem, wie groß Ihr Vorwissen ausfällt. Die Performance des Tools ist stabil und die Steuerung damit schön zügig.
easybill bietet Ihnen viele gute Supportangebote, die Sie aber allerdings auch benötigen, wenn Sie noch nie mit Rechnungstools zu tun hatten. Durch die klar strukturierte Oberfläche finden sich auch neue User bald zurecht, suchen aber in den Anfängen noch häufig verschiedene Funktionen. Die Bedienung ist hingegen solide und auch für Anfänger verständlich.
Nichts vergessen mit dem Einrichtungsassistent
Nach Ihrem ersten Login bietet Ihnen easybill einen Einrichtungshelfer an. Mit diesem soll gewährleistet werden, dass Sie alle Pflichtangaben Ihres Unternehmens hinterlegen. Damit füllen Sie vollständig und rechtssicher Ihre Dokumente aus. Sie sollten allerdings etwas Grundwissen mitbringen, um zu wissen, welche Ihrer Unternehmensnummern wohin gehören. Als Hilfe dienen Ihnen hier kleine Fragezeichen, die Sie beim darüber hovern mit kurzen Infotexten versorgen.
Außerdem finden Sie in leeren Übersichten in Ihrem Tool eine kurze Erklärung, wofür der jeweilige Abschnitt gedacht ist.
Onboarding mit klein(st)en Hindernissen
Auf Wunsch wählen Sie bei der Anmeldung ein persönliches Onboarding per Telefon aus. Das ist eine sinnvolle Maßnahme und hilft auch absoluten Anfängern weiter, da diese konkrete Fragen zum Tool stellen können. Die Oberfläche ist logisch in Kategorien und Unterpunkte aufgebaut, ähnlich wie bei einer Website-Navigation. Das ergibt zwar in sich Sinn, doch die vielen Untermenüs zwingen Sie teils dazu, sich auswendig merken zu müssen, wo welche Funktion zu finden ist. Hier benötigen Sie etwas Übung und Zeit.
Die Software steuert sich solide und lief während des Tests komplett fehlerfrei. Außerdem wirkt das Handling schön flott, beispielsweise, weil Sie für bestimmte Eingaben wie neue Kunden nicht zwingend vorab einen Eintrag anlegen müssen.
Keine mobile App vorhanden
Wer easybill auch mobil nutzen möchte, der kann sich per Tablet und Smartphone in die Web-App einloggen. Diese ist allerdings nicht komplett für Mobilgeräte optimiert und ist deshalb etwas fummelig zu bedienen. Eine App wäre hier wünschenswert gewesen, allerdings ist aktuell keine verfügbar. Sollten Sie also viel auf Achse sein, dann müssen Sie Ihre Rechnungen zwangsläufig auf der nicht mobil ausgerichteten Website oder über Ihren PC erledigen, sobald Sie Zugang dazu haben.
Wenn Sie ohne eine mobile App gar nicht auskommen können oder wollen, dann stehen Ihnen Alternativen wie sevDesk oder Zervant zur Verfügung.
Sie werden bei der Suche in den jeweiligen Stores für Apps zwar den Namen easybill in unterschiedlichen Schreibweisen finden, diese Anwendungen haben jedoch nichts mit dem in diesem Artikel beschriebenen Tool zu tun.
Für wen eignet sich easybill?
easybill ist durch seine sinnvoll gestaffelten Tarife auf jede Größe von Unternehmen ausgelegt. Dazu gehören sowohl kleine Start-ups und Selbstständige wie auch große Firmen. Sollten Sie viel außerhalb eines Büros tätig sein, dann könnte die fehlende Mobilanpassung beziehungsweise die fehlende App etwas stören. In diesem Fall müssen Sie mit der Fummelei am kleinen Endgerät klar kommen, einen Laptop nutzen oder Ihre Verwaltung in Schüben am Büro-PC erledigen.
Der Fokus des Tools liegt klar auf der Rechnungsstellung und der Auftragsabwicklung. Die Funktionen für die Buchhaltung kommen etwas kurz und bieten Ihnen weder Kassenbuch noch EÜR oder GuV. Hier sind Sie auf passende Integrationen angewiesen oder sollten eine Alternative wie beispielsweise lexoffice oder Debitoor in Betracht ziehen.
Weitere Tipps zur richtigen Toolwahl und mögliche Alternativen finden Sie im trusted-Ratgeber zu Rechnungstools.
Wie sicher ist easybill?
Ein Knackpunkt von easybill ist, das die Server in Indien liegen. Hier benötigen Sie also dringend den AV-Vertrag nach DSGVO, den Sie in Ihrem Account finden und herunterladen. Ihre Verbindung zu easybill wird mit einer 256-Bit-Verschlüsselung und unter Verwendung des TLS 1.3 Standard geschützt. Zudem schützen Sie Ihr System von ihrer Seite mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung und einer Sitzungsübersicht, in der alle laufenden Sessions von easybill angezeigt werden.
easybill bietet zwar rudimentären Schutz, kann aber keine ISO-Zertifikate oder einen Serverstandort in der EU vorweisen.
Welchen Kundenservice bietet easybill?
Alle kostenpflichtigen Tarife von easybill beinhalten ein persönliches Onboarding, was Ihnen den Einstieg deutlich erleichtert. Sollten Sie nach dem Onboarding mal nicht weiterkommen, nutzen Sie die Hotline oder den Support per E-Mail. Wenn Sie lieber selbst nachschlagen, finden Sie passendes Material in den FAQ oder in der Online-Hilfe. Video-Tutorials oder Webinare gibt es beim Anbieter nicht. Für aktuelle Artikel rund um Finanzen bietet Ihnen easybill den hauseigenen Blog.
easybill bietet einen soliden Grundstock an Supportoptionen. Extras wie Video-Tutorials, Live-Chat oder Webinare finden Sie nicht, dafür ein persönlich per Telefon geführtes Onboarding.
