Kosten und Vertrag

Drei Preispakete zwischen 10 und 40 Euro

easybill gibt es prinzipiell in drei verschiedenen Preispaketen: BASIC, PLUS und BUSINESS. Diese unterscheiden sich jeweils durch ihren Funktionsumfang und die Anzahl der Kunden, die Sie in der Datenbank pflegen können. Die abgespeckte Version BASIC bekommen Sie für rund 10 Euro pro Monat. Dafür können Sie insgesamt 20 Kunden anlegen und haben Zugriff auf die nötigsten Standard-Funktionen. Unbegrenzte Kunden gibt es erst mit den größeren Paketen.

Komfort-Funktionen wie wiederkehrende Rechnungen, die Projektverwaltung plus Zeiterfassung die integrierten Schnittstellen (mehr dazu unten) und den Import-Manager für monatlich bis zu 500 Verkäufe über Ihre angeschlossenen Marktplätze, schalten Sie mit dem PLUS-Tarif für rund 20 Euro pro Monat frei. Im größten Paket BUSINESS für rund 40 Euro pro Monat kommen dann noch ein automatisiertes Mahnwesen und eine umfangreiche Mitarbeiterverwaltung hinzu. Außerdem steigen die Verkäufe über Marktplätze, die durch den Import-Manager integriert werden können, auf 5.000 Stück pro Monat an.

Binden Sie sich gleich ein ganzes Jahr an easybill können Sie sparen: Bis zu 15 Prozent auf den Einzelmonat Rabatt gibt es, wenn Sie für 12 Monate im Voraus bezahlen.

Details zu den einzelnen Tarifen finden Sie in der easybill-Kostenübersicht.

Zusatzpakete für Vielverkäufer

Prinzipiell ist easybill auf kleine bis mittelgroße Online-Shop-Betreiber ausgelegt, denen die maximal 5.000 Verkäufe pro Monat ausreichen dürften. Haben Sie hier jedoch mehr Bedarf, ist durch die Pakete für Online-Händler für Sie gesorgt: BUSINESS 10K, 20K und 30K heben die maximal möglichen Verkäufe auf 10.000, 20.000 bzw. 30.000 an. Zwischen 50 und 100 Euro pro Monat bezahlen Sie für diese größeren Pakete.

Vertragsdetails: Monatliche Vertragslaufzeit mit flexibler Kündigung

Die Mindestvertragslaufzeit bei easybill liegt bei einem Monat. Da Sie auch kurzfristig einen Tag vor Ablauf der aktuellen Laufzeit online kündigen können bleiben Sie mit easybill stets flexibel. Wollen Sie das Tool vor dem Kauf ausgiebig testen, haben Sie dazu die Möglichkeit in einer siebentägigen Testphase.

Funktionen und Features

Dokument-, Kunden- und Rechnungsposten-Datenbank

Mit easybill erstellen Sie verschiedene Dokumente im selbstgewählten Design und pflegen gleichzeitig eine Kunden- und Rechnungsposten-Datenbank. Letztere erlauben Ihnen einen Überblick über Ihre Kunden und Leistungen und erleichtern die Rechnungsstellung mit easybill. Besonders gut gelungen ist dabei die Rechnungsposten-Datenbank. Diese unterteilt Rechnungsposten in verschiedene Kategorien, zum Beispiel Waren und Dienstleistungen. Damit holt easybill nicht nur eCommerce-Händler, sondern auch Dienstleister und Berater ab, die durch diese Funktion eine Rechnung über getätigte Leistungen ausstellen können, ohne einen unschönen Workaround finden zu müssen.

Erstellung von Dokumenten und Rechnungsstellung

Abgesehen von Rechnungen können Sie mit easybill die folgenden Dokumenttypen anlegen:

Angebote
Aufträge
Lieferscheine
Bestellungen
Gutschriften
Mahnungen (nur im BUSINESS-Tarif)

Auch das Anlegen und automatische Verschicken von wiederkehrenden Rechnungen ist mit easybill möglich (ab dem PLUS-Tarif).

Integriertes Projektmanagement plus Zeiterfassung

Das Projekt- und Aufgabenmanagement ist ebenfalls in easybill abgebildet. So erstellen Sie in der Plattform kundenbezogene Projekte und buchen direkt aus dem Tool Ihre Arbeitszeiten auf einzelne Projekte, um diese später in Rechnung stellen zu können. Klasse! So bekommen projektbasierte Unternehmen hier alles aus einer Hand.

Rudimentäres Berichtswesen ohne buchhalterische Auswertung

Das Berichtswesen von easybill ist ein zweischneidiges Schwert. Einerseits ist es sehr umfangreich, was Standard-Auswertungen anbelangt. Die einzelnen Auswertungen lassen sich beliebig anpassen und so individualisieren. So erstellen Sie beispielsweise Rechnungsbücher, Inventur- und Leistungsübersichten, und vieles mehr. Hier kommt es dann aber leider zum “Aber”: Denn obwohl die Auswertungen wirklich umfassend und größtenteils sinnvoll sind, wartet easybill leider nicht mit Statistiken auf, die auch für die Buchhaltung relevant sind: Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Gewinn- und Verlustrechnung und Co. fehlen hier gänzlich. Stattdessen gibt es nur Statistiken über reine Umsatzerlöse und die umsatzstärksten Kunden. Schade, da wäre mehr drin gewesen.

Attraktives Design-Paket für Business-Einsteiger

easybill bietet PLUS- und BUSINESS-Kunden einen besonderen Service: Auf Wunsch können Sie sich ein Logo- und Briefpapier-Design vom Anbieter erstellen lassen. Das kostenlose Design-Paket beinhaltet die Gestaltung eines Logos nach Ihren Wünschen sowie die Aushändigung von Logo- und Briefpapier-Design in digitaler Form. Auf Wunsch (und gegen Aufpreis) gestaltet das easybill-Team außerdem Visitenkarten und unterstützt Sie bei der Integration von easybill in Ihrem Unternehmen. Ein nettes Angebot für Business-Einsteiger!

Eine vollständige Auflistung aller Funktionen und Leistungen des Anbieters finden Sie in der easybill-Funktionsübersicht von trusted.

Usability und Bedienung

Einfache Anmeldung zur kostenlose Testphase

Die Anmeldung für easybill ist schnell erledigt und benötigt kaum persönliche Daten. Gerade, wenn Sie sich für die kostenlose Testphase registrieren, benötigen Sie nicht viel: Lediglich Ihre Mail-Adresse und ein selbstgewähltes Passwort sind dann vonnöten. Die nötigsten Unternehmens- und Bezahldaten pflegen Sie entweder initial beim ersten Start der Software (wobei Ihnen ein Einrichtungsassistent zur Seite steht) oder tragen sie beliebig zu einem späteren Zeitpunkt nach. So können Sie sich erst einmal auf die wichtigsten Daten konzentrieren, die Sie für die Rechnungsstellung benötigen, und sich den Rest für später aufsparen.

Die Navigation in easybill ist grundsätzlich gut, hält aber ein paar Feinheiten parat, über die der eine oder andere stutzen könnte. So sind einige Features ein wenig versteckt und lassen sich nur durch ein wenig Herumgeklicke im Trial-and-Error-Stil auffinden. Ein Beispiel: Dass sich Daten wie die eigenen Zahlungsinformationen oder Features wie die Mitarbeiter- und Rechteverwaltung unter “Meine Firma” befinden, macht absolut Sinn. Dass sich hier auch das gesamte Berichtswesen sowie die Banking-Schnittstelle von easybill verbergen ist dagegen schon weniger intuitiv. Und warum ist der Import-Manager in der Navigationsleiste gleich zweimal verknüpft - einmal als eigener Reiter und einmal als Teil des Menüpunktes “Apps”? Und warum wurde der “Apps”-Reiter nicht zusammen mit “Meine Firma” in die Einstellungen verbannt, anstatt ähnlich prominent platziert zu sein, wie die Dokumenten- und Kunden-Datenbank? Einige Design-Entscheidungen sind also durchaus zweifelhaft. Hier handelt es sich allerdings eher um kleine Schnitzer, als um grobe Fehler; einen absoluten Game-Breaker gibt es nicht.

Ansprechende und klare Benutzeroberfläche

Die easybill-Nutzeroberfläche glänzt durch eine übersichtliche Aufteilung, gedeckte und unaufdringliche Farben und ausreichend große und gut erkennbare Buttons. Bis auf die angesprochenen kleineren Stolpersteine in der Navigation ist die Software sinnvoll aufgebaut. Das Design besticht durch Klarheit und Understatement, was stark zur einfachen Nutzung des Tools beiträgt.

Einrichtunsassistent geht nur den halben Weg

Der Einstieg in die Software wird durch Import-Funktionen und eine übersichtliche Oberfläche einigermaßen vereinfacht. Auf ein Einführungsassistent steht zur Verfügung. Dieser führt Sie allerdings ausschließlich durch die initiale Datenpflege und wirft Sie dann “ins kalte Wasser” - in diesem Falle in den Import-Manager oder den Rechnungsdesigner. Hier gibt es dann keine weiteren Instruktionen oder Orientierungsmöglichkeiten mehr (zum Beispiel ein Tutorial, das durch die erste selbst erstellte Rechnung führt). Ab hier ist dann Learning by doing angesagt.

Berichtswesen teilweise individualisierbar

Schade: Die Anpassbarkeit von easybill ist stark eingeschränkt und beschränkt sich auf das Wesentlichste. Besonders anpassbar ist an der Software eigentlich nichts. Weder das zentrale Dashboard, noch der Rechnungsdesigner glänzen mit umfassenden Individualisierungsmöglichkeiten, die über die rudimentärsten Funktionen hinausgehen (wie viele Einträge pro Liste, etc.). Lediglich das Berichtswesen ist teilweise an Ihre Bedürfnisse anpassbar. So können Sie die verfügbaren Standard-Auswertungen beispielsweise zeitlich eingrenzen, oder den Auswertungsumfang auf bestimmte Kunden, Mitarbeiter oder Rechnungsposten beschränken.

Datenschutz und Sicherheit

easybill macht in Sachen Datensicherheit und -schutz eine gute Figur. Die Server des Anbieters stehen in Frankfurt a. Main und werden vom deutschen Anbieter Hetzner Online zur Verfügung gestellt. Datenspiegelung auf getrennten Rechenzentren und regelmäßige Backups sorgen für Sicherheit. Zudem ist die Datenübertragung grundsätzlich nach dem Bankenstandard AES 256 verschlüsselt. Einziges (kleines) Manko: Aktuell kann der Anbieter keinerlei Zertifizierungen vorweisen - easybill arbeitet nach eigenen Aussagen allerdings bereits an einer Testierung und einem Vertrag zur Auftragsdatenvereinbarung (ADV) nach den Richtlinien der DSGVO.

Service und Support

Telefon-Support plus (langsamer) Email-Support

easybill bietet Support per Hotline, Mail und Kontaktformular/Ticketsystem auf der Anbieterseite. Auch auf sozialen Netzwerken ist easybill vertreten; diese stellen allerdings nicht die Hauptkanäle des Anbieters dar. Das Support-Team von easybill erreichen Sie jeweils Montags bis Freitags von 8 bis 18 Uhr (im Schnitt ein paar Stunden länger, als viele Wettbewerber). Für dringende Fragen sollten Sie auf die Telefon-Hotline zurückgreifen, da der Email-Support - selbst bei Standard-Fragen zur Datensicherheit - relativ lange braucht, um Anfragen zu bearbeiten. Im trusted-Test waren dies rund 17 Stunden.

Kaum Trainingsmöglichkeiten, dafür ein Blog

Schade: Webinare oder Online-Kurse bietet easybill standardmäßig nicht an. Um easybill zu integrieren müssen Sie daher auf die Hilfe zur Selbsthilfe zurückgreifen. Diese begegnet im Falle von easybillin Form eines relativ großen FAQ-Bereichs, das Antworten auf die wichtigsten Fragen sowie Tutorials parat hat. Auch einen Blog pflegt der Anbieter: Darin gibt es regelmäßige Mitteilungen über Updates und Änderungen am Tool.

Schnittstellen

easybill bringt diverse Schnittstellen zu Online-Märkten und Shopping-Plattformen mit und ist auch mit einigen eCommerce-Systemen kompatibel. Zu den integrierten Shops (mit denen easybill über REST APIs kommuniziert) gehören beispielsweise die folgenden:

Amazon
DaWanda
eBay
Hood
Rakuten
Yatego

Die eCommerce-Tools, mit denen Sie easybill verknüpfen können, sind unter anderem diese:

commercetools
Lightspeed
Magento
shopify
Shopware
VersaCommerce
WooCommerce

Zudem bringt easybill Schnittstellen zu den Accounting-Tools Lexoffice von Lexware sowie Candis mit. Der Datenim- und -export ist jeweils in den Formaten CSV und XLS möglich. So vereinfachen Sie beispielsweise die initiale Pflege von Kunden- oder Produktdaten.