easybill Test
Mit seinen vielen Schnittstellen zu Online-Marktplätzen und Shopsystemen richtet sich easybill in erster Linie an eCommerce-Händler und solche, die es werden wollen. Aber auch Kunden, die keinen Online-Shop betreiben, bekommen hier ein gut ausgestattetes Online-Rechnungstool, das vor allem mit seinem großen Funktionsumfang punkten kann. Schade: Mobile Apps gibt es hier nicht und auch Standard-Funktionen der Wettbewerber - wie zum Beispiel die Erfassung und Verwaltung von Belegen und Eingangsrechnungen - fehlt bei easybill. Das wird aber durch die Partnerschaft mit Candis ausgeglichen.
- Viele Marktplätze integriert
- Viele Shop-Systeme integriert
- Flexibles Pricing
- Großer Funktionsumfang
- Fehlende Belegverwaltung
- Keine mobilen Apps
Drei Preispakete zwischen 10 und 40 Euro
easybill gibt es prinzipiell in drei verschiedenen Preispaketen: BASIC, PLUS und BUSINESS. Diese unterscheiden sich jeweils durch ihren Funktionsumfang und die Anzahl der Kunden, die Sie in der Datenbank pflegen können. Die abgespeckte Version BASIC bekommen Sie für rund 10 Euro pro Monat. Dafür können Sie insgesamt 20 Kunden anlegen und haben Zugriff auf die nötigsten Standard-Funktionen. Unbegrenzte Kunden gibt es erst mit den größeren Paketen.
Komfort-Funktionen wie wiederkehrende Rechnungen, die Projektverwaltung plus Zeiterfassung die integrierten Schnittstellen (mehr dazu unten) und den Import-Manager für monatlich bis zu 500 Verkäufe über Ihre angeschlossenen Marktplätze, schalten Sie mit dem PLUS-Tarif für rund 20 Euro pro Monat frei. Im größten Paket BUSINESS für rund 40 Euro pro Monat kommen dann noch ein automatisiertes Mahnwesen und eine umfangreiche Mitarbeiterverwaltung hinzu. Außerdem steigen die Verkäufe über Marktplätze, die durch den Import-Manager integriert werden können, auf 5.000 Stück pro Monat an.
Binden Sie sich gleich ein ganzes Jahr an easybill können Sie sparen: Bis zu 15 Prozent auf den Einzelmonat Rabatt gibt es, wenn Sie für 12 Monate im Voraus bezahlen.
Details zu den einzelnen Tarifen finden Sie in der easybill-Kostenübersicht.
Zusatzpakete für Vielverkäufer
Prinzipiell ist easybill auf kleine bis mittelgroße Online-Shop-Betreiber ausgelegt, denen die maximal 5.000 Verkäufe pro Monat ausreichen dürften. Haben Sie hier jedoch mehr Bedarf, ist durch die Pakete für Online-Händler für Sie gesorgt: BUSINESS 10K, 20K und 30K heben die maximal möglichen Verkäufe auf 10.000, 20.000 bzw. 30.000 an. Zwischen 50 und 100 Euro pro Monat bezahlen Sie für diese größeren Pakete.
Vertragsdetails: Monatliche Vertragslaufzeit mit flexibler Kündigung
Die Mindestvertragslaufzeit bei easybill liegt bei einem Monat. Da Sie auch kurzfristig einen Tag vor Ablauf der aktuellen Laufzeit online kündigen können bleiben Sie mit easybill stets flexibel. Wollen Sie das Tool vor dem Kauf ausgiebig testen, haben Sie dazu die Möglichkeit in einer siebentägigen Testphase.
Dokument-, Kunden- und Rechnungsposten-Datenbank
Mit easybill erstellen Sie verschiedene Dokumente im selbstgewählten Design und pflegen gleichzeitig eine Kunden- und Rechnungsposten-Datenbank. Letztere erlauben Ihnen einen Überblick über Ihre Kunden und Leistungen und erleichtern die Rechnungsstellung mit easybill. Besonders gut gelungen ist dabei die Rechnungsposten-Datenbank. Diese unterteilt Rechnungsposten in verschiedene Kategorien, zum Beispiel Waren und Dienstleistungen. Damit holt easybill nicht nur eCommerce-Händler, sondern auch Dienstleister und Berater ab, die durch diese Funktion eine Rechnung über getätigte Leistungen ausstellen können, ohne einen unschönen Workaround finden zu müssen.
Erstellung von Dokumenten
Abgesehen von Rechnungen können Sie mit easybill die folgenden Dokumenttypen anlegen:
- Angebote
- Aufträge
- Lieferscheine
- Bestellungen
- Gutschriften
- Mahnungen (nur im BUSINESS-Tarif)
Rechnungserstellung im intuitiven Editor
Rechnungen und Rechnungsentwürfe erstellen Sie in easybill in einem intuitiven Editor. Auch das Anlegen und automatische Verschicken von wiederkehrenden Rechnungen ist mit easybill möglich (ab dem PLUS-Tarif).
Integriertes Projektmanagement plus Zeiterfassung
Das Projekt- und Aufgabenmanagement ist ebenfalls in easybill abgebildet. So erstellen Sie in der Plattform kundenbezogene Projekte und buchen direkt aus dem Tool Ihre Arbeitszeiten auf einzelne Projekte, um diese später in Rechnung stellen zu können. Klasse! So bekommen projektbasierte Unternehmen hier alles aus einer Hand.
Attraktives Design-Paket für Business-Einsteiger
easybill bietet PLUS- und BUSINESS-Kunden einen besonderen Service: Auf Wunsch können Sie sich ein Logo- und Briefpapier-Design vom Anbieter erstellen lassen. Das kostenlose Design-Paket beinhaltet die Gestaltung eines Logos nach Ihren Wünschen sowie die Aushändigung von Logo- und Briefpapier-Design in digitaler Form. Auf Wunsch (und gegen Aufpreis) gestaltet das easybill-Team außerdem Visitenkarten und unterstützt Sie bei der Integration von easybill in Ihrem Unternehmen. Ein nettes Angebot für Business-Einsteiger!
Ansprechende und klare Benutzeroberfläche
Die easybill-Nutzeroberfläche glänzt durch eine übersichtliche Aufteilung, gedeckte und unaufdringliche Farben und ausreichend große und gut erkennbare Buttons. Bis auf die angesprochenen kleineren Stolpersteine in der Navigation ist die Software sinnvoll aufgebaut. Das Design besticht durch Klarheit und Understatement, was stark zur einfachen Nutzung des Tools beiträgt.
Einrichtunsassistent geht nur den halben Weg
Der Einstieg in die Software wird durch Import-Funktionen und eine übersichtliche Oberfläche einigermaßen vereinfacht. Auch ein Einführungsassistent steht zur Verfügung. Dieser führt Sie allerdings ausschließlich durch die initiale Datenpflege und wirft Sie dann “ins kalte Wasser” - in diesem Falle in den Import-Manager oder den Rechnungsdesigner. Hier gibt es dann keine weiteren Instruktionen oder Orientierungsmöglichkeiten mehr (zum Beispiel ein Tutorial, das durch die erste selbst erstellte Rechnung führt). Ab hier ist dann Learning by doing angesagt.
Rechnungsexport als PDF oder Versand per Mail
Die erstellten Dokumente speichern Sie in easybill in einer zentralen Datenbank und können Sie von hier bei Bedarf als PDF herunterladen oder direkt aus easybill heraus per Mail verschicken. Andere Möglichkeiten zum Rechnungsversand gibt es nicht.
Rudimentäres Berichtswesen ohne buchhalterische Auswertung
Das Berichtswesen von easybill ist ein zweischneidiges Schwert. Einerseits ist es sehr umfangreich, was Standard-Auswertungen anbelangt. Die einzelnen Auswertungen lassen sich beliebig anpassen und so individualisieren. So erstellen Sie beispielsweise Rechnungsbücher, Inventur- und Leistungsübersichten, und vieles mehr. Hier kommt es dann aber leider zum “Aber”: Denn obwohl die Auswertungen wirklich umfassend und größtenteils sinnvoll sind, wartet easybill leider nicht mit Statistiken auf, die auch für die Buchhaltung relevant sind: Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Gewinn- und Verlustrechnung und Co. fehlen hier gänzlich. Stattdessen gibt es nur Statistiken über reine Umsatzerlöse und die umsatzstärksten Kunden. Schade, da wäre mehr drin gewesen.
Berichtswesen teilweise individualisierbar
Schade: Die Anpassbarkeit von easybill ist stark eingeschränkt und beschränkt sich auf das Wesentlichste. Besonders anpassbar ist an der Software eigentlich nichts. Weder das zentrale Dashboard, noch der Rechnungsdesigner glänzen mit umfassenden Individualisierungsmöglichkeiten, die über die rudimentärsten Funktionen hinausgehen (wie viele Einträge pro Liste, etc.). Lediglich das Berichtswesen ist teilweise an Ihre Bedürfnisse anpassbar. So können Sie die verfügbaren Standard-Auswertungen beispielsweise zeitlich eingrenzen, oder den Auswertungsumfang auf bestimmte Kunden, Mitarbeiter oder Rechnungsposten beschränken.
Diverse Anbindungen an Marktplätze und eCommerce-Tools
easybill bringt diverse Schnittstellen zu Online-Märkten und Shopping-Plattformen mit und ist auch mit einigen eCommerce-Systemen kompatibel. Zu den integrierten Shops (mit denen easybill über REST APIs kommuniziert) gehören beispielsweise die folgenden:
- Amazon
- DaWanda
- eBay
- Hood
- Rakuten
- Yatego
Die eCommerce-Tools, mit denen Sie easybill verknüpfen können, sind unter anderem diese:
- commercetools
- Lightspeed
- Magento
- shopify
- Shopware
- VersaCommerce
- WooCommerce
Zudem bringt easybill Schnittstellen zu den Accounting-Tools lexoffice von Lexware sowie Candis mit. Der Datenim- und -export ist jeweils in den Formaten CSV und XLS möglich. So vereinfachen Sie beispielsweise die initiale Pflege von Kunden- oder Produktdaten.
Telefon-Support plus (langsamer) Email-Support
easybill bietet Support per Hotline, Mail und Kontaktformular/Ticketsystem auf der Anbieterseite. Auch auf sozialen Netzwerken ist easybill vertreten; diese stellen allerdings nicht die Hauptkanäle des Anbieters dar. Das Support-Team von easybill erreichen Sie jeweils Montags bis Freitags von 8 bis 18 Uhr (im Schnitt ein paar Stunden länger, als viele Wettbewerber). Für dringende Fragen sollten Sie auf die Telefon-Hotline zurückgreifen, da der Email-Support - selbst bei Standard-Fragen zur Datensicherheit - relativ lange braucht, um Anfragen zu bearbeiten. Im trusted-Test waren dies rund 17 Stunden.
Kaum Trainingsmöglichkeiten, dafür ein Blog
Schade: Webinare oder Online-Kurse bietet easybill standardmäßig nicht an. Um easybill zu integrieren müssen Sie daher auf die Hilfe zur Selbsthilfe zurückgreifen. Diese begegnet im Falle von easybillin Form eines relativ großen FAQ-Bereichs, das Antworten auf die wichtigsten Fragen sowie Tutorials parat hat. Auch einen Blog pflegt der Anbieter: Darin gibt es regelmäßige Mitteilungen über Updates und Änderungen am Tool.
Datenschutz und -sicherheit bei easybill
easybill macht in Sachen Datensicherheit und -schutz eine gute Figur. Die Server des Anbieters stehen in Frankfurt a. Main und werden vom deutschen Anbieter Hetzner Online zur Verfügung gestellt. Datenspiegelung auf getrennten Rechenzentren und regelmäßige Backups sorgen für Sicherheit. Zudem ist die Datenübertragung grundsätzlich nach dem Bankenstandard AES 256 verschlüsselt. Einziges (kleines) Manko: Aktuell kann der Anbieter keinerlei Zertifizierungen vorweisen - easybill arbeitet nach eigenen Aussagen allerdings bereits an einer Testierung und einem Vertrag zur Auftragsdatenvereinbarung (ADV) nach den Richtlinien der DSGVO.
