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Billomat

Rechnungsprogramm

4.4
(357)

Was ist Billomat?

Billomat ist ein Rechnungstool, das Sie auch für Ihre Buchhaltung einsetzen. Die Software erlaubt Ihnen, unterschiedliche Finanzdokumente wie Rechnungen, Angebote oder Lieferscheine auszustellen und diese direkt zu versenden. Mit dem Buchhaltungstool organisieren Sie Ihre Zahlungen und nutzen das angegliederte Online-Banking. Billomat ist voll DSGVO- wie auch GoBD-konform. Sie erhalten das Tool entweder im flexiblen Monatsabo oder im etwas günstigeren Jahresabo.

Kostenlose Testphase
Ja
Support
E-Mail-Support
Telefon-Support
FAQ-Bereich
Video-Tutorials
Kostenlose Webinare
Geeignet für
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Unterstützte Plattformen
Web-App
iOS
Android

Screenshots

Tarif Solo Solo+ Business Customized
Rabatt
Preis 6,00 € 9,00 € 16,00 €
Zahlung monatlich monatlich monatlich Preis auf Anfrage
Angebot 14 Tage kostenlos testen 14 Tage kostenlos testen 14 Tage kostenlos testen 14 Tage kostenlos testen

Überblick

Kostenlose Testphase Ja Ja Ja Ja

Billomat Video

Billomat Test

Gesamt
84/100
Vertrag & Kosten
95/100
Dokumente
90/100
Rechnungserstellung
96/100
Rechnungsversand
70/100
Buchhaltung
60/100
Import/Export
83/100
Usability
76/100
Sicherheit & Datenschutz
100/100
Service & Support
87/100

Billomat bietet alle wichtigen Grundfunktionen, die Sie für Rechnungsstellung und Buchhaltung benötigen. Sie profitieren von einer großen Zahl an Finanzdokumenten wie Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen, Mahnungen und mehr. Das Onboarding ist mit Tutorial und Einrichtungsangebot per Telefon gut gelöst und bedient alle User vom Anfänger bis zum Profi. Bereits eingearbeitete Billomat-User freuen sich über die weiterhin vorhandene Nutzung des alten Layouts. Das neue Layout ist leider wegen mangelnder Gruppierungen und vielen beschrifteten Textblasen leicht unübersichtlich und erfordert etwas Eingewöhnungszeit. Die Bedienung an sich geht allerdings recht gut von der Hand und wird durch sinnvolle Hilfen wie der doppelten Klick-Bestätigung ergänzt.

  • Viele Finanzdokumente vorhanden
  • XRechnung und ZUGFeRD möglich
  • Personalisiertes Onboarding
  • Post- und Faxversand per Add-on
  • Keine doppelte Buchhaltung
  • Teils unübersichtliche Optik
Julia Meister
Redakteurin von trusted
Vertrag & Kosten
95/100

Billomat bietet Ihnen vier Verschiedene Tarife, die Sie in einer 14-tägigen Testphase ausprobieren können. Haben Sie sich für einen tarif entschieden, buchen Sie diesen im Monatsabo oder im Jahresabo.

Was kostet Billomat?

Billomat kommt in drei unterschiedlichen Ausführungen, die sich bei der Menge der Funktionen sowie in den Kontingenten unterscheiden. Sie bekommen die Tarife für 8,99€, 11,99€ und 19,99€ im Monatsabo. Alternativ erhalten Sie die Pakete auch im etwas günstigeren Jahresabo. Den Preis für den größten Tarif “Custom” erfahren Sie direkt beim Anbieter. Alle angegebenen Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer. Sie können Billomat 14 Tage lang kostenlos testen.

Billomat Tarife

Billomat bietet Ihnen vier verschiedene Tarife mit unterschiedlichen Angeboten an Funktionen und Kontingenten.

Die Preise von Billomat
Die Preise von Billomat
Screenshot: trusted.de
Quelle: billomat.com

Billomat Solo

Billomat “Solo” kostet Sie 8,99€ im Monatsabo oder 6€ im Monat, wenn Sie sich für das Jahresabo entscheiden. Im Paket enthalten sind 30 Dokumente pro Monat, 60 Kundenplätze und die Verwaltung von 90 Artikeln. Zu den verfügbaren Dokumenten gehören Rechnungen, Abo-Rechnungen, Angebote, Zahlungserinnerungen (Mahnungen) und Eingangsrechnungen. Außerdem verwalten Sie in diesem Tarif Belege und stellen Gutschriften, Stornorechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine aus.

Für das Layout Ihrer Dokumente steht Ihnen eine Vorlage zur Verfügung. Der Tarif ist für einen Nutzer gedacht. Für die Bearbeitung unterwegs nutzen Sie die mobile App des Anbieters.

Billomat Solo+

Der Tarif “Solo+” schlägt mit 11,99€ im Monat zu Buche. Bei Kauf eines Jahresabos zahlen Sie hingegen monatlich 9€. Der Tarif enthält alle Funktionen aus Solo, erweitert aber zum Teil Ihre Kontingente. Die Zahl der monatlichen Dokumente steigt demnach auf 90, ebenso wie die Zahl Ihrer Kundenplätze. Die restlichen Kontingente wie die Artikel- und die Nutzerzahl bleiben gleich.

Billomat Business

Das Paket “Business” bekommen Sie für 19,99€ im Monatsabo oder 16€ monatlich im Jahresabo. Sie erhalten alle Features aus “Solo+”, nutzen aber unbegrenzt viele Dokumente, Kunden, Artikel und Vorlagen. Die Nutzerzahl bleibt bei 1. Mit Business erhalten Sie eine Reihe an zusätzlichen Funktionen wie das automatische Mahnwesen, den Zugriff auf die API oder die intelligente Belegerfassung.

Die Anzahl der API-Aufrufe ist auf 300 pro 15 Minuten beschränkt. Webhooks zählen nicht in das Aufrufskontingent. Sollten Sie eine größere Anzahl an möglichen Aufrufen pro Zeitintervall benötigen, bekommen Sie dies ab dem Tarif “Billomat Custom”.

Des Weiteren bekommen Sie Zugang zum automatischen Bankabgleich, dem Onlinebanking, der Umsatzsteuervoranmeldung und der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Mit “Business” empfangen Sie außerdem Zahlungen und profitieren sowohl vom komfortablen DATEV-Export als auch von der Schnittstelle zu DATEVconnect online.

Billomat Custom

Den Preis des Pakets “Billomat Custom” fragen Sie direkt beim Anbieter an. Dieses Paket beinhaltet alle Features aus “Business”. Außerdem bietet Ihnen dieser Tarif zusätzliche Nutzerzugänge, mehr API-Calls, mehr Speicherplatz für Ihre Dokumente, VIP Support und ein persönliches Onboarding.

Billomat Vertragslaufzeiten und Kündigung

Je nach gewähltem Abo beträgt die Mindestlaufzeit von Billomat einen Monat oder ein Jahr. Wenn Sie den Service des Anbieters nicht mehr nutzen möchten, dann kündigen Sie Ihr Abo mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende der von Ihnen gewählten Laufzeit in Ihrem Billomat-Konto.

Mit der Kündigung Ihres Billomat-Abos erteilen Sie automatisch einen Auftrag zur Löschung Ihrer Daten. Sollten Sie Ihre Datensätze also behalten wollen, sollten Sie vor der Kündigung ein vollständiges Backup Ihrer Daten vornehmen.

Eine Zusammenfassung der Preise und Funktionen finden Sie in der Billomat-Tarifübersicht.

Billomat Testphase

Billomat bietet Ihnen zum Kennenlernen eine 14-tägige kostenlose Testphase an. Nach Ablauf der Testphase bedarf es keiner Kündigung. Ihr Account wird im Anschluss automatisch vom Anbieter gelöscht.

Dokumente
90/100

Welche Funktionen hat Billomat?

Billomat bietet Ihnen wichtige Grundfunktionen zur Rechnungsstellung. Dazu gehört unter anderem das Verfassen unterschiedlicher Finanzdokumente sowie die Verwaltung von Datenbanken für Kunden und Artikel. Zu den Features für Ihre Buchhaltung gehören die GÜR, das Online-Banking, der Finanzüberblick via Dashboard und eine ganze Palette an möglichen Exporten. So können Sie Ihre DATEV-Daten und Ihre Umsatzsteuervoranmeldung exportieren sowie mit einem Klick ein volles Backup Ihrer Daten anfertigen.

Mit Billomat erstellen und verwalten Sie ein Portfolio an unterschiedlichen Dokumenttypen:

  • Angebote
  • Rechnungen
  • Mahnungen
  • Korrekturrechnungen
  • Abo-Rechnungen
  • Lieferscheine
  • Auftragsbestätigungen
  • Gutschriften
  • Briefe

Mit dieser Auswahl sind Sie in Sachen Rechnungsstellung gut aufgestellt. Nur explizite Lieferscheine finden Sie in Billomat nicht.

Rechnungserstellung
96/100

Die Rechnungserstellung in Billomat ist in wenigen Minuten erledigt. Zumindest solange Sie Ihre Datenbanken aktuell halten. Zudem nutzen Sie die Formate ZUGFeRD und XRechnung, um problemlos rechtssichere Rechnungen an öffentliche Einrichtungen zu stellen.

In diesem Praxistest finden Sie die Funktionen und Eigenschaften der aktuellen Billomat-Oberfläche. Diese können von der Funktionsweise der älteren Version abweichen. Über einen Button im linken Menü ist es möglich, auch zur älteren Version des Tools zu wechseln. Mehr dazu finden Sie in diesem Artikel unter “Zusatzfeatures” im Abschnitt “Selbst den Look definieren”.

XRechnungen und ZUGFeRD verwenden

Sollten Sie eine Rechnung für eine öffentliche Behörde ausstellen, werden Sie garantiert nach einer E-Rechnung gefragt. Diese sind seit November 2020 für öffentliche Stellen Pflicht. Damit Ihr Auftrag nicht an der Rechnungsstellung scheitert, bietet Ihnen Billomat sowohl das maschinell auslesbare XRechnungsformat sowie den mit einer zusätzlichen PDF versehenen ZUGFeRD-Standard. Mit diesen beiden Formen der E-Rechnung erstellen Sie ohne Umwege über Drittprogramme rechtssichere Dokumente.

Rechnungen in wenigen Minuten erstellen

Die Maske der Rechnungsstellung ist einfach in der Bedienung und nutzt die Datenbanken im Hintergrund Ihres Programms. Dort hinterlegen Sie Kunden und Artikel, die Sie später bei der Erstellung einer Rechnung aus einer Vorschlagsliste per Suche filtern und auswählen. Eine Voraussetzung für eine fehlerfreie Verwendung ist natürlich, dass Sie die entsprechenden Datenbanken im Hintergrund pflegen. Kontrollieren Sie also gelegentlich Ihre Datensätze und aktualisieren Sie veraltete Kontaktdaten.

Ist der Kunde nicht in der Liste, klicken Sie auf “Neuer Kunde”. So gelangen Sie in die Kundenkartei, können den Kunden komplett anlegen und landen nach einem Klick auf “Speichern” wieder in der Rechnungsbearbeitung.

Haben Sie den Empfänger der Rechnung ausgewählt, geben Sie noch die restlichen Daten wie die Artikel oder das Fälligkeitsdatum ein. Wenn Sie keine anderen Eingaben machen, erzeugt Billomat die Rechnungsnummer für Sie automatisch. Das hilft Ihnen dabei, eine rechtssichere Rechnung zu stellen. Achten Sie allerdings darauf, dass Sie vor dem Versand Ihrer ersten Rechnung andere Pflichtangaben wie Ihre Steuernummer erst in Billomat hinterlegen müssen. Andernfalls lässt das Tool diese Stelle in Ihrer Rechnung einfach leer.

Erstellen Sie Rechnungen dank vorausgefüllter Felder in wenigen Minuten
Erstellen Sie Rechnungen dank vorausgefüllter Felder in wenigen Minuten
Screenshot: trusted.de
Quelle: billomat.com
Rechnungsversand
70/100

Als Option für den Rechnungsversand bietet Ihnen Billomat nativ die bewährte E-Mail. Den Versand via Fax oder Post kann Ihnen Billomat über entsprechende Schnittstellen zu PixelLetter und EMAILBREIF zur Verfügung stellen. Eine sehr nützliche Funktion von Billomat ist der automatisierte E-Mail-Versand von wiederkehrenden Rechnungen.

Schneller Versand per E-Mail

Haben Sie eine Rechnung oder ein Angebot fertiggestellt, dann brauchen Sie das Dokument nur noch zu bestätigen und zu versenden. Das funktioniert direkt in Ihrem Tool und benötigt keinen Drittanbieter. Sie nutzen für den Text in der E-Mail wahlweise den mitgelieferten Standardtext oder formulieren Sie die Mail selbst. Sollten Sie weitere Dokumente oder Infomaterial an den Kunden oder die Kundin bringen wollen, lassen sich diese als zusätzliche Anhänge mit der E-Mail versenden.

Wiederkehrende Abo-Rechnungen erstellen

Daueraufträge sind zwar eine gern gesehene Einnahmequelle, das permanente Ausfüllen der immer gleichen Rechnung ist allerdings eher mühselig. Mit der Abo-Rechnung von Billomat automatisieren Sie den Prozess, indem Sie einmal eine Vorlage im Programm anlegen. Das Tool achtet bei diesem Prozess darauf, dass Sie keine Pflichtangaben vergessen. Wenn die Vorlage steht, nutzt Billomat diese und erstellt automatisch und pünktlich die gewünschten Rechnungen mit dem jeweiligen Datum.

Auf diese Weise reduzieren Sie Fehler bei der immer neuen Erstellung der Rechnung und gewinnen wertvolle Zeit für wichtigere Prozesse in Ihrem Betrieb.

Sparen Sie mit der Abo-Rechnung wertvolle Zeit
Sparen Sie mit der Abo-Rechnung wertvolle Zeit
Screenshot: trusted.de
Quelle: billomat.com

Versand per Brief und Fax

Wenn Sie Ihre Dokumente lieber in Papierform an Ihre KundInnen senden, dann nutzen Sie dafür zwei Add-ons von Billomat: EMAILBRIEF und PixelLetter. Für die Nutzung legen Sie sich beim jeweiligen Anbieter einen Account an, suchen sich einen Tarif aus und verbinden Ihr Konto mit Billomat. Für den jeweiligen Aufpreis kümmern sich diese Dienste dann um die Versendung Ihrer Dokumente in Postform beziehungsweise als Fax.

In der trusted-Tarifübersicht ist Billomat ohne Fax- oder Post-Option angegeben. Die Begründung hierfür ist, dass Sie diese Dienste nicht nativ in Billomat finden werden und einen kostenpflichtigen Drittservice buchen müssen, um die Funktionen zu nutzen.

Buchhaltung
60/100

Billomat hat für Sie nicht nur ausschließlich Rechnungsfunktionen parat, sondern bietet Ihnen auch einige nützliche Tools zur Bewältigung Ihrer Buchhaltung. Das wären unter anderem die einfache Buchhaltung, verschiedene Exportfunktionen und die Nutzung von Online-Banking. Die doppelte Buchführung in Form der GuV wie in Debitoor gibt es in Billomat leider nicht.

Bieten Sie Ihren Kunden viele Zahlungsmöglichkeiten

Mit Billomat geben Sie Ihren Kunden die Möglichkeit, Rechnungen mit unterschiedlichen Zahlungsmitteln zu begleichen. Dazu gehören Überweisungen, Kreditkarten, Schecks, Zahlungen per PayPal, Lastschrifteinzüge und mehr.

Um die Zahlungsarten Kreditkarte, Lastschrift, paydirekt und PayPal nutzen zu können, müssen Sie einen Antrag an den Zahlungsdienstleister Concardis stellen, der als Partner von Billomat fungiert.

Bieten Sie Ihren Kunden unterschiedliche Zahlungsmethoden an
Bieten Sie Ihren Kunden unterschiedliche Zahlungsmethoden an
Screenshot: trusted.de
Quelle: billomat.com

Einfache Buchhaltung (EÜR) und Jahresabschlüsse nutzen

Ab dem Tarif “Business” haben Sie Zugriff auf die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und bereiten über Ihre Belege, Exporte und den Steuerberater-Zugang ganz einfach Ihren Jahresabschluss vor. Da Sie die EÜR, die Belegsammlung und Ihren Steuerberater an einem Ort haben, hilft Ihnen Billomat effektiv dabei, die Übersicht über Ihre Finanzen zu behalten. Alle Unternehmen, die eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung benötigen, werden hier nicht fündig. Alternativen zu Billomat bieten in diesem Fall Tools wie oder sevDesk.

Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt an ELSTER schicken

Ein wichtiger Vorgang in Ihrer Buchhaltung ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Diese lässt sich ab “Business” dank Billomat bequem digital umsetzen. Sie wählen für Ihre Datenübermittlung einfach das passende Finanzamt und die Art der Besteuerung aus. Im Anschluss erhalten Sie Ihr Formular, das Sie ausgefüllt direkt online an ELSTER schicken können. Das ist schnell, unkompliziert und spart Ihnen den kostenpflichtigen Weg per Brief.

Mit der Verbindung zu ELSTER erledigen Sie zügig Ihre Umsatzsteuervoranmeldung
Mit der Verbindung zu ELSTER erledigen Sie zügig Ihre Umsatzsteuervoranmeldung
Screenshot: trusted.de
Quelle: billomat.com

Digital Ihre Belege verwalten

Mit Billomat sparen Sie sich zukünftig Ihre Ordner voller aufgeklebter Belege. Stattdessen lassen sich diese im Tool per Scan einlesen und dort platzsparend und unter Einhaltung der GoBD speichern. Sollten Sie keinen Scanner besitzen, lässt sich ab “Business” die Billomat-App dafür nutzen. Mehr dazu finden Sie unter “Zusatzfeatures” im Abschnitt “Ihre Finanzen auch unterwegs per App verwalten”.

Flexibel anpassbares Dashboard

Billomat bietet Ihnen ein Dashboard mit allen wichtigen Metadaten wie Einnahmen, Umsatzentwicklung und letzte Rechnungen. Alle diese Anzeigen sind in Widgets organisiert, die Sie nach Belieben ein- und ausblenden sowie per Drag-and-drop umstellen können. Das geht jederzeit ohne den Wechsel in weit verzweigte Untermenüs, was bedeutet, dass Sie das Board nach Lust und Bedarf in Sekunden anpassen. So sehen Sie nur die wichtigen Informationen, die Sie für die Einschätzung Ihrer Finanzsituation brauchen.

Nutzen Sie das flexible Dashboard für Ihren optimalen Überblick über Ihr Unternehmen
Nutzen Sie das flexible Dashboard für Ihren optimalen Überblick über Ihr Unternehmen
Screenshot: trusted.de
Quelle: billomat.com

Automatischer Zahlungsabgleich

Haben Sie Ihre Bankverbindung in Billomat hinterlegt, dann bekommen Sie alle Zahlungseingänge in Echtzeit in Ihr Tool übertragen. Billomat gleicht die Transaktionen mit Ihren Zahlungseingängen und -ausgängen ab und bucht beglichene Rechnungen automatisch als bezahlt. Das spart Ihnen das ewige Hin und Her zwischen Ihren Tools und Ihrem Bankaccount.

Für die Nutzung des Online-Bankings benötigen Sie die Tarife “Business” oder “Custom”.

Geben Sie Ihrem Steuerberater Zugang zu Ihren Daten

Wenn Sie möchten, lässt Billomat Sie ab dem Tarif “Business” Ihren Steuerberater ins Tool einladen. Sie müssen lediglich die entsprechende Funktion in Ihren Einstellungen aktivieren. Dort bestimmen Sie auch, welche Berechtigungen Sie Ihrem Berater einräumen möchten. Diese Art der Zusammenarbeit erspart Ihnen den teils zeitraubenden persönliche Besuch in der Steuerkanzlei. Außerdem hat Ihr Berater so alle relevanten Daten vor Ort und Sie müssen nicht Dutzende an Belegen zusammensuchen.

In den Einstellungen von Billomat finden Sie die Aktivierung für den Steuerberaterzugang
In den Einstellungen von Billomat finden Sie die Aktivierung für den Steuerberaterzugang
Screenshot: trusted.de
Quelle: billomat.com
Import/Export
83/100

Billomat bietet Ihnen verschiedene Optionen für Im- und Exporte. Ab dem Paket “Business” exportieren Sie Ihre Dateien für DATEV und DATEVconnect.

Praktischer DATEV-Export

Während Sie via Elster ohne Umwege Ihre Umsatzsteuervoranmeldung tätigen, tun Sie das Gleiche mit Ihren Belegstapeln über den DATEV-Export. Geben Sie den gewünschten Zeitraum für die Übermittlung sowie die benötigten Zuordnungsdaten ein und lassen Sie Billomat einen praktischen Export anfertigen. Mit diesem sparen Sie sich das Hantieren mit Drittprogrammen oder die Datenübermittlung per Post.

Agenda exportieren

Der Agenda-Export funktioniert so wie der DATEV-Export und wird im ASCII-Format ausgegeben. Diese exportierten Daten lassen sich beispielsweise wunderbar für die Bearbeitung an Ihren Steuerberater übermitteln.

Exportieren Sie Ihre Agenda für eine komfortable Bearbeitung durch den Steuerberater
Exportieren Sie Ihre Agenda für eine komfortable Bearbeitung durch den Steuerberater
Screenshot: trusted.de
Quelle: billomat.com

Sichern Sie Ihre Daten mit Komplett-Exporten

Für gewöhnlich sind die Cloud-Zentren der Anbieter immer erreichbar. Allerdings gilt auch hier wie so oft im Leben: Sicher ist sicher. Nutzen Sie also die Export-Funktion, um alle Ihre Daten, inklusive der Kunden, Artikel und dergleichen einmal sicher abzuspeichern. Diese Funktion ist auch dann hilfreich, falls Sie zu einem anderen Tool wechseln möchten, Ihre Datensätze aber noch benötigen. Alternativ lassen sich auch nur die Artikeldaten für die Erstellung einer Inventurliste nutzen.

Zusatzfeatures

Neben den Features zur Rechnungsstellung und Buchhaltung bekommen Sie je nach Tarif noch ein paar Extras geboten, die Ihnen Ihre Finanzverwaltung erleichtert. Dazu gehören beispielsweise die Nutzung der mobilen App oder die Festlegung von Benutzerrechten innerhalb des Tools.

Selbst den Look definieren

Sollten Sie schon länger Kunde bei Billomat sein oder das aktuelle Design des Tools nicht ansprechend finden, wechseln Sie mit einem Klick zum alten Interface. Egal für welches Layout Sie sich entscheiden, die Wahl zwischen den Optionen zu haben, ist auf jeden Fall komfortabel. Das gilt vor allem für bestehende User, die sich so nicht zwangsweise für das neue Interface umgewöhnen müssen.

Ihre Finanzen auch unterwegs per App verwalten

Neben der üblichen Web-App haben Sie ab dem kleinsten Tarif “Solo” Zugriff auf die App des Anbieters. Damit ist es egal, ob Sie im Büro oder unterwegs sind; mit der App von Billomat lassen sich Ihre Dokumente von überall erstellen, verwalten und verschicken. Mit dem integrierten Scanner erfassen Sie ähnlich wie bei FastBill unterwegs schnell und unkompliziert Belege. Diese lassen sich so platzsparend für Ihre Buchhaltung aufbewahren und als Backup bei Verlust des Originalbeleges verwenden.

Der Scanner funktioniert hierbei einwandfrei. Was im Vergleich zu Tools wie lexoffice auffällt: Hier wurden die Verwaltungsapp und die Scan-App in eine Anwendung integriert. So müssen Sie nicht mit zwei Apps auf Ihrem Smartphone oder Tablet arbeiten. Das liegt wohl daran, dass Sie in Billomat für weitere Mitarbeiter in der Verwaltungsapp Rechte vergeben können, also Ihr sensibles Backend nicht vom Scanner trennen müssen, um unberechtigte Datenzugriffe zu vermeiden.

Die Belegerfassung per Scan steht Ihnen erst ab dem Tarif “Business” zur Verfügung.

Benutzerberechtigungen festlegen

Gerade die Finanz- und Kundendaten Ihres Unternehmens sind sensible Informationen, die Sie nicht leichtfertig preisgeben sollten. Damit Ihre Mitarbeiter auch nur die Datensätze zu sehen bekommen, die sie sehen dürfen, bietet Ihnen Billomat die Einrichtung von Benutzerberechtigungen an. Sie müssen dabei nicht aus den zwei vorgegebenen Rollen wählen, sondern legen mit wenigen Klicks auch eigene Profile an. So lassen sich die Berechtigungen genau auf unterschiedliche Nutzergruppen anpassen.

Legen Sie genau fest, was Ihre Mitarbeiter in Billomat tun dürfen
Legen Sie genau fest, was Ihre Mitarbeiter in Billomat tun dürfen
Screenshot: trusted.de
Quelle: billomat.com

Automatisiert Mahnungen verschicken

Wenn Sie dies wünschen, dann lassen sich ab dem Tarif “Business” für jede Mahnstufe eigene Vorlagen anlegen, die die Software dann für Sie automatisch nach dem von Ihnen festgelegten Zeitraum versendet. Wie viele Mahnstufen es gibt und in welchen Abständen die Benachrichtigungen dazu verschickt werden, bestimmen Sie im Tool selbst. Außerdem legen Sie fest, ob Mahngebühren und weitere Posten wie Porto fällig werden und wie hoch diese Beträge ausfallen.

Billomat erkennt automatisch, ob sich Rechnungen im Verzug befinden. Wenn Sie also eine Mahnung stellen wollen, ohne eine verzögerte Rechnung im System zu haben, wird Billomat die Erstellung nicht erlauben.

Wenn Sie Ihre verwendeten Bankkonten mit Billomat Banking verknüpft haben, stoppt die Software den Mahnungsversand selbstständig. Voraussetzung dafür ist, dass Ihr Kunde nach der ersten Mahnung seine Rechnung beglichen hat. Über die Automatisierung Ihres Mahnwesens sparen Sie sich wertvolle Zeit, die Sie nicht mehr auf das lästige Verfassen von Zahlungserinnerungen und Co. verwenden müssen.

Ihre Kundenkartei als CRM verwenden

Die hinterlegten Kundendaten Ihres Tools lassen nicht nur für Ihre Rechnungsstellung verwenden, sondern auch als kleine Version eines CRM-Systems. Wenn Sie alle nötigen Kundendaten in Ihr System eingepflegt haben, erledigen Sie Ihr Kontaktmanagement ganz bequem ohne Fensterwechsel. Als weitere CRM-Hilfe stellt Ihnen Billomat Schnittstellen zu SMPT-Servern für Ihre Rundmails zur Verfügung.

Kundenkarteien aus Salesforce lassen sich dank passender Schnittstelle in Billomat importieren. Mit der passenden Anleitung in der Dokumentation gelingen Ihnen allerdings auch Importe aus Basecamp und Highrise.

Nutzen Sie Ihre Kundenkartei in Billomat als CRM
Nutzen Sie Ihre Kundenkartei in Billomat als CRM
Screenshot: trusted.de
Quelle: billomat.com

Verfassen Sie professionelle Briefe

Manchmal tut es für die Kommunikation mit Ihren Kunden ein einfacher Brief. Dieser lässt sich auch direkt in Billomat schreiben, ohne dass Sie in ein Textbearbeitungsprogramm wechseln müssen. Das Layout und die Einfügung von wichtigen Informationen wie Steuernummer und Co. übernimmt das Tool für Sie. So ist Ihre gesamte Kommunikation in einer einheitlichen CI gestaltet und wirkt professionell. Natürlich lässt sich der betreffende Brief auch ausdrucken und per Post versenden, falls gewünscht.

Favoriten definieren

Falls Sie eine Funktion oder einen Bereich in Billomat besonders häufig nutzen, dann legen Sie sich die passenden Shortcuts in Ihre Favoriten-Leiste am oberen Bildschirmrand. Über diese erreichen Sie Ihre bevorzugten Dokumente noch schneller und gestalten sich Ihre Navigation effizient und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Das ist auch für Einsteiger praktisch, die Ihre Funktionen so in den ersten Tagen nicht immer erst für den Gebrauch in den Menüs suchen müssen.

Legen Sie für die Kopfleiste Favoriten fest, mit denen Sie sich schneller durch Billomat bewegen
Legen Sie für die Kopfleiste Favoriten fest, mit denen Sie sich schneller durch Billomat bewegen
Screenshot: trusted.de
Quelle: billomat.com

Sollten Sie eine kompakte Zusammenfassung der eben genannten Funktionen vorziehen, finden Sie diese im Billomat-Tarifvergleich.

Schnittstellen

Welche Schnittstellen hat Billomat?

Billomat bietet für Verkauf und Marketing Schnittstellen zu Amazon, Shopify, WooCommerce und Salesforce. Außerdem lassen sich die Zeiterfassungstools Clockodo und mite integrieren. Für Ihre Finanzverwaltung nutzen Sie den Zahlungsanbieter concardis, Billomat Banking und Debitor Inkasso. Des Weiteren bietet Ihnen Billomat Schnittstellen zu ELSTER und DATEV. Wem das nicht reicht, der hat ab dem Tarif “Business” Zugriff auf die API und kann so seine eigenen Apps an in Billomat verbauen.

Sichern Sie Ihre Finanzdaten in separaten Cloud-Speichern

Billomat kommt neben den bereits erwähnten Schnittstellen auch mit Verbindungen zu Cloud-Speichern. Dabei handelt es sich im Einzelnen um OneDrive, Google Drive und Dropbox. Über diese Speicher lassen sich Ihre Exporte aufbewahren, Backups ablegen oder Ihre Rechnungen verwahren. Achten Sie allerdings darauf, dass Ihre Speicher nach Datenschutzvorschriften gesichert sind und nicht zwingend als GoBD-konform gelten. Falls Sie sich unsicher sind, was Sie wo speichern dürfen, fragen Sie Ihren Steuerberater.

Usability
76/100

Wie benutzerfreundlich ist Billomat?

Billomat ist in Sachen Bedienung recht solide, verwirrt aber leider gelegentlich mit einem suboptimal gegliederten Interface. Haben Sie sich allerdings erst mal an die Optik gewöhnt, lassen sich mit Features wie dem flexiblen Dashboard oder den Favoriten in der Kopfzeile der Software Ihre Buchungsprozesse stark vereinfachen. Das Tool bietet einige nette Komfortfunktionen wie die doppelte Bestätigung, die Sie falschen Klicks schützt oder die zweifache Onboarding-Hilfe per Text und Telefonsupport.

Onboarding per Telefon und Text-Tutorial

Nach Ihrem ersten Login erklären Ihnen eingeblendete Textboxen den grundlegenden Aufbau der Software. So finden Sie Funktionen und Dokumente deutlich schneller. Über einen Klick in die rechte untere Ecke können Sie auch zu bereits abgeschlossenen Tutorial-Parts zurückspringen. Sollten Sie nach der Einführung noch immer Fragen haben, wird Ihnen auf Wunsch telefonisch über die Service-Hotline weitergeholfen.

Diese Kombination sorgt dafür, dass sowohl Rechnungstool-Anfänger als auch Personen mit Vorerfahrung weder zuviel noch zuwenig Hilfe bei ihrem Einstieg in Billomat erhalten. Allerdings ist ein Tutorial insofern nötig, dass das Interface von Billomat nicht das übersichtlichste im aktuellen Vergleich der Rechnungstools ist. Tools wie billtano sind da schlichter gestaltet. Wer von vornherein eine Einführung durch einen Mitarbeiter bevorzugt, der kann es mit dem telefonischen Onboarding von easybill versuchen.

Ein Text-Tutorial und der Telefonsupport helfen Ihnen beim Einstieg in Billomat
Ein Text-Tutorial und der Telefonsupport helfen Ihnen beim Einstieg in Billomat
Screenshot: trusted.de
Quelle: billomat.com

Optik mit vielen Einzelteilen

Während das linke Seitenmenü aufgeräumt und übersichtlich daherkommt, ist die restliche Optik von Billomat teils unübersichtlich. Zwar werden die Ansichten durch die horizontale Aufteilung in Funktionsbereiche gegliedert, aber die vielen Bubbles mit Filteroptionen, Status oder Favoritenliste machen diese Ordnung wieder zunichte. Daher ist das eben angesprochene Tutorial auch wirklich nötig, um die gewünschten Funktionen und die passenden Buttons zu finden. Tools wie Comarch ERP XT oder Zervant haben das eindeutig besser gelöst.

Die Oberfläche von Billomat ist leider recht unübersichtlich
Die Oberfläche von Billomat ist leider recht unübersichtlich
Screenshot: trusted.de
Quelle: billomat.com

Die “Kindersicherung” gegen zu schnelles Klicken

Falls Sie jemand sind, der gern sehr zackig arbeitet und sich deshalb gelegentlich verklickt, dann profitieren Sie von der Doppelsicherung von Billomat. Um Dokumente wirklich zu stornieren oder abzuschließen, müssen Sie diesen Prozess mit zwei Klicks bestätigen, statt mit einem. Dieses Feature hilft Ihnen, Flüchtigkeitsfehler zu reduzieren und vermeidet unter Umständen lange Erklärungs- und Entschuldigung-Mails an Ihre Kunden.

Für wen eignet sich Billomat?

Generell eignet sich Billomat für Selbstständige und kleine Unternehmen. Alle Betriebe, die etwas größer ausfallen, die werden mit der fehlenden doppelten Buchhaltung zu kämpfen haben. Sollten Sie sich für Billomat entscheiden, dann sollten Sie genau prüfen, ob die Kontingente des jeweiligen Angebots für Ihre monatliche Geschäftsführung ausreichen. Beobachten Sie also am besten vor der Wahl Ihres Wunsch-Pakets die Menge an Dokumenten und Kunden, die Sie im täglichen Geschäft bearbeiten.

Wenn Sie gerne zusätzliche Funktionen aus dem Bereich Warenwirtschaft hätten, sind Alternativen wie beispielsweise Billbee besser für Ihre Zwecke geeignet.

Sicherheit & Datenschutz
100/100

Wie sicher ist Billomat?

Billomat bewahrt Ihre Daten auf sicheren Servern innerhalb Deutschlands auf. Ihre Datenübertragungen sind zudem mit einer 256-Bit-Verschlüsselung nach TLS 1.2 Standard geschützt. Außerdem sind die Datenschutz-Strukturen des Anbieters nach ISO 27001 und ISO 27018 geprüft und zertifiziert. Das Tool erfüllt vorbildlich alle DSGVO-Richtlinien und ist obendrein GoBD-konform.

Service & Support
87/100

Welchen Kundenservice bietet Billomat?

Wenn Sie sich bei Billomat anmelden, erhalten Sie Hilfe durch das Textbox-Tutorial im Tool, Video-Tutorials auf YouTube und den Telefon-Support des Anbieters. Alternativ erreichen Sie den Support auch via E-Mail. Für Ihre eigenen Recherchen stehen Ihnen die FAQ, die Online-Hilfe und das Forum zur Verfügung. Alle Technikbegeisterten finden im Tool eine Dokumentation des Tools. Im Ideenforum hinterlassen Sie Verbesserungsvorschläge, die in Ihren Augen Billomat noch besser machen würden.

Billomat in 5 oder 2 Sprachen nutzen

In welchen Sprachen Sie Billomat nutzen, ist abhängig davon, welche Version Sie nutzen. Während die alte Version mit den Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Portugiesisch aufwarten kann, ist die Oberfläche der neuen Version nur auf Deutsch und Englisch verfügbar. Allerdings ist es möglich, dass zukünftig neue Sprachen für das aktuelle Interface nachgereicht werden.

4.4
/5
357 Bewertungen
Hervorragend
Gut
Akzeptabel
Mangelhaft
Ungenügend
67% Weiterempfehlung
Sebastian Hochreiter
1 Bewertung
5. November 2020

Guter Support, Bedienung verbesserungswürdig.

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

Der Support von Billomat bemüht sich sehr. Bei meinen kleinen Anliegen per Mail waren sie schnell und haben sie erfomgreich gelöst.

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

Die Bedienung des neuen Designs sollte intuitver gestaltet werden. Außerdem sind noch einige Fehler vorhanden.

Wofür verwenden Sie Billomat? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Als Buchhaltungprogramm um meine Finanzen im Blick zu haben, funkrioniert sehr gut.

Jenny Habermehl
1 Bewertung
5. November 2020

Ein einfaches Programm mit Möglichkeit zur Personalisierung.

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

Toller Support, eigenes Rechnungsdesign, preislich günstig, flexible Gestaltung des Dashboards

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

Hinzufügen von Belegen könnte einfacher sein, Zuteilung zu Kontozahlungen kompliziert

Wofür verwenden Sie Billomat? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Rechnungen schreiben und verwalten, Übersucht über Umsätze

Micha Kiefert
1 Bewertung
19. November 2018

Nie wieder Billomat! Tolles Frontend aber leider katastrophal in der Kommunikation & Billing!!!

Vorteile: Was hat Ihnen am besten gefallen?

Einfachheit der Bedienung und eine sehr übersichtliche Oberfläche, komfortable Rechnungserstellung

Nachteile: Was hat Ihnen gar nicht gefallen?

Katastrophale Kommunikation, werden Abogebühren nicht fristgerecht angewiesen kommt sofort Post vom Inkasso, keine direkter Kontakt, keinerlei Kulanz.

Wofür verwenden Sie Billomat? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Rechnungen schreiben

Frank Lagershausen
1 Bewertung
18. September 2016

Sehr gut - aber auch teuer

Wofür verwenden Sie Billomat? Welche Probleme konnten Sie lösen?

Billomat ist in den Jahren sehr erwachsen geworden. Es erfüllt unsere Ansprüche an eine Profi Buchführung und Rechnungserstellung zur vollsten Zufreidenheit. Auch viele andere Dinge (Mahnungen usw.) können optimal mit Billomat erledigt werden. Leider sind die Preise jetzt starkt erhöht worden, sodaß es jetzt Zeit wird nach eine Alternative zu schauen. Aber grundsätzlich gibt es nichts zu bemängeln. Eine echte Erleichterung bei der so ungeliebten Büroarbeit macht Billomat das Leben doch einfaches. Hervorzuheben ist auch noch die einfache Bedienung.

Bewertungsquellen

Über Billomat

2007 als reine Fakturierungs- und Rechnungsstellungs-Software gestartet, mauserte sich Billomat (vor allem nach einem umfassenden Relaunch im Jahr 2016) zu einem vollwertigen Buchhaltungstool. Entwickler ist die Billomat GmbH, die ihren Sitz in Nürnberg hat.

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