Billbee Test
Billbee ist weniger ein Rechnungstool und mehr ein Helfer zur Warenwirtschaftsverwaltung mit angegliederter Rechnungsfunktion. Wer als Multichannel-Händler arbeitet, der profitiert von den Shop-Anbindungen, der zentralen Verwaltung von Kunden und Artikeln und der integrierten Lagerverwaltung. Wer neben der Rechnungsstellung auch seine Buchhaltung in Billbee bearbeiten möchte, der wird enttäuscht, denn eine native Funktion dafür gibt es nicht. Wer sich ein wenig mit der Materie auskennt, der wird viel Freude mit den individuellen Automatisierungen haben, die einen Großteil der manuellen Bearbeitung von Bestellungen abnehmen. Ein Manko von Billbee ist sein Preissystem. Das kommt ohne Grundgebühren aus und kann in bestimmten Fällen recht günstig ausfallen, schreckt aber durch teure Einzelmodule ab. Auch der Premium-Support, der ab 20€ zu haben ist, legt die preisliche Messlatte sehr hoch. Billbee richtet sich damit an kleine bis große Unternehmen im eCommerce-Bereich, die ihre Kanäle zentral und automatisiert mit Rechnungen, Etiketten und Bestellscheinen versorgen wollen.
- Viele Im- und Exportfunktionen
- Editor für Dokumentenlayouts
- Nützliche Automatisierungen
- Speziell für eCommerce geeignet
- Keine native Buchhaltung
- Teurer Premium-Support
Was kostet Billbee?
Billbee basiert auf einem kombinierten System aus buchbaren Modulen und Preisen pro Bestellung beziehungsweise Bewegung. So kostet eine Auftragsabwicklung pro Bestellung 0,07€, der optionale Bestandsabgleich hingegen 0,01€ pro Bewegung. Die Grundgebühren sind auf maximal 39€ im Monat beziehungsweise 19€ im Monat begrenzt. Über zusätzlich buchbare Module lassen sich beispielsweise der Speicherplatz oder mehr Versender für Ihr Unternehmen buchen. Alle angegebenen Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer.
Billbee bietet Ihnen keine festen Tarife, sondern lässt Sie Module mit unterschiedlichen Funktionen zu Ihrem eigenen Paket zusammenstellen. Dabei wird kein festgelegter Grundtarif berechnet. Eine Mindestlaufzeit gibt es ebenfalls nicht. Billbee versucht so, Ihnen größtmögliche Flexibilität zu bieten. Die Abrechnung Ihres Pakets erfolgt monatlich.
Billbee Tarife
Billbee bietet Ihnen im Gegensatz zu anderen Services keine unterschiedlichen Tarifpakete, sondern setzt sich aus frei kombinierbaren Modulen zusammen.
Billbee Basismodule
Billbee setzt sich im Kern aus ein bis zwei Basismodulen zusammen, die Sie nach Bedarf mit kleineren Modulen erweitern. So soll sichergestellt werden, dass Sie nur für die Services bezahlen, die Sie auch tatsächlich nutzen.
Billbee Auftragsabwicklung
Die Auftragsabwicklung ist quasi der Kern von Billbee, den Sie immer beim Kauf der Software bekommen. Statt einer Grundgebühr zahlen Sie hier für jede Abwicklung einen kleinen Betrag von 0,07€. Wer allerdings sehr viele Bestellungen zu verarbeiten hat, muss sich nicht vor horrenden Kosten fürchten: Die Bestellungsabwicklung ist auf einen Betrag gedeckelt und kostet maximal 39€ im Monat.
Mit diesem Modul erhalten Sie zudem wichtige Grundfunktionen von Billbee. Sie nutzen unbegrenzt viele Layouts für Ihre Rechnungen und Lieferscheine, verwalten unbegrenzt viele manuelle Shops und können vier externe Vertriebskanäle anbinden. Zwei Versandanbindungen sind ebenfalls inklusive. Zudem wird Ihr System einmal stündlich synchronisiert, Sie nutzen 100 MB Speicherplatz und Sie haben einen zusätzlichen Accountplatz für einen Mitarbeiter oder alternativ für Ihren Steuerberater zur Verfügung.
Billbee Bestandsabgleich
Wenn Sie den optionalen Bestandsabgleich dazubuchen, schlägt dieser mit 0,01€ pro Bewegung zu Buche. Auch hier gibt es einen Maximalbetrag, Sie zahlen also nicht mehr als 19€ im Monat für die Abgleiche. Beachten Sie allerdings, dass die Kosten für die Bestandsabgleiche pro Kanal anfallen.
Um einen Eindruck zu bekommen, wie hoch die Kosten für die Basismodule in Ihrem speziellen Fall ausfallen, nutzen Sie die Schieberegler auf der Seite mit der Preisliste des Anbieters. Dieser hilft Ihnen, die Grundkosten für Ihr Billbee-System einzuschätzen. Die Preise für gewünschte Zusatzmodule müssen Sie selbstständig zum Betrag addieren.
Billbee Zusatzmodule
Neben den eben erwähnten Basismodulen wählen Sie aus einem Angebot an zusätzlichen Funktionen die passenden aus. Beachten Sie, dass die Zusatzmodule jeweils kostenpflichtig sind.
Mehr Versender
Im Abwicklungsmodul von Billbee sind bereits zwei Versender inklusive. Falls Sie mehr Versandoptionen wünschen, lassen sich diese für 10€ pro zusätzlichen Versender im Monat dazu buchen.
Mehr Kanäle
Wer auf vielen Plattformen vertreten sein möchte, dem reichen eventuell die vier integrierten Vertriebskanäle des Grundtarifs nicht. Für 10€ pro Kanal und Monat erweitern Sie Ihr Vertriebsnetzwerk. Der Preis für weitere Kanäle ist auf maximal 50€ begrenzt.
Mehr Mitarbeiter
Wenn Sie Ihr Unternehmen nicht alleine führen, haben Sie die Möglichkeit, weitere Mitarbeiterplätze für Billbee zu buchen. Für 2-10 weitere Mitarbeiter zahlen Sie 10€, für 11-50 Kollegen 30€ und ab 51 Mitarbeitern 50€ im Monat.
Übersetzung
Falls Sie ein internationales Publikum bedienen, lässt sich die Übersetzungsfunktion auf Basis von Google Translate nutzen. Dieses Modul übersetzt Ihre Artikeltexte für 0,01€ pro 200 Zeichen.
Zweifache Synchronisation
Wenn Ihnen die stündliche Synchronisation nicht aktuell genug ist, können Sie gegen eine Gebühr von 10€ pro Kanal und Monat die Synchronisierung zweimal pro Stunde vornehmen lassen.
Branding entfernen
Wenn Ihre gezahlten Gebühren für Billbee bei unter 5€ netto liegen, taucht das Branding von Billbee auf Ihren Dokumenten auf. Falls Sie das stört, zahlen Sie 5€ im Monat, um das Branding wieder aus Ihren Mails, Rechnungen und dergleichen zu entfernen.
API-Zugang
Für den Zugang zur API verlangt Billbee 5€ pro Monat. Diese Zugriffsstelle ermöglicht Ihnen, weitere Software und selbst produzierte Apps mit dem Rechnungsprogramm zu verbinden.
Zusatzspeicher
Sollten die 100 MB Speicherplatz des Grundtarifs nicht ausreichen, buchen Sie 1 GB für 5€, 10 GB für 10€ oder 100 GB für 20€ pro Monat zu Ihrem Billbee hinzu. Mit der Buchung dieses Moduls schalten Sie außerdem die Importfunktion Ihrer Kanäle frei.
Billbee Vertragslaufzeiten und Kündigung
Eine festgelegte Mindestvertragslaufzeit gibt es bei Billbee nicht. Alle von Ihnen gebuchten Module werden im monatlichen Rhythmus abgebucht. Wenn Sie Billbee nicht mehr nutzen wollen, können Sie jederzeit Ihr Konto selbstständig löschen. Haben Sie alle offenen Zahlungen an den Anbieter geleistet, sind Sie nicht weiter an Billbee gebunden.
Das Hilfe-Center von Billbee erwähnt keine Kündigungsfrist oder Bedarf einer schriftlichen Kündigung. Die AGB hingegen weisen auf eine schriftliche Kündigung mit einer Frist von einem Werktag hin. Geben Sie vorsichtshalber den AGB den Vorzug und schicken Sie eine schriftliche Kündigung an den Anbieter. Beachten Sie, dass bei Schließung Ihres Kontos laut Anbieter alle Daten unter Umständen sofort und unwiderruflich gelöscht werden, spätestens aber nach drei Wochen. Wenn Sie die Datensätze noch benötigen, sollten Sie diese vor der Löschung beziehungsweise Kündigung exportieren und auf Vollständigkeit prüfen.
Für eine Zusammenfassung zu Tarif und Preisen nutzen Sie die kompakte Billbee-Tarifübersicht von trusted.
Billbee Testphase
Wenn Sie sich noch unschlüssig sind, ob Sie etwas mit Billbee anfangen können, nutzen Sie die 30-tägige kostenlose Testphase. Während dieser Zeit haben Sie Zugriff auf alle Funktionen der Software.
Welche Funktionen hat Billbee?
Einer der größten Schwerpunkte von Billbee ist die Sammlung und Aufbereitung verschiedener Shopdaten sowie die Bearbeitung von Bestellungen. Mit diesem System bekommen Sie auch Zugang zu Rechnungsfeatures wie der Erstellung von Rechnungen und Lieferscheinen, detaillierte Berichte und die automatische Bearbeitung und Versendung von Finanzdokumenten. Mit dieser Funktionspalette ist Billbee besonders auf die Vereinfachung von Bestellprozessen im eCommerce spezialisiert.
Billbee erlaubt Ihnen die Erstellung der folgenden Finanzdokumente:
- Angebote
- Auftragsbestätigung
- Rechnungen
- Stornorechnungen
- Lieferscheine
- Versandetiketten
Wenn Sie Mahnungen versenden möchten, müssen Sie dies per Benachrichtigungstext über eine (automatisierte) E-Mail lösen. Eigene Vorlagen für Bestellscheine oder Geschenkgutscheine gibt es in Billbee nicht. Auch unterstützt Billbee, im Gegensatz zu Billomat, keine E-Rechnungen. Gutschriften an sich lassen sich jedoch in Billbee nutzen, beispielsweise indem Sie sie als eigenen Artikel anlegen.
Die Rechnungserstellung ist neben der zentralen Artikel- und Kundenverwaltung eines der großen Hauptfeatures von Billbee. Für die Erstellung stehen Ihnen Automatisierungen, Übersetzungen und anpassbare Layouts zur Verfügung.
Viele Optionen zur Layoutgestaltung
Bevor Sie die Rechnungen tatsächlich versenden, sollten Sie die Layouts Ihrer Dokumente anpassen beziehungsweise erstellen. Dazu wechseln Sie in die Einstellungen und klicken auf den Punkt “Auftragsdokumente”. Das Grundlayout bleibt hier immer gleich, allerdings lassen sich die Positionen und die Inhalte der einzelnen Elemente verändern. Wenn Sie möchten, lassen sich die Dokumente mit eigenen Logos und PDF-Hintergründen individualisieren. Die Änderungen beobachten Sie in der praktischen Live-Vorschau.
Sollten Sie den Schritt zur Dokumenteinrichtung überspringen und das Standardlayout von Billbee nutzen, ist dieses noch mit den entsprechenden Platzhaltertexten versehen.
Vermerken Sie eine große Auswahl an Rechnungsdaten
Haben Sie Ihre Dokumente auf Ihre Wünsche angepasst, sind weitere Voreinstellungen notwendig. Hier wird es ein klein wenig knifflig zu verstehen, wo sich die Felder für die einzelnen Einstellungen befinden. Möchten Sie beispielsweise automatisch Stammkunden billigere Preise anbieten, müssen Sie unter “Artikel” und “Preisgruppen” eine neue Gruppe anlegen. Danach hinterlegen Sie die neue Gruppe bei den einzelnen Artikeln mit neuen Preisen. Ab jetzt können Sie Kunden mit der passenden Gruppe labeln und für diese automatisch die entsprechenden Preise von Billbee in die Rechnung eintragen lassen.
Haben Sie alle notwendigen Voreinstellungen gefunden und angepasst, lassen sich über den Menüpunkt “Bestellungen” manuell Ihre ersten Finanzdokumente erstellen. Dies erledigen Sie über eine Maske mit unterschiedlichen Reitern, in der Sie bei Bedarf eine beachtliche Menge an Informationen hinterlegen können. Die Software überträgt ihre Eingaben automatisch in das von Ihnen gewählte Layout, hier leider ohne Vorschau. Eine praktische Eigenschaft: Geben Sie bei Billbee keine Rechnungsnummer ein, generiert die Software diese für Sie automatisch, was ein großes Plus für die Rechtssicherheit darstellt.
Über die Reiter vermerken Sie aber auch noch weitere wichtige Zusatzinformationen wie Zahlart, Nummernkreis, Versanddaten, Währung und mehr. Diese Informationen sind sinnvoll auf die Reiter aufgeteilt, was eine einzige große (und damit weniger übersichtliche) Eingabemaske verhindert.
Zeitsparende Automatisierungen verwenden
Wenn Sie mehrere Kanäle mit Ihren Artikeln bespielen, ist die manuelle Rechnungsstellung auf Dauer natürlich wenig sinnvoll. Daher kommt Billbee mit Automatisierungen, die Sie individuell festlegen. Mit diesen Funktionen werden Dokumente automatisch per Mail versendet, der Bestellstatus geändert und mehr. Das spart Zeit und hilft Ihnen, keine wichtigen Schritte zur Abwicklung von Bestellungen zu vergessen.
Allerdings müssen Sie sich hier etwas mit der Materie auseinandersetzen, denn die Formulierung der Regeln kann mitunter komplex ausfallen. Nehmen Sie sich also am besten Zeit für das Handbuch und testen Sie Ihre Automatisierungen, bevor Sie diese im Alltagsgeschäft auch wirklich nutzen. Haben Sie das Befehlssystem im “Wenn-dann”-Format einmal durchschaut, können Sie sich eine nahezu vollautomatische Bestellungsabwicklung zusammenzimmern.
Billbee bietet Ihnen zwei direkte Versandwege, nämlich als E-Mail oder als Download in Ihrem Billbee-Kundenportal. Ältere Versandarten wie per Fax oder die direkte Versandoption per Post, wie sie etwa sevDesk bietet, gibt es nicht. Sie können jedoch Rechnungen als PDF exportieren und ausdrucken, um diese gegebenenfalls selbst zu versenden.
SMTP-Server
SMTP steht für Simple Mail Transfer Protocol und ist einen Basisprotokoll, mit dem der reibungslose Transfer von E-Mails durch das Internet bewerkstelligt wird. Normale Mailprogramme limitieren Sie bei der Versendung von Mails, um Spam-Attacken zu vermeiden. Buchen Sie einen SMTP-Server, liegt die E-Mail-Begrenzung sehr viel höher, oft bei mehreren Millionen. So lassen sich große Mailkampagnen starten. Zudem arbeiten die Serveranbieter mit Kooperationen aktiv daran, dass die von Ihnen versendeten E-Mails nicht von Internetdienst- und E-Mail-Providern als Spam markiert werden.
Schneller Versand per E-Mail
Der unmittelbare und zügige Versand per E-Mail ist heutzutage Standard, weswegen auch Billbee diesen Service bietet. Für die E-Mails selbst stehen Ihnen vier Vorlagen zur Verfügung, die Sie mit Ihren eigenen Entwürfen bei Bedarf erweitern. Denken Sie daran, die Vorlagen vor dem ersten Alltagsgebrauch anzupassen, ansonsten erhalten Ihre Kunden Mails mit Platzhaltertexten. Um Ihren E-Mails ein trauriges Ende im Spamordner Ihrer Kunden zu ersparen, lässt sich in Billbee ein SMTP-Server einrichten.
Abrufbare Rechnungen im Kundenportal
Mit dieser Funktion können sich Kunden bei Verlust einer Rechnung diese noch einmal herunterladen. Das spart Ihnen Anfragen für ein nochmaliges Zusenden. Bei Bedarf können Sie den Zugriff der Kunden auf die Rechnung auch auf eine bestimmte Anzahl an Tagen limitieren. Diese Funktionen lässt sich auch beim Download von anderen Dateien nutzen, wie etwa digitaler Produkte. So stellen Sie sicher, dass Ihr Artikel auch wirklich nur im festgelegten Zeitraum seinen Weg zum Kunden findet.
Erzeugung einer PDF
Wenn Sie die Rechnungen vor Ort auf Papier benötigen oder diese gesichert auf einem externen Speichermedium Ihrer Wahl ablegen wollen, gibt Ihnen Billbee die Rechnungen als PDF aus. Diese lässt sich auf ein externes Speichermedium ablegen oder Sie nutzen einen Cloud-Speicher. Die Clouds von OneDrive, Google Drive oder Dropbox lassen sich direkt per nativer Integration in Billbee einfügen. Der Cloud-Speicher von Billbee selbst bietet Ihnen im Basistarif 100 MB, weiterer Platz lässt sich kostenpflichtig dazubuchen.
Buchhaltungsoptionen finden Sie in Billbee nicht wirklich. Immerhin können Sie über den zweiten kostenlosen Platz Ihres Basistarifs einen Steuerberater einladen und den Zugang zu DATEV nutzen. Aber Funktionen wie einfache und doppelte Buchhaltung oder ein Kassenbuch suchen Sie vergeblich. Hier hilft nur die Kopplung über ein weiteres Rechnungs- beziehungsweise Buchhaltungstool.
Direkter Zugriff für Ihren Steuerberater
Falls Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, können Sie diesem direkten Zugriff auf Ihr Billbee-System gewähren. Dazu nutzen Sie den im Grundtarif vorhandenen Mitarbeiterplatz. Sollten Sie mehr Plätze für Ihre Mitarbeiter benötigen, lassen sich diese kostenpflichtig dazu buchen. Über diese direkte Verbindung mit dem Steuerberater sparen Sie sich Gänge zum entsprechenden Büro, Rechnungskopien und dergleichen. Ihr Berater hat Ihre Rechnungsdokumente bereits alle digital vor Ort.
Im Hilfe-Center finden Sie eine Liste an Steuerberatern, die die Zusammenarbeit über Billbee anbieten
Warenwirtschaft
Neben den Funktionen als Rechnungstool bietet Billbee noch einen weiteren großen Bereich: Das Warenwirtschaftssystem. Der Vorteil liegt hier in der unmittelbaren Verbindung von Bestellungen, Warenbewegungen und der Finanzverwaltung. Mit dieser Aufstellung ähnelt Billbee ein wenig dem Mitbewerber-Tool Comarch ERP XT. So reduzieren Sie den Bedarf an zusätzlicher Software und wissen genau, welche Rechnung zu welcher Bestellung gehört.
Zügig die Artikelverwaltung erlernen
Billbees Artikelverwaltung ist gut umgesetzt und auch für Neulinge recht selbsterklärend. Die Möglichkeiten zur Informationseingabe reichen dabei von Bildern und Textfeldern für die Beschreibung bis hin zu den europäischen Artikelnummern. Bei den Eingaben wurden sowohl selbst produzierende als auch weiterverkaufende Nutzer berücksichtigt. Ein plus: Auch digitale Verkäufe von beispielsweise digital Prints oder Textdateien können mit Billbee fachgerecht abgewickelt werden.
Artikel schnell finden und flexibel kategorisieren
Über die Suchfelder und Filter ist es Ihnen jederzeit möglich, schnell und präzise nach einzelnen Elementen oder Gruppen zu suchen. Auf diese Weise verbringen Sie weniger Zeit mit Suchen in Ihrem Programm, was bei einer Datenbank mit mehreren Hundert Artikeln ansonsten schnell anstrengend wird. Falls Sie ein eigenes Suchsystem nutzen wollen, lässt sich dies mit eigenen Kategorien und Feldern lösen, die Sie in Billbee anlegen. Mit diesen finden Sie Ihre Artikel noch schneller.
Shopdaten importieren, zentral verwalten und anpassen
Eine Annehmlichkeit von Billbee ist der automatisierte Import Ihrer Shopdaten. Das ist gerade dann praktisch, wenn Sie Ihre Produkte über mehr als einen Kanal verkaufen. Während Sie normalerweise in die jeweiligen Accounts Ihrer Shops wechseln müssen, um an Ihre Daten zu kommen, erledigt Billbee das für Sie automatisch und bereitet die Daten für Sie vereinheitlicht auf.
Einfache Exporte von Artikeln, Kunden, Bestellungen und mehr
Sollten Sie einmal eine gesammelte Übersicht über Ihre Bestände benötigen, beispielsweise zu Ihren Kunden, dann lassen sich diese Datensätze auf unterschiedlichen Wegen exportieren. Zu den Optionen gehören die Dateiformate CSV, PDF und XLSX. Auf diese Weise können Sie bei Bedarf die Datensätze ohne großes Umwandeln in einer anderen Software weiterbearbeiten oder nur ausgewählte Datensätze für beispielsweise Lieferanten verfügbar machen ‒ natürlich unter Einhaltung der DSGVO.
Die Exportformate sind so gewählt, dass sie sich mühelos von verschiedenen Shops einlesen lassen. So können Sie beispielsweise neue Artikel einmalig in Billbee anlegen und dann für die jeweiligen Shopkanäle passend exportieren.
Zusatzfeatures von Billbee
Neben den wichtigsten Funktionen für Rechnungswesen und Warenwirtschaft bietet Billbee noch ein zwei Punkte mehr. Dazu gehören beispielsweise die nützlichen Berichtoptionen, mit denen Sie Ihre Verkäufe und Finanzen bei Bedarf genau analysieren oder die Nutzung der integrierten Wechselkurstabelle.
Verkaufsstrategien mit Berichten planen
Billbee bietet Ihnen für Ihre Analysen gleich eine Reihe an unterschiedlichen Berichtstypen, die die Daten auf unterschiedliche Weise für Sie abbilden. Diese speziell zugeschnittenen Datensätze helfen Ihnen, gezielter Problemstellen oder besonders gut laufende Aspekte Ihres Unternehmens zu identifizieren und für zukünftige Strategien zu nutzen. Das können beispielsweise die stärkere Vermarktung bestimmter Artikel oder das Anpassen bestimmter Angebote auf beliebte Kaufzeiträume sein.
Rufen Sie aktuelle Wechselkurse direkt in Billbee ab
Wenn Sie Ihre Waren und Leistungen auch international anbieten, dann ist die Wechselkurstabelle von Billbee eine nützliche Ergänzung für Sie. Die Tabelle selbst ist zwar leider etwas unübersichtlich, allerdings sparen Sie sich den Schwenk zu Google, wo sie den aktuellen Wechselkurs erst suchen müssten. Vertreten sind wichtige Währungen wie US-Dollar, Pfund Sterling und Schweizer Franken, aber auch die Kurse für Yen oder Schekel finden sich in der Tabelle.
Nutzen Sie Billbee in mehreren Sprachen
Als User des Backend von Billbee steht Ihnen das Programm auf Deutsch und Englisch zur Verfügung. Die Rechnungsdokumente übersetzt Billbee für Ihre Kunden bei Bedarf auf Französisch, Spanisch, Italienisch, Türkisch, Japanisch und mehr. Diese Option müssen Sie jedoch in den Einstellungen zuvor aktivieren. Bei Bedarf lassen sich statische Texte in Ihren Rechnungen auch von Ihnen manuell übersetzen, sollte die korrekte Sprache nicht in Billbee hinterlegt sein.
Rechtstexte einbinden
Über Ihre Einstellungen lassen sich Rechtstexte in Ihre Dokumente einbinden, die aus der Feder der IT-Recht Kanzlei stammen. Voraussetzung für die Verwendung ist die Anbindung Ihrer jeweils verwendeten Shops an Billbee und eine korrekte Einbindung des Services via API-Token. Eine entsprechende Anleitung hierfür finden Sie im Hilfe-Center des Anbieters. Zu den verfügbaren Texten gehören AGB, Widerrufsbelehrung und Auskunft zum Datenschutz.
Falls Sie gern noch einmal eine kompakte Zusammenfassung der eben genannten Funktionen wünschen, finden Sie diese in der Billbee-Tarifübersicht.
Welche Schnittstellen hat Billbee?
Billbee bietet Ihnen vor allem Schnittstellen zu wichtigen Verkaufsplätzen wie Amazon, Etsy, eBay, rakuten.de, Wish oder Yatego. Wenn Sie physische Waren anbieten, haben Sie über die Schnittstellen in Billbee die Möglichkeit, Ihre bevorzugten Versanddienste wie beispielsweise DHL, DPD, Deutsche Post oder UPS zu hinterlegen. Mit der Verbindung zu DATEV lassen sich ohne große Umwege direkt Ihre Erlöse exportieren. Das spart Ihnen Zeit, Gänge zur Post und Porto.
Billbee bietet Ihnen einige nützliche Schnittstellen, die natürlich vor allem auf die Bedürfnisse von Verkäufern ausgelegt sind. Dazu zählen die Schnittstellen zu Versandanbietern und Vertriebsstellen wie Shops und Marktplätze, die in Ihrer Zusammenstellung grob denen von easybill ähneln.
Wie benutzerfreundlich ist Billbee?
Billbee ist an sich recht benutzerfreundlich. Nach einer Gewöhnungszeit, um sich zum korrekten Reiter zu klicken, haben Sie die Steuerung schnell unter Kontrolle. Das Aufsetzen der Automatisierungen fällt ein wenig knifflig aus, hierfür gibt es das Handbuch und entsprechende Video-Tutorials. Falls Sie Billbee für Ihre Buchhaltung nutzen möchten, haben Sie jedoch Pech. Eine entsprechende native Funktion gibt es dafür nicht. Dieses Defizit wird von Billbee mit Schnittstellen zu anderen Rechnungstools gelöst.
Die Usability von Billbee ist prinzipiell gut, solange man das Tool als das betrachtet, was es ist: ein Warenwirtschaftssystem plus Rechnungsfunktion. Als reines Rechnungstool taugt Billbee kaum, denn dafür fehlen zu viele Buchhaltungsfunktionen. Das sich Billbee dessen bewusst ist und selbst gar kein reines Rechnungstool sein will, zeigt sich bei den direkten Schnittstellen zu den Rechnungstools wie lexoffice und Co. Eine (Scan-)App wie bei beispielsweise FastBill oder Zervant gibt es ebenfalls nicht.
Mittelschweres Onboarding
An sich ist das Onboarding in Billbee keine Hexerei. Die Oberfläche ist aufgeräumt und sinnvoll sortiert, nur selten werden Menüs zu komplex oder voll. Die Automatisierungen erfordern beim Anlegen etwas Geschick, aber auch diese Hürde ist mit etwas Übung und mithilfe von Tutorials zu meistern. Die größte Herausforderung ist, die gewünschten Funktionen oder Einstellung zu finden, indem Sie sich erst zum richtigen Menüpunkt und dann zum richtigen Reiter klicken. Hier sind schlanke Tools wie billtano im Vorteil.
Fehlende Buchhaltung
Billbee macht keinen Hehl daraus, dass es sich hierbei nicht um ein umfassendes Rechnungstool handelt. Die Schnittstellen zu anderen Rechnungstools lassen schnell vermuten, dass Billbee allein nicht für Ihre komplette Finanzverwaltung reicht. Dieses Tool ist ein Warenwirtschaftssystem mit Rechnungstool-Einschlag, nicht mehr und nicht weniger.
Für wen eignet sich Billbee?
Das Tool richtet sich an alle, die ihre Waren und Dienstleistungen über viele Channels verkaufen und Hilfe bei der Verwaltung benötigen. Wenn Sie beispielsweise die Übersicht verlieren, wo wann welche Rechnungen oder Lieferscheine landen müssen, dann hilft Ihnen Billbee als zentrales Verwaltungssystem mit seinen Automatisierungen durchaus weiter. Sollten Sie allerdings ein kleinerer Betrieb sein, der lediglich seine Buchhaltung digital erledigen möchte, der sollte lieber zu anderen Tools wie beispielsweise Debitoor greifen.
Auch sollten Sie sich vor dem Kauf von Billbee einmal genau durchrechnen, welche Module und Leistungen Sie im Schnitt benötigen. Der fehlende Grundtarif klingt durchaus verlockend und ist für einige User sicher eine günstige Alternative zu anderen Tools. Möchten Sie die Basismodule aber in Kombination mit den Zusatzfunktionen nutzen, sammeln schnell viele kleine Kosten zu einem großen Budget an, das Sie sich unter Umständen gar nicht leisten können oder wollen.
Wenn Sie noch mehr Informationen und Tipps zur richtigen Wahl Ihres Rechnungstools benötigen, schauen Sie gern im trusted-Ratgeber für Rechnungsprogramme vorbei.
Wie sicher ist Billbee?
Die Daten Ihres Billbee-Accounts liegen auf Servern in Deutschland und sind redundant vor Ausfällen geschützt. Zudem unterliegen Ihre Informationen damit den Vorgaben der DSGVO. Ein entsprechender Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung wird Ihnen vom Anbieter über ihr Konto zur Verfügung gestellt. Die Übertragung der Informationen läuft über eine sichere 256-Bit SSL-Verschlüsselung mit TLS 1.3 Standard. Möchten Sie die Erreichbarkeit der Billbee-Server abfragen, können Sie dies unter status.billbee.io tun.
Billbee ist als deutscher Anbieter an die DSGVO gebunden, bietet Ihnen also in Sachen Datenschutz einen Vorteil bei der Einhaltung Ihrer eigenen DSGVO-Konformität. Was weitere Sicherheitsmaßnahmen betrifft, geht der Anbieter hier nicht groß ins Detail, verspricht aber grundlegende Sicherheitsmaßnahmen wie SSL-Verschlüsselung und erreichbare Server.
Welchen Kundenservice bietet Billbee?
Billbee bietet Ihnen zum einen Basissupport, der Ihnen eine FAQ-Sektion sowie das Help-Center zur Verfügung stellt. Außerdem können Sie den Support des Anbieters über E-Mail und Supportportal nutzen. Zusätzlich bekommen Sie nützliche Tipps und Ratschläge über die kostenlosen Webinare auf dem Youtube-Channel oder im Blog des Anbieters. Einen Live-Chat gibt es leider nicht. Für eine besonders schnelle Bearbeitung Ihrer Anfragen oder für den Telefonsupport benötigen Sie den kostenpflichtigen Premium-Support.
Billbee bietet mit seinem umfassenden Help-Center, den Webinaren und dem Blog viel interessantes Infomaterial. Wenig nutzerfreundlich ist dagegen der Premium-Support, der Sie einiges kostet.
Kostenpflichtiger Premium-Support
Wenn Sie sich mit einer dringenden Bitte an den Support wenden wollen, lässt sich der Prozess mit einem der Premium-Support-Pakete beschleunigen. Diese sind allerdings nicht gerade günstig. Für den Bronze-Support etwa zahlen Sie 19€ pro Monat und erhalten dafür eine garantierte Erstreaktion innerhalb von 12 Arbeitsstunden ‒ sofern diese im Zeitraum von Montag bis Freitag von jeweils 9-17 Uhr liegen. Tickets, die Sie per Mail, Support-Portal oder Kontaktformular schicken, unterliegen dabei der mittleren Priorität.
Für eine garantierte Antwort innerhalb von 8 Arbeitsstunden benötigen Sie bereits das Silber-Paket für 39€ im Monat. Ihre Ticketpriorität steigt hier auf hoch und Sie schalten den Telefonsupport frei. Für eine Bearbeitung mit höchster Priorität zahlen Sie 59€. In diesem Gold-Paket wird Ihnen außerdem innerhalb von 4 Arbeitsstunden zum ersten Mal geantwortet. Alle genannten Preise verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer. Andere Anbieter bieten allen Kunden den gleichen Support, unabhängig von deren Paket.
