Billbee Test
Billbee ist weniger ein Rechnungstool und mehr ein Helfer zur Warenwirtschaftsverwaltung mit angegliederter Rechnungsfunktion. Wer als Multichannel-Händler arbeitet, der profitiert von den Shop-Anbindungen, der zentralen Verwaltung von Kunden und Artikeln und der integrierten Lagerverwaltung. Der Vorteil: Sie erhalten alle Funktionen in einem Tarif und müssen sich über die Wahl eines passenden Plans oder Modul-Paketes keinen Kopf machen. Wer neben der Rechnungsstellung auch seine Buchhaltung in Billbee bearbeiten möchte, der wird enttäuscht, denn eine native Funktion dafür gibt es nicht. Wer sich ein wenig mit der Materie auskennt, der wird viel Freude mit den individuellen Automatisierungen haben, die einen Großteil der manuellen Bearbeitung von Bestellungen abnehmen. Die Kostengestaltung von Billbee richtet sich nach Ihren Bestellungsimporten, passt sich also dynamisch an Ihr Verkaufsvolumen an. Ob sich das für Sie finanziell rentiert, ist individuell von der Zahl Ihrer Verkäufe abhängig. Die Kostenkurve und einen Schieberegler für Ihre Kalkulation finden Sie auf der Seite des Anbieters.
- Viele Im- und Exportfunktionen
- Editor für Dokumentenlayouts
- Nützliche Automatisierungen
- Speziell für eCommerce geeignet
- Keine native Buchhaltung
Was kostet Billbee?
Die monatlichen Kosten für Billbee sind ausschließlich von der Anzahl der abgewickelten Aufträge abhängig. Mit einer Grundgebühr von einem Euro pro Monat, basieren die tatsächlichen monatlichen Kosten auf einer mathematischen Formel, wobei die Kosten pro Auftrag mit steigender Auftragszahl deutlich zurückgehen. Im Preis sind alle Funktionen, Schnittstellen sowie der Support inklusive. Zusatzkosten gibt es nicht.
Welche Funktionen hat Billbee?
Einer der größten Schwerpunkte von Billbee ist die Sammlung und Aufbereitung verschiedener Shopdaten sowie die Bearbeitung von Bestellungen. Mit diesem System bekommen Sie auch Zugang zu Rechnungsfeatures wie der automatischen Erstellung von Rechnungen und Lieferscheinen, detaillierte Berichte und die automatische Versendung von Auftragsdokumenten. Mit dieser Funktionspalette ist Billbee besonders auf die Vereinfachung von Bestellprozessen im eCommerce spezialisiert.
Billbee erlaubt Ihnen die Erstellung der folgenden Auftragsdokumente:
- Angebote
- Auftragsbestätigung
- Rechnungen
- Stornorechnungen
- Lieferscheine
- Versandetiketten
Wenn Sie Mahnungen versenden möchten, müssen Sie dies per Benachrichtigungstext über eine (automatisierte) E-Mail lösen. Eigene Vorlagen für Bestellscheine oder Geschenkgutscheine gibt es in Billbee nicht. Auch unterstützt Billbee, im Gegensatz zu Billomat, keine E-Rechnungen. Gutschriften an sich lassen sich jedoch in Billbee nutzen, beispielsweise indem Sie sie als eigenen Artikel anlegen.
Die Rechnungserstellung ist neben der zentralen Artikel- und Kundenverwaltung eines der großen Hauptfeatures von Billbee. Für die Erstellung stehen Ihnen Automatisierungen, Übersetzungen und anpassbare Layouts zur Verfügung.
Viele Optionen zur Layoutgestaltung
Bevor Sie die Rechnungen tatsächlich versenden, sollten Sie die Layouts Ihrer Dokumente anpassen beziehungsweise erstellen. Dazu wechseln Sie in die Einstellungen und klicken auf den Punkt “Auftragsdokumente”. Das Grundlayout bleibt hier immer gleich, allerdings lassen sich die Positionen und die Inhalte der einzelnen Elemente verändern. Wichtige Daten wie Versand- oder Kundeninformationen lassen sich über entsprechende Platzhalter automatisiert füllen. Wenn Sie möchten, lassen sich die Dokumente mit eigenen Logos und PDF-Hintergründen individualisieren. Die Änderungen beobachten Sie in der praktischen Live-Vorschau.
Sollten Sie den Schritt zur Dokumenteinrichtung überspringen, wird automatisch Billbees Standardlayout genutzt.
Vermerken Sie eine große Auswahl an Rechnungsdaten
Haben Sie Ihre Dokumente auf Ihre Wünsche angepasst, sind weitere Voreinstellungen notwendig. Hier wird es ein klein wenig knifflig zu verstehen, wo sich die Felder für die einzelnen Einstellungen befinden. Möchten Sie beispielsweise automatisch Stammkunden billigere Preise anbieten, müssen Sie unter “Artikel” und “Preisgruppen” eine neue Gruppe anlegen. Danach hinterlegen Sie die neue Gruppe bei den einzelnen Artikeln mit neuen Preisen. Ab jetzt können Sie Kunden mit der passenden Gruppe labeln und für diese automatisch die entsprechenden Preise von Billbee in die Rechnung eintragen lassen.
Haben Sie alle notwendigen Voreinstellungen gefunden und angepasst, lassen sich über den Menüpunkt “Bestellungen” manuell Ihre ersten Auftragsdokumente erstellen. Dies erledigen Sie über eine Maske mit unterschiedlichen Reitern, in der Sie bei Bedarf eine beachtliche Menge an Informationen hinterlegen können. Die Software überträgt ihre Eingaben automatisch in das von Ihnen gewählte Layout, hier leider ohne Vorschau. Eine praktische Eigenschaft: Geben Sie bei Billbee keine Rechnungsnummer ein, generiert die Software diese für Sie automatisch, was ein großes Plus für die Rechtssicherheit darstellt.
Über die Reiter vermerken Sie aber auch noch weitere wichtige Zusatzinformationen wie Zahlart, Nummernkreis, Versanddaten, Währung und mehr. Diese Informationen sind sinnvoll auf die Reiter aufgeteilt, was eine einzige große (und damit weniger übersichtliche) Eingabemaske verhindert.
Zeitsparende Automatisierungen verwenden
Wenn Sie mehrere Kanäle mit Ihren Artikeln bespielen, ist die manuelle Rechnungsstellung auf Dauer natürlich wenig sinnvoll. Daher kommt Billbee mit Automatisierungen, die Sie individuell festlegen. Mit diesen Funktionen werden Dokumente automatisch per Mail versendet, der Bestellstatus geändert und mehr. Das spart Zeit und hilft Ihnen, keine wichtigen Schritte zur Abwicklung von Bestellungen zu vergessen.
Allerdings müssen Sie sich hier etwas mit der Materie auseinandersetzen, denn die Formulierung der Regeln kann mitunter komplex ausfallen. Nehmen Sie sich also am besten Zeit für das Handbuch, die Video-Tutorials auf YouTube und testen Sie Ihre Automatisierungen, bevor Sie diese im Alltagsgeschäft auch wirklich nutzen. Haben Sie das Befehlssystem im “Wenn-dann”-Format einmal durchschaut, können Sie sich eine nahezu vollautomatische Bestellungsabwicklung zusammenzimmern.
Hinterlegen Sie Dokumente in mehreren Sprachen
Mit den nützlichen Funktionen zur Mehrsprachigkeit ist es in Billbee möglich, Auftragsdokumente und Benachrichtigungen in unterschiedlichen Sprachen zu hinterlegen. Dazu aktivieren Sie eine der Sprachen wie Französisch, Spanisch, Italienisch, Türkisch, Japanisch und Co. in den Einstellungen, erzeugen ein Layout und übersetzen dort die statischen Texte in die jeweilige Sprache.
So wechseln Sie mit einem Klick und nur einem Layout zwischen den Sprachen hin und her. Übersetzungen von statischem Text auf Deutsch zu Englisch erzeugt Billbee automatisch. Mit diesem Feature wird die Kommunikation mit internationalen Kunden stark vereinfacht und Sprachbarrieren aus dem Weg geräumt.
Billbee bietet Ihnen zwei direkte Versandwege, nämlich als E-Mail oder als Download in Ihrem Billbee-Kundenportal. Ältere Versandarten wie per Fax oder die direkte Versandoption per Post, wie sie etwa sevDesk bietet, gibt es nicht. Sie können jedoch Rechnungen als PDF exportieren und ausdrucken, um diese gegebenenfalls selbst zu versenden.
SMTP-Server
SMTP steht für Simple Mail Transfer Protocol und ist einen Basisprotokoll, mit dem der reibungslose Transfer von E-Mails durch das Internet bewerkstelligt wird. Normale Mailprogramme limitieren Sie bei der Versendung von Mails, um Spam-Attacken zu vermeiden. Buchen Sie einen SMTP-Server, liegt die E-Mail-Begrenzung sehr viel höher, oft bei mehreren Millionen. So lassen sich große Mailkampagnen starten. Zudem arbeiten die Serveranbieter mit Kooperationen aktiv daran, dass die von Ihnen versendeten E-Mails nicht von Internetdienst- und E-Mail-Providern als Spam markiert werden.
Schneller Versand per E-Mail
Der unmittelbare und zügige Versand per E-Mail ist heutzutage Standard, weswegen auch Billbee diesen Service bietet. Für die E-Mails selbst stehen Ihnen vier Vorlagen zur Verfügung, die Sie mit Ihren eigenen Entwürfen bei Bedarf erweitern. Denken Sie daran, die Vorlagen vor dem ersten Alltagsgebrauch anzupassen. Für eine zeitsparende und einheitliche Kommunikation nutzen Sie Platzhalter, die Ihre E-Mails automatisch mit allen relevanten Daten zu Kunden, Bestellung und Versand füllen. Um Ihren E-Mails ein trauriges Ende im Spamordner Ihrer Kunden zu ersparen, lässt sich in Billbee ein SMTP-Server einrichten.
Abrufbare Rechnungen im Kundenportal
Mit dieser Funktion können sich Kunden bei Verlust einer Rechnung diese noch einmal herunterladen. Das spart Ihnen Anfragen für ein nochmaliges Zusenden. Bei Bedarf können Sie den Zugriff der Kunden auf die Rechnung auch auf eine bestimmte Anzahl an Tagen limitieren. Diese Funktionen lässt sich auch beim Download von anderen Dateien nutzen, wie etwa digitaler Produkte. So stellen Sie sicher, dass Ihr Artikel auch wirklich nur im festgelegten Zeitraum seinen Weg zum Kunden findet.
Erzeugung einer PDF
Wenn Sie die Rechnungen vor Ort auf Papier benötigen oder diese gesichert auf einem externen Speichermedium Ihrer Wahl ablegen wollen, gibt Ihnen Billbee die Rechnungen als PDF aus. Diese lässt sich auf ein externes Speichermedium ablegen oder Sie nutzen einen Cloud-Speicher. Die Clouds von OneDrive, Google Drive oder Dropbox lassen sich direkt per nativer Integration in Billbee einfügen.
Buchhaltungsoptionen finden Sie in Billbee kaum. Sie können über einen Mitarbeiteraccount Steuerberatern Zugang zu Ihren Billbee-Daten geben und DATEV-Exporte nutzen. Letztere gehen dann an die jeweiligen Steuerberater oder sie übermitteln die Daten via Schnittstelle an Ihre Buchhaltungssoftware. Funktionen wie einfache und doppelte Buchhaltung oder ein Kassenbuch suchen Sie in Billbee vergeblich. Hier hilft nur die Kopplung über ein weiteres Rechnungs- beziehungsweise Buchhaltungstool.
Direkter Zugriff für Ihren Steuerberater
Falls Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, können Sie diesem über einen Mitarbeiteraccount direkten Zugriff auf Ihre Buchhaltungsdaten in Ihrem Billbee-System gewähren. Über diese direkte Verbindung sparen Sie sich Gänge zum entsprechenden Büro, Rechnungskopien und dergleichen. Ihr Berater hat Ihre Rechnungsdokumente bereits alle digital vor Ort.
Im Hilfe-Center finden Sie eine Liste an Steuerberatern, die die Zusammenarbeit über Billbee anbieten
Warenwirtschaft
Neben den Funktionen als Rechnungstool bietet Billbee noch einen weiteren großen Bereich: Das Warenwirtschaftssystem. Der Vorteil liegt hier in der unmittelbaren Verbindung von Bestellungen, Warenbewegungen und der Finanzverwaltung. Mit dieser Aufstellung ähnelt Billbee ein wenig dem Mitbewerber-Tool Comarch ERP XT. So reduzieren Sie den Bedarf an zusätzlicher Software und wissen genau, welche Rechnung zu welcher Bestellung gehört.
Zügig die Artikelverwaltung erlernen
Billbees Artikelverwaltung ist gut umgesetzt und auch für Neulinge recht selbsterklärend. Die Möglichkeiten zur Informationseingabe reichen dabei von Bildern und Textfeldern für die Beschreibung bis hin zu den europäischen Artikelnummern. Bei den Eingaben wurden sowohl selbst produzierende als auch weiterverkaufende Nutzer berücksichtigt. Ein plus: Auch digitale Verkäufe von beispielsweise digital Prints oder Textdateien können mit Billbee fachgerecht abgewickelt werden.
Artikel schnell finden und flexibel kategorisieren
Über die Suchfelder und Filter ist es Ihnen jederzeit möglich, schnell und präzise nach einzelnen Elementen oder Gruppen zu suchen. Auf diese Weise verbringen Sie weniger Zeit mit Suchen in Ihrem Programm, was bei einer Datenbank mit mehreren Hundert Artikeln ansonsten schnell anstrengend wird. Falls Sie ein eigenes Suchsystem nutzen wollen, lässt sich dies mit eigenen Kategorien und Feldern lösen, die Sie in Billbee anlegen. Mit diesen finden Sie Ihre Artikel noch schneller.
Shopdaten importieren, zentral verwalten und anpassen
Eine Annehmlichkeit von Billbee ist der automatisierte Import Ihrer Shopdaten. Das ist gerade dann praktisch, wenn Sie Ihre Produkte über mehr als einen Kanal verkaufen. Während Sie normalerweise in die jeweiligen Accounts Ihrer Shops wechseln müssen, um an Ihre Daten zu kommen, erledigt Billbee das für Sie automatisch und bereitet die Daten für Sie vereinheitlicht auf.
Einfache Exporte von Artikeln, Kunden, Bestellungen und mehr
Sollten Sie einmal eine gesammelte Übersicht über Ihre Bestände benötigen, beispielsweise zu Ihren Kunden, dann lassen sich diese Datensätze auf unterschiedlichen Wegen exportieren. Zu den Optionen gehören die Dateiformate CSV, PDF und XLSX. Auf diese Weise können Sie bei Bedarf die Datensätze ohne großes Umwandeln in einer anderen Software weiterbearbeiten oder nur ausgewählte Datensätze für beispielsweise Lieferanten verfügbar machen ‒ natürlich unter Einhaltung der DSGVO.
Die Exportformate sind so gewählt, dass sie sich mühelos von verschiedenen Shops einlesen lassen. So können Sie beispielsweise neue Artikel einmalig in Billbee anlegen und dann für die jeweiligen Shopkanäle passend exportieren. Anschließend importieren Sie die Datensätze in Ihre individuellen Shop-Kanäle.
Zusatzfeatures von Billbee
Neben den wichtigsten Funktionen für Rechnungswesen und Warenwirtschaft bietet Billbee noch ein zwei Punkte mehr. Dazu gehören beispielsweise die nützlichen Berichtoptionen, mit denen Sie Ihre Verkäufe und Finanzen bei Bedarf genau analysieren oder die Nutzung der integrierten Wechselkurstabelle.
Verkaufsstrategien mit Berichten planen
Billbee bietet Ihnen für Ihre Analysen gleich eine Reihe an unterschiedlichen Berichtstypen, die die Daten auf unterschiedliche Weise für Sie abbilden. Diese speziell zugeschnittenen Datensätze helfen Ihnen, gezielter Problemstellen oder besonders gut laufende Aspekte Ihres Unternehmens zu identifizieren und für zukünftige Strategien zu nutzen. Das können beispielsweise die stärkere Vermarktung bestimmter Artikel oder das Anpassen bestimmter Angebote auf beliebte Kaufzeiträume sein.
Rufen Sie aktuelle Wechselkurse direkt in Billbee ab
Wenn Sie Ihre Waren und Leistungen auch international anbieten, dann ist die Wechselkurstabelle von Billbee eine nützliche Ergänzung für Sie. Die Tabelle selbst ist zwar leider etwas unübersichtlich, allerdings sparen Sie sich den Schwenk zu Google, wo sie den aktuellen Wechselkurs erst suchen müssten. Vertreten sind wichtige Währungen wie US-Dollar, Pfund Sterling und Schweizer Franken, aber auch die Kurse für Yen oder Schekel finden sich in der Tabelle.
Rechtstexte einbinden
Über Ihre Einstellungen lassen sich Rechtstexte in Ihre Dokumente einbinden, die aus der Feder der IT-Recht Kanzlei stammen. Voraussetzung für die Verwendung ist die Anbindung Ihrer jeweils verwendeten Shops an Billbee und eine korrekte Einbindung des Services via API-Token. Eine entsprechende Anleitung hierfür finden Sie im Hilfe-Center des Anbieters. Zu den verfügbaren Texten gehören AGB, Widerrufsbelehrung und Auskunft zum Datenschutz.
Falls Sie gern noch einmal eine kompakte Zusammenfassung der eben genannten Funktionen wünschen, finden Sie diese in der Billbee-Tarifübersicht.
Welche Schnittstellen hat Billbee?
Billbee bietet Ihnen vor allem Schnittstellen zu wichtigen Verkaufsplätzen wie Amazon, Etsy, eBay, kaufland.de, Otto Market, Wish oder Yatego. In Sachen Shops und CMS können Sie Shopify, ePages, Jimdoo, WooCommerce, Magento und mehr anbinden. Wenn Sie physische Waren anbieten, haben Sie über die Schnittstellen in Billbee die Möglichkeit, Ihre bevorzugten Versanddienste wie beispielsweise DHL, DPD, Deutsche Post oder Hermes zu hinterlegen. Mit dem DATEV-Export lassen sich ohne große Umwege direkt Ihre Erlöse exportieren. Das spart Ihnen Zeit, Gänge zur Post und Porto. Für eigene integrationen nutzen Sie die Billbee-API.
Billbee bietet Ihnen einige nützliche Schnittstellen, die natürlich vor allem auf die Bedürfnisse von Verkäufern ausgelegt sind. Dazu zählen die Schnittstellen zu Versandanbietern und Vertriebsstellen wie Shops und Marktplätze, die in Ihrer Zusammenstellung grob denen von easybill ähneln.
Wie benutzerfreundlich ist Billbee?
Billbee ist an sich recht benutzerfreundlich. Nach einer Gewöhnungszeit, um sich zum korrekten Reiter zu klicken, haben Sie die Steuerung schnell unter Kontrolle. Das Aufsetzen der Automatisierungen fällt ein wenig knifflig aus, hierfür gibt es das Handbuch und entsprechende Video-Tutorials. Falls Sie Billbee für Ihre Buchhaltung nutzen möchten, haben Sie jedoch Pech. Eine entsprechende native Funktion gibt es dafür nicht. Dieses Defizit wird von Billbee mit Schnittstellen zu anderen Rechnungstools gelöst.
Die Usability von Billbee ist prinzipiell gut, solange man das Tool als das betrachtet, was es ist: ein Warenwirtschaftssystem plus Rechnungsfunktion. Als reines Rechnungstool taugt Billbee kaum, denn dafür fehlen zu viele Buchhaltungsfunktionen. Das sich Billbee dessen bewusst ist und selbst gar kein reines Rechnungstool sein will, zeigt sich bei den direkten Schnittstellen zu den Rechnungstools wie lexoffice und Co. Eine (Scan-)App wie bei beispielsweise FastBill oder Zervant gibt es ebenfalls nicht.
Mittelschweres Onboarding
An sich ist das Onboarding in Billbee keine Hexerei. Die Oberfläche ist aufgeräumt und sinnvoll sortiert, nur selten werden Menüs zu komplex oder voll. Die Automatisierungen erfordern beim Anlegen etwas Geschick, aber auch diese Hürde ist mit etwas Übung und mithilfe von Tutorials zu meistern. Die größte Herausforderung ist, die gewünschten Funktionen oder Einstellung zu finden, indem Sie sich erst zum richtigen Menüpunkt und dann zum richtigen Reiter klicken. Hier sind schlanke Tools wie billtano im Vorteil.
Fehlende Buchhaltung
Billbee macht keinen Hehl daraus, dass es sich hierbei nicht um ein umfassendes Rechnungstool handelt. Die Schnittstellen zu anderen Rechnungstools lassen schnell vermuten, dass Billbee allein nicht für Ihre komplette Finanzverwaltung reicht. Dieses Tool ist ein Warenwirtschaftssystem mit Rechnungstool-Einschlag, nicht mehr und nicht weniger.
Für wen eignet sich Billbee?
Das Tool richtet sich an alle, die ihre Waren und Dienstleistungen über viele Channels verkaufen und Hilfe bei der Verwaltung benötigen. Wenn Sie beispielsweise die Übersicht verlieren, wo wann welche Rechnungen oder Lieferscheine landen müssen, dann hilft Ihnen Billbee als zentrales Verwaltungssystem mit seinen Automatisierungen durchaus weiter. Sollten Sie allerdings ein kleinerer Betrieb sein, der lediglich seine Buchhaltung digital erledigen möchte, der sollte lieber zu anderen Tools wie beispielsweise Debitoor greifen.
Auch sollten Sie sich vor dem Kauf von Billbee einmal durchrechnen, wie viele Bestellungen Sie im Monat durchschnittlich abwickeln. Der minimale Grundtarif von 1€ klingt durchaus verlockend und ist für einige User sicher eine günstige Alternative zu anderen Tools. Allerdings ist das stark von Ihrem Verkaufsvolumen abhängig und kann in Ihrem individuellen Fall natürlich günstiger, aber auch teurer als bei den Mitbewerbern ausfallen. Eine praktische Berechnungshilfe ist der Schieberegler auf der Preis-Seite des Anbieters.
Wenn Sie noch mehr Informationen und Tipps zur richtigen Wahl Ihres Rechnungstools benötigen, schauen Sie gern im trusted-Ratgeber für Rechnungsprogramme vorbei.
Wie sicher ist Billbee?
Die Daten Ihres Billbee-Accounts liegen auf Servern in Deutschland und sind redundant vor Ausfällen geschützt. Zudem unterliegen Ihre Informationen damit den Vorgaben der DSGVO. Ein entsprechender Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung wird Ihnen vom Anbieter über Ihr Konto zur Verfügung gestellt. Die Übertragung der Informationen läuft über eine sichere 256-Bit SSL-Verschlüsselung mit TLS 1.3 Standard. Möchten Sie die Erreichbarkeit der Billbee-Server abfragen, können Sie dies unter status.billbee.io tun.
Billbee ist als deutscher Anbieter an die DSGVO gebunden, bietet Ihnen also in Sachen Datenschutz einen Vorteil bei der Einhaltung Ihrer eigenen DSGVO-Konformität. Was weitere Sicherheitsmaßnahmen betrifft, geht der Anbieter hier nicht groß ins Detail, verspricht aber grundlegende Sicherheitsmaßnahmen wie SSL-Verschlüsselung und erreichbare Server.
Welchen Kundenservice bietet Billbee?
Billbee bietet Ihnen zum einen Basissupport, der Ihnen eine FAQ-Sektion sowie das Help-Center zur Verfügung stellt. Außerdem können Sie den Support des Anbieters via E-Mail nutzen. Zusätzlich bekommen Sie nützliche Tipps und Ratschläge über die kostenlosen Webinare auf dem Youtube-Channel oder im Blog des Anbieters. Einen Live-Chat gibt es leider nicht.
Billbee bietet mit seinem umfassenden Help-Center, den Webinaren und dem Blog viel interessantes Infomaterial. Ein Highlight ist das Support-Versprechen des Anbieters.
Billbees Support-Versprechen
Billbee hat großes Vertrauen in seinen Support. Das wird durch das Support-Versprechen des Anbieters deutlich. Sollten Sie in einem Monat eine Anfrage stellen und der Erstkontakt durch den Support erfolgt nicht bis zum Ende des darauffolgenden Werktages, zahlen Sie für den jeweiligen Monat keine Gebühren. Sie erhalten also entweder zügig Hilfe oder sparen sich für einen Monat die Billbee-Kosten. Ein lukratives Versprechen an die User.
