Die Rechnungsstellung in sevdesk ist sehr komfortabel. Das Tool füllt die Felder auf Basis Ihrer hinterlegten Kundendaten selbstständig aus, vergibt automatisch fortlaufende Rechnungsnummern und trägt das richtige Datum ein. Rechtlich relevante Felder werden von sevdesk als Pflichtfelder markiert. So stellen Sie sicher, dass Sie ausschließlich rechtssichere und vollständige Dokumente verschicken.
sevdesk unterstützt zudem die Rechnungsstellung nach ZUGFeRD 2 Standard, was Ihnen auch die Erstellung von passenden XRechnungen und Rechnungen nach Factur-X Format erlaubt. Diese Option können Sie bei Kunden und Co. als optionale Information hinterlegen. sevdesk berücksichtigt den ZUGFeRD-Standard dann automatisch.
Der ZUGFeRD 2 Standard ist dann notwendig, wenn Sie Rechnungen an öffentliche Behörden stellen. In der Datei enthalten ist ein für Menschen leserliches Dokument sowie eine elektronisch auslesbare Datei im XML-Format.
Wählen Sie anschließend mit wenigen Klicks Ihre zu zahlenden Waren und Leistungen. Diese können Sie entweder vorab in sevdesk hinterlegen oder individuell bei der Rechnungserstellung eintippen. Für eine persönliche Note geben Sie einen eigenen Text-Kopf für die Rechnungen ein. Das Endergebnis begutachten Sie in der praktischen Vorschau. Neben Rechnungen erstellen Sie zudem Angebote, Stornorechnungen, Dokumente für Honorare, Provisionen und Gutschriften.
Die Rechnungserstellung von sevdesk ist übersichtlich und teils automatisiert
Screenshot: trusted.de
Quelle: my.sevdesk.de
Ansprechende Layout-Vorlagen
Für eine professionelle Optik sorgen die Rechnungslayouts, die in sevdesk hinterlegt sind. Hierbei haben Sie die Wahl aus 6 verschiedenen Optionen. Falls Sie sich für die Premium-Varianten der Vorlagen interessieren, müssen Sie diese über das entsprechende Add-on für 3,90€ im Monat freischalten. Alle Vorlagen stehen Ihnen in Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch und Griechisch zur Verfügung. Für die eigene Note fügt sevdesk in der Rechnung Ihr Firmenlogo ein.
Die Auswahloptionen “Deutsch (Schweiz)” und “Deutsch (Österreich)” wurden von der Redaktion der Einfachheit halber zusammengefasst.
Über die Vorschau passen Sie die Optik Ihrer Rechnung an Ihre Wünsche an
Screenshot: trusted.de
Quelle: my.sevdesk.de
Möchten Sie Ihre Rechnungen weiter individualisieren, dann können Sie in sevdesk Ihre eigenen Briefpapiere nutzen. Die laden Sie in den Einstellungen hoch und das Tool platziert die Rechnungsinformationen für Sie auf dem Dokument. Falls Sie sich mit HTML auskennen, lassen sich zu den vorhanden Rechnungslayouts Ihre eigenen hinzufügen.
Sollte Ihnen keines der vorgegebenen Designs zusagen, stellt Ihnen sevdesk ein individuelles Layout zusammen. Das bekommen Sie über eine Anfrage beim Anbieter ab einem Preis von 29€.
Individuell anpassbare Textvorlagen
Neben den Vorlagen für das Layout bietet Ihnen sevdesk auch eine Reihe an Textvorlagen. Diese lassen sich anders als die Layout-Vorlagen nach Bedarf anpassen. Zu den acht anpassbaren Texten gehören die Kopf- und Fußtexte von Mahnungen, Angeboten und Rechnungen sowie der Text der E-Mails für die Rechnungsversendung und die Zahlungsbestätigung. Bei Bedarf lassen sich weitere Textvorlagen in sevdesk anlegen.
Dokumente spielend umwandeln
Wie es sich für eine Rechnungssoftware gehört, ist das Hauptfeature von sevdesk die Rechnungserstellung. Allerdings können Sie auch Angebote erstellen und diese später zu Rechnungen umwandeln lassen. Das Gleiche gilt für Rechnungen. Haben Sie eine überfällige Rechnung in Ihrer Software entdeckt, machen Sie diese mit wenigen Klicks zu einer Mahnung oder wandeln die Rechnung in ein Storno oder eine Gutschrift um. Das spart Ihnen das mehrfache Ausfüllen von Dokumenten.
Wandeln Sie mit wenigen Klicks Dokumente um, um Zeit zu sparen
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Quelle: my.sevdesk.de
Per Kontaktverwaltung die Rechnungsstellung automatisieren
In sevdesk gilt: Je mehr Informationen Sie zu Ihren Kontakten hinterlegen, desto automatisierter arbeitet das Tool für Sie. Neben den grundlegenden Informationen wie Name und Anschrift Ihrer Kontakte geben Sie die Umsatzsteuernummer, eigene Tags, eine Beschreibung, Skonto-Informationen und kundenspezifische Rabatte ins Tool ein. Diese Angaben werden bei Ihrer Rechnungsstellung von sevdesk automatisch berücksichtigt und an der passenden Stelle ins Dokument eingefügt.
Ihre Rechnungen per App verwalten
sevdesk können sie, wie beispielsweise Zervant, auch als App für Android und iOS unterwegs nutzen. Über den Service verfassen Sie Rechnungen oder verwalten Ihre Kunden. Das ist für alle praktisch, die Ihren Arbeitstag nicht im Büro verbringen und permanent auf Achse sind. So lassen sich beispielsweise Fahrten mit dem Zug oder andere Wartezeiten effektiv nutzen und macht Sie unabhängig vom PC in Ihrem Büro.
Tatsächlich setzt sich die mobile Verwaltung von sevdesk aus zwei Apps zusammen. In diesem Fall ist die tatsächliche sevdesk App gemeint. Die zweite nennt sich “Scan App” und dient zur Belegerfassung. Dazu aber gleich mehr.
