Was kostet sevdesk?

sevdesk bekommen Sie in drei unterschiedlichen Ausführungen. Den Tarif “Rechnung” erhalten Sie für 11,90€/Monat. “Buchhaltung” kostet Sie im Monatsabo 25,90 €/Monat. Für den größten Tarif “Buchhaltung Pro” werden monatlich 34,90€ fällig. Alle Tarife bekommen Sie im flexiblen Monatsabo oder in den günstigeren Jahresabos mit Laufzeiten von 12 und 24 Monaten. sevdesk lässt sich zudem mit kostenpflichtigen Add-ons erweitern. Das Tool wird Ihnen vom Anbieter 14 Tage als kostenlose Testversion zur Verfügung gestellt.

Welche Funktionen hat sevdesk?

Kernkompetenzen von sevdesk sind die Rechnungsstellung und die Buchhaltung. Über die Eingaben in Ihrer Kundenkartei automatisieren Sie große Teile der Rechnungsstellung und können auf Zusatzoptionen wie den ZUGFeRD 2-Standard zurückgreifen. Mit den zwei Apps verwalten Sie unterwegs unkompliziert Rechnungen und scannen Belege für Ihr Kassenbuch. Im größten Tarif “Buchhaltung Pro” kommt mit den betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) ein mächtiges Analyse-Tool für die Unternehmenssteuerung hinzu.

sevdesk erlaubt Ihnen gleich eine ganze Reihe an unterschiedlichen Finanzdokumenten zu erstellen:

• Rechnungen
• Angebote
• Mahnungen
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Gutschriften

Damit sind alle wichtigsten Finanzdokumente für Ihr Unternehmen schnell und einfach erstellt. Lediglich mit Bestellscheinen kann Ihnen sevdesk nicht dienen.

Die Rechnungsstellung in sevdesk ist sehr komfortabel. Das Tool füllt die Felder auf Basis Ihrer hinterlegten Kundendaten selbstständig aus, vergibt automatisch fortlaufende Rechnungsnummern und trägt das richtige Datum ein. Rechtlich relevante Felder werden von sevdesk als Pflichtfelder markiert. So stellen Sie sicher, dass Sie ausschließlich rechtssichere und vollständige Dokumente verschicken.

sevdesk unterstützt zudem die Rechnungsstellung nach ZUGFeRD 2 Standard, was Ihnen auch die Erstellung von passenden XRechnungen und Rechnungen nach Factur-X Format erlaubt. Diese Option können Sie bei Kunden und Co. als optionale Information hinterlegen. sevdesk berücksichtigt den ZUGFeRD-Standard dann automatisch.

Der ZUGFeRD 2 Standard ist dann notwendig, wenn Sie Rechnungen an öffentliche Behörden stellen. In der Datei enthalten ist ein für Menschen leserliches Dokument sowie eine elektronisch auslesbare Datei im XML-Format.

Wählen Sie anschließend mit wenigen Klicks Ihre zu zahlenden Waren und Leistungen. Diese können Sie entweder vorab in sevdesk hinterlegen oder individuell bei der Rechnungserstellung eintippen. Für eine persönliche Note geben Sie einen eigenen Text-Kopf für die Rechnungen ein. Das Endergebnis begutachten Sie in der praktischen Vorschau. Neben Rechnungen erstellen Sie zudem Angebote, Stornorechnungen, Dokumente für Honorare, Provisionen und Gutschriften.

Die Rechnungserstellung von sevdesk ist übersichtlich und teils automatisiert

Screenshot: trusted.de

Quelle: my.sevdesk.de

Ansprechende Layout-Vorlagen

Für eine professionelle Optik sorgen die Rechnungslayouts, die in sevdesk hinterlegt sind. Hierbei haben Sie die Wahl aus 6 verschiedenen Optionen. Falls Sie sich für die Premium-Varianten der Vorlagen interessieren, müssen Sie diese über das entsprechende Add-on für 3,90€ im Monat freischalten. Alle Vorlagen stehen Ihnen in Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch und Griechisch zur Verfügung. Für die eigene Note fügt sevdesk in der Rechnung Ihr Firmenlogo ein.

Die Auswahloptionen “Deutsch (Schweiz)” und “Deutsch (Österreich)” wurden von der Redaktion der Einfachheit halber zusammengefasst.

Über die Vorschau passen Sie die Optik Ihrer Rechnung an Ihre Wünsche an

Screenshot: trusted.de

Quelle: my.sevdesk.de

Möchten Sie Ihre Rechnungen weiter individualisieren, dann können Sie in sevdesk Ihre eigenen Briefpapiere nutzen. Die laden Sie in den Einstellungen hoch und das Tool platziert die Rechnungsinformationen für Sie auf dem Dokument. Falls Sie sich mit HTML auskennen, lassen sich zu den vorhanden Rechnungslayouts Ihre eigenen hinzufügen.

Sollte Ihnen keines der vorgegebenen Designs zusagen, stellt Ihnen sevdesk ein individuelles Layout zusammen. Das bekommen Sie über eine Anfrage beim Anbieter ab einem Preis von 29€.

Individuell anpassbare Textvorlagen

Neben den Vorlagen für das Layout bietet Ihnen sevdesk auch eine Reihe an Textvorlagen. Diese lassen sich anders als die Layout-Vorlagen nach Bedarf anpassen. Zu den acht anpassbaren Texten gehören die Kopf- und Fußtexte von Mahnungen, Angeboten und Rechnungen sowie der Text der E-Mails für die Rechnungsversendung und die Zahlungsbestätigung. Bei Bedarf lassen sich weitere Textvorlagen in sevdesk anlegen.

Dokumente spielend umwandeln

Wie es sich für eine Rechnungssoftware gehört, ist das Hauptfeature von sevdesk die Rechnungserstellung. Allerdings können Sie auch Angebote erstellen und diese später zu Rechnungen umwandeln lassen. Das Gleiche gilt für Rechnungen. Haben Sie eine überfällige Rechnung in Ihrer Software entdeckt, machen Sie diese mit wenigen Klicks zu einer Mahnung oder wandeln die Rechnung in ein Storno oder eine Gutschrift um. Das spart Ihnen das mehrfache Ausfüllen von Dokumenten.

Wandeln Sie mit wenigen Klicks Dokumente um, um Zeit zu sparen

Screenshot: trusted.de

Quelle: my.sevdesk.de

Per Kontaktverwaltung die Rechnungsstellung automatisieren

In sevdesk gilt: Je mehr Informationen Sie zu Ihren Kontakten hinterlegen, desto automatisierter arbeitet das Tool für Sie. Neben den grundlegenden Informationen wie Name und Anschrift Ihrer Kontakte geben Sie die Umsatzsteuernummer, eigene Tags, eine Beschreibung, Skonto-Informationen und kundenspezifische Rabatte ins Tool ein. Diese Angaben werden bei Ihrer Rechnungsstellung von sevdesk automatisch berücksichtigt und an der passenden Stelle ins Dokument eingefügt.

Ihre Rechnungen per App verwalten

sevdesk können sie, wie beispielsweise Zervant, auch als App für Android und iOS unterwegs nutzen. Über den Service verfassen Sie Rechnungen oder verwalten Ihre Kunden. Das ist für alle praktisch, die Ihren Arbeitstag nicht im Büro verbringen und permanent auf Achse sind. So lassen sich beispielsweise Fahrten mit dem Zug oder andere Wartezeiten effektiv nutzen und macht Sie unabhängig vom PC in Ihrem Büro.

Tatsächlich setzt sich die mobile Verwaltung von sevdesk aus zwei Apps zusammen. In diesem Fall ist die tatsächliche sevdesk App gemeint. Die zweite nennt sich “Scan App” und dient zur Belegerfassung. Dazu aber gleich mehr.

Um Ihre Dokumente pünktlich und ohne große Umwege an Ihre Kunden zu versenden, bietet Ihnen sevdesk die Varianten “Post” und “E-Mail”. Ältere Methoden wie das gute alte Fax werden nicht mehr unterstützt.

Bequemer Versand per Post oder E-Mail

Der einfachste und schnellste Weg ist der Rechnungsversand per E-Mail. Diesen können Sie direkt aus der Software heraus erledigen, ohne in Ihr Mail-Postfach wechseln zu müssen. Sollten Sie jedoch den Versand per Post vorziehen, ist auch das möglich. Gegen einen Aufpreis von 1,05€ übernimmt sevdesk für Sie vom Briefumschlag bis zur Abgabe bei der Post den Versand. Für die eigene Ablage können Sie Rechnungen herunterladen, speichern oder ausdrucken.

sevdesk übernimmt auf Wunsch für Sie den Postversand

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Quelle: my.sevdesk.de

sevdesk ermöglicht Ihnen mit seinen Features wie dem übersichtlichen Dashboard, dem Kassenbuch und der USt-Voranmeldung eine umfassende Verwaltung Ihrer Finanzen. Diese Daten lassen sich über die DATEV-Schnittstelle an Ihren Steuerberater übermitteln, der mit diesen beispielsweise Ihre Bilanz zieht.

Alles mit dem Dashboard im Blick behalten

Über das Dashboard sehen Sie Ihre aktuellen Buchungen, die letzten Ereignisse in der Software und anschauliche Grafiken zu Ihren Umsätzen. So bekommen Sie, wie auch beispielsweise in Billomat, schnell und ohne erweiterte Fachkenntnis einen Eindruck Ihrer aktuellen Finanzlage. Dazu gehören kleine Ansichten wie die Grafik für Kleinunternehmer, die Ihnen die festgeschriebene Umsatzgrenze anzeigt oder die Höhe der offenen Rechnungsbeträge.

Auch können Sie einsehen, wie viel Umsatz Sie erwirtschaftet haben oder wie sich Ihre letzten Ausgaben zusammensetzen.

Im Dashboard von sevdesk erhalten Sie einen Überblick über Ihre Finanzen

Screenshot: trusted.de

Quelle: my.sevdesk.de

Online-Banking nutzen

Damit Sie Zahlungen entgegennehmen und Ihre Finanzen direkter verwalten können, richten Sie im Tool Ihr Online-Banking ein. sevdesk wird von 3.000 Banken unterstützt, Sie haben also einiges an Anbietern zur Auswahl. Sie haben die Möglichkeit, mehrere Konten zu hinterlegen, verschiedene Zahlungsmethoden zu integrieren und Buchungskonten festzulegen. So müssen Sie nicht zwischen Ihrem sevdesk und dem Finanzportal Ihrer Bank hin und her springen.

Einfache und doppelte Buchhaltung integriert

Das zweite große Standbein von sevdesk sind neben der Rechnungsstellung seine Buchhaltungsfunktionen. Unter “Auswertungen” finden Sie die Aufstellungen für die einfache Buchhaltung nach EÜR, können aber auch mit einem Klick zur doppelten Buchhaltung nach GuV wechseln. So bedient sevdesk wie das Tool Debitoor beide Buchhaltungsformen. Bei Bedarf können Sie sich die Aufstellungen von sevdesk auch nach Kostenstelle aufschlüsseln lassen, vorausgesetzt Sie haben diese korrekt in den Rechnungen hinterlegt.

Nutzen Sie die einfache wie doppelte Buchhaltung für Ihre Finanzverwaltung

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USt-Voranmeldung

Mit sevdesk lässt sich einfach und bequem Ihre Umsatzsteuervoranmeldung direkt ans Finanzamt übermitteln. So müssen Sie sich keine Sorgen um den rechtzeitigen Versand per Post machen und gewinnen im Ernstfall noch einen Tag mehr für die Bearbeitung. Über das Portal zu Ihrem Steuerberater können Sie sich hierzu auch unmittelbar noch Hilfe holen.

Nutzen Sie ein digitales Kassenbuch

Für die Verwaltung Ihrer Auslagen und Zahlungen in Bar benötigen Sie ein Kassenbuch. Auch das lässt sich über sevdesk in digitaler Form einrichten ‒ und das ist sogar im Sinne der Registrierkassenpflicht gestaltet. Sie eröffnen das Kassenbuch über den Reiter “Zahlungen” und geben einen Einstiegsbetrag an. Ab jetzt lassen sich Rechnungen und Belege direkt mit dem Kassenbuch verrechnen. Die Original-Belege für die Buchungen scannen Sie bequem mit der Scan App ein.

Nutzen Sie das Kassenbuch von sevdesk

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Quelle: my.sevdesk.de

sevdesk ist gesetzlich dazu verpflichtet, Kassenbucheinträge unveränderlich zu halten. Sollten Sie also Fehler machen, müssen Sie mit Gegenbuchungen arbeiten oder Ihren sevdesk-Account zurücksetzen lassen.

Verwalten Sie professionell Ihre Artikel

Wenn Sie einen festen Bestand an Leistungen und Artikeln anbieten, dann hinterlegen Sie diesen, in Ihrem Inventar. Damit lassen sich Ihre Rechnungen noch schneller ausfüllen und Sie können Details wie Warenbestände besser im Auge behalten.

Mit dem Add-on “Inventar” können Sie zusätzlich Artikel speziell Ihren Lieferanten zuordnen, was für einen besseren Überblick in Ihren Lieferketten sorgt. Ein weiterer Vorteil des Tarifs ist die Bestandsverwaltung, mit der Sie die Mengen Ihrer Waren im Blick behalten.

Über den Buchungsverlauf lässt sich für Sie genau nachvollziehen, über welche Lieferanten Ihre Waren in welchen Mengen ein- und ausgegangen sind. Das kann besonders bei der Klärung von Fehlern oder Ihrer Inventur helfen

Bestandsänderungen nehmen Sie manuell vor. Eine automatisierte Anpassung Ihrer Bestandszahlen leistet sevdesk nicht.

Verwalten Sie in sevdesk professionell Ihre Artikel

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Quelle: my.sevdesk.de

Über die Im- und Exporte vereinfachen Sie die Verarbeitung Ihrer Daten an unterschiedlichen Stellen und sparen damit jede Menge Zeit. So erlaubt Ihnen sevdesks DATEV-Schnittstelle eine zügige Übermittlung Ihrer Daten ans Finanzamt oder lässt Sie unkompliziert Belege buchen.

Belege mit der App digitalisieren

Eine sinnvolle Ergänzung zur mobilen App ist die Scan App. Das Programm erkennt Datum und Betrag der Belege und digitalisiert das Dokument zur Bearbeitung. Damit teilen Sie sehr lange Belege auf zwei Scans auf oder schneiden den Beleg passend zu. Der Upload erfolgt automatisch über Ihre Internetverbindung. Alternativ lassen sich Belege per E-Mail an das Programm senden. Das ist dann praktisch, wenn Sie Belege von Mitarbeitern erhalten, die selbst keinen Nutzerplatz in sevdesk haben.

Der Scan erkennt für Sie automatisch Datum und Betrag der Belege

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Direkter (Steuerberater-) Export

Mit der Exportfunktion von sevdesk lassen sich Ihre Dateien wahlweise als CSV, PDF oder ZIP ausgeben. Diese Dateien lassen sich dann für Ihr persönliches Back-up auf einem Datenträger oder in der Cloud speichern. Alternativ können Sie die Exporte auch nutzen, um Sie in einem Programm Ihrer Wahl weiterzuverarbeiten. Wenn Sie nicht mit einer Daten-CD oder einem Stapel Papier zu Ihrem Steuerberater laufen möchten, nutzen Sie den komfortablen Export via DATEV.

Zusatzfeatures

Neben den wichtigsten Funktionen zur Rechnungsverarbeitung bietet Ihnen sevdesk eine To-Do-Liste für Ihre Organisation, stellt Ihnen aktuelle Hilfen wie angepasste Steuersätze zur Verfügung oder lässt Sie die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter verwalten.

Zugriffsrechte verwalten

Sollten Sie nicht die einzige Person sein, die mit dem Rechnungstool arbeitet, helfen Ihnen die Zugriffsrechte. Diese verwalten Sie ab dem Tarif “Buchhaltung”. Mit diesen beschränken Sie den Zugriff Ihrer Kollegen auf sensible Datensätze und verhindern, dass Kollegen falsche, doppelte oder überflüssige Buchungen im Programm vornehmen. Dafür nehmen Sie in den Einstellungen unter “Benutzer” die entsprechenden Häkchen aus den Berechtigungen. Die entsprechenden Menüpunkte werden dann für den betreffenden User ausgeblendet.

Begrenzen Sie die Nutzerrechte Ihrer Mitarbeiter

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Quelle: my.sevdesk.de

Automatisierte Steuersatzänderungen nutzen

Bis zum einschließlich 31.12.2020 galt die Mehrwertsteuersenkung. Diese wurde von sevdesk bei der Verrechnung Ihrer Artikel automatisch und im korrekten Zeitraum angewendet. Das Programm weist Sie auf die passenden Änderungen hin und verhindert so Fehler bei den Abrechnungen. Aktuell wurden die Angaben in sevdesk wieder den normalen Steuersätzen angepasst. Diese Form von Aktualisierung und Kundenfreundlichkeit ist ein dickes Plus.

Aufgaben anlegen und mit Referenzen verbinden

sevdesk lässt Sie eine To-do-Liste anlegen, mit der Sie kleine Nebenaufgaben verwalten oder sich Termine notieren. Mit der Zuweisung können Sie in einem Team auch festlegen, wer die Aufgabe übernehmen soll. Bei Bedarf erinnert Sie sevdesk an die Aufgabe und versendet eine Benachrichtigung bei Abschluss derselben. Über die Referenz lassen sich Aufgaben mit bestimmten Dokumenten oder Kunden verbinden. So wissen Sie und Ihre Mitarbeiter immer, auf was sich die jeweilige Aufgabe bezieht.

Nutzen Sie in sevdesk eine praktische To-do-Liste

Screenshot: trusted.de

Quelle: my.sevdesk.de

Sie finden die eben genannten Funktionen noch einmal in kompakter Form in der sevdesk-Tarifübersicht.

Welche Schnittstellen hat sevdesk?

sevdesk bietet eine direkte Verbindung zum PM-Tool awork, dem Buchhaltungstool Billbee und dem Cloudtool OpenHandwerk. Zahlungen sind über die Bankverbindung oder PayPal möglich. Weitere Finanzverwaltungshelfer sind bunq, PENTA, Commitly, GetMyInvoices und Kontool. Für die Integration einer Zeiterfassung nutzen Sie clockodo. Über die DATEVconnect online Schnittstelle haben Sie Zugang zum offiziellen DATEV-Rechenzentrum für die Übermittlung Ihrer Finanzdaten.

sevdesk unterstützt Ihre Arbeit mit einer Reihe von nützlichen Schnittstellen. Beachtenswert sind dabei Verbindungen zum PM-Tool awork oder zum Multichannel-Tool Billbee. Über diese Verbindungen verkürzen Sie sich Arbeitswege und sparen sich unnötige Wechsel zwischen Programmfenstern.

Wie benutzerfreundlich ist sevdesk?

sevdesk punktet mit einer sinnvollen Onboarding-Hilfe im Stil eines interaktiven Tutorials und unterstützt die Orientierung des Users mit einer schicken wie übersichtlichen Oberfläche. Ein kleines Manko sind die gelegentlichen Verbindungsfehler mit dem Server, die sich vor allem bei der Scan App bemerkbar machen. Die Bedienung an sich ist sehr gut und schlüssig. Das Tool eignet sich somit sowohl für Anfänger als auch Profis im Bereich der Rechnungs- und Buchungsverwaltung.

SevDesk ist durchweg nutzerfreundlich. Das zeigt sich vor allem bei den gut gestalteten Onboarding-Hilfen, die allerdings nicht ganz so umfassend ausfallen wie bei lexoffice oder so persönlich wie das Telefon-Onboarding von easybill.

Vorbildliches Onboarding

Das Onboarding von sevdesk ist gut gelöst. Sie werden zu Beginn einmal mit einem Tutorial durch das Programm geführt. Für die Voreinstellungen sollten Sie bereits grob Ahnung haben, in welche Kategorien und Regelungen Ihr Betrieb fällt. Haben Sie die Tour abgeschlossen, helfen Ihnen dennoch kurze Hilfetexte in der Oberfläche weiter. Wenn Sie trotzdem nicht weiterkommen, dann finden Sie mit nur einem Klick das gesamte Helpcenter im Tool inklusive Support-Nummer, E-Mail und Handbuch.

Sie werden von sevdesk mit kleinen Textkästen durch das Programm geführt

Screenshot: trusted.de

Quelle: my.sevdesk.de

Schicke Oberfläche ohne Schnörkel

sevdesk ist mit seinem klar aufgeteilten Hauptmenü und den gut strukturierten Bedienfeldern ein sehr schickes Tool. Alles bleibt angemessen übersichtlich und ist leicht zu finden. Die Informationstexte sind nur so lang, wie sie sein müssen und Schaltflächen sind nahezu selbsterklärend beschriftet. Damit vermittelt sevdesk, ähnlich wie billtano, einen aufgeräumten Gesamteindruck. Lediglich eine Anpassung des Dashboards wäre schön gewesen, um für eine bessere Übersicht unwichtige Widgets auszublenden.

Gelegentliche Verbindungsprobleme

Ein Manko von sevdesk ist die Verbindung zu seinem Server. Während das Tool während des Tests fast immer fehlerlos lief, kam es gelegentlich zu Fehlern bei der Serverkommunikation. Das fiel vor allem bei der Buchung von Belegen auf. Ob dies ein Problem des Tools ist oder der Scan App, ist nicht ganz klar. Überprüfen Sie daher die Belegeingaben auf Vollständigkeit, wenn Sie die Scan App nutzen. Die Scan App von FastBill macht hier eine bessere Figur.

Für wen ist sevdesk geeignet?

sevdesk ist ein einsteigerfreundliches Tool, mit dem Sie ohne Probleme in die digitale Rechnungsstellung und Buchhaltung einsteigen können. Dank der vielen Funktionen und Gimmicks eignet sich das Tool für viele Branchen und Dienstleister mit unterschiedlichen Größen und Ausrichtungen. Besonders zu empfehlen ist es für Selbstständige und kleine bis mittelgroße Betriebe, bei denen die Finanzauswertung über einzelne Personen läuft. Große Firmen werden für Ihre Finanzabteilungen wohl größere Geschütze benötigen.

Mehr Tipps und Tricks für die richtige Tool-Wahl finden Sie im trusted-Ratgeber für Rechnungsprogramme.

Wie sicher ist sevdesk?

Die Übertragung Ihrer Daten erfolgt mit einer SSL-128-Bit-Verschlüsselung und TLS 1.3 Standard. sevdesk punktet mit seinem sicheren Serverstandort in Deutschland und unterliegt automatisch der DSGVO. Ihre Daten werden mit täglichen Back-ups gegen Verlust geschützt. Da sevdesk auf mehreren räumlich getrennten Servern läuft, ist der Dienst sehr ausfallsicher und kann eine Erreichbarkeit von nahezu 100 % garantieren. Mit Nutzung des Dienstes stimmen Sie automatisch einem Verarbeitungsvertrag nach DSGVO zu.

Neben den wichtigsten Vorgaben zum Datenschutz, wie etwa der DSGVO, bietet sevdesk GoBD-Konformität. Damit bietet Ihnen die Software rechtlichen Extraschutz, dennoch sollten Sie sich mit den entsprechenden Regelungen vertraut machen, um die Konformität der Software auch vollständig und korrekt nutzen zu können.

sevdesk berücksichtigt die Vorgaben der GoBD

Screenshot: trusted.de

Quelle: my.sevdesk.de

Welchen Kundenservice bietet sevdesk?

Möchten Sie bei Problemen etwas nachschlagen, helfen Ihnen das Handbuch und die FAQs weiter. Für Informationen über alle Neuerungen im Tool finden Sie im Helpcenter die Update-Notizen. Falls Sie sich mit anderen Usern zu Best Practices im Zusammenhang mit sevdesk austauschen möchten, tun Sie das über das Forum. Bei direkten Fragen an den Support erreichen Sie diesen über E-Mail und Telefon. Tipps, Tricks und News rund um das Thema Unternehmen und Rechnungswesen finden Sie im Blog des Anbieters.

Neben Standards wie Telefon- oder E-Mail-Support, bekommen Sie über das Forum und im Blog weitere interessante Zusatzinformationen. Diese können Sie gewinnbringend in Ihr Unternehmen integrieren oder sich mit Gleichgesinnten unmittelbar über Ihre Erfahrungen mit sevdesk austauschen.